3. Documenten bij de opvolging van een collectief project

Handleiding voor verslaggeving van projecten
Collectief Onderzoek
(in het kader van het VIS-programma)
Projecten uit oproep 2006
Inhoudstafel
1.
2.
3.
4.
Inleiding .......................................................................................................................................... 3
1.1
Doelstellingen ......................................................................................................................... 3
1.2
Opbouw van deze handleiding ............................................................................................. 3
1.3
Wijzigingen t.o.v. de vorige versies...................................................................................... 3
1.4
Geldigheid .............................................................................................................................. 3
Documenten bij de start van een collectief project ....................................................................... 4
2.1
Overeenkomst ........................................................................................................................ 4
2.2
Consortiumovereenkomst..................................................................................................... 4
2.3
Medewerkings- of samenwerkingsovereenkomst............................................................... 4
2.4
Reglement van orde van de gebruikerscommissie ............................................................. 5
Documenten bij de opvolging van een collectief project .............................................................. 6
3.1
Meldingen............................................................................................................................... 6
3.2
Voortgangsverslag en verslag gebruikerscommissie ......................................................... 6
3.3
Het jaarlijks financieel overzicht ......................................................................................... 7
3.4
Jaarlijks organisatieverslag ................................................................................................. 8
3.5
Syntheseverslag voor de tussentijdse evaluatie .................................................................. 8
3.6
Eindverslag ............................................................................................................................ 8
3.7
Afsluitdocument .................................................................................................................... 9
3.8
Valorisatiemonitoring en effectenanalyse ........................................................................... 9
Inlichtingen en correspondentie .................................................................................................. 10
Bijlage 1: Financiële verslaggeving .................................................................................................... 11
Bijlage 2: VIS-Kostenmodel ................................................................................................................ 14
Bijlage 3: Reglement van Orde van gebruikerscommissie VIS-Collectief Onderzoek ..................... 18
IWT handleiding verslaggeving VIS-CO
2
1. Inleiding
1.1 Doelstellingen
In deze handleiding vindt u de richtlijnen voor de verslaggeving en rapportering m.b.t. uw project
Collectief Onderzoek uitgevoerd in het kader van de Vlaamse Innovatiesamenwerkingsverbanden.
Deze handleiding is een bijlage van de overeenkomst m.b.t. uw VIS-project Collectief Onderzoek.
Het uiteindelijke doel van de verslaggeving en rapportering is:
 in eerste instantie het optimaal informeren van de leden van het samenwerkingsverband
inzonderheid de leden van de gebruikerscommissie (inclusief IWT);
 in tweede instantie IWT toelaten de uitvoering van het project op te volgen, na te gaan of de
overeenkomst behoorlijk wordt uitgevoerd en de uitbetalingen uit te voeren;
 tenslotte kan u via de rapportering suggesties aan IWT richten om het instrument te verbeteren,
om specifieke acties te ondernemen ter ondersteuning van de samenwerking met andere
initiatieven of om bepaalde coördinatieactiviteiten ter ondersteuning van het programma in te
richten.
1.2 Opbouw van deze handleiding
Eerst worden de verschillende te leveren documenten bij de start en tijdens de uitvoering van een
project collectief onderzoek omschreven. Vervolgens wordt aangegeven waar en wanneer deze
verschillende documenten in de loop van uw project aan bod komen
Niet al de documenten zijn relevant voor al de projecten collectief onderzoek. De voorwaarden voor
de facultatief te leveren documenten worden vermeld bij de beschrijving van de documenten.
1.3 Wijzigingen t.o.v. de vorige versies
Dit is de vijfde versie van de handleiding voor projecten collectief onderzoek kaderend binnen het
VIS-besluit. Bij de oproep 2006 werden t.o.v. vorige oproepen een aantal modaliteiten aangepast,
onder meer in functie van het aangepast VIS-besluit, zoals goedgekeurd door de Vlaamse Regering in
juli 2006.
De belangrijkste wijziging betreft het optrekken van het steunpercentage van 50% naar 80% van de
aanvaarde begroting.
Met betrekking tot de projectbegroting werd het kostenmodel ook grondig aangepast. Dit
kostenmodel is nog steeds gebaseerd op personeelskosten, doch wordt wat de overige kosten betreft
herleid tot een standaardkost per VTE onderzoeker per jaar.
1.4 Geldigheid
Deze handleiding is geldig voor projecten collectief onderzoek van de oproep 2006 (d.w.z. IWTprojectnummers 060855 t.e.m. 060884) en 2007 (d.w.z. IWT-projectnummers 070640 t.e.m. 070673)
ingediend in het kader van het VIS-programma. Bij uitbreiding kunnen alle projectleiders van nog
lopende projecten collectief onderzoek beroep doen op deze geactualiseerde handleiding.
De informatie in deze handleiding is in elk geval ondergeschikt aan de bepalingen opgenomen in de
overeenkomst.
IWT handleiding verslaggeving VIS-CO
3
2. Documenten bij de start van een collectief project
IWT
Overeenkomst
Reglement
van Orde
VIS
Consortiumovereenkomst
Medewerkingsovereenkomst
Gebruikerscommissie
Uitvoerder
2.1 Overeenkomst
De IWT-overeenkomst beschrijft de contractuele modaliteiten van het project. De overeenkomst
wordt door IWT opgemaakt op basis van een standaardovereenkomst waarin projectspecifieke
elementen worden opgenomen.
De overeenkomst wordt door de vertegenwoordiger van het innovatiesamenwerkingsverband en door
het
IWT
ondertekend.
Ook
vertegenwoordigers
van
eventuele
medeaanvragende
