Info projectuitvoering VIS-TIS/TD

Instituut voor de Aanmoediging van Innovatie
door Wetenschap en Technologie in Vlaanderen
Infovergadering 10 juni 2010
Thematische Innovatiestimulering (TIS)
Technologische Dienstverlening (TD)
oproep 2009-2010
projectnummer 09XXXX
Agenda
1. Verwelkoming
2. Analyse van de IWT overeenkomst
3. Uitvoering & opvolging van een TIS/TD-project
4. On-line RAP (Eric Sleeckx)
5. Vlaams Innovatienetwerk
BROODJESLUNCH
2
1. Verwelkoming
Korte voorstelling aanwezige adviseurs
1. Uw naam
2. Naam VIS
3. Omvang (# VTE, duur)
4. Voornaamste projectdoelstellingen
3
2. Analyse van de IWT-overeenkomst
• IWT overeenkomst bestaat uit 2 delen :
• Algemene voorwaarden : op IWT website onder
‘documenten’ in VIS-TD of VIS-TIS programma
• Projectspecifieke voorwaarden met één bijlage :
papieren documenten ter ondertekening door alle
begunstigde(n), NIET door de onderzoekspartner, 1
exemplaar naar IWT terugsturen
• Bij de projectspecifieke voorwaarden wordt
verwezen naar referentiedocumenten waaronder
• Samenwerkingsovereenkomst(en)
• Reglement van Orde
4
Relaties beschreven in de IWT-overeenkomst
IWT
Overeenkomst
Reglement
van Orde
VIS
Samenwerkingsovereenkomst
(optioneel)
Begunstigde(n)
Samenwerkingsovereenkomst (optioneel)
Gebruikersgroep
Uitvoerder
Onderzoekspartner(s)
5
Aandachtspunten in de Projectspecifieke Voorwaarden :
• contactpersoon van de coördinator : dit is de persoon
(kan iemand van de begunstigden of onderzoekspartners zijn)
alle communicatie
waarmee IWT
(rapportering, info-mails, opleidingen, brieven met
addenda aan de overeenkomst,…)
over het project voert
• artikel 4 geeft chronologische oplijsting van
actiemomenten voor aanlevering van verklaringen,
verslagen, overeenkomsten
• artikel 5 vermeldt bijzondere voorwaarden bij de start of
bij de tussentijdse evaluatie van het project
• in artikel 6 staat vermeld wie betalingen ontvangt
6
De samenwerkingsovereenkomst tussen
betrokkenen (1/2)
 Doel : regeling van de samenwerking tussen betrokken partijen
 Vier mogelijke relaties :
 Tussen leden van het consortium die als Vlaams
InnovatieSamenwerkingsverband (VIS) optreden
 Tussen VISsen
 Tussen VIS(sen) en onderzoekspartners
 Samenwerking in kader van internationale samenwerking
 Kan in één overeenkomst of in afzonderlijke overeenkomsten
7
De samenwerkingsovereenkomst tussen
betrokkenen (2/2)
 Wat :
 Contactgegevens van betrokken organisaties en projectidentificatie
 Afspraken omtrent :
 behandeling van vertrouwelijke informatie
 eigendomsrechten en gebruiksrechten ivm industriële eigendom
 uit te voeren taken en opleveringen van het project, overleg en
verslaggeving aan IWT, ...
 afspraken inzake publicaties & mededelingen
 bevoegdheden (wie rapporteert, wie roept gebruikersgroep bijeen...)
 begroting en rekeningen (wie ontvangt subsidies, VIS staat in voor
niet-gesubsidieerd deel)
 duur van de overeenkomst
 aansprakelijkheden en geschillenregeling
 ontbinding en vereffening
 Dient door IWT goedgekeurd te worden !
8
Interactie met de doelgroep (1/2)
• Doel: inhoudelijke opvolging van een project ; kunnen
projectuitvoering sturen zolang innovatiedoel behouden blijft
• TIS : noodzaak tot oprichting van een gebruikersgroep ; bij TD
minstens een jaarlijks forum organiseren waar doelgroep op
uitgenodigd wordt
• Afspraken ivm werking (rechten en plichten) van de
gebruikersgroep worden geregeld in een Reglement van Orde
• voorbeeld-template is opgenomen in toelichtingsdocument
uitvoering en opvolging van VIS/TIS & TD projecten
• verklaring RvO door coördinator aan te leveren aan IWT volstaat
• dynamiek van de gebruikersgroep en de betrokkenheid van
doelgroep bij het project is een belangrijk element voor IWT
9
Het reglement van orde van de gebruikersgroep
(2/2)
• Praktische modaliteiten :
• samenstelling van de gebruikersgroep dient representatief te
zijn voor het VIS (KMO-karakter !)
