Beschrijving van de administratieve organisatie en interne

Administratieve Organisatie (AO) & Interne Beheersing (IB)
“Kwalificering Vakmanschap Procesindustrie 2011”
De opzet van deze AO/IB (Administratieve Organisatie/Interne Beheersing) heeft
betrekking op de door OVP, voor en namens de branche, bij het Agentschap SZW
ingediende brancheaanvraag ‘Kwalificering Vakmanschap Procesindustrie 2011’.
1 Doel AO/IB
Doel van dit document is om op beknopte wijze een overzicht te geven van de opzet van
de Administratieve Organisatie (AO) en Interne Beheersings (IB) structuur ten behoeve
van deelname door <naam organisatie> aan de brancheaanvraag ‘Kwalificering
Vakmanschap Procesindustrie 2011’ van Opleidingsfonds Procesindustrie OVP (verder:
OVP). Hierop zijn de administratieve vereisten in het kader van de ESF wet- en
regelgeving van toepassing. Deze AO/IB wordt toegepast om de vigerende wet- en
regelgeving te vatten in werkbare procedures ten behoeve van de deelname door <naam
organisatie> aan de uitvoering van het ESF-project. Voor betrokkenen bij het project
maakt de AO/IB duidelijk welke taken en verantwoordelijkheden de projectmedewerkers
hebben en maakt het de scheidslijn tussen het verzamelen en invoeren van gegevens en
de controle hierop inzichtelijk. Voor externe partijen borgt de AO/IB dat er conform ESFvereisten wordt gewerkt resulterend in een juiste, volledige en actuele
projectadministratie.
Beschrijving AO/IB projectadministratie 2007-2013
Aanbodgerichte aanvraag ‘Kwalificering Vakmanschap Procesindustrie 2011’
februari 2011
pagina 1
2 Opzet projectadministratie brancheproject
2.1 Centraal toezicht en controle op uitvoering:
OVP is de formele aanvrager en verantwoordelijk voor de uitvoering van het
brancheproject. Zij houdt centraal toezicht en monitort de uitvoering van het deelproject
door:
-
-
Het beoordelen van de aanvraag tot deelname van het deelproject op basis van de
vigerende ESF wet- en regelgeving en de bijdrage aan de doelstellingen van het
brancheproject;
Het beoordelen van de inkoop van de opleidingen. In deze beoordeling wordt de
volledigheid van de informatie die ten grondslag ligt aan de onderbouwing van de
inkoop van de opleidingen bepaald;
Het beoordelen van de voortgang en realisatie van het deelproject op basis van de
door het deelnemende bedrijf in te dienen realisatiegegevens via de ESF-tool;
Het beoordelen van de door het deelnemende bedrijf aangeleverde stukken zoals
facturen ter onderbouwing van de realisatiegegevens. Een lijst van toe te sturen
stukken is opgenomen in bijlage 1 van dit document;
Het afleggen van een bedrijfsbezoek indien dit naar aanleiding van de aangeleverde
realisatiegegevens noodzakelijk wordt geacht door OVP. Dit tussentijds bezoek staat in
het teken van het monitoren van de voortgang en van het bespreken van mogelijke
verbeterpunten;
Het beoordelen en opnemen van de realisatie per deelproject in de einddeclaratie van
het brancheproject.
2.2 Decentrale uitvoering:
De opzet, invulling en het beheer van de projectadministratie vindt geheel bij en door <naam
organisatie> plaats. De realisatiegegevens worden door <naam organisatie> ingevoerd in de
ESF-tool van OVP. De onderbouwende stukken worden per post bij OVP aangeleverd.
