Deel IV

HANDLEIDING
VOOR DE UITVOERING EN DE
VERSLAGGEVING VAN EEN
SBO-PROJECT
VERSIE DECEMBER 2010.
Koning Albert II-laan 35, 1030 BRUSSEL
Tel. 02/432.42.00
Fax. 02/432.43.99
SBO-HANDLEIDING
Inhoud
1.
Inleiding .................................................................................................................. 3
2.
Chronologisch verloop van de uitvoering van een SBO-project en de interactie met
het IWT. ........................................................................................................................................ 5
2.1
Toelichting bij de onderlinge samenwerkingsovereenkomst. ............................. 7
2.2
Toelichting ten aanzien van de dringende meldingen aan het IWT. ................... 7
2.3
Toelichting bij de tussentijdse evaluatie na twee jaar en de eindevaluatie na
vier jaar. ............................................................................................................................ 8
2.4
Toelichting over het beheer van de intellectuele eigendomsrechten. .................. 8
3.
De opvolgingsvergadering en de verslaggeving over een SBO-project. ........................ 10
3.1
Het wetenschappelijk-technisch jaarverslag. ..................................................... 10
3.2
Het utilisatie jaarverslag. ................................................................................... 11
3.3
Financieel verslag .............................................................................................. 11
4.
Aanvaardbare kosten en financiële verificatie. .............................................................. 13
4.1
Regels voor de aanvaardbare kosten. ................................................................ 13
4.1.1 Personeelskosten. .................................................................................. 13
4.1.2 Werkingskosten. ................................................................................... 14
4.1.3 Bijkomend aandachtspunten. ................................................................ 14
4.2
Regels voor de financiële verificatie. ................................................................ 15
4.3
Sancties bij gebrekkige projectuitvoering en niet-naleving van de IWTsteunovereenkomst ......................................................................................................... 15
5.
Inlichtingen en correspondentie ..................................................................................... 17
2/21
SBO-HANDLEIDING
1. Inleiding
Deze handleiding behandelt de praktische uitvoering van een SBO-project. Deze handleiding geeft u
praktische informatie over:
- de contractuele aspecten met inbegrip van de samenwerkingsovereenkomst indien meerdere
organisaties bij het project betrokken zijn;
- de uitbetaling van de steun;
- de wijze van de verslaggeving aan het IWT en de wijze van opvolging door het IWT.
De SBO-overeenkomst en handleiding zijn conform het Besluit van de Vlaamse regering houdende de
instelling van een financieringskanaal voor strategisch basisonderzoek in Vlaanderen en de
communautaire kaderregeling inzake staatssteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie
(2006/C323/01 van 30.12.2006.
De uitvoering van een SBO-project bevat de volgende twee hoofdactiviteiten :

het leveren van onderzoeksprestaties om
projectdoelstellingen en -resultaten te bereiken;
de
beoogde
strategische
wetenschappelijke
Dit impliceert ondermeer het bereiken van een goede synergie tussen de projectuitvoerders onderling
en het handhaven van een goed projectmanagement.

het leveren van prestaties met het oog op de benutting en de valorisatie van de onderzoeksresultaten
door economische of maatschappelijke actoren;
Van onderzoekers die SBO-steun ontvangen, wordt een expliciet engagement verwacht voor het
uitdragen en het verder toepasbaar maken van de nieuw verworven resultaten. Essentieel is dat men
zich hierbij niet beperkt tot de traditionele verspreidingskanalen voor zuiver wetenschappelijk
onderzoek of tot de kring van de eigen vakgenoten zoals publicaties, symposia en academische
netwerken, maar creatief gebruik maakt van interactiestrategieën en communicatiekanalen die sneller
leiden tot een effectieve economische of maatschappelijke benutting van de onderzoeksresultaten.
De rechtstreeks betrokkenen zijn natuurlijk zelf best geplaatst om te bepalen hoe zij dit engegement
zo goed mogelijk invullen en in welke richting zij hun inspanningen concentreren. Daarom wordt in
dit SBO-kanaal een flexibele en doelgerichte benadering vooropgesteld, rekening houdend met de
inherente diversiteit in de utilisatietrajecten binnen een horizontaal steunkanaal.
Inherent aan projecten van strategisch basisonderzoek met een lange looptijd is ook de belangrijke
dynamiek ervan, zowel op het niveau van de strategische onderzoeksactiviteiten als van de utilisatie
inspanningen. De jaarlijkse verslaggeving vormt een aangewezen mechanisme om zowel de
onderzoeksplanning als de utilisatiestrategie verder uit te werken en desgevallend bij te sturen.
De opvolging van uw project door het IWT is in hoofdzaak inhoudelijk en prestatiegericht. Dit is een
interactief gebeuren met de projectadviseur van het IWT die voor de opvolging van uw project werd
aangeduid. Het IWT zal steeds streven naar een participatieve opvolging, echter met vrijwaring van
uw verantwoordelijkheden inzake de uitvoering van het project.
3/21
SBO-HANDLEIDING
4/21
SBO-HANDLEIDING
2. Chronologisch verloop van de uitvoering van een SBO-project
en de interactie met het IWT.
Voor de SBO-projecten waaraan steun wordt toegekend, sluit het IWT met de projectaanvrager en in
geval van een consortium met de projectaanvragers, een SBO-overeenkomst af waarin de
voorwaarden en de nadere regels die de raad van bestuur heeft vastgelegd voor de steun worden
opgenomen.
Na de ontvangst van de ondertekende overeenkomst met het IWT, en van de
samenwerkingsovereenkomst (indien meerdere organisaties participeren aan de uitvoering van het
SBO-project), geeft het IWT de opdracht tot uitbetaling van het eerste voorschot. Paragraaf 2.1. van
deze SBO-Handleiding bevat nadere toelichtingen over de samenwerkingsovereenkomst. De
uitbetaling van de voorschotten gebeurt rechtstreeks per contractant. Bij normaal verloop van het
project geeft het IWT aansluitend de opdracht tot uitbetaling van een volgend voorschot om de zes
maanden.
