Handleiding bij de overeenkomst voor een studiestage

Handleiding bij de overeenkomst voor studiestage en/of
onderzoek versie november 2014
Algemeen
In een aantal opleidingen aan de KU Leuven moeten studenten gedurende een bepaalde tijd
in een bedrijf of organisatie aanwezig zijn om er stage te lopen of
onderzoeks- of studiewerk te verrichten.
Bij een stage kan het gaan om een observatiestage, waarbij een student gedurende een
meestal korte tijd de concrete uitoefening van een beroep of functie louter observeert of om
een échte studiestage waarbij de student daadwerkelijk participeert aan het arbeidsproces in
een bedrijf of organisatie.
Wanneer een student in een bedrijf aanwezig is voor onderzoeks- of studiewerk, kan dit,
naargelang de activiteiten, al dan niet met actieve interactie van de student met het bedrijf of
de organisatie.
Is geen stage voorzien in de opleiding, dan kan een student onder bepaalde voorwaarden op
eigen initiatief een studiestage in een bedrijf of organisatie lopen. We spreken in dat geval
van een vrije studiestage.
Voor al deze verschillende situaties stelt de Juridische Dienst Studenten van de KU Leuven
modelovereenkomsten met een handleiding ter beschikking.
Deze handleiding hoort bij de modelovereenkomst voor een studiestage en/of voor
onderzoek.
Wanneer de KU Leuven een onderzoekssamenwerking heeft met een bedrijf en de student
wordt ingeschakeld in het onderzoeksproject dat de KU Leuven zelf leidt of wanneer de KU
Leuven niet louter de student begeleidt bij zijn onderzoek maar zelf ook expertise, middelen
en, technologie aanlevert, dient contact opgenomen te worden met de juridische dienst van
KU Leuven Research en Development (LRD), [email protected], voor het te gebruiken
contract.
De overeenkomst voor een studiestage en/of voor onderzoek
Wanneer wordt deze overeenkomst gebruikt?
De KU Leuven gebruikt deze overeenkomst voor alle verplichte studiestages én voor alle
onderzoekswerk die een student in het kader van zijn opleiding verricht met daadwerkelijke
interactie met het bedrijf.
We spreken van een ‘verplichte’ studiestage’ als de stage deel uitmaakt van een
opleidingsonderdeel dat behoort tot het studieprogramma van de student, hetzij als
plichtvak, hetzij als keuzevak, en hieraan studiepunten zijn verbonden. De voorwaarden
waaraan de stage moet voldoen, staan beschreven in de ECTS-fiches van het vak in
kwestie. De student ontvangt een onderwijskundige beoordeling of score voor zijn stage en
kan er dus ook een credit voor behalen.
Ook wanneer een student onderzoekswerk verricht, is dat in het kader van een
opleidingsonderdeel, meestal voor een projectwerk, een bachelorproef of een masterproef,
waarvoor de student een onderwijskundige beoordeling of score zal ontvangen.
Daadwerkelijke interactie met het bedrijf betekent dat het bedrijf/de organisatie zich
engageert tot samenwerken met de student, en het delen/uitwisselen van onderzoeks- of
andere bedrijfsmethodieken, technologie, know how, materialen, bedrijfsdata en -informatie.
Het bedrijf/organisatie stelt zich hier op als partner van de student, en heeft doorgaans een
tastbare return uit het onderzoek.
Er bestaat ook een Engelstalige vertaling van deze modelovereenkomst, dat gebruikt kan
worden voor internationale studenten die hier een opleiding volgen en in België stage lopen
of onderzoek verrichten, of voor gebruik bij internationale bedrijven gevestigd in België.
Daarnaast is er een Engelstalige versie voor studenten die stage of onderzoek in het
buitenland zullen verrichten. Deze versie verwijst niet naar de Belgische reglementering,
aangezien die in het buitenland niet van toepassing is.
Het modelcontract kan facultair worden aangepast. Een facultaire aanpassing wordt
gereviseerd door de Juridische Dienst Studenten met uitzondering van aanpassingen die op
basis van deze handleiding zelf door de faculteit mogen gebeuren.
Met een aantal organisaties zijn KU Leuven-breed afspraken gemaakt over het te gebruiken
contract. U vindt deze op de stagewebpagina’s van de Juridische Dienst Studenten.
