Vooraf gestelde vragen commissie Ruimte en

Vragen raadsleden cie. RR 5-4-2011 n.a.v. te behandelen
raadsvoorstellen (inclusief antwoorden)
Raadsvoorstel 11.0025: Onderzoek naar aanbesteding project Huis van de Sport
Indiener
D66
Nr.
1.
Vraag en antwoord
p 5: Zijn er n.a.v. de bespreking met de opdrachtgever nog veranderingen doorgevoerd in het
conceptrapport? Zo ja, welke?
Antwoord:
Op 23 januari heeft Fakton de ambtelijk opdrachtgever (gemeentesecretaris Bekkers) het
eerste hoofdstuk van het rapport met daarin 20 conclusies toegezonden. Met dit concept als
basis heeft Fakton in de daaropvolgende week een volledig rapport d.d. 3 februari opgesteld.
De ambtelijk opdrachtgever heeft het rapport voornamelijk getoetst op leesbaarheid en op de
vraag of het rapport een antwoord geeft op de gestelde onderzoeksvragen. Naar aanleiding
hiervan heeft de ambtelijk opdrachtgever Fakton het verzoek gedaan het rapport nog eens
expliciet te toetsen op het aspect informatievoorziening naar het college van B&W, conclusies
1.3.9. en 1.3.12.
Het rapport is op 6 februari geaccepteerd door de ambtelijk opdrachtgever. Onder andere ten
behoeve van bespreking in de begeleidingsgroep van 7 februari. Met de volledige
begeleidingsgroep is dit besproken. Naar aanleiding van het overleg met de
begeleidingsgroep, zijn er nog enkele kleine wijzigingen (overwegend zaken die de
eindredactieslag betreffen) doorgevoerd die geen wezenlijke bijstelling vormde van het rapport
d.d. 3 februari.
Ten opzichte van het eerste concept bevat het rapport d.d. 3 februari één extra conclusie. Dit
betreft conclusie 1.3.21. waarvan de onderzoekers bij het voeren van de redactie van mening
waren dat die diende te worden toegevoegd. Bij het voeren van de eindredactie is tevens de
volgorde van de conclusies gewijzigd. Dit omwille van de leesbaarheid van het rapport.
Onafhankelijkheid was voor Fakton een belangrijke randvoorwaarde voor de uitvoering van het
onderzoek. Fakton heeft dit van tevoren in onze aanbieding vastgelegd en herhaald in de
rapportage in paragraaf 1.2.2. (Visie Fakton op het onderzoek). Met de aanpak die Fakton
heeft gevolgd voor de uitvoering van het onderzoek (paragraaf 1.2.3.) hebben zij kunnen
voldoen aan de door Fakton gehanteerde randvoorwaarden.
De begeleidingscommissie en het college hebben pas kennis genomen van het rapport van
Fakton, nadat de ambtelijk opdrachtgever deze had geaccepteerd.
D66
2.
p 5: Wat hield de procesmatige begeleiding door de begeleidingsgroep in? Zijn alle leden van
de begeleidingsgroep akkoord gegaan met het rapport en de gevolgde procedure? Zijn de
conclusies door alle leden onderschreven?
Antwoord:
De rol van de begeleidingscommissie (die in de begeleidingscommissie ook zo is besproken)
was om eventuele bijstellingen van de vastgestelde opdracht vast te stellen (dit bleek niet
nodig), om afspraken te maken over de planning (dit heeft geleid tot een brief aan de Raad met
verzoek om uitstel) en om te toetsen of de opdrachtgever het rapport terecht heeft
geaccepteerd door te controleren of aan de opdracht is voldaan. Het rapport is zonder nader
commentaar door de Begeleidingscommissie aan het College gestuurd. Het rapport is door de
volledige begeleidingscommissie geaccepteerd.
D66
3.
p 9: Ten aanzien van verzwaring voorwaarden voor marktpartijen. Het rapport geeft als
voorbeeld hiervan dat in de gemeentelijke uitvraag de voorwaarde was opgenomen om eerst
een topsporthal te realiseren alvorens woningbouw gestart mag worden. Dit stond echter ook
al in de Financiële kaders van de raad (onder nr. 2 '"Nadat de sporthal is gebouwd worden de
kavels voor woningbouw om niet aan de bouwer overgedragen" ) EN in de
1
Raamovereenkomst. Deze zijn ook opgestuurd aan geïnteresseerde marktpartijen. Hoe nu is
dit een verzwaring i.p.v. bevestiging van de door de raad gestelde kaders?
