Beschrijving van de administratieve organisatie en interne

Administratieve Organisatie (AO) & Interne Beheersing (IB)
“Kwalificering Vakmanschap Procesindustrie 2010”
De opzet van deze AO/IB (Administratieve Organisatie/Interne Beheersing) heeft
betrekking op de door OVP, voor en namens de branche, bij het Agentschap SZW
ingediende brancheaanvraag ‘Kwalificering Vakmanschap Procesindustrie 2010’.
1. Doel AO/IB
Doel van dit document is om op beknopte wijze een overzicht te geven van de opzet
van de Administratieve Organisatie (AO) en Interne Beheersings (IB) structuur ten
behoeve van deelname door <naam organisatie> aan de brancheaanvraag
‘Kwalificering Vakmanschap Procesindustrie 2010’ van Opleidingsfonds Procesindustrie
OVP (verder: OVP). Hierop zijn de administratieve vereisten in het kader van de ESF
wet- en regelgeving van toepassing. Deze AO/IB wordt toegepast om de vigerende
wet- en regelgeving te vatten in werkbare procedures ten behoeve van de deelname
door <naam organisatie> aan de uitvoering van het ESF-project. Voor betrokkenen bij
het project maakt de AO/IB duidelijk welke taken en verantwoordelijkheden de
projectmedewerkers hebben en maakt het de scheidslijn tussen het verzamelen en
invoeren van gegevens en de controle hierop inzichtelijk. Voor externe partijen borgt
de AO/IB dat er conform ESF-vereisten wordt gewerkt resulterend in een juiste,
volledige en actuele projectadministratie.
Beschrijving AO/IB projectadministratie 2007-2013
Aanbodgerichte aanvraag ‘Kwalificering Vakmanschap Procesindustrie 2010’
september 2010
2. Opzet projectadministratie brancheproject
Centraal toezicht en controle op uitvoering:
OVP is de formele aanvrager en verantwoordelijk voor de uitvoering van het
brancheproject. Zij houdt centraal toezicht en monitort de uitvoering van het
deelproject door:
-
Het beoordelen van de aanvraag tot deelname van het deelproject op basis van de
vigerende ESF wet- en regelgeving en de bijdrage aan de doelstellingen van het
brancheproject;
Het beoordelen van de inkoop van de opleidingen. In deze beoordeling wordt de
volledigheid van de informatie die ten grondslag ligt aan de onderbouwing van de
inkoop van de opleidingen bepaald. Er zijn, conform de subsidieregeling drie
manieren om de marktconformiteit van de opgenomen projectkosten aan te tonen.
Naast de aanbestedingsprocedure, die in sommige gevallen verplicht is, bestaan
andere manieren om de marktconformiteit aan te tonen, namelijk door middel van
een offerteprocedure of een benchmarkprocedure. Om de marktconformiteit van
externe kosten aan te tonen, zijn er vier opties met bijbehorende financiële
grenzen, te weten:
• Gunning uit de hand
• Benchmarkprocedure
• Transparante offerteprocedure
• (Europese) aanbestedingsprocedure
tot € 15.000
van € 15.000 tot € 50.000
van € 50.000 tot van toepassing zijnde
drempelbedrag voor
aanbestedingsplichtigen
boven het van toepassing zijnde
drempelbedrag voor
aanbestedingsplichtigen
Het toepassen van de Europese aanbestedingsprocedure mag niet worden voorkomen
door het opknippen van aankopen in bedragen beneden het van toepassing zijnde
drempelbedrag.
-
-
Het beoordelen van de voortgang en realisatie van het deelproject op basis van de
door het deelnemende bedrijf in te dienen realisatiegegevens via de ESF-tool;
Het beoordelen van de door het deelnemende bedrijf aangeleverde stukken zoals
facturen ter onderbouwing van de realisatiegegevens. Een lijst van toe te sturen
stukken is opgenomen in bijlage 1 van dit document;
Het afleggen van een bedrijfsbezoek indien dit naar aanleiding van de
aangeleverde realisatiegegevens noodzakelijk wordt geacht door OVP. Dit
tussentijds bezoek staat in het teken van het monitoren van de voortgang en van
het bespreken van mogelijke verbeterpunten;
Het beoordelen en opnemen van de realisatie per deelproject in de einddeclaratie
van het brancheproject.
