BBC - VVSG

Departement Bestuurszaken
Aan het College van Burgemeester en
Schepenen van de Vlaamse gemeenten
vragen naar / e-mail
Christophe Ramont
[email protected]
Afdeling HR- en Organisatiebeleid
Boudewijnlaan 30 bus 37, 1000 Brussel
Tel. 02 553 02 38 - Fax 02 553 72 05
[email protected]
telefoonnummer
datum
0490/587023
Betreft: Implementatie planlasten
De introductie van de beleids- en beheerscyclus (BBC) houdt een belangrijke
wijziging in van de manier waarop het lokale bestuur zijn beleid plant, uitvoert en
erover rapporteert. Voortaan wordt de financiële informatie (de inkomsten en
uitgaven) gekoppeld aan niet-financiële beleidsinformatie (beleidsdoelstellingen,
actieplannen, acties). Dit gebeurt overigens niet enkel in de planningsfase
(meerjarenplan, budget) maar tevens in de rapporteringsfase (jaarrekening).
De BBC is bovendien opgezet vanuit de ambitie te voorzien in de
informatiebehoefte van zeer diverse belanghebbenden zonder dat dezelfde
informatie eindeloos moet worden herwerkt en opnieuw doorgegeven. Dit is niet
enkel in het belang van de politieke organen en de burger. Ook de rapportering
naar diverse nationale en Europese instanties wordt zo drastisch vereenvoudigd.
U vindt alle informatie hierover op http://binnenland.vlaanderen.be/bbc.
Daarbovenop zorgt het ‘decreet houdende vaststelling van de algemene regels
waaronder in de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest periodieke planen rapporteringsverplichtingen aan lokale besturen kunnen worden opgelegd’,
kortweg het planlastendecreet, ervoor dat diverse periodiek terugkerende
sectorale plannen, met telkens aparte procedureregels en vormvereisten,
verdwijnen. Voortaan moet een lokaal bestuur slechts één geïntegreerde
meerjarenplanning opstellen, die jaarlijks aanpasbaar is. De Vlaamse overheid zal
zich op deze meerjarenplanning baseren om voor een tiental financiële stromen
de subsidieaanvragen verder af te handelen. Vanaf 2014 zal zowat 287 miljoen
euro op deze wijze worden verdeeld.
Een bestuur moet daartoe enkel via de formulering van doelstellingen,
actieplannen en acties aantonen dat het inspeelt op de Vlaamse beleidsprioriteiten
zoals die zijn goedgekeurd door de Vlaamse Regering. Deze beleidsprioriteiten
werden in oktober 2012 via omzendbrief bekend gemaakt en zijn raadpleegbaar
op www.bestuurszaken.be/planlasten.
Het is belangrijk te benadrukken hoe groot de verandering is die de gezamenlijke
implementatie van de BBC en het planlastendecreet inhoudt. Zelfs voor de BBCpioniers zal 2014 het eerste jaar zijn dat zij moeten rekening houden met de
planlastprincipes.
Dit vraagt een belangrijke aanpassing van de manier waarop we de zaken
aanpakken, niet alleen voor de lokale besturen maar ook voor de Vlaamse
sectorale administraties. Dergelijke aanpassingen veronderstellen altijd een
zoektocht naar een nieuw evenwicht. Het planlastendecreet wil meer
beleidsvrijheid en minder administratieve lasten voor de lokale besturen. De
lokale besturen moeten met deze extra beleidsruimte ook leren omgaan en
aanvaarden dat Vlaanderen wil weten en controleren of de uitgekeerde subsidies
worden gebruikt voor het doel waarvoor ze werden toegekend. De eerste stappen
in dit leerproces zijn nog maar net gezet en in deze fase is een zekere frustratie
mogelijk onderdeel van het proces. Toch is het van het grootste belang dat alle
bestuurslagen, vanuit een constructieve dialoog, komen tot een nieuwe en meer
volwassen samenwerking.