Antwoord:
De betreffende passages zijn opgenomen in documenten die zijn opgesteld als uitwerking van
het kaderbesluit Huis van de Sport zoals vastgesteld door de gemeenteraad op 18 februari
2010. Het gaat dan om de documenten ‘Memo financieel kader’ en de ‘Raamovereenkomst’.
Beide documenten hebben deel uitgemaakt van de aanbestedingsdocumenten.
D66
4.
p 10: U constateert dat bij het Plan van Aanpak ' Aanbesteding Huis van de Sport' (onderdeel
van het kaderbesluit) geen financiële onderbouwing is geleverd, o.a. vanwege de "bestuurlijke
en politieke ambitie om het project verder te brengen" .
1. Was deze financiële onderbouwing wel voorhanden bij de ambtelijke organisatie en is deze
niet onder de aandacht van de raad gebracht?
2. Of was deze überhaupt niet voorhanden?
3. Indien wel voorhanden: heeft u deze gezien en hoe zag de business case er hier uit?
Antwoord:
In november 2008 heeft het college de gemeenteraad per brief geïnformeerd het initiatief Huis
van de Sport verder te brengen naar een kaderbesluit (B&W 08.1049). Als bijlage bij deze brief
is een vertrouwelijk memo gevoegd waarin wordt gereageerd op het externe advies van het
adviesbureau More voor You. In dit memo wordt gereageerd op de financiële haalbaarheid van
het project die volgens het memo zou resulteren in een tekort tussen de 15 en 25 miljoen netto
contante waarde. Dit memo heeft vertrouwelijk ter inzage gelegen in het Huis van de Raad.
In de voorbereiding op het kaderbesluit is in het college in september 2009 een presentatie
gegeven waarin wordt aangegeven dat ambtelijk een groot tekort wordt voorzien. Er wordt
ambtelijk een tekort voorzien van 74 miljoen euro, die met bijstellingen van de ambities
mogelijk teruggebracht kan worden naar een tekort van ca. 32 miljoen.
Zoals Fakton ook in haar feitenrelaas aangeeft, is vervolgens de keus gemaakt de financiële
onderlegger geen rol te laten spelen in de bestuurlijk afweging of de markt benaderd wordt.
Uiteindelijk is besloten om de markt te laten reageren op de propositie en de financiële
haalbaarheid door de markt te laten toetsen in een aanbestedingsprocedure.
D66
5.
p 33:
1. Naar nu blijkt is de "onafhankelijk voorzitter" bevriend met dhr. Brandjes van De Raad en
met initiatiefnemer Ahsmann. Dit werpt de vraag op hoe de selectieprocedure is verlopen: hoe
is hij geselecteerd, wie heeft hem voorgedragen?
2. Wat was de taakomschrijving van de onafhankelijke voorzitter?
Antwoord:
De onafhankelijk voorzitter is via een selectieprocedure geworven. De selectieprocedure
leverde uiteindelijk 2 mogelijke kandidaten op. Vanwege procesoverwegingen heeft de
ambtelijk opdrachtgever uiteindelijk gekozen voor de voorkeurskandidaat van de stichting Huis
van de Sport. De ambtelijk opdrachtgever was er van overtuigd dat deze kandidaat de rol van
onafhankelijk en een kwalitatief goed voorzitter kon vervullen.
De taakomschrijving bestond uit het technisch voorzitten van de consultatiegesprekken met de
3 marktpartijen.
CDA
6.
Wethouder De Wit heeft tijdens de commissievergadering van 1 maart jl. aangegeven dat er
een verkenning was gemaakt waaruit in eerste instantie een tekort van € 30 miljoen bleek en
later zelfs een tekort van € 74,- miljoen. Wie heeft deze verkenningen gemaakt?
Antwoord:
In de antwoorden op de vragen D66 is op 1 maart jl. het volgende geschreven:
In
november 2008 heeft het college de gemeenteraad per brief geïnformeerd het
initiatief Huis van de Sport verder te brengen naar een kaderbesluit (B&W 08.1049).