Met de adviseur van het IWT die uw project begeleidt, kunt u steeds contact opnemen om eventuele
aandachtspunten of uitvoeringsproblemen te bespreken. Daarnaast bent u als contractant verplicht
belangrijke en/of ingrijpende gebeurtenissen, omstandigheden of wijzigingen aan het project aan
het IWT onmiddellijk schriftelijk te melden. Voor verdere toelichtingen wordt verwezen naar § 2.2.
van deze SBO-Handleiding.
Ten laatste één maand na elk projectjaar wordt een jaarlijkse verslaggeving aan het IWT
overgemaakt. Ten laatste twee maanden na de einddatum van het project wordt een eindverslag aan
het IWT toegezonden. Deze verslaggeving vormt een geïntegreerd geheel voor uw globaal SBOproject. Het feit dat de voorschotten per partner worden uitgekeerd mag niet verkeerd geïnterpreteerd
worden als zou de verslaggeving ook afzonderlijk per partner dient te gebeuren. Het is mede de taak
en de verantwoordelijkheid van de projectleider om pro-actief zorg te dragen voor de noodzakelijke
synergie tussen de partners met oog op het uitbouwen van een breed kennisplatform. Ernstige
tekortkomingen van een deelnemende partner die niet tijdig geremedieerd worden binnen het
consortium, kunnen bijgevolg leiden tot een vertraging bij de uitbetaling van de volgende voorschotten
voor alle deelnemende partners. Nadere toelichtingen over de jaarlijkse verslaggeving zijn opgenomen
in Hoofdstuk 3 van deze SBO-Handleiding.
Tegen het einde van elk projectjaar wordt een jaarlijkse opvolgingsvergadering gehouden met de
IWT-projectadviseur. Deze projectbespreking kan gekoppeld worden aan een bijeenkomst van de
begeleidingscommissie indien u een dergelijke commissie hebt uitgebouwd voor uw project.
Op basis van de tweede jaarlijkse verslaggeving (mid-term) wordt een tussentijdse herevaluatie ná
twee jaar uitgevoerd door het IWT. Op basis van de eindverslaggeving ná vier jaar wordt een
overeenkomstige eindevaluatie doorgevoerd. Nadere toelichtingen hierover zijn opgenomen in
paragraaf 2.3. van deze SBO-Handleiding. Met oog op de verdere monitoring van het utilisatietraject
en ter ondersteuning van de programma-evaluatie zult u ook verzocht worden om een utilisatiefiche in
te vullen. Deze fiche zal u worden toegezonden door het IWT op de verjaardag van drie en vijf jaar ná
de einddatum van het project.
Zoals benadrukt in de inleiding van deze SBO-Handleiding vormen naast de geleverde
onderzoeksprestaties ook de geleverde inspanningen met het oog op de verdere economische of
maatschappelijke benutting van de onderzoeksresultaten een cruciaal aandachtspunt. Dit vereist een
pro-actieve aandacht voor een goed IPR-beheer. Paragraaf 2.4. bevat een toelichting over het beheer
van de eigendoms- en gebruiksrechten van de betrokken kennis. De projectuitvoerders wordt sterk
aangeraden om zich gepast te laten ondersteunen door de diensten binnen hun organisatie die
5/21
SBO-HANDLEIDING
gespecialiseerd zijn in het beheer en de valorisatie van onderzoeksresultaten, zoals de
interfacediensten van de Vlaamse universiteiten.
Het is aan te raden om de uitgaven van het consortium i.v.m. het SBO-project te boeken in een
projectboekhouding. Het IWT kan steeds een controle doorvoeren betreffende de juiste aanwending
van de subsidies en mogelijke dubbele financiering. Niet verantwoorde en/of opgebruikte saldi worden
niet uitbetaald. Hoofdstuk 4 van deze SBO-Handleiding bevat de regels met betrekking tot de
aanvaardbare kosten en de werkwijze van de financiële verificatie.
Belangrijk aandachtspunt.
Vanaf 1 december 2009 worden de verlengingen van lopende SBO-projecten begrensd op
een maximale projectduur van 48 maanden. Daar de meeste SBO-projecten een looptijd hebben
van 4 jaar, impliceert dit dat voor deze projecten een verlenging van de einddatum niet langer wordt
toegestaan.
De voornaamste motivering voor deze regeling is om de (momenteel reeds substantiële) onbalans
tussen de budgettaire vastleggingen en de effectieve betalingen niet verder te laten escaleren.
Daarnaast geldt natuurlijk ook dat het reglementair SBO-besluit een uitvoeringstijd van 4 jaar
vooropstelt met enkel de mogelijkheid van een kortere periode. Naast de “letter” van het SBO-besluit
is ook de “geest” van dit steunkanaal steeds gericht geweest op een geconcentreerde strategische
inspanning binnen een vooropgestelde periode.
Verschuivingen in de omvang van de ingezette menskracht binnen de projectperiode blijven natuurlijk
onverminderd mogelijk (bv. verminderde inzet menskracht in jaar 1 compenseren tijdens de latere
projectjaren).
6/21
SBO-HANDLEIDING
2.1 Toelichting bij de onderlinge samenwerkingsovereenkomst.
Ingeval er meerdere organisaties bij de uitvoering van een project betrokken zijn, is een
onderlinge samenwerkingsovereenkomst een noodzaak. Deze samenwerkingsovereenkomst dient
te worden opgesteld in uitvoering van de overeenkomst met IWT en mag er op geen enkel
moment mee in tegenstrijd zijn. De finale samenwerkingsovereenkomst dient aan IWT te worden
overhandigd binnen de vier maanden na de verzending van de IWT-overeenkomst. Daarna heeft
IWT 25 werkdagen de tijd om hiertegen bezwaar aan te tekenen. Indien IWT niet reageert binnen
die tijd wordt de samenwerkingsovereenkomst geacht te zijn aanvaard.
