Hou het huis op orde

BIV/AO
Bert Gadellaa RA en drs. Hidde van der Wal zijn directeur bij IJsselvliet
Management van de kwaliteit van de financiële administratie
Hou het huis op orde
nr 6 juni 2010
Kwaliteitsmanagement van de financiële administratie heeft
alles in zich om in de waan van de dag structuur te bieden
voor duurzame verbetering van de administratie. Dit versterkt de rol en positie van de financiële functie in de organisatie en daarmee die van de controller. Vertrouwen kun je
alleen verdienen en begint bij het eigen huis op orde hebben
en houden. Dit geeft trots op het vak en plezier in het werk.
B ERT G AD E L L AA E N H I D D E VAN D E R WAL
26
Het kunnen produceren van financiële data van voldoende
kwaliteit is essentieel voor de geloofwaardigheid van allen
die binnen de financiële functie werkzaam zijn. Dat geldt dus
ook voor de controllers, of het nu business, financial, of andere
controllers zijn. Het maakt geen verschil of de controller als
direct leidinggevende eindverantwoordelijk is voor de financiële
administratie of enkel gebruiker is van de data. In beide
gevallen heeft hij een direct belang om een bijdrage te leveren
aan het verhogen van de kwaliteit van de data in de financiële
administratie.
Als de financiële functie niet in staat is om haar eigen huis op
orde te hebben en te houden, dan slaat zij een flater in de
ogen van de andere disciplines van de organisatie. En terecht!
Het belemmert alle mogelijkheden waarmee de financiële
functie zijn toegevoegde waarde wil leveren aan de organisatie.
Het hart van de financiële functie is de boekhouding. En dat
hart moet kloppen: letterlijk (de vierkantstelling is rond) en
figuurlijk (het kloppende hart van een gezonde en vitale financiële functie die haar bijdrage aan het ‘ in control’ zijn levert).
Dit is niets nieuws. Pacioli zei het al in 1494 in het begin
van zijn 36 lemma’s over dubbel boekhouden volgens de
Venetiaanse methode getiteld De Computis et Scripturis:
‘Leg alle transacties op een gestructureerde manier vast
opdat ze in één keer worden begrepen, dat wil zeggen door
de methode van debet en credit. Dit is erg belangrijk voor
kooplui. Want, als ze hun transacties niet op een systematische
manier zouden vastleggen, kunnen ze hun zaken niet goed
doen, want ze zouden geen oog meer dicht doen.’
Kwaliteit van de
financiële
administratie
Tijdigheid
De financiële informatie
wordt op de afgesproken
tijd geleverd
(leverbetrouwbaarheid)
Compleetheid
Alles zit in de financiële
administratie wat nodig is
voor het doel waarvoor
de financiële informatie
gaat worden gebruikt
Betrouwbaarheid
De financiële informatie
is tot stand gekomen
volgens daartoe vooraf
gemaakte afspraken
Figuur 1. De onderdelen van kwaliteit van de financiële administratie
nr 6 juni 2010
27
Fo u t e n m a ke n m a g n i e t m e e r ?
Starreveld, Van Leeuwen en Nimwegen hebben het in de
gangbare BIV-literatuur over het kwaliteitsprofiel van het
product informatie. Hoe waarborg je de kwaliteit van de
financiële administratie als zodanig, en die van de data die
daarin aanwezig zijn die in bruikbare informatie moeten
worden omgezet? Een bij voortduring goede en steeds beter
wordende kwaliteit van de financiële administratie draagt
sterk bij aan de geloofwaardigheid van de controller.
Kwaliteit van de financiële administratie
De definitie van kwaliteit bestaat uit drie elementen: tijdigheid, compleetheid en betrouwbaarheid.
1. Tijdigheid. Leverbetrouwbaarheid: op het vooraf
afgesproken tijdstip beschikbaar stellen van de
financiële informatie.
2. Compleetheid. De financiële administratie bevat alles dat
nodig is voor het doel waarvoor de financiële informatie
gaat worden gebruikt.
3. Betrouwbaarheid. De financiële informatie is tot stand
gekomen volgens daartoe vooraf gemaakte afspraken,
zoals die zijn vastgelegd in de betreffende handboeken,
richtlijnen, procedures en werkinstructies. Consistentie en
Natuurlijk niet. Waar gewerkt wordt, vallen spaanders.
Het is alleen een kwestie van anders mee om gaan.
