Aandachtspunten bij zakenreizen

Aandachtspunten bij
zakenreizen
L.G.M. van den Hurk
Het uitzenden van werknemers naar het buitenland voor een langere periode kan gevolgen hebben
voor de immigratie, loon- en inkomstenbelasting en sociale zekerheid. Dit is bij veel werkgevers en
werknemers bekend. Dat ook kortdurende zakenreizen diverse gevolgen kunnen hebben voor
zowel de werkgever als de werknemer, is minder bekend.
Overheden zijn steeds actiever in het verzamelen van reisgegevens van zakenreizigers. De
immigratieautoriteiten bekijken hoe vaak de werknemer in- en uitreist en vragen de werknemer
naar de activiteiten die hij verricht. Ook delen de immigratieautoriteiten deze informatie steeds
vaker met de belastingautoriteiten die op hun beurt de werknemer of werkgever contacteren voor
bijvoorbeeld het indienen van een aangifte inkomstenbelasting of het afdragen van loonheffingen.
In dit artikel bespreek ik enkele aandachtspunten met betrekking tot immigratie, loon- en
inkomstenbelasting en sociale zekerheid voor zakenreizen.
Om te kunnen bepalen of deze aandachtspunten een rol spelen, is het belangrijk om te weten welke
reizen de diverse werknemers maken. In dit artikel geef ik ook enkele tips voor de praktijk om beter
inzicht te krijgen in de gemaakte reizen en bij voorkeur de nog te maken reizen.
Immigratie:
Voor veel zakenreizen is geen visum of werkvergunning benodigd. Dit geldt bijvoorbeeld voor
zakenreizen binnen Europa door een Europese onderdaan. In andere gevallen is het verstandig om
vooraf te toetsen of een visum of werkvergunning benodigd is. Een visum geeft de werknemer het
recht om in een ander land te verblijven. Een werkvergunning geeft de werknemer het recht op in
een ander land te werken. Daarbij spelen de volgende factoren een rol:
1.
2.
3.
4.
De nationaliteit van de werknemer
De bestemming van de zakenreis
De duur van de zakenreis
De te verrichten activiteiten tijdens de zakenreis
Met name de duur van de zakenreis in combinatie met de te verrichten activiteiten kan tot gevolg
hebben dat de werknemer een visum en/of werkvergunning nodig heeft. Met een zakenvisum is het
meestal uitsluitend toegestaan om vergaderingen bij te wonen en e-mails te lezen. Daarbij geldt
over het algemeen een beperkte termijn van bijvoorbeeld enkele weken. Voor reguliere
werkzaamheden zoals in een fabriek of op kantoor is vaak een werkvergunning nodig ongeacht de
duur van de activiteiten. Per land geldt verschillende wetgeving op het gebied van toegestane
werkzaamheden en duur van het verblijf zonder (zaken)visum of werkvergunning.
Voorbeeld 1 van immigratieverplichtingen
Een vertegenwoordiger met de Nederlandse nationaliteit bezoekt Zuid-Korea voor een zakenreis
van 10 dagen voor het bijwonen van vergaderingen met enkele potentiële klanten. Zolang deze
werknemer geen reguliere werkzaamheden uitoefent op kantoor is geen visum of werkvergunning
benodigd. Indien deze zelfde reis in China plaatsvindt, dan is wel een visum voor het verblijf nodig.
Voorbeeld 2 van immigratieverplichtingen
Zodra een werknemer met de Nederlandse nationaliteit tijdens de drukste maanden van het jaar de
lokale entiteit in bijvoorbeeld Zuid-Korea of China gaat helpen bij het op orde brengen van de
Aandachtspunten bij zakenreizen / L.G.M. van den Hurk. - FutD-odg 2015/0159
administratie (een eventuele taalbarrière buiten beschouwing gelaten), dan is een visum en een
werkvergunning benodigd, ongeacht hoelang deze werknemer in Zuid-Korea of China zal
verblijven.
Loonadministratie en afdrachtverplichting
Nederland heeft met veel landen een belastingverdrag gesloten, maar daarnaast is ook lokale
wetgeving van toepassing. In veel gevallen zal de werknemer korter dan 183 dagen in het andere
land verblijven en voor rekening en risico van de werkgever in Nederland werkzaamheden
verrichten. Toch kunnen dan bepaalde wettelijke verplichtingen op het gebied van de
loonadministratie en loon- en inkomstenbelasting van het andere land gelden. Hieronder noem ik
twee voorbeelden.
Voorbeeld loonadministratieverplichting
In het Verenigd Koninkrijk en België geldt een loonadminstratieverplichting (en mogelijk ook een
afdrachtverplichting) zodra een werknemer langer dan een bepaald aantal dagen in het land
verblijft of werkt. In het Verenigd Koninkrijk bestaat een afdrachtverplichting vanaf 60 dagen of
vanaf zelfs vanaf de eerste dag indien niet aan bepaalde voorwaarden is voldaan. In België is het
verplicht om voor aanvang van de werkzaamheden een zogeheten Limosamelding te doen voor de
sociale zekerheid.
