Functies van personeelsplanning

Functies van personeelsplanning
De kwaliteit van een personeelsplanningmodel wordt bepaald door de mate waarin het voldoet aan
de beoogde functies. Er zijn vier functies op dit gebied te onderscheiden:
1.
2.
3.
4.
Scanfunctie
Monitoringfunctie
Simulatiefunctie
Integratiefunctie
1. Scanfunctie
Dit is het in kaart brengen van de bestaande, actuele personele bezetting.
Als werkgever breng je de volgende gegevens in kaart, waarbij er een peildatum genomen moet
worden:
 aantal medewerkers;
 aantal FTE;
 aantal medewerkers/FTE per functie/afdeling;
 aantal medewerkers per functiesoort (uitvoerend of leidinggevend);
 percentage leeftijdscategorieën:
o 18-30 jaar (leeftijdsfase: jonge starters);
o 30-40 jaar (leeftijdsfase: spitsuur van het leven);
o 40-50 jaar (leeftijdsfase: stabilisatie);
o 50+ jaar (leeftijdsfase: deskundige senior);
 aantal medewerkers vanuit de participatiewet (mensen met een afstand tot de
arbeidsmarkt).
Deze gegevens zijn vaak gemakkelijk terug te halen uit het personeel- en salarissysteem.
2. Monitoringfunctie
De monitoringfunctie is een analyse van de veranderingen die bij ongewijzigd beleid met betrekking
tot vraag en aanbod van personeel zijn te verwachten. Dit moet ertoe leiden dat het verschil tussen
vraag en aanbod van personeel op de toekomstige peildatum zowel in kwantitatieve als kwalitatieve
zin inzichtelijk wordt.
De werkgever analyseert de gegevens die bij de scanfunctie in kaart zijn gebracht. Uitkomsten
kunnen zijn:
 Het aantal medewerkers is in 5 jaar gestegen/gedaald met een x percentage.
 Er is te veel/weinig FTE op een bepaalde afdeling om alle voorkomende taken uit te
voeren.
 Het percentage 50+-ers is hoog/laag in de organisatie, terwijl het percentage
medewerkers in de leeftijdsfase “jonge starters” erg hoog/laag is.
 Het aantal medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt dat werkzaam is binnen de
eigen organisatie voldoet aan de gestelde wet- en regelgeving.
Functies van personeelsplanning
01-06-2016
3. Simulatiefunctie
In deze functie wordt nagegaan welke acties er ondernomen moeten worden voor het overbruggen
van het verschil tussen vraag en aanbod van personeel. Zowel de vraagzijde als de aanbodzijde
moeten betrokken worden in de afwegingen van de uit te voeren acties. Wellicht moet er een andere
wervingsmethode komen of moet de vraag naar personeel worden bijgesteld.
Bij de monitoringsfunctie zijn een aantal analyses gedaan. Op basis van deze (voorbeeld)analyses
kunnen de volgende acties worden ondernomen:
 Indien de middelen beschikbaar zijn, een werving- en selectieprocedure starten om zo
meer kans te maken om de bestaande vacatures in te vullen met de juiste personen
(doelgroep bereiken);
 door middel van positieve discriminatie proberen om meer vrouwen, allochtonen en
jongeren aan te trekken;
 diversiteitbeleid opstellen en uitvoeren;
 leeftijdsbewust personeelsbeleid opstellen en uitvoeren. Meer informatie hierover, en
ook over de verschillende leeftijdsfasen die te onderscheiden zijn, kunt u vinden op de
HR5 kennisbank onder “Loopbaanontwikkeling”.
4. Integratiefunctie
De integratiefunctie is een vertaling van de modeluitkomsten naar acties die gericht zijn op de
organisatie en het individu en de daarbij in te zetten (personeels)instrumenten. Processen als
werving en selectie, interne mobiliteit, loopbaanpaden, beloning, opleiding,
functioneringsgesprekken en beoordelingssystematieken kunnen hierbij worden ingezet.
Per medewerker moet bekeken worden welke consequenties de verschillende (voorgaande) acties
hebben. Zo kan het zijn dat er met de oudere medewerkers, de jongere medewerkers, vrouwen en
allochtonen gesprekken moeten worden gevoerd over hun eigen mobiliteit en loopbaanpaden
binnen de organisatie. Dit kan je bijvoorbeeld doen tijdens het functioneringsgesprek.
Functies van personeelsplanning
01-06-2016