samenwerkingsverbanden ondertekenen mee de overeenkomst als begunstigde. Indien het VIS beroep
doet op een externe uitvoerder dan ondertekent ook deze de overeenkomst.
2.2 Consortiumovereenkomst
Indien het aanvragende VIS bestaat uit een groep van bedrijven en niet als groep beschikt over een
rechtspersoonlijkheid (VZW, NV, ...) dan dienen de leden van het VIS een consortiumovereenkomst
te sluiten.
De consortiumovereenkomst beschrijft de rechten en plichten van de leden van het VIS voor het
betreffende project collectief onderzoek.
Tevens duiden de leden van het VIS in deze consortiumovereenkomst de vertegenwoordiger (met
rechtspersoonlijkheid) aan die gerechtigd is het VIS te vertegenwoordigen en met wie IWT de
overeenkomst voor het project zal afsluiten. De consortiumovereenkomst legt het mandaat van de
vertegenwoordiger vast.
2.3 Medewerkings- of samenwerkingsovereenkomst
Indien het aanvragende VIS de uitvoering van het project geheel of gedeeltelijk uitbesteedt aan een
derde partij (uitvoerend technologisch kenniscentrum), dan dient hiervoor een
medewerkingsovereenkomst opgesteld. De medewerkingsovereenkomst regelt de afspraken tussen
het aanvragende VIS en uitvoerend kenniscentrum.
Deze medewerkingsovereenkomst en elke wijziging ervan dient te worden goedgekeurd door IWT.
Indien het aanvragende VIS samenwerkt met een andere VIS, dient tussen beide een
samenwerkingsovereenkomst te worden opgesteld.
Deze samenwerkingsovereenkomst en elke wijziging ervan dient te worden goedgekeurd door IWT.
IWT handleiding verslaggeving VIS-CO
4
2.4 Reglement van orde van de gebruikerscommissie
De begunstigde van het project collectief onderzoek is verplicht voor de opvolging en het beheer van
het project een gebruikerscommissie op te richten.
Deze gebruikerscommissie mag evenwel samenvallen met het statutair beheersorgaan van de
rechtspersoon die samenvalt met het VIS, of met de gebruikerscommissie of begeleidingscomités van
andere projecten, voor zover zinvol en relevant.
De samenstelling van de gebruikerscommissie dient representatief te zijn voor het
samenwerkingsverband en dient in het bijzonder het kmo-karakter van het project te weerspiegelen.
IWT volgt als waarnemer de bijeenkomsten van deze gebruikerscommissie.
Indien het beheersorgaan van het aanvragende VIS zelf instaat voor het dagelijks beheer, dan zijn de
waarnemers van IWT aanwezig in dit beheersorgaan en fungeert dit beheersorgaan als
gebruikerscommissie
Na een startvergadering (optioneel) bij het begin van het project dient de gebruikerscommissie
gemiddeld om de 6 maanden bijeen te komen om de voortgang van het project te bespreken. De data
van deze vergadering dienen tijdig (minstens een maand op voorhand in onderling overleg) te worden
vastgelegd en via een uitnodiging te worden bekendgemaakt aan de betrokkenen, incl. de IWTadviseur die het project mee opvolgt als waarnemend lid van de gebruikerscommissie.
Om de taak en werking van de gebruikerscommissie en de rechten en plichten van de leden ervan te
verduidelijken, dient een reglement van orde opgesteld dat door elk effectief lid van de
gebruikerscommissie moet worden ondertekend.
Door IWT wordt een standaard Reglement van Orde voorgesteld (zie bijlage 3). Een afwijkend
reglement van orde kan evenwel door het samenwerkingsverband worden voorgesteld en dient eerst
ter goedkeuring voorgelegd te worden aan IWT. In het bijzonder vermeldt het reglement van orde de
verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de gebruikerscommissie, als ‘klankbord’ voor de
opvolging van de projectvooruitgang en rapportering, samenstelling en praktische werking, en
deontologische aspecten (IPR, gebruik van projectresultaten e.d.).
De voorzitter van deze gebruikerscommissie leidt deze bijeenkomst en zorgt voor de praktische
organisatie en de verslaggeving.
De aanvrager dient te kunnen aantonen dat de leden van de gebruikerscommissie dit reglement van
orde hebben goedgekeurd en ondertekend. Dit is trouwens een voorwaarde voor de uitbetaling van de
tweede schijf.
IWT handleiding verslaggeving VIS-CO
5
3. Documenten bij de opvolging van een collectief project
3.1 Meldingen
Het VIS dient IWT onmiddellijk de voortijdige beëindiging van het project te melden. Volgende
aangelegenheden dienen gemeld te worden bij het eerstvolgende voortgangsverslag na het voordoen
van de feiten :
 elke wijziging in de samenwerking met de UITVOERDER;
 elke wijziging aan de MEDEWERKINGSOVEREENKOMST of SAMENWERKINGSOVEREENKOMST;
 elke wijziging aan de inrichting en samenstelling van de GEBRUIKERSCOMMISSIE;
 elke gebeurtenis of omstandigheid die de planning van de uitvoering van het PROJECT ernstig in
het gedrang brengt;
 elke cumulatie met andere steun;
 elke gebeurtenis of omstandigheid die de realisatie van de PROJECTRESULTATEN, de
EFFECTEN en/of de ononderbroken en zorgvuldige uitvoering van de OVEREENKOMST door
de BEGUNSTIGDE in gevaar kan brengen.
Meldingen met bijzondere draagwijdte dienen voldoende duidelijk en expliciet verantwoord te
worden in het voortgangsverslag.
Ook volgende wijzigingen aan het project dienen expliciet in het voortgangsverslag vermeld te
worden:
 wijzigingen aan het werkplan, zonder invloed op het te realiseren innovatiedoel;
 personeelswijzigingen (projectleider en sleutelpersonen);
 beperkte budgetverschuivingen tussen kostenrubrieken;
 ....
3.2 Voortgangsverslag en verslag gebruikerscommissie
Het verslag van de vergadering van de gebruikerscommissie wordt aan de leden van de
gebruikerscommissie en de vertegenwoordiger toegestuurd (inclusief o.m. aanwezigheidslijst).
Door de projectuitvoerder(s) wordt, ter gelegenheid van de bijeenkomst van de gebruikerscommissie,
6-maandelijks een beknopt voortgangsverslag opgemaakt. Dit verslag wordt besproken en
geamendeerd door de gebruikerscommissie, en wordt in zijn goedgekeurde vorm gehecht aan het
verslag van de vergadering, dat ook aan IWT (tevens lid van de gebruikerscommissie) bezorgd wordt
(binnen de maand na de vergadering).
Het voortgangsverslag heeft tot doel de leden van de gebruikerscommissie, de leden van het
samenwerkingsverband en IWT te informeren over de status van het project. De verslaggeving is
samenvattend en gestructureerd. Als bijlage aan het verslag kunnen kopieën van relevante
documenten (publicaties, folders, proceedings, rapporten,...) worden toegevoegd.
Het doel van het voortgangsverslag is zowel de technisch-wetenschappelijke vorderingen als de
organisatorische aspecten van het project te kunnen opvolgen. Hiertoe moet het verslag minstens de
volgende zaken vermelden:
IWT handleiding verslaggeving VIS-CO
6

