Deel IV

Handleiding voor verslaggeving van projecten
LandbouwOnderzoek
Versie 1.1
HANDLEIDING VERSLAGGEVING LANDBOUWONDERZOEK
INHOUDSTAFEL
1.
Inleiding...........................................................................................................................................3
2.
Belangrijke documenten .................................................................................................................4
2.1
De projectaanvraag ................................................................................................................4
2.2
De overeenkomst met IWT-Vlaanderen ..............................................................................4
2.3
De samenwerkingsovereenkomst (indien van toepassing) .................................................4
2.4
Het reglement van orde van de gebruikerscommissie ........................................................5
3.
De opvolging van een project LandbouwOnderzoek .....................................................................6
3.1
Dringende meldingen .............................................................................................................6
3.2
Voortgangsverslag en verslag van de gebruikerscommissie ..............................................6
3.3
Jaarlijks financieel overzicht ................................................................................................7
3.4
Syntheseverslag voor de tussentijdse evaluatie ...................................................................9
3.5
Eindverslag .............................................................................................................................9
3.6
Valorisatiemonitoring ..........................................................................................................10
4.
Samenstelling van de gebruikerscommissie en invulling van de vereiste cofinanciering .........11
4.1
Minimale samenstelling .......................................................................................................11
4.2
Bijdrage in de cofinanciering ..............................................................................................11
4.3
Specifieke richtlijnen voor de invulling van de cofinanciering .......................................12
4.4
Valorisatie van de projectresultaten ..................................................................................13
5.
Inlichtingen en correspondentie ...................................................................................................15
Bijlage 1: Opmaak prestatietabel .........................................................................................................16
Bijlage 2: Financiële verslaggeving .....................................................................................................17
Bijlage 3: Kostenmodel .........................................................................................................................19
1.
Basisprincipes .......................................................................................................................19
2.
Personeelskosten ...................................................................................................................19
3.
Werkingskosten ....................................................................................................................20
4.
Overheadkosten ....................................................................................................................21
5.
Mogelijke aanpassingen .......................................................................................................22
2/22
Versie 1.1
HANDLEIDING VERSLAGGEVING LANDBOUWONDERZOEK
1. Inleiding
In deze handleiding vindt u richtlijnen voor de verslaggeving en uitvoering van projecten gesteund in
het kader van het programma LandbouwOnderzoek.
Het uiteindelijke doel van de verslaggeving is:
-het optimaal informeren van de leden van de gebruikerscommissie (inclusief IWT-Vlaanderen)
-IWT-Vlaanderen toelaten de uitvoering van het project op te volgen, na te gaan of de
overeenkomst behoorlijk wordt nageleefd en de uitbetaling van de steun te verzekeren
Een degelijke rapportering vormt tevens de basis voor de documentering van de onderzoeksresultaten
en vergemakkelijkt een verdere verspreiding en valorisatie ervan.
Hiernaast heeft de handleiding tot doel u aanbevelingen te geven over de projectuitvoering met als
finale doelstelling het vlot verloop van uw project te ondersteunen en de kansen op succes van uw
project te vergroten. Er werd naar gestreefd de administratieve last tot een minimum te beperken.
Deze handleiding is geldig voor projecten ingediend vanaf de oproep 2005-2006 (met als
projectnummer 050xxx) van het programma LandbouwOnderzoek.
De informatie in deze handleiding is ondergeschikt aan de bepalingen opgenomen in de overeenkomst
met IWT-Vlaanderen.
3/22
Versie 1.1
HANDLEIDING VERSLAGGEVING LANDBOUWONDERZOEK
2. Belangrijke documenten
2.1 De projectaanvraag
Op basis van uw projectaanvraag werd door een college van experten een advies geformuleerd over
uw project. Deze evaluatienota heeft u ontvangen in bijlage bij de brief van de beslissing. De
samenvatting van het project (= het innovatiedoel), het goedgekeurde budget en het maximale
steunbedrag – zoals vermeld in de evaluatienota – werden in de overeenkomst met IWT-Vlaanderen
opgenomen. Daarnaast werden in de evaluatienota van uw project mogelijks een aantal
aandachtspunten vermeld. Ook deze aandachtspunten dienen bij de projectuitvoering aan bod te
komen.
2.2 De overeenkomst met IWT-Vlaanderen
De overeenkomst beschrijft de contractuele modaliteiten van het project. De overeenkomst wordt door
IWT-Vlaanderen opgemaakt op basis van een standaard overeenkomst waarin projectspecifieke
elementen worden opgenomen.
De overeenkomst wordt door elk van de onderzoekspartners en door IWT ondertekend.
Elke contractuele partij ontvangt een origineel gehandtekend exemplaar.
2.3 De samenwerkingsovereenkomst (indien van toepassing)
Indien het project wordt uitgevoerd door meerdere onderzoekspartners van verschillende instellingen
(= projectconsortium) moeten de betrokkenen binnen de vier maanden na de ondertekening van de
overeenkomst met IWT-Vlaanderen een onderlinge samenwerkingsovereenkomst uitwerken.
Deze samenwerkingsovereenkomst dient minimaal de hierna volgende zaken te regelen :
-
de aanwijzing van een projectcoördinator die in naam van de leden van het
projectconsortium belast is met het opvolgen van het project en het rapporteren tegenover
IWT-Vlaanderen;
-
indien nodig, verdere concretisering van de taakverdeling bij de uitvoering van het project
en van modaliteiten als te leveren diensten of producten;
-
afspraken op het vlak van intellectuele eigendomsrechten (IPR) en valorisatie van de
projectresultaten;
-
de wijze van onderlinge doorstorting van de steun aan elk lid van het projectconsortium;
-
de aanwending van de cofinanciering of van de bijdrage in natura vanwege de leden van de
gebruikerscommissie.
Deze samenwerkingsovereenkomst en elke wijziging ervan dient te worden voorgelegd aan IWTVlaanderen.
4/22
Versie 1.1
HANDLEIDING VERSLAGGEVING LANDBOUWONDERZOEK
2.4 Het reglement van orde van de gebruikerscommissie
De gebruikerscommissie dient een representatieve vertegenwoordiging te zijn van de (deel-)sector
waartoe het project zich richt. De gebruikerscommissie omvat een groep van bedrijven en/of
beroepsorganisatie(s) die geïnteresseerd zijn in de werking en in de resultaten van het project. De
gebruikerscommissie volgt het project op en "zit op de eerste rij" om de tussentijdse resultaten te
bespreken. Ook vertegenwoordigers van andere onderzoeksgroepen, kenniscentra of van de Vlaamse
administratie kunnen deelnemen aan de vergaderingen van de gebruikerscommissie. Deze laatsten
worden eerder beschouwd als ‘adviserende’ deelnemers en zijn vrijgesteld van een bijdrage in de
cofinanciering van het project.
Bij de start van het project dient een kick-off vergadering georganiseerd te worden voor de
voorstelling van het project, de planning en de te verwachten resultaten. Op deze vergadering zal IWT
een korte toelichting geven over het programma LandbouwOnderzoek en de rol en de werking van de
gebruikerscommissie. Daarna zal de gebruikerscommissie om de 6 maanden bijeenkomen om de
voortgang van het project te bespreken. Een bijeenkomst van de gebruikerscommissie heeft de status
van een werkvergadering waar vooral de stand van zaken, de planning van het project en een aantal
concrete resultaten worden besproken. De projectleider zit deze bijeenkomsten voor, zorgt voor de
praktische organisatie en staat in voor de verslaggeving. IWT-Vlaanderen volgt als waarnemer de
bijeenkomsten van deze gebruikerscommissie.
Om de rol en de werking van de gebruikerscommissie en de rechten en plichten van de leden ervan te
verduidelijken, is door IWT een Reglement van Orde opgesteld (verstuurd samen met de IWTovereenkomst en deze Handleiding) dat door elk lid van de gebruikerscommissie, alsook door de
adviserende deelnemers moet ondertekend worden. Dit Reglement van Orde is bedoeld als een
beschermingskader voor alle betrokken partijen. Binnen de 4 maanden na de start van het project
dient door de projectleider een exemplaar van alle ondertekende reglementen aan IWT-Vlaanderen
overgemaakt te worden (bij voorkeur in één bundel).
Zie verder ook hoofdstuk 4. over de minimale samenstelling van de gebruikerscommissie, de
specifieke richtlijnen voor de invulling van de vereiste cofinanciering en de valorisatie van de
projectresultaten.
5/22
Versie 1.1
HANDLEIDING VERSLAGGEVING LANDBOUWONDERZOEK
3. De opvolging van een project LandbouwOnderzoek
3.1 Dringende meldingen
De projectleider dient IWT-Vlaanderen onmiddellijk elke gebeurtenis of omstandigheid te melden die
gevolgen kan hebben op de zorgvuldige en ononderbroken uitvoering van het project. Dergelijke
dringende meldingen gebeuren via een afzonderlijke brief aan IWT-Vlaanderen.
Voorbeelden hiervan zijn:





langdurige onderbreking van de uitvoering of stopzetting van het project;
elke wijziging in de uitvoering van het project die de finaliteit ervan beïnvloedt of die belangrijke
budgettaire implicaties heeft;
veranderingen in de interne organisatie van de projectuitvoerder(s) met een grote impact op de
realisatie of de valorisatie van de projectresultaten;
alle wijzigingen op het vlak van de eigendomsrechten van de projectresultaten;
het ontslag en/of de vervanging van sleutelpersonen1 in de uitvoering van het project.
Voor dringende meldingen geldt, afhankelijk van de draagwijdte, volgend algemeen principe: indien u
één maand na het rapporteren van een dringende melding geen reactie hebt ontvangen, betekent dit dat
IWT-Vlaanderen akkoord gaat met de gemelde wijzigingen. Meer ingrijpende wijzigingen
(verandering van het beoogde innovatiedoel, substantiële verschuivingen in het budget of het
werkplan, wijziging in de samenstelling van het projectconsortium, verlenging van de projectduur)
vereisen een expliciete goedkeuring en een addendum aan de overeenkomst.
Volgende zaken daarentegen dienen gemeld te worden in het eerstvolgende voortgangsverslag (zie
3.2) na het voordoen van de feiten:





elke wijziging aan de samenwerkingsovereenkomst (i.g.v. projectconsortium);
elke wijziging aan de inrichting en de samenstelling van de gebruikerscommissie;
de niet-nakoming of niet-tijdige vervulling van de financiële engagementen of de bijdragen in
natura vanwege de leden van de gebruikerscommissie;
wijzigingen aan het werkplan, zonder invloed op het te realiseren innovatiedoel;
personeelswijzigingen met beperkte impact op het project;
3.2 Voortgangsverslag en verslag van de gebruikerscommissie
Door de projectleider wordt ter gelegenheid van de bijeenkomsten van de gebruikerscommissie, die
normalerwijze om de 6 maanden plaatsvinden, een voortgangsverslag opgemaakt. Dit
voortgangsverslag dient naar alle leden/deelnemers van de gebruikerscommissie en IWT-Vlaanderen
gestuurd te worden ten laatste één week voor deze bijeenkomst. Het voortgangsverslag wordt op de
gebruikerscommissie besproken en eventuele opmerkingen worden in het verslag van de vergadering
genoteerd. Het verslag van de vergadering zelf wordt één week na de gebruikerscommissie aan alle
leden/deelnemers en IWT-Vlaanderen toegestuurd (inclusief o.m. aanwezigheidslijst).
1
Sleutelpersonen van een project zijn personen zonder wie de uitvoering van het project in het
gedrang komt, of tenminste ernstig beïnvloed wordt.
6/22
Versie 1.1
HANDLEIDING VERSLAGGEVING LANDBOUWONDERZOEK
Het voortgangsverslag heeft tot doel de leden/deelnemers van de gebruikerscommissie en IWTVlaanderen te informeren over de status van het project en moet toelaten zowel de wetenschappelijktechnologische vorderingen als de organisatorische en valorisatie – aspecten van het project op te
kunnen volgen. Hiertoe moet het voortgangsverslag minstens de volgende elementen bevatten:
 een overzicht van de uitgevoerde activiteiten in de betreffende periode, opgesplitst per