1. Hoe moeten de Vlaamse subsidies
planlastendecreet worden aangevraagd?
in
het
kader
van
het
Een lokaal bestuur maakt aan de Vlaamse overheid kenbaar een subsidie aan te
vragen door in de meerjarenplanning Vlaamse beleidsprioriteiten te koppelen aan
acties. Dit gebeurt concreet door de toepasselijke deelrapportagecode(s) te linken
aan de in de meerjarenplanning opgenomen acties.
Een
lijst
van
subsidieregelingen,
bijhorende
beleidsprioriteiten
en
deelrapportagecodes is beschikbaar op: www.bestuurszaken.be/planlasten.
Op basis van de deelrapportagecodes kunnen de verschillende sectorale
administraties de relevante delen uit het digitale rapporteringssysteem halen.
Deze vormen de subsidieaanvraag van de gemeente.
Voor de aanvragen flankerend onderwijsbeleid (met de deelrapportagecodes
FOBVBP01 en FOBVBP02) en ontwikkelingssamenwerking (GOSVBP01) wordt
aangegeven wat het totaal aangevraagde bedrag van de subsidie is. Voor meer
informatie
kunnen
de
omzendbrief
flankerend
onderwijsbeleid
(www.bestuurszaken.be/sectorale-regelgeving) en de toelichting van het
impulsbeleid
gemeentelijke
ontwikkelingssamenwerking
(www.vais.be/nl/impulsbeleid) geraadpleegd worden.
2. Hoe concreet moeten acties in de meerjarenplanning omschreven
worden?
Bij de opmaak van het meerjarenplan 2014-2019 worden de doelstellingen,
actieplannen en acties ingevuld door het lokale bestuur, waarbij het vertrekt vanuit
de eigen lokale noden en opportuniteiten die onder meer terug te vinden zijn in de
omgevingsanalyse. Het is voor de Vlaamse overheid noodzakelijk om over
duidelijke informatie op actieniveau te beschikken om te kunnen inschatten of het
lokaal bestuur met de acties aansluit bij de Vlaamse beleidsprioriteiten of niet. De
lokale beleidsvrijheid in het uitstippelen van het meerjarenplan moet dus
voldoende rekening houden met de duidelijkheid die gevraagd wordt om die
beoordeling mogelijk te maken, uiteraard steeds voor zover het bestuur in ruil voor
subsidies wil intekenen op die Vlaamse beleidsprioriteiten.
Een goede formulering van de acties is daarbij van essentieel belang. Het is
mogelijk dat het bestuur acties vrij algemeen omschrijft in het meerjarenplan, maar
de acties die (ook) inspelen op een of meer Vlaamse beleidsprioriteiten zullen
voldoende concreet en duidelijk moeten zijn.
3. Moeten acties voor 6 jaar uitgeschreven worden?
De Vlaamse administraties doen, onder voorbehoud van beschikbare kredieten op
de Vlaamse begroting, in principe een subsidiebelofte van zes jaar, op basis van
de informatie die zij halen uit de lokale meerjarenplanning, die ook een termijn van
zes jaar bestrijkt. Omdat de koppeling met de deelrapportagecodes op actieniveau
gebeurt, moeten voor de volledige periode acties worden uitgewerkt.
Dat acties minder concreet uitgewerkt zijn naarmate zij zich verder in de tijd
situeren hoeft op zich geen probleem te zijn: het meerjarenplan is steeds
actualiseerbaar en de verfijningen van acties in latere jaren van het meerjarenplan
kunnen probleemloos opgevolgd worden aan de hand van de opeenvolgende
budgetten en jaarrekeningen gedurende de legislatuur.
Artikel 4 van het planlastendecreet geeft aan dat de Vlaamse Regering na drie
jaar een evaluatie kan maken, zowel van het voortbestaan van de Vlaamse
beleidsprioriteiten, van de inhoud van de Vlaamse beleidsprioriteiten als van de
subsidieregeling, de hoogte van het totale subsidiebedrag en de verdelingscriteria.
Dit kan voor het lokale bestuur ook tot nieuwe beleidsdoelstellingen, actieplannen
en acties in de meerjarenplanning leiden.
4. Mogen nog bijkomende gegevens en documenten opgevraagd worden
door de Vlaamse administraties of meegegeven worden door de lokale
besturen?