Voorbeeld afdrachtverplichting zonder dat entiteit kosten draagt
Indien een werknemer op zakenreis gaat naar Japan en de entiteit in Japan betaalt zijn hotel,
taxikosten of daggeldvergoeding, dan leidt dit tot een loonadministratie en afdrachtverplichting in
Japan. Dat de entiteit in het thuisland (bijvoorbeeld Nederland) uiteindelijk deze kosten draagt, is
niet van belang.
Aangifteverplichting voor de inkomstenbelasting
Ondanks dat een belastingverdrag de heffing aan Nederland toewijst, op basis van de eerder
genoemde 183 dagen-regeling, kan in bepaalde landen toch een aangifteverplichting voor de
inkomstenbelasting ontstaan.
Voorbeeld aangifteverplichting voor de inkomstenbelasting
Een werkneemster uit Nederland volgt gedurende het jaar vier keer een training van 20 dagen in
Taiwan. Na de laatste training besluit zij nog twee weken voor vakantie te blijven in Taiwan. Zonder
de vakantie zou zij minder dan 90 dagen in Taiwan verblijven en ontstaat geen
aangifteverplichting. Door de vakantie is haar totale verblijf in Taiwan meer dan 90 dagen en dient
zij een aangifte inkomstenbelasting in te dienen en ook alvast te betalen. Of uiteindelijk op basis
van het verdrag belasting verschuldigd is in Taiwan, is niet van belang voor de aangifteverplichting
en betaling. De betaalde belasting, indien niet verschuldigd op basis van het verdrag, kan ze na het
overleggen van de Nederlandse aanslag inkomstenbelasting terugvragen in Taiwan. In andere
landen kan zelfs al een aangifteverplichting ontstaan vanaf de eerste werkdag, zoals in de
Verenigde Staten en Rusland.
Sociale zekerheid
De sociale zekerheidsverordening en -verdragen tussen de diverse landen bevatten regels voor de
verzekeringsplicht bij het werken in meerdere landen. Een werknemer is in principe verzekerd in
Aandachtspunten bij zakenreizen / L.G.M. van den Hurk. - FutD-odg 2015/0159
het land waar hij of zij de werkzaamheden verricht, tenzij een verdrag anders bepaalt. Een sociale
zekerheidsverklaring (A1/Certificate of Coverage) bevestigt in welk landen iemand sociaal
verzekerd is als er een verdrag bestaat. Uit praktische overwegingen vragen veel bedrijven pas een
verklaring aan indien de werknemer vier weken of langer in het buitenland werkzaamheden
verricht. Dit is niet altijd in lijn met de verplichtingen. Indien geen A1/Certificate of Coverage
aanwezig is, kunnen in het buitenland premies voor sociale zekerheid verschuldigd zijn en een
zorgverzekering verplicht zijn.
Nederland heeft niet met alle landen waarmee een belastingverdrag is gesloten ook een sociale
zekerheidsverdrag. In dat geval is de lokale wetgeving van beide landen van toepassing. Dit kan
leiden tot dubbele lasten voor de werkgever, maar andersom kan het ook zo zijn dat de werknemer
in geen van beide landen sociaal verzekerd is.
Mogelijke risico's voor de werkgever en de werknemer
Hieronder som ik diverse mogelijke risico's op voor de werkgever en de werknemer indien niet aan
bovenstaande verplichtingen is voldaan.
Risico's voor de werkgever
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Boetes voor tewerkstelling zonder juiste vergunningen
Beperkingen in de aanvraagmogelijkheden voor visum of werkgunningen voor dit land
(ook voor andere werknemers)
Boetes voor niet naleven verplichtingen voor de loonadministratie en verdere controle
van de loonadministratie
Naheffing van belasting en/of premies voor sociale zekerheid met eventueel
verschuldigde rente en boete
Kosten voor terugvragen teveel betaalde belasting en/of premies voor sociale zekerheid
in het thuisland
Kosten voor ziektekosten van de werknemer bij onvoldoende dekking
Stillegging van activiteiten in het betreffende land
Negatieve publiciteit
Ontevreden werknemers
Risico's voor de werknemer
•
•
•
•
•
Weigering toegang tot het land
Beperking voor het reizen naar dit land in de toekomst
In sommige gevallen zelfs vastzetten van de werknemer totdat de vergunningen in orde
zijn
Verminderde opbouw pensioen en beperking van rechten op uitkeringen
Onvolledige dekking voor ziektekosten
In beeld krijgen van de zakenreizen en de bijbehorende verplichtingen
De eerste stap om de genoemde risico's te beperken, is het in beeld krijgen van de zakenreizen.