werkpakket, met inbegrip van de bekomen resultaten;
een actualisering van de planning, in het bijzonder de gedetailleerde planning voor de
komende periode. Verwijs hierbij zoveel mogelijk naar de mijlpalen en leverbaarheden
zoals vermeld in de goedgekeurde planning;
een bespreking van eventuele problemen en bijsturingen in het projectverloop en hun
invloed op het bereiken van het innovatiedoel. Vermeld hierbij zowel wetenschappelijktechnologische, organisatorische als (markt-)economische problemen;
de prestatietabel: een overzichtstabel van de prestaties van het personeel in het kader van
het project (samenvatting projectregister). Voor het formaat wordt verwezen naar het
voorbeeld in bijlage 1;
een lijst van de activiteiten die zijn ondernomen om de resultaten te laten doorstromen
naar de leden van de gebruikerscommissie en naar de brede groep van Vlaamse land- en
tuinbouwbedrijven, alsook de respons op deze activiteiten;
een lijst van eventuele nieuwe contacten en concrete samenwerkingen met het
bedrijfsleven of onderzoeksinstellingen die hebben plaatsgevonden in het kader van het
project;
meldingen: zie 3.1.
De projectuitvoerders dienen een projectregister bij te houden waarin alle activiteiten (van enige
omvang) van de projectmedewerkers, inclusief deze die als pro-memorie in de overeenkomst vermeld
staan, worden geregistreerd. IWT-Vlaanderen kan dit projectregister controleren ter verificatie van de
geleverde prestaties. In geval van discussie over de omvang en de aanwending van de steun vanwege
IWT-Vlaanderen, kan dit projectregister een belangrijk element zijn om de hoogte van de steun te
bepalen.
De verslaggeving is samenvattend en gestructureerd. Indien nuttig kunnen als bijlage aan het
voortgangsverslag kopieën van relevante documenten (publicaties, folders, proceedings, rapporten,...)
worden toegevoegd.
Naargelang het tijdstip van de vergadering van de gebruikerscommissie kan i.p.v. het
voortgangsverslag, het syntheseverslag (na 20 maanden) of het eindverslag voorgesteld worden.
3.3 Jaarlijks financieel overzicht
Na elk projectjaar en binnen drie maanden na de einddatum van het project wordt aan het IWT een
financieel overzicht bezorgd van de projectgerelateerde uitgaven. De overmaking van dit financieel
overzicht leidt tot de uitbetaling van de volgende schijf, mits tijdige ontvangst van de
voortgangsverslagen en mits het project beantwoordt aan de andere verplichtingen opgelegd door de
IWT-overeenkomst en door deze handleiding (inzonderheid de bepalingen inzake de
gebruikerscommissie beschreven in hoofdstuk 4). De uitbetaling van de laatste schijf (saldo) zal
plaatsvinden na goedkeuring van het eindverslag en na afrekening van alle projectkosten.
De financiële verslaggeving heeft als voornaamste doel de verantwoording en verificatie van de
gesteunde projectkosten. Daartoe bevat elk financieel verslag minimum een kostenstaat van de
personeelskosten en een overzicht van de overige kosten. Hieronder worden enkel de belangrijkste
principes van de financiële verslaggeving gegeven, de details worden besproken in bijlage 2 en 3.
7/22
Versie 1.1
HANDLEIDING VERSLAGGEVING LANDBOUWONDERZOEK
Personeelskosten
De aanvaardbare personeelskosten zijn de directe personeelskosten voor personeel betrokken bij de
uitvoering van het project, volgens de geldende barema’s binnen de betrokken onderzoeksgroep(en).
De personeelskosten moeten verantwoord kunnen worden op basis van de reële prestaties (door het
bijhouden van een personeelsregister of een equivalent hiervan in de boekhouding) en de reële kosten
(te bewijzen d.m.v. loonfiches en eventuele andere documenten voor extra-legale voordelen).
Hiervoor wordt een kostenstaat opgemaakt met per persoon een vermelding van de aan het project
bestede aantal mensmaanden en de bijbehorende kosten. De nodige bewijsstukken voor de
personeelskosten dienen bij het financieel overzicht gevoegd te worden.
Werkingskosten
Wat de werkingskosten betreft (max. 12.500 € per voltijds gepresteerd mensjaar), dienen de
projectuitvoerder(s) een boekhouding te voeren die toelaat de gesteunde projectkosten eenduidig te
identificeren. Hiervan zal jaarlijks aan IWT een overzicht bezorgd worden. De officiële facturen
worden ter beschikking gehouden.
De werkingskosten houden alle directe kosten in die rechtstreeks verbonden zijn aan het uitvoeren van
het project, met name :
- algemene werkingskosten (verbruiksgoederen volgens gangbare
eenheidsprijs voor de onderzoeksgroep)
- specifieke werkingskosten (verbruiksgoederen)
- reiskosten en/of kosten voor de deelname aan congressen en seminaries
- kleine apparatuur of uitrustingsgoederen met beperkte kostprijs
- leasing of aankoop van (computer)apparatuur
- onderaannemingen
verdeelsleutel
of
De werkingskosten omvatten in principe ook de apparatuurkosten (via afschrijving) die noodzakelijk
zijn om het project goed uit te voeren. Het programma LandbouwOnderzoek stelt geen bijkomende
middelen ter beschikking om zware basisinfrastructuur aan te kopen.
Voor het uitvoeren van specifieke taken kan het werkplan voorzien in diensten van een
onderaannemer of “contractant”. Deze maakt geen deel uit van het projectconsortium als dusdanig,
maar kan men wel nuttig inschakelen voor specifieke taken zonder veel invloed op de intrinsieke
kennis die wordt opgebouwd tijdens het project (bv. het uitvoeren van routinematige analyses).
Overheadkosten
De indirecte of vaste kosten worden begrensd tot max. 20 % van de totale som van personeels- en
overeenkomstige werkingskosten. Deze vaste kosten dienen voor het dragen van de overheadkosten
van zowel de onderzoeksgroep als van de universiteit of instelling waarbinnen deze gevestigd is.
Bijdrage van de leden van de gebruikerscommissie
Het steunpercentage bedraagt 92,5% van de aanvaardbare kosten. De leden van de
gebruikerscommissie staan in voor de cofinanciering van de resterende 7,5%. Een bijdrage in de
cofinanciering kan geschieden in de vorm van een financiële bijdrage (via overschrijvingen) of een
bijdrage in natura (geleverde goederen of diensten gerelateerd aan de uitvoering van het project).
Voor financiële bijdragen volstaat het rekeninguittreksel van de betaling als bewijsstuk. Voor
bijdragen in natura kan bv. een leveringsbon of een kostennota opgemaakt worden. De bewijsstukken
8/22
Versie 1.1
HANDLEIDING VERSLAGGEVING LANDBOUWONDERZOEK
dienen verzameld te worden door de projectleider en bijgevoegd te worden aan het jaarlijks financieel
overzicht (zie ook 4.2. Bijdrage in de cofinanciering).
3.4 Syntheseverslag voor de tussentijdse evaluatie
Ieder project met een duur van meer dan 24 maanden wordt naar het einde van het tweede projectjaar
door IWT-Vlaanderen tussentijds geëvalueerd. Deze tussentijdse evaluatie kan leiden tot
aanbevelingen of bijsturingen aan het project en in het ergste geval tot vroegtijdige stopzetting van het
project (go/no-go). De beslissing wordt per aangetekende brief aan de projectleider meegedeeld. In
geval van een negatieve evaluatie kan desgewenst een nieuwe projectaanvraag ingediend worden bij
de volgende oproep van het programma LandbouwOnderzoek.