Het meerjarenplan 2014-2019 dat uiterlijk op 15 januari 2014 aan het Agentschap
voor Binnenlands Bestuur digitaal bezorgd moet worden, kan na die datum niet
meer aangevuld worden. Het opvragen van extra informatie door de Vlaamse
administraties of het aanleveren van extra gegevens door de lokale besturen is na
de indiening van het meerjarenplan niet meer mogelijk; de formulering en
omschrijving van beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties moeten dus
voldoende duidelijk zijn.
De mogelijkheid bestaat om nadere duiding te geven bij acties in het
commentaarveld van de actie. In dit commentaarveld kan u ook de hyperlink naar
een pagina van de gemeentelijke website waar relevante informatie verzameld
staat, vermelden. Zo vermijdt het bestuur dat informatie die reeds elders
beschikbaar is, nog moet worden gekopieerd.
5. Waarom worden de deelrapportagecodes gekoppeld?
Deelrapportagecodes worden op het niveau van de actie gekoppeld. Ook acties
waaraan geen budget gekoppeld is kunnen via een deelrapportagecode gelinkt
worden aan een Vlaamse beleidsprioriteit.
Deelrapportagecodes kunnen niet gekoppeld worden aan een actieplan of aan
een deelactie (die in sommige softwareprogramma’s nog onder de acties terug te
vinden zijn). Een koppeling op het niveau van het actieplan zou onvoldoende
concrete informatie bevatten voor de Vlaamse administraties, een koppeling op
het niveau van een deelactie is niet mogelijk omdat deelacties niet opgenomen
zijn in het datamodel van de Beleids- en Beheerscyclus. Dit datamodel is
beschikbaar
op:
http://binnenland.vlaanderen.be/beleids-enbeheerscyclus/documentatie .
Dat geen deelacties mogelijk zijn volgens het datamodel heeft als gevolg dat
informatie die in deelacties gegoten wordt, niet beschikbaar zal zijn voor de
Vlaamse administraties.
6. Kan een actie meerdere deelrapportagecodes bevatten?
Door de deelrapportagecode op het niveau van de actie te koppelen bestaat de
mogelijkheid om integrale acties – die aansluiten bij meer dan 1 Vlaamse
beleidsprioriteit – van meer dan 1 deelrapportagecode te voorzien.
Onder integrale acties, die in aanmerking komen voor meerdere
deelrapportagecodes, verstaan we acties die ten volle kunnen aansluiten bij de
betreffende beleidsprioriteiten, geen acties die vrij generiek zijn zonder concreet
aansluiting te vinden bij de Vlaamse beleidsprioriteiten. Voorbeelden van integrale
acties zijn beschikbaar in de brochure “Vlaamse beleidsprioriteiten 2014-2019” op:
http://bestuurszaken.be/planlasten/vlaamse-beleidsprioriteiten .
7. Kunnen loonkosten onderdeel vormen van de subsidieaanvraag?
Artikel 6 van het planlastendecreet bepaalt dat subsidieregelingen geen
voorwaarden kunnen bevatten met betrekking tot de aard van de in te zetten
middelen of de organisatorische structuur van het lokale bestuur. Dit betekent dat
Vlaamse administraties o.a. geen personeelsverplichtingen kunnen opleggen in
het kader van subsidies. Planlasten focust met andere woorden op output en
outcome, niet op de input die daarvoor vereist is.
Dat betekent echter niet dat loonkosten niet subsidiabel zouden zijn als zij
bijdragen tot een output in het kader van de Vlaamse beleidsprioriteiten. In dat
geval kunnen de loonkosten ook gekoppeld worden aan de subsidieaanvraag, bij
voorkeur door de loonkosten onder te brengen in een actie met de desbetreffende
deelrapportagecode.
8. Zijn de bedragen van de Vlaamse beleidsprioriteiten bekend?
Via omzendbrief BZ/2012/3 van 26 oktober 2012 werd de sectorale regelgeving
bekend gemaakt. In de brochure “Vlaamse beleidsprioriteiten 2014-2019” werd
een raming van de budgetten meegegeven. Beide documenten kan u op deze
pagina vinden: http://bestuurszaken.be/planlasten/vlaamse-beleidsprioriteiten .