Uitvoering over de voorbije periode: geef per werkpakket, zoals vermeld in het goedgekeurde
project, een korte beschrijving van de uitgevoerde activiteiten, de inzet van personeel, de bereikte
resultaten en eventuele afwijkingen in de planning met hun invloed op de aanpak. Verwijs hierbij
naar de (tussen)resultaten en mijlpalen zoals vermeld in de goedgekeurde planning. Tevens dient
verantwoord te worden waarom eventueel van het werkplan, zoals het werd ingediend en
goedgekeurd voor steunverlening, werd afgeweken. Technische details horen thuis in een
eventuele bijlage, maar zijn niet vereist.

Invloed op het innovatiedoel: bespreek hoe het verloop van de projectuitvoering het bereiken van
het innovatiedoel kan beïnvloeden. Vermeld hierbij zowel eventuele technische en economische
problemen (technische moeilijkheden, veranderingen in de markt, gewijzigde strategie,...), als
organisatorische problemen, als wijzigingen in valorisatieperspectieven.

Verdere planning van het project: vermeld en motiveer belangrijke wijzigingen in aanpak,
planning en/of organisatie t.o.v. het goedgekeurde project.

Meldingen (zie 3.1).
Indien nuttig kunnen een aantal bijlagen aan het verslag worden toegevoegd, bvb. beschrijving van
technische details of kopieën van publicaties, folders, een abstract van een octrooi, het jaarrapport van
het bedrijf wanneer de projectresultaten er een belangrijke plaats in innemen,...
Het spreekt voor zich dat in functie van het tijdstip van de vergadering van de gebruikerscommissie
i.p.v. het voortgangsverslag het syntheseverslag (na 21 maand) of eindverslag voorgesteld en als
bijlage aan de notulen meegestuurd worden.
3.3 Het jaarlijks financieel overzicht
Jaarlijks wordt aan IWT een financieel overzicht bezorgd van de gemaakte kosten voor het project. De
overmaking van dit financieel overzicht leidt tot de uitbetaling van de volgende schijf (voor zover aan
de eventuele andere voorwaarden voldaan is).
De financiële verslaggeving heeft als voornaamste doel de verantwoording van kosten in relatie met
de toegekende steun. Tevens zal het financieel eindverslag, in relatie met het eindverslag, toelaten de
definitieve steun te bepalen. Daartoe bevat elk financieel verslag minimum een kostenstaat van de
personeelskosten en een overzicht van de overige kosten. Hieronder wordt een overzicht van de
financiële verslaggeving gegeven, de details worden besproken in bijlage 1. Het VIS-kostenmodel is
terug te vinden in bijlage 2.
De basis van elk financieel verslag zijn de personeelskosten. Ze moeten steeds (jaarlijks)
verantwoord kunnen worden, zowel naar geleverde prestaties op het project (op vraag te bewijzen
d.m.v. een personeelsregister of een equivalent hiervan in de boekhouding), als naar uitgevoerde
betalingen (op vraag te bewijzen d.m.v. loonfiches en eventuele andere documenten voor extralegale
voordelen). Hiervoor wordt een kostenstaat toegevoegd met per naam een vermelding van het reële
aan het project bestede aantal mensmaanden en de bijbehorende kosten.
De ‘overige projectkosten’ bestaan enerzijds uit de directe kosten voor werkingsmiddelen en
uitrustingsgoederen, en anderzijds uit indirecte kosten, zijnde algemene kosten die weliswaar uit de
onderzoeksactiviteiten voortvloeien, maar die ofwel niet direct toewijsbaar zijn of kosten die van
algemeen ondersteunende aard zijn. Deze directe en indirecte kosten worden berekend als een
standaardkost, per voltijds equivalent (VTE) onderzoeker per jaar. Deze standaardkost bedraagt
maximum 37.500 EUR, en kan in een aantal gevallen verhoogd worden tot maximum 50.000 EUR
(zie bijlage 2). Ook deze kosten moeten steeds verantwoord kunnen worden.
Wanneer het project als Vlaams luik deel uitmaakt van een CORNET-project kan de totale
projectbegroting met 5% verhoogd worden.
IWT handleiding verslaggeving VIS-CO
7
Indien van toepassing, bevat elk financieel verslag verder een bewijs dat alle doorbetalingen van
steun aan partners, die minstens 3 maand voor de datum van verslaggeving moesten gebeuren,
effectief zijn uitgevoerd en dit conform de medewerkingsovereenkomst met deze partners.
3.4 Jaarlijks organisatieverslag
Ieder jaar maakt het VIS voor de gehele organisatie een algemeen verslag en beleidsplan op en
bezorgt het dit samen met het financieel jaaroverzicht aan IWT. Dit jaarverslag is nevenschikkend aan
het voortgangsverslag en bevat volgende onderdelen:

het jaarverslag van het VIS en beleidsplan met daarin een duidelijke situering van het project
collectief onderzoek;