Decentrale uitvoering:
De operationele, dagelijkse uitvoering van de projectadministratie vindt geheel bij
<naam organisatie> plaats. De administratieve vereisten waaraan <naam
organisatie> moet voldoen zijn opgenomen in de hoofdstukken 3 tot en met 7.
Beschrijving AO/IB projectadministratie 2007-2013
Aanbodgerichte aanvraag ‘Kwalificering Vakmanschap Procesindustrie 2010’
september 2010
3. Projectorganisatie
<Invoegen van een uitgebreide beschrijving van de projectorganisatie rondom uw
project waarin minimaal opgenomen:
- organigram projectorganisatie
- projectcoördinatie: naam, functie, verantwoordelijkheid, uit te voeren
coördinatie activiteiten
- projectadministratie: naam, functie, verantwoordelijkheid, uit te voeren
administratieve activiteiten
- projectdossier: opzet, inhoud en naam/functie verantwoordelijke
- overig betrokken projectmedewerker, afdelingen: naam, functie,
verantwoordelijkheid, uit te voeren activiteiten
- verantwoordelijke voor invoeren gegevens in ESF-tool en toesturen
onderliggende documenten aan OVP>
4. Projectadministratie deelproject
De projectadministratie van <naam organisatie> wordt als volgt opgezet:
Deelnemers administratie
Financiële administratie
Identificatiegegevens
Brongegevens deelnemers
Behaalde certificaten/diploma’s
Aanwezigheidsregistratie (oa.
Presentielijsten deelnemers)
Facturen/betaalbewijzen externe opleiders
en boeken-/examengeld
Onderbouwing inkoopprocedure
(benchmarkformulieren, offertes,
prijslijsten, etc).
Interne loonkosten (urenregistratie interne
instructeurs personeel)
Berekening loonkosten inclusief
onderbouwende documenten
Deelnemersadministratie
In de deelnemersadministratie van <naam organisatie> wordt door <functienaam> de
volgende gegevens vastgelegd gedurende de duur van het project:
-
Naam
Geboortedatum
Geslacht
Opleidingsniveau bij aanvang project
Opleidingsniveau na afloop project
Mate van arbeidsgeschiktheid (indien van toepassing)
BSN of SOFI-nummer
In- en uitstroomdatum deelnemers
Gevolgde EVC-procedure (indien van toepassing)
Onderliggende brondocumenten voor de deelnemersgegevens zijn onderdeel van de
projectadministratie, dan wel op eenvoudige wijze uit de bedrijfsadministratie te halen.
Gedurende het project worden uiterlijk twee weken na afronding van een opleiding de
deelnemersgegevens zoals hierboven genoemd via de ESF-tool bij OVP aangeleverd.
Tevens dienen kopieën van de onderliggende documenten per post naar OVP te
worden gestuurd. (Zie overzicht documenten in bijlage 1 van dit document).
Beschrijving AO/IB projectadministratie 2007-2013
Aanbodgerichte aanvraag ‘Kwalificering Vakmanschap Procesindustrie 2010’
september 2010
Wijzigingen in de deelnemersgegevens worden direct doorgevoerd in de eigen
projectadministratie en periodiek gewijzigd via de ESF-tool. Het bedrijf dient OVP
hierover te informeren.
Aanwezigheidsregistratie
Om aan te tonen dat de deelnemers ook daadwerkelijk de opleiding hebben gevolgd,
kan gebruik worden gemaakt van presentielijsten, certificaten en/of diploma’s.
Certificaten en/of diploma’s die minimaal voorzien zijn van de naam van de opleiding,
naam van de deelnemer alsmede de trainingsdata kunnen als onderbouwing van de
‘prestatie’ (dat scholing daadwerkelijk heeft plaats gevonden) fungeren. Indien
bijvoorbeeld bij een opleiding alle deelnemers een certificaat of diploma (die voldoet
aan tenminste de bovengenoemde punten) hebben uitgereikt gekregen en deze
onderdeel zijn van de projectadministratie, dan zijn ingevulde presentielijsten niet
noodzakelijk. Indien echter (enkele) certificaten of diploma’s ontbreken dan dienen
conform de ESF wet- en regelgeving ingevulde presentielijsten onderdeel te zijn van
de projectadministratie.