Contactgegevens Juridische Dienst Studenten:
An Francier
Naamsestraat 80 - bus 5415, 3000 Leuven
Telefoon: +32 16 3 24431
E-mail: [email protected]
Toelichting bij de inhoud van de overeenkomst
Gegevens van de verschillende partijen: organisatie/ onderwijsinstelling en student
Alle gegevens moeten ingevuld worden1.
Indien men facultair een modelcontract wil dat bijv. enkel voor stage gebruikt wordt, kan het
contract in deze zin aangepast (keuzemogelijkheden weg, …) worden. Dan kan bij de
gegevens toegevoegd worden:
Hierna “stagemeester” genoemd, hierna “stagiair” genoemd, enz. Deze begrippen mogen
facultair gekozen worden zonder dat revisie door de Juridische Dienst Studenten nodig is,
maar moeten consequent in de overeenkomst en de faculteit gebruikt worden.
Gegevens organisatie
Het is de organisatie die beslist wie de organisatie vertegenwoordigt en de overeenkomst
tekent. Deze persoon hoeft niet dezelfde te zijn als het aanspreekpunt voor de student in de
organisatie.
Indien men een ander woord wil gebruiken dan organisatie, mag dit aangepast worden
zonder dat revisie door de Juridische Dienst Studenten nodig is, maar dit moet dan
consequent over het hele contract gebeuren.
1
Ondernemingsnummer bedrijf en RR student zijn nodig voor terugvordering van de
gezondheidsbeoordeling door de onderwijsinstelling bij het Fonds voor Beroepsziekten.
Gegevens KU Leuven
De vertegenwoordiger van de KU Leuven moet één van de personen zijn die genoemd is in
de volmachtregeling:
“Om overeenkomsten voor studiestages of overeenkomsten voor het verrichten van
onderzoek door studenten te sluiten voor KU Leuven-studenten die hetzij
vrijwillig, hetzij verplicht uit hoofde van hun studieprogramma, een stage/onderzoek
verrichten buiten de
KU Leuven (onderneming of andere instelling), door de enkele handtekening van:
de vicerector Studentenbeleid
of de (subfacultaire) decaan, het lid van het academisch personeel bevoegd voor
het betrokken studie- of onderzoeksprogramma of de stagecoördinator/
studentenonderzoekscoördinator van de betrokken (sub)faculteit voor zover het
standaardcontract ontwikkeld door de Juridische Dienst Studenten
(Studentenvoorzieningen) gebruikt wordt of een overeenkomst gevalideerd door de
bevoegde juridische dienst.”
Gezien de complexiteit van heel het stagegebeuren/onderzoekswerk en het belang van
kennis van de juridische consequenties strekt het tot aanbeveling dat de faculteit de
ondertekeningsbevoegdheid legt bij één persoon, die stages/onderzoekswerk van studenten
binnen de faculteit juridisch-administratief opvolgt, de stage- en/of plaatsingscoördinator.
De facultaire vertegenwoordigers van de KU Leuven kunnen dus enkel tekenen mits gebruik
van de modelovereenkomst of indien een ander contract gevalideerd werd door de
Juridische Dienst Studenten.
1 Opzet en periode
Hier moet men aangeven of de student naar de organisatie komt voor een studiestage dan
wel voor het verrichten van onderzoek (in kader van bachelorproef/masterproef of
projectwerk). Indien stage en onderzoek gecombineerd worden, moeten beide aangegeven
worden, en wordt voor de duur van de overeenkomst de duur genomen van de
langstlopende.
Indien een stage of onderzoek elkaar opvolgen in de tijd, moeten twee aparte
overeenkomsten gemaakt.
Het is belangrijk dat de keuze goed wordt ingevuld, want naargelang het gaat om stage of
onderzoek is verschillende regelgeving van toepassing, en spelen andere verzekeringen.
In dit artikel wordt niet verder bepaald of de student voltijds, deeltijds of met gevarieerd
werkrooster zal werken. Aangezien de overeenkomst zowel voor stage als voor
onderzoekswerk wordt gebruikt, zijn er teveel variabelen mogelijk. Overeenkomstig art. 6
wordt dit onderling tussen student en de organisatie bepaald. Deze afspraken moeten
schriftelijk gemaakt (kan ook per email).
Wanneer een stage en onderzoek gezamenlijk gebeuren, moet het voor de student en de
organisatie duidelijk zijn in welke periodes men stage aan het doen is, in welke periode men
aan het onderzoek werkt.
