8. Opvolging van de projectuitvoering door het IWT

STWW
HANDLEIDING
VOOR
VERSLAGGEVING
VAN STWW-PROJECTEN
VERSIE 1.0 - 25/06/99
Bischoffsheimlaan 25, 1000 BRUSSEL
Tel. 02/209.09.00
Fax. 02/223.11.81
1/19
STWW
Inhoud
1.
Inleiding ............................................................................................................. 3
1.1 Doelstellingen ............................................................................................. 3
1.2 Overzicht .................................................................................................... 3
2.
Dringende meldingen ........................................................................................ 5
3.
Gebruikerscommissie ........................................................................................ 6
3.1 Algemeen ................................................................................................... 6
3.2 Basisbeginselen voor de werking van gebruikerscommissies ..................... 6
4.
Opvolgingsfiche ................................................................................................. 9
5.
Vraag tot uitbetaling ........................................................................................ 11
5.1 Eerste uitbetaling ...................................................................................... 11
5.2 Volgende uitbetalingen ............................................................................. 11
5.3 Laatste uitbetaling .................................................................................... 11
6.
Verslagen ........................................................................................................ 12
6.1 Technisch verslag ..................................................................................... 12
6.2 Managementverslag ................................................................................. 12
6.3 Valorisatieverslag ..................................................................................... 13
7.
Schematische overzichten en voorbeelden ..................................................... 14
7.1 Tijdschema voor verslaggeving ................................................................ 14
7.2 Formaat van een “plus-minus” rapport ...................................................... 14
7.3 Formaat voor de prestatietabel ................................................................. 15
8.
Opvolging van de projectuitvoering door het IWT ............................................ 16
8.1 Goedkeuring van de verslagen ................................................................. 16
8.2 Financiële opvolging en verificatie ............................................................ 16
8.3 Sancties bij gebrekkige projectuitvoering .................................................. 17
8.4 Personeelsregister en projectboekhouding ............................................... 17
9.
Afsluiting van het project ................................................................................. 18
9.1 Eindverificatie ........................................................................................... 18
9.2 Afsluitingsprotocol .................................................................................... 18
10.
Inlichtingen en correspondentie ....................................................................... 19
2/19
STWW
1. Inleiding
1.1 Doelstellingen
De projectopvolging en IWT-verslaggeving heeft de volgende doelstelling:
- het nagaan of aan de voorwaarden uit de overeenkomst wordt voldaan, zowel naar
uitvoering van het programma, als naar inzet van de middelen;
- het optimaal informeren van de leden van de gebruikerscommissie betrokken bij het project
- het interactief oplossen van allerlei problemen.
Bovendien kan de opvolging ook bijdragen tot een gestructureerde aanpak van het project
binnen uw organisatie, vooral op het vlak van projectmanagement. Daarbij is de
overeenkomst met het IWT geen resultaatsverbintenis, maar een middelenverbintenis. Als
contractant heeft u de verplichting om het werkprogramma correct uit te voeren met de
daarvoor vereiste menselijke en materiële middelen.
De opvolging en verslaggeving over een STWW-project wordt toegespitst op:
- de prestaties die geleverd worden om de projectresultaten te bereiken;
- de prestaties die geleverd worden om de resultaten op succesvolle wijze te valoriseren, i.e.
kenbaar te maken aan en ingang te laten vinden bij maatschappelijke of economische
gebruikers in Vlaanderen.
1.2 Overzicht
Deze handleiding geeft u praktische informatie over:
- de wijze van verslaggeving aan de leden van de gebruikerscommissie en het IWT,
- de uitbetaling van de steun.
De projectopvolging is een interactief gebeuren tussen u en de leden van de
gebruikerscommissie. Daar de klemtoon ligt op de inhoudelijke opvolging zal het IWT steeds
streven naar een participatieve opvolging, echter met vrijwaring van uw
verantwoordelijkheden inzake de uitvoering van het project.
De opvolging kan onderverdeeld worden in volgende aspecten:
- opvolging van de technologische activiteiten: inhoudelijke opvolging van de
werkzaamheden in kader van het project;
- managementopvolging: opvolging van de organisatorische, administratieve en financiële
aspecten van het project;
- valorisatie: opvolging van inspanningen ter valorisatie van de behaalde resultaten en de
nieuwe kennisopbouw.
