Handleiding bij de overeenkomst voor een

Handleiding bij de overeenkomst voor observatiestage of
onderzoek zonder interactie met de organisatie versie november 2014
Algemeen
In een aantal opleidingen aan de KU Leuven moeten studenten gedurende een bepaalde tijd
in een bedrijf of organisatie aanwezig zijn om er stage te lopen of
onderzoeks- of studiewerk te verrichten.
Bij een stage kan het gaan om een observatiestage, waarbij een student gedurende een
meestal korte tijd de concrete uitoefening van een beroep of functie louter observeert of om
een échte studiestage waarbij de student daadwerkelijk participeert aan het arbeidsproces in
een bedrijf of organisatie.
Wanneer een student in een bedrijf aanwezig is voor onderzoeks- of studiewerk, kan dit,
naargelang de activiteiten, al dan niet met actieve interactie van de student met het bedrijf of
de organisatie.
Is geen stage voorzien in de opleiding, dan kan een student onder bepaalde voorwaarden op
eigen initiatief een studiestage in een bedrijf of organisatie lopen. We spreken in dat geval
van een vrije studiestage.
Voor al deze verschillende situaties stelt de Juridische Dienst Studenten van de KU Leuven
modelovereenkomsten met een handleiding ter beschikking.
Deze handleiding hoort bij de modelovereenkomst voor observatiestage of onderzoek zonder
interactie met de organisatie.
Wanneer de KU Leuven een onderzoekssamenwerking heeft met een bedrijf en de student
wordt ingeschakeld in het onderzoeksproject dat de KU Leuven zelf leidt of wanneer de KU
Leuven niet louter de student begeleidt bij zijn onderzoek maar zelf ook expertise, middelen
en, technologie aanlevert, dient contact opgenomen te worden met de juridische dienst van
KU Leuven Research en Development (LRD), [email protected], voor het te gebruiken
contract.
De overeenkomst voor observatiestage of onderzoek zonder
interactie met de organisatie
Wanneer wordt deze overeenkomst gebruikt?
De KU Leuven gebruikt deze overeenkomst voor observatiestages of voor onderzoekswerk
van een student zonder daadwerkelijke interactie met het bedrijf.
Observatiestages zijn stages waarbij een student de concrete uitoefening van een beroep of
functie observeert zonder daadwerkelijk te participeren aan het arbeidsproces in het bedrijf
of de organisatie.
We spreken van onderzoek zonder interactie met het bedrijf of de organisatie wanneer een
student alleen maar in de organisatie aanwezig is om er in het kader van zijn opleiding data
te raadplegen/verzamelen of bepaalde voorwerpen of materialen te bestuderen, wat
uitsluitend ter plaatse kan gebeuren (bijv. een geschiedkundige in spe moet voor zijn
masterproef in de bibliotheek van een abdij een manuscript bestuderen). Het bedrijf of de
organisatie stelt de data en materialen ter beschikking aan de student en laat toe dat de
student het nodige onderzoeks- en studiewerk verricht. Voor het overige is er geen enkele
samenwerking tussen de student en het bedrijf of de organisatie.
Een contract voor observatiestage of voor onderzoekswerk zonder interactie met het bedrijf
is niet noodzakelijk, maar dit model wordt ter beschikking gesteld indien de organisatie
hierom vraagt.
Soms vraagt de organisatie enkel naar een verklaring i.v.m. geheimhouding. Dan is een
afzonderlijke NDA (non disclosure agreement) een optie. De KU Leuven stelt hiervoor een
model ter beschikking.
Voor echte studiestages of onderzoekswerk met daadwerkelijke interactie met het bedrijf, is
het wel noodzakelijk om steeds een overeenkomst te gebruiken, nl. de modelovereenkomst
voor studiestage en/of onderzoek. Gaat het om een vrije studiestage, dan dient de
modelovereenkomst voor een vrije studiestage te worden gebruikt.