Met het oog op de aanvaarding door IWT dient de samenwerkingsovereenkomst tussen de
projectaanvragers onderling minimaal en op voldoende wijze de hierna volgende zaken te regelen:
de aanduiding van een hoofdcontractant en een projectleider;
de modaliteiten van de uit te voeren activiteiten, het projectbeheer, en de verslaggeving;
de afspraken op het vlak van het beheer van de intellectuele eigendom (o.m. knowhow,
octrooien): de eigendomsrechten op de voor het project in te brengen kennis en op de verkregen
projectresultaten, de gebruiksrechten op deze beide vormen van kennis zowel tijdens als na
uitvoering van het project, de afspraken op het vlak van geheimhouding en publicatie, de wijze
van bescherming van de projectresultaten, enz.;
de wijze van regeling van onderlinge geschillen betreffende de onderlinge
samenwerkingsovereenkomst.
Indien voor de uitvoering van een project wordt samengewerkt met onderaannemers, sluit de
projectaanvrager of in geval van een consortium sluiten de projectaanvragers een onderaannemingsovereenkomst met elk van deze onderaannemers. Deze onderaannemingsovereenkomsten mogen niet
in strijd zijn met de IWT-overeenkomst en met de bepalingen van het reglementair SBO-besluit. Het
IWT kan een copie opvragen van deze onderaannemingsovereenkomsten. Omdat de bijdrage van een
eventuele onderaannemer zich beperkt tot het leveren van goederen of diensten, heeft deze in principe
geen eigendomsrechten op de onderzoeksresultaten.
2.2 Toelichting ten aanzien van de dringende meldingen aan het IWT.
Dringende meldingen zijn nodig voor belangrijke gebeurtenissen, omstandigheden of wijzigingen die
gevolgen hebben op de zorgvuldige en ononderbroken uitvoering van de overeenkomst :
 aanpassingen van de finaliteit van het project, bijvoorbeeld grote wijzigingen aan de doelstellingen;
 belangrijke aanpassingen aan het werkprogramma, het budget, de projectperiode of/en de organisatie
van het consortium;
 de onderbreking van de uitvoering of de stopzetting van het project;
 alle activiteiten op vlak van de octrooiname, de overdracht van de eigendomsrechten, en de
licentiegeving (ook deze t.a.v. een nieuw gecreëerde spin-off onderneming).
Afhankelijk van de draagwijdte kunnen na analyse door het IWT de volgende stappen ondernomen
worden:
 aanvaarden of afkeuren van de melding, desgevallend gevolgd door een brief aan de begunstigde;
 evaluatie van de belangrijke aanpassingen, gevolgd door het eventueel opstellen van een addendum
aan de overeenkomst;
 volledige herevaluatie van het project gevolgd door een beslissing van de Raad van Bestuur voor
ingrijpende wijzigingen (verandering van de finaliteit...) met de eventuele herziening van de steun
voor gevolg.
Voor verdere informatie, geval per geval, kunt u steeds terecht bij de adviseur die uw project opvolgt
of bij de SBO programmacoördinator van het IWT.
7/21
SBO-HANDLEIDING
2.3 Toelichting bij de tussentijdse herevaluatie na twee jaar en de
eindevaluatie na vier jaar.
Op basis van de verslaggeving en de bijhorende opvolgingsvergadering ná twee jaar en ná vier jaar
wordt resp. een tussentijdse herevaluatie en een eindevaluatie uitgevoerd door het IWT. Bij een
positieve tussentijdse herevaluatie wordt de verdere financiering van het project voor het derde en het
vierde projectjaar vrijgegeven. In het geval van een negatieve tussentijdse evaluatie of van belangrijke
aanpassingen aan het project of/en het consortium, is een nieuwe beslissing nodig van de Raad van
Bestuur van het IWT. A fortiori ná het tweede projectjaar is het opportuun om de jaarlijkse
verslaggeving ietwat vroegtijdig in te dienen. De uitbetaling van het vijfde en de latere voorschotten is
immers steeds gekoppeld aan een positieve tussentijdse herevaluatie na twee jaar en de ontvangen
verslaggeving ná het tweede projectjaar vormt natuurlijk een belangrijk element voor deze
herevaluatie. Met het oog op een naadloze aansluiting kan het bijgevolg opportuun zijn om de
voorziene verslaggeving na 2 jaar ietwat vroeger in te dienen bij het IWT (vb. reeds in de loop van de
23ste of 24ste projectmaand) in plaats van de uiterste limietdatum (einde van de 25ste projectmaand, d.i.
één maand na het verstrijken van het tweede projectjaar).
De tussentijdse herevaluatie ná twee jaar en de eindevaluatie na vier jaar resulteren telkens in een
protocol dat door het IWT wordt opgesteld. Dit protocol bevat minstens een samenvatting en
appreciatie van :
- de wetenschappelijk-technologische projectresultaten;
- de activiteiten die zijn ondernomen om de resultaten te laten doorstromen naar economische en
maatschappelijke actoren in Vlaanderen en de geleverde inspanningen ter vrijwaring van de
exploitatie van de projectresultaten en deze op het vlak van de bescherming ervan (m.i.v.
octrooiname);
- de perspectieven voor de verdere (economische of maatschappelijke) benutting van de resultaten;
met duiding van de toekomstige verdere acties voor de valorisatie van de resultaten;
2.4 Toelichting over het beheer van de intellectuele eigendomsrechten.
Voor een duiding over de eigendomsrechten wordt verwezen naar §2.4. van de SBOoproepdocumenten (Handleiding Strategisch Basisonderzoek SBO - Oproep voor projecten met een
primaire economische/maatschappelijke finaliteit - versie 22.11.2007).