De administratieve vereisten waaraan <naam organisatie> voldoet, zijn opgenomen in de
hoofdstukken 3 tot en met 7. Eén en ander is weergegeven in onderstaande tabel:
Centraal
Projectadministratie OVP
Decentraal
Projectadministratie bedrijven
Deelnemersadministratie
- Deelnemersoverzicht alle
deelnemende bedrijven
Deelnemersadministratie
- identiteitsgegevens
- brongegevens deelnemers
- behaalde certificaten/diploma’s
Urenadministratie
- Overzicht aanwezigheidsregistratie
alle deelnemende bedrijven
Urenadministratie
- presentielijsten deelnemers
(aanwezigheidsregistratie)
Financiële administratie
- Overzicht facturen en
betaalbewijzen alle deelnemende
bedrijven
- Inkoopprocedures alle deelnemende
bedrijven
Financiële administratie
- facturen en betaalbewijzen externe
opleiders
- facturen en betaalbewijzen boekenen examengeld
- onderbouwing inkoopprocedure
Beschrijving AO/IB projectadministratie 2007-2013
Aanbodgerichte aanvraag ‘Kwalificering Vakmanschap Procesindustrie 2011’
februari 2011
pagina 2
3 Projectorganisatie
3.1 Overzicht activiteiten en verantwoordelijken
-
< Invoegen van een organigram (namen, functies en verantwoordelijkheden).
Hierin maakt u inzichtelijk wie zich bezighouden met de uit te voeren activiteiten,
zoals inkoop opleidingen, projectcoördinatie, projectadministratie, invoer van
realisatiegegevens in ESF-tool en aanlevering van onderliggende documenten. >
3.2 Projectbeheersing
<Functienaam> is verantwoordelijk voor het verzamelen en verwerken van alle ESF
(bron)documenten in de projectadministratie en de <functienaam> is verantwoordelijk
voor de controle op de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de projectadministratie en
de aansluiting tussen deze administratie en de opgevoerde kosten in de ESF-tool van OVP.
In het kader van de algehele projectbeheersing door OVP zullen deze kosten door
<functienaam> periodiek (uiterlijk twee weken na afronding van iedere opleiding) worden
opgevoerd. Tevens worden de originele/gewaarmerkte onderliggende stukken (zie bijlage
voor overzicht documenten) aangetekend per post bij OVP aangeleverd door
<functienaam>.
Wijzigingen in de deelnemersgegevens worden direct doorgevoerd in de eigen
projectadministratie en periodiek gewijzigd via de ESF-tool. Het bedrijf informeert OVP
hierover.
3.3 Interim bezoek
<naam organisatie> draagt er zorg voor dat de gevoerde projectadministratie en
corresponderende AO/IB inzichtelijk zijn voor een eventueel interim bezoek vanuit OVP
(en/of een door haar aangewezen instantie) volgend op de door <naam organisatie>
opgevoerde realisatiegegevens. <naam organisatie> kan door het Agentschap SZW
worden bezocht voor interim controle. <naam organisatie> draagt er zorg voor dat de
gevoerde projectadministratie en corresponderende AO/IB tijdig inzichtelijk en
beschikbaar zijn voor een bezoek en/of een deelwaarneming vanuit het Agentschap SZW
en aansluiten bij de ingediende realisatiegegevens. <Functienaam> houdt er rekening
mee dat ten behoeve van een deelwaarneming in een kort tijdsbestek originele (of
gewaarmerkte kopieën) door <naam organisatie> aan OVP beschikbaar moeten worden
gesteld. De projectadministratie zal dus te allen tijde up-to-date zijn en aansluiten met de
ingevoerde gegevens in de ESF-tool.
3.4 BSN rapportage
In de BSN rapportage worden alle actieve deelnemers in dat betreffende kalenderjaar
opgenomen. <naam organisatie> draagt er zorg voor dat de BSN rapportage waarin van
elke deelnemer in het project het burgerservicenummer (dan wel bij het ontbreken
daarvan het sociaal fiscaal nummer)) uiterlijk 1 december bij OVP is ingediend. Indien de
projectperiode over een kalenderjaar heen loopt, dient <naam organisatie> bij het einde
van het project tevens een BSN rapportage over het opvolgende cq laatste kalenderjaar
in.