Om deze evaluatie tijdig te kunnen uitvoeren, zullen de projectuitvoerder(s) 20 maanden na de start
van het project een syntheseverslag indienen waarin de status van het project, de geleverde
inspanningen en de reeds bereikte resultaten beschreven worden, evenals de stand van zaken en
vooruitzichten omtrent mogelijke implementatie van deze resultaten bij de beoogde doelgroep
(opbouw analoog aan het voortgangsverslag maar dan over de volledige periode van 20 maanden). In
functie van de voortgang van het project enerzijds, en van de algemene state-of-the-art anderzijds, kan
het werkplan bijgestuurd worden, zonder evenwel de initiële doelstellingen te wijzigen. Bijsturingen
aan het werkplan dienen duidelijk gemotiveerd te worden.
3.5 Eindverslag
Op het einde van het project wordt een eindverslag verwacht, waarin o.m. de resultaten van het
onderzoek en de stand van zaken en vooruitzichten omtrent implementatie van deze resultaten in
innovatie- of praktijktoepassingen bij de doelgroep worden weergegeven.
Het wetenschappelijk-technologisch deel van het eindverslag is een geïntegreerde synthese van
hetgeen gerapporteerd is in de voortgangsverslagen en omvat de volledige projectperiode.
Tevens dient een valorisatieverslag te worden opgesteld. Het valorisatieverslag geeft aan op welke
wijze de resultaten benut kunnen/zullen worden in Vlaanderen, zowel door de projectuitvoerder(s) als
door de leden van de gebruikerscommissie en de brede doelgroep van land- en tuinbouwbedrijven.
Het doel van het valorisatieverslag is om na afloop van het project te kunnen nagaan in hoeverre de
doelstellingen qua meerwaarde bij de doelgroep (de economische en – indien relevant – ook de
ecologische en sociale meerwaarde) gerealiseerd werden of zullen worden. Het bevat in elk geval:
1. een beschrijving van de evolutie van het valorisatieperspectief t.o.v. het perspectief geschetst in
de projectaanvraag. Deze vergelijking dient zo kwantitatief mogelijk te zijn en gesitueerd binnen
de technologische en (markt-)economische context van de doelgroep en dient toe te laten het
innovatiepotentieel goed in te schatten (wat is de omvang van het beoogde bedrijfsbereik vatbaar
voor valorisatie van de resultaten?);
2. een overzicht van de verwachte resultaten op korte en (middel-) lange termijn (wetenschappelijke
publicaties, innovatie- of praktijktoepassingen, nieuwe samenwerkingsvormen, verhoging van de
competitiviteit van de betrokken land- en tuinbouwbedrijven, bijdrage aan duurzame
ontwikkeling, aan een verbeterde voedselveiligheid en –kwaliteit,…) en van de activiteiten die tot
doel hebben deze resultaten te valoriseren bij de doelgroep (via verder onderzoek, TD/TISprojecten, activiteiten van kennisoverdracht,…);
3. een beschrijving van de stappen die de projectuitvoerder(s) hebben ondernomen of zullen
ondernemen om de projectresultaten nationaal en/of internationaal juridisch te beschermen (door
middel van intellectuele eigendomsrechten (IPR) zoals octrooien en handelsmerken of door
geheimhouding,...).
9/22
Versie 1.1
HANDLEIDING VERSLAGGEVING LANDBOUWONDERZOEK
3.6 Valorisatiemonitoring
IWT-Vlaanderen zal een aantal interne en externe gegevens aangaande het project bijhouden. Het
meest toegankelijke externe document is de publieke fiche over uw project die o.a. raadpleegbaar is
op www.iwt.be/fiche. Wij vragen u om samen met IWT-Vlaanderen de actualiteit van deze fiche te
bewaken en zo nodig suggesties te geven om deze fiche aan te vullen.
Daarnaast kan IWT-Vlaanderen u, na het einde van het project, vragen een inlichtingenfiche in te
vullen, bv. in het kader van een enquête naar het gebruik van de resultaten van het project of naar de
feedback van de leden van de gebruikerscommissie. Een deel van deze informatie kan gebruikt
worden voor algemene publicatie van overzichten en analyses i.v.m. de gesteunde projecten.
Elke publicatie door de projectuitvoerder(s) of de leden van de gebruikerscommissie betreffende het
project of de projectresultaten dient steeds te refereren naar de steun van IWT-Vlaanderen in het
kader van het programma LandbouwOnderzoek.
10/22
Versie 1.1
HANDLEIDING VERSLAGGEVING LANDBOUWONDERZOEK
4. Samenstelling van de gebruikerscommissie en invulling
van de vereiste cofinanciering
4.1 Minimale samenstelling
De projectleider zorgt dat steeds een evenwichtige samenstelling en een constructieve werking van de
gebruikerscommissie gegarandeerd is. Minimaal dient tijdens de ganse duur van het project de
betrokkenheid van vier verschillende bedrijven en/of een beroepsorganisatie verzekerd te zijn. Indien
de gebruikerscommissie op een bepaald moment aan deze specifieke voorwaarde niet meer voldoet,
dan zal de projectleider zo snel mogelijk IWT-Vlaanderen verwittigen en één of meerdere nieuwe
leden zoeken. Indien men binnen een redelijke termijn (in principe 2 maanden) geen oplossing kan
vinden, kan IWT-Vlaanderen overgaan tot opschorting van de steun.
Anderzijds kunnen tijdens de uitvoering van het project steeds nieuwe bedrijven of
beroepsorganisaties toetreden tot de gebruikerscommissie. Zij richten hiertoe een schrijven aan de
projectleider die deze vraag binnen de vijftien werkdagen schriftelijk voorlegt aan de leden van de
gebruikerscommissie. Tenzij de leden hiertegen binnen de vijftien werkdagen een gemotiveerd
bezwaarschrift bij de projectleider indienen, wordt het betrokken bedrijf of organisatie op de volgende
vergadering van de gebruikerscommissie uitgenodigd. Indien één of meerdere leden van de
gebruikerscommissie bezwaar aantekenen, wordt de vraag tot toetreding besproken op de
eerstvolgende samenkomst van de gebruikerscommissie. IWT-Vlaanderen houdt zich evenwel het
recht voor om een onvoldoende gemotiveerd voorstel tot weigering niet te accepteren en de opname
van het betrokken bedrijf of organisatie in de gebruikerscommissie op te leggen.
4.2 Bijdrage in de cofinanciering
Al de leden van de gebruikerscommissie (met uitzondering van de adviserende deelnemers) engageren
zich principieel tot de gezamenlijke financiering van het niet-gesubsidieerde gedeelte van het project,
wat overeenkomt met 7,5% van de projectbegroting.
Deze bijdrage in de cofinanciering kan geschieden in de vorm van een financiële bijdrage (via
overschrijvingen) of een bijdrage in natura (geleverde goederen of diensten gerelateerd aan de
uitvoering van het project). Zo mogen voor het ter beschikking stellen van materiaal, van
infrastructuur of van proefvelden en –dieren, alsmede voor het verstrekken van bepaalde diensten als
bijv. teeltopvolging, verzorging van dieren, staalnames,... kosten aangerekend en ingebracht worden
als een bijdrage van de sector. Ook kosten die verband houden met het verspreiden van de
projectresultaten komen in beperkte mate in aanmerking.
Een bijdrage afkomstig van andere overheidsinstanties (provincie, vlaams, federaal of europees), of
een eigen bijdrage van de projectuitvoerder(s) zelf, wordt niet gerekend bij de 7,5%.
Praktische werkwijze:
- De projectleider maakt in samenspraak met de leden van de gebruikerscommissie een verdeling op
van de vereiste cofinanciering. Voor projecten met een duur van meer dan 24 maanden dient er