Belangrijke krachtlijnen zijn :
● Wanneer een SBO-project gezamenlijk wordt uitgevoerd door bedrijven en openbare hogeronderwijsinstellingen of openbare onderzoekscentra, mogen de resultaten zonder valoriseerbare
eigendomsrechten ruim worden verspreid en komen de eigendomsrechten die voortvloeien uit de
onderzoeksactiviteiten van de openbare hoger-onderwijsinstelling of het openbaar
onderzoekscentrum volledig toe aan de hoger-onderwijsinstelling of het openbaar
onderzoekscentrum.
● Bij overdracht van intellectuele eigendomsrechten of gebruikersrechten die voortvloeien uit
onderzoeksresultaten van een SBO project door een openbare hoger-onderwijsinstelling of een
openbaar onderzoekscentrum naar een bedrijf met het oog op verdere valorisatie van de resultaten
gelden volgende bepalingen:
● De onderzoeksresultaten zijn op gelijk en niet discriminerende basis beschikbaar voor alle
bedrijven in de EU
● Er is een marktconforme vergoeding die gelijk is voor alle bedrijven in de EU, inclusief leden
van de begeleidingscommissie en bedrijven die deelnemen aan de projectuitvoering
● De inkomsten uit transfer worden opnieuw in de primaire activiteiten van de openbare hogeronderwijsinstellingen of de openbare onderzoekscentra geïnvesteerd.
8/21
SBO-HANDLEIDING
● Bij overdracht van intellectuele eigendomsrechten of gebruikersrechten die voortvloeien uit
onderzoeksresultaten van een SBO project door een openbare hoger-onderwijsinstelling of een
openbaar onderzoekscentrum naar een nieuw op te richten spin-off blijft gelden eveneens de
vereiste voor een vergoeding op marktconforme basis alsook de vereiste voor een herinvesteringen
van de inkomsten in de primaire activiteiten van de openbare hoger-onderwijsinstellingen of de
openbare onderzoekscentra.
● Openbare hoger-onderwijsinstellingen en openbare onderzoekscentra voeren een boekhouding
waarbij de toegekende projectsteun duidelijk onderscheidbaar is van eventuele economische
activiteiten.
9/21
SBO-HANDLEIDING
3. De opvolgingsvergadering en de verslaggeving over een SBOproject.
Na elk projectjaar wordt een jaarverslag opgesteld en op het einde van het project een eindverslag.
Deze jaarverslagen bestaan uit de volgende delen: het wetenschappelijk-technisch verslag, het
utilisatieverslag en het financieel verslag. De verslaggeving is synthetisch en gestructureerd. Als
bijlage aan het verslag mogen kopieën van relevante documenten worden toegevoegd, zoals
publicaties, presentaties en verslagen van interacties met economische en maatschappelijke actoren
etc..
Jaarlijks wordt een opvolgingsvergadering georganiseerd waarop het ontwerp van het jaarverslag
wordt besproken. Deze projectbespreking kan gekoppeld worden aan een bijeenkomst van de
begeleidingscommissie indien u een dergelijke commissie hebt uitgebouwd voor uw project.
De verslaggeving vormt een geïntegreerd geheel voor uw globaal SBO-project. Het feit dat de
voorschotten per partner worden uitgekeerd mag niet verkeerd geïnterpreteerd worden als zou de
verslaggeving ook afzonderlijk per partner dient te gebeuren. Het is mede de taak en de
verantwoordelijkheid van de projectleider om pro-actief zorg te dragen voor de noodzakelijke synergie
tussen de partners met oog op het uitbouwen van een breed kennisplatform. Ernstige tekortkomingen
van een deelnemende partner die niet tijdig geremedieerd worden binnen het consortium, kunnen
bijgevolg leiden tot een vertraging bij de uitbetaling van de volgende voorschotten voor alle
deelnemende partners.
Het onderzoeksconsortium zal zich op een zodanige manier organiseren dat alle detailgegevens die
verwerkt zijn in de verslaggeving aan IWT omtrent het project, op eenvoudig verzoek van IWT
kunnen worden geraadpleegd, inclusief het personeelsregister, de boekhouding en/of andere financiële
of administratieve stukken. De begunstigde moet te allen tijde in staat zijn het IWT de nodige
informatie te leveren zodat de juistheid van de verstrekte gegevens kan worden nagegaan.
3.1 Het zesmaandelijkse voortgangsverslag.
Het voortgangsverslag wordt ingestuurd door de projectleider of promotor. In principe is dit om de
6 maanden, tenzij een ander verslag op hetzelfde tijdstip gevraagd wordt (cfr. § 3.2.). Het vormt de
basis voor de communicatie tussen de begunstigde en het IWT en heeft als hoofddoel na te gaan of het
project voldoende volgens planning verloopt. Het te hanteren formulier voor dit voortgangsverslag
is opgenomen in Bijlage 1 van deze Handleiding.
3.2 De jaarverslaggeving.
De jaarverslaggeving bestaat uit drie delen (wetenschappelijk, valorisatie, financieel) zoals hierna
nader wordt toegelicht. Na het eerste en het derde projectjaar volstaat een relatief beknopte rapportage
met focus op de essentie van de voortgang op wetenschappelijk vlak en op valorisatievlak. Na het
tweede en het vierde projectjaar wordt een omvangrijker verslaggeving verwacht gelet op de
koppeling met resp. de voorziene tussentijdse herevaluatie na 2 jaar (mid-term) en de eindevaluatie
van het project. De streefwaarde voor de omvang van de gevraagde verslaggeving ná 2 jaar en ná 4
jaar is 20 p. voor het wetenschappelijk verslag en 20 p. voor het valorisatieverslag (exclusief eventuele
bijlagen), waarbij de essentie wordt weergegeven over resp. de voorbije biennale en de ganse
projectperiode.