De formele uitvoering van een STWW-project ziet er chronologisch als volgt uit:
- na ontvangst van:
1) de ondertekende overeenkomst met het IWT,
2) de consortiumovereenkomst indien meerdere onderzoekspartners participeren aan de
uitvoering van het STWW-project,
3) de eerste opvolgingsfiche,
4) een aanvraag tot betaling,
geeft het IWT de opdracht tot uitbetaling van het eerste voorschot;
- bij de aanvang van het project en verder om de 6 maanden na de startdatum organiseert
de begunstigde een bijeenkomst van de gebruikerscommissie;
3/19
STWW
- minstens één week vóór elke bijeenkomst van de gebruikerscommissie stuurt de
begunstigde een ontwerp van voortgangsverslag naar de verschillende leden. Het
definitieve voortgangsverslag wordt opgevat als het verslag van de bijeenkomst met daarin
de eventuele opmerkingen op het ontwerpverslag en wordt ten laatste één week ná de
bijeenkomst van de gebruikerscommissie aan de leden verzonden;
- om de 6 maanden stuurt de projectleider de desbetreffende opvolgingsfiche naar het IWT
tezamen met een vraag tot uitbetaling van de volgende schijf. De voorafgaande
vergadering van de gebruikerscommissie en de verslaggeving hiervan vormt hierbij een
essentieel onderdeel. Het spreekt voor zich dat de uitbetaling pas gebeurt wanneer
voldaan is aan de bepalingen uit de overeenkomst met betrekking tot de
gebruikerscommissie;
- bij normaal verloop van het project geeft het IWT opdracht tot uitbetaling van de volgende
schijf; voor de projecten met een looptijd van meer dan twee jaar is de uitbetaling van de
vijfde en latere schijven gekoppeld aan een positieve tussentijdse herevaluatie na twee
jaar;
- ten laatste 2 maanden na de einddatum van het project wordt een eindverslag aan de
leden van de gebruikerscommissie toegezonden;
- op basis van verslaggeving en opvolging worden de reële en aanvaarde prestaties in
mensmaanden berekend. De effectief betaalde kosten voor de werking en de uitrusting
worden geverifieerd. Een afsluitingsprotocol wordt opgesteld en vervolgens wordt de
opdracht gegeven tot uitbetaling van de eventueel herrekende laatste schijf of tot
terugbetaling van een gedeelte van het voorschot.
Het is aan te raden om de uitgaven van het consortium i.v.m. het STWW-project te boeken
in een projectboekhouding. Het IWT kan steeds een controle doorvoeren betreffende de
juiste aanwending van de subsidies en mogelijke dubbele financiering.
4/19
STWW
2. Dringende meldingen
Het eerste discussieforum voor het bespreken van aspecten die van belang zijn voor de
uitvoering van het project is de gebruikerscommissie. De adviseur van het IWT die uw
project begeleidt is lid van de gebruikerscommissie, zodat eventuele uitvoeringsproblemen
op dit forum ook met hem/haar kunnen worden besproken. Daarnaast bent u als contractant
verplicht volgens art. 4.3 van de overeenkomst belangrijke en/of ingrijpende wijzigingen aan
het project aan het IWT onmiddellijk schriftelijk te melden. Het betreft hier gebeurtenissen of
omstandigheden die gevolgen hebben op de zorgvuldige en ononderbroken uitvoering van
de overeenkomst. Beperkte wijzigingen of bijsturingen van het project worden in de
gebruikerscommissie besproken en kunnen via het verslag van deze vergadering aan het
IWT worden gemeld. In ieder geval is er een schriftelijk akkoord van het IWT vereist.
Voorbeelden van belangrijke wijzigingen zijn:
 belangrijke aanpassingen aan het werkprogramma of het budget (Ref.: het werkprogramma in
Bijlage 1 van de IWT-overeenkomst).
 grote veranderingen in uw organisatie of consortium of vervanging van de sleutelpersonen
die het project uitvoeren en/of coördineren (Ref.: sleutelpersonen zijn de personen die uitdrukkelijk vermeld
staan in Bijlage 2 §1 ‘Organisatie’ van de IWT-overeenkomst en Art. 10 van de IWT-overeenkomst).
 aanpassingen van de finaliteit van het project, bijvoorbeeld grote wijzigingen aan de
doelstellingen (Ref.: Art. 2 en Bijlage 1 van de IWT-overeenkomst).
 onderbreking van de uitvoering of stopzetting van het project, bijvoorbeeld omdat de
vereiste industriële interesse niet meer is gewaarborgd (Ref.: Art. 4. en Art. 10 van de IWTovereenkomst).
 alle elementen die de geplande valorisatie van de resultaten kunnen beïnvloeden (Ref.: Art. 6.
van de IWT-overeenkomst).
Afhankelijk van de draagwijdte kunnen na analyse door het IWT de volgende stappen
ondernomen worden:
 goedkeuren of afkeuren van de wijziging (beperkte aanpassingen), gevolgd door een brief
aan de begunstigde;
 evaluatie van de belangrijke aanpassingen, gevolgd door het eventueel opstellen van een
addendum aan de overeenkomst;
 volledige herevaluatie van het project gevolgd door een beslissing van de Raad van
Bestuur voor ingrijpende wijzigingen (verandering van de finaliteit...) met eventuele
stopzetting van het project en/of terugbetaling van de ontvangen steun voor gevolg.
Voor verdere informatie, geval per geval, kunt u steeds terecht bij de adviseur die uw project
opvolgt of bij de programmacoördinator voor het STWW-programma.