3.5 Einddeclaratie
Nadat het project is afgerond en alle realisatiegegevens en onderliggende documenten bij
OVP zijn aangeleverd door <functienaam>, stelt OVP de einddeclaratie op aan de hand
van de realisatiegegevens in de tool. <naam organisatie> ontvangt de einddeclaratie ter
controle en ter accordering. Na akkoordbevinding door <functienaam> wordt de
Beschrijving AO/IB projectadministratie 2007-2013
Aanbodgerichte aanvraag ‘Kwalificering Vakmanschap Procesindustrie 2011’
februari 2011
pagina 3
einddeclaratie in hardcopy ondertekend en zowel per post als ingescand per e-mail aan
OVP toegestuurd. Als OVP vragen stelt ten aanzien van de einddeclaratie worden deze
door <functienaam> beantwoord. <naam organisatie> draagt er zorg voor dat de
gevoerde projectadministratie en corresponderende AO/IB inzichtelijk zijn voor een
eventueel eindcontrole bezoek vanuit OVP (en/of een door haar aangewezen instantie)
volgend op de door <naam organisatie> ingediende eindrapportage.
3.6 Eindcontrole door het Agentschap SZW
Na het indienen van de einddeclaratie zal door het Agentschap SZW een eindcontrole
worden uitgevoerd bij OVP. Deze controle vindt plaats na indiening van de einddeclaratie
maar voor de vaststelling van de subsidie. <naam organisatie> draagt er zorg voor dat de
gevoerde projectadministratie en corresponderende AO/IB tijdig inzichtelijk en
beschikbaar zijn voor een bezoek en/of een deelwaarneming vanuit het Agentschap SZW
en aansluiten bij de ingediende einddeclaratie. Indien het Agentschap SZW dit verlangt,
zal <functienaam> ervoor zorg dragen dat de (delen van de) originele
projectadministratie tijdelijk beschikbaar is (zijn) bij OVP ten behoeve van de controle.
Beschrijving AO/IB projectadministratie 2007-2013
Aanbodgerichte aanvraag ‘Kwalificering Vakmanschap Procesindustrie 2011’
februari 2011
pagina 4
4 Projectadministratie deelproject
De projectadministratie van <naam organisatie> wordt als volgt opgezet:
Deelnemers administratie
Financiële administratie
Identificatiegegevens
Brongegevens deelnemers
Behaalde certificaten/diploma’s
Aanwezigheidsregistratie (oa.
Presentielijsten deelnemers,
voortgangslijsten opleider)
Beroeps Praktijkvormingsovereenkomst (BPV indien van
toepassing)
Facturen/betaalbewijzen externe opleiders
en boeken-/examengeld van niet BBLopleidingen
Onderbouwing inkoopprocedure
(benchmarkformulieren, offertes,
prijslijsten, etc).
4.1 Deelnemersadministratie
In de deelnemersadministratie van <naam organisatie> wordt door <functienaam> de
volgende deelnemersgegevens vastgelegd gedurende de duur van het project:
- Naam
- Geboortedatum
- Geslacht
- Opleidingsniveau bij aanvang project
- Opleidingsniveau na afloop project
- Mate van arbeidsgeschiktheid (indien van toepassing)
- BSN of SOFI-nummer
- In- en uitstroomdatum
- Gevolgde EVC-procedure (indien van toepassing)
- Kopie arbeidscontract / recente loonstrook / ID bewijs
Voor de aantoning van het opleidingsniveau van de deelnemers wordt gebruik gemaakt
van een verklaring opleidingsniveau door werkgever of een verklaring opleidingsniveau
door deelnemer. Hiervoor wordt het door AGSZW voorgeschreven format gebruikt.
Onderliggende brondocumenten voor de deelnemersgegevens zijn onderdeel van de
projectadministratie, dan wel op eenvoudige wijze uit de bedrijfsadministratie te halen.
