Beschrijving van de administratieve organisatie en interne

Administratieve Organisatie (AO) & Interne Beheersing (IB)
Projectnaam: <in te vullen door Bedrijf>
1. Doel AO/IB
De AO/IB beschrijving is een verplicht onderdeel van de ESF-aanvraag.
De ESF-regeling schrijft voor dat een inzichtelijke en controleerbare administratie bij
wordt gehouden. De administratie bestaat uit een projectadministratie waaronder
begrepen een deelnemersadministratie en een financiële administratie.
Bij de aanvraag dient het Agentschap te beoordelen of er voldoende zekerheid bestaat dat
de administratie voldoet aan de voorwaarden die daaraan in het kader van de ESFregeling gesteld worden. Deze beoordeling maakt het Agentschap SZW aan de hand van
de AO/IB beschrijving van het project.
Voor betrokkenen bij het project maakt de AO/IB duidelijk welke taken en
verantwoordelijkheden de projectmedewerkers hebben en maakt het de scheidslijn
tussen het verzamelen en invoeren van gegevens en de controle hierop inzichtelijk.
Voor externe partijen borgt de AO/IB dat er conform ESF-vereisten wordt gewerkt
resulterend in een juiste, volledige en actuele projectadministratie.
Beschrijving AO/IB projectadministratie 2007-2013
Versie: december 2010
Pagina 1
2. Projectorganisatie
<Invoegen van een uitgebreide beschrijving van de projectorganisatie rondom uw
project waarin functiescheiding wordt aangetoond:
- organigram projectorganisatie
- projectcoördinatie: naam, functie, verantwoordelijkheid, uit te voeren
coördinatie activiteiten
- projectadministratie: naam, functie, verantwoordelijkheid, uit te voeren
administratieve activiteiten
- projectdossier: opzet, inhoud en naam/functie verantwoordelijke
- overig betrokken projectmedewerker, afdelingen: naam, functie,
verantwoordelijkheid, uit te voeren activiteiten
- verantwoordelijke voor indienen van aanvraag via ESF-tool>
3. Projectadministratie deelproject
De projectadministratie van <naam Bedrijf> wordt op één locatie beschikbaar gesteld
voor controle en als volgt opgezet:
Deelnemers administratie
Financiële administratie
Identificatiegegevens
Brongegevens deelnemers
Behaalde certificaten/diploma’s
Aanwezigheidsregistratie (oa.
Presentielijsten deelnemers,
voortgangslijsten opleider)
Beroeps Praktijkvormingsovereenkomst
(BPV indien van toepassing)
Facturen/betaalbewijzen externe opleiders
en boeken-/examengeld
Onderbouwing inkoopprocedure
(benchmarkformulieren, offertes,
prijslijsten, etc).
Interne loonkosten (urenregistratie interne
instructeurs personeel)
Berekening loonkosten inclusief
onderbouwende documenten
3.1
Deelnemersadministratie
In de deelnemersadministratie van <naam Bedrijf> worden door <functienaam> de
volgende gegevens vastgelegd gedurende de duur van het project:
-
Naam
Geboortedatum
Geslacht
Opleidingsniveau bij aanvang project
Opleidingsniveau na afloop project
Mate van arbeidsgeschiktheid (indien van toepassing)
BSN of SOFI-nummer
In- en uitstroomdatum deelnemers
Gevolgde EVC-procedure (indien van toepassing)
Beroeps Praktijkvormingsovereenkomst (BPV) (indien van toepassing
Onderliggende brondocumenten voor de deelnemersgegevens zijn onderdeel van de
projectadministratie, dan wel op eenvoudige wijze uit de bedrijfsadministratie te halen
(Zie overzicht documenten in bijlage 1 van dit document).
Beschrijving AO/IB projectadministratie 2007-2013
Versie: december 2010
Pagina 2
Over wijzigingen in de deelnemersgegevens zal <naam Bedrijf> OVP informeren. Deze
wijzigingen worden direct doorgevoerd in de eigen projectadministratie.
Aanwezigheidsregistratie
Om aan te tonen dat de deelnemers ook daadwerkelijk de opleiding hebben gevolgd,
maakt <naam Bedrijf> gebruik van: (aangeven wat van toepassing is)
Certificaten en/of diploma’s
Presentielijsten
Voortgangsdocumenten opleider
Overige documenten
Certificaten en/of diploma’s
De certificaten en/of diploma’s zijn minimaal voorzien van de naam van de opleiding,
naam van de deelnemer alsmede de trainingsdata.