5/19
STWW
3. Gebruikerscommissie
3.1 Algemeen
Uit de logica van het STWW-programma volgt dat onverminderd het bottom-up karakter van
het programma, het de bedoeling is dat de gegenereerde kennis bij zo veel mogelijk
geïnteresseerde actoren moet terechtkomen. De vorming van gebruikerscommissies kan
hier in belangrijke mate toe bijdragen. In het STWW-programma is dan ook een belangrijke
rol weggelegd voor dergelijke gebruikerscommissies. Een bijeenkomst van de
gebruikerscommissie heeft de status van interne werkvergadering waar vooral de stand van
zaken en planning van het project worden besproken. De onderliggende doelstelling bij het
omgaan met gebruikerscommissies is om onderzoeksgroepen meer alert en adaptiever te
maken voor relevante signalen van buiten. De bedoeling is om vormen van positieve
wederzijdse beïnvloeding te genereren tussen enerzijds de onderzoekswereld en anderzijds
economische en maatschappelijke actoren die extern zijn aan het academische milieu. Om
de taak en werking van de gebruikerscommissie en de rechten en plichten van de leden
ervan te verduidelijken, worden een aantal basisbeginselen vooropgesteld.
3.2 Basisbeginselen voor de werking van gebruikerscommissies
1.
De gebruikerscommissie die gekoppeld wordt aan elk STWW-project ziet toe op de
uitvoering en valorisatieaspecten van het project. Ze fungeert als klankbord voor de
mogelijkheden van industriële en/of maatschappelijke valorisatie van de
projectresultaten.
2.
De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het project volgens het werkprogramma
dat vastgelegd is in de IWT-overeenkomst, ligt bij het onderzoeksconsortium. De
gebruikerscommissie kan voorstellen formuleren m.b.t. het bijsturen van het project
indien dit de valorisatiekansen ten goede komt en op voorwaarde dat dit de strategische
en generische finaliteit van het project niet verandert. Voor aanbevelingen van de
commissie ter zake wordt gestreefd naar consensus. Desgevallend kunnen
amendementen aan de overeenkomst worden toegevoegd. (zie §2)
3.
Er moeten minstens drie Vlaamse gebruikers (andere dan IWT) actief betrokken zijn in
de gebruikerscommissie van een STWW-project. Voor een project in het
programmadeel "Technologie en Economie" dienen minimaal drie Vlaamse bedrijven te
participeren aan de gebruikerscommissie. Indien deze minimale vereisten niet worden
gehaald, zal de projectleider binnen de 2 maanden nieuwe geïnteresseerde partners
voorstellen, zoniet kan de uitvoering van het project worden opgeschort.
4.
De gebruikerscommissie komt minstens om de 6 maanden bijeen.
5.
De organisatie en de logistiek van de gebruikerscommissie zijn in handen van het
onderzoeksconsortium. De projectleider fungeert als voorzitter en als secretaris.
6.
De leden van de gebruikerscommissie genieten een voorkeursbehandeling op vlak van
informatievoorziening, aangezien zij nauw bij het onderzoek worden betrokken en reeds
in een vroeg stadium over recente ontwikkelingen in het onderzoek worden
geïnformeerd. Hoewel het lidmaatschap van de gebruikerscommissie op zich geen
automatische rechten geeft op de resultaten, zitten de leden van de
gebruikerscommissie in een gunstige uitgangspositie om eerst in aanmerking te kunnen
6/19
STWW
komen voor verder ontwikkelingswerk, exploitatie en toepassing van de verworven
kennis.
7.
Het lidmaatschap van de gebruikerscommissie geeft de leden geen automatisch recht
om de verkregen kennis omtrent de resultaten te gebruiken en te commercialiseren. Het
onderzoeksconsortium kan gebruiks- of eigendomsrechten van de resultaten enkel
overdragen aan andere bedrijven en/of instellingen mits het voorafgaand akkoord van
het IWT. Het is de verantwoordelijkheid van het onderzoeksconsortium om in akkoord
met het IWT de juiste balans te zoeken tussen kennisbescherming en
kennisverspreiding. Voor een project in het programmadeel "Technologie en
Maatschappij" is het van belang van de resultaten snel op een zo ruim mogelijke schaal,
zonder bijkomende drempels of voorwaarden te verspreiden en toe te passen. Voor het
project in het programmadeel "Technologie en Economie" met een strategische
oriëntatie op de langere termijn is een gerichte aandacht en strategie nodig op vlak van
de bescherming van de intellectuele eigendomsrechten teneinde de economische
valorisatiemogelijkheden in een verder stadium optimaal te kunnen vrijwaren.
8.
De deelname aan de gebruikerscommissie impliceert dat de leden de gerapporteerde
resultaten van het onderzoek vertrouwelijk behandelen. Teneinde in voorkomende
gevallen de eigendomsrechten van de resultaten effectief te kunnen beschermen, dient
aan de leden van de gebruikerscommissie geheimhouding te worden gevraagd. Het
onderzoeksconsortium is verantwoordelijk om op eigen initiatief alle gepaste
maatregelen te treffen om de rechten op de resultaten adequaat te beschermen
inzoverre dit relevant is voor de optimale gebruiks- en de valorisatiemogelijkheden van
deze resultaten.
9.
De leden van de gebruikerscommissie zullen alle informatie leveren die kan bijdragen
tot een zo optimaal mogelijke uitvoering van het project en valorisatie van de resultaten.