Budgettair dient men rekening te houden met eventuele aanpassingen op basis
van de beschikbare kredieten op de Vlaamse begroting. De gegevens worden
actueel gehouden op de website http://bestuurszaken.be/planlasten .
9. Kunnen
AGB’s,
OCMW’s,
vzw’s
en
intergemeentelijke
samenwerkingsverbanden een subsidieaanvraag indienen via een
meerjarenplan?
De aanvraag gebeurt via de gemeente, na de goedkeuring door de gemeenteraad
van het meerjarenplan 2014-2019 en de digitale verzending ervan. Het is voor
AGB’s, OCMW’s, vzw’s en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden niet
mogelijk om een subsidieaanvraag in te dienen.
Een deel van het lokaal beleid dat onder de Vlaamse beleidsprioriteiten valt, kan
echter wel uitgevoerd worden door een AGB, OCMW, vzw of intergemeentelijk
samenwerkingsverband.
Aangezien ook OCMW’s en AGB’s de BBC toepassen, is het bijgevolg voor
Vlaamse administraties mogelijk om de nodige informatie uit de BBC-database te
halen ter beoordeling van de subsidieaanvraag. Daarbij is het wel belangrijk om in
het meerjarenplan van de gemeente via een actie (mét deelrapportagecode) aan
te geven dat het OCMW (of het AGB) voor de verdere uitvoering van het beleid
verantwoordelijk is. In het commentaarveld kan hier dan indien nodig meer
informatie over gegeven worden. Op die manier weet de Vlaamse administratie
dat ze ook in het meerjarenplan van OCMW en/of AGB nuttige informatie zal
vinden voor de subsidieaanvraag. In het meerjarenplan van het OCMW of het
AGB, dat ook digitaal moet ingediend worden, moeten dan ook de
deelrapportagecodes aan de relevante acties gekoppeld worden om het mogelijk
te maken deze informatie terug te vinden.
Vzw’s vallen niet onder het BBC-besluit. Daardoor beschikken de bevoegde
administraties niet over voldoende informatie om de aanvraag af te handelen. In
dat geval biedt het planlastendecreet de mogelijkheid aan de Vlaamse overheid
toch bijkomende documenten op te vragen. Daarbij kunnen Vlaamse
administraties maximaal vragen om de volgende informatie te bezorgen:
Inhoudelijk
Inhoudelijk beleidsplan met beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties
Koppeling van de acties met de Vlaamse beleidsprioriteiten. De officiële
codes van de Vlaamse beleidsprioriteiten worden gebruikt.
Financieel
Per actie een financiële raming van uitgaven en ontvangsten, voor 6 jaar
en met raming per jaar
Per actie, en zo dus ook synthese per Vlaamse beleidsprioriteit, de
effectieve uitgaven en ontvangsten per jaar
Eventueel per actie het totaal van de uitgaven per algemene rekening
Intergemeentelijke samenwerkingsverbanden kunnen volgens het decreet
houdende de intergemeentelijke samenwerking vier vormen aannemen.
De
interlokale
vereniging
is
het
samenwerkingsverband
zonder
rechtspersoonlijkheid. In deze vorm bestaat de mogelijkheid om een ‘beherende
gemeente’ de aanvraag voor het intergemeentelijk samenwerkingsverband te
laten indienen via deelrapportagecodes in het eigen meerjarenplan.
De drie andere vormen van intergemeentelijke samenwerking hebben wel
rechtspersoonlijkheid en vallen niet onder het BBC-besluit. Naar analogie met
vzw’s zullen zij gevraagd worden om bijkomende informatie te verlenen.
Voor meer informatie kunnen de Vlaamse administraties van cultuur, sociale
economie, cultureel erfgoed en ontwikkelingssamenwerking gecontacteerd worden
(contactgegevens terug te vinden in de brochure ‘Vlaamse beleidsprioriteiten
2014-2019’: www.bestuurszaken.be/planlasten/vlaamse-beleidsprioriteiten)
Voor de door een vzw en intergemeentelijk samenwerkingsverband te verschaffen
informatie gelden dezelfde deadlines als voor lokale besturen (de aanvraag moet
op uiterlijk 15 januari 2014 zijn ingediend).
