PowerPoint-presentatie

Europees Sociaal Fonds
2007 - 2013
Actie D:
Verbetering arbeidsmarktpositie
werkenden
Ria Hut
Financieel manager
ROI Noord Nederland
Inrichting projectadministratie
(beschreven in de AO/IC)
•
Deelnemers
De deelnemersadministratie geeft inzicht in de geplande en werkelijke
prestaties in termen van deelnemers en bevat een aantal (in
functiescheiding) vast te leggen gegevens.
•
Urenverantwoording
De urenadministratie geeft inzicht in de geplande en gerealiseerde
prestaties in termen van (personele) uren
•
Financiële administratie
De financiële administratie geeft inzicht in de subsidiabele kosten, de
inkomsten en de financiering, alsmede de wijze waarop deze aan het
project worden toegerekend.
•
Marktconformiteit
•
Erkenningen van opleidingen
•
Eindrapportage/ declaratie
Deelnemersadministratie
De volgende gegevens dienen per
deelnemer te worden verstrekt:
Deelnemers• Naam, inclusief voorletters;
formulieren
• Adres, postcode, woonplaats;
• Geboortedatum;
• Geslacht;
• Opleidingsniveau deelnemer bij aanvang; Pers.dossier:
- Kopie ID bewijs
• Opleidingsniveau deelnemer na afloop;
-Kopie AO/
• Mate van arbeidsgeschiktheid (i.v.t.);
salarisstrook
- Kopie diploma’s
• Burgerservicenummer (BSN)
• In- en uitstroomdatum;
• Te volgen opleiding(en)
• Gevolgde EVC-procedure (i.v.t.)
DeelnemersHoud alle deelnemers ook meteen bij
In het format “deelnemersoverzicht”
overzicht /
BSN-rapportage
Urenverantwoording
Een aanwezigheidsregistratie c.q. urenregistratie dient als basis voor
kostentoerekening (indien niet alle deelnemers aan de
scholingsactiviteit subsidiabel zijn in het kader van ESF) en/of
om aan te tonen dat prestaties zijn geleverd.
•
•
•
presentielijst per scholingsdag
(NB: handtekening en datum deelnemers/docent)
urenverantwoording overhead: sluitende urenverantwoording
urenverantwoording directe uren (toerekening per deelnemer)
Voor de toerekening van de directe uren:
Praktijkinstructie: urenregistratie + presentielijsten
BPV-begeleiding: urenregistratie + getekende verslagen
van de gesprekken met de deelnemers
Financiële administratie
De financiële administratie geeft inzicht in de subsidiabele kosten,
de inkomsten en de wijze waarop de inkomsten en uitgaven aan het
project worden toegerekend.
•
Verificatie met bewijsstukken (deze bewijsstukken bestaan uit
facturen en bijbehorende betalingsbewijzen)
•
Verantwoordingsplicht en functiescheiding zijn gewaarborgd,
hetgeen wordt ondersteund door een handtekeningen-/parafenlijst
(competentietabel)
•
Toerekening van de kosten (naar deelnemers)
•
Subsidiabel d.w.z. kosten van activiteiten die binnen de periode
vallen zoals genoemd in de beschikking mogen worden
opgevoerd
Financiële administratie (vervolg)
De financiële administratie geeft inzicht in de subsidiabele kosten,
de inkomsten en de wijze waarop de inkomsten en uitgaven aan het
project worden toegerekend.
•
Alle kosten dienen éénduidig toegerekend te kunnen worden aan
het project en de daarin vermelde activiteiten en deelnemers;
•
Bewaartermijn t/m 2020 (stickers op de archiefdozen!)
•
Co-financiering: vanuit het O&O fonds /overige
subsidieverstrekkers
•
Inkomsten (WVA voor EVC)
indien mogelijk projectadministratie integreren in huidig
boekhoudpakket d.m.v. kostenplaatsen/projectmodules (vb Exact)
Marktconformiteit
Bij het vaststellen van de marktconformiteit geldt de volgende
prioriteitsvolgorde:
1.
2.
(Europese) openbare aanbesteding;
Transparante offerteprocedure;
- de scholingsvraag moet helder omschreven zijn
- objectieve gunningscriteria
- minimaal 3 offertes
- format opzetten welke u kunt hanteren voor het vastleggen van de
gunningscriteria, de beoordeling van de offertes alsmede de motivering
van de leverancierskeuze -
3.
Keuze voor één leverancier m.b.v. een voorafgaande, schriftelijk
aantoonbare en actuele benchmark (minimaal 3 marktpartijen).
- relevante kopieën uit opleidingscatalogi en afdrukken van websites
toevoegen aan projectadministratie.
(NB: marktconformiteit aantonen vóór start activiteit!)
Maak de offerteprocedure onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering.
Erkenning opleidingen
3 vormen van erkenning
1.
Crebo erkend
Alle opleidingen met een crebo-nummer
2.
Algemeen erkend
Aantal opleidingen die algemeen erkend zijn door het Agentschap SZW,
zoals alle NEN trainingen en taaltrainingen.
3.
Branche erkend
Voor alle opleidingen die niet onder 1. of 2. vallen dient een brancheerkenningsverzoek bij het O&O Fonds ingediend te worden.
Voeg bij het invullen van het erkenningsverzoek zoveel mogelijk
bijlagen toe. Denk aan relevante gedeelten uit de offerte, informatie
van een website en een kopie certificaat.
BSN rapportage/ Einddeclaratie
BSN rapportage
Uiterlijk 31 december van elk kalenderjaar opgaaf van het
burgerservicenummer (BSN) van alle deelnemers in dat jaar.
Einddeclaratie
Verplichte formats Agentschap
1.
2.
3.
4.
Bijlage gerealiseerde kosten en omschrijving
Omschrijving van de directe activiteiten, bijbehorende externe en
interne kosten, exploitatiekosten, indirecte activiteiten en inkomsten
(denk aan de WVA op EVC trajecten)
Financiële bijlage
Overzicht directe en indirecte interne uren en alle externe facturen.
Bijlage betekenisvolle wijzigingen
Overzicht van belangrijke afwijkingen (>10%) t.o.v. de aanvraag.
Bijlage deelnemende organisaties en externe uitvoerders
Controleer of er geen activiteiten opgevoerd zijn die niet in de beschikking
staan vermeld.
Bewijslast administratie bedrijven
-
getekende presentielijsten
-
kopie certificaten/diploma’s
-
getekende (werknemer binnen 1 week/ leidinggevende
binnen 1 maand) sluitende urenregistratie overhead &
directe uren personeel
-
uurloonberekening en berekening werkbare uren
-
originele facturen en betalingsbewijzen
-
offertes vooraf en onderbouwing keuze
-
bewijzen publiciteit
-
BSN-nummers
-
bewaartermijn
-
competentietabel
PRAKTIJKVOORBEELD: ROI NOORD NEDERLAND
• Financiële projectadministratie (Exact)
• Marktconformiteit (offerte aanvraag)
• Urenverantwoording/ presentie
• Knelpunten/ genomen maatregelen
Deelnemersgegevensformulier
Deelnemersgegevensformulier (vervolg)
Project aanmaken
in EXACT
PRAKTIJKVOORBEELD:
ROI NOORD NEDERLAND
- Bewaakt of :factuur subsidiabel is m.b.t. - deelnemer ja/nee
- datum projectperiode
- opleiding in de beschikking ja/nee
- Maakt rapportages mogelijk per medewerker, project, grootboekrekening en
kostenplaats (crebo)
- Bij toerekening: factuur opsplitsen in met project code en zonder project code
15
OVERZICHT:
16
OVERZICHT:
17
OVERZICHT:
18
19
20
6 DEELNEMERS W.V. 1 NIET ESF DEELNEMER
21
TOEREKENING UREN
INSTRUCTEUR NAAR ESF
DEELNEMERS
22
VERVOLG URENVERANTWOORDING INSTRUCTEUR
23
24
Knelpunten ROI Noord Nederland:
• Weerstand personeel op extra verslaglegging
• Urenverantwoording direct personeel
- instructeurs: toerekening ESF deelnemers
- BPV begeleiders: aantoonbaar maken (registraties)
• Toerekening kosten (m.n. cursuskosten
projectperiode  cursusjaar)
• Subsidiestromen: “Waar heb je recht op” en niet
“wat is ontvangen” (= cofinanciering)
• Materiaalkosten (aantoonbaar maken)
Genomen maatregelen ROI Noord Nederland:
• Urenverantwoording instructeurs koppelen aan
presentielijsten (controle op presentie is verbeterd!)
• Urenverantwoording geeft meer inzicht in
de taken en de daarmee gemoeide tijdsinspanning
• Contactregistraties laten maken door de BPVbegeleiders = tevens dossieropbouw van de leerling
• Financieel vastleggen per medewerker/opleiding is
tevens nuttige budgetinformatie
Bedankt voor uw aandacht!
VRAGEN ?