Indien deze informatie gaat over vertrouwelijke bedrijfseigen gegevens van een lid van
de commissie, wordt deze enkel op initiatief van of na akkoord met dit lid kenbaar
gemaakt aan de overige leden. Alle leden garanderen in dat geval uitdrukkelijk de
geheimhouding van deze gegevens, ook na afloop van het project. Het lid dient duidelijk
aan te geven welke gegevens hij als bedrijfseigen onder de geheimhoudingsplicht van
de leden meedeelt.
10. De projectleider heeft de taak om de leden van de gebruikerscommissie goed te
informeren over de voortgang van het project en dit o.a. aan de hand van
voortgangsverslagen. Het ontwerp van het voortgangsverslag wordt minstens 1 week
vóór de bijeenkomst van de gebruikerscommissie aan de verschillende leden
verzonden. Het definitieve voortgangsverslag bevat het verslag van de bijeenkomst,
houdt rekening met eventuele opmerkingen op het ontwerpverslag en wordt ten laatste
1 week ná de bijeenkomst van de gebruikerscommissie aan de leden verzonden.
11. Een gebruiker kan zijn lidmaatschap van de commissie opzeggen, maar blijft gebonden
aan de eventuele geheimhoudingsplicht.
12. De gebruikerscommissie kan tijdens de uitvoering van het project worden uitgebreid met
nieuwe leden. Het is de expliciete bedoeling van het STWW-programma dat de
gebruikersgroep zo ruim mogelijk wordt samengesteld en ook in een verder stadium nog
kan uitgebreid worden. Geïnteresseerde kandidaat-gebruikers richten hiertoe een
schrijven naar de projectleider die deze vraag binnen de tien werkdagen schriftelijk
voorlegt aan de leden van de commissie. De leden dienen binnen de tien werkdagen
hiertegen een gemotiveerd bezwaarschrift aan de projectleider te formuleren, zoniet
wordt de kandidaat-gebruiker aanvaard en op de volgende vergadering van de
7/19
STWW
gebruikerscommissie uitgenodigd. Indien een eventueel bezwaarschrift niet kan
weerlegd worden, wordt de vraag tot toetreding besproken op de volgende samenkomst
van de gebruikerscommissie. Een negatieve beslissing moet steeds worden
gemotiveerd en kan worden tenietgedaan door het IWT. In het geval dat er een
cofinanciering in de kosten is voorzien door het bedrijfsleven, zullen deze bijkomende
nieuwe leden in principe ook een financiële bijdrage leveren die in de lijn ligt met de
bijdrage van de overige bestaande leden. Een eventueel positief saldo dat op die manier
op het projectbudget ontstaat, kan het onderzoeksconsortium als middelen voor de
uitvoering van het project aanwenden.
8/19
STWW
4. Opvolgingsfiche
Bij de overeenkomst die het IWT met u afgesloten heeft, is een opvolgingsfiches gevoegd.
Deze opvolgingsfiches worden bij het ondertekenen van de overeenkomst en vervolgens
zesmaandelijks ingevuld door de projectverantwoordelijke. Een voorbeeld van een
opvolgingsfiche vindt u op de volgende pagina.
De opvolgingsfiche wordt per post naar het IWT opgestuurd tezamen met de vraag tot
uitbetaling van de volgende schijf en een afzonderlijke bijlage waarin de volgende punten
aan de orde komen:
 de wetenschappelijke-technologische vorderingen sinds de vorige rapportage;
 de vorderingen in relatie tot de planning en de doelstellingen;
 de bestede en de te verwachte inzet van menskracht en middelen in relatie tot het
oorspronkelijke plan;
 de eventuele voorgestelde wijzigingen in het project waaronder begrepen de doelstellingen,
de onderzoeksstrategie en het werkprogramma, de mijlpalen en de leverbaarheden;
 de eventuele knelpunten;
 de globale conclusie ten aanzien van de haalbaarheid van de doelstellingen binnen de
planning en van de toepassingsmogelijkheden van de resultaten;
 de resultaten die van belang zijn voor de bescherming van de resultaten of voor de
valorisatie van de resultaten; de duiding van octrooieerbare resultaten en de ingediende
octrooiaanvragen;
 het verslag van de bijeenkomst van de gebruikerscommissie;
 de aangevraagde en toegekende overheidssteun (Vlaams, Federaal en Europees) of
bilaterale contracten met derden in het domein van het project; met opgave van de titel van
het project, de deelnemende partners, het steunbedrag, en het steunkanaal of programma
waarbinnen de steun werd aangevraagd of toegekend.
9/19
STWW
opvolgingsfiche overeenkomst ADV/
Titel
Contractant
Projectleider
Schijf :
Periode :
Startdatum:
............................  ……………
Momenteel kent dit project volgend globaal verloop:
omcirkel per lijn één tot twee omschrijvingen van de toestand van uw project
ten opzichte van de overeenkomst
6 maand
achter
3 maand
achter
in lijn
3 maand
voor
6 maand
voor
besteding mensmaanden
50 % minder
25 % minder
in lijn
25 % meer
50 % meer
besteding budget
50 % minder
25 % minder
in lijn
25 % meer
50 % meer
kwaliteit van samenwerking
tussen partners 1
veel slechter
slechter
in lijn
beter
veel beter
veel slechter
slechter
in lijn
beter
veel beter
veel slechter
slechter
in lijn
beter
veel beter
veel slechter
slechter
in lijn
beter
veel beter
overeenkomst met planning
waarschijnlijkheid behalen
wetenschappelijke/technische
doelstellingen
vooruitzichten van het project
op vlak van de
valorisatieperspectieven
werking van de
gebruikerscommissie
andere parameters: ...