10/21
SBO-HANDLEIDING
3.2.1 Het wetenschappelijk-technisch deel van het jaarverslag.
In het wetenschappelijk-technisch deel van het jaarverslag wordt de technische uitvoering van het
project beschreven. Dit deel geeft een heldere synthese van :
 de wetenschappelijke-technologische vorderingen sinds de vorige rapportage; de vorderingen in
relatie tot de planning en de doelstellingen;
 de eventuele knelpunten, wijzigingen en bijsturingen in het project waaronder begrepen de
doelstellingen, de onderzoeksstrategie en het werkprogramma, de mijlpalen en de leverbaarheden;
 de wijze waarop het projectbeheer werd aangepakt en de bespreking van de organisatorische
problemen en de ingrepen in het projectverloop;
 de globale conclusie ten aanzien van de haalbaarheid van de doelstellingen binnen de planning en
van de toepassingsmogelijkheden van de resultaten;
 de bekomen resultaten die van belang zijn voor bescherming en/of valorisatie met duiding van de
octrooieerbare resultaten
Bijkomende ondersteunende informatie kan in bijlage(n) worden toegevoegd.
3.2.2 Het utilisatie of valorisatie deel van het jaarverslag.
In het utilisatie deel van het jaarverslag worden de activiteiten beschreven die uitgevoerd worden
tijdens en na beëindiging van het project met het oog op de economische en/of maatschappelijke
benutting van de resultaten geboekt in het SBO-project. Dit deel geeft een heldere synthese van :
 de
geactualiseerde visie met betrekking tot de toepassingsmogelijkheden van de
onderzoeksresultaten; de (interne en externe) evoluties die van belang zijn voor de
utilisatieperspectieven; de verdere uitwerking (met eventuele bijsturing) van de strategie om bij te
dragen tot de economische of maatschappelijke benutting van de resultaten;
 de activiteiten die tot op het tijdstip van de verslaggeving reeds zijn ondernomen om de resultaten te
laten doorstromen naar economische en maatschappelijke actoren in Vlaanderen die een relevante rol
kunnen spelen in het verdere valorisatietraject; de respons op deze activiteiten;
 de geleverde inspanningen ter vrijwaring van de exploitatie van de projectresultaten en deze op het
vlak van de bescherming ervan (m.i.v. octrooiname);
 de eventuele aanzet tot of verdere uitbouw van spin-off activiteiten; de eventuele verdere bilaterale
samenwerkingen met actoren extern aan het academisch milieu (bedrijfsleven, maatschappelijke
organisaties, overheidsdepartementen) die zijn ontstaan naar aanleiding van het project;
 de aangevraagde en toegekende overheidssteun (Vlaams, Federaal en Europees) of bilaterale
contracten met derden in het domein van het project; met opgave van de titel van het project, de
deelnemende partners, het steunbedrag, en het steunkanaal of programma waarbinnen de steun werd
aangevraagd of toegekend.
3.2.3 Financieel deel van het jaarverslag
In het financieel verslag worden de administratieve en financiële aspecten van het project beschreven.
Een aandachtspunt vormt de bestede en de te verwachte inzet van menskracht en middelen in relatie
tot het oorspronkelijke plan.
Jaarlijks wordt een prestatiefiche ingevuld Het te hanteren formulier voor deze prestatiefiche is
opgenomen in Bijlage 2 van deze Handleiding.
Daarnaast wordt na 2 en na 4 jaar een omvangrijker financiële verslaggeving verwacht met de
financiële verantwoording inclusief copies van de (eventuele) facturen voor de aangekochte
uitrustingsgoederen en voor de belangrijke onderaannemingen in het kader van het project.
11/21
SBO-HANDLEIDING
3.3 Outputmonitoring.
Het IWT-Vlaanderen werkt momenteel aan een systeem van outputmonitoring. De bedoeling hiervan
is om op portfolio-niveau de effecten van het SBO-steunkanaal in kaart te kunnen brengen. Hierbij
worden de volgende hoofdcriteria worden gehanteerd :
1.
2.
3.
4.
5.
de wetenschappelijke projectresultaten;
de betrokkenheid van gebruikers tijdens de projectuitvoering;
de valoriseerbare projectresultaten;
de realisatie van transfer en valorisatie-effecten;
het strategisch (economisch of maatschappelijk) perspectief voor Vlaanderen.
De eerste drie criteria worden gescoord bij het projecteinde (d.i. bij de projectafsluiting). Het vierde en
vijfde criterium wordt gescoord bij het projecteinde en verder tevens op 3 jaar en op 6 jaar ná het
projecteinde. Hieruit kan dan een globaal beeld op portfolio-niveau worden afgeleid van de
uiteindelijke resultaten die de projecten opleveren bij de afsluiting en op 3 en 6 jaar ná het
projecteinde. Verder kunnen aansluitend deel-portfolio-analyses worden uitgevoerd bijvoorbeeld rond
bepaalde domeinen en sectoren, en tevens vergelijkende analyses van ex ante en ex post valorisatie
inschattingen.
Uiterlijk tegen 15 maart 2010 zal deze SBO-handleiding verder worden aangevuld met de specifieke
gegevens die aan de projectuitvoerders zullen worden gevraagd bij het projecteinde, en op 3 jaar en
op 6 jaar ná het projecteinde. Hiervoor zal een gebruikersvriendelijke template ter beschikking worden
gesteld.
12/21
SBO-HANDLEIDING
4. Aanvaardbare kosten en financiële verificatie.
Hieronder wordt een gecoördineerd overzicht verstrekt van de regels aan de hand waarvan de
aanvaardbare kosten worden bepaald en de financiële opvolging zal gebeuren. Het centrale
uitgangspunt is dat de realiteitswaarde van de geleverde prestaties centraal staat bij de verificatie van
de toelage voor de personeels- en de werkingskosten.
