Reglement voor subsidies aan projecten in het kader

211 – VT - Reglement voor projecten in het kader van ‘700 jaar Charter van Kortenberg’
Reglement voor projecten in het kader van ‘700 jaar Charter van Kortenberg’
Gelet op het feit dat in 2012 het 700 jaar geleden is dat het Charter van Kortenberg in de Oude Abdij
werd ondertekend;
Overwegend dat het gemeentebestuur deze verjaardag niet onopgemerkt wil laten voorbijgaan;
Overwegend dat op 11/10/09 samen met het verenigingsleven een grote brainstorm werd gehouden
inhoud te geven aan dit feestjaar;
Overwegend dat er een reglement nodig is om te bepalen welke initiatieven onder de noemer ‘700 jaar
Charter van Kortenberg’ mogen georganiseerd worden en op welke manier deze door de gemeente
kunnen ondersteund worden;
Overwegend de conceptnota opgesteld door het college;
Overwegend dat in de begroting van 2012 het nodige budget hiervoor voorzien zal worden;
Besluit:
Artikel 1 - Algemeen
Het gemeentebestuur wenst naar aanleiding van de 700ste verjaardag van het Charter van Kortenberg
heel wat festiviteiten opzetten in 2012. Er zullen drie grote gemeentelijke initiatieven zijn namelijk
een feestelijke opening op 1 januari 2012, een feestweekend op 6,7 en 8 juli 2012 en een symbolische
afsluiter op 27 september 2012 (de eigenlijke verjaardag).
Naast deze gemeentelijke initiatieven wil het gemeentebestuur graag zoveel mogelijk andere partners
aanzetten om het feestjaar mee gestalte te geven. Met dit reglement zal het bestuur bepalen welke
projecten en initiatieven kunnen georganiseerd worden onder de noemer ‘700 jaar Charter van
Kortenberg’. Deze projecten kunnen extra gemeentelijke ondersteuning krijgen.
Artikel 2 – De aanvragers
Een project kan worden ingediend door:
• erkende Kortenbergse verenigingen
• gemeentelijke adviesraden
• tijdelijke projectvereniging
• scholen
• middenstanders
• organisaties en instellingen
Er kan maar één project per aanvrager ingediend worden. Een aanvrager mag wel partner zijn in
meerdere andere projecten.
Artikel 3 – De aanvraag
Wie zijn project wil laten erkennen onder de noemer ‘700 jaar Charter van Kortenberg’ en hierdoor in
aanmerking wenst te komen voor extra gemeentelijke ondersteuning moet hiervoor een aanvraag
indienen vóór 1 december 2010. Het aanvraagformulier is beschikbaar op de gemeentelijke webstek of
via de dienst Vrije Tijd.
a. Organisator:
• identificatie van de aanvrager. Er kan slechts één aanvrager zijn;
• identificatie van de samenwerkingspartner(s).
b. Project:
• de datum /data en locatie(s) waarop het project zal plaatsvinden;
Pagina 1
20-7-2017
• een uitvoerige beschrijving van het project
• de doelstellingen van het project
• toelichting bij de relevantie van het project in het kader van ‘700 jaar charter van
Kortenberg’
c. Promotie:
• een planning van de promotievoering voor het project.
d. Begroting en ondersteuning:
• een zo gedetailleerd mogelijke begroting van alle verwachte inkomsten en uitgaven;
• een omschrijving van de gevraagde ondersteuning. Dit kan gaan over logistieke,
materiële, financiële en promotionele ondersteuning.
e. Label 2012:
• Aangeven op welke manier zal duidelijk gemaakt worden dat dit project kadert in ‘700
Charter van Kortenberg’ waaronder de vermelding van de steun van de gemeente en
het opnemen van het ‘logo 2012’ op de verschillende publiciteitsmiddelen.
Artikel 4 - Beoordelingscommissie
Alle aanvragen worden onderzocht door een beoordelingscommissie die het college zal adviseren over
de degelijkheid van de projecten en of ze passen binnen de geplande feestelijkheden. De commissie
zal het college ook adviseren op welke manier de gemeente de projecten het best kan ondersteunen.
De beoordelingscommissie wordt samengesteld uit de voorzitters van de vrijetijdsadviesraden en
bijgestaan door een ambtenaar van de dienst Vrije Tijd.
Indien de aanvrager, de gemeentelijke administratie of de beoordelingscommissie het nodig acht, voor
de beoordeling van het project, wordt vooraf een bespreking gepland.
Het college beslist uiterlijk tegen 31 december 2010 op welke manier de ingediende projecten
optimaal kunnen ondersteund worden door de gemeente en dit op basis van het advies van de
beoordelingscommissie.
In geval een project niet wordt goedgekeurd, krijgen de organisatoren de mogelijkheid om een
bijgestuurd project opnieuw in te dienen vóór 1 februari 2011. Het college neemt op advies van de
beoordelingscommissie een finaal advies uiterlijk 1 maart 2011.
Artikel 5 - Aandachtspunten
Bij de beoordeling van de aanvraag zullen de volgende aandachtspunten worden gehanteerd:
• bereiken van zoveel mogelijk inwoners van de gemeente
• samenwerkingsverbanden
• originele locaties
• link met het Charter van Kortenberg
• vernieuwd en afwijkend van de normale werking
• innoverend en uitzonderlijk karakter
Artikel 6 – Toekenning van de ondersteuning
Indien er subsidie werd aangevraagd wordt er een voorschot van 60% van de subsidie voor de aanvang
van het initiatief uitbetaald. De resterende 40% wordt uitbetaald na het indienen van de
verantwoordingstukken vermeld in artikel 7. De subsidie is niet cumuleerbaar met andere
gemeentelijke subsidies.
Pagina 2
20-7-2017
Indien er logistieke, materiële of promotionele ondersteuning wordt toegezegd wordt die in overleg
met de organisatoren vastgelegd en toegekend.
Artikel 7 - Verantwoording voor de ondersteuning
De aanvrager is ertoe gehouden om:
• in het geval van toegekende subsidie deze aan te wenden voor het doel waarvoor ze werd
toegekend;
• na afloop een kort verslag en een financiële afrekening aan de gemeente te bezorgen.
Deze bewijsstukken moeten bij de gemeente ingediend worden uiterlijk op 15 oktober 2012.
Artikel 7 - Toetsing
De gemeente toetst elke aanvraag aan de toepassingsvoorwaarden van het reglement. De subsidies
worden slechts voorwaardelijk toegekend.
In de volgende gevallen:
• één of meer bepalingen van dit reglement werden niet nageleefd;
• onjuiste of onvolledige gegevens werden aan de gemeentelijke administratie meegedeeld;
• de voorgeschreven termijnen voor het indienen van de bewijsstukken werden niet
gerespecteerd;
kan het college één of meerdere van volgende sancties opleggen:
• de subsidie wordt geheel of gedeeltelijk teruggevorderd;
• de uitbetaling van reeds toegekende, maar nog niet of slechts gedeeltelijk uitbetaalde
subsidies wordt stopgezet;
Artikel 8 - Inwerkingtreding
Goedgekeurd door de gemeenteraad van 1 februari 2010. Aanvragen passend in dit reglement kunnen
vanaf 1 maart 2010. Toezeggingen van subsidies kunnen vanaf 31 december 2010. Uitbetaling van een
subsidies kan vanaf 1 januari 2012 op het moment dat het budget hiervoor in de begroting 2012 is
opgenomen.
Pagina 3
20-7-2017