De presentielijsten worden op dagelijkse basis handmatig gedateerd en ondertekend
door de deelnemers en de docent. De <functienaam> zorgt ervoor dat de deelnemers
de beschikking krijgen over de juiste presentielijst. Nadat in hardcopy de
presentielijsten door de deelnemers zijn ingevuld, worden deze door <functienaam>
verzameld en verwerkt in de administratie. De projectleider controleert periodiek het
juiste gebruik van deze lijsten.
De diploma’s, certificaten en/of presentielijsten worden door <functienaam> naar OVP
worden gezonden ter onderbouwing van de in de tool opgevoerde kosten.
Financiële administratie
A. <Invoegen beschrijving van procedure, administratie, betrokken medewerkers
rondom facturen van externe opleiders, boeken- en examengeld en betaalbewijzen>
B. <Invoegen beschrijving/onderbouwing van de gevolgde inkoopprocedure m.b.t.
opleidingen (marktconformiteit), administratie, betrokken medewerkers>
Interne loonkosten
Urenregistratie interne instructeurs
De uren van intern instructiepersoneel worden vastgelegd in een <sluitende>
< integrale> maak een keuze urenadministratie (weekstaten). De weekstaten worden
zowel door de medewerker als diens leidinggevende tijdig ondertekend en gedateerd. Een
tijdige ondertekening betekent dat de medewerker tekent binnen 1 week en de
leidinggevende uiterlijk binnen 4 weken.
Bij de sluitende urenadministratie wordt onderscheid gemaakt tussen de uren voor het
ESF project (voorbereiding, instructie, ontwikkeling, etc.), ziekte/verlof en overige uren.
Maak een keuze
Bij de integrale urenadministratie wordt onderscheid gemaakt tussen de uren voor het ESF
project (voorbereiding, instructie, ontwikkeling, etc.), ziekte/verlof en overige uren, welke
op detailniveau worden verantwoord.
Beschrijving AO/IB projectadministratie 2007-2013
Aanbodgerichte aanvraag ‘Kwalificering Vakmanschap Procesindustrie 2010’
september 2010
De weekstaat vormt het uitgangspunt voor vaststelling en opname van het aantal
instructie-uren in de projectadministratie.
Berekening uurtarieven:
Voor de berekening van de subsidiabele loonkosten gaat u uit van het brutoloon
vermeerderd met een opslag van 28% (deze opslag is inclusief vakantiegeld) gedeeld door
het totaal aantal werkbare uren per jaar.
Het normale aantal werkbare uren per jaar wordt als volgt berekend:
52 weken * gebruikelijke wekelijkse werkuren -/- vakantiedagen -/- ATV/ADV -/feestdagen (geen aftrek ziekteverzuim).
De onderbouwende stukken zullen worden opgenomen in de projectadministratie door
<naam bedrijf> en tevens aan OVP in kopie worden toegezonden.
Externe kosten
Externe kosten betreffen kosten van activiteiten die verricht worden door derden. Om de
noodzakelijkheid, tijdigheid, juistheid en volledigheid van de kosten aan te tonen, worden
de volgende zaken opgenomen in de financiële administratie:
- Originele (digitale) of gewaarmerkte factuur en bijbehorende betaalbewijzen
(Zie voor meer info over richtlijnen gewaarmerkte documenten: HPA versie september
2009);
- vermelding op factuur van goederen/diensten voor welke deelnemer(s), uitvoerdata;
- prestatieverantwoording door middel van pakbonnen, urenlijsten, certificaten e.d.;
- bewijsstukken die de marktconformiteit van de op de facturen vermelde kosten
aantonen, inclusief de motivering voor de gemaakte keuze;
- toelichting op toerekeningmethodiek van de kosten (projectperiode/aantallen
subsidiabele deelnemers).