Besluit
één optie aankruisen
het project kent een gunstig verloop
het project heeft problemen maar deze zijn wellicht oplosbaar
we overwegen om het project te stoppen





Opmerkingen in bijlage
JA
verplicht bij ernstige afwijkingen
NEEN
# pagina’s.
.....
handtekening :
Naam :
Functie:
Datum :
1
voor zover dit project in samenwerking voorziet
10/19
STWW
5. Vraag tot uitbetaling
Samen met de opvolgingsfiche, stuurt u per post naar het IWT een vraag tot uitbetaling voor
een volgende schijf van de steunverlening (uitgezonderd voor de laatste schijf). U kan de
voorziene schijven vinden in artikel 4.1 van de overeenkomst.
5.1 Eerste uitbetaling
Volgende tekst kan voor de eerste uitbetaling gebruikt worden:
“Hierbij sturen wij het IWT een ondertekend exemplaar van de overeenkomst <nr> terug.
In uitvoering van de overeenkomst verzoeken wij het IWT de eerste schijf te willen storten
op ons rekeningnummer zoals vermeld in de overeenkomst.
Als bijlage is de eerste opvolgingsfiche van het project toegevoegd, die de status van het
STWW-project geeft op het moment van ondertekening van de overeenkomst.”
5.2 Volgende uitbetalingen
Voor de volgende uitbetalingen, behalve de laatste schijf, geldt volgende tekst:
“In uitvoering van overeenkomst <nr> verzoeken wij het IWT de <x>de schijf te storten op
ons rekeningnummer zoals vermeld in de overeenkomst. Ter staving van de correcte
uitvoering van het project wordt de desbetreffende opvolgingsfiche toegevoegd.”
5.3 Laatste uitbetaling
Aangezien de uitbetaling van de allerlaatste schijf zal plaatsvinden nadat het IWT het
volledige eindverslag heeft goedgekeurd, en op basis van de reële prestaties het eindbedrag
van de steunverlening werd berekend, hoeft u bij de indiening van het eindverslag geen
vraag tot uitbetaling van de laatste schijf te voegen. (zie § 9.1)
Op het einde van het project zal de adviseur die uw project behandelt in samenspraak met u
een afsluitingsprotocol opstellen waarin een samenvatting van de projectresultaten
opgenomen is, en een opsomming gegeven wordt van verdere acties voor valorisatie van de
resultaten (zie § 9.2). Samen met de goedkeuring van dit protocol kunt u de uitbetaling van
de (aan de afrekening aangepaste) laatste schijf aanvragen.
Een voorbeeld van aanvraag tot uitbetaling van de laatste schijf is:
“In uitvoering van overeenkomst <nr> verzoeken wij het IWT de laatste schijf te storten op
ons rekeningnummer zoals vermeld in de overeenkomst.
Wij verklaren ons akkoord met het afsluitingsprotocol en voegen hierbij een ondertekend
exemplaar.
De kosten betaald door de toelage zoals bepaald in de eindafrekening zijn enkel gemaakt
voor de uitvoering van deze overeenkomst. Deze zijn niet gesubsidieerd via andere
overheidsfinanciering.”
11/19
STWW
6. Verslagen
Na elk projectjaar wordt een jaarverslag opgesteld en op het einde van het project een
eindverslag. Deze verslagen zijn uitgebreider dan de tussentijdse voortgangsverslagen en
worden ook verstuurd naar de leden van de gebruikerscommissie en besproken op de
bijeenkomsten van deze gebruikerscommissie. Deze verslagen bestaan uit de volgende
delen: het technisch verslag, het managementverslag, en het valorisatieverslag. De
verslaggeving is synthetisch en gestructureerd. Als bijlage aan het verslag mogen kopieën
van relevante documenten worden toegevoegd, zoals publicaties, folders, proceedings, het
jaarrapport, ....
Het onderzoeksconsortium zal zich op een zodanige manier organiseren dat alle
detailgegevens die verwerkt zijn in de verslaggeving aan IWT omtrent het project, op
eenvoudig verzoek van IWT kunnen worden geraadpleegd, inclusief het personeelsregister,
de boekhouding en/of andere financiële of administratieve stukken. De begunstigde moet te
allen tijde in staat zijn het IWT de nodige informatie te leveren zodat de juistheid van de
verstrekte gegevens kan worden nagegaan.
6.1 Technisch verslag
In het technisch verslag wordt de technische uitvoering van het project beschreven.
Bijgevolg bevat het minstens de volgende informatie :
- een overzicht van de uitgevoerde werkzaamheden in de betreffende periode, opgesplitst
per werkpakket, met inbegrip van de geboekte resultaten. Details horen thuis in een
eventuele bijlage;
- een bespreking van eventuele problemen en bijsturingen in het project;
- een actualisering van de planning van de verdere activiteiten.