Als de periode van de overeenkomst het academiejaar overschrijdt zijn geen twee contracten
nodig. Het is wel belangrijk dat de student zich herinschrijft voor het volgende academiejaar
vooraleer het oude academiejaar eindigt. De student krijgt elk jaar automatisch
gegenereerde herinneringsmails om zich her- in te schrijven.
4 Aanwijzing begeleiders van de student
Een faculteit kan kiezen om een ander woord te gebruiken voor “begeleider”, bijv. “promotor”
en mag dit aanpassen zonder dat revisie door de Juridische Dienst Studenten nodig is. De
overeenkomst moet dan consequent overal worden aangepast.
De persoon die hier voor de KU Leuven wordt ingevuld is diegene die de stage of het
onderzoek inhoudelijk opvolgt.
5 Bijzondere verplichtingen van de organisatie
I.v.m. verwerking van persoonsgegevens van de organisatie in het kader van de studiestage/
het onderzoek is de organisatie verantwoordelijk voor het respecteren van de
privacywetgeving, ook tijdens de uitvoering van de activiteiten door de student (bijv. indien
de student cliëntgegevens moet verwerken van de organisatie).
6 Bijzondere verplichtingen van de student
Na het zinnetje “De student zal handelen overeenkomstig de deontologie van toepassing op
het beroep waarvoor hij opgeleid wordt” kan naargelang de faculteit dit eventueel
gespecifieerd worden, bijv. met volgende zin: “de student in de geneeskunde verbindt zich er
toe te handelen in overeenstemming met de plichtenleer en het beroepsgeheim te
respecteren”.
Deze aanvulling kan zonder revisie van de Juridische Dienst Studenten.
De afspraken i.v.m. plaats, datum en uren worden schriftelijk gemaakt (kan ook per email),
omwille van bewijslast t.a.v. de verzekering. De student moet bij een ongeval immers kunnen
aantonen dat het ongeval gebeurde tijdens een studiegebonden activiteit.
7 Geheimhouding
Dit artikel start met een geheimhoudingsclausule. Deze clausule is enkel van toepassing op
vertrouwelijke informatie van de organisatie. Deze clausule is een internationaal gebruikte
standaardclausule die evenwichtig de rechten van de organisatie en de student vrijwaart.
Indien de organisatie er op staat kan na de zin “Vertrouwelijke informatie moet door de
organisatie als ‘vertrouwelijk’ worden aangeduid bij de mededeling ervan aan de student” de
volgende zin worden toegevoegd: “In ieder geval wordt de volgende informatie als
vertrouwelijke informatie van de organisatie beschouwd: ……………..…….” met een
opsomming van de informatie die hieronder valt.
In de Engelstalige modelovereenkomst kan in dat geval na de zin “The organization shall
designate the information as confidential at the time of disclosure to the student” de volgende
zin worden toegevoegd: “At least the following information will be considered as confidential
……………..…….”.
Indien de organisatie degelijk kan motiveren dat voor bepaalde informatie een langere
termijn dan drie jaar na beëindiging van de overeenkomst nodig is voor de
geheimhoudingsplicht, én de stage- en/of onderzoekscoördinator van de student hiermee
instemt, kan deze termijn in de overeenkomst verlengd worden zonder dat revisie van de
Juridische Dienst Studenten nodig is.
De intellectuele eigendom van de resultaten van het werk van de student liggen van
rechtswege bij de student (en niet KU Leuven of de organisatie), hiervoor is geen aparte
clausule in de overeenkomst nodig. In geval van een eindwerk is het KU Leuven reglement
inzake auteursrechten op verhandelingen van studenten (“het reglement”) eveneens van
toepassing. Overeenkomstig het reglement behoudt de student de auteursrechten op de
geschreven eindverhandeling en/of masterproef, alsook de auteursrechten op de
computerprogramma’s en databanken die een onderdeel uitmaken van het eindwerk.
Als hierover een akkoord is tussen alle partijen, kunnen de KU Leuven en/of de organisatie
de resultaten van het onderzoek gebruiken voor onderwijs- en/of onderzoeksdoeleinden. In
dat geval kan de volgende clausule worden toegevoegd: “De partijen komen overeen dat
(schrappen wat niet past) de KU Leuven / de organisatie de resultaten van het onderzoek
van de student kosteloos (schrappen wat niet past) kunnen/kan gebruiken voor onderwijsen/of onderzoeksdoeleinden.”