voor gezorgd te worden dat de in totaal toegezegde cofinanciering voor de eerste biënnale
overeenstemt met 7,5% van de aanvaarde projectkosten voor deze periode.
- Na goedkeuring door IWT van de voorgestelde invulling van de cofinanciering, zal de
projectleider voor elk lid dat bijdraagt in de cofinanciering een individuele verbintenis opmaken
met het afgesproken bedrag of de wijze waarop de bijdrage in natura zal ingebracht worden, de
tijdstippen en de bewijsstukken van betaling of van de vervulling van de bijdrage in natura.
11/22
Versie 1.1
HANDLEIDING VERSLAGGEVING LANDBOUWONDERZOEK
Deze individuele verbintenissen dienen in overeenstemming te zijn met de bepalingen in de IWTovereenkomst en vormen een bijlage bij het te ondertekenen Reglement van Orde.
- De projectleider zendt aan IWT-Vlaanderen, in één bundel, een overzichtstabel van de
cofinanciering samen met een exemplaar van alle ondertekende reglementen van orde
(+individuele verbintenissen), ten laatste binnen de 4 maanden na de start van het project.
- De projectleider volgt de effectieve naleving van de individuele verbintenissen op, en meldt de
totaliteit van de ontvangen sommen en/of de geleverde bijdragen in natura in het jaarlijks
financieel overzicht. De bewijsstukken van betaling en/of vervulling van de bijdrage in natura die
reeds beschikbaar zijn, dienen bij het financieel overzicht gevoegd te worden.
IWT-Vlaanderen kan de betalingen aan een project opschorten en eventueel het project stopzetten,
indien de vereiste cofinanciering niet aangetoond wordt binnen een redelijke termijn.
Een bedrijf of organisatie verzaakt automatisch aan zijn lidmaatschap van de gebruikerscommissie bij
niet-nakomen van zijn bijdrage. Anderzijds kan de projectleider het bedrijf of de organisatie op zijn
plichten wijzen, zonodig met een ingebrekestelling, indien er een ondertekend reglement van orde
bestaat. Wanneer een bedrijf of organisatie de gebruikerscommissie verlaat, wordt de reeds geleverde
bijdrage niet teruggestort of vergoed. Desgevallend dient deze te worden vervangen door een nieuw
lid. In elk geval dienen de leden van de gebruikerscommissie samen in te staan voor het totale aandeel
van 7,5% in de projectkosten.
4.3 Specifieke richtlijnen voor de invulling van de cofinanciering
Uitgaande van een aantal vaststellingen bij de voorgaande oproepen zijn een aantal concrete
richtlijnen geformuleerd, enerzijds om enige duidelijkheid te creëren naar de projectuitvoerders toe,
en anderzijds om een gelijke behandeling na te streven conform de rationale en de doelstellingen van
het programma LandbouwOnderzoek.
Om te vermijden dat één enkel bedrijf uit de agro-food keten quasi volledig de 7,5% cofinanciering
voor haar/zijn rekening neemt, is het noodzakelijk dat een minimum aantal bedrijven betrokken
worden bij de samenstelling van de gebruikerscommissie en mede instaan voor de cofinanciering. Het
ontwikkelen van specifieke toepassingen op maat van een individueel bedrijf valt namelijk buiten de
scope van het programma LandbouwOnderzoek.
Daarnaast dient ook de primaire sector nog een substantiële bijdrage te leveren aan de cofinanciering
van een project, daar zij de eigenlijke doelgroep vormt voor valorisatie van de resultaten. Van de
primaire sector wordt een minimum aandeel in de cofinanciering verwacht van 20%.
Zoals reeds gesteld dient de bijdrage in natura eerder uitzondering te zijn dan regel. Omdat in
bepaalde sectoren van de Vlaamse land- en tuinbouw het niet evident blijkt om aan de gevraagde
cofinanciering te voldoen, zullen we een gedeeltelijke bijdrage in natura blijven toestaan. Deze mag
echter nooit meer bedragen dan 2/3 van de totale cofinanciering.
Voor wat de invulling van deze bijdrage in natura betreft, worden een aantal aanvullende
voorwaarden opgelegd. Het ter beschikking stellen door de toeleveringssector van producten,
plantmateriaal, dieren en machines of machine-onderdelen stelt geen specifieke problemen. Het
uitvoeren in onderaanneming van praktijkproeven op land- en tuinbouwbedrijven, of van staalnames
en metingen die gerelateerd zijn aan de uitvoering van bepaalde deeltaken in het project is eveneens
aanvaardbaar.
Er dient daarentegen voorzichtig omgegaan te worden met het inbrengen van datasets (voor bijv. de
validatie van statistische modellen) en het verspreiden van de onderzoeksresultaten. Het louter ter
beschikking stellen van data afkomstig van publiek gefinancierd onderzoek kan bijgevolg niet meer
aanvaard worden. De ingebrachte kosten voor de verspreiding van onderzoeksresultaten dienen
12/22
Versie 1.1
HANDLEIDING VERSLAGGEVING LANDBOUWONDERZOEK
beperkt te blijven tot max. 1000 € per onderzoeksjaar, en voor zover extra activiteiten van
kennistransfer ondernomen worden buiten de geëigende informatiekanalen voor de sector.
Tenslotte wordt vastgesteld dat voor eerder maatschappelijk georiënteerde projecten (een deel van) de
bijdrage in de 7,5% cofinanciering vaak afkomstig is van organisaties die wél in de resultaten van het
onderzoek geïnteresseerd zijn, maar in wezen toch redelijk veraf staan van de landbouwpraktijk en al
dan niet door de overheid gesubsidieerd worden. Om dergelijke projecten niet “de facto” uit te sluiten
van het IWT-programma LandbouwOnderzoek, kan een bijdrage in de cofinanciering van Vlaamse
overheidsorganisaties (bijv. VMM, VLACO, VMW, VLM,…) toegestaan worden op voorwaarde dat:
1) het een meerwaarde is voor het project, als een vorm van dienstverlening;
2) deze instanties de IWT-subsidies niet beschouwen als een extensie van hun werkingsmiddelen;
3) de andere leden ook nog een substantiële bijdrage leveren;
4) er geen interferentie is met de randvoorwaarden die zij als overheidsorganisatie opleggen.
4.4 Valorisatie van de projectresultaten
De gebruikerscommissie volgt het project op en stuurt het zo nodig bij. Daarbij kan rekening worden
gehouden met de wensen/noden van de leden voor zover deze in overeenstemming zijn met de
algemene doelstellingen van het programma LandbouwOnderzoek en met het goedgekeurde
innovatiedoel van het project. Voor aanbevelingen terzake streeft de gebruikerscommissie naar een
consensus. In functie van de voortgang van het project, en van de algemene state-of-the-art, kunnen
ook de projectuitvoerder(s) het project bijsturen, zonder evenwel het innovatiedoel te wijzigen.
Met het oog op de valorisatie fungeert de gebruikerscommissie als klankbord voor de mogelijkheden
van economische en/of maatschappelijke implementatie van de projectresultaten. De
projectuitvoerder(s) hebben evenwel in het kader van de valorisatieplicht ten aanzien van IWTVlaanderen de opdracht de algemene inzichten die uit het project voortvloeien zo ruim mogelijk
kenbaar te maken aan de brede doelgroep van Vlaamse land- en tuinbouwbedrijven. Deze opdracht
omvat bijgevolg ook verspreiding van de resultaten buiten de gebruikerscommissie (in vakbladen, op
studiedagen,…).
De eigendomsrechten van de projectresultaten komen volledig toe aan de projectuitvoerder(s). De