4.1.1 Aanwezigheidsregistratie
Om aan te tonen dat de deelnemers ook daadwerkelijk de opleiding hebben gevolgd,
maakt <naam Bedrijf> gebruik van: (aangeven wat van toepassing is)
Certificaten en/of diploma’s
Presentielijsten
Voortgangsdocumenten opleider
Overige documenten
4.1.2 Certificaten en/of diploma’s
De certificaten en/of diploma’s zijn minimaal voorzien van de naam van de opleiding,
naam van de deelnemer alsmede de trainingsdata en/of datum van slagen.
Beschrijving AO/IB projectadministratie 2007-2013
Aanbodgerichte aanvraag ‘Kwalificering Vakmanschap Procesindustrie 2011’
februari 2011
pagina 5
4.1.3 Presentielijsten
Indien bijvoorbeeld bij een opleiding alle deelnemers een certificaat of diploma (dat
voldoet aan tenminste de bovengenoemde punten) hebben uitgereikt gekregen en deze
onderdeel zijn van de projectadministratie, dan zijn ingevulde presentielijsten niet
noodzakelijk. Indien echter (enkele) certificaten of diploma’s ontbreken, bijvoorbeeld
omdat deelnemers voortijdig uitstromen of na de projectperiode een diploma ontvangen,
dan zal <naam Bedrijf> conform de ESF wet- en regelgeving ingevulde presentielijsten
opnemen in de projectadministratie. Hiervoor maakt <naam Bedrijf> gebruik van de door
AGSZW voorgeschreven formats.
De presentielijsten worden op dagelijkse basis handmatig gedateerd en ondertekend door
de deelnemers en de docent. De <functienaam> zorgt ervoor dat de deelnemers de
beschikking krijgen over de juiste presentielijst. Nadat in hardcopy de presentielijsten
door de deelnemers zijn ingevuld, worden deze door <functienaam> verzameld en
verwerkt in de administratie. De <functienaam> controleert periodiek het juiste gebruik
van deze lijsten.
4.1.4 Voortgangsdocumenten opleider
Uit het voortgangsdocument van de opleider komt naar voren dat de betreffende ESFdeelnemers gedurende de projectperiode hebben deelgenomen aan de opleiding. <naam
Bedrijf> neemt een afgedrukte versie op in de projectadministratie. Deze voortgangslijst
is ondertekend door de opleider (bijvoorbeeld ROC) en wordt ter afstemming voorgelegd
aan OVP.
4.1.5 Overige documenten
Indien van toepassing invullen (bijvoorbeeld proeves, rapportages, verslagen, toetsen)
Alle documenten die de prestatie van de deelnemers onderbouwen, worden door
<functienaam> naar OVP gezonden ter onderbouwing van de in de tool opgevoerde
kosten.
In de bijlage is een overzicht opgenomen welke documenten dit betreft en in welke vorm,
te weten: origineel of gewaarmerkt* of in kopie.
Voor de gewaarmerkte stukken wordt onderstaande methode toegepast:
*Wijze van waarmerken:
De <functienaam> waarmerkt de documenten door een handtekening en de datum van
waarmerking op het originele document of het geconverteerde document te zetten. Hierbij
wordt aangegeven dat het gaat om een kopie van het origineel ten behoeve van de ESFadministratie, of wanneer het waarmerk op het origineel wordt geplaatst, dat het
document is gewaarmerkt ten behoeve van de ESF-administratie onder vermelding van
het door AGSZW toegewezen projectnummer. Op deze manier waarborgt <naam Bedrijf>
de authenticiteit van de documenten die worden gebruikt als verantwoording voor het
ESF-project.