Projectdossier
Voor het ESF-project wordt door <naam organisatie> een separaat ESF-projectdossier
aangelegd, waarin alle relevante (bron)documenten worden gearchiveerd. De volgende
brondocumenten worden hierin minimaal gearchiveerd:
-
Kopieën van verzonden en ontvangen brieven en documenten aangaande het ESFproject;
Ontvangstbevestigingen;
AO/IB projectadministratie;
Originele presentielijsten;
Originele diploma’s, certificaten en bewijzen van deelname;
Deelnemersgegevens, waaronder ID of loonstrook met vermelding van
BSN-/Sofinummer;
Originele offertes, onderbouwing inkoopprocedure en facturen;
Originele betaalbewijzen van gemaakte kosten (bankafschriften/uitdraaien van
batchverwerkingen);
Bewijzen van publiciteitsuitingen;
Verslagen van ESF-besprekingen (intern en extern);
Verslagen van controle- en monitorbezoeken door Agentschap SZW of OVP;
Actuele overzichten van de projectvoortgang;
Originele beschikkingen;
Beschrijving AO/IB projectadministratie 2007-2013
Aanbodgerichte aanvraag ‘Kwalificering Vakmanschap Procesindustrie 2010’
september 2010
-
Verklaring projectadministratie;
Originele overeenkomst met OVP.
Onderdelen van het ESF-projectdossier zullen in kopie naar OVP worden verzonden,
zodat zij de in de tool opgevoerde kosten kan controleren aan de hand van de
brondocumenten.
<Naam organisatie> draagt er zorg voor dat het ESF-projectdossier een zo volledig
mogelijk beeld geeft van de uitgevoerde activiteiten en de gerealiseerde kosten.
Binnen <naam organisatie> is de <functienaam> verantwoordelijk voor het
verzamelen en verwerken van alle ESF (bron)documenten in de projectadministratie
en de <functienaam> verantwoordelijk voor de controle op de volledigheid, juistheid
en tijdigheid van de projectadministratie en de aansluiting tussen deze administratie
en de opgevoerde kosten in de ESF-tool van OVP.
Projectbeheersing
In het kader van de algehele projectbeheersing door OVP zal door <functienaam>
periodiek (uiterlijk twee weken na afronding van iedere opleiding) de
realisatiegegevens worden gerapporteerd via de ESF-tool. Tevens worden kopieën van
de onderliggende stukken (facturen, betaalbewijzen, diploma’s/certificaten, etc.) per
post aangeleverd door <functienaam>.
Interim bezoek
<naam organisatie> draagt er zorg voor dat de gevoerde projectadministratie en
corresponderende AO/IB inzichtelijk zijn voor een eventueel interim bezoek vanuit OVP
(en/of een door haar aangewezen instantie) volgend op de door <naam organisatie>
opgevoerde realisatiegegevens. <naam organisatie> kan door het Agentschap SZW
worden bezocht voor interim controle. <naam organisatie> draagt er zorg voor dat de
gevoerde projectadministratie en corresponderende AO/IB tijdig inzichtelijk en
beschikbaar zijn voor een bezoek en/of een deelwaarneming vanuit het Agentschap
SZW en aansluiten bij de ingediende realisatiegegevens. <functienaam> houdt er
rekening mee dat ten behoeve van een deelwaarneming in een kort tijdsbestek
originele (of gewaarmerkte kopieën van) certificaten, presentielijsten, facturen en
betaalbewijzen door <naam organisatie> aan OVP beschikbaar moeten worden
gesteld. De projectadministratie zal dus te allen tijde up-to-date te zijn en aan te
sluiten met de ingevoerde gegevens in de ESF-tool.
BSN rapportage
In de BSN rapportage worden alle actieve deelnemers in dat betreffende kalenderjaar
opgenomen. <naam organisatie> draagt er zorg voor dat de BSN rapportage waarin
van elke deelnemer in het project het burgerservicenummer (dan wel bij het
ontbreken daarvan het sociaal fiscaal nummer)) uiterlijk 1 december bij OVP is
ingediend. Indien de projectperiode over een kalenderjaar heen loopt, dient <naam
organisatie> bij het einde van het project tevens een BSN rapportage over het
opvolgende cq laatste kalenderjaar in.