opgebouwde algemene inzichten kunnen evenwel tijdens en na de uitvoering van de IWTovereenkomst door de leden van de gebruikerscommissie vrij gebruikt worden op eigen initiatief en
risico van de leden.
13/22
Versie 1.1
HANDLEIDING VERSLAGGEVING LANDBOUWONDERZOEK
Tijdsschaal met aanduiding van de rapporteringsmomenten en de uitbetaling van de steun
(voor een projectduur van 48 maanden)
B1: betaling 1ste schijf na ontvangst van IWT-overeenkomst, samenwerkingsovereenkomst en reglementen van orde van de gebruikerscommissie
B2: betaling 2de schijf na ontvangst en controle van de voortgangsverslagen en het financieel verslag na 12 maanden
B3: betaling 3de schijf na ontvangst en controle van het syntheseverslag en het financieel verslag na 24 maanden (i.g.v. positieve herevaluatie)
B4: betaling 4de schijf na ontvangst en controle van de voortgangsverslagen en het financieel verslag na 36 maanden
B5: betaling saldo na ontvangst en controle van het eindverslag en het financieel verslag na 48 maanden
B1
FV
0
6
12
VV
VV
B2
FV
18
24
VV
VV
B3
FV
30
VV
B4
FV
36
VV
42
VV
SV
FV: financieel verslag
VV: voortgangsverslag
SV: syntheseverslag (na 20 maanden)
EV: eindverslag
14/22
Versie 1.1
48
EV
B5
HANDLEIDING VERSLAGGEVING LANDBOUWONDERZOEK
5. Inlichtingen en correspondentie
Voor bijkomende inlichtingen in verband met deze handleiding en de toepassing ervan kan men
contact opnemen met:
IWT-Vlaanderen
Bischoffsheimlaan 25
1000 Brussel
t.a.v. programma
LandbouwOnderzoek
tel.:
02/209.29.18 (Ferdi Soors)
02/209.09.16 (Fredy Van Wassenhove)
fax.: 02/223.11.81
e-mail: [email protected]
Alle briefwisseling aangaande contractuele aspecten in verband met de IWT-overeenkomst gebeuren
aan de Directievoorzitter, dhr. Paul Zeeuwts, met vermelding van het projectnummer.
15/22
Versie 1.1
HANDLEIDING VERSLAGGEVING LANDBOUWONDERZOEK
Bijlage 1: Opmaak prestatietabel
De prestatietabel vormt een belangrijk element in de voortgangsverslagen aan de gebruikerscommissie
en IWT. De prestatietabel is de zesmaandelijkse samenvatting van het projectregister (zie ook 3.2).
U kan het volgende voorbeeld als formaat gebruiken:
Prestatietabel voor de periode van <datum> tot <datum>
werkpakket
wp1: operationaliseren
meetopstelling
idem
idem
wp2: test case 1: evaluatie
idem
idem
...
...
Totaal periode:
naam uitvoerder
kwa
lific
atie
J. Klaasen
Ir.
gepresteerde
dagen
(**)
35
P. De Boer
C. Hampetter
J. Klaasen
P. De Boer
C. Hampetter
Dr.
A1
Ir.
Dr.
A1
10
15
5
15
5
ten laste
van het
project
pro
memorie
35
10
15
5
15
5
.......
95
70
25
(**) U mag de tijdseenheid gebruiken die u verkiest en die binnen uw instelling gebruikelijk is.
Ter informatie: één jaar telt in principe 12 mensmaanden = 44 mensweken = 220 mensdagen
= 1672 mensuren.
In het synthese- en/of het eindverslag aan de gebruikerscommissie en aan IWT dient een prestatietabel
opgenomen te worden die een totaal overzicht geeft van de gepresteerde mensmaanden per persoon
over de betrokken periode. Vanzelfsprekend dient deze tabel overeen te komen met de eerder
verschafte detailinformatie in de voortgangsverslagen. De details moeten hier echter niet herhaald
worden. Gelieve deze totale prestatietabel enkel in mensmaanden in te vullen.
16/22
Versie 1.1
HANDLEIDING VERSLAGGEVING LANDBOUWONDERZOEK
Bijlage 2: Financiële verslaggeving
De financiële verslaggeving heeft als voornaamste doel de verantwoording van de kosten die in het
kader van het project gemaakt worden.
Na elk projectjaar wordt een financieel verslag opgesteld met een overzicht van de kosten gemaakt
tijdens het voorbije jaar. Het jaarlijks financieel verslag bevat minimum voor elke partner afzonderlijk
een kostenstaat van de personeelskosten en een overzicht van de overige kosten (werkingskosten en
overheadkosten). De tussentijdse financiële verslagen hebben geen impact op de schijven die worden
uitbetaald, tenzij er redenen zijn tot herziening van de steun.
Op het einde van het project wordt een financieel eindverslag over de volledige projectperiode
ingediend. Op basis van het financieel eindverslag wordt, in relatie met het wetenschappelijktechnologisch deel en het valorisatieverslag, de definitieve steun bepaald.
Rapporteringsformaat voor de rubriek personeelskosten
De “kostenstaat personeel” is een overzichtstabel van de reële personeelskosten. De lijst van
personeel is in dit stadium volledig gedetailleerd per naam, met een vermelding van het reële aan het
project bestede aantal mensmaanden en de bijhorende kosten.
Een kostenstaat personeel na één jaar werking ziet er dan bijvoorbeeld als volgt uit:
KOSTENSTAAT PERSONEEL
naam
personeelslid
Persoon 1
Persoon 2
Persoon 3
kwalificatie
Ir.
Dr.
A1
periode
actief op
het
project
8 mnd
4 mnd
5 mnd
% bezetting
op het
project
50 %
75 %
80 %
TOTAAL
aantal
aangerekende
mens-maanden
jaarlijkse loonkost
loonkost
zonder
extra-legale
voordelen
€ 76.850,00
€ 56.390,00
€ 60.883,00
4 mm
3 mm
4 mm
ingebrachte
kost voor het
project
extralegale
voordelen
€ 1.560,00
€ 1.200,00
€ 820,00
€ 26.136,67
€ 14.397,50
€ 20.567,67
€ 61.101,84
11 mm
In het financieel eindverslag wordt naast de details voor het laatste projectjaar tevens een overzicht
gegeven van de ingebrachte personeelskosten voor het volledige project. Voor een project met een
looptijd van 2 jaar wordt dit:
OVERZICHT PERSONEELSKOSTEN
Naam personeelslid
jaar 1
Persoon 1
Persoon 2
Persoon 3
...
TOTAAL
Aantal mensmaanden
jaar 2
totaal
mm
jaar 1
Ingebrachte kost
jaar 2
Totaal
€
Aan het financieel verslag voegt u de kopies toe van de loonfiches (jaaroverzicht, incl. sociale lasten)
van de personen die op het project vergoed worden (dus niet van de personen “pro memorie”). Voor
de berekening van de loonkosten per persoon, zie het kostenmodel in bijlage 3.
17/22
Versie 1.1
HANDLEIDING VERSLAGGEVING LANDBOUWONDERZOEK
Rapporteringsformaat voor de overige kosten
Wat de overige kosten betreft, dient u een overzicht te geven van de effectief gemaakte en
aangerekende werkingskosten. Elke contractant houdt daartoe een overzicht bij van de onkosten,
verdeeld over grote categorieën, zoals reis- en seminariekosten, materiaalkosten, onderaannemingen,
uitrustingsgoederen,… volgens aanvaardbare verdeelsleutels (zie ook bijlage 3).
IWT-Vlaanderen kan in het kader van steekproefsgewijze controles verdere details en bewijsstukken
vragen, voor de verantwoording van deze kosten. De werkingskosten moeten in principe verantwoord
kunnen worden aan de hand van officiële facturen die betrekking hebben op de projectperiode en
rechtstreeks te relateren zijn aan de uitvoering van het project.
Indien een bijdrage in natura geleverd werd door de leden van de gebruikerscommissie dient daarvan
een apart overzicht gemaakt te worden, met de nodige bewijsstukken en een verantwoording voor de
gemaakte kosten (zie ook 4.2. Bijdrage in de cofinanciering).
Rapporteringsformaat voor de totale kostenstaat
Samen met het financieel eindverslag wordt een “totale kostenstaat” ingediend. Deze kostenstaat
geeft per partner een overzicht van alle ingebrachte kosten, aangevuld met een verklaring op eer door
de rechtsgeldige vertegenwoordiger van de instelling volgens onderstaand formaat (en op het
briefpapier van de betrokken partner).
Naam van de instelling:

Rechtsgeldige vertegenwoordiger:

Nummer van de IWT-overeenkomst:

Projectleider:

Relatie met het project: hoofdaanvrager / onderzoekspartner
Kostenstaat voor de periode van <datum> tot <datum>
bedrag
jaar 1
bedrag
jaar 2
bedrag
TOT
Personeelskosten
Werkingskosten
Overheadkosten
€
€
€
€
€
€
€
€
€
TOTAAL PROJECT
€
€
€
omschrijving
Naam rechtsgeldige vertegenwoordiger verklaart hierbij dat de subsidies
uitgekeerd in het kader van de vermelde IWT-overeenkomst integraal zijn aangewend
ter uitvoering van deze overeenkomst en in het bijzonder het werkprogramma zoals
beschreven in bijlage 1 van de overeenkomst. Ondergetekende verklaart dat het
personeel en de onkosten aangerekend op deze overeenkomst niet betaald zijn via
andere overheidsfinanciering. De bewijsstukken onder de vorm van loonfiches,
facturen, boekhoudstaten e.d. die de kosten gemaakt in het kader van deze
overeenkomst kunnen bewijzen, zullen worden bewaard volgens de wettelijke
termijnen en op eenvoudig verzoek aan de overheid worden voorgelegd.
Datum : 
Handtekening : 
18/22
Versie 1.1
HANDLEIDING VERSLAGGEVING LANDBOUWONDERZOEK
Bijlage 3: Kostenmodel
1. Basisprincipes
De Vlaamse overheid geeft een subsidie van 92,5% van de goedgekeurde en aanvaardbare
projectkosten.
De kostenstructuur van een project LandbouwOnderzoek wordt bepaald aan de hand van eenvoudige
administratieve bepalingen. De kosten omvatten enerzijds de reële (nog niet gesubsidieerde)
personeelskosten en anderzijds de werkingskosten (maximum € 12.500 per voltijds mensjaar) en de
overheadkosten (forfaitair 20% van de personeel- en werkingskosten). De werkingskosten kunnen ook
beperkte onderaannemingen of de afschrijving van uitrustingsgoederen omvatten die noodzakelijk zijn
om het project goed uit te voeren.
De maximaal aanvaardbare begroting werd vastgelegd in bijlage 2 van de overeenkomst. De
aanrekening van de kosten, evenals de kostenverantwoording, dient te beantwoorden aan de normale
standaarden van verifieerbaarheid vanuit de boekhouding van elke contractant. Elke contractant dient
dan ook de specifieke wettelijke regels te volgen die gelden voor zijn organisatie.
De toekenning van steun kan enkel voor kosten die niet reeds gedekt zijn door andere subsidies van de
Vlaamse overheid of van een andere overheid. De begunstigden zullen de ontvangen vergoedingen
enkel benutten voor de uitvoering van het project of de verspreiding van de resultaten. Niet benutte
subsidies of onterecht verkregen subsidies moeten worden terugbetaald.
2. Personeelskosten
Alle personeelsleden die onderzoeksactiviteiten of activiteiten van kennisverspreiding uitvoeren op
het project, en à rato van hun deelname aan het project, kunnen op de projectbegroting ingebracht
worden. Personeel voor ondersteunende taken zoals secretariaat, boekhouding, aankoop, enz... kan
hier niet ingebracht worden (=overheadkosten). Personeelsleden ingezet voor technisch onderhoud
zijn slechts aanrekenbaar voor zover zij taken uitvoeren die noodzakelijk zijn voor de
kennisverruiming, zoals het uitvoeren van testen en gelijkaardige routinematige activiteiten.
Voor onderzoeksinstellingen zoals universiteiten en hogescholen geldt dat enkel personen op een
project gebudgetteerd kunnen worden die niet reeds via andere overheidsbronnen betaald worden
(zoals het Zelfstandig en Assisterend Academisch Personeel aan universiteiten, doctoraatsbeurzen,
onderzoeksmandaten, docenten met een vast contract aan hogescholen,...). Zo kunnen medewerkers
die reeds een verloning krijgen via een andere financieringsbron, enkel “pro-memorie” meewerken
(voor zover de eigendomsrechten van de resultaten niet in het gedrang komen en hun statuut dit
toelaat).
De personeelskosten omvatten de reële brutolonen die uitbetaald worden, de wettelijke
werkgeversbijdragen, de bijdrage voor de wettelijke verzekeringen, elke andere wettelijk verplichte
vergoeding of toelage bij de wedde zoals vakantiegeld, de tussenkomst van de werkgever in de kosten
van het woon-werkverkeer en andere voordelen voor zover die niet afwijken van de normale praktijk
bij de contractant, en die als verloning kunnen beschouwd worden in overeenstemming met de
wetgeving op de directe personenbelasting en de regels van de sociale zekerheid.
Aanvaardbare extra-legale voordelen zijn:

19/22
tussenkomst van de werkgever bij groepsverzekering overeenkomstig de
reglementering betreffende de controle van zulke verzekeringen;
Versie 1.1
HANDLEIDING VERSLAGGEVING LANDBOUWONDERZOEK

maaltijdcheques (maximaal toegelaten patronale tussenkomst);

vrijwillige bijdrage in het woon-werkverkeer, naast het wettelijk
verplichte (abonnementen), en andere terugbetalingen van reiskosten
(rubrieken 14b en c van de fiche 281.10);

aanwending voor persoonlijk gebruik van bedrijfswagens (zoals ingevuld
in vakje 9 c van de fiche 281.10 van de personenbelasting); de
aanwending voor professioneel gebruik maakt deel uit van de “overige
kosten” (indirecte kosten).