Presentielijsten
Indien bijvoorbeeld bij een opleiding alle deelnemers een certificaat of diploma (dat
voldoet aan tenminste de bovengenoemde punten) hebben uitgereikt gekregen en
deze onderdeel zijn van de projectadministratie, dan zijn ingevulde presentielijsten
niet noodzakelijk. Indien echter (enkele) certificaten of diploma’s ontbreken,
bijvoorbeeld omdat deelnemers voortijdig uitstromen of na de projectperiode een
diploma ontvangen, dan zal <naam Bedrijf> conform de ESF wet- en regelgeving
ingevulde presentielijsten opnemen in de projectadministratie. Hiervoor maakt <naam
Bedrijf> gebruik van de door AGSZW voorgeschreven formats.
De presentielijsten worden op dagelijkse basis handmatig gedateerd en ondertekend
door de deelnemers en de docent. De <functienaam> zorgt ervoor dat de deelnemers
de beschikking krijgen over de juiste presentielijst. Nadat in hardcopy de
presentielijsten door de deelnemers zijn ingevuld, worden deze door <functienaam>
verzameld en verwerkt in de administratie. De <functienaam> controleert periodiek
het juiste gebruik van deze lijsten.
Voortgangsdocumenten opleider
Uit het voortgangsdocument van de opleider komt naar voren dat de betreffende ESFdeelnemers gedurende de projectperiode hebben deelgenomen aan de opleiding.
<naam Bedrijf> neemt een afgedrukte versie op in de projectadministratie. Deze
voortgangslijst is ondertekend door de opleider (bijvoorbeeld ROC).
Overige documenten
Indien van toepassing invullen (bijvoorbeeld proeves, rapportages, verslagen, toetsen)
Bovenstaande over ‘Aanwezigheidsregistratie’ aanpassen aan situatie Bedrijf
Beschrijving AO/IB projectadministratie 2007-2013
Versie: december 2010
Pagina 3
3.2
Financiële administratie
A. <Invoegen beschrijving van procedure, administratie, betrokken medewerkers
rondom facturen van externe opleiders, boeken- en examengeld en betaalbewijzen>
B. <Invoegen beschrijving/onderbouwing van de gevolgde inkoopprocedure m.b.t.
opleidingen (marktconformiteit), administratie, betrokken medewerkers. Ten aanzien
van de aantoning van de marktconformiteit >
Om de marktconformiteit van externe kosten aan te tonen, maakt <naam Bedrijf>
gebruik van de volgende opties: (aangeven wat van toepassing is)
Gunning uit de hand
Benchmarkprocedure
Transparante offerteprocedure
tot € 15.000
van € 15.000 tot € 50.000
van € 50.000 tot van toepassing zijnde
drempelbedrag voor aanbestedingsplichtigen
(Europese) aanbestedingsprocedure boven het van toepassing zijnde
drempelbedrag voor aanbestedingsplichtigen
Interne loonkosten
Onder interne loonkosten wordt een onderscheid gemaakt tussen uren van
overheadpersoneel en uren van interne instructeurs.
Urenregistratie overheadpersoneel
De uren van intern personeel voor het voeren en coördineren van de ESFprojectadministratie wordt vastgelegd in een <sluitende> / <integrale> urenadministratie
(weekstaten) maak een keuze. De weekstaten worden zowel door de medewerker als
diens leidinggevende tijdig ondertekend en gedateerd. Een tijdige ondertekening betekent
dat de medewerker tekent binnen 1 week en de leidinggevende uiterlijk binnen 4 weken.
Maak een keuze
Bij de sluitende urenadministratie wordt onderscheid gemaakt tussen de uren voor het
ESF project (voorbereiding, instructie, ontwikkeling, etc.), ziekte/verlof en overige uren.
Of:
Bij de integrale urenadministratie wordt onderscheid gemaakt tussen de uren voor het ESF
project (voorbereiding, instructie, ontwikkeling, etc.), ziekte/verlof en overige uren, welke
op detailniveau worden verantwoord.
Urenregistratie interne instructeurs
De uren van intern instructiepersoneel worden vastgelegd in een <sluitende> /
<integrale> urenadministratie (weekstaten). De weekstaten worden zowel door de
medewerker als diens leidinggevende tijdig ondertekend en gedateerd. Een tijdige
ondertekening betekent dat de medewerker tekent binnen 1 week en de leidinggevende
uiterlijk binnen 4 weken.