• TIS typisch 3x per jaar ; TD minstens jaarlijks forum
• IWT adviseur als waarnemer uitnodigen
• IWT adviseur probeert 1 x per jaar aanwezig te zijn
• het Reglement van Orde regelt ook de tarifiëring die door het
innovatiesamenwerkingsverband in het kader van de
dienstverlening van het project (TIS of TD) wordt gehanteerd
• agenda voorafgaand uitsturen
• verslag ten laatste10 dagen na bijeenkomst aan leden
bezorgen ; in toekomst in e-tool
• Uitnodiging en verslagen steeds electronisch naar IWT
adviseur en in cc. naar [email protected] en [email protected]
10
3. Uitvoering & opvolging van een TIS/TD
project
3.1.
Schematische voorstelling 2- en 4-jarig project
3.2.
Voortgangsverslaggeving
3.3.
Financiële rapportering
3.4.
Tussentijdse evaluatie (projecten > 2 jaar)
3.5.
Eindverslag met effectenanalyse
3.6.
Meldingen
3.7.
Vlaams Innovatienetwerk
11
3.1. Schematische voorstelling voor project van 2 jaar
12
3.1. Schematische voorstelling voor project van 4 jaar
13
3.2. Voortgangsverslaggeving
• Basis voor informatieverzameling is een projectregister
• Mogelijkheid om gebruik te maken van tool voor
projectregistratie : ORKA melding aan [email protected]
• Via (electronisch) document : pag. 7 van toelichtingsdocument)
• Resultaatsgerichte rapportering als onderdeel van inhoudelijk
verloop van het project
• Projectopvolging via set van 16 kengetallen (indicatoren voor
normaal verloop van het project)
• Per project werd een gepaste sub-set en streefwaarden vastgelegd
in bijlage 1 van de Projectspecifieke Voorwaarden
• Toelichtingsdocument RAP voor projecten 08 en 09 : zie website
14
3.3. Financiële verslaggeving
• Gebruik template zoals in toelichtingsdocument uitvoering en
opvolging VIS/TIS & TD beschreven !
• Aparte projectboekhouding noodzakelijk
• Welke kosten zijn aanvaardbaar : zie handleiding oproep 2009
• Financiële verslaggeving wordt gebundeld door coördinator of
kan per partij aangeleverd worden
• Structuur : personeelskost, overige kost (direct & indirect) als
% van de personeelskost en eventueel coördinatiekost
15
3.4. Tussentijdse evaluatie (projecten>2 jaar)
• Ieder project met een projectduur langer dan twee jaar, wordt
tussentijds geëvalueerd.
• Na 18 maanden activiteiten, verslag te leveren tegen het einde van
de 19de maand
• Inhoudelijke toelichting bij de behaalde resultaten & effecten
• Actualisering doelstellingen van het project in bijgestuurd werkplan
kengetallen en effecten voor tweede biënnale
• Analyse van de financiële status van het project ;indien grote
discrepanties  correctie in steun doorgevoerd voor 2° biënnale,
kleine verschillen worden over biënnales heen afgerekend
• Tijdige beslissing IWT over verlenging van het project
• Template via e-tool volgt
16
3.5. Eindverslag en effectenanalyse
Samenvatting van het volledige project:
• inhoudelijke toelichting bij de behaalde resultaten.
Effectenanalyse:
• Effecten van het project in kaart brengen.
(klantenbevraging, meting effectenindicatoren, ...)
• Essentieel onderdeel van een eventuele vraag tot
verdere financiering van het project.
• Concrete invulling wordt bij de aanvang van het
project besproken. (...nulmeting...)
17
3.6. : Meldingen
Het VIS meldt volgende essentiële wijzigingen in
verband met de projectuitvoering :
• artikel 7.1 van algemene voorwaarden o.a.