Er bestaat ook een Engelstalige vertaling van deze modelovereenkomst, die gebruikt kan
worden voor internationale studenten die hier een opleiding volgen en in België een
observatiestage lopen of in een Belgisch bedrijf onderzoek doen, of voor gebruik bij
internationale bedrijven gevestigd in België alsook voor studenten die een observatiestage of
onderzoek in het buitenland zullen verrichten.
Het modelcontract kan facultair worden aangepast. Een facultaire aanpassing wordt
gereviseerd door de Juridische Dienst Studenten met uitzondering van aanpassingen die op
basis van deze handleiding zelf door de faculteit mogen gebeuren.
Met een aantal organisaties zijn KU Leuven-breed afspraken gemaakt over het te gebruiken
contract. U vindt deze op de stagewebpagina’s van de Juridische Dienst Studenten.
Contactgegevens Juridische Dienst Studenten:
An Francier
Naamsestraat 80 - bus 5415, 3000 Leuven
Telefoon: +32 16 3 24431
E-mail: [email protected]
Toelichting bij de inhoud van de overeenkomst
Gegevens van de verschillende partijen: organisatie/ onderwijsinstelling en student
Indien men facultair een modelcontract wil dat bijv. enkel voor stage gebruikt wordt, kan het
contract in deze zin aangepast worden (keuzemogelijkheden weg, …). Dan kan bij de
gegevens toegevoegd worden:
Hierna “stagemeester” genoemd, hierna “stagiair” genoemd, enz. Deze begrippen mogen
facultair gekozen worden zonder dat revisie door de Juridische Dienst Studenten nodig is,
maar moeten consequent in de overeenkomst en de faculteit gebruikt worden.
Gegevens organisatie
Het is de organisatie die beslist wie de organisatie vertegenwoordigt en de overeenkomst
tekent. Deze persoon hoeft niet dezelfde te zijn als het aanspreekpunt voor de student in de
organisatie.
Indien men een ander woord wil gebruiken dan organisatie, mag dit aangepast worden
zonder dat revisie door de Juridische Dienst Studenten nodig is, maar dit moet dan
consequent over het hele contract gebeuren.
Gegevens KU Leuven
De vertegenwoordiger van de KU Leuven moet één van de personen zijn die genoemd is in
de volmachtregeling:
“Om overeenkomsten voor studiestages of overeenkomsten voor het verrichten van
onderzoek door studenten te sluiten voor KU Leuven-studenten die hetzij
vrijwillig, hetzij verplicht uit hoofde van hun studieprogramma, een stage/onderzoek
verrichten buiten de
KU Leuven (onderneming of andere instelling), door de enkele handtekening van:
de vicerector Studentenbeleid
of de (subfacultaire) decaan, het lid van het academisch personeel bevoegd voor
het betrokken studie- of onderzoeksprogramma of de stagecoördinator/
studentenonderzoekscoördinator van de betrokken (sub)faculteit voor zover het
standaardcontract ontwikkeld door de Juridische Dienst Studenten
(Studentenvoorzieningen) gebruikt wordt of een overeenkomst gevalideerd door de
bevoegde juridische dienst.”
Gezien de complexiteit van heel het stagegebeuren/onderzoekswerk en het belang van
kennis van de juridische consequenties strekt het tot aanbeveling dat de faculteit de
ondertekeningsbevoegdheid legt bij één persoon, die stages/onderzoekswerk van studenten
binnen de faculteit juridisch-administratief opvolgt, de stage- en/of plaatsingscoördinator.
De facultaire vertegenwoordigers van de KU Leuven kunnen dus enkel tekenen mits gebruik
van de modelovereenkomst of indien een ander contract gevalideerd werd door de
Juridische Dienst Studenten.
1 Opzet en periode
Hier moet men aangeven of de student naar de organisatie komt voor een observatiestage
dan wel voor het verrichten van onderzoek (in kader van bachelorproef/masterproef of
projectwerk).
Indien een stage of onderzoek elkaar opvolgen in de tijd, moeten twee aparte
overeenkomsten gemaakt worden.