het financiële jaaroverzicht, zijnde een globaal overzicht van de financiële toestand van het VIS
(balans en resultatenrekening).
Indien het VIS meerdere projecten uitvoert in het kader van het VIS-programma dan dient slechts
één organisatieverslag per jaar ingediend, waarin de verschillende VIS-projecten aan bod komen.
Voor dit organisatieverslag kan beroep gedaan worden op reeds bestaande documenten die aan een
algemene vergadering of bestendig comité of ander statutair orgaan van de organisatie worden
voorgelegd (bvb. begroting met toelichting kan dienen als beleidsplan).
3.5 Syntheseverslag voor de tussentijdse evaluatie
Ieder project collectief onderzoek met een duur van vier jaar wordt naar het einde van het tweede
projectjaar tussentijds geëvalueerd. Deze tussentijdse evaluatie kan leiden tot aanbevelingen of
bijsturingen aan het project en in het ergste geval tot vroegtijdige stopzetting van het project. De
beslissing m.b.t. de tussentijdse evaluatie wordt per aangetekende brief aan de vertegenwoordiger
meegedeeld. Projecten met een negatieve evaluatie kunnen desgewenst een herwerkte aanvraag
indienen voor de volgende oproep voor projecten collectief onderzoek.
Om deze evaluatie tijdig uit te kunnen voeren, zullen de aanvragers 21 maanden na de start van het
project een syntheseverslag indienen waarin de status van het project, de geleverde inspanningen en
de reeds bereikte resultaten beschreven worden (opbouw analoog aan voortgangsverslag), evenals de
stand van zaken en vooruitzichten omtrent implementatie van deze resultaten in innovatietoepassingen
bij de doelgroep (valorisatie). Bijsturingen aan de initiële doelstellingen van het project en van het
werkplan worden duidelijk gemotiveerd.
3.6 Eindverslag
Op het einde van het project wordt een eindverslag opgemaakt, waarin o.m. de resultaten van het
onderzoek, de stand van zaken en de vooruitzichten omtrent implementatie van deze resultaten in
innovatietoepassingen bij de doelgroep. Het technisch-wetenschappelijk deel van het eindverslag is
uitgebreider dan een voortgangsverslag en is een samenvatting van het volledige project.
Tevens dient een valorisatieverslag te worden opgesteld. Het doel van het valorisatieverslag is om na
afloop van het project op te volgen in hoeverre de verwachtingen of resultaten m.b.t. de meerwaarde
bij de doelgroep (zoals vermeld in de aanvraag) gerealiseerd werden of zullen worden.
Het bevat in alle geval:
1. een beschrijving van de evolutie van het valorisatieperspectief t.o.v. het perspectief geschetst van
de aanvraag. Deze vergelijking dient zo kwantitatief mogelijk te zijn en gesitueerd binnen de
technologische en commerciële evolutie van de doelgroep en dient toe te laten het
valorisatiepotentieel goed in te schatten;
IWT handleiding verslaggeving VIS-CO
8
2. per VIS een lijst van de verwachte commerciële en overige resultaten (bvb. nieuwe producten,
processen en diensten, publicaties, patenten, samenwerkingsovereenkomsten, ecologische
voordelen, realisaties en omzet, enz.) en van activiteiten die tot doel hebben deze resultaten te
valoriseren bij de doelgroep (bvb. verder onderzoek, TIS-projecten, activiteiten van
kennisoverdracht, enz.);
3. een beschrijving van de stappen die het VIS en zijn eventuele partners hebben ondernomen of
zullen ondernemen om de projectresultaten nationaal en internationaal juridisch te beschermen
(d.m.v. intellectuele eigendomsrechten zoals octrooien en handelsmerken of door geheimhouding
of ‘black box’,...).
3.7 Afsluitdocument
Op het einde van het project wordt een afsluitdocument opgesteld waarin een samenvatting van de
projectresultaten opgenomen is en een opsomming gegeven wordt van verdere acties voor valorisatie
van de resultaten. Hierbij zal de concrete inhoudelijke invulling van een effectenanalyse d.m.v.
effectindicatoren afgesproken worden.
Het VIS zal tevens een overzicht van de resultaten beschikbaar stellen op de IWT-website
(www.iwt.be)
3.8 Valorisatiemonitoring en effectenanalyse
Op expliciete vraag van IWT dient het VIS een bijkomend valorisatieverslag in aan het eind van de
periode van drie en/of vijf jaar na het einde van het project. Dit verslag bevat de elementen vermeld in
3.6.
Zelfs indien geen bijkomend valorisatieverslag wordt vereist na het einde van het project, zal u
gevraagd worden een inlichtingenfiche inzake de evolutie van de valorisatie (effectenanalyse) in te
vullen 3 jaar en 5 jaar na het einde van het project.
Deze inlichtingenfiches worden u door IWT overgemaakt. Deze inlichtingen zijn vereist voor IWT
m.b.t. de monitoring en algemene verantwoording van publieke steunmiddelen.
IWT handleiding verslaggeving VIS-CO
9
4. Inlichtingen en correspondentie
Voor bijkomende inlichtingen in verband met deze handleiding en de toepassing ervan kan men
contact opnemen met:
IWT
VIS-programma Collectief Onderzoek
Tel.: 02/432.42.76 (Ria Bruynseels)
Fax: 02/432.43.99
e-mail: [email protected]
IWT handleiding verslaggeving VIS-CO
10
Bijlage 1: Financiële verslaggeving
De financiële verslaggeving heeft als voornaamste doel de verantwoording van de kosten die in het
kader van het project gemaakt worden.
Na elk projectjaar wordt een financieel verslag opgesteld met een overzicht van de kosten gemaakt
tijdens het voorbije jaar. Het jaarlijks financieel verslag bevat minimum voor elke partner afzonderlijk
(zoals aangegeven in bijlage II van de overeenkomst) een kostenstaat van de personeelskosten en de
overige kosten (standaardkost, per VTE onderzoeker). De tussentijdse financiële verslagen hebben
geen impact op de schijven die worden uitbetaald, tenzij er redenen zijn tot herziening van de steun.
Op het einde van het project wordt een financieel eindverslag over de volledige projectperiode
ingediend. Op basis van het financieel eindverslag wordt, in relatie met het activiteitenverslag, de
definitieve steun bepaald.
Rapportering van de personeelskosten
De ‘kostenstaat personeel’ is een overzichtstabel van de reële personeelskosten, m.a.w. een
geactualiseerde lijst van gegevens. De lijst van personeel is in dit stadium volledig gedetailleerd per
naam, met een vermelding van het reële aan het project bestede aantal mensmaanden per
personeelslid, en de bijhorende kosten.
Een kostenstaat personeel na één jaar werking ziet er dan als volgt uit:
KOSTENSTAAT PERSONEEL
naam
code periode
personeelsactief op
lid
het
project
Persoon 1
Persoon 2
Persoon 3
A
C
C
8 mnd
4 mnd
5 mnd
% bezetting
op het
project
aantal
aangerekende
mensmaanden
50 %
75 %
80 %
TOTAAL
jaarlijkse loonkost
zonder
extralegale
voordelen
4 mm € 76.850,00
3 mm € 56.390,00
4 mm € 60.883,00
ingebrachte
kost
extralegale
voordelen
€ 1.560,00
€ 1.200,00
€ 820,00
€ 26.136,67
€ 14.397,50
€ 20.567,67
€ 61.101,84
11 mm
De lettercode in de tweede kolom van bovenstaande tabel geeft de kwalificatie van de ingezette
personeelsleden weer. De volgende codes worden gehanteerd:
A’
projectleider
A
dr./ir.
IWT handleiding verslaggeving VIS-CO
B
licentiaat
C
ing.
D
A1
E
A2
F
A3/A4
11
In het financieel eindverslag wordt naast de details voor het laatste projectjaar tevens een overzicht
gegeven van de ingebrachte personeelskosten voor het volledige project. Voor een project met een
looptijd van 2 jaar wordt dit:
OVERZICHT PERSONEELSKOSTEN
Naam personeelslid
Aantal mensmaanden
jaar 1
jaar 2
totaal
Persoon 1
Persoon 2
Persoon 3
...
mm
TOTAAL
Ingebrachte kost
jaar 1
jaar 2
Totaal
€
Rapportering van de overige kosten
Hier geeft u per partner een jaarlijks overzicht van het aantal onderzoekers, de hiermee gepaarde
gaande loonkost en de gerelateerde standaardkost die max. 37.500 EUR (uitzonderlijk 50.000 EUR)
per VTE onderzoeker bedraagt. Bij de indiening van de standaardwerkingskost moet een onderscheid
gemaakt worden tussen directe en indirecte (algemene) werkingskosten. De facturen en bewijsstukken
van de werkingskosten dienen niet meegestuurd te worden, maar kunnen steekproefsgewijs
opgevraagd worden door IWT.
Een kostenstaat overige kosten na één jaar werking ziet er dan als volgt uit:
OVERZICHT OVERIGE KOSTEN
Naam partner
# mm onderzoeker
Loonkost
onderzoeker (€)
Standaardkost (€ 37.500/VTE)
Directe kost
Indirecte kost
Partner 1
Partner 2
…
TOTAAL
IWT handleiding verslaggeving VIS-CO
12
Rapportering van de totale kostenstaat
Samen met het financieel eindverslag wordt een ‘totale kostenstaat’ ingediend. Deze kostenstaat geeft
per partner een overzicht van alle ingebrachte kosten, aangevuld met een verklaring op eer door de
rechtsgeldige vertegenwoordiger van de instelling volgens onderstaand formaat.
Naam van instelling:
Rechtsgeldige vertegenwoordiger:
Nummer van de overeenkomst:



Relatie met het project: (mede)aanvragend collectief centrum / onderzoekspartner
Kostenstaat voor de periode van:
<datum> tot <datum>
omschrijving
bedrag
jaar 1
bedrag
jaar 2
bedrag
TOT
Personeelskosten
Overige kosten
€
€
€
€
€
€
TOTAAL PROJECT
€
€
€
Echt en conform verklaard, afgesloten op de som van <bedrag in letters> euro.
Naam rechtsgeldige vertegenwoordiger bevestigt dat alle hierboven vermelde
uitgaven werkelijk betaald zijn in functie van het betreffende onderzoek.
Datum : 
Handtekening : 
De rechtsgeldige vertegenwoordiger,
IWT handleiding verslaggeving VIS-CO
13
Bijlage 2: VIS-Kostenmodel
Basisprincipes
Het kostenmodel is gebaseerd op de volgende principes:
De aanvaardbare personeelskosten vormen de basis. Ze moeten steeds na het project verantwoord
kunnen worden, zowel naar geleverde prestaties op het project, als naar uitgevoerde betalingen. De
‘overige projectkosten’ bestaan enerzijds uit de directe kosten voor werkingsmiddelen en
uitrustingsgoederen, en anderzijds uit indirecte kosten, zijnde algemene kosten die weliswaar uit de
onderzoeksactiviteiten voortvloeien, maar die ofwel niet direct toewijsbaar zijn of kosten die van
algemeen ondersteunende aard zijn.
De directe en indirecte kosten worden berekend als een standaardkost, per voltijds equivalent
(VTE) onderzoeker per jaar. Deze standaardkost bedraagt 37.500 EUR, en kan in een aantal gevallen
verhoogd worden tot 50.000 EUR (zie verder). Ook deze kosten moeten steeds verantwoord kunnen
worden.
Personeelskosten
In aanmerking komend personeel
Alle personeelsleden die onderzoeksactiviteiten uitvoeren op het project, en à rato van hun deelname
aan het project, kunnen op de projectbegroting ingebracht worden. Met onderzoeksactiviteiten wordt
bedoeld de activiteiten die bijdragen tot de kennisverwerving of –uitbreiding. Deze personen kunnen
binnen het project echter ook ingezet worden voor kennisverspreiding en kennistransfer.
Personeel voor ondersteunende taken zoals secretariaat, boekhouding, aankoop, enz. kan hier niet
ingebracht worden. Personeelsleden ingezet voor productie of technisch onderhoud zijn slechts
aanrekenbaar voor zover zij taken uitvoeren die noodzakelijk zijn voor de kennisverruiming, zoals het
uitvoeren van testen en gelijkaardige activiteiten. Algemeen leidinggevend en toezichthoudend
personeel wordt niet tot het directe personeel gerekend.
Voor onderzoeksinstellingen, zoals universiteiten en hogescholen, geldt dat enkel personen op een
project gebudgetteerd kunnen worden die niet reeds via andere overheidsbronnen betaald worden
(zoals het Zelfstandig en Assisterend Academisch Personeel aan universiteiten, doctoraatsbeurzen,
onderzoeksmandaten, ..., docenten met een vast contract aan hogescholen). Het betreft tijdelijk
personeel, bursalen of personeel met een contract van onbepaalde duur dat geen leidinggevende
verantwoordelijkheden heeft.
Zo kunnen medewerkers die reeds een verloning krijgen via een andere financieringsbron, enkel promemorie meewerken (voor zover de eigendomsrechten van de resultaten niet in het gedrang komen en
hun statuut dit toelaat). In bepaalde gevallen echter, indien hun directe inzet substantieel en
noodzakelijk is, kan het equivalent aantal mensmaanden vergoed worden van een vervanger die
aangeworven is/wordt voor hun normale (bvb. onderwijs-)taken. Dit dient uitdrukkelijk vermeld en
gemotiveerd te worden. Bij elke ‘vervanger’ zal uitdrukkelijk worden aangegeven welke personen en
welke mensmaanden daardoor op het project kunnen ingezet worden.
Wat wordt bedoeld met personeelskosten
De personeelskosten omvatten de reële brutolonen die uitbetaald worden, de wettelijke
werkgeversbijdragen, de bijdrage voor de wettelijke verzekeringen, elke andere wettelijk verplichte
vergoeding of toelage bij de wedde zoals vakantiegeld, de tussenkomst van de werkgever in de kosten
van het woon-werkverkeer en andere voordelen voor zover die niet afwijken van de normale praktijk
bij de contractant, en die als verloning kunnen beschouwd worden in overeenstemming met de
wetgeving op de directe personenbelasting en de regels van de sociale zekerheid.
IWT handleiding verslaggeving VIS-CO
14
Aanvaardbare extralegale voordelen zijn:

tussenkomst van de werkgever bij groepsverzekering overeenkomstig de reglementering
betreffende de controle van zulke verzekeringen;

maaltijdcheques (maximaal toegelaten patronale tussenkomst);

vrijwillige bijdrage in het woon-werkverkeer, naast het wettelijk verplichte (abonnementen), en
andere terugbetalingen van reiskosten (rubrieken 14b en c van de fiche 281.10);

aanwending voor persoonlijk gebruik van bedrijfswagens (zoals ingevuld in vakje 9c van de fiche
281.10 van de personenbelasting); de aanwending voor professioneel gebruik maakt deel uit van
de ‘overige kosten’ (indirecte kosten)1;

aanvullende speciale verzekeringen, zoals hospitalisatieverzekering (persoonsgebonden).
Bij de projectbegroting zal per partner een lijst toegevoegd worden van de toegepaste extralegale
voordelen. Ze hoeven niet afzonderlijk begroot te worden, wel per partner.
De raad van bestuur van het IWT kan andere extralegale voordelen aanvaarden. In dat geval zullen
deze voordelen ook algemeen geldig en aanvaardbaar worden verklaard en tevens opgenomen in
latere versies van het kostenmodel.
Er dient opgemerkt dat de belastingvrije alternatieve beloningsvorm, de zgn. ‘kosten eigen aan de
werkgever’, niet aanvaard worden als personeelskosten. Dergelijke kosten, vrijgesteld van sociale
zekerheidsbijdrage, dienen als terugbetaling van verblijfskosten in binnen- en buitenland,
representatiekosten, kosten voor het gebruik van een bureel thuis, kosten voor telefoon of voor
vakliteratuur, ... Deze kosten worden door IWT aanvaard als indirecte kosten (zie verder).
Categorieën en barema’s
Het aan het project deelnemende personeel kan tot verschillende categorieën behoren, naargelang zijn
opleiding, positie of ervaring (bvb. projectleider, onderzoeker, technieker, ...). Er worden geen
specifieke maximale barema's opgelegd voor de verschillende categorieën. Sleutelpersonen (d.w.z.
personeel dat onmisbaar is voor de goede uitvoering van het project) dienen op de begroting specifiek
vermeld te worden. Voor de anderen, zoals techniekers, laboranten, operators,... moet u geen
detaillering per personeelslid geven, maar de totale bezetting en een realistische kost.
Bij de uitvoering van het project zijn verschuivingen tussen personeels- of verloningscategorieën
mogelijk binnen de grenzen van de globaal aanvaarde personeelskosten, en mits het globaal aantal
aanvaarde mensmaanden voor het project in zijn geheel met niet meer dan 10% wijzigt. Zo is het bvb.
mogelijk dat een senior-onderzoeker, die tijdens de uitvoering van het project onbeschikbaar zou
worden, vervangen kan worden door een grotere menskracht aan junior-onderzoekers.
Voor zover vastgelegd zal een universiteit personeelsleden verlonen volgens de wettelijk opgelegde
barema’s.
Retraceerbaarheid
Het algemeen principe is dat de realiteit van de personeelsinzet en dus de kosten retraceerbaar moeten
zijn. Dit kan gebeuren via een algemeen gebruikt kostenplaatsensysteem bij de uitvoerder(s).
Dergelijk systeem is evenwel niet verplicht, maar indien het niet aanwezig is, kan een
projectspecifieke registratie toegepast worden.
1 Onder de personeelskosten kan dus enkel het extralegaal voordeel van een bedrijfswagen worden ingebracht a rato van het
fiscaal voordeel zoals het ook op de loonfiches wordt aangegeven. Concreet betekent dit dat kosten zoals verzekeringen,
autotaksen, all-in leasingcontracten, tankkaarten enz. onder indirecte kosten vallen.
IWT handleiding verslaggeving VIS-CO
15
Overige projectkosten
De ‘overige projectkosten’ bestaan enerzijds uit de directe kosten voor werkingsmiddelen en
uitrustingsgoederen, en anderzijds uit indirecte kosten, zijnde algemene kosten die weliswaar uit de
onderzoeksactiviteiten voortvloeien, maar die ofwel niet direct toewijsbaar zijn of kosten die van
algemeen ondersteunende aard zijn.
Standaardkost
De directe en indirecte kosten worden berekend als een standaardkost, per voltijds equivalent (VTE)
onderzoeker. Deze standaardkost bedraagt maximaal 37.500 EUR. In een aantal gevallen kan deze
standaardkost evenwel verhoogd worden tot maximaal 50.000 EUR. Dit wordt aangevraagd bij
indiening van de projectvoorstellen.
Hiervoor moet voldaan worden aan twee voorwaarden:

de organisatie is door IWT erkend als kenniscentrum (geaccrediteerd kenniscentrum);

