Info projectuitvoering VIS-TIS/TD

Instituut voor de Aanmoediging van Innovatie
door Wetenschap en Technologie in Vlaanderen
Infovergadering 29 juni 2009
Thematische Innovatiestimulering (TIS)
Technologische Dienstverlening (TD)
oproep 2008-2009
projectnummer 080XXX
Peter Coucke
Programma coördinator TIS/TD
Agenda
1. Verwelkoming
2. Analyse van de IWT overeenkomst
3. Uitvoering & opvolging van een TIS/TD-project
BROODJESLUNCH
2
1. Verwelkoming
Korte voorstelling aanwezige adviseurs
1. Uw naam
2. Naam VIS
3. Omvang (# VTE, duur)
4. Hoofddoelgroep van bedrijven
5. Voornaamste projectdoelstelling en voorziene
activiteiten
3
2. Analyse van de IWT-overeenkomst
• IWT overeenkomst bestaat uit 2 delen :
• Algemene voorwaarden : op IWT website bij doc
en faq's van VIS programma
• Projectspecifieke voorwaarden met één bijlage :
papieren documenten ter ondertekening door alle
begunstigde(n), NIET door de onderzoekspartner, 1
exemplaar naar IWT terugsturen
• Bij de projectspecifieke voorwaarden wordt
verwezen naar referentiedocumenten waaronder
• Samenwerkingsovereenkomst(en)
• Reglement van Orde
4
Relaties beschreven in de IWT-overeenkomst
IWT
Overeenkomst
Reglement
van Orde
VIS
Samenwerkingsovereenkomst
(optioneel)
Begunstigde(n)
Samenwerkingsovereenkomst (optioneel)
Gebruikersgroep
Uitvoerder
Onderzoekspartner(s)
5
Aandachtspunten in de Projectspecifiek Voorwaarden :
• contactpersoon van de coördinator : dit is de persoon
(kan iemand van de begunstigden of onderzoekspartners zijn)
alle communicatie
waarmee IWT
(rapportering, info-mails, opleidingen, brieven met
addenda aan de overeenkomst,…)
over het project voert
• artikel 4 geeft chronologische oplijsting van
actiemomenten voor aanlevering van verklaringen,
verslagen, overeenkomsten
• artikel 5 vermeldt bijzondere voorwaarden bij de start of
bij de tussentijdse evaluatie van het project
• artikel 6 staat vermeldt wie betalingen ontvangt
6
De samenwerkingsovereenkomst tussen
betrokkenen (1/2)
 Doel : regeling van de samenwerking tussen betrokken partijen
 Vier mogelijke relaties :
 Tussen leden van het consortium die als Vlaams
InnovatieSamenwerkingsverband (VIS)optreden
 Tussen VISsen
 Tussen VIS(sen) en onderzoekspartners
 Samenwerking in kader van internationale samenwerking
 Kan in één overeenkomst of in afzonderlijke overeenkomsten
7
De samenwerkingsovereenkomst tussen
betrokkenen (2/2)
 Wat :
 Contactgegevens van betrokken organisaties en projectidentificatie
 Afspraken omtrent :
 behandeling van vertrouwelijke informatie
 eigendomsrechten en gebruiksrechten ivm industriële eigendom
 uit te voeren taken en opleveringen van het project, overleg en
verslaggeving aan IWT, ...
 afspraken inzake publicaties & mededelingen
 bevoegdheden (wie rapporteert, wie roept gebruikersgroep bijeen...)
 begroting en rekeningen (wie ontvangt subsidies, VIS staat in voor
niet-gesubsidieerde deel)
 duur van de overeenkomst
 aansprakelijkheden en geschillenregeling
 ontbinding en vereffening
 Dient door IWT goedgekeurd te worden !