aanvullende speciale
(persoonsgebonden).
verzekeringen,
zoals
hospitalisatieverzekering
3. Werkingskosten
Hierbij dient een onderscheid gemaakt tussen de kosten voor werkingsmiddelen enerzijds en de
kosten voor uitrustingsgoederen anderzijds. Ze moeten rechtstreeks ingezet worden voor de uitvoering
van het project, met facturen kunnen gestaafd worden en terug te vinden zijn in de boekhouding. Voor
uitrustingskosten worden enkel afschrijvingen in rekening gebracht.
Werkingskosten kunnen (eventueel proportioneel) volledig op het project ingebracht worden.
Als werkingskosten kunnen bijv. beschouwd worden:

kosten voor verbruikte materialen en hulpmiddelen of grondstoffen,
verbruik van gereedschappen, werkkledij;

projectspecifieke onderaanneming, toelevering van specifieke stukken of
diensten (zoals bijv. standaardtesten, beperkte studies);

IT-kosten zoals gebruikslicenties voor projectspecifieke toepassing
exclusief specifieke licenties die door de aanvrager als duurzame goederen
geboekt worden;

kosten gerelateerd aan octrooien en licenties:
Dit betreft enerzijds de kosten verbonden aan het opzoeken van octrooiinformatie (de stand van de techniek in de octrooiliteratuur; opzoeking
naar de geldig verleende octrooien) en anderzijds de kosten verbonden aan
het nemen van een octrooi m.b.t. de projectresultaten. Beide kosten zijn
werkingskosten in de mate men beroep doet op externe instanties (bv. een
erkend octrooigemachtigde, de Dienst Industriële Eigendom van het
Ministerie van Economische Zaken). In de mate u zelf een aantal
activiteiten uitvoert (opzoekingen, een eerste draft voor octrooiname), kan
het ook gaan om personeelskosten. Op het vlak van de officiële taksen
voor octrooiname worden de jaarlijkse instandhoudingstaksen echter
uitgesloten.
De kosten voor de aankoop van een licentie voor het definitief verwerven
van de eigendom, komen niet in aanmerking.
De kosten van gebruiksrechten (licenties) tijdens de uitvoering van het
project komen echter wel in aanmerking als werkingskosten, voor zover ze
noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het project
20/22
Versie 1.1
HANDLEIDING VERSLAGGEVING LANDBOUWONDERZOEK

kosten voor documentatie, conferenties, reiskosten, test runs,
gespecialiseerde opleidingen, niet-recupereerbare BTW2,...
Uitrustingskosten zijn afschrijvingskosten voor gebruik van apparatuur die noodzakelijk is voor het
project. De aankoop van nieuwe apparatuur kan aanvaard worden onder de projectonkosten, mits een
aanvaardbare verdeelsleutel van deze kosten wordt toegepast en mits er ruimte overblijft voor de
andere onkosten die nodig zijn om het project goed uit te voeren. Het is niet de bedoeling van deze
projecten om zware investeringen te financieren voor basisuitrusting van O&O apparatuur. Deze
kunnen enkel worden ingebracht voorzover effectief relevant voor het betrokken onderzoek en er zich
geen alternatieven voordoen via onderaanneming of door gerichte samenwerking.
Om als uitrustingskosten in aanmerking te komen moeten de uitrustingsgoederen:
-
een verwachte levensduur hebben van tenminste de duur van de
werkzaamheden van het project, of
-
in de inventaris van kapitaalsintensief materiaal worden geplaatst, of
-
volgens de boekhoudkundige conventies en regels als kapitaalskosten
worden geboekt.
Alleen de afschrijvingskost gedurende de duur van het project en evenredig met de bezetting van het
toestel wordt als subsidieerbare projectkost aanvaard.
Een benodigd nieuw apparaat dat hoofdzakelijk tijdens het project zal worden gebruikt, op ± continue
wijze en met een beperkte restwaarde na afloop van het project, kan men volledig in rekening
brengen. Een apparaat dat ook voor andere doeleinden en/of voor langere tijd kan worden benut, zal
men volgens een specifieke regeling in rekening brengen.
Dit afschrijvingsregime moet ook in de boekhouding van de contractant terug te vinden zijn.
4. Overheadkosten
De indirecte of overheadkosten, ook wel vaste kosten genoemd, zijn algemene onkosten die
weliswaar uit de onderzoeksactiviteiten voortvloeien, maar die bv. ofwel niet direct toewijsbaar zijn,
of kosten van algemeen ondersteunende aard betreffen.
Het zijn bv. kosten voor normaal waterverbruik, gas, electriciteit, afschrijving en onderhoud van
gebouwen en meubilair, administratie, secretariaat, algemene directie, algemene opleidingen,
verzekeringen, ...
De indirecte kosten worden steeds forfaitair berekend als 20% van de andere kosten (personeelskosten
+ werkingskosten). Deze kosten moeten op geen enkele wijze verantwoord worden.
2
wordt slechts aanvaard als de betrokken organisatie eerst toepassing heeft gemaakt van de
verschillende mogelijkheden van BTW-recuperatie.
21/22
Versie 1.1
HANDLEIDING VERSLAGGEVING LANDBOUWONDERZOEK
5. Mogelijke aanpassingen
Bij de uitvoering van het project zijn verschuivingen tussen personeels- of verloningscategorieën
mogelijk binnen de grenzen van de globaal aanvaarde personeelskosten. Zo is het bv. mogelijk dat een
senior-onderzoeker, die tijdens de uitvoering van het project onbeschikbaar zou worden, vervangen
kan worden door een grotere menskracht aan junior-onderzoekers.
Eventuele overschotten op de rubriek personeelskosten kunnen mits expliciete goedkeuring van IWTVlaanderen benut worden voor de aanwerving van extra personeel of voor een beperkte
projectverlenging (max. 6-tal maanden). Eventuele tekorten vallen geheel ten laste van de aanvrager.
De inzet van méér mensmaanden dan oorspronkelijk voorzien, kan slechts aanvaard worden voor
zover deze inzet effectief is, leidt tot meer of betere resultaten en voldoende verantwoord geweest is
in de voortgangsverslagen (cfr. prestatietabellen). Uiteraard is het zo dat deze extra mensmaanden
geen aanleiding kunnen geven tot een indirecte verhoging van de aanvaarde werkingskosten.
Een verschuiving van middelen van personeel- naar werkingskosten (of omgekeerd) kan niet
toegestaan worden; evenmin als verschuivingen tussen de budgetten van de partners in een
projectconsortium, tenzij a priori goedgekeurd en duidelijk gerelateerd aan wijzigingen in de
onderlinge taakverdeling.
Budgettaire aanpassingen dienen per afzonderlijke brief aangevraagd te worden, volgens de
modaliteiten beschreven in Hoofdstuk 3.1 “Dringende meldingen”.
22/22
Versie 1.1