Als bijlage bij deze brief is een vertrouwelijk memo gevoegd waarin wordt gereageerd
op het externe advies van het adviesbureau More for You. In dit memo wordt
gereageerd op de financiële haalbaarheid van het project die volgens het memo zou
2
resulteren in een tekort tussen de 15 en 25 miljoen netto contante waarde. Dit memo
heeft vertrouwelijk ter inzage gelegen in het Huis van de Raad.
In de voorbereiding op het kaderbesluit is in het college in september 2009 een
presentatie gegeven waarin wordt aangegeven dat ambtelijk een groot tekort wordt
voorzien. Er wordt ambtelijk een tekort voorzien van 74 miljoen euro, die met
bijstellingen van de ambities mogelijk teruggebracht kan worden naar een tekort van
ca. 32 miljoen.
De verkenningen zijn in september 2009 op initiatief van de afdeling Vastgoed en grondzaken
(VAG), opgesteld.
In de beantwoording van de vragen van D66 is aangegeven dat deze verkenning in de
voorbereiding op het kaderbesluit is gepresenteerd aan het college. Zoals ook aangegeven
tijdens de bespreking in de commissie, blijkt uit nader onderzoek dat dat niet het geval is
geweest. De verkenningen zijn gepresenteerd aan de toenmalige portefeuillehouder en de
stuurgroep Huis van de Sport. Dit betekent dat de verkenningen uit september 2009 niet
gedeeld zijn met college en raad.
De voormalig portefeuillehouder dhr. Witteman zegt in een mail aan de gemeentesecretaris op
10 maart jl. hierover:
Het feit dat de ontwikkeling van Huis van de Sport bij een conventionele manier van
ontwikkelen financieel onhaalbaar zou worden was een bekend gegeven. Dat heb ik bij
de behandeling van de voorstellen ook nooit onder stoelen of banken gestoken. Juist
daarom zijn we destijds op zoek gegaan naar een hele andere manier van
aanbesteden. Op grond van adviezen van mensen als o.a. Friso de Zeeuw en Peter de
Rooij, beide zeer deskundig op het gebied van innovatieve Gebiedsontwikkeling en
pps constructies hebben we uiteindelijk gekozen voor de aanbesteding van een
gebiedsconsessie door middel van een op concurrentie gerichte dialoog.
Het bijzondere aan deze vorm van aanbesteding is dat je de ontwikkelaars in
concurrentie een plan laat ontwikkelen waarbij ze op zoek gaan naar creatieve
oplossingen om binnen van tevoren vastgestelde financiële kaders te blijven. Op grond
hiervan is het dus niet zinvol om vooraf zelf financiële verkenningen te laten maken.
Een ambtelijke organisatie kan vooraf immers nooit kan inschatten welke oplossingen
marktpartijen zullen aandragen om een financieel tekort te reduceren. Omdat de
aanbesteding vervolgens zo in elkaar zat dat bij een tekort geen aanbesteding zou
plaatsvinden, liep de gemeente op dat punt slechts een beperkt risico.
Het besluit om de berekening niet verder te brengen is dus genomen op grond van het
feit dat deze informatie niet relevant was voor het proces. Het was immers logisch dat
ze een tekort lieten zien, maar het waren berekeningen van plannen die het nooit
zouden worden. Ik heb commissie en raad bij verschillende gelegenheden steeds
voorgehouden dat Huis van de Sport bij een conventionele projectontwikkeling
onhaalbaar zou zijn.
CDA
7.
Waarom zijn er in 2009 opnieuw financiële verkenningen gemaakt? In 2008 waren er immers
al verkenningen naar de Raad gestuurd?
Antwoord:
In 2008 zijn er op basis van het ruimtelijke programma, dat door de initiatiefnemers werd
ingebracht, berekeningen gemaakt welke zijn doorgerekend samen met de
stedenbouwkundige en planeconoom van de initiatiefnemers.
De berekeningen waren gebaseerd op marktprijzen en eenheidsprijzen van dat moment en
rekening houdend met de beleidsuitgangspunten op het vlak van parkeren. Deze berekeningen
vormden een reactie op het rapport van More for you.
In 2009 heeft VAG opnieuw berekeningen gemaakt en gepresenteerd aan de
portefeuillehouder. VAG wilde duidelijk maken dat het, inmiddels aangepaste programma van
de initiatiefnemers met betrekking tot het Huis van de Sport,nog steeds tot een groot tekort zou
3
leiden. Ook wilde VAG laten zien dat,als de bedenkbare optimalisaties zouden worden begroot
zou, dit nog steeds tot een aanzienlijk tekort zou leiden. Deze presentatie is overhandigd op 9
september 2009 aan de portefeuillehouder met als doel om deze, via de portefeuillehouder,
alsnog bekend te laten worden bij het college. De portefeuillehouder heeft dit niet willen doen
vanwege zijn overtuiging dat de markt met creatievere oplossingen zou komen dan de
gemeente kon bedenken.
