HKZ Kleine Organisaties Vragen en antwoorden

HKZ Kleine Organisaties
Vragen en antwoorden
Wat is het HKZ-schema Kleine Organisaties?
Wie kunnen zich laten certificeren?
Zoals de naam al aangeeft is het HKZ-certificatieschema
De normen uit het HKZ-certificatieschema Kleine
Kleine Organisaties een certificatieschema speciaal
Organisaties zijn van toepassing op organisaties,
bedoeld voor kleine organisaties. Oftewel: organisaties
praktijken of maatschappen en organisaties binnen de
waarbij er geen managementlaag tussen werkvloer en
sector Zorg en Welzijn. U kunt zich laten certificeren
(top)management of directie is. Het schema houdt rekening
wanneer u voldoet aan de volgende voorwaarden:
met de omvang van de organisaties en laat zaken weg die
1. Uw maximale aantal medewerkers is 10 fte. Hierin
voor kleine organisaties onnodig zijn.
tellen alle medewerkers mee, ongeacht de wijze
waarop ze in dienst zijn. Ook medewerkers waarvan
Met behulp van het certificatieschema maakt u als kleine
de diensten ingekocht of -gehuurd worden tellen mee.
organisatie uw resultaten transparant voor cliënten of
Voor het vaststellen van het aantal fte kunt u
patiënten en bijvoorbeeld financiers. Alle onderwerpen
bijvoorbeeld kijken naar het boekjaar voorafgaand aan
waarmee u als kleine organisatie te maken heeft komen in
certificatie. Bereken de gemiddelde inzet aan fte van
het certificatieschema aan bod: van veiligheid en
eigen personeel, ZZPers, uitzendkrachten en ingehuurd
cliëntervaringen tot het verbeteren van zorg en uw
personeel van andere instellingen over dat jaar (ratio
werkwijze. Met behulp van de Plan-Do-Check-Act-
aantal geleverde zorguren / maximaal aantal werkuren
werkwijze (PDCA) wordt beoordeeld of u moet bijsturen
per week). Tel uw management mee bij het vaststellen
om zaken te verbeteren.
van het aantal fte, ongeacht of dit uitgevoerd wordt als
neventaak door de zorgverleners of op andere wijze.
Het HKZ-certificatieschema is goedgekeurd door de Raad
Het komt voor dat een kleine organisatie functioneert
voor Accreditatie, onafhankelijk toezichthouder op
onder een stichtingsbestuur op afstand of een
keurmerken. Certificatie is mogelijk voor iedereen, mits
vergelijkbare constructie. Zolang dit bestuur zich niet
een organisatie voldoet aan de eisen (reikwijdte) van het
bezighoudt met uitvoerende managementtaken telt dit
schema.
niet mee voor het aantal fte.
2.
Uw organisatie kent één vestiging en één management,
Voor wie is het HKZ-schema Kleine Organisaties?
maar kan haar activiteiten op meerdere locaties
Het HKZ-certificatieschema Kleine Organisaties is bedoeld
uitvoeren. Hierbij kan gedacht worden aan een
voor organisaties, praktijken en maatschappen die:
fysiotherapeut die zijn werkzaamheden in meerdere verpleeghuizen verricht of een mobiele thuisverzorger
> hun patiënten)zorg willen verbeteren;
die van de ene naar de andere cliënt rijdt.
> sectorspecifieke HKZ-normen als te uitgebreid
3.
ervaren voor de grootte van de organisatie;
Uw organisatie is ingeschreven bij de Kamer van
Koophandel.
> zaken moeten ‘optuigen‘ om te kunnen voldoen aan de
normen.
pagina 1 van 3
Organisaties die qua omvang klein zijn, maar niet aan deze
De normen zijn ingedeeld in negen gebieden, die elk
criteria voldoen, kunnen niet volgens de HKZ-norm voor
specifieke thema’s behandelen:
Kleine Organisaties certificeren. Er kunnen geen eisen uit
1. Organisatie & beleid
de HKZ-norm voor Kleine Organisaties uitgesloten worden
2. Processen
omdat ze niet passend zijn. Het HKZ-certificaat Kleine
3. Werkomgeving & materialen
Organisaties sluit niet aan op ISO 9001.
4. Inkoop of uitbesteding
5. Professioneel handelen
Wat levert certificatie HKZ Kleine Organisaties
6. Ervaringen van cliënten of klanten
de kleine organisatie op?
7. Medewerkers (indien aanwezig)
Met het HKZ-certificaat Kleine Organisaties toont u een
8. Ontwikkeling
goede kwaliteit en veiligheid van uw kleine organisatie aan.
9. Documentatie
Financiers (zorgverzekeraars, zorgkantoren, gemeenten)
staan positief tegenover de normen voor kleine organisaties.