In de Engelstalige modelovereenkomst luidt deze zin als volgt: “The parties agree that
(schrappen wat niet past) KU Leuven/ the organization (naargelang het geval) are/is entitled
to the free use of the results for teaching and/or research purposes”.
Indien de organisatie degelijk kan motiveren dat rechten op de resultaten toch aan de
organisatie moeten toekomen ter vrijwaring van de eigen technologie of vertrouwelijke
informatie van de organisatie én de stage- en/of onderzoekscoördinator van de student
hiermee instemt, kan volgende bepaling toegevoegd worden die de (intellectuele)
eigendomsrechten op de resultaten genuanceerd aan de organisatie overdraagt, zonder dat
hiervoor verdere revisie nodig is van de Juridische Dienst Studenten:
“De resultaten gegenereerd door de student en de daarop te vestigen rechten, voor zover
deze bekomen werden met noodzakelijk gebruik van vertrouwelijke informatie en/of
voortbouwend op de intellectuele eigendom van de organisatie, komen in eigendom toe aan
de organisatie. Niettegenstaande voorgaande, komen de auteursrechten op een
verhandeling van de student toe aan de student, overeenkomstig het KU Leuven reglement
terzake.”
In de Engelstalige modelovereenkomst luidt deze zin als volgt:
“The ownership of the results generated by the student and the rights pertaining thereto shall
be transferred to the organization to the extent that such results were generated with the
necessary use of the confidential information of the organization and/or such results are
based on the intellectual property of the organization. Notwithstanding the foregoing, the
copyrights on a student thesis shall remain with the student in accordance with the relevant
KU Leuven regulation”.
Als deze bepaling wordt toegevoegd kan de titel van dit punt 7 ook aangepast worden, nl.
“Geheimhouding en intellectuele eigendom” . In de Engelstalige modelovereenkomst:
“Confidentiality and intellectual property”.
Het is niet de intentie van KU Leuven deze modelclausules met de organisatie te
onderhandelen door er verfijningen of verduidelijkheden aan toe te voegen die principieel
hetzelfde bepalen als de modelclausules. Indien de organisatie gemotiveerd bezwaar maakt
tegen de modelclausules inzake rechten op de resultaten, kan de vraag tot aanpassing
voorgelegd worden aan de Juridische Dienst Studenten, [email protected].
8 Verplichtingen op het vlak van veiligheid en gezondheid
De faculteit ziet er mee op toe dat de student het VGM-dossier overhandigt aan de
organisatie.
Indien een faculteit ervoor kiest om dit zelf te overhandigen aan de organisatie, ipv de
student, kan dit aangepast worden in de overeenkomst zonder dat revisie van de Juridische
Dienst Studenten nodig is. De eerste zin van punt 8 wordt dan: “De KU Leuven overhandigt
aan de organisatie…”.
Als bewijs dat de organisatie kennis nam van het document, wordt gevraagd dat de
organisatie het VGM-dossier tekent en terug bezorgt.
Indien de organisatie nalaat dit te doen, mag de KU Leuven er van uitgaan dat er geen
bijkomende risico’s op de werkvloer zijn. Bij bedrijven waar bepaalde risico’s aanwezig zijn
die niet voorzien zijn in de opleiding, is het belangrijk ervoor te zorgen dat de organisatie het
VGM-dossier ondertekend terug bezorgt.
10 Geschillen en beëindiging van de overeenkomst
Het basisprincipe is dat bij elk probleem eerst overlegd wordt tussen de drie partijen. Het is
pas als dit overleg niet leidt tot het gewenste resultaat dat de KU Leuven of de organisatie
kunnen beslissen de overeenkomst te verbreken.
De KU Leuven kan de overeenkomst verbreken o.a. bij onbeschikbaarheid van de student,
bijv. indien de student langdurig ziek valt of het opleidingsonderdeel niet heeft opgenomen.
Voor studenten die in het buitenland een stage/onderzoek gaan doen: als de organisatie niet
akkoord is met de laatste zin van punt 10 (de bevoegdheid van de Leuvense rechtbanken),
dan kan deze zin geschrapt zonder dat hiervoor contact moet opgenomen met de Juridische
Dienst Studenten. Het zinnetje wordt dan niet vervangen.