4.1 Regels voor de aanvaardbare kosten.
Voor de aanvaardbare kosten van een SBO-project zijn a priori de normale regels van het
IWT-kostenmodel geldig voor O&O-bedrijfsprojecten van toepassing. Omwille van de specifieke
kenmerken van een SBO-project gelden een aantal specifieke regels en preciseringen die in dit
hoofdstuk worden opgesomd en toegelicht.
Het globaal aanvaarde steunbedrag bij de goedkeuring van het projectvoorstel is een maximaal bedrag.
Het IWT heeft geen enkele mogelijkheid om het globale steunbedrag te verhogen in functie van de
noodwendigheden tijdens de uitvoering van een project.
De steun wordt toegekend voor de ganse duur van het project, mits voor de projecten van meer dan
twee jaar de tussentijdse herevaluatie na twee jaar positief uitvalt.
Omwille van de inherente dynamiek en het langere termijnkarakter van een SBO-onderzoeksproject
mag verwacht worden dat verschuivingen ten opzichte van de oorspronkelijke projectbegroting meer
frekwent zullen voorkomen dan bij andere projecttypes het geval is. Het IWT stelt zich op dit vlak
maximaal flexibel op, inzoverre natuurlijk de optimale uitvoering van het goedgekeurde SBO-project
het centrale uitgangspunt blijft.
Onderlinge overdrachten tussen de contractanten dienen voorafgaand te worden gemeld aan het IWT.
Een dergelijke verschuiving zal er immers toe leiden dat de voorschotten die per contractant worden
uitbetaald, moeten herrekend worden.
Voor de toegelaten verschuivingen zoals hierna gepreciseerd is geen voorafgaande toelating van het
IWT nodig. Grotere verschuivingen vereisen een addendum aan de overeenkomst.
De jaarlijkse verslaggeving, in het bijzonder het financieel verslag, is de aangewezen plaats om te
rapporteren over de aangebrachte verschuivingen.
4.1.1 Personeelskosten.
De verantwoording en verificatie van de projectsteun voor de personeelskosten gebeurt op basis van
de reële prestaties van de betrokken personeelsleden in de diverse categorieën, uitgedrukt in
mensmaanden.
Verschuivingen tussen personeels- of verloningscategorieën zijn mogelijk binnen de contouren van de
globaal aanvaarde personeelskosten, en mits het globaal aantal aanvaarde mensmaanden voor het
SBO-project als geheel niet met meer dan 20% wijzigt.
Bijvoorbeeld in een project met 5 vte onderzoekers (240 mensmaanden) is het mogelijk om 1 vte
barema-onderzoeker om te zetten in 2 vte bursaal-onderzoekers binnen het voorhanden budget. Het
is echter niet de bedoeling dat stelselmatig personeelsleden met een salaris worden aangevraagd, om
dan na de goedkeuring van het project systematisch te worden omgezet naar quasi een dubbel aantal
bursalen. Het is wel mogelijk om een ervaren (postdoctorale) onderzoeker die het projectteam verlaat
te vervangen door een grotere menskracht aan junior onderzoekers met het oog op de continuïteit in
de uitvoering van het project.
13/21
SBO-HANDLEIDING
Het aanwerven van een niet EU-onderdaan is mogelijk mits inachtname van de toepasselijke
regelgeving, die moet worden nageleefd door personen die geen onderdaan zijn van een EU-lidstaat.
4.1.2 Werkingskosten.
50% regime voor de werkingsmiddelen.
De werkingskosten zijn doorgaans forfaitair begroot op 50% van de personeelskosten (d.i. 50% regime
conform het IWT-kostenmodel). Deze forfait omvat reeds de vaste kosten (20 % voor overhead).
Binnen het standaard "50% regime" voor de werkingsmiddelen moeten de verantwoordingsstukken
(o.m. facturen) voor de uitgaven niet standaard worden toegevoegd aan het managementverslag. De
realiteitswaarde van de geleverde prestaties centraal bij de verificatie. Een copie van de facturen voor
de werkingsmiddelen kan wel te allen tijde steekproefsgewijs worden opgevraagd door het IWT. Het
onderzoeksconsortium dient zich bijgevolg zodanig te organiseren dat te allen tijde kan aangetoond
worden dat de aangerekende werkingsmiddelen effectief werden besteed en dat deze bestedingen
rechtstreeks verbonden zijn aan het uitvoeren van het SBO-project.
80% regime voor de werkingsmiddelen.
In specifieke gevallen waarbij een zware onderzoeksuitrusting of belangrijke onderaanneming mee
werd aanvaard bij de goedkeuring van een SBO-project, kan het voorkomen dat de aanvaarde
werkingskosten werden begroot tot maximaal 80% van de personeelskosten van een of meerdere
betrokken projectpartners.
Binnen de 80% regeling moeten de uitgaven voor omvangrijke uitrustingsgoederen en belangrijke
onderaannemingen wel worden verantwoord in het jaarlijks managementverslag aan de hand van
facturen. Deze uitgaven voor omvangrijke uitrustingsgoederen dienen te worden afgeschreven op vijf
jaar (dus 4/5 van de kostprijs kan aanvaard worden voor een SBO-project van 4 jaar).
Uitgaven ten bedrage van minimaal 30% van de personeelskosten (d.i. de "delta" ten opzichte van de
50% regeling) moeten worden gestaafd aan de hand van facturen. De 80% regeling binnen het SBOprogramma betekent dus niet dat alle uitgaven standaard moeten worden verantwoord maar enkel de
additioneel toegekende middelen boven de normale 50% regeling.
4.1.3 Bijkomend aandachtspunten.
Verschuivingen tussen personeels- en werkingskosten.
Tussen de personeelskosten en de werkingskosten van een SBO-project mogen verschuivingen
doorgevoerd worden ten bedrage van max. 10% van de kostenpost waarvan de middelen worden
getransfereerd.