Dit verslag maakt eveneens melding van en houdt rekening met de eventuele opmerkingen
van de gebruikerscommissie. Het tussentijds technisch verslag, zonder de bijlagen, telt
typisch ongeveer 5 bladzijden.
6.2 Managementverslag
In het managementverslag worden de organisatorische, administratieve en financiële
aspecten van het project beschreven, zoals ervaren door de ondertekenaars van de
overeenkomst.
De basis voor het managementverslag vormt het personeelsregister. Alle prestaties van het
personeel die effectief in kader van het project zijn tewerkgesteld (ook de p.m.
personeelsleden), worden op dagelijkse basis geregistreerd in een personeelsregister.
Het managementverslag bevat de volgende elementen:
- prestatietabel: een overzichtstabel van de prestaties van het personeel in kader van het
project. Voor het formaat wordt verwezen naar paragraaf 7.3.;
- aangifte en verantwoording van personeelswijzigingen;
- bespreking van organisatorische problemen en ingrepen in het projectverloop;
- een “plus-minus” rapport: een schema van de positieve en negatieve ervaringen op alle
vlakken: resultaten, samenwerking, valorisatie (technologieverspreiding), communicatie
met derden,...(zie voorbeeld § 7.2)
12/19
STWW
- de financiële verantwoording inclusief eventuele copies van de facturen voor de
aangekochte uitrustingsgoederen en voor de belangrijke onderaannemingen in het kader
van het project
Het managementverslag zonder de bijlagen telt minstens 2 bladzijden.
6.3 Valorisatieverslag
In het valorisatieverslag worden de activiteiten beschreven die uitgevoerd worden tijdens en
na beëindiging van het project in het kader van de economische en/of maatschappelijke
valorisatie van de resultaten geboekt in het STWW-project.
Dit verslag bevat minimaal:
- een synopsis van de werking van de gebruikerscommissie
- een lijst van de activiteiten die zijn ondernomen om de resultaten te laten doorstromen naar
de leden van de gebruikerscommissie en naar andere gebruikers; de respons op deze
activiteiten;
- een lijst van eventuele nieuwe concrete samenwerkingen met het bedrijfsleven of
onderzoeksinstellingen die zijn ontstaan naar aanleiding van het project.
Het valorisatieverslag zal vervolgens jaarlijks opgesteld worden gedurende een periode van
5 jaar na de einddatum van het project vermeld in de overeenkomst.
13/19
STWW
7. Schematische overzichten en voorbeelden
7.1 Tijdschema voor verslaggeving
Wat:
Wanneer:
Dringende mededelingen
Opvolgingsfiche en bijlage
Telkens wanneer noodzakelijk
Bij het terugzenden van de ondertekende
IWT-overeenkomst, (begin project)
Elke zes maanden
Op het einde van het project
Bij het terugzenden van de ondertekende
IWT-overeenkomst (begin project)
Elke zes maanden
Om het jaar na de startdatum, naar
aanleiding van de bijeenkomst van de
gebruikerscommissie
Vraag tot uitbetaling
Jaarrapport
 technisch
 management
 valorisatie
Eindrapport
Afsluitingprotocol
Valorisatieverslag
Deadline
Op het einde van het project
Op het einde van het project, na
goedkeuring van eindrapport.
Verjaardag einddatum, tot 5 jaar na einde
van de IWT-overeenkomst
2 weken na semester
2 weken na semester
ontwerp: 1 week voor GC
definitief: 1 week na GC
2 maanden na einddatum
4 maanden na einddatum
verjaardag van einddatum
7.2 Formaat van een “plus-minus” rapport
Het plus-minus rapport maakt deel uit van het managementverslag.
plus - minus rapport (1/2/97 - 31/07/97) - voorbeeld
positieve punten
gevolg



+
+
+
negatieve punten





14/19
acties





STWW
7.3 Formaat voor de prestatietabel
De prestatietabel vormt het belangrijkste element van het managementverslag. De
prestatietabel is de zesmaandelijkse samenvatting van het personeelsregister. U kan het
volgende voorbeeld van formaat gebruiken:
Titel
Contractant
Projectleider
Schijf :
Periode :
Titel
Naam contractant
Naam verantwoordelijke
schijfnummer
van  tot
werkpakket
naam
uitvoerder
Startdatum:
bar.
periode
aantal
dagen
geboekt
project
pro
memorie
Totaal periode
Ondergetekende verklaart dat bovenstaande prestaties daadwerkelijk zijn uitgevoerd in
kader van het vermelde STWW-project. De vermelde prestaties geboekt op het project
worden niet gesubsidieerd via andere overheidsfinanciering.
Naam :
Functie:
Datum :
handtekening :
15/19
STWW
8. Opvolging van de projectuitvoering door het IWT
Het IWT zal steeds streven naar een participatieve en pro-actieve opvolging, echter met
vrijwaring van uw verantwoordelijkheden inzake de uitvoering van het project. Zo zal de
adviseur van het project in de mate van het mogelijke deelnemen aan de bijeenkomsten van
de gebruikerscommissies. Daarnaast kan het IWT op eigen initiatief u contacteren voor
bijkomende inlichtingen of vergaderingen.