Einddeclaratie
Nadat het project is afgerond en alle realisatiegegevens en onderliggende documenten
bij OVP zijn aangeleverd door <functienaam>, stelt OVP de einddeclaratie op aan de
hand van de realisatiegegevens in de tool. <naam organisatie> ontvangt de
einddeclaratie ter controle en ter accordering. Na akkoordbevinding door
Beschrijving AO/IB projectadministratie 2007-2013
Aanbodgerichte aanvraag ‘Kwalificering Vakmanschap Procesindustrie 2010’
september 2010
<functienaam> wordt de einddeclaratie in hardcopy ondertekend en zowel per post als
ingescand per e-mail aan OVP toegestuurd. Als OVP vragen stelt ten aanzien van de
einddeclaratie worden deze door <functienaam> beantwoord. <naam organisatie>
draagt er zorg voor dat de gevoerde projectadministratie en corresponderende AO/IB
inzichtelijk zijn voor een eventueel eindcontrole bezoek vanuit OVP (en/of een door
haar aangewezen instantie) volgend op de door <naam organisatie> ingediende
eindrapportage.
Eindcontrole door het Agentschap SZW
Na het indienen van de einddeclaratie zal door het Agentschap SZW een eindcontrole
worden uitgevoerd bij OVP. Deze controle vindt plaats na indiening van de
einddeclaratie maar voor de vaststelling van de subsidie. <naam organisatie> draagt
er zorg voor dat de gevoerde projectadministratie en corresponderende AO/IB tijdig
inzichtelijk en beschikbaar zijn voor een bezoek en/of een deelwaarneming vanuit het
Agentschap SZW en aansluiten bij de ingediende einddeclaratie. Indien het Agentschap
SZW dit verlangt, zal <functienaam> ervoor zorg dragen dat de (delen van de)
originele projectadministratie tijdelijk beschikbaar is (zijn) op een externe locatie ten
behoeve van de controle.
5. Inkomsten
De aard van de door <naam organisatie> aangevraagde scholingsactiviteiten zijn
wel/niet inkomstengenererend. Indien sprake is van EVC de volgende tekst
opnemen: Alleen voor de opgenomen EVC-procedures verwacht <naam organisatie>
een afdrachtvermindering onderwijs te ontvangen, welke per procedure € 325,-bedraagt. Deze zullen door <naam organisatie> als inkomsten op het project in
mindering worden gebracht op de subsidiabele kosten.
6. Bewaartermijn
<Naam organisatie> zal/heeft procedures opstellen/opgesteld en zal deze opvolgen
voor het voldoen aan de bewaarplicht tot en met 31 december 2020. Deze worden
opgenomen in het projectdossier.
7. Publiciteit
<Naam organisatie> zal bij alle interne en externe communicatie over haar deelname
aan het ESF-project het logo van de EU gebruiken en/of vermelden dat het project
mede is mogelijk gemaakt door bijdragen van het Europees Sociaal Fonds.
Bewijsstukken van deze communicatie uitingen zullen worden opgenomen in de
projectadministratie. Te denken valt onder andere aan:
-
-
Vermelding van het ESF-logo en/of de tekst ‘Het Europees Sociaal Fonds investeert
in jouw toekomst’ op uitnodigingen aan de deelnemers;
presentielijsten die ten behoeve van de opleidingen beschikbaar worden gesteld
zullen eveneens voorzien zijn van het ESF-logo en/of de tekst ‘Het Europees
Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst’;
publicaties over scholingsactiviteiten en de medefinanciering vanuit het Europees
Sociaal Fonds op het intranet, personeelsbladen, etc.
Beschrijving AO/IB projectadministratie 2007-2013
Aanbodgerichte aanvraag ‘Kwalificering Vakmanschap Procesindustrie 2010’
september 2010
-
-
Verlenen van medewerking aan door de minister georganiseerde publicitaire en
voorlichtingsactiviteiten gericht op de media, potentiële deelnemers en het grote
publiek (vb: ‘www.Europaomdehoek.nl’);
Bewijsstukken kunnen zijn: gedateerd fotomateriaal, uitnodigingen dan wel
aankondigingen.