Ieder thema binnen een gebied bestaat uit vijf onderdelen:
Met deze normen worden kwaliteit en veiligheid inzichtelijk
1. Een vraag waarmee concreet wordt aangegeven wat uw gemaakt. Omdat het kwaliteitsbeleid per financier kan
wisselen, raden wij u aan om zelf na te gaan wat uw
organisatie geregeld moet hebben.
2. Het doel waarmee wordt aangegeven waarom bepaalde
financier van u verwacht als het gaat om het aantoonbaar
zaken geregeld moeten zijn. Dit geeft richting aan de
maken van kwaliteit en of de financier specifieke eisen stelt.
uitwerking van de vraag.
3. De minimumeisen waarmee de norm (het minimum) Bovendien profiteert ook uw eigen organisatie van het
wordt gesteld.
werken aan kwaliteit. Doordat afspraken en doelstellingen
4. De documentatie voor de organisatie, waarmee
bij iedereen bekend zijn, werkt iedereen naar hetzelfde doel
overzichtelijk wordt weergegeven wat u moet
toe.
documenteren en wat u bij toetsing van het
certificatieschema moet kunnen aantonen.
Hoe ziet de norm eruit?
5. De toelichting op het thema, bijvoorbeeld aan de
In het certificatieschema staan de volgende thema’s
hand van voorbeelden.
centraal:
• Verbeteren (PDCA-cyclus)
• Resultaatgerichtheid
• Cliëntervaringsonderzoek
• Prestatie-indicatoren
ACT
PLAN
CHECK
DO
pagina 2 van 3
Hoe kan een organisatie of praktijk zich voorbereiden?
Hoe verloopt het certificatietraject?
Door de opbouw en beschrijving van de norm, geeft deze
Het certificatietraject bestaat uit twee fasen. De eerste fase
veel handvatten om zelf aan de slag te gaan met het opbouw
bestaat uit een audit waarbij een auditor toetst of uw
van uw kwaliteitssysteem. De norm is op papier en digitaal
organisatie klaar is voor de certificering. Dit gebeurt
te bestellen bij:
door te kijken of u aan een aantal basiseisen van het schema
www.nen.nl/NEN-Shop/Norm/HKZ-1432010-nl.htm.
voldoet. Heeft u bijvoorbeeld een werkende PDCA-cyclus,
bent u resultaatgericht, heeft u een
HKZ heeft ter ondersteuning voor u het werkboek ‘Van
cliënttevredenheidsonderzoek uitgevoerd en heeft u
start naar finish’ en het Zelfdiagnose-instrument Kleine
prestatie-indicatoren? Deze audit duurt een halve dag. De
Organisaties ontwikkeld. Het HKZ zelfdiagnoseinstrument
tweede fase is de implementatie toets en bestaat uit een
is een digitaal instrument. Na het invullen van stellingen
aantal interviews met de proceseigenaren (medewerkers)
via internet wordt een zelfdiagnose opgesteld. Deze geeft
en duurt eveneens een halve dag. Tussen de eerste en de
inzicht in hoe ver u bent gevorderd met de thema’s uit de
tweede fase zit meestal een periode van vier tot zes weken.
HKZ-norm voor Kleine Organisaties.
Na de tweede fase draagt de auditor uw organisatie voor bij
Ook bestaat de mogelijkheid om een externe adviseur in
de certificatiemanager voor certificatie. De
te huren via DEKRA Netwerkpartners. Meer informatie
certificatiemanager neemt de certificatiebeslissing. Wanneer
hierover is te vinden op:
deze positief is ontvangt u een certificaat met een geldigheid
http://www.dekra-certification.nl/nl/dekra-netwerkpartner.
van drie jaar. Onderhoud door middel van een jaarlijkse
vervolgaudit is verplicht. De vervolgaudits nemen steeds
Tijdspad en voorbereiding
een halve dag in beslag. Na drie jaar wordt een
De gemiddelde tijd die nodig is voor het opzetten van
hercertificatie uitgevoerd.
een kwaliteitssysteem en het uitvoeren van de verplichte
onderdelen (zoals het opstellen van verplichte documentatie
en registratie, het vaststellen en meten van
prestatie-indicatoren en het uitvoeren van een
cliënttevredenheidsonderzoek) is zeven tot negen
maanden.
Start
voorbereiding
Initiële audit
Implementatie
modelhandboek
Proef audit
(optioneel)
7-9 mnd
Fase 1
Handboek
Beoordeling
(0,5 dag)
1 mnd
Tijdspad is indicatief; hier kunnen geen rechten aan worden ontleend
20161212
DEKRA
Meander 1051 • 6825 MJ Arnhem
Phone +31.88 96 83016
[email protected]
www.dekra-certification.nl/gezondheidszorg
pagina 3 van 3
Fase 2
Interviews
(0,5 dag)
1 mnd
Certificatie
1 mnd
Vervolg audits
Elke 12 mnd