Beschrijving AO/IB projectadministratie 2007-2013
Aanbodgerichte aanvraag ‘Kwalificering Vakmanschap Procesindustrie 2011’
februari 2011
pagina 6
4.2 Financiële administratie
Externe kosten
4.2.1 Inkoopprocedure
Om de marktconformiteit van externe kosten aan te tonen, maakt <naam Bedrijf>
gebruik van de volgende opties: (aangeven wat van toepassing is)
Gunning uit de hand
Benchmarkprocedure
Transparante offerteprocedure
tot € 15.000
van € 15.000 tot € 50.000
van € 50.000 tot van toepassing zijnde
drempelbedrag voor aanbestedingsplichtigen
(Europese) aanbestedingsprocedure boven het van toepassing zijnde drempelbedrag
voor aanbestedingsplichtigen
Het toepassen van de Europese aanbestedingsprocedure zal niet worden voorkomen door
het opknippen van aankopen in bedragen beneden het van toepassing zijnde
drempelbedrag.
Bij de bepaling van de waarde van de opdracht gaat <naam organisatie> uit van de wijze
waarop een samenhangende dienst door middel van één inkoopprocedure in de markt
wordt gezet. Op het moment van de mededeling/aankondiging gaat <naam organisatie>
uit van de totale geraamde waarde van de opdracht, waarbij ook rekening wordt
gehouden met redelijkerwijs te voorziene toekomstige contractverlengingen,
vervolgopdrachten of aanvullende opties bij dezelfde partij. Door deze elementen bij
elkaar op te tellen, komt <naam organisatie> tot een reële waardebepaling bij de start
van de inkoopprocedure. Deze waardebepaling bepaalt de drempelwaarde.
<Invoegen beschrijving/onderbouwing van de inkoopprocedure bij uw bedrijf m.b.t.
opleidingen, administratie, betrokken medewerkers.>
Indien uw bedrijf gebruik maakt van elektronische documenten waarbij uitsluitend een
elektronische versie bestaat, een beschrijving invoegen hoe uw bedrijf aantoont dat de
geautomatiseerde systemen zijn voorzien van beheers- en beveiligingsmaatregelen die de
betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit van de elektronische gegevens waarborgen.
Hierbij kan worden aangesloten op de voorschriften die de Belastingdienst stelt aan
digitale administraties. >
4.2.2 Betalingsprocedure
<Invoegen beschrijving betalingsproces en wijze van administreren van facturen alsmede
betaalbewijzen van externe opleiders>
4.2.3 Financiële projectadministratie
Niet-BBL opleidingen:
Externe kosten betreffen kosten van activiteiten die verricht worden door derden. Om de
noodzakelijkheid, tijdigheid, juistheid en volledigheid van de kosten aan te tonen, worden de
volgende zaken voor niet BBL-opleidingen opgenomen in de financiële administratie:
- Originele of gewaarmerkte (digitale) factuur en bijbehorende originele of gewaarmerkte
betaalbewijzen;
- vermelding op factuur van goederen/diensten voor welke deelnemer(s), uitvoerdata;
Beschrijving AO/IB projectadministratie 2007-2013
Aanbodgerichte aanvraag ‘Kwalificering Vakmanschap Procesindustrie 2011’
februari 2011
pagina 7
- prestatieverantwoording van externe kosten aan de hand van presentielijsten,
voortgangsoverzichten, pakbonnen van opleider, urenlijsten, certificaten e.d.;
- toelichting op toerekeningmethodiek van de kosten (projectperiode/aantallen subsidiabele
deelnemers);
- bewijsstukken die de marktconformiteit van de op de facturen vermelde kosten aantonen,
inclusief de motivering voor de gemaakte keuze, zoals beschreven bij 4.2.1.
Inkoopprocedure.
BBL-opleidingen:
Voor BBL-opleidingen is een vast tarief opgenomen van € 3.700,-- per deelnemer, per
schooljaar. Kosten die in dit bedrag zijn opgenomen, zijn kosten voor wettelijk lesgeld,
examinering, ontwikkeling, leermiddelen en (interne) begeleiding. Derhalve, zullen voor
de BBL-opleidingen geen financiële stukken worden opgenomen.
De
-
onderbouwende stukken die wel zijn opgenomen in de projectadministratie zijn:
toepasselijke Beroepspraktijkvormingsovereenkomst;
loonstrook deelnemer van de laatste scholingsmaand in het ESF project;
behaald diploma of bewijsstuk van de opleider waaruit blijkt dat de leerling gedurende
een schooljaar de betreffende opleiding heeft genoten.
