Verandergroep FC

Veranderopgave FC
Inhoud
1.
2.
3.
4.
5.
Verandergroep
Doel en werking
De ontwikkelsporen
Planning
Capaciteit
1. Verandergroep
Stuurgroep bestaande uit:
-Raymond (voorzitter)
-Sebastiaan
-Martine
-Niels
-Marlou (secretaris)
Inmiddels:
-zijn 4 ontwikkelsporen benoemd
-uitgangspunten voor ontwikkeling (waar kan met eigen mensen)
-impact op bestaande capaciteit
-planning gemaakt
2. Doel en werking
Doel:
FC-brede verandering in zowel de organisatie als
werkprocessen gecreëerd door mensen zelf. Stuurgroep
heeft daarbij de regierol.
Werkwijze:
1. 4 ontwikkelsporen benoemd
2. Elk lid van de verandergroep gaat een spoor trekken.
3. Er worden projecgroepen gevormd op inhoudelijke
onderdelen binnen de sporen .
3. De vier ontwikkelsporen
1.
2.
3.
4.
Organisatie ontwikkeling (Raymond)
Basis op Orde (Raymond/Martine)
P&C cyclus (Niels)
Overige processen (Sebastiaan)
Spoor 1: Organisatie ontwikkeling
(Raymond)
Projecten:
1. Organisatie-ontwikkeling
Doorontwikkeling FC, waarin rekening wordt gehouden met ontvlechting
Controlfunctie, overgaan W&I naar Werkbedrijf en ontwikkelingen Peel 6.1. Voor
de zomer een schets op hoofdlijnen (taken en werkzaamheden) van de nieuwe
hoofdafdeling
‐
‐
‐
‐
2.
3.
Veel advies, weinig ondersteuning bij AC
Administratie te versnipperd
P&C-rol versterken
Meer dienstverlening richting rest van organisatie
Businesscases BLV en Inkoop
Belastingen is een businesscase in het kader van Peel 6.1 waarin wordt
onderzocht in hoeverre deze taak kan worden ondergebracht in Peel 6.1. Voor
einde jaar GO/NO GO.
Cultuurtraject
Belangrijk onderdeel, al dan niet ondersteund door extern bureau liefst vanuit
veranderingen Helmond breed
Spoor 2: Basis op Orde
(Raymond/Martine)
Projecten Raymond
1. Herinrinchting financiële structuur
•
•
2.
3.
4.
Nieuwe inrichting financiële omgeving miv 2016 (rekeningschema, gebruik
kostenplaatsen/kostendragers, herzien gebruik dimensies in boekingssleutel
Nieuwe werkwijze t.a.v. reserves en investeringen hierin meenemen (intracomptabel) cnf.
BBV-systematiek
Lias Enterprise
Vennootschapsbelasting
Workflow/digitalisering
•
•
•
Begin 3-weg matching mogelijk maken
Ondersteuning vanuit FC bij aanmaken verplichtingen
Snel beginnen met pilot (per 1/1/2016 integraal beginnen in nieuwe structuur)
Projecten Martine
5. Kwartaalafsluiting
6. Optimaliseren subadministraties (GWS, Gouw)
7. Terugdringen Schaduwadministraties
Spoor 3: P&C cyclus (Niels)
Projecten
1. P&C processen
-
quick wins t.a.v. de kwaliteit van P&C-producten (Voorjaarsnota,
leesbaarheid, tabellen met verticale toelichting)
Aantal vernieuwingen (Berap vanuit boekje met uitputting, prognose,
toelichting op afwijkingen)
kritische blik op kalender en processen om P&C-producten te
ontwikkelen
2. Managementinformatie
-
systeem opzetten van periodieke managementinformatie
•
‐
Nadenken over opzetten Datawarehouse en inrichten nieuwe Cognos-rapportages
(prioriteit bij Kernteam ICT?)