8.1 Goedkeuring van de verslagen
De zesmaandelijkse betalingen worden geïnitieerd door de ontvangst van een
schuldvordering en een opvolgingsfiche. De betalingen zijn gekoppeld aan een correcte,
volledige en tijdig toegestuurde rapportage en tevens aan het voldoen aan de bepalingen
met betrekking tot de gebruikerscommissie. Na goedkeuring wordt de betalingsprocedure
onmiddellijk gestart. Voor de projecten met een looptijd van meer dan twee jaar wordt de
betoelaging van het derde en het vierde projectjaar afhankelijk gesteld van een positieve
herevaluatie na twee jaar.
8.2 Financiële opvolging en verificatie
Er wordt voor STWW-projecten ook in een financiële opvolging voorzien. Deze maakt deel
uit van de managementopvolging. Met betrekking tot de aanvaardbare kosten gelden voor
een STWW-project een aantal specifieke regels die beschreven zijn in paragraaf 4.3 van het
STWW-oproepdocument en hieronder beknopt worden herhaald. Voor het overige is het
IWT kostenmodel van toepassing.
De verantwoording en verificatie van de projectsteun voor de personeelskosten zal gebeuren
op basis van de reële prestaties van de betrokken personeelsleden in de diverse
categorieën, uitgedrukt in mensmaanden.
De werkingskosten zijn forfaitair begroot op maximaal 500.000 BF per voltijds mensjaar (niet
op personen pro memorie). Deze kosten houden alle directe kosten in die rechtstreeks
verbonden zijn aan het uitvoeren van het STWW-project, met name :
 algemene werkingskosten (verbruiksgoederen, volgens gangbare verdeelsleutel of
eenheidsprijs voor de onderzoeksgroep)
 kleine apparatuur of uitrustingsgoederen met beperkte kostprijs
 reiskosten en kosten van deelname aan congressen of seminaries
 specifieke werkingskosten (verbruiksgoederen)
 onderaannemingen
 leasing of aankoop van (computer)apparatuur
De werkingskosten zijn geen personeels- of overheadskosten
De realiteitswaarde van de geleverde prestaties zal centraal staan bij de verificatie van de
toelage voor de personeels- en de werkingskosten. Een kopie van de facturen voor de
werkingsmiddelen maakt niet rechtstreeks deel uit van het managementverslag, maar kan te
allen tijde steekproefsgewijs worden opgevraagd door het IWT. Het onderzoeksconsortium
dient zich bijgevolg zodanig te organiseren dat te allen tijde kan aangetoond worden dat de
aangerekende werkingsmiddelen effectief werden besteed en dat deze bestedingen
rechtstreeks verbonden zijn aan het uitvoeren van het STWW-project.
16/19
STWW
Een STWW-projectbegroting als bijlage bij de overeenkomst kan ook voorzien in de
aankoop van uitrustingsgoederen met een totale aanschafwaarde van meer dan 2 miljoen
BF en/of in belangrijke onderaannemingen van meer dan 2 miljoen BF. De verificatie van
deze kosten voor de omvangrijke uitrustingsgoederen en belangrijke onderaannemingen
gebeurt aan de hand van de facturen die hiervoor betaald zijn. Een kopie van deze facturen
zal bijgevolg deel uitmaken van het managementverslag.
Op de totale som van alle personeelskosten en de overeenkomstige forfaitaire werkingskost
wordt maximaal 20% vaste kosten toegestaan. Op belangrijke onderaannemingen kunnen
geen vaste kosten worden aangerekend. Voor belangrijke uitrustingen wordt maximaal 5%
vaste kosten aanvaard. Deze vaste kosten dienen voor het dragen van de overheadkosten
van zowel de onderzoekslaboratoria als van de universiteit of instelling waarbinnen deze
gevestigd zijn. De verdeelsleutel tussen beide dient in het managementverslag worden
meegedeeld.
8.3 Sancties bij gebrekkige projectuitvoering
Indien er grote problemen zijn bij de uitvoering van het project, en meer informele contacten
via de gebruikerscommissie of bilateraal tussen het IWT en de projectleider, geen resultaat
opleveren, zal het IWT na een formele schriftelijke aanmaning sancties nemen, zoals
gespecificeerd in de overeenkomst:
- schorsen van de uitbetalingen als gevolg van het niet zorgvuldig uitvoeren van de
verslaggeving en/of het niet naleven van de bepalingen met betrekking tot de
gebruikerscommissie;
- stopzetten van de uitbetalingen en een financiële afrekening bij een voortijdige beëindiging
van het project ingevolge van o.a. belangrijke wijzigingen in de toestand van het
onderzoeksconsortium, niet ononderbroken voortzetting van het project, als de
verderzetting van het project niet meer zinvol is omwille van valorisatie, ...
- stopzetten van het project en terugvorderen van de steun.
