4. bewaken en beheersen

4. Project bewaken en beheersen
Inhoudsopgave
Inleiding………………………………………………………………………………………….
Pag. 3
Start niveau………………………………….……………………………………….…………
Pag. 3
huidig niveau………………………..………………….………………………….…………..
Pag. 4
Onderbouwing…………………………………….…………………………………………..
Pag. 5
Conclusie………………………………………………………………..............................
pag. 5
Inleiding
Aan de hand van dit document toon ik aan wat mijn start niveau was van de competentie project
bewaken en beheersen en toon ik aan wat mijn huidig niveau is geworden. Hierbij zal ik vermelden
wat ik heb gedaan om dit doel te bereiken.
De competentie heeft betrekking op het project Electrabel Bio-massa energiecentrale. Dit project is
één van de grootste projecten die Wolter en Dros heeft lopen. De locatie van het project is in
Rotterdam op de Maasvlakte. Door de grote omvang van het project is het van belang dat alle
termijnen goed bewaakt en beheersd worden. Een kleine wijziging kan op zo’n groot project grote
gevolgen hebben.
Start niveau
Huidig niveau
Taakrol
Context
Geleid
Zelfstandig
Sturend
Simpel
1
2
3
Lastig
2
3
4
Complex
3
4
5
Start niveau
Om bekend te worden met het bewaken en beheersen van de financien binnen het project heb ik de
taak gekregen om de meerwerken die we moeten uitvoeren te begeleiden.
Evaluatie meerwerken montage uren
Bij ieder meerwerk is een calculatie gemaakt waar ik uit kan lezen hoeveel montageuren ik ter
beschikking hebt. Zodra het meerwerk afgerond is krijg ik van de hoofduitvoerder te horen hoeveel
uur ze er mee bezig zijn geweest. Aan de hand van deze opgave controleer ik onze calculatie of we
teveel hebben gebruikt of niet. Als we teveel hebben gebruikt ga ik onderzoeken wat de reden is dat
we er langer mee bezig zijn geweest.
Door de informatie uit dat onderzoek kan ik bepalen welke maatregelen we in het vervolg moeten
nemen om niet over de calculatie heen te gaan of dat er een aanpassing in de calculatie gedaan moet
worden.
Evaluatie meerwerken materiaal en engineeringsuren
Bij ieder meerwerk begroot je het bedrag voor het te leveren materiaal en aantal engineeringsuren.
Als het meerwerk is afgehandeld verzamel ik alle informatie van de bestellingen ten behoeve van het
meerwerk, de engineeringsuren en overige kantoor uren.
Naast de begrote uren en bedragen leg ik de werkelijk gemaakte uren en bedragen.
Het verschil hiervan dient positief te zijn. Als dit niet het geval is is er een begrotingsfout gemaakt.
Om te weten wat er fout is gegaan evalueer ik het gehele meerwerk om de oorzaak van het
negatieve resultaat te vinden. Als de oorzaak bekend is kan je zorgen dat dit niet voortkomt bij de
volgende meerwerken.
Huidig niveau
Voor deze competentie heb ik naast het evalueren van meerwerken ook het bewaken en beheersen
van de meerwerken met een langere looptijd. De termijnstaat bewaken en tijdig declareren en de
prognose invullen ter ondersteuning voor de projectleider.
De prognose is een verwachtingslijst waarin we verwerken hoeveel uren we gaan opnemen voor de
komende periode , hoeveel materiaal er besteld gaat worden en bij welke bedrijven en hoeveel
meerwerken we in opdracht verwachten te krijgen of hebben gekregen.
Verwerking prognose totaal project:
Door de langere looptijden van de meerwerken dien ik regelmatig contact op te nemen met de
hoofduitvoerder voor registratie van de gebruikte montageuren en gereedheids percentage van de
montage.
De werkelijk gemaakte montageuren vergelijk ik met de begrote montageuren om zo te zien of alles
goed verloopt. Aan de hand van het gereedheids percentage kan ik controleren of we op planning
zitten qua uren en gereedheid of dat er bij gestuurd moet gaan worden.
Voor de prognose van het project bekijk ik wat we verwachten nog te gaan besteden in uren en
materialen. Daarnaast geef ik in de prognose aan wat het totaal aantal beschikbare uren voor het
project is. Dus de hoofdopdracht inclusief de meerwerken. Verder vul ik in wat de tot nu toe
gemaakte uren zijn. Door deze te vergelijken met de stand van het werk komt hier de prognose uit
van het totaal te maken uren op het project. Met dit resultaat kan gekeken worden of een positief
resultaat behaalt zal gaan worden of dat er misschien een overschrijding plaats zal gaan vinden en er
dus bijgestuurd moet gaan worden.
Voor materialen is de prognose dusdanig opgesteld dat wat in de werkbegroting is opgenomen aan
materiaal en beschikbaar budget vergeleken kan worden met de werkelijke uitgaven. Hieruit volgt
dan net als met de montage uren of er winst gemaakt gaat worden of dat er een overschrijding
plaats vindt.
Bij de montageuren staat hoeveel uren beschikbaar zijn en hoeveel er opgenomen zijn. De uren die je
verwacht op te gaan nemen vul ik hierbij aan. Hoeveel uren er nodig zijn kan ik niet zelf bepalen dit
doe ik samen met de hoofduitvooerder. Om deze uren te bewaken neem ik regelmatig contact op
met de hoofduitvoerder wat de gereedheidspercentage is van de bouwdelen. Aan de hand van het
percentage en de opgenomen uren kan je globaal bekijken of je op schema loopt.