Indien de scholingsperiode niet geheel binnen de projectperiode valt, wordt de
standaardprijs naar rato toegerekend aan de projectperiode.
Interne kosten
4.2.4 Training on the job:
Er zijn in de aanvraag geen kosten opgenomen voor training-on-the-job.
Beschrijving AO/IB projectadministratie 2007-2013
Aanbodgerichte aanvraag ‘Kwalificering Vakmanschap Procesindustrie 2011’
februari 2011
pagina 8
4.3 Projectdossier algemeen
Voor het ESF-project wordt naast de Deelnemersadministratie en Financiële administratie
door <naam organisatie> een separaat ESF-projectdossier aangelegd, waarin alle overige
relevante (bron)documenten worden gearchiveerd. De volgende brondocumenten worden
hierin minimaal gearchiveerd:
-
Kopieën van verzonden en ontvangen brieven en documenten aangaande het ESFproject;
Ontvangstbevestigingen;
Beschikkingen;
Originele overeenkomst met OVP;
AO/IB projectadministratie;
Competentietabel met handtekeningen en parafen van betrokken functionarissen
Erkenningen opleidingen (indien van toepassing);
Bewijzen van publiciteitsuitingen;
Verslagen van ESF-besprekingen (intern en extern);
Verslagen van controle- en monitorbezoeken door Agentschap SZW of OVP;
4.3.1 Inkomsten
De aard van de door <naam Bedrijf> aangevraagde scholingsactiviteiten zijn wel/niet
inkomstengenererend. Indien dit wel het geval is, svp een toelichting geven
Indien sprake is van EVC de volgende tekst opnemen: Alleen voor de opgenomen
EVC-procedures verwacht <naam Bedrijf> een afdrachtvermindering onderwijs te
ontvangen, welke per procedure € 329,-- bedraagt. Deze zullen door <naam Bedrijf> als
inkomsten op het project in mindering worden gebracht op de subsidiabele kosten.
4.3.2 Bewaartermijn
<Invoegen beschrijving op welke wijze uw bedrijf de bewaarplicht t/m 2020 waarborgt. >
4.3.3 Publiciteit
<Naam organisatie> zal bij alle interne en externe communicatie over haar deelname aan
het ESF-project het logo van de EU gebruiken en/of vermelden dat het project mede is
mogelijk gemaakt door bijdragen van het Europees Sociaal Fonds. Bewijsstukken van deze
communicatie uitingen zullen worden opgenomen in de projectadministratie:
- Vermelding van het ESF-logo en/of de tekst ‘Het Europees Sociaal Fonds investeert in
jouw toekomst’ op uitnodigingen aan de deelnemers;
- presentielijsten die ten behoeve van de opleidingen beschikbaar worden gesteld zullen
eveneens voorzien zijn van het ESF-logo en/of de tekst ‘Het Europees Sociaal Fonds
investeert in jouw toekomst’;
- publicaties over scholingsactiviteiten en de medefinanciering vanuit het Europees
Sociaal Fonds op het intranet, personeelsbladen, etc.
- Verlenen van medewerking aan door de minister georganiseerde publicitaire en
voorlichtingsactiviteiten gericht op de media, potentiële deelnemers en het grote
publiek (vb: ‘www.Europaomdehoek.nl’);
- Bewijsstukken kunnen zijn: gedateerd fotomateriaal, uitnodigingen dan wel
aankondigingen.