Verdere praktische informatie
De lokale besturen moeten ten laatste op 15 januari 2014 hun meerjarenplanning
digitaal bezorgen aan het Agentschap voor Binnenlands Bestuur. De wijze waarop
ze dat kunnen doen is bepaald in het ministerieel besluit van 9 juli 2013. We
verwijzen daarvoor ook naar de omzendbrief BB 2013/7 van 6 september 2013
betreffende de digitale rapportering over de beleids- en beheerscyclus
(http://binnenland.vlaanderen.be/omzendbrief/omzendbrief-digitale-rapporteringbbc).
Om hun bestanden op rechtsgeldige wijze te bezorgen aan het Agentschap voor
Binnenlands Bestuur kunnen de besturen gebruik maken van het digitaal loket
mijn-binnenland.vlaanderen.be. Momenteel is dat loket echter nog niet
beschikbaar voor de OCMW’s en de verzelfstandigde entiteiten, zodat zij hun
digitale rapportering kunnen bezorgen via mail aan [email protected].
Binnenkort zal het daarnaast ook mogelijk zijn om die informatie rechtstreeks aan
te leveren vanuit de eigen software van het bestuur, als die aan bepaalde
voorwaarden voldoet. Die voorwaarden zullen te vinden zijn op
http://binnenland.vlaanderen.be/beleids-en-beheerscyclus/rechtstreekseaanlevering. Dit zijn de enige manieren waarop op een rechtsgeldige wijze aan de
rapporteringsverplichting kan worden voldaan.
Indien u nog bijkomende vragen heeft, kan u steeds contact opnemen op het
generieke mailadres: [email protected]
Voor meer informatie over de sectorale regelgeving kan u terecht bij de
respectievelijke administraties:
Ontwikkelingssamenwerking: Vlaams Agentschap voor Internationale
Samenwerking, Boudewijnlaan30, bus 82, 1000 Brussel, www.vais.be
Flankerend onderwijsbeleid: Afdeling Basisonderwijs en deeltijds
Kunstonderwijs, Departement Onderwijs en Vorming, Hendrik
Consciencegebouw, Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel,
www.ond.vlaanderen.be/lokaalbeleid
Cultureel erfgoed: Team cultureel-erfgoedorganisaties, Kunsten en
Erfgoed, Arenbergstraat 9, 1000 Brussel, www.kunstenenerfgoed.be
Sociale economie: Vlaams Subsidieagentschap voor Werk en Sociale
economie, Koning Albert II-laan 35, bus 21, 1030 Brussel,
www.werk.be/online-diensten/tewerkstelling-en-sociale-economie
Jeugd: Afdeling Jeugd, Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd
en
Volwassenen,
Arenbergstraat
9,
1000
Brussel,
www.sociaalcultureel.be
Sport: Afdeling subsidiëring, Bloso, Arenbergstraat 5, 1000 Brussel,
www.bloso.be/Subsidiering/LokProvBesturenVGC/Pages/default.aspx
Stedenfonds: Team Stedenbeleid, Agentschap voor Binnenlands
Bestuur, Boudewijnlaan 30, bus 70, 1000 Brussel, www.thuisindestad.be
Cultuur: Team Lokaal cultuurbeleid, Agentschap Sociaal-Cultureel Werk
voor Jeugd en Volwassenen, Afdeling Volksontwikkeling en Lokaal
Cultuurbeleid, Arenbergstraat 9, 1000 Brussel, www.sociaalcultureel.be
Integratie:
Team
Integratie,
Boudewijnlaan
30,
bus
70,
Boudewijngebouw,
1000
Brussel,
www.integratiebeleid.be/integratiebeleid
Dit is een gemeenschappelijk initiatief van de Vereniging van Vlaamse Steden en
Gemeenten vzw (VVSG), het Departement Bestuurszaken (DBZ) en het
Agentschap voor Binnenlands Bestuur (ABB).