Zie fouten als een leermoment en los het onderliggende
probleem direct en structureel op. Borg vervolgens de
oplossing en controleer of dit ook tot uiting komt in één
van de signalen, zoals eerder genoemd. Dat is ‘lean’
werken. Streef naar continue verbetering.
vergelijkbaarheid zijn daarbij belangrijk. Consistentie
in de wijze van de totstandkoming van de financiële
informatie is een noodzakelijke voorwaarde voor vergelijkbaarheid. Vergelijkbaarheid is de basis voor een
goede analyse van de cijfers. Bijvoorbeeld als het gaat om
een trendanalyse, of werkelijkheid versus begroting, of
vergelijking en benchmarking tussen organisatorische eenheden. Een adequaat ingerichte en beheerste administratieve organisatie, die over de tijd consistent wordt toegepast en is geborgd in een adequate planning & control
cyclus, is van levensbelang voor de betrouwbaarheid van
de financiële informatie. Dit maakt dan ook deel uit van
de kwaliteit van de financiële administratie.
Figuur 1 vat deze definitie van kwaliteit van de financiële
administratie samen.
De eerste stap op weg naar kwaliteitsmanagement van de
financiële administratie is – onder het motto meten is weten –
de signalen (zie kader) in kaart te brengen om zo de staat van
de financiële administratie vast te stellen. Vervolgens moet
door toepassing van de vier principes voor kwaliteitsmanagement het eigen huis op orde worden gebracht en gehouden.
One time only
Er wordt slechts
een keer geboekt
en geregistreerd
First time right
Er wordt zo dicht
mogelijk bij de bron
geboekt
Keep it simple
Eenvoud gaat boven
complexiteit
One truth only
Iedereen beschikt altijd
en overal over dezelfde
financiële (management)
informatie (Single
Source Reporting)
Zero defects
Vier principes
Er zijn vier principes van kwaliteitsmanagement van de
financiële administratie.
1. One time only: er wordt slechts één keer geboekt en
geregistreerd. Lijkt een vanzelfsprekendheid, maar is het
niet in veel organisaties.
2. First time right: doe het de eerste, en enige, keer goed.
Dit is een belangrijk ‘lean’ principe. Fouten worden niet
achteraf hersteld. Doet een fout zich voor, wordt dit gelijk
Figuur 2. De vier principes
nr 6 juni 2010
Vijftien belangrijke signalen
Signaal
Toelichting
1
Aantal juridische entiteiten, in aard en omvang
Een groot aantal juridische entiteiten leidt tot complexiteit
en dus een grotere kans op fouten en correcties
2
Aantal niet actieve grootboekrekeningen en
kostenplaatsen, in aard en omvang
Niet alleen is het interessant om het aantal te weten, maar ook
welke bedragen hoe lang er al op staan
3
Aantal correctieboekingen na de periodieke afsluiting,
in aard en omvang
Feitelijk is hier sprake van iets doen wat de eerste keer gelijk
goed had moeten gebeuren
4
Aantal memoriaalboekingen, in aard en omvang
Hoe dichter bij nul, hoe beter. Overigens, dit signaal hangt nauw
samen met de correctieboekingen
5
Het aantal correcties betrekking hebbende op
voorgaande periodes, in aard en omvang
Hoe vaker en omvangrijker, hoe onbetrouwbaarder de cijfers
zullen worden ervaren
6
Aantal tussenrekeningen waar geen nul op staat na de
afsluiting, in aard en omvang
Niet opgeschoonde tussenrekeningen zijn funest voor de
kwaliteit. Het leidt altijd tot extra uitzoekwerk en inschatting van
cijfers wat niet bevorderlijk is voor de kwaliteit
7
Aantal interne leveringen/doorbelastingen, in aard en
omvang
Zou gemakkelijk moeten zijn, leidt in de praktijk toch vaak tot
onenigheid als het over de afstemming en acceptatie gaat, leidt
vaak tot openstaande tussenrekeningen
8
Aantal balansdossiers dat niet aanwezig of incompleet
aanwezig is (ontbreken van onderbouwing) ten opzichte
van het totaal aantal balansposten, in aard en omvang
De afwezigheid van een adequate onderbouwing doet sterk
afbreuk aan de betrouwbaarheid van de cijfers. Het bemoeilijkt
inzicht in de wijze waarop de cijfers tot stand zijn gekomen en
maakt het dus moeilijker om de betrouwbaarheid er van
te beoordelen
9
Aantal ontbrekende aansluitingen tussen
subadministraties en grootboek, in aard en omvang
Doet sterk afbreuk aan de betrouwbaarheid van de cijfers
10
Aantal credit nota’s als percentage van het totaal aantal
verkoopfacturen, ook in aard en omvang
Elke credit nota is een indicatie dat er in het factureringsproces
iets mis is gegaan en betekent extra werk en toename kans op
fouten
11
Aantal dagen tussen het moment van levering en het
moment van facturering
Hoe langer dit is, hoe onbetrouwbaarder de post debiteuren en
omzet wordt
12
Aantal niet direct toewijsbare ontvangsten (unapplied
cash), in aard en omvang
Wordt meestal gestald op een tussenrekening om vervolgens
nog te worden uitgezocht, wat dan vaak niet gebeurt, extra werk
achteraf en toename kans op fouten
13
Aantal nog uit te zoeken facturen van leveranciers als
percentage van het totaal aantal inkoopfacturen, ook in
aard en omvang
Wordt vaak gestald op een tussenrekening, maakt het zicht op
nog te betalen facturen vaak troebel, moet worden uitgezocht,
extra werk achteraf en toename kans op fouten
15
Extracomptabele boekingen, in aantal en in omvang in
enige periode
Extracomptabele boekingen dragen niet bij aan de kwaliteit:
extra werk en kans op fouten neemt toe
28
opgelost en wel zo dat de fout zich daarna niet meer kan
voordoen.