Overeenkomstig de
contractuele bepalingen kan dit gebeuren wanneer de verplichtingen in verband met
rapportering niet worden uitgevoerd of wanneer de tegemoetkoming oneigenlijk wordt
gebruikt.
De schijf verbonden aan het ontbrekend verslag en alle volgende schijven zullen niet
uitbetaald worden. In eerste instantie zal u schriftelijk (aangetekend) herinnerd worden aan
de contractuele verplichtingen. Indien de verslaggeving dan nog uitblijft, volgt een in gebreke
stelling en eventueel de terugvordering van reeds gestorte middelen via het inzetten van een
gerechtelijke procedure door de bevoegde diensten van de Vlaamse Gemeenschap.
8.4 Personeelsregister en projectboekhouding
Bij de begunstigde wordt een personeelsregister bijgehouden. Dit register houdt de
prestaties bij die in kader van het project worden geleverd en betoelaagd. Het
personeelsregister kan op eenvoudig verzoek van het IWT ter plaatse worden geraadpleegd.
Het personeelsregister vormt de basis voor de prestatietabel die als onderdeel van het
managementverslag wordt opgesteld (zie § 6.2).
In het personeelsregister worden voor elke periode of werkdag gepresteerd in kader van het
STWW-project de namen van de personen en de werkpakketten vermeld. Daarbij wordt de
omschrijving van de werkpakketten zoals opgenomen in de overeenkomst best
overgenomen. De personen die in kader van het STWW-project taken verrichten en die
betaald worden vanuit andere financieringskanalen dan de toelage voor het STWW-project
worden duidelijk als ‘pro memorie’ (‘p.m.’) aangeduid.
17/19
STWW
Het IWT kan op eenvoudig verzoek inzage krijgen in de boekhouding van de begunstigde.
Het wordt daarenboven aangeraden een globale projectboekhouding te organiseren. Dit laat
de projectcoördinator toe de reële kosten door het consortium daadwerkelijk bij te houden en
toekomstige uitgaven nauwkeurig te plannen.
9. Afsluiting van het project
9.1 Eindverificatie
De zesmaandelijks uitbetaalde bedragen zijn slechts voorschotten. De werkelijke toelage
wordt berekend op het einde van het project op basis van de reële prestaties van de
betrokken personeelscategorieën in mensmaanden en de werkelijk betaalde kosten voor de
eventuele uitrustingsgoederen en grote onderaannemingen. De bepaling van de reële
prestaties gebeurt door het IWT. Daarvoor zal het IWT zich in de eerste plaats baseren op
de informatie bekomen vanuit de ontvangen verslagen en contacten via de
gebruikerscommissie.
De verificatie kan gebeurlijk aanleiding geven tot de uitbetaling van een kleinere laatste
schijf of terugvordering indien de reële prestaties lager liggen dan de vooropgestelde inzet
zoals voorzien in de overeenkomst. Bij lagere reële prestaties dan voorzien zullen op
proportionele wijze in functie van de gepresteerde mensmaanden zowel de personeelskost
als werkingskost in mindering worden gebracht. Eventuele lagere werkelijke kosten voor de
aanschaf van de uitrusting of voor grote onderaannemingen zal ook in mindering van de
laatste schijf worden gebracht. Het is dus niet mogelijk om eventuele een overschot op het
budget voor uitrusting en/of onderaanneming over te dragen naar het budget werkings- of
personeelskosten.
De verantwoordelijken van het project zullen vervolgens schriftelijk verklaren dat de totale
toelage, berekend op basis van de eindverificatie, volledig en uitsluitend werd aangewend
voor de uitvoering van het STWW-project. Deze verklaring maakt deel uit van het
afsluitingsprotocol.
9.2 Afsluitingsprotocol
Het afsluitingsprotocol wordt door het IWT samen met de projectleider opgesteld na
ontvangst van alle verslagen en na eindverificatie.
Het afsluitingsprotocol bevat minstens volgende onderdelen:
- een samenvatting van de projectresultaten;
- een duiding van de toepassingsmogelijkheden van de resultaten; en van de reeds
ondernomen en toekomstige verdere acties voor de valorisatie van de resultaten;
- de conclusies betreffende de expertiseopbouw bij het onderzoeksconsortium;
- een verklaring van de begunstigde dat de berekende totale toelage uitsluitend en volledig
is aangewend voor het STWW-project zoals bepaald in de overeenkomst (art. 13.2);
Samen met de goedkeuring van het protocol kan door de hoofdcontractant de laatste schijf,
aangepast aan de eindverificatie, aangevraagd worden (zie § 5.3).
18/19
STWW
10. Inlichtingen en correspondentie
Voor bijkomende inlichtingen in verband met deze handleiding en de toepassing ervan kan
men contact opnemen met de projectadviseur of/en de STWW-programmacoördinator (Dhr.
Paul Schreurs, tel. 02-2090945, fax 02-2231181, E-mail [email protected] ).
Formele briefwisseling omtrent de uitvoering van het project en de overeenkomst wordt
geaddresseerd aan :
Christine Claus
Directeur-generaal
IWT
Bischoffsheimlaan 25
1000 Brussel
19/19