Koppeling met ESF-deelnemers:
De koppeling tussen de opgevoerde instructie-uren en ESF-deelnemers wordt in de
vorm van presentielijsten aangetoond. Deze lijsten worden zowel door interne
instructeur als door de deelnemer(s) tijdig (= op cursusdag) ondertekend.
Of
Beschrijving AO/IB projectadministratie 2007-2013
Versie: december 2010
Pagina 4
<naam Bedrijf> houdt een digitale urenadministratie bij.
<Invoegen beschrijving van procedure, administratie, betrokken medewerkers rondom
aantonen van betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit van de elektronische
gegevens. Hoe wordt functiescheiding en tijdigheid binnen het systeem gewaarborgd
en hoe wordt aangetoond dat urenregistratie na akkoord leidinggevende niet meer
muteerbaar is.>
Berekening uurtarieven:
Voor de berekening van de subsidiabele loonkosten wordt uitgegaan van het brutoloon
vermeerderd met een opslag van 32% (deze opslag is inclusief vakantiegeld) gedeeld door
het totaal aantal werkbare uren per jaar.
Het normaal aantal werkbare uren per jaar wordt als volgt berekend:
52 weken * gebruikelijke wekelijkse werkuren -/- vakantiedagen -/- ATV/ADV -/feestdagen (geen aftrek ziekteverzuim).
De onderbouwende stukken zullen worden opgenomen in de projectadministratie door
<naam Bedrijf>.
Training on the job:
Er zijn in de aanvraag geen kosten opgenomen voor training on the job.
Externe kosten
Externe kosten betreffen kosten van activiteiten die verricht worden door derden. Om de
noodzakelijkheid, tijdigheid, juistheid en volledigheid van de kosten aan te tonen, worden
de volgende zaken opgenomen in de financiële administratie:
- Originele (digitale) of gewaarmerkte factuur en bijbehorende betaalbewijzen;
- vermelding op factuur van goederen/diensten voor welke deelnemer(s), uitvoerdata;
- prestatieverantwoording van externe kosten aan de hand van pakbonnen,
voortgangsoverzichten van opleider, urenlijsten, certificaten e.d.;
- bewijsstukken die de marktconformiteit van de op de facturen vermelde kosten
aantonen, inclusief de motivering voor de gemaakte keuze;
- toelichting op toerekeningmethodiek van de kosten (projectperiode/aantallen
subsidiabele deelnemers).
BBL-opleidingen:
Voor BBL opleidingen is een vast tarief opgenomen van € 3.700,-- per deelnemer, per
schooljaar. Kosten die in dit bedrag zijn opgenomen, zijn kosten voor wettelijk lesgeld,
examinering, ontwikkeling, leermiddelen en (interne) begeleiding. De onderbouwende
stukken die zijn opgenomen in de projectadministratie zijn:
- toepasselijke beroepspraktijkvormingsovereenkomst;
- loonstrook deelnemer van de laatste scholingsmaand in het ESF project;
- behaald diploma of bewijsstuk van de opleider waaruit blijkt dat de leerling
gedurende een schooljaar de betreffende opleiding heeft genoten.
Indien de scholingsperiode niet geheel binnen de projectperiode valt, wordt de
standaardprijs naar rato toegerekend aan de projectperiode.
Beschrijving AO/IB projectadministratie 2007-2013
Versie: december 2010
Pagina 5
Projectdossier
Voor het ESF-project wordt door <naam Bedrijf> een separaat ESF-projectdossier
aangelegd, waarin alle relevante (bron)documenten worden gearchiveerd. De
projectadministratie is voor controle beschikbaar op één locatie. De volgende
brondocumenten worden hierin minimaal gearchiveerd:
-
Kopieën van verzonden en ontvangen brieven en documenten aangaande het ESFproject;
Ontvangstbevestigingen;
AO/IB projectadministratie;
Competentietabel met handtekeningen en parafen van betrokken functionarissen
Originele/gewaarmerkte presentielijsten;
Kopieën van diploma’s, certificaten en bewijzen van deelname;
Deelnemersgegevens, waaronder ID of loonstrook met vermelding van
BSN-/Sofinummer (kopie);
Originele offertes, onderbouwing inkoopprocedure en originele/gewaarmerkte
facturen;
Originele/gewaarmerkte betaalbewijzen van gemaakte kosten
(bankafschriften/uitdraaien van batchverwerkingen);
Bewijzen van publiciteitsuitingen;
Verslagen van ESF-besprekingen (intern en extern);
Verslagen van controle- en monitorbezoeken door Agentschap SZW of OVP;
Actuele overzichten van de projectvoortgang;
Originele overeenkomst met OVP.