3. Keep it simple: waarom moeilijk doen als het gemakkelijk
kan. Vereenvoudig gehanteerde tools, processen en maak
de organisatie simpel. Het maakt de kans op fouten
kleiner.
4. One truth only (single source reporting): iedereen beschikt
altijd en overal over dezelfde financiële (management)
informatie. Geen gedoe meer over de cijfers, maar focus
op de inhoudelijke dialoog.
Het doel is zero defects (nul fouten). De combinatie van het
eerste en tweede principe leidt in principe tot een foutloze
en efficiënte financiële administratie. Het derde en vierde
principe zorgen voor borging: de financiële administratie
blijft ook foutloos.
P r a k t i j kg eva l
Bij een organisatie stelde men vast dat de doorlooptijd van
een inkoopfactuur erg lang was en dit moest met enkele
dagen worden verkort. Volgens de medewerkers kon het
echt niet sneller. Bij een nadere analyse bleek dat de meeste
tijd verloren ging door onduidelijke omschrijvingen op de
facturen waardoor veel uitzoekwerk nodig was en er veel
facturen in eerste instantie fout werden gecodeerd. Door
duidelijke instructies aan leveranciers werden de facturen
duidelijker en werd belangrijke tijdwinst behaald, waardoor
de kwaliteit van de administratie toe nam.
Versnelling
voldaan zonder dat dit ten koste gaat van de snelheid;
- lagere kosten omdat er meer in één keer en de eerste keer
goed wordt gedaan.
De benodigde competenties
De toepassing van kwaliteitsmanagement in de financiële
administratie wordt bemoeilijkt door de waan van de dag die
druk legt op de werkzaamheden. Om toch door te durven
pakken is leiderschap en overtuigingskracht nodig. Dit dient
gecombineerd te worden met projectmanagementvaardigheden en strak management met behulp van prestatieindicatoren. Om het kwaliteitsmanagement naar een hoger
niveau te brengen is het gewenst om kennis te hebben van
procesmanagement in combinatie met de principes uit lean
–C
manufacturing en six sigma.
Leidraad voor plan van aanpak
Stap
Toelichting
Meten is weten: voer nulmeting uit
Meet de 15 signalen
Stel tijdvreters en kwaliteitsvreters vast
Pas de vier principes toe
Stel prioriteiten op basis van impact en inspanning
Richt processen en werk binnen en buiten administratie
Optimaliseer processen
Leg op adequate wijze vast
Doe dit in nauw overleg met de organisatie
Maak en houd kwaliteit zichtbaar door prestatie indicatoren
Stel voor kengetallen en indicatoren streefnormen vast
Pas hierop de planning & control cyclus toe
a dve r t e nti e
DOT = DOM
ontwikkelmethode
interim finance | interim management | consultancy | trainingen | 055 - 599 78 36 | www.decompanies.nl
nr 6 juni 2010
Toepassing van het eerste en tweede principe leidt tot versnelling. Maar, versnelling is geen doel op zich. Het is bij uitstek
hét middel om te komen tot duurzame kwaliteitsverhoging.
Dat leren we uit de wereld van ‘lean’. De logica is eenvoudig
en als volgt. Een proces waarbij veel fouten worden gemaakt
kan geen constant tempo handhaven en wordt daardoor
vanzelf een langzaam proces. Door hoge kwaliteit bereik je
dus hoge snelheid. Een traag proces is vatbaar voor fouten
en dus is slechte kwaliteit het resultaat. U moet dus processnelheid verhogen als u kwaliteit wilt verhogen. Met andere
woorden, elimineer vertragingen. Dit heeft een aantal
voordelen:
- minder tijd voor het maken en herstellen van fouten, dus
hogere kwaliteit;
- hogere flexibiliteit omdat er minder doorlooptijd nodig is
en dus sneller aan veranderende wensen kan worden
29