stuurinformatie aanbieden op college, MT, afdelingsniveau
Spoor 4: Overige processen
(Sebastiaan)
Projecten:
1. Heroverweging investeringen
-
Nieuw afwegingskader rond investeringen opstellen met investeringsplafond
onrendabele investeringen en voorportaal kansrijke investering jaren vanaf t+1
2. Heroverweging reserves
-
Nieuwe indeling van reserves, waarbij nut en noodzaak van reserves onder het
licht worden gehouden
Uitgangspunt: niet meer voor ieder risico en beleidsterrein een eigen reserve
3. Inhuur
- Eenduidig vastleggen van inhuurkrachten in administraties op basis waarvan
overzicht ontstaat en nut, noodzaak en financiering blijkt
Concept planning
1-4-2015
1-7-2015
1-1-2016
1-7-2016
1-1-2017
Project/Activiteit
Projectleider
Deelnemers project
Organisatieontwikkeling
Schets op
Uitwerking
hoofdlijnen 1/7
Uitwerking Businesscase met GO/NO GO
Opzet Businesscase
Uitwerking/implementa
tie
Implementatie
tot 1/7
Besluitvorming
Implementatie
Doorontwikkeling organisatie
Raymond
Sebastiaan, Marlou, Marina + org.adviseur via P&O
Businesscase BLV
Businesscase Inkoop
Frank
Raymond
Werkgroep Peelgemeenten
Marlou, Huub
Cultuur
Raymond
Extern in te huren bureau gericht op cultuurtraject
Basis op orde
Uitgangspunten
inrichting
Inrichten ,
voorbereiden pilot
Definiëren
Inventariseren
tot 1-9-2015
Inrichting nieuwe
omgeving
1-1-2016
begroting
Herinrichting financiële structuur
Sr. extern
Projectleider
Opstellen PvE, inrichten
In gebruikname,
opleidingen
Ingebruikname
Lias enterprise
NTB
Sebastiaan, Hans, Jeroen, Martine, Jolanda, Henk,
Raymond, iemand van IA
+ verder zie Ad.1
Harry, John, Hans, Patricia Wilson
Workflow
Mark
Jeroen, Hans
Kwartaalafsluiting
Martine
Martine, Marja, Elvira, Toon v. Hout
Optimaliseren subadministraties (UOZO)
Martine
Terugdringen aantal schaduwadministraties
Vennootschapsbelasting
NTB
J. Brands
Astrid/Jeroen, John, Ruud, iemand van het
kasteel/speelhuis etc.
Marcel, Michel van Kessel, Jeroen Postma
Uitvoeren pilot,
voorbereiden uitrol
Implementeren
Eerste fase
Start plan van aanpak
Implementeren
tweede fase
Implementeren
P&C
Berap en begroting
voor Quick wins
Peildatum 30-62015, week daarna
eerste voorstel
Doorontwikkeling
Doorontwikkeling
Processen i.r.t. kalender
Niels
ntb
Doorontwikkelen naar 1
januari (maandelijks)
Implementeren
Managementinformatie
Niels
John, ev. Hans, Patricia Verbakel
Uitwerken tot
1-9-2015
Reserves
Sebastiaan
Henk, Kasper, later ook Elvira
Uitwerken
Investeringen
Sebastiaan
Henk, Raymond, Niels
Uitwerken (geschiktheid
systeem Afas etc.)
Personeel/inhuur
Sebastiaan
Martine, Robert Plantagie, Carel, Niels
Verbetering Processen
Inventarisatie tot
1 juni i.v.m.
begroting
Inventarisatie tot
1 juni i.v.m
begroting
informatie
ontsluiten
5. Capaciteit
Inhuur (deskundigheid)
Vervanging interne
capaciteit
invulling bestaande
vacatures
Interne Processen
Ondersteunend med. AC (2
fte)
Adviseur (1 fte)
2 fte
1 fte
Basis op Orde
Sr. Projectleider (1 fte)
1 fte
Diverse inhuur (spec.
deskundigheid)
Unit4 (0,5 fte)
0,5 - 1 fte
0,5 fte
Applicatiebeheerder (0,5 fte)
0,5 fte
Informatiemanagement (0,5
fte)
0,5 fte
Adviseur (0,5 fte)
0,5 fte
P&C
Coördinator (1 fte)
1 fte
Afdelingsmanager BMI
1 fte
Totaal
2,0 – 2,5 fte
2,5 fte
4 fte