Volgens VAG heeft de voormalig portefeuillehouder expliciet aan de afdeling VAG aangegeven
geen financiële paragraaf, met daarin opgenomen de financiële haalbaarheid van het project,
te willen voor het aanbiedingsformulier met betrekking tot het kaderbesluit Huis van de Sport.
De portefeuillehouder vond dit, aldus VAG, niet relevant voor het proces. Wel is de
aanbeveling van VAG overgenomen dat het in de juridische contracten duidelijk zou moeten
zijn, dat realisatie door de gemeente zelf, financieel niet tot de mogelijkheden zou behoren.
CDA
8.
Welke uitgangspunten zijn gehanteerd bij het opstellen van deze verkenningen uit 2009 (met
tekorten van € 30,- respectievelijk € 74,- miljoen) ?
Antwoord:
De volgende uitgangspunten zijn tijdens de ambtelijke verkenningen van september 2009
gehanteerd:
Stedenbouwkundig plan
Uitgeefbaar
Commercieel/Topsporthal
(gestapeld)
Rugbyvelden (2 stuks)
10.000 m2
10.000 m2
24.300 m2
24.300 m2
Voetbalvelden (7 stuks)
54.500 m2
54.500 m2
Woningbouw
22.500 m2
Openbare ruimte
Niet uitgeefbaar
Totaal
17.500 m2
40.000 m2
37.000 m2
37.000 m2
Parkeren woningbouw
(ondergronds)
Parkeren commercieel/sport
(ondergronds)
Totaal oppervlak
111.300 m2
54.500 m2
165.800 m2
Percentage
67%
33%
100%
Het meest realistisch scenario kwam uit op een tekort van circa € 74,- mln. In dit scenario
waren de volgende optimalisatiemogelijkheden nog niet meegenomen:
 Bovengronds parkeren i.p.v. ondergronds parkeren ten koste van een sportveld,
 Parkeerregime voor de buurt invoeren waardoor er opbrengsten aan het parkeren
konden worden toegerekend,
 Boekwaarde Steenopslag negeren,
 Afzien van sociale woningbouw,
 Kostenneutrale exploitatie van de Topsporthal,
 Aanbestedingsvoordelen,
Als men bovenstaande uitgangspunten veranderd wordt het tekort van circa € 74,- mln.
verminderd met circa € 42,- mln. tot een tekort van circa € 32,- mln.
CDA
9.
Hoe verklaart het college het verschil in uitkomsten tussen het tekort van € 15,- tot € 20,miljoen uit de financiële verkenning van 2008 die naar de Raad is gegaan en de tekorten die
uit de financiële verkenningen uit 2009 naar voren zijn gekomen?
4
Antwoord:
De ambtelijke verkenning uit 2008 was een reactie op het rapport van More for You. Dit bureau
heeft een aantal andere uitgangspunten gehanteerd dan de gemeente mogelijk achtte op dat
moment. De volgende belangrijkste verschillen zijn onder andere geconstateerd:
 Dit bureau ging uit van maaiveld en/of half verdiepte parkeerplaatsen en de gemeente
van half verdiepte en/of volledig verdiepte,
 Dit bureau ging uit van hoge parkeeropbrengsten en de gemeente niet,
 Dit bureau hanteerde een lagere parkeernorm dan de gemeente normaliter voorschrijft,
 Dit bureau ging niet uit van sociale woningbouw in het project,
 Dit bureau ging uit van circa 700 appartementen in het gebied, waarbij de prijzen van
de woningen veel harder stegen dan de kosten van dit product. De gemeente achtte
dit niet realistisch met het oog op de ontstane financiële crisis in 2008. (verschil circa €
7,- mln.)
More for You presenteerde hierdoor een rapport waarbij een positief resultaat van € 8,- mln.
werd getoond. De gemeente heeft dit rapport nagerekend met de hierboven genoemde
gewijzigde uitgangspunten en kwam tot de conclusie dat hierdoor het project zou eindigen op
een tekort van € 15,- tot € 25,- mln. Een verslechtering van circa € 30,- mln.
