Format projectadministratie AOIC

Logo eigen organisatie
Beschrijving Administratieve Organisatie en Interne Controle van Naam
organisatie
Naam project:
Naam projectpartner:
EFRO-projectnummer:
Intern projectnummer (optioneel):
Opgesteld d.d.:
Dit document beschrijft de inrichting en uitvoering van de Administratieve Organisatie en Interne
Controle (hierna: AO/IC) ten behoeve van het project PROJECTNAAM. Deze AO/IC is opgesteld
vanwege de aan dit project toegekende subsidie uit hoofde van het Europees Fonds voor Regionale
Ontwikkeling (hierna: EFRO).
Projectkenmerken
Het project PROJECTNAAM is een R&D-project. Aan dit project ligt een EFRO-subsidieaanvraag ten
grondslag, bestaande uit de volgende stukken:
1.
2.
3.
4.
Projectplan
Samenwerkingsovereenkomst
Projectbegroting
……
De subsidieaanvraag is ingediend op xx xx 201x en beschikt op xx xx 201x. De beschikking met
kenmerk UP-16-000xx is afgegeven door de Managementautoriteit Oost-Nederland (MA) en bevat
samen met de geldende wet- en regelgeving alle rechten en plichten verbonden aan de
subsidietoezegging. De aanvraagdocumenten maken deel uit van de projectadministratie en geven
richting en inhoud aan de uitvoering van zowel de inhoudelijke werkzaamheden als ook de
projectadministratie.
Specifieke kenmerken project
Penvoerder: xx
Partners: xx
Indieningsdatum project: xx xx 201x
Startdatum project: xx xx 201x
Einddatum project: xx xx 201x
Deadline indiening verzoek tot vaststelling: xx xx 201x
Kosten moeten gemaakt zijn in de projectperiode, met uitzondering van kosten voor de vaststelling
(accountantskosten). Alle kosten moeten betaald zijn voor de indiening van het verzoek tot
vaststelling.
Goedgekeurde begrote kosten totale project: € xx
Begrote subsidie (xx%) totale project: € xx
Goedgekeurde begrote kosten projectpartner: € xx
Begrote subsidie (xx%) projectpartner: € xx
Administratieve vereisten
De relevante regelgeving stelt het bijhouden van een deugdelijke administratie als een voorwaarde.
De administratieve vereisten zijn toegelicht en uitgewerkt in het Handboek EFRO 2014-2020. Het
handboek geeft uitleg over de procedures en regelgeving van het EFRO. Deze vormen de
uitgangspunten van de projectadministratie van de penvoerder en projectpartners:
1. Elke partner houdt voor dit project een aparte projectadministratie bij.
1
Logo eigen organisatie
2. Elke partner stelt een beschrijving op van de administratieve organisatie en interne controle
en neemt deze op in het projectdossier.
3. Van elke factuur is het spoor van ontvangst tot betaling, inclusief eventueel het contract en/of
aanbestedings-/marktconformiteitsdossier te volgen. Alle onderbouwende stukken zijn in de
projectadministratie aanwezig en kunnen worden getoond.
4. Het projectdossier bevat een parafenlijst met de handtekeningen en parafen van de betrokken
functionarissen en hun leidinggevende(n).
5. Elke partner neemt een overzicht op van de berekening en onderbouwing van de uurtarieven
van zijn projectmedewerkers.
6. Elke partner neemt de gedateerde en geautoriseerde urenregistraties op in de
projectadministratie.
7. De beoogde en gerealiseerde projectresultaten en outputindicatoren worden vastgelegd in het
projectdossier (m.b.v. rapportages, foto’s et.).
8. In de projectadministratie worden de originele facturen en betaalbewijzen opgenomen, dan
wel een voor authentiek gewaarmerkte versie van het originele stuk.
9. Onderbouwing van de prestatie van de facturen wordt opgenomen in de projectadministratie.
10. Elke partner neemt bewijsstukken van de publiciteitsuitingen op in het projectdossier.
11. ….
Projectorganisatie
De projectorganisatie van PROJECTNAAM kent de volgende structuren:
1. stuurgroep
2. projectmanagementteam
3. werkpakketten-teams
Beschrijf per team wie verantwoordelijk is, hoe vaak voorzien is dat wordt overlegd, en waar
eventuele verslaglegging/notulen worden vastgelegd.
Beschrijf de organisatie, bemensing en werkwijze van bovenstaande teams.
Ten aanzien van het voeren van de projectadministratie van PROJECTNAAM heeft elke partner een
medewerker aangewezen die hiermee belast is, te weten:
 bij xxx (penvoerder): Naam, functie
 bij xxx (partner): Naam, functie
 bij xxx (partner): Naam, functie
Benoem of er sprake is van ondersteuning van een intermediair.