De prognose stel ik op om aan te tonen wat het projectresultaat is. Het resultaat is aan een aantal
factoren gebonden.
Wat deze factoren zijn die onderdeel uitmaken van de prognose zoals hierboven omschreven zal ik
verder toelichten:
De factoren bestaan uit montageuren, engineeringsuren, bestellingen en facturaties.
De bestede montageuren worden gegenereerd uit je urenspecificaties die per dag worden ingevuld.
Dit vul je aan door de uren in te vullen die je nog verwacht te besteden. De uren die je verwacht te
besteden bereken ik in overleg met de hoofduitvoerder aan de hand van de werkzaamheden die nog
gedaan moeten worden.
De bestede engineeringsuren worden gegenereerd uit je urenspecificaties die per dag worden
ingevuld. Dit vul je aan door de uren in te vullen die je nog verwacht te besteden. Deze uren bereken
ik samen met de projectleider aan de hand van de werkzaamheden die nog gedaan moeten worden.
De bestellingen die al gedaan zijn worden uit ons bestelprogramma gehaald. De bestellingen die je
nog verwacht te krijgen bereken je aan de hand van de openstaande werkzaamheden. Voor de
generieke materialen kan je percentueel kijken hoever je volgens planning bent en hier de kosten op
berekent.
Bij facturaties bekijk je welke meerwerken je hebt ingediend en wacht op akkoord, als je verwacht
dat dit opdracht wordt kan je deze opnemen in je prognose als extra omzet. De uren en
materiaalkosten die in dit meerwerk staan zullen meegenomen worden in je totale begroting.
Doordat al je uren en materiaalkosten in het totaalplaatje verdwijnen controleren we per meerwerk
wat de gemaakte kosten en uren zijn. Op deze manier evalueer je continue je gemaakte meerwerken
om zo min mogelijk problemen te krijgen.
Bewaking meerwerken en facturatie:
Voor de meerwerken verzamel ik met regelmaat de bestellingen en de gemaakte engineeringsuren.
De gemaakte uren leg ik naast de begrote engineeringsuren evenals de gedane bestellingen en de
begroting hiervan. Aan de hand van deze gegevens en het besproken gereedheidspercentage kan je
zien of je volgens planning loopt of bij moet sturen om binnen je budget te blijven.
Om te zorgen dat we weinig / niets voorfinancieren is het belangrijk om op het moment dat een
termijn bereikt wordt ik deze laat factureren. Door het up-todate houden van de deelplanningen kan
je duidelijk zien wanneer het werk ver genoeg gereed is om één of meerdere termijnen te factureren.
Als er termijnen gereed zijn voor facturatie dien ik dit verzoek in bij de opdrachtgever voor een
ondertekende uitvoerdersbon met hierop aangegeven welke termijnen vrijgegeven zijn ter
facturatie.
Onderbouwing
Het project Electrabel is een project met een opdrachtsom van meerdere miljoenen. Het heeft 15
gebouwen. Bijna alle soorten verschillende installaties. Daarnaast zijn er tientallen meerwerken die
opgesteld en bewaakt moeten worden. De bewaking van een project van deze omvang is zeer lastig.
Het is veel werk om alle benodigde informatie te verzamelen en op de juist manier te verwerken en
bewaken. Op de uitkomst van prognose wordt namelijk door de projectleider in overleg met de
bedrijfsleider gestuurd. Ook gaat deze informatie rechtstreeks naar de directie zodat ook zij een idee
hebben van hoe de projecten er financieel voor staan en wat de prognose van het eindresultaat is.
Het is dus een erg ingewikkelde maar belangrijke klus om dit te bewaken en beheersen.
Conclusie
Terugkijkend naar mijn start niveau ervaar ik mijzelf gegroeid naar het niveau Zelfstandig lastig.
Ik evalueer meerwerken en gebruik deze evaluatie in de nieuwe meerwerken. Voor de prognose
verzamel ik alle nodige informatie en verwerk dit op de juiste manier in de prognose.
Waarom ervaar ik het als zelfstandig?
Voor de evaluatie van meerwerken heb ik de juiste informatie over gemaakte uren en bestelde
materialen opgezocht en verwerkt in een vergelijkingslijst. Aan de hand van dit vergelijk heb ik
kunnen controleren of de meerwerken met een positief resultaat zijn afgehandeld. Indien dit niet het
geval is heb ik naar de oorzaak gezocht en dit opgenomen bij het opstellen van nieuwe meerwerken.
Voor de prognose heb ik de gegevens voor de montageuren, engineeringsuren, bestellingen en
facturaties uitgezocht en juist verwerkt in de prognose. Indien hier een overschrijding plaats vind van
één van de factoren zoek ik hier een oorzaak en oplossing voor op om dit te corrigeren.
Waarom ervaar ik het als lastig?
Door de omvang van het project heb je te maken met veel gebouwen en verschillende soorten
installaties. Voor je prognose moet je per gebouw en installatie soort kijken wat je budget is en wat
je verwacht te besteden. Dit is veel informatie wat volledig juist moet zijn om door te geven aan de
projectleider. De projectleider gaat de prognose gebruiken om het resultaat te onderbouwen richting
de afdelingsleider en de directie.