Aan de hand van het (bij voorkeur geplande) reispatroon van de werknemers kan de werkgever
tijdig advies inwinnen over de diverse verplichtingen in het buitenland.
Aandachtspunten bij zakenreizen / L.G.M. van den Hurk. - FutD-odg 2015/0159
Een werknemer laat bij het reizen vaak diverse sporen na in de systemen van de werkgever. Zo zal
een werknemer vaak een daggeldvergoeding ('per diem') ontvangen van de werkgever. Deze
ontvangt de werknemer voor iedere dag dat hij of zij gereisd heeft. Aan de hand van de betaalde
daggeldvergoedingen kan de werkgever zien waar de werknemers zijn geweest. Andere gegevens
die de werkgever kan gebruiken om de reispatronen te inventariseren zijn de (kosten van)
geboekte vliegtickets, treinkaartjes, kilometervergoedingen, hotelovernachtingen,
toegangspoortjes in het gebouw etc.
Een nadeel is wel dat het soms maanden duurt voordat een werknemer de vergoedingen claimt en
dat is dus te laat voor immigratieverplichtingen en sommige andere verplichtingen. Wel kunnen
deze gegevens dan als signaal naar de werknemers en hun leidinggevende gebruikt worden om het
voor de toekomst beter op orde te brengen. Voor de loon- en inkomstenbelasting en sociale
zekerheid zijn deze gegevens vaak wel nog tijdig om orde op zaken te stellen.
Gespecialiseerde software en serviceverlening kunnen de werkgever assisteren bij het verzamelen
van de reis- en verblijfsdata en analyseren van de verplichtingen in de diverse landen. Daarbij kan
de werkgever tijdig zien hoeveel dagen een werknemer nog in het andere land aanwezig mag zijn
voordat een bepaalde verplichting ontstaat.
Het vooraf inzicht hebben in het reispatroon is natuurlijk het best. Dit is mogelijk door het opzetten
van een proces waarbij de werknemer bijvoorbeeld geen vliegtickets of hotels kan boeken voordat
de werknemer middels een goedkeuringsproces groen licht heeft gekregen.
Tips voor de praktijk
•
•
•
•
•
•
Inventariseer in welke landen mogelijk verplichtingen gelden voor de reizende
werknemers
Onderzoek de diverse verplichtingen en inventariseer voor welke werknemers deze
gelden
Creëer bewustzijn binnen het bedrijf
Stel verantwoordelijken aan voor de naleving van het beleid en de processen
Stel beleid en processen op voor de diverse verplichtingen
Start tijdig met de implementatie voor de gebieden waar de risico's het grootst zijn
Aandachtspunten bij zakenreizen / L.G.M. van den Hurk. - FutD-odg 2015/0159
Bijbehorend diagram
Ten slotte
Een goed proces waarbij de werkgever inzicht heeft in de (geplande) reizen van de werknemers
vergt veel van een werkgever en haar werknemers. De diverse overheidsinstellingen delen echter
in toenemende mate informatie met elkaar over het verblijf van de werknemers. De kans dat de
werknemers en de werkgevers bij de diverse autoriteiten in het buitenland in het vizier komen
neemt daardoor toe. Een goed proces voor immigratie, loonadministratie, inkomstenbelasting en
sociale zekerheid voor zakenreizen is dan ook van steeds groter belang.
Aandachtspunten bij zakenreizen / L.G.M. van den Hurk. - FutD-odg 2015/0159
Ernst & Young LLP
Accountancy | Belastingen |
Transacties | Advies
Over Ernst & Young
Ernst & Young is wereldwijd
toonaangevend op het gebied van
accountancy, belastingen, transacties
en advies. Onze 135.000 mensen
delen wereldwijd dezelfde waarden en
staan voor kwaliteit. Wij maken het
verschil door onze mensen, onze
cliënten en de samenleving te helpen
hun mogelijkheden optimaal te
benutten.
Leonie van den Hurk
Is verbonden aan
Ernst & Young Belastingadviseurs LLP
Tel:
088-4074527
E-mail: [email protected]
Voor meer informatie: www.ey.nl
Disclaimer
Dit bericht is met grote
zorgvuldigheid samengesteld. Voor
mogelijke onjuistheid en/of
onvolledigheid van de hierin
Verschenen in:
Over de grens 6 (2015)
nr. 10 (december)
een uitgave van
Fiscaal up to Date te Eindhoven
verstrekte informatie aanvaardt Ernst
& Young geen aansprakelijkheid,
evenmin kunnen aan de inhoud van
dit bericht rechten worden ontleend.
© Ernst & Young 2015
Aandachtspunten bij zakenreizen / L.G.M. van den Hurk. - FutD-odg 2015/0159