Bijvoorbeeld : voor een SBO-project met een aanvaarde projectbegroting van 3 miljoen euro
bestaande uit 2 miljoen euro aan personeelskosten en 1 miljoen euro aan werkingskosten, mag
maximaal 200.000 euro getransfereerd worden van personeelskosten naar werkingskosten. De
aanvaarde werkingskosten kunnen dus maximaal 1.2 miljoen euro bedragen.
In het bovenstaande voorbeeld kan ook maximaal 100.000 euro worden getransfereerd van de
werkingsmiddelen naar de personeelskosten, bijvoorbeeld om hogere personeelskosten op te vangen
(vb. mogelijkheid tot aanwerving van een meer gekwalificeerde en ervaren onderzoeker dan
aanvankelijk verhoopt). In dit geval geldt wel dat een verschuiving van werkingskosten naar
personeelskosten geen aanleiding kan geven tot terug een gedeeltelijke toename van de
14/21
SBO-HANDLEIDING
werkingskosten cfr. de 50% regeling. Het globaal aanvaarde projectbudget kan immers niet
toenemen.
Voor grotere verschuivingen is een addendum aan de IWT-overeenkomst vereist.
Coördinatiekosten.
Indien bij de goedkeuring van het project een forfaitaire toeslag van 5% voor het dekken van de
coördinatiekosten werd toegekend, heeft het IWT de aanvaarde budgetten van elk van de contractanten
met 5% verhoogd. De contractanten kunnen onderling andere afspraken maken over de onderlinge
verdeling van deze bijkomende middelen voor de uitvoering van coördinatie-activiteiten. Afwijkingen
ten opzichte van de lineaire verdeling over alle contractanten moeten bij het IWT worden gemeld
omdat dit impact heeft op de berekening van de voorschotten per contractant.
4.2 Regels voor de financiële verificatie.
De zesmaandelijks uitbetaalde bedragen zijn slechts voorschotten. De werkelijke toelage wordt
berekend op basis van de werkelijk betaalde kosten voor de uitvoering van het SBO-project. Dit
gebeurt op basis van de reële prestaties van de betrokken personeelscategorieën in mensmaanden (en
de werkelijk betaalde kosten voor de eventuele uitrustingsgoederen en grote onderaannemingen binnen
de 80% regeling). De bepaling van de reële prestaties gebeurt door het IWT. Daarvoor zal het IWT
zich in de eerste plaats baseren op de informatie bekomen vanuit de ontvangen verslagen.
De opsplitsing per projectjaar is indicatief. Indien er evenwel belangrijke afwijkingen optreden tussen
de effectief gemaakte projectkosten (cfr. het ingediende financieel jaarverslag) en de verkregen
voorschotten, kan het IWT het uitbetalingsplan van de voorschotten aanpassen. Indien de cumulatieve
afwijking groter wordt dan één uitbetalingsschijf (1/9 van de maximaal aanvaarde steun), kan de
storting van het volgende voorschot opgeschort worden.
Bij lagere reële prestaties en uitgaven dan voorzien in de overeenkomst zal de steun overeenkomstig in
mindering worden gebracht. De financiële verificatie kan leiden tot de uitbetaling van een kleinere
laatste schijf of terugvordering indien de reële prestaties lager liggen dan de vooropgestelde inzet zoals
voorzien in de overeenkomst. Eventuele lagere werkelijke kosten voor de aanschaf van de uitrusting of
voor grote onderaannemingen zal ook in mindering van de laatste schijf worden gebracht.
De werkingskosten zoals begroot in de overeenkomst blijven behouden, zolang de effectief geleverde
prestaties (uitgedrukt in mensmaanden) minstens 80% bedragen ten opzichte van het globaal aantal
aanvaarde mensmaanden zoals voorzien in de overeenkomst.
Voorbeeld : voor een SBO-project met een aanvaarde projectbegroting van 3 miljoen euro bestaande
uit 2 miljoen euro aan personeelskosten (met een voorziene inzet van 400 mensmaanden) en 1
miljoen euro aan werkingskosten, blijven de werkingskosten behouden op het niveau van 1 miljoen
euro zolang de effectief geleverde prestaties minimaal 320 mensmaanden bedragen.
Voorbeeld : de vervanging van 1 vte persoon met een jaarlijkse loonkost van 50.000 euro door een 1
vte bursaal met een jaarlijks beursbedrag van 25.000 euro leidt niet tot een vermindering van de
werkingskosten.
4.3 Sancties bij gebrekkige projectuitvoering en niet-naleving van de IWTsteunovereenkomst
Indien er grote problemen zijn bij de uitvoering van het project, en contacten bilateraal tussen het IWT
en de projectleider, geen resultaat opleveren, zal het IWT na een formele schriftelijke aanmaning
sancties nemen, zoals gespecificeerd in de overeenkomst:
- opschorting van de uitbetalingen (bijv. als gevolg van het niet zorgvuldig uitvoeren van de
verslaggeving);
15/21
SBO-HANDLEIDING
- herziening van de steun met financiële afrekening ingeval van o.a. belangrijke wijzigingen in de
toestand van het onderzoeksconsortium, niet ononderbroken voortzetting van het project, als de
verderzetting van het project niet meer zinvol is omwille van valorisatie, ...;
- herziening en terugvordering van de steun. Overeenkomstig de contractuele bepalingen kan dit
gebeuren wanneer de verplichtingen in verband met rapportering niet worden uitgevoerd of wanneer
de tegemoetkoming oneigenlijk wordt gebruikt.
De schijf verbonden aan het ontbrekend verslag en alle volgende schijven zullen niet uitbetaald
worden. In eerste instantie zal u schriftelijk (aangetekend) herinnerd worden aan de contractuele
verplichtingen. Indien de verslaggeving dan nog uitblijft, volgt een in gebreke stelling en eventueel de
terugvordering van reeds gestorte middelen via de Centrale Invorderingscel van de Vlaamse
Gemeenschap en het Vlaamse Gewest.
