Processen herzien - met lean

Foto: Sophia Revalidatie, Bianca Rietman
Processen herzien - met lean
Eind vorig jaar verhuisde Sophia Revalidatie in Den Haag naar een nieuw pand. De veranderde
werkomstandigheden vroegen om andere werkprocessen, en men besloot bij de inrichting daarvan
een lean-bril op te zetten. Het is nieuw voor de revalidatiesector en het had direct resultaat.
Kijkend naar de toenmalige overlegvormen, is de dagelijkse rondvraag
ontwikkeld. De twee belangrijkste uitgangspunten van lean zijn hierbij
meegenomen: het vergroten van het probleemoplossend vermogen van
teams en het verbeteren van processen door verspilling te verwijderen.
Er waren veel dagelijkse ad hoc overlegmomenten en er was veel één
op één afstemming. Door het invoeren van een vast, kortdurend overlegmoment per dag is rust en duidelijkheid in het zorgproces ontstaan.
De rondvraag duurt vijftien minuten en is op alle klinische afdelingen
ingevoerd.
Een voorbeeld
De dagelijkse rondvraag op de afdeling voor CVA-patiënten start: alle
behandelaars, een verpleegkundige en de arts-assistent staan stipt om
8.30 uur klaar. De maatschappelijk werker die vandaag de actiepunten
en korte notulen in een vast format verwerkt, zit al klaar om te typen.
De arts-assistent start met het bespreken van de patiënten: vorige dag,
plan voor vandaag, opvallendheden uit de ochtendzorg, bijzonderheden
en door naar de volgende patiënt. Binnen vijftien minuten worden twintig
patiënten besproken.
De ergotherapeut haakt in wanneer de derde patiënt wordt aangekondigd.
‘Ik heb gisteren met mevrouw afgesproken dat ze gaat proberen zelf haar
De lean-filosofie is ontwikkeld in de auto-industrie. Het staat voor het
verbeteren van werkprocessen, door werknemers zelf verspilling te
laten aanwijzen en oplossen. De ‘klantwaarde’ staat daarbij centraal:
kindje te voeden en verzorgen.’ De fysiotherapeut vraagt of het dan zinnig
is te trainen op goed rechtop zitten in de rolstoel en wil weten of er al
een voedingskussen in huis is, waarmee ze kunnen oefenen.
De maatschappelijk werker vertelt volgende week de partner en moeder van
deze patiënt op bezoek te hebben, en zal dan met hen bespreken hoe zij
deze stap zien. Zowel partner als moeder hebben nu een groot aandeel in de
zorg voor moeder en kind.
De ontslagdatum van de patiënt wordt erbij gepakt: welke aanpassingen
zijn thuis nodig? Mevrouw heeft een kinderwagen gekocht: is gezien
haar arm-handfunctie een aanpassing nodig? De ergotherapeut zal de
revalidatietechnicus vragen om mee te kijken naar de mogelijkheden.
Toegevoegde waarde
Het is een voorbeeld van tijdige informatie over een opgenomen patiënt,
waarop alle professionals de zorg van die dag kunnen aanpassen. Door het
invoeren van de dagelijkse rondvraag zijn acht overlegvormen komen
te vervallen. Dat scheelt zo’n vier uur overlegtijd per professional per
maand; tijd die aan de zorg kan worden besteed. Ad hoc overleggen,
telefoontjes en e-mailverkeer zijn afgenomen. Patiënten merken dat
behandelaars en verpleegkundigen op dezelfde lijn zitten. Dat is bij uitstek
lean: tijdbesparend werken door het elimineren van verspillingen in het
proces, maar bovenal met toegevoegde waarde voor de patiënt. Daarom gaat
Sophia Revalidatie door met lean en past deze benadering nu ook toe
bij processen op de personeels- en planningsafdelingen, het medisch
secretariaat en de facilitaire dienst. En nog steeds komen daar afdelingen
bij, dus meer resultaten volgen.
in de revalidatie datgene dat voor de revalidant van waarde is. In de
zorg wordt lean steeds vaker toegepast, maar in de revalidatiesector
is het dus nog nieuw. Zorginstellingen die lean willen gaan werken,
kunnen zich aansluiten bij het netwerk Lean in de Zorg: www.lidz.nl.
Jacomijn Harmsen,
Staffunctionaris projectmanagement
Kenniscentrum Sophia Revalidatie
RM 3 2014
7