8
Interactie met de doelgroep (1/2)
• Doel: inhoudelijke opvolging van een project ; kunnen
projectuitvoering sturen zolang innovatiedoel behouden blijft
• TIS : noodzaak tot oprichting van een gebruikersgroep ; bij TD
minstens een jaarlijks forum organiseren waar doelgroep op
uitgenodigd wordt
• Afspraken ivm werking (rechten en plichten) van de
gebruikersgroep worden geregeld in een Reglement van Orde
• voorbeeld-template is opgenomen in toelichtingsdocument
uitvoering en opvolging van VIS/TIS & TD projecten
• verklaring RvO door coördinator aan te leveren aan IWT volstaat
• dynamiek van de gebruikersgroep en de betrokkenheid van
doelgroep bij het project is een belangrijk element voor IWT
9
Het reglement van orde van de gebruikersgroep
(2/2)
• Praktische modaliteiten :
• samenstelling van de gebruikersgroep dient representatief te
zijn voor het VIS (KMO-karakter !)
• TIS typisch 3x per jaar ; TD minstens jaarlijks forum
• IWT adviseur als waarnemer uitnodigen
• IWT adviseur probeert 1 x per jaar aanwezig te zijn
• het Reglement van Orde regelt ook de tarifiëring die door het
innovatiesamenwerkingsverband in het kader van de
dienstverlening van het project (TIS of TD) wordt gehanteerd
• agenda voorafgaand uitsturen ; in toekomst in e-tool
• verslag ten laatste10 dagen na bijeenkomst aan leden
bezorgen ; in toekomst in e-tool
10
3. Uitvoering & opvolging van een TIS/TD
project
3.1.
Schematische voorstelling 2- en 4-jarig project
3.2.
Voortgangsverslaggeving adhv RAP getallen die
gevoed worden uit projectregister
3.3.
Financiële rapportering
3.4.
Tussentijdse evaluatie (projecten > 2 jaar)
3.5.
Eindverslag met effectenanalyse
3.6.
Meldingen
3.7.
Vlaams Innovatienetwerk
11
3.1. Schematische voorstelling voor project van 2 jaar
12
3.1. Schematische voorstelling voor project van 4 jaar
13
3.2. Voortgangsverslaggeving : inhoudelijk verloop
van het project adhv RAP-getallen (2/2)
• Mogelijkheid om gebruik te maken van tool voor
projectregistratie : ORKA melding aan [email protected]
• Voorlopig via (electronisch) document (pag. 7 van
toelichtingsdocument) tot webtool applicatie voor
projectopvolging operationeel is
• Resultaatsgerichte rapportering als onderdeel van inhoudelijk
verloop van het project
• Projectopvolging via set van 16 kengetallen (indicatoren voor
normaal verloop van het project)
• Per project werd een gepaste sub-set en streefwaarden vastgelegd
in bijlage 1 van de Projectspecifieke Voorwaarden
• Definitie en faq van RAP indicator in handleiding oproep 2008 en in
handleiding verslaggeving oproep 2007 (paragraaf 4.3)
14
3.2. Voortgangsverslaggeving gevoed door
informatie vanuit het projectregister (1/2)
• Zesmaandelijks verslaggeving vanaf startdatum van
project
• Bevat volgende rubrieken :
• Inhoudelijk verloop van het project
• Interactie met de doelgroep
• Haalbaarheid van het innovatiedoel
• Inzet van de middelen
• Gewijzigde externe omstandigheden of wijzigingen bij
begunstigde
• Mogelijkheid tot melding
15
3.3. Financiële verslaggeving
• Gebruik template zoals in toelichtingsdocument uitvoering en
opvolging VIS/TIS & TD beschreven !
• Aparte projectboekhouding noodzakelijk
• Welke kosten zijn aanvaardbaar : zie handleiding oproep 2008
• Financiële verslaggeving wordt gebundeld door coördinator of
kan per partij aangeleverd worden
• Structuur : personeelskost, overige kost (direct & indirect) als
% van de personeelskost en eventueel coördinatiekost
16
3.4. Tussentijdse evaluatie (projecten>2 jaar)
• Ieder project met een projectduur langer dan twee jaar, wordt
tussentijds geëvalueerd.