Beschrijving AO/IB projectadministratie 2007-2013
Aanbodgerichte aanvraag ‘Kwalificering Vakmanschap Procesindustrie 2010’
september 2010
Bijlage 1 - Bij OVP aan te leveren stukken
Deelnemersadministratie:
Deelnemersgegevens
Bewijsstuk
Naam
Kopie identiteitsbewijs
(of loonstrook met BSN-/Sofinummer)
Kopie identiteitsbewijs
(of loonstrook met BSN-/Sofinummer)
Kopie identiteitsbewijs
(of loonstrook met BSN-/Sofinummer)
Kopie identiteitsbewijs
(of loonstrook met BSN-/Sofinummer)
Aanwezigheidsregistratie van de eerste
projectactiviteit en/of kopieën van diploma’s en
certificaten
Geboortedatum
Geslacht
Burgerservicenummer
Instroomdatum deelnemer
NB: Bewijsstuk enkel vereist indien de datum wordt
gebruikt ter onderbouwing van de toerekening van kosten.
Uitstroomdatum deelnemer
Loonverband deelnemer
Aanwezigheidsregistratie en/of
kopieën van diploma’s en certificaten van de
laatste projectactiviteit
NB. Bewijsstuk enkel vereist indien de datum
wordt gebruikt ter onderbouwing van de
toerekening van kosten.
Arbeidsovereenkomst of loonstrook uit de
subsidiabele projectperiode
Opleidingsniveau van de
deelnemer voor aanvang
van het project
Kopie certificaat/diploma hoogst genoten
opleiding of door deelnemer ondertekende
verklaring
Opleidingsniveau van de
deelnemer na afloop van
het project
Kopieën van diploma’s en/of certificaten van
alle gevolgde opleidingen
Indien van toepassing de
mate van
arbeidsgeschiktheid
Verklaring van het UWV of een WSW-indicatie
Gerealiseerde interne
opleidingsactiviteiten
Aanwezigheidsregistratie
(interne certificaten worden niet als afdoende
bewijsmateriaal beschouwd)
Gerealiseerde externe
opleidingsactiviteiten
Aanwezigheidsregistratie, bewijs van deelname
en kopieën van diploma’s en certificaten
Beschrijving AO/IB projectadministratie 2007-2013
Aanbodgerichte aanvraag ‘Kwalificering Vakmanschap Procesindustrie 2010’
september 2010
Financiële administratie:
Onderdeel
Bewijsstuk
Externe kosten
Marktconformiteit
Betaling
Aantonen prestatie
externe uitvoerder
Interne ontwikkel-/
instructiekosten
Aantonen prestatie
interne instructeur(s)
Berekening uurtarief
Afhankelijk van de grootte van de
opdrachtwaarde en de gevolgde procedure.
- Benchmarprocedure:
o Benchmarkformulier
o Onderliggende stukken (offertes,
prijslijsten)
o Prijsopgave/opdrachtverstrekking/
contract
o Motivering van gemaakte keuze
- Transparante offerteprocedure:
o Procedurebeschrijving
o Bestek ten behoeve van de
opdracht
o Uitvraag voor offertes
o Ingediende offertes
o Gunningsfase (matrices, etc)
o Motivering van gemaakte keuze
o Gunnings- en afwijzingsbrieven
o Contract met gekozen partij
Facturen en corresponderende betaalbewijzen
van alle externe uitvoerders.
Presentielijsten, certificaten, diploma’s,
verslagen, overzichten, producten die aantonen
dat de externe uitvoerder daadwerkelijk de
activiteit heeft uitgevoerd.
Urenregistratie per interne instructeur
Link met deelnemers d.m.v. bijvoorbeeld
presentielijsten
Per interne instructeur onderbouwing van
berekening van uurtarief:
- loonstrook medewerker uit projectperiode
- berekening en onderbouwing van
werkbare uren (bijv. arbeidsvoorwaarden)
-
NB:
Voor alle onderbouwende stukken geldt dat het Agentschap ten tijde van de uitvoering
van een controle kan verzoeken om originele versies. <naam bedrijf> draagt er zorg
voor dat de (delen van de) originele projectadministratie tijdelijk beschikbaar is (zijn)
op een externe locatie ten behoeve van deze controle.
Beschrijving AO/IB projectadministratie 2007-2013
Aanbodgerichte aanvraag ‘Kwalificering Vakmanschap Procesindustrie 2010’
september 2010