De ambtelijke verkenning uit 2009 was gebaseerd op een ander programma. Een programma
waar meer ambities waren toegevoegd op het vlak van sportvoorzieningen en
sportgerelateerde voorzieningen, waardoor er minder fysieke ruimte overbleef voor
kostendragers als woningbouw.
CDA
10.
Wie was opdrachtgever tot het maken van de financiële verkenningen zoals die in 2009 zijn
opgesteld (met tekorten van € 30,- respectievelijk € 74,- miljoen)?
Antwoord:
De verkenningen zijn op eigen initiatief door de afdeling VAG opgesteld.
CDA
11.
Waren de verkenningen met tekorten van € 30,- miljoen respectievelijk € 74,- miljoen gereed
voordat het Kaderbesluit Huis van de Sport werd genomen (lijkt er wel op: 2009 waren ze
gereed)?
Antwoord:
Ja, de verkenningen dateren van 7 september 2009. Het kaderbesluit is op 15 december 2009
door het college vastgesteld. Overigens maakten de financiële verkenningen van 7 september
2009 geen deel uit van dit kaderbesluit. Alleen de portefeuillehouder was op de hoogte van
deze ambtelijke verkenningen.
CDA
12.
Wethouder De Wit merkt op dat de verkenningen uit 2009 niet naar het college en de Raad zijn
gegaan. Waarom zijn deze financiële verkenningen niet in het college besproken en later
doorgestuurd naar de Raad? Waarom zijn deze gegevens ook niet in een later stadium alsnog
beschikbaar gesteld?
Antwoord:
De voormalig portefeuillehouder zag geen redenen om de financiële verkenningen van
september 2009 te delen met het toenmalige college. Ook het opnemen van de verkenningen
in het kaderbesluit paste volgens de voormalig portefeuillehouder niet in de gekozen
aanbestedingsprocedure. Hier verschilden VAG en de portefeuillehouder ernstig van mening.
Uiteindelijk heeft dit geresulteerd in het niet opnemen van de financiële haalbaarheid in de
financiële paragraaf van het kaderbesluit.
Met de kennis van nu, en aan de hand van de conclusies van Fakton was het onverstandig dat
deze gegevens geen onderdeel hebben gevormd van het kaderbesluit. Tot het rapport van
Fakton, waren de financiële verkenningen van september 2009 niet bekend bij het college en
de huidige portefeuillehouder.
5
CDA
13.
De businesscase van Rebel liet een tekort zien van € 40,- miljoen. Dat betekent dat er drie
financiële verkenningen met een fors tekort lagen en een businesscase met een fors tekort.
Over welke aanwijzingen beschikte het toenmalige college dat verondersteld mocht worden dat
er vanuit de markt zoveel creativiteit gegenereerd zou worden dat deze tekorten alsnog
weggewerkt zouden kunnen worden?
Antwoord:
Het toenmalige college had geen aanwijzingen anders dan de absolute overtuiging van de
initiatiefnemers dat er een haalbaar plan te realiseren zou zijn voor het project Huis van de
Sport. De voormalig portefeuillehouder geeft aan dat het doorlopen van een
aanbestedingsprocedure gebaseerd op een concurrentiegerichte dialoog de enige
mogelijkheid was om het plan mogelijk te maken.
CDA
14.
Is de wethouder van mening dat de meest gunstige uitkomst destijds aan de Raad is
gepresenteerd? Indien hij dit van mening is, hoe verhoudt zich dit naar zijn opvatting tot het
rapport Leiden, Stad van Ambities?
Antwoord:
Ja, destijds is bij het kaderbesluit ten onrechte de informatie over financiële haalbaarheid,
zoals weergegeven in een tweetal ambtelijke verkenningen, niet meegenomen. Door het
opnemen van informatie over de financiële haalbaarheid, was er wellicht het besluit genomen
om geen aanbestedingsprocedure op te starten.
Bij het aantreden van de huidige wethouder was de aanbesteding in volle gang. Pas na de
(eerste) consultatieronde was het mogelijk om een go/no go beslissing te nemen. Juist in het
licht van het rapport, Leiden Stad van ambities heeft het college in oktober 2010 de beslissing
genomen het aanbestedingstraject stop te zetten. Een beslissing die door het rapport van
Fakton als juist wordt beschouwd.
6