• Na 18 maanden activiteiten, verslag te leveren tegen het einde van
de 19de maand
• Inhoudelijke toelichting bij de behaalde resultaten & effecten
• Actualisering doelstellingen van het project in bijgestuurd werkplan
kengetallen en effecten voor tweede biënnale
• Analyse van de financiële status van het project ;indien grote
discrepanties  correctie in steun doorgevoerd voor 2° biënnale,
kleine verschillen worden over biënnales heen afgerekend
• Tijdige beslissing IWT over verlenging van het project
• Template via e-tool volgt
17
3.5. Eindverslag en effectenanalyse
Samenvatting van het volledige project:
• inhoudelijke toelichting bij de behaalde resultaten.
Effectenanalyse:
• Effecten van het project in kaart brengen.
(klantenbevraging, meting effectenindicatoren, ...)
• Essentieel onderdeel van een eventuele vraag tot
verdere financiering van het project.
• Concrete invulling wordt bij de aanvang van het
project besproken. (...nulmeting...)
• Relatie tussen RAP en effecten : zie doc & faq op
IWT website
18
3.6. : Meldingen
Het VIS meldt volgende essentiële wijzigingen in
verband met de projectuitvoering :
• artikel 7.1 van algemene voorwaarden o.a.
•
•
•
•
•
Elke gebeurtenis of omstandigheid, die de realisatie van de
projectresultaten, effecten en zorgvuldige uitvoering van de
overeenkomst ernstig in gevaar kan brengen
Elke wijziging in samenwerkingsovereenkomst, reglement van
orde, samenstelling gebruikersgroep
Elke cumulatie met andere steun
Elke wijziging in de tijdsplanning > 1 maand of verlenging
artikel 3.6 van de projectspecifieke voorwaarden :elke
wijziging van personeel dat voor een substantieel deel op
project werkt (ter goedkeuring voorleggen aan IWT)
19
3.7. : Vlaams Innovatienetwerk
http://www.innovatienetwerk.be
- Publiek toegankelijke website
- Registratie voor KMO’s op de site
- Netwerkleden (medewerkers intermediairen)
- kunnen inloggen met hun bestaande accountgegevens OF
- kunnen account aanvragen bij [email protected]
- Mogelijkheden voor netwerkleden > KMO-medewerkers
20
- Rubrieken
- Netwerkleden: opzoeken en/of consulteren en/of koppelen met
bezoeker
- Projecten: projecten van collectieve aard of apart ingebracht (kan ook
door KMO’s)
- Over innovatie = WIKI-tool. Moet encyclopedie van het
Innovatienetwerk worden. Netwerkleden kunnen overal schrijven. Per
artikel kan worden aangegeven of KMO’s ook mogen schrijven.
- Nieuws = BLOG-tool. Nieuwsartikels welkom!
- Kalender = evenementenkalender
- Mijn innovatienetwerk: eigen gegevens en mogelijkheden tot
schrijven (zie volgende slide)
21
- Mijn innovatienetwerk
- aanpassen persoonlijke gegevens
- aanmaken/aanpassen projecten
- schrijven in Nieuws
- schrijven in Kalender
- opgeven van RSSfeeds die je wil consulteerbaar maken voor andere
leden (kan door admin naar ‘Nieuws’ gebracht worden)
- uw contacten (geregistreerden die met u in contact zijn)
- vragen: stellen en behandelen van vragen uit het netwerk
- diensten: hier abonneert u zich op informatie op uw maat (via
dagelijkse of wekelijkse email of via RSS).
22
Dank voor jullie aandacht &
succes met de projectuitvoering !!
Peter Coucke
Coördinator TIS/TD projecten
[email protected]
02/209.29.13
VIS Secretariaat :
Grietje Van Nijlen : [email protected]
Conny Van de Velde : [email protected]
23