•
•
•
•
•
Elke gebeurtenis of omstandigheid, die de realisatie van de
projectresultaten, effecten en zorgvuldige uitvoering van de
overeenkomst ernstig in gevaar kan brengen
Elke wijziging in samenwerkingsovereenkomst, reglement van
orde, samenstelling gebruikersgroep
Elke cumulatie met andere steun
Elke wijziging in de tijdsplanning > 1 maand of verlenging
artikel 3.6 van de projectspecifieke voorwaarden :elke
wijziging van personeel dat voor een substantieel deel op
project werkt (ter goedkeuring voorleggen aan IWT)
18
4. On-line RAP
- Door niet tijdig beschikbaar zijn van e-tool terug naar ‘oud
systeem’
- Doel : op programma niveau electronisch gegevens
verzamelen voor IWT monitoring & analyse
- Toelichting door Eric Sleeckx, M&A
19
5.VIN - Het Vlaams innovatienetwerk
10 06 2010 – infosessie TIS-TD
• Doelstelling van het NETWERK
– Vlaamse bedrijven helpen bij hun innovatie
– Problemen bij bedrijven oplossen als netwerk
– Bedrijven centraal in aanpak van VIN-netwerk
VIN netwerk
Actoren : kennisopbouwers, kennisvertalers, dienstverleners,
kennisimplementeerders,….
Technologische dienstverleners (TD)
Adviseurs innovatiestimulering (TIS en RIS)
Onderzoekers die kennis opbouwen (VIS-CO, TETRA, LO, SBO, …)
Competentie polen (Flanders Drive, FMTC, …
SOC – Strategische onderzoekscentra (VITO, IMEC, SIM,…)
Interfacediensten
…
Innovatiecentra (uitvoerders RIS) wijzen de weg!
VIN in het Regionaal innovatiesysteem
VIN
TIS
RIS
CPen
Interface
Bedrijfsfederaties
• UNIZO
Bedrijven
KMO's
TD
SOC
CO/TETRA/LO/SBO/TBM
NCP
Link met Europa
• EFRO & ESF
EEN
Overheidsinstellingen
en -initiatieven
• AO
• VOKA
• Eu KP (NCP)
• FIT
• Agoria
• EEN (AO, IWT, FIT)
• MIP
• Industrie Vlaanderen
• ERA (Cornet, Compera,EraSME)
• Flanders DC
• …
• INNO (INNET, IP4INNO)
• …
Kennisdeling en Communicatie
Communicatie in het netwerk
www.innovatienetwerk.be
login te vragen bij François Stassijns ([email protected])
Nieuwsbrief , kalender , projectfiches, netwerkleden
Logo te gebruiken voor alle communicaties van VIS-projecten
(brochures, aankondigingen seminaries, workshops)
beschikbaar op innovatienetwerk
Communicatie met Innovatiecases
Illustratie van VIN dienstverlening
Toegang via www.innovatienetwerk.be , dus voor alle netwerkleden uit
‘intermediaire organisaties’
Printklaar document, met mogelijkheid toevoegen logo en
contactgegevens
Copy/paste van teksten voor eigen gebruik mits bronvermelding
(logo innovatienetwerk en IWT)
Nieuwe cases
: [email protected]
Netwerken en samenwerken in het netwerk
Netwerkingsinitiatieven
VIN voor VIN
Kennismaken met VIN-netwerkleden
Netwerken
Samenwerken en doorverwijzing bevorderen
Juni 2010 : diensten en tool Innovatiecentra
COG werkgroep netwerking (VINvoorVIN, gps)
COG werkgroep communicatie (innovatiecases)
Aankondigingen/verslagen in e-Nieuwsbrief van
innovatienetwerk : verspreid op 1000 exemplaren (alle
intermediairen leden van netwerk)
Eerste stappen in het netwerk
www.innovatienetwerk.be
Maak u kenbaar : registreren en profiel aanmaken
Maak uw project kenbaar : projectfiche
http://www.innovatienetwerk.be/
zelf projectfiche aanmaken & updaten
E-alerts of RRS-feeds
Bezoek de website
Post nieuws – zet activiteiten in kalender – WIKI
Bezorg innovatiecases
Bezorg artikels voor de e-nieuwsbrief
Dank voor jullie aandacht &
succes met de projectuitvoering !!
Tot 30 juni :Peter Coucke [email protected] 02/432.42.10
Vanaf 1 juli : Ria Bruynseels [email protected] 02/432.42.76
VIS Secretariaat :
Grietje Van Nijlen : [email protected]
Conny Van de Velde : [email protected]
27