de organisatie kan aantonen dat de jaarlijkse structurele inkomsten (dotatie, statutair lidgeld of
gelijkwaardig) niet meer dan 25% van de jaaromzet bedragen.
Voor universiteiten en hogescholen wordt de standaardkost evenwel steeds beperkt tot maximum
37.500 EUR.
Organisaties die wel erkend zijn als geaccrediteerd kenniscentrum en bij minstens 2 steunbare VISprojecten als uitvoerder betrokken zijn, kunnen, indien zij niet aan de tweede voorwaarde voldoen,
een alternatieve bewijsvorming indienen. Hierbij moet aangetoond worden dat het deel van de
werkings- en overheadkosten per productieve VTE, die niet via structurele inkomsten gecompenseerd
worden, meer dan 37.500 EUR bedragen. Dit bedrag kan dan aangevraagd worden als standaardkost,
met een maximum van 50.000 EUR.
Deze standaardkosten kunnen enkel aangevraagd worden voor personeel dat rechtstreeks bijdraagt tot
de kennisverwervende en/of kennisverspreidende activiteiten in het onderzoek. Voor personeelsleden
die ondersteunende activiteiten uitvoeren (laboranten, technici,…) kunnen enkel personeelskosten, en
geen overige projectkosten ingebracht worden.
De modaliteiten i.v.m. erkenning als geaccrediteerd kenniscentrum zijn vermeld op de website van
IWT, onder het KMO-programma: http://www.iwt.be/programma/kmo-programma.
In het geval van een niet-Vlaams kenniscentrum wordt de structurele dotatie door de plaatselijke
(buitenlandse) overheid beschouwd. In geval van onduidelijkheid zal deze regel door IWT
geëvalueerd worden.
Wat zijn directe en indirecte kosten
De directe kosten bestaan enerzijds uit de kosten voor werkingsmiddelen (werkingskosten) en
anderzijds uit de kosten voor uitrustingsgoederen (uitrustingskosten). Ze moeten rechtstreeks ingezet
worden voor de uitvoering van het project, met facturen kunnen gestaafd worden en terug te vinden
zijn in de boekhouding. De directe kosten zijn kosten waar reële uitgaven tegenover staan en die
rechtstreeks voortvloeien uit de activiteiten van het VIS-project. Anders gezegd, indien deze
activiteiten worden stopgezet, verdwijnen de ermee verbonden kosten. Voorbeelden van
werkingskosten zijn o.a. kosten voor verbruikte materialen en grondstoffen, onderaannemingen,
reiskosten, conferenties, enz. Uitrustingskosten zijn afschrijvingskosten voor gebruik van apparatuur
die noodzakelijk is voor het project.
De indirecte kosten, ook wel vaste kosten of ‘overhead’ genoemd, zijn algemene onkosten die
weliswaar uit de onderzoeksactiviteiten voortvloeien, maar die bvb. ofwel niet direct toewijsbaar zijn,
of kosten van algemeen ondersteunende aard betreffen. Het zijn bvb. kosten voor normaal
waterverbruik, gas, elektriciteit, afschrijving en onderhoud van gebouwen en meubilair, administratie,
secretariaat, algemene directie, algemene opleidingen, verzekeringen, ... (zie ook bovenvermelde
opmerking over ‘kosten eigen aan de werkgever’).
IWT handleiding verslaggeving VIS-CO
16
De indirecte of overheadkosten zijn eerder die kosten die aan de organisatie waarin de onderzoeker
tewerkgesteld wordt, zijn verbonden. Er is in de praktijk geen maximaal percentage voor deze
indirecte en overheadkosten. De werkingskosten moeten vanaf heden door de contractant zelf worden
opgesplitst in directe en indirecte (algemene) werkingskosten2.
Zowel de directe als de indirecte kosten moeten ex-post kunnen worden gestaafd met onderbouwende
documenten. De facturen en bewijsstukken van deze kosten dienen niet meegestuurd te worden, maar
kunnen steekproefsgewijs opgevraagd worden door IWT.
Bijzondere modaliteiten
Wanneer het project als Vlaams luik deel uitmaakt van een CORNET-project kan de totale
projectbegroting met 5% verhoogd worden.
Verschuivingen
Verschuivingen tussen personeels- en werkingskosten bij één partner of kostenverschuivingen tussen
partners onderling worden niet toegestaan.
Verantwoording van de kosten
De personeelskosten moeten steeds verantwoord kunnen worden, op basis van de projectbezetting en
de reële kosten (te retraceren via een personeelsregistratie of een adequate
projectkostenboekhouding). De standaarkost (directe en indirecte kosten) moet steeds verantwoord
kunnen worden.
Algemeen niet in aanmerking komende kosten
Hieronder worden een aantal kosten opgesomd die door IWT niet aanvaard worden voor steun:

kosten die reeds via andere overheidsmiddelen gefinancierd worden: o.m. door de Vlaamse en
federale overheid, maar ook door de EU, ESA, ...;

winstopslag bij transacties binnen een groep en tussen partners, o.m. bij het toepassen van
transferprijzen tussen vestigingen van bedrijven, ...;

kosten in verband met marketing, commerciële reclame, distributie en verkoop;

kosten voor proefseries en veldtesten die verder strekken dan de testen bedoeld voor het
inschatten van technische risico’s;

voorzieningen voor eventuele toekomstige verliezen, verplichtingen, gerechtelijke geschillen en
boetes, belastingen;

interesten;

oninbare vorderingen;