Administratieve organisatie
De basis van de projectadministratie bestaat uit een uren- en facturenadministratie. Deze wordt
vastgelegd op de volgende manier vastgelegd:
Bij iedere partner afzonderlijk
Bij de penvoerder
….
Inkomsten en financiering
Indien er sprake is van inkomsten wordt dit met onderbouwing vastgelegd in de projectadministratie.
Bij de aanvraag was er geen sprake van inkomsten in de begroting. Eventuele inkomsten tijdens het
project worden apart geregistreerd en in mindering gebracht op de projectkosten.
Ook de wijze van financiering wordt vastgelegd in de projectadministratie. Bij de eindafrekening wordt
vastgelegd hoe de projectkosten worden gefinancierd. Bij andere financiering dan uit eigen middelen
of EFRO-subsidie, wordt de onderbouwing daarvan vastgelegd in de projectadministratie. Hierbij
leggen wij vast of het om een vaste (ongeacht hoogte projectkosten) of proportionele bijdrage gaat
(percentage van projectkosten).
2
Logo eigen organisatie
Inhoudelijke voortgang en rapportages
De voortgang van de projectactiviteiten wordt als volgt bijgehouden …. . Hierin zijn o.a. terug te
vinden de taken, planning, uitvoeringsmedewerker, status, opmerkingen. S.v.p. omschrijven hoe de
voortgang van het project wordt bijgehouden.
Elke periode rapporteert elke projectpartner aan de penvoerder over de inhoudelijke en financiële
voortgang van het project, met een overzicht van (gemaakte en betaalde) loonkosten en overige
kosten. Eventuele (verwachte) wijzingen ten opzichte van het projectplan, de planning of de begroting
worden daarbij duidelijk aangegeven.
Aangeven op welke termijn partners moeten aanleveren bij de penvoerder, deadlines in reacties op
vragen van de MA.
Format administratieve organisatie/interne controle
In de administratieve organisatie/interne controle worden de procedures vastgelegd die binnen uw
organisatie gangbaar zijn. In dit format wordt extra aandacht besteed aan de verplichtingen die EFRO
stelt aan de AO/IC.
Wanneer uw organisatie niets heeft vastgelegd over de administratieve organisatie en interne
controle (AO/IC) of als u wilt toetsen of uw AO/IC voldoet aan de door EFRO gestelde eisen, kunt u
de handreikingen in dit format gebruiken. Leg het antwoord op onderstaande vragen vast.
Urenregistratie
Bij EFRO moet de urenregistratie betrouwbaar en inzichtelijk zijn op medewerkerniveau. De
beantwoording van onderstaande vragen helpt bij de beschrijving van de AO/IC.
Algemeen:
 Moeten medewerkers in uw organisatie uren registreren? Bijvoorbeeld voor WBSO, andere
projecten of voor facturatie?
 Welk systeem hanteert u: geef de naam van het digitale urenregistratiesysteem of een
voorbeeld van een Excel-registratie.
 Hoe vaak moet een medewerker zijn/haar uren registreren? Per dag, week, maand? Let op:
bij EFRO moet dit tijdig zijn!
 Binnen welke termijn moet een medewerker zijn/haar uren bij de leidinggevende indienen?
Binnen een week of maand? Let op: bij EFRO moet dit tijdig zijn!
 Binnen welke termijn moet de leidinggevende de uren autoriseren? Let op: bij EFRO moet dit
tijdig zijn!
 Op welk detailniveau worden de uren geregistreerd? Alleen op projectniveau, werkpakketten
of zijn de activiteiten vrij toe te lichten? Let op: bij sommige EFRO regelingen moet dit op
werkpakketniveau. Wanneer u hier niet zeker van bent, vraag dan de MA.
Bij een digitaal systeem:
 Kan alleen de medewerker zelf zijn/haar uren registreren? Wanneer het antwoord hierop nee
is, voldoet uw systeem mogelijk niet aan de betrouwbaarheidsvereisten van EFRO. Leg dit
voor aan de MA.
 Kan de medewerker alleen projecten kiezen om uren op te registreren waarvoor deze
medewerker toegang heeft gekregen?
 Is in het systeem zichtbaar wanneer de medewerker de uren heeft ingediend? Let op: bij
EFRO is dit verplicht!
 Kan de medewerker na indiening van de uren deze nog aanpassen? Wanneer het antwoord
hierop ja is, voldoet uw systeem mogelijk niet aan de betrouwbaarheidsvereisten van EFRO.