16/21
SBO-HANDLEIDING
5. Inlichtingen en correspondentie
Voor bijkomende inlichtingen in verband met deze handleiding en de toepassing ervan kan men
contact opnemen met de projectadviseur of/en de SBO-programmacoördinator (Dhr. Paul Schreurs,
tel. 02-4324288, fax 02-4324399, E-mail [email protected] ).
Formele briefwisseling omtrent de uitvoering van het project en de overeenkomst wordt geadresseerd
aan :
Maarten Sileghem
Directeur Strategisch en Europees Onderzoek
IWT
Koning Albert II laan 35 bus 16
1030 Brussel
17/21
SBO-HANDLEIDING
18/21
SBO-HANDLEIDING
Bijlage 1. Formulier voor het voortgangsverslag van een
SBO-project of een SBO-voortraject.
Het voortgangsverslag wordt ingestuurd door de projectleider of promotor. In principe is dit om de 6 maanden, tenzij
een ander verslag op hetzelfde tijdstip gevraagd wordt. Het vormt de basis voor de communicatie tussen de
begunstigde en het IWT en heeft als hoofddoel na te gaan of het project voldoende volgens planning verloopt.
IWT-projectnummer:
Startdatum van het IWT-project:
Naam en organisatie projectleider:
Datum van dit voortgangsverslag:
1. Inhoudelijk verloop van het project
 het project verloopt grotendeels volgens planning en de mijlpalen voorzien voor deze fase van het project zijn
(grotendeels) gehaald
 de uitvoering wijkt af van de planning zonder dat finaal een belangrijke invloed wordt verwacht
 belangrijke mijlpalen worden niet (tijdig) gehaald en/of er zijn grote wijzigingen in de uitvoering
2. Interactie met de begeleidingscommissie
 de interactie met de begeleidingscommissie verloopt goed
 er zijn wijzigingen/vertragingen in de interactie met de begeleidingscommissie zonder dat dit een belangrijke
invloed heeft op de valorisatiekansen van het project
 er zijn aandachtspunten of problemen in de interactie met de begeleidingscommissie die bijsturing vragen
 niet van toepassing : het betreft hier een spin-off geoormerkt project zonder begeleidingscommissie
3. Haalbaarheid van het wetenschappelijk innovatiedoel
 het in de projectspecifieke voorwaarden omschreven innovatiedoel blijft behouden en haalbaar
 er is bijkomende onzekerheid over het bereiken van het innovatiedoel maar het project wordt niet ten gronde
bijgestuurd
 het innovatiedoel is niet of onvoldoende haalbaar en het project moet bijgestuurd worden en/of het innovatiedoel
moet aangepast worden
4. Inzet van de middelen
 de middelen en de menskracht worden ingezet zoals voorzien
 er zijn vertragingen/versnellingen/wijzigingen in de ingezette middelen, maar het is de verwachting dat de
wijzigingen over de volledige looptijd van het project beperkt zullen blijven
 er zijn grote wijzigingen in de inzet van de middelen
5. Wijzigingen op vlak van het valorisatiepotentieel en de valorisatiekansen van de resultaten.
 er zijn geen relevante wijzigingen met impact op het valorisatiepotentieel en de valorisatiekansen
 er zijn wijzigingen met impact op het valorisatiepotentieel en de valorisatiekansen, maar de nodige aanpassingen
qua valorisatieaanpak worden als beheersbaar aanzien
 er zijn gewijzigde interne of externe omstandigheden die de valorisatie sterk beïnvloeden
 Dit voortgangsverslag omvat ook een melding
Kruis dit vakje aan als u dit verslag tevens beschouwt als een melding in de zin van art.7 van de Algemene IWTvoorwaarden. Geef dan zeker ook een grondige toelichting in het volgende vak.
19/21
SBO-HANDLEIDING
Toelichting (verplicht als u in één van de vorige vakken de 2e of 3e optie of melding heeft aangekruist)
Geef hier een korte toelichting als u ergens de 2e optie heeft aangekruist.
Geef een uitgebreidere toelichting als u ergens de 3e optie heeft aangekruist of als u met dit verslag een melding wil
doen. Beperk u in deze gevallen niet tot het melden van wat er gebeurd is, maar leg uit wat de gevolgen zijn en wat u
zal doen om daarmee rekening te houden.
Naam :
Datum en handtekening:
20/21
SBO-HANDLEIDING
Bijlage 2. Formulier voor de jaarlijkse prestatietabel.
Als onderdeel van de financiële verslaggeving wordt jaarlijks een prestatietabel gevraagd volgens het
onderstaande formaat :
Stel de volgende prestatietabel op per projectpartner(begunstigde en onderzoekspartner) en voor de prestaties
geleverd in de betrokken periode.
De prestaties moeten kunnen aangetoond worden aan de hand van registraties in een opvolgingssysteem, register,
projectboekhouding etc., maar de bewijsstukken moeten niet meegestuurd worden.
Het is ook niet nodig de personeelskosten te berekenen of te bewijzen.
prestaties tussen <datum> en <datum>
maand ... tot maand ... van het project
naam van de partner:
naam personeelslid
functie/rol binnen
het project
belangrijkste werkpakketten waaraan
een bijdrage is
geleverd
aantal
gepresteerde
mensmaanden in
deze periode
cumulatief tot
einde van het
project
totaal
Ondergetekende verklaart dat bovenstaande prestaties daadwerkelijk zijn uitgevoerd in kader van het
vermelde SBO-project. De vermelde prestaties geboekt op het project worden niet gesubsidieerd via andere
overheidsfinanciering.
Naam :
Functie:
Datum :
Handtekening :
21/21