kosten in verband met andere projecten die door derden worden gefinancierd.
2 Het VIS-besluit geeft wel 50% van de personeels- en werkingskosten op als bovengrens voor de indirecte kosten.
IWT handleiding verslaggeving VIS-CO
17
Bijlage 3: Reglement van Orde van gebruikerscommissie
VIS-Collectief Onderzoek
1.
Verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de gebruikerscommissie
 De gebruikerscommissie ondersteunt het samenwerkingsverband in de uitvoering van het
project en de valorisatie ervan. Ze ziet er op toe dat de concrete uitvoering van het project
optimaal afgestemd wordt op de noden van de bedrijven, en meer bepaald de kmo’s uit de
doelgroep. Met het oog op de valorisatie van de projectresultaten fungeert ze in het bijzonder
als klankbord voor de mogelijkheden van industriële en/of maatschappelijke implementatie
van de projectresultaten.
 De taken van de gebruikerscommissie omvatten o.a.:
- de opvolging en appreciatie van de projectvooruitgang en de realisatie van de
doelstellingen op basis van het aanvaarde projectvoorstel, en de rapportering die door de
uitvoerders verstrekt wordt;
- het geven van inhoudelijk advies m.b.t. de eventuele (bij)sturing van het project, indien
dit de valorisatiekansen ten goede komt en op voorwaarde dat dit de finaliteit van het
project niet verandert;
- de opvolging van de rapportering van de projectuitvoerders naar het beheersorgaan van
het samenwerkingsverband en het IWT.
2.
Samenstelling van de gebruikerscommissie
 De gebruikerscommissie bestaat uit X leden, die worden aangesteld/ontheven door het
beheersorgaan van het samenwerkingsverband. Het mandaat van de leden van de
gebruikerscommissie is in principe geldig voor de duur van het project.
 De gebruikerscommissie is zodanig samengesteld dat zij representatief is voor de totale
doelgroep, met bijzondere aandacht voor de behartiging van de belangen van kmo’s.
 IWT heeft één waarnemer in de gebruikerscommissie, deze wordt door IWT aangeduid.
 De leden van de gebruikerscommissie zijn:
- Naam, Organisatie
- ....
 Ieder lid van de gebruikerscommissie kan zich laten vervangen door een andere persoon
vanuit zijn organisatie.
 De uitvoerende kenniscentra worden uitgenodigd op de bijeenkomsten van de
gebruikerscommissie met het oog op de rapportering van de uitgevoerde activiteiten en de
planning van de nog uit te voeren activiteiten.
 De gebruikerscommissie kan op eigen initiatief externen uitnodigen om de vergadering bij te
wonen.
3.
Werking van de gebruikerscommissie
 De gebruikerscommissie kiest bij eenvoudige meerderheid een voorzitter. Het mandaat van de
voorzitter is in principe geldig voor de duur van het project. De voorzitter is Naam,
Organisatie. De voorzitter wordt bijgestaan door een secretaris Naam, Organisatie.
 De gebruikerscommissie komt minimaal tweemaal per jaar samen.
 De voorzitter van de gebruikerscommissie stuurt ten laatste één week voor de vergadering de
voorlopige agenda aan de leden van de gebruikerscommissie. Deze agenda bevat minimaal
een bespreking van het verrichte onderzoek van de voorbije periode (o.m. op basis van een
ontwerp van voortgangsverslag), een bespreking van de planning voor de komende periode en
de planning van de volgende vergadering. Ieder lid van de gebruikerscommissie kan
agendapunten laten toevoegen.
IWT handleiding verslaggeving VIS-CO
18
 Aangehecht aan uitnodiging en agenda worden tevens de documenten gevoegd die op de
gebruikerscommissie zullen besproken worden, in het bijzonder het ontwerp van
voortgangsverslag, dat de technisch-wetenschappelijke vorderingen en de organisatorische
aspecten van het project bespreekt. De inhoud van het voortgangsverslag is geregeld in de
‘Handleiding voor verslaggeving van projecten collectief onderzoek (oproep 2006)’.
 Tijdens de vergadering informeren de uitvoerende kenniscentra de leden van de
gebruikerscommissie nauwgezet over de voortgang van het project, aan de hand van het
ontwerpvoortgangsverslag. De gebruikerscommissie kan hierop adviezen en aanbevelingen
formuleren t.a.v. het ontwerpvoortgangsverslag en de uitvoering van het project in het
algemeen. Hiervoor streeft de gebruikerscommissie naar consensus.
 Het verslag van de vergadering, met aangehecht het goedgekeurde voortgangsverslag, wordt
ten laatste één maand na de vergadering aan de leden van de gebruikerscommissie en de
voorzitter van het beheersorgaan van het samenwerkingsverband gestuurd.
 Alle leden van het samenwerkingsverband kunnen inzage krijgen in de verslagen van de
gebruikerscommissie.
 Analoge procedures gelden voor de bespreking van en suggesties over het syntheseverslag
(projecten van 4 jaar) en het eindverslag over het project.
 De goede werking van de gebruikerscommissie is een aandachtspunt bij de tussentijdse
evaluatie van het project (voor projecten van 4 jaar).
4.
Deontologie
 De leden van de gebruikerscommissie behandelen de informatie die de projectuitvoerders hen
verstrekken of die in de gebruikerscommissievergadering aan bod komt confidentieel.
 De leden van de gebruikerscommissie vertegenwoordigen de doelgroep en dus niet enkel de
belangen van hun eigen onderneming of instelling.
 Het ontwikkelen van specifieke toepassingen op maat van een individueel bedrijf valt buiten
de uitvoering van het project collectief onderzoek.
 De implementatie en/of het gebruik van de projectresultaten tijdens en na de uitvoering van
de IWT-overeenkomst door de leden van de gebruikerscommissie gebeuren op eigen initiatief
en risico van de leden.
 De leden van de gebruikerscommissie behouden de volledige eigendomsrechten van de door
hen in het project ingebrachte kennis. Zij kunnen voor het gebruik van deze kennis en de
eventueel nodige kennis van derden tijdens en/of na het project specifieke regelingen
overeenkomen. Het samenwerkingsverband legt deze specifieke regelingen voorafgaandelijk
ter goedkeuring voor aan IWT, waarna zij in bijlage aan de IWT-overeenkomst worden
toegevoegd.
 Indien de vertrouwelijke (bedrijfseigen) gegevens van een bepaald bedrijf, lid van de
gebruikerscommissie, dit vereisen, kunnen de leden van de gebruikerscommissie hiervoor een
geheimhoudingsovereenkomst afsluiten.
 De leden van de gebruikerscommissie erkennen dat de eigendomsrechten van de resultaten
die voortvloeien uit de projectactiviteiten volledig toekomen aan het samenwerkingsverband.
IWT handleiding verslaggeving VIS-CO
19
Ondergetekende, ... neemt kennis van:

het VIS/CO-project ‘«TITEL_PROJECT»‘ aangevraagd door (naam samenwerkingsverband) en
uitgevoerd door (naam uitvoerend kenniscentrum) en vastgelegd in de overeenkomst (...)
tussen IWT en (contractanten);

de modaliteiten van een VIS/CO-project zoals beschreven in de ‘Oproep tot het indienen van
projecten’ en de ‘Handleiding tot verslaggeving’;
en verklaart:

akkoord te gaan met het lidmaatschap van de gebruikerscommissie volgens bovenstaand
‘Reglement van orde van de gebruikerscommissie’;

actief deel te nemen aan de activiteiten van de betrokken gebruikerscommissie.
...
Bedrijf/Instelling (+ volledig adres):
Naam:
Functie:
Datum en handtekening:
IWT handleiding verslaggeving VIS-CO
20