Leg dit voor aan de MA.
 Dwingt het systeem medewerkers om tijdig de uren in te dienen?
 Binnen welke termijn autoriseert de leidinggevende de uren? Wordt dit afgedwongen door het
systeem?
 Kan de leidinggevende de uren van de medewerker na indiening door de medewerker de
uren nog aanpassen? Wanneer het antwoord hierop ja is, voldoet uw systeem mogelijk niet
aan de betrouwbaarheidsvereisten van EFRO. Leg dit voor aan de MA.
3
Logo eigen organisatie


Is in het systeem zichtbaar wanneer de leidinggevende de uren heeft geautoriseerd? (wie en
wanneer) Let op: bij EFRO is dit verplicht!
Kan de leidinggevende na autorisatie de uren nog aanpassen? Wanneer het antwoord hierop
ja is, voldoet uw systeem mogelijk niet aan de betrouwbaarheidsvereisten van EFRO. Leg dit
voor aan de MA.
Bij een niet-digitaal systeem:
 Op welke termijn worden de urenregistraties geprint en door medewerker en leidinggevende
ondertekend? Per week, maand of kwartaal? Let op: bij EFRO moet dit tijdig zijn!
 Is autorisatie zichtbaar? (handtekening Let op: bij EFRO is dit verplicht!
 Is de datum van autorisatie van zowel medewerker als leidinggevende zichtbaar? Let op: bij
EFRO is dit verplicht!
 Is een parafenlijst van medewerkers en leidinggevenden opgenomen in het projectdossier?
Wanneer leidinggevenden/projectleiders uren schrijven op het project:
 Wie autoriseert de uren van de projectleider en op welke termijn?
 Wie accordeert de uren van de medewerker zonder leidinggevende (bijvoorbeeld directeur)?
Dit kan een mededirecteur zijn (hetzelfde niveau) of projectleider/directeur van
penvoerder/projectpartner waarmee in het project veel wordt samengewerkt. En op welke
termijn gebeurt deze accordering?
Uurtarieven
Wanneer u bij de berekening van de interne loonkosten in het EFRO-project gebruik maakt van
methodiek a of b (brutoloon + vaste opslagen), houdt u dan rekening met het volgende en leg
eventueel in uw AO/IC vast:
 Onderbouwing brutoloon per medewerker per jaar (bijvoorbeeld loonstrook december van
ieder jaar dat het EFRO-project loopt).
 Aantal contracturen per week per medewerker (methodiek a 1720 uur bij een 40-urig contract,
methodiek b 1720 bij een voltijd contract).
 13e maand: onderbouwing in cao of contracten (alleen niet-prestatiegebonden voor
medewerkers).
 Herberekening tarief wanneer situatie per medewerker wijzigt (contracturen per week,
loonsverhoging).
 WBSO specifiek voor het project: beschikkingen bewaren in projectdossier, WBSO-tarief in
mindering op uurtarieven of per jaar in het geheel in mindering.
AO/IC urenregistratie
Op dag/week/maandbasis registreren de medewerkers hun uren (sluitend/project). Hiervoor wordt het
systeem xxxx/format in Excel/…. gebruikt. Daarbij wordt op hoofdlijnen aangegeven op welke
ontwikkelingsactiviteit de bestede uren betrekking hebben/kunnen zij op de volgende EFRO-project
codes de uren schrijven: …..
De ingevulde urenstaat wordt vervolgens binnen 1 week/2 weken/… door de medewerker
ingediend/ondertekend en ter controle bij de leidinggevende/projectleider aangeboden. In het
systeem/op de geprinte urenstaat is zichtbaar welke medewerker wanneer de uren heeft
ingediend/geaccordeerd.
De leidinggevende/projectleider controleert de uren binnen 1 week/2 weken/…. Bij akkoord worden
de uren geboekt/door de leidinggevende/projectleider ondertekend. Autorisatie is zichtbaar in het
systeem (wie wanneer de uren heeft geautoriseerd)/op de geprinte urenstaat is de handtekening en
datum van ondertekening zichtbaar. Bij geen akkoord zet de leidinggevende/projectleider de uren
terug naar de medewerker in het systeem/moet de medewerker de uren opnieuw invullen in het
format en printen.
De geregistreerde uren van de projectleider worden geaccordeerd door de directeur/projectleider van
projectpartner …(tweede ondertekenaar). Autorisatie door projectleider en tweede ondertekenaar is
zichtbaar met datum van autorisatie.