Beschrijving AO/IB projectadministratie 2007-2013
Aanbodgerichte aanvraag ‘Kwalificering Vakmanschap Procesindustrie 2011’
februari 2011
pagina 9
Bijlage 1 - Bij OVP aan te leveren stukken
Deelnemersadministratie:
Deelnemersgegevens
Bewijsstuk
Naam
Kopie identiteitsbewijs
(of loonstrook met BSN-/Sofinummer)
Kopie identiteitsbewijs
(of loonstrook met BSN-/Sofinummer)
Kopie identiteitsbewijs
(of loonstrook met BSN-/Sofinummer)
Kopie identiteitsbewijs
(of loonstrook met BSN-/Sofinummer)
Kopie aanwezigheidsregistratie van de eerste
projectactiviteit en/of kopieën van diploma’s en
certificaten
Geboortedatum
Geslacht
Burgerservicenummer
Instroomdatum deelnemer
NB: Bewijsstuk enkel vereist indien de datum wordt
gebruikt ter onderbouwing van de toerekening van kosten.
Uitstroomdatum deelnemer
Loonverband deelnemer
Opleidingsniveau van de
deelnemer voor aanvang
van het project
Opleidingsniveau van de
deelnemer na afloop van
het project
Kopie aanwezigheidsregistratie en/of
kopieën van diploma’s en certificaten van de
laatste projectactiviteit
NB. Bewijsstuk enkel vereist indien de datum
wordt gebruikt ter onderbouwing van de
toerekening van kosten.
Kopie arbeidsovereenkomst of loonstrook uit de
subsidiabele projectperiode
Kopie certificaat/diploma hoogst genoten
opleiding of door werkgever of deelnemer
getekende originele verklaring hoogst genoten
afgeronde opleiding.
Kopieën van diploma’s en/of certificaten van
alle gevolgde opleidingen
Indien van toepassing de
mate van
arbeidsgeschiktheid
Verklaring van het UWV of een WSW-indicatie
Gerealiseerde externe
opleidingsactiviteiten
Kopie aanwezigheidsregistratie, bewijs van
deelname en kopieën van diploma’s en
certificaten
Voor BBL Opleidingen indien van toepassing
Beroeps Praktijkvormingsovereenkomst (BPV)
Beschrijving AO/IB projectadministratie 2007-2013
Aanbodgerichte aanvraag ‘Kwalificering Vakmanschap Procesindustrie 2011’
februari 2011
pagina 10
Financiële administratie:
Onderdeel
Bewijsstuk
Marktconformiteit
Afhankelijk van de grootte van de
opdrachtwaarde en de gevolgde procedure in
kopie.
- Benchmarprocedure:
o Benchmarkformulier
o Onderliggende stukken (offertes,
prijslijsten)
o Prijsopgave/opdrachtverstrekking/
contract
o Motivering van gemaakte keuze
- Transparante offerteprocedure:
o Procedurebeschrijving
o Bestek ten behoeve van de
opdracht
o Uitvraag voor offertes
o Ingediende offertes
o Gunningsfase (matrices, etc)
o Motivering van gemaakte keuze
o Gunnings- en afwijzingsbrieven
o Contract met gekozen partij
Gewaarmerkte facturen en corresponderende
gewaarmerkte betaalbewijzen van alle externe
uitvoerders.
Kopie presentielijsten, certificaten, diploma’s,
verslagen, voortgangsoverzichten opleider,
producten die aantonen dat de externe
uitvoerder daadwerkelijk de activiteit heeft
uitgevoerd.
Betaling
Aantonen prestatie
externe uitvoerder
Projectadministratie algemeen:
Onderdeel
Bewijsstuk
Publiciteitsplicht
Documenten van publiciteitsuitingen
(gedateerde print interne nieuwsbrief, overige
correspondentie ten aanzien van deelname aan
ESF-project)
NB:
Voor alle onderbouwende stukken geldt dat het Agentschap of OVP te allen tijde voor de
uitvoering van een controle kan verzoeken om originele/gewaarmerkte versies. <Naam
bedrijf> draagt er zorg voor dat de gevraagde (delen van de) originele
projectadministratie tijdelijk beschikbaar is (zijn) bij OVP ten behoeve van deze controle.
Beschrijving AO/IB projectadministratie 2007-2013
Aanbodgerichte aanvraag ‘Kwalificering Vakmanschap Procesindustrie 2011’
februari 2011
pagina 11