Als de periode van de overeenkomst het academiejaar overschrijdt zijn geen twee contracten
nodig. Het is wel belangrijk dat de student zich herinschrijft voor het volgende academiejaar
vooraleer het oude academiejaar eindigt. De student krijgt elk jaar automatisch
gegenereerde herinneringsmails om zich her- in te schrijven.
3 Aanwijzing begeleiders van de student
Voor onderzoek zonder interactie met het bedrijf is geen begeleiding nodig. Aangezien een
contract slechts nodig is als de organisatie hierom vraagt, moet de organisatie dan wel
bereid zijn een aanspreekpunt aan te duiden.
Een faculteit kan kiezen om een ander woord te gebruiken voor “begeleider”, bijv. “promotor”
en mag dit aanpassen zonder dat revisie door de Juridische Dienst Studenten nodig is. De
overeenkomst moet dan consequent overal aangepast worden.
De persoon die hier voor de KU Leuven wordt ingevuld is diegene die de stage of het
onderzoek inhoudelijk opvolgt.
4 Bijzondere verplichtingen van de organisatie
I.v.m. verwerking van persoonsgegevens van de organisatie in het kader van de studiestage/
het onderzoek is de organisatie verantwoordelijk voor het respecteren van de
privacywetgeving, ook tijdens de uitvoering van de activiteiten door de student (bijv. indien
de student cliëntgegevens zal verwerken van de organisatie).
5 Bijzondere verplichtingen van de student
Na het zinnetje “De student zal handelen overeenkomstig de deontologie van toepassing op
het beroep waarvoor hij opgeleid wordt” kan naargelang de faculteit dit eventueel
gespecifieerd worden, bijv. met volgende zin: “de student in de geneeskunde verbindt zich er
toe te handelen in overeenstemming met de plichtenleer en het beroepsgeheim te
respecteren”.
Deze aanvulling kan zonder revisie van de Juridische Dienst Studenten.
In dit artikel wordt niet verder bepaald of de student voltijds, deeltijds of gevarieerd aanwezig
zal zijn. Dit wordt onderling tussen student en de organisatie bepaald. De afspraken i.v.m.
plaats, datum en uren worden schriftelijk gemaakt (kan ook per email), omwille van
bewijslast t.a.v. de verzekering. De student moet bij een ongeval immers kunnen aantonen
dat het ongeval gebeurde tijdens een studiegebonden activiteit.
6 Geheimhouding
Dit artikel start met een geheimhoudingsclausule. Deze clausule is enkel van toepassing op
vertrouwelijke informatie van de organisatie. Deze clausule is een internationaal gebruikte
standaardclausule die evenwichtig de rechten van de organisatie en de student vrijwaart.
Indien de organisatie er op staat kan na de zin “Vertrouwelijke informatie moet door de
organisatie als ‘vertrouwelijk’ worden aangeduid bij de mededeling ervan aan de student” de
volgende zin worden toegevoegd: “In ieder geval wordt de volgende informatie als
vertrouwelijke informatie van de organisatie beschouwd: ……………..…….” met een
opsomming van de informatie die hieronder valt.
In de Engelstalige modelovereenkomst kan in dat geval na de zin “The organization shall
designate the information as confidential at the time of disclosure to the student” de volgende
zin worden toegevoegd: “At least the following information will be considered as confidential
……………..…….”.
Indien de organisatie degelijk kan motiveren dat voor bepaalde informatie een langere
termijn dan drie jaar na beëindiging van de overeenkomst nodig is voor de
geheimhoudingsplicht, én de stage- en/of onderzoekscoördinator van de student hiermee
instemt, kan deze termijn in de overeenkomst verlengd worden zonder dat revisie van de
Juridische Dienst Studenten nodig is.
De intellectuele eigendom van de resultaten van het werk van de student liggen van
rechtswege bij de student (en niet KU Leuven of de organisatie), hiervoor is geen aparte
clausule in de overeenkomst nodig. In geval van een eindwerk is het KU Leuven reglement
inzake auteursrechten op verhandelingen van studenten (“het reglement”) eveneens van
toepassing. Overeenkomstig het reglement behoudt de student de auteursrechten op de
geschreven eindverhandeling en/of masterproef, alsook de auteursrechten op de
computerprogramma’s en databanken die een onderdeel uitmaken van het eindwerk.
Als hierover een akkoord is tussen alle partijen, kunnen de KU Leuven en/of de organisatie
de resultaten van het onderzoek gebruiken voor onderwijs- en/of onderzoeksdoeleinden. In
dat geval kan de volgende clausule worden toegevoegd: “De partijen komen overeen dat
(schrappen wat niet past) de KU Leuven / de organisatie de resultaten van het onderzoek
van de student kosteloos (schrappen wat niet past) kunnen/kan gebruiken voor onderwijsen/of onderzoeksdoeleinden.”
In de Engelstalige modelovereenkomst luidt deze zin als volgt: “The parties agree that
(schrappen wat niet past) KU Leuven/ the organization (naargelang het geval) are/is entitled
to the free use of the results for teaching and/or research purposes”.
Indien de organisatie degelijk kan motiveren dat rechten op de resultaten toch aan de
organisatie moeten toekomen ter vrijwaring van de eigen technologie of vertrouwelijke
informatie van de organisatie én de stage- en/of onderzoekscoördinator van de student
hiermee instemt, kan volgende bepaling toegevoegd worden die de (intellectuele)
eigendomsrechten op de resultaten genuanceerd aan de organisatie overdraagt, zonder dat
hiervoor verdere revisie nodig is van de Juridische Dienst Studenten:
“De resultaten gegenereerd door de student en de daarop te vestigen rechten, voor zover
deze bekomen werden met noodzakelijk gebruik van vertrouwelijke informatie en/of
voortbouwend op de intellectuele eigendom van de organisatie, komen in eigendom toe aan
de organisatie. Niettegenstaande voorgaande, komen de auteursrechten op een
verhandeling van de student toe aan de student, overeenkomstig het KU Leuven reglement
terzake.”
In de Engelstalige modelovereenkomst luidt deze zin als volgt:
“The ownership of the results generated by the student and the rights pertaining thereto shall
be transferred to the organization to the extent that such results were generated with the
necessary use of the confidential information of the organization and/or such results are
based on the intellectual property of the organization. Notwithstanding the foregoing, the
copyrights on a student thesis shall remain with the student in accordance with the relevant
KU Leuven regulation”.
Als deze bepaling wordt toegevoegd kan de titel van dit punt 6 ook aangepast worden, nl.
“Geheimhouding en intellectuele eigendom”. In de Engelstalige modelovereenkomst:
“Confidentiality and intellectual property”.
Het is niet de intentie van KU Leuven deze modelclausules met de organisatie te
onderhandelen door er verfijningen of verduidelijkheden aan toe te voegen die principieel
hetzelfde bepalen als de modelclausules. Indien de organisatie gemotiveerd bezwaar maakt
tegen de modelclausules inzake rechten op de resultaten, kan de vraag tot aanpassing
voorgelegd aan de Juridische Dienst Studenten, [email protected].
8 Geschillen en beëindiging van de overeenkomst
Het basisprincipe is dat bij elk probleem eerst overlegd wordt tussen de drie partijen. Het is
pas als dit overleg niet leidt tot het gewenst resultaat dat de KU Leuven of de organisatie
kunnen beslissen de overeenkomst te verbreken.
Voor studenten die in het buitenland een observatiestage/onderzoek gaan doen: als de
organisatie niet akkoord is met de laatste zin van punt 8 (de bevoegdheid van de Leuvense
rechtbanken), dan kan deze zin geschrapt worden zonder dat hiervoor contact moet
opgenomen met de Juridische Dienst Studenten. Het zinnetje wordt dan niet vervangen.
Verplichtingen op vlak van veiligheid en gezondheid
Voor de KU Leuven zijn de gewone opvolging van de risico’s en preventiemaatregelen die op
de opleiding van toepassing zijn, voldoende.
De organisatie moet de regeling die van toepassing is op bezoekers handhaven.
In het contract is hierover niets opgenomen.