4
Logo eigen organisatie
AO/IC Inkoop
Bij EFRO kunnen kosten opgevoerd worden van derden voor de aanschaf van bijvoorbeeld
materialen, machines, grondstoffen, inhuur personeel, etc. In de AO/IC wordt het proces beschreven
hoe een bepaalde derde partij gekozen wordt, wat er gebeurt bij ontvangst factuur en bij ontvangst
van het geleverde. Hieronder eerst de basisvragen die in de AO/IC moeten worden beantwoord en de
aandachtspunten voor EFRO.
Let op: als u voor het EFRO-project diensten of leveringen afneemt van projectpartners of partijen
waar uw organisatie mee is verbonden, dan kunt u deze kosten alleen opvoeren tegen kostprijs!
Let op: bij EFRO moeten organisaties die aanbestedingsplichtig zijn zich houden aan de
aanbestedingsregels! Als u niet zeker bent of u aanbestedingsplichtig bent, vraag dan de MA.
Let op: bij EFRO moet vanaf ca. € 50.000 de marktconformiteit aangetoond worden.
Selectie leveranciers:
 Is er binnen uw organisatie een afdeling of specifieke functie toegewezen voor de selectie van
leveranciers?
 Maakt u gebruik van vaste leveranciers? Zo ja, wordt dan periodiek gekeken of er geen
andere/betere leveranciers beschikbaar zijn?
 Hoe worden leveranciers vergeleken? Bijvoorbeeld via internet, offertes opvragen?
 Zijn er drempels waarboven u meerdere leveranciers vergelijkt? Bijvoorbeeld bij inkoop vanaf
€ 10.000?
 Wat zijn de criteria voor de vergelijking van leveranciers? Bijvoorbeeld prijs, leversnelheid,
ervaringen, kwaliteit.
 Waar/hoe worden de ontvangen offertes (ook die van leveranciers die niet zijn gekozen)
opgeslagen? Let op: voor EFRO zijn deze offertes onderdeel van de projectadministratie.
 Waar/hoe wordt vastgelegd hoe de leverancier is gekozen?
Afsluiten opdrachten en contracten:
 Wie (welke functie) of welke afdeling is binnen uw organisatie bevoegd bestellingen te
plaatsen of opdrachten te verlenen?
 Waar/hoe worden de opdrachten/contracten vastgelegd? Let op: opdrachtverleningen zijn bij
EFRO onderdeel van de projectadministratie.
 Gebruikt u een digitaal systeem? Zo ja, welk systeem?
Controle facturen:
 Gebruikt u een digitaal systeem? Zo ja, welk systeem?
 Welke afdeling/wie (functie) verwerkt de binnenkomende facturen?
 Wie (functie) bepaalt bij welk project de kosten van een factuur horen?
 Wie (functie) geeft akkoord op de facturen? Is hier extra controle of functiescheiding
ingebouwd?
 Wie zet de betaling klaar of geeft akkoord op de betaling en wie voert de betaling uit?
Controle leveringen:
 Wie (functie) controleert of het geleverde akkoord is?
 Waar en hoe wordt deze accordering vastgelegd?
 Is er bewijs van dat het geleverde ontvangen is?
 Gebruikt u een digitaal systeem? Zo ja, welk systeem?
AO/IC inkoop
Bij het inschakelen van of het inkopen bij derden wordt als volgt te werk gegaan:
Afdeling/functie is bevoegd bestellingen te plaatsen of opdrachten te geven. Bij opdrachten onder €
…. wordt 1 leverancier gezocht, meestal waar al eerder bestellingen zijn geplaatst/gevonden via
internet/…… Bij opdrachten boven € … worden tenminste xx leveranciers gevraagd een offerte uit te
brengen. De offertes worden vergeleken, waarbij de motivatie voor de keuze wordt vastgelegd in
systeem xxx/een memo. De volgende criteria worden meegenomen in de afweging: xxxx
5
Logo eigen organisatie
Na ontvangst van het geleverde controleert functie of de goederen voldoen aan de eisen. Functie
geeft akkoord op de levering. Dit wordt vastgelegd in systeem xx. Pakbonnen worden bewaard in
systeem xx.
Binnenkomende facturen worden verwerkt door afdeling/functie. Functie controleert de facturen in
vergelijking met het geleverde. Functie wijst de kosten toe aan de projecten/boekt de kosten op de
projecten. Functie autoriseert de facturen voor betaling. Bij binnenkomende facturen voor de inzet van
uren/inhuur van personeel controleert functie de gewerkte uren.
Na betaling van de kosten wordt een betaalbewijs en onderbouwing van de prestatie toegevoegd aan
de projectadministratie. De inzet van goederen in het project