<naam Bedrijf> draagt er zorg voor dat het ESF-projectdossier een zo volledig
mogelijk beeld geeft van de uitgevoerde activiteiten en de gerealiseerde kosten.
Binnen <naam Bedrijf> is de <functienaam> verantwoordelijk voor het verzamelen en
verwerken van alle ESF (bron)documenten in de projectadministratie. De
<functienaam> is verantwoordelijk voor de controle op de volledigheid, juistheid en
tijdigheid van de projectadministratie en de aansluiting tussen deze administratie.
Originele en gewaarmerkte documenten
Stukken die origineel dan wel gewaarmerkt zijn en onderdeel uitmaken van de ESFprojectadministratie, zijn bijvoorbeeld: facturen, betaalbewijzen, urenstaten en
presentielijsten.
Wijze van waarmerken:
De <functienaam> waarmerkt de documenten door een handtekening en de datum
van waarmerking op het originele document of het geconverteerde document te
zetten. Hierbij wordt aangegeven dat het gaat om een kopie van het origineel ten
behoeve van de ESF-administratie, of wanneer het waarmerk op het origineel wordt
geplaatst, dat het document is gewaarmerkt ten behoeve van de ESF-administratie
onder vermelding van het door AGSZW toegewezen projectnummer. Op deze manier
waarborgt <naam Bedrijf> de authenticiteit van de documenten die worden gebruikt
als verantwoording voor het ESF-project.
Gekopieerde en/of digitale documenten
Voor stukken die niet in het bezit zijn van <naam Bedrijf> worden kopieën of digitale
maak een keuze versies bewaard. Deze stukken zijn niet gewaarmerkt. Het gaat hier
Beschrijving AO/IB projectadministratie 2007-2013
Versie: december 2010
Pagina 6
bijvoorbeeld om stukken die in het bezit zijn van de deelnemers aan projecten, zoals
ID-bewijzen, loonstroken en behaalde diploma’s.
Indien van toepassing<naam Bedrijf> maakt gebruik van elektronische documenten
waarbij uitsluitend een elektronische versie bestaat. <Invoegen beschrijving hoe
<naam Bedrijf> aantoont dat de geautomatiseerde systemen zijn voorzien van
beheers- en beveiligingsmaatregelen die de betrouwbaarheid, authenticiteit en
integriteit van de elektronische gegevens waarborgen. Hierbij kan worden aangesloten
op de voorschriften die de Belastingdienst stelt aan digitale administraties. >
5. Inkomsten
De aard van de door <naam Bedrijf> aangevraagde scholingsactiviteiten zijn wel/niet
inkomstengenererend.
Indien sprake is van EVC de volgende tekst opnemen: Alleen voor de
opgenomen EVC-procedures verwacht <naam Bedrijf> een afdrachtvermindering
onderwijs te ontvangen, welke per procedure € 329,-- bedraagt. Deze zullen door
<naam Bedrijf> als inkomsten op het project in mindering worden gebracht op de
subsidiabele kosten.
6. Bewaartermijn
<Naam Bedrijf> zal/heeft procedures opstellen/opgesteld en zal deze opvolgen voor
het voldoen aan de bewaarplicht tot en met 31 december 2020. Deze worden
opgenomen in het projectdossier.
7. Publiciteit
<Naam Bedrijf> zal bij alle interne en externe communicatie over haar deelname aan
het ESF-project het logo van de EU gebruiken en/of vermelden dat het project mede is
mogelijk gemaakt door bijdragen van het Europees Sociaal Fonds. Bewijsstukken van
deze communicatie uitingen zullen worden opgenomen in de projectadministratie. Te
denken valt onder andere aan:
-
-
-
Vermelding van het ESF-logo en/of de tekst ‘Het Europees Sociaal Fonds investeert
in jouw toekomst’ op uitnodigingen aan de deelnemers;
presentielijsten die ten behoeve van de opleidingen beschikbaar worden gesteld
zullen eveneens voorzien zijn van het ESF-logo en/of de tekst ‘Het Europees
Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst’;
publicaties over scholingsactiviteiten en de medefinanciering vanuit het Europees
Sociaal Fonds op het intranet, personeelsbladen, etc.
Verlenen van medewerking aan door de minister georganiseerde publicitaire en
voorlichtingsactiviteiten gericht op de media, potentiële deelnemers en het grote
publiek (vb: ‘www.Europaomdehoek.nl’);
Bewijsstukken kunnen zijn: gedateerd fotomateriaal, uitnodigingen dan wel
aankondigingen.
Beschrijving AO/IB projectadministratie 2007-2013
Versie: december 2010
Pagina 7
Bijlage 1 – Overzicht onderbouwende stukken
Deelnemersadministratie:
Deelnemersgegevens
Bewijsstuk
Naam
Kopie identiteitsbewijs
(of loonstrook met BSN-/Sofinummer)
Kopie identiteitsbewijs
(of loonstrook met BSN-/Sofinummer)
Kopie identiteitsbewijs
(of loonstrook met BSN-/Sofinummer)
Kopie identiteitsbewijs
(of loonstrook met BSN-/Sofinummer)
Aanwezigheidsregistratie van de eerste
projectactiviteit en/of kopieën van diploma’s en
certificaten
Geboortedatum
Geslacht
Burgerservicenummer
Instroomdatum deelnemer
NB: Bewijsstuk enkel vereist indien de datum wordt
gebruikt ter onderbouwing van de toerekening van kosten.
Uitstroomdatum deelnemer
Loonverband deelnemer
Opleidingsniveau van de
deelnemer voor aanvang
van het project
Opleidingsniveau van de
deelnemer na afloop van
het project
Aanwezigheidsregistratie en/of
kopieën van diploma’s en certificaten van de
laatste projectactiviteit
NB. Bewijsstuk enkel vereist indien de datum
wordt gebruikt ter onderbouwing van de
toerekening van kosten.
Arbeidsovereenkomst of loonstrook uit de
subsidiabele projectperiode
Kopie certificaat/diploma hoogst genoten
opleiding of door werkgever of deelnemer
getekende verklaring hoogst genoten
afgeronde opleiding
Kopieën van diploma’s en/of certificaten van
alle gevolgde opleidingen
Indien van toepassing de
mate van
arbeidsgeschiktheid
Verklaring van het UWV of een WSW-indicatie
Gerealiseerde interne
opleidingsactiviteiten
Aanwezigheidsregistratie
(interne certificaten worden niet als afdoende
bewijsmateriaal beschouwd)
Gerealiseerde externe
opleidingsactiviteiten
Aanwezigheidsregistratie, bewijs van deelname
en kopieën van diploma’s en certificaten
Beroeps Praktijkvormingsovereenkomst (BPV)
Indien van Toepassing voor BBL Opleidingen
Beschrijving AO/IB projectadministratie 2007-2013
Versie: december 2010
Pagina 8
Bijlage 2 – Overzicht onderbouwende stukken
Financiële administratie:
Onderdeel
Bewijsstuk
Externe kosten
Marktconformiteit
Betaling
Aantonen prestatie
externe uitvoerder
Interne ontwikkel-/
instructiekosten
Aantonen prestatie
interne instructeur(s)
Berekening uurtarief
Afhankelijk van de grootte van de
opdrachtwaarde en de gevolgde procedure.
- Benchmarprocedure:
o Benchmarkformulier
o Onderliggende stukken (offertes,
prijslijsten)
o Prijsopgave/opdrachtverstrekking/
contract
o Motivering van gemaakte keuze
- Transparante offerteprocedure:
o Procedurebeschrijving
o Bestek ten behoeve van de
opdracht
o Uitvraag voor offertes
o Ingediende offertes
o Gunningsfase (matrices, etc)
o Motivering van gemaakte keuze
o Gunnings- en afwijzingsbrieven
o Contract met gekozen partij
Facturen en corresponderende betaalbewijzen
van alle externe uitvoerders.
Presentielijsten, certificaten, diploma’s,
verslagen, voortgangsoverzichten opleider,
producten die aantonen dat de externe
uitvoerder daadwerkelijk de activiteit heeft
uitgevoerd.
Urenregistratie per interne instructeur
Link met deelnemers aan de hand van
presentielijsten
Per interne instructeur onderbouwing van
berekening van uurtarief:
- loonstrook medewerker uit projectperiode
- berekening en onderbouwing van
werkbare uren (bijv. arbeidsvoorwaarden)
-
NB:
Voor alle onderbouwende stukken geldt dat het Agentschap ten tijde van de uitvoering
van een controle kan verzoeken om originele of gewaarmerkte versies. <naam
Bedrijf> draagt er zorg voor dat de (delen van de) projectadministratie op één locatie
beschikbaar is (zijn).
Beschrijving AO/IB projectadministratie 2007-2013
Versie: december 2010
Pagina 9