Het Sociaal huis van Avelgem Ontstaan Avelgem heeft 9500 inwoners en is gelegen in Zuid-West-Vlaanderen. Het bestaat uit de deelgemeenten Avelgem, Bossuit, Kerkhove, Outrijve en Waarmaarde. In het verleden vervulde het gemeentebestuur enkel de wettelijk verplichte sociaal-administratieve taken (de pensioenaanvragen, aanvragen van tegemoetkomingen voor personen met een handicap, …). De samenwerking tussen gemeente- en OCMW-bestuur was eerder beperkt, tot het OCMW in de jaren 2003 en 2004 een aantal problemen voorlegde aan het gemeentebestuur naar aanleiding van een audit van het rusthuis en informaticaproblemen in het OCMW. Binnen het OCMW was er geen expertise aanwezig m.b.t. informatica en wist men niet goed hoe te reageren op signalen van de private leverancier i.v.m. de nood aan nieuwe investeringen op dat vlak. Het OCMW had geen communicatieambtenaar en ook dat werd als een gemis ervaren. Het gemeentebestuur stelde voor om samen te werken op deze domeinen. Het OCMW zou voortaan ook gebruik mogen maken van de diensten van de communicatieambtenaar en van de informaticus van de gemeente. Qua telefonie en informatica leidde de samenwerking in de periode 2005 en 2006 tot één netwerk voor gemeentebestuur, OCMW-bestuur, bibliotheek en rusthuis. De samenwerking groeide informeel, op basis van de goede verstandhouding tussen het personeel en de mandatarissen van gemeente en OCMW-bestuur. Om de samenwerking te verankeren en een duurzame basis te geven (niet gebonden aan een beleidsploeg die kan zesjaarlijks kan wijzigen), werd ondertussen voorgenomen om ze ook te formaliseren. Fysiek werd de sociale dienstverlening van op verschillende locaties aangeboden die op zich, voor de betrokken organisaties of instellingen, niet altijd functioneel waren. De sociale dienst van het OCMW was gevestigd in een oud rijhuis, zonder lift. Het gebouw was eigenlijk ongeschikt voor zijn functie. Het secretariaat van het OCMW bevond zich vooraan in het gebouw van het rusthuis. De vorige OCMWsecretaris was ook rusthuisdirecteur en in die zin was die situering logisch. Een audit van het rusthuis leverde echter de aanbeveling op om beide functies (rusthuis en secretariaat) inhoudelijk en fysiek te scheiden. De sociale dienstverlening van het gemeentebestuur werd aangeboden op het gemeentehuis. Ook het woonzorgloket dat in oktober 2005 werd opgericht, werkte vanuit het gemeentehuis. Het PWA en het dienstenchequebedrijf huurden een locatie die voor hen niet ideaal was. In het voorjaar van 2004 werden de huisvestingsproblemen van het secretariaat van het OCMW en de sociale dienst besproken met het gemeentebestuur. Al gauw werd ook in Avelgem gedacht aan de mogelijkheid om ook andere sociale dienstverlening ook op te nemen in één fysiek sociaal huis. De burgemeester was Praktijkvb. Sociaal Huis Avelgem – Peter Sels - 23 mei 2008 - 1/8 ook een voorstander van een duidelijke toewijzing van de coördinatie van het sociaal beleid aan het OCMW. Onder meer vanuit die optiek kocht de gemeente een groot gebouw (juni 2005), een voormalige winkel en magazijn, en betaalde ook de renovatiekosten. In dit gebouw zou de sociale dienstverlening geconcentreerd worden en van hieruit zou het sociaal beleid gecoördineerd worden. Het OCMW neemt de exploitatiekosten voor zijn rekening en huurt. Externe partners die gevestigd zouden worden in het gebouw, zouden huur betalen aan het OCMW. Het OCMW stort de huur door aan de gemeente. Na de aankoop van het gebouw werd een projectgroep opgericht waarin alle diensthoofden en verantwoordelijken van de diverse organisaties zetelden. In die projectgroep werd het overleg vormgegeven over de samenwerking, de praktische aangelegenheden, de openingsuren, enz. Een dergelijke samenwerking opzetten vraagt een procesmatige aanpak onder begeleiding van een kundige medewerker. Bij gebrek aan eigen stafmedewerkers, werd het project begeleid door een medewerkster van het Welzijnsconsortium Zuid-West-Vlaanderen. Concrete invulling van het sociaal huis In het Sociaal huis werden verschillende diensten samengebracht, zodat de Avelgemnaar voortaan op één enkele locatie terecht kan met al zijn of haar vragen rond welzijn, wonen en werken. Het is voor het bestuur de fysieke plaats waar de missie van het Lokaal Sociaal Beleid dag na dag in de praktijk wordt omgezet. “Samen zorg dragen voor kwaliteitsvolle sociale dienstverlening voor elke inwoner in het zorggebied van Avelgem. Samenwerken en de krachten bundelen om de bestaande sociale dienstverlening op de gemeente te vrijwaren, te verbeteren en aan te vullen waar nodig. Het Sociaal huis in Avelgem moet hierbij uitgroeien tot een laagdrempelig sociaal servicepunt voor de gemeente.” Sinds september 2006 vinden volgende diensten onderdak op één en dezelfde locatie, in het Sociaal huis: a) de OCMW-sociale dienst De inwoners van Avelgem kunnen hier terecht voor informatie, advies, verwijzing en psycho-sociale begeleiding, maatschappelijke integratie onder de vorm van leefloon, tewerkstelling en arbeidsbegeleiding, financiële hulp, budgetbeheer, budgetbegeleiding, schuldbemiddeling, juridische bijstand omtrent schuldbemiddeling, huisvestingsproblematiek, het oplaadpunt van budgetmeters, federale verwarmingstoelagen, aanvragen van diverse sociale voordelen en andere sociale administratie en de materiële opvang voor asielzoekers toegewezen aan het Lokaal Opvanginitiatief (LOI). b) het OCMW-secretariaat Het secretariaat verzorgt de algemene coördinatie van het Sociaal huis evenals de boekhouding, financiën en administratie van het OCMW. c) de lokale werkwinkel met VDAB en PWA-dienstenbedrijf Praktijkvb. Sociaal Huis Avelgem – Peter Sels - 23 mei 2008 - 2/8 In de lokale werkwinkel zijn zowel de VDAB als de vzw PWA Avelgem-SpiereHelkijn ondergebracht. Bij de VDAB kan men terecht voor: informatie en/of aanvragen voor beroepsopleidingen, tewerkstellingsmaatregelen en opleidingscheques,…, een inschrijving als werkzoekende, het aanbod van beroepsvoorkeur- en beroepsgeschiktheidstesten, het raadplegen van WIS-computer en de zelfinschrijvingscomputer, een overzicht van vacatures en trajectbegeleiding. De vzw PWA Avelgem-Spiere-Helkijn coördineert de PWA-dienstverlening en de organisatie van hulp via dienstencheques. PWA Avelgem-Spiere-Helkijn biedt hulp aan particulieren, plaatselijke overheden, verenigingen, scholen,… Deze hulp varieert van tuinonderhoud en klusjes bij particulieren, kinderopvang en maaltijdbegeleiding in scholen, gemachtigde opzichters voor het gemeentebestuur tot meer specifieke taken bij vzw’s en feitelijke verenigingen. Deze taken worden uitgevoerd door mensen die een reeds een bepaalde periode werkloos zijn. Elke privé-gebruiker die hulp nodig heeft van huishoudelijke aard (poetshulp, wassen en strijken, maaltijden bereiden), kan terecht bij het dienstenbedrijf, opgericht in de schoot van de vzw. Deze hulp wordt aangeboden via het systeem van de dienstencheques. In principe kan iedereen werken als huishoudhulp; een bepaalde werkloosheidsduur is niet vereist. d) de dienst Woon-Zorg De dienst Woon-Zorg is een samenwerking tussen gemeente- en OCMWbestuur. De dienst werd opgestart als project van het gemeentebestuur in 2004 met subsidies van de provincie. Conform de toewijzing van de coördinatie van het sociaal beleid aan het OCMW, diende ook deze dienst mee te verhuizen naar het sociaal huis. In de beleidsgroep van het project zetelden de OCMWvoorzitter, de schepen van sociale zaken, de burgemeester, OCMW- en gemeentesecretaris, een vertegenwoordiger van Feniks (een ondersteuningsnetwerk voor volwassenen met een beperking), van het private rusthuis (St. Vincentius),Huize Ter Meersch (het OCMW-rusthuis) en van het Wit-Gele kruis. Elke Avelgemnaar krijgt bij de dienst Woon-Zorg alle informatie over de dienstverlening m.b.t. tot wonen en zorg. Voor wonen gaat het om informatie over renovatiepremies, de premie levensloopbestendige woning, het huren van een woning, ongeschiktheid en onbewoonbaarheid, inschrijving voor een sociale woning, een woning aanpassen. Voor wat betreft zorg gaat het voornamelijk om vragen zoals: ‘Welke dienst staat in voor welke specifieke zorg?’ (bvb. thuisverpleging, bejaarden- en gezinshulp, poetsdienst,…) ‘Welke sociale voordelen bestaan er bij wie kan ik er voor terecht?’ e) de dorpsdienst ZOHRA (Zorg voor Ouderen en Hulpbehoevenden in het Rurale gebied Avelgem) Elke Avelgemse 65-plusser kan zich tot ZOHRA wenden voor hulp in en om het huis, regelmatig een bezoekje, leeshulp, informatie en advies, vervoer- en boodschappen en de klusjes- en oppas. Deze diensten worden verzekerd door Avelgemse vrijwilligers. Afhankelijk van de dienst waarop je een beroep doet, wordt een kleine vergoeding gevraagd. Praktijkvb. Sociaal Huis Avelgem – Peter Sels - 23 mei 2008 - 3/8 De dienst werd opgestart door Samenlevingsopbouw West-Vlaanderen. Momenteel werken er 28 vrijwilligers voor 100 gebruikers. Een subsidieaanvraag (zorgnetwerken in een rurale omgeving) werd ingediend om het project verder uit te breiden. f) gemeentelijke sociale dienstverlening Vanaf 1 september 2007 werd alle gemeentelijke sociale dienstverlening overgenomen door het OCMW, behalve de pensioenaanvragen. Juridisch gezien is het aan de burgemeester om pensioenaanvragen en aanvragen voor tegemoetkomingen te ontvangen en te behandelen. De burgemeester kan deze bevoegdheid echter ook delegeren aan gemeente- of OCMW-personeel. De burgemeester gaf concreet één gemeentelijk medewerker en één OCMWmedewerker toegang tot het geïnformatiseerd systeem. De gemeentelijk medewerker werkt in het sociaal huis onder de functionele leiding van het OCMW. De pensioenaanvragen werden nog niet overgeheveld. De mutualiteiten zijn vragende partij dat het lokaal bestuur meer dan de strikt administratieve afhandeling op zich zou nemen, zodat zij zich meer op de dienstverlening m.b.t. complexe dossiers zouden kunnen richten. Het OCMW wil die extra dienstverlening ook bieden, maar wil dat pas doen wanneer zij hier voldoende expertise voor hebben. Hiertoe organiseerden de mutualiteiten reeds een basisopleiding voor de personeelsleden van het Sociaal Huis . g) zitdagen Het Huis van het Nederlands houdt zitdag in het sociaal huis, evenals de juriste van het Regionale Dienst Schuldbemiddeling( * vzw opgericht door de OCMW’s van de regio via het welzijnsconsortium)die de juridische bijstand in het kader van schuldbemiddeling op zich neemt. Interne (samen)werking sociaal huis Het sociaal huis beschikt over een gemeenschappelijk onthaal, waarlangs elke bezoeker passeert. Het onthaalpersoneel is personeel van het OCMW. De onthaalbediende had voordien gedurende een bepaalde periode de gemeentelijk onthaalbediende vervangen. Dit soort van flexibiliteit beperkt zich niet tot de onthaalbediende. Zo gebeurt het bijvoorbeeld ook dat bij afwezigheid van de onthaalbediende (tijdens vakantie), de boekhoudster al eens overneemt. De onthaalbediende neemt ook kleine administratieve taken op, doet het secretariaat van de lokale adviescommissie en helpt bij het gebruik van de oplaadterminal van Eandis die zich nabij het onthaal bevindt, maar discreet is opgesteld. Dergelijke flexibiliteit leidt niet alleen tot een efficiënte inzet van personeel, maar kan ook een inhoudelijke meerwaarde hebben. De opgedane ervaring binnen de gemeentelijke diensten, maakt dat de onthaalbediende het aanbod en de diensten goed kent en dat ze Avelgemnaren met vragen hieromtrent beter kan informeren en doorverwijzen. Medewerkers van het OCMW tijdelijk eens andere taken laten waarnemen, bevordert bij iedereen een brede kijk op de organisatie. Dit kan op zich de samenwerking bevorderen. Praktijkvb. Sociaal Huis Avelgem – Peter Sels - 23 mei 2008 - 4/8 De onthaalbediende liep ook stage in de verschillende diensten van het sociaal huis. Zij kan dus ook intern gericht doorverwijzen. Via de elektronische agenda kan zij nagaan wie binnen het sociaal huis (ook van de andere organisaties) aanwezig is en wie niet. Overbodige fysieke en telefonische doorverwijzingen worden op die manier vermeden. Ook de gelijkschakeling van de openingsuren van alle diensten zorgt bij de Avelgemnaar voor meer duidelijkheid. In Avelgem hebben politie, sociaal huis en de gemeentelijke diensten allen dezelfde openingsuren. Ook de externe partners in het sociaal huis hebben dezelfde openingsuren. Enkel de VDAB is tijdens de avondopeningsuren een uurtje minder lang open. Het is echter moeilijk om voor de verschillende doelpublieken van de organisaties en diensten, de gemeenschappelijke, geschikte openingsuren te vinden. Daarom wordt dit permanent geëvalueerd en kan het in de toekomst ook bijgestuurd worden, op basis van registratie. Ook de werking van de OCMW-sociale dienst werd herbekeken naar aanleiding van de fysieke verhuis. Van aparte lokalen werd overgeschakeld naar een landschapsbureau. Dit leverde eerst enige weerstand op van de betrokken maatschappelijk werkers. De voordelen worden echter stilaan voor iedereen duidelijk. De gemeenschappelijke ruimte maakt dat men elkaar ziet werken en dat er meer openheid komt over elkaars werkwijze. Dit is op zich een voorwaarde voor het bespreekbaar maken, verbeteren en uniformiseren van de aanpak voor de cliënt. De verhuis werd ook aangegrepen om werk te maken van een gemeenschappelijk en dus meer toegankelijk dossierbeheer en van een andere interne taakverdeling. Voortaan wordt elke dag één maatschappelijk werker aangeduid die verantwoordelijk is voor de intake van eventuele nieuwe dossiers. De andere medewerkers hebben dan tijd voor spreekuur, huisbezoeken of administratie. Dat zorgt er voor dat de toegankelijkheid verzekerd is, maar dat anderzijds de medewerkers ook efficiënt kunnen werken. Voor het ontvangen van de cliënten staan 3 spreekruimten ter beschikking. Het administratief beheer van een locatie met externe partners brengt extra werk met zich mee, maar ook schaalvoordelen. Er is voor alle organisaties een gemeenschappelijk archiefbeheer, gezamenlijke kopie-infrastructuur, een gezamenlijke keuken en onthaal, één netwerk (telefonie en informatica) en een gezamenlijke frankeermachine. Goede afspraken maken goede vrienden. Dat maakt dat deze kosten evenals de energiekosten verdeeld worden via sleutels op basis van het medewerkers per organisatie en/of de oppervlakte die men gebruikt. De kost van het gemeenschappelijk onthaalpersoneel wordt bewust niet doorgerekend aan de partners. Dit is de meerwaarde die het OCMW biedt aan de partnerorganisaties die willen instappen in het sociaal huis-concept. Samenwerken en -leven vergt continu overleg. De projectgroep die de opstart begeleidde, blijft samenkomen (8 maal per jaar). Hier worden werkafspraken gemaakt en wordt ook de interne communicatie gestroomlijnd. De OCMWsecretaris zorgt via mails voor de gezamenlijke interne communicatie. Maar het gaat verder dan enkel praktische afspraken en formele communicatie. Er wordt ook gewerkt aan een gemeenschappelijke cultuur en op dat vlak zijn informele aangelegenheden ook belangrijk. Voor de zomervakantie wordt er een BBQ georganiseerd voor al het personeel dat werkt op het sociaal huis en op secretaressendag trakteert de OCMW-voorzitter iedereen. Praktijkvb. Sociaal Huis Avelgem – Peter Sels - 23 mei 2008 - 5/8 Vragen naar samenwerking vanwege andere partners Niet elke samenwerking moet noodzakelijk uitmonden in het fysiek samenvoegen van diensten of organisaties in het sociaal huis. Dat was ook nooit een principieel uitgangspunt van het bestuur. Het feit dat een aantal organisaties en diensten slecht gehuisvest waren, vormde de concrete aanleiding voor het fysiek samenvoegen van diensten. Ook in de toekomst zal steeds worden nagegaan op welke wijze de samenwerking met externe partners het best kan vorm krijgen. Extra ruimte is voorzien en uitbreiding is nog mogelijk. Niet alles is op voorhand te plannen, enkel de praktijk maakt duidelijk welke behoeften er ontstaan op vlak van infrastructuur. Na een korte periode van ervaringen van de gezamenlijke huisvesting, werd na evaluatie al een eerste keer intern verhuisd. Ondertussen wordt blijvend aan nieuwe samenwerkingsverbanden gewerkt. Verenigingen en organisaties mogen de vergaderruimten van het sociaal huis gebruiken en ook de seniorenraad vergadert er. De maatschappelijk werkster van de mutualiteiten gaf opleiding aan medewerkers van de sociale dienst, het woonzorgproject, het secretariaat en het onthaal over het aanbod van de mutualiteiten. Er is een tweemaandelijks overleg met Feniks (ondersteuningsnetwerk voor volwassenen met een beperking) om na te gaan hoe er kan samengewerkt worden. Dit leidde al tot een samenwerking waarbij iemand met een mentale handicap twee uren per week taken op zich neemt bij de verschillende organisaties binnen het sociaal huis in het kader van een project arbeidszorg. Op het vlak van animatie zal samengewerkt worden met het OCMW-rusthuis. Het gemeenschappelijk groenproject met het gemeentebestuur is een ander voorbeeld van samenwerking. Het groenpatrimonium van gemeente- en OCMWbestuur wordt gezamenlijk beheerd. Een coördinator werd aangeworven door het OCMW en deze begeleidt twee medewerkers in het statuut van art. 60 §7. De coördinator valt onder de functionele leiding van een gemeentelijk ambtenaar, die ook de technische dienst leidt. Er werd eveneens een kringloopwinkel opgestart. Het gemeentebestuur financiert gedeeltelijk de huur en het OCMW kreeg de opdracht om sociale tewerkstelling te creëren. Ondertussen werken er 5 medewerkers in art 60-statuut. Samenwerking en overleg tussen gemeente- en OCMW-bestuur De beleidsploeg in Avelgem gaat al een hele tijd mee. De CD&V-meerderheid regeert al sedert 1 januari 1989. De OCMW-voorzitter en de burgemeester bekleden al verschillende legislaturen hun functie: de voorzitter sinds 1 januari 1989 en de burgemeester sinds 1 januari 1995. Voorheen, vanaf 1989, was de burgemeester schepen bevoegd voor het OCMW. Dat maakt dat het gaat om een stabiele beleidsploeg. Wijzigingen in de beleidsploeg of onder topambtenaren, zorgt vaak ook voor een wijzigende dynamiek. De gemeentesecretaris werd sinds 2005 wegens ziekte vervangen door een andere medewerker, die gedeeltelijk ondersteund werd door de OCMW-secretaris. Die samenwerking tussen personen was op zich ook bevorderlijk voor de samenwerking tussen de twee besturen. Midden 2006 werd Praktijkvb. Sociaal Huis Avelgem – Peter Sels - 23 mei 2008 - 6/8 een nieuwe gemeentesecretaris aangeworven. Het OCMW was vragende partij voor de aanstelling van een gezamenlijk ontvanger voor gemeente- en OCMWbestuur. Ondertussen was er voldoende draagvlak hiervoor ontstaan. Sinds oktober 2005 is de gemeentelijk ontvanger effectief ook OCMW-ontvanger. Enkele vaste dagen per week is hij aanwezig op het OCMW, maar er is ook voldoende flexibiliteit waardoor hij gedurende de ganse week bereikbaar is voor beide organisaties. Voorheen werd gewerkt met een gewestelijk ontvanger. De meerwaarde van een eigen ontvanger is echter duidelijk de verhoogde betrokkenheid bij de eigen organisatie. De ontvanger denkt mee met de OCMWsecretaris bij de voorbereiding van het beleid en is uiteraard ook betrokken bij de voorbereiding van het financieel meerjarenplan. Bij die voorbereiding kan hij ook goed inschatten wat mogelijk zal zijn en wat niet, gezien hij uiteraard het gemeentelijk plaatje ook kent. De beide secretarissen en de ontvanger bereiden samen het Lokaal Sociaal Beleid voor. De burgemeester van Avelgem is economist van opleiding en dat schemert ook door in de nadruk die hij wil leggen op mogelijke synergieën. Geleidelijk aan groeide ook zijn interesse en betrokkenheid voor het sociaal beleid. Dat maakt dat hij momenteel sterk betrokken is bij het OCMW-beleid en -beheer. De burgemeester woont steeds de OCMW-Raad bij en zetelt ook in het bouwcomité van het nieuwe rusthuis. De OCMW-secretaris ziet hier vooral voordelen in. De burgemeester is ook sterk voorstander om de OCMW-secretaris op te nemen in het gemeentelijk managementteam. Er wordt momenteel nagegaan of de secretaris systematisch moet aanwezig zijn, of eerder ad hoc kan deelnemen. De OCMW-voorzitter zetelt niet in het College van Burgemeester en Schepenen en het overlegcomité bestaat dus nog. Naast de formele vergadering om de 3 maanden is er heel wat informeel overleg tussen burgemeester, voorzitter, schepen van sociale zaken en de beide secretarissen. Deze groep komt maandelijk samen om alle gemeenschappelijke punten te bespreken. Wekelijks gebruiken de beide secretarissen en de ontvanger samen de lunch in het OCMWrusthuis. In het kader van de opmaak van het Lokaal Sociaal Beleidsplan werd een stuurgroep opgericht. Het Lokaal Sociaal Beleidsplan op zich is echter voor Avelgem geen sturend instrument. Het is eerder de praktijk van het sociaal huis die sturend is en het plan zal de synthese vormen van de acties die in kader van die werking worden opgezet. Het overleg met de externe actoren gebeurt bilateraal, tussen bestuur en de betrokken organisatie. Nog meer ideeën OCMW- en gemeentebestuur van Avelgem blijven nieuwe initiatieven opzetten om het Lokaal Sociaal Beleid en de samenwerking tussen OCMW- en gemeentebestuur verder te optimaliseren. Een greep hieruit. De burgemeester opperde de idee om een kijkstage in te voeren voor de medewerkers van de dienst burgerzaken bij de OCMW-sociale dienst, en omgekeerd. Praktijkvb. Sociaal Huis Avelgem – Peter Sels - 23 mei 2008 - 7/8 Een nieuw project zijn de basiscursussen informatica voor sociaal zwakkeren. Deze worden in het sociaal huis opgezet i.s.m. met lesgevers uit de sector basiseducatie. De organisatie Feniks (ondersteuningsnetwerk voor volwassenen met een beperking) heeft een dienst die zorgt voor vraagverduidelijking voor ouders met een kind met een handicap. Iedereen op zoek naar informatie over ondersteuning of residentiële opvang voor personen met een handicap kan daar terecht. Er wordt nagegaan of deze dienst in het sociaal huis kan gevestigd worden of er zitdagen kan houden. Net opgestart is de gemeenschappelijke vorming over ‘klantgerichtheid’ voor alle medewerkers van het sociaal huis. De cursus werd op maat gemaakt en begeleid door medewerkers van Syntra. De projectgroep met diensthoofden van de diverse organisaties gaf input aan de lesgever onder de vorm van voorbeelden van specifieke situaties en problemen waarmee de diverse organisaties mee te maken krijgen. Het sociaal huis en het Lokaal Sociaal Beleid is dus nooit af, maar in permanente ontwikkeling… zoals het hoort. Meer info: http://www.avelgem.be > welzijn en werken > sociaal huis OCMW-secretaris Christine Debeurme, [email protected] Praktijkvb. Sociaal Huis Avelgem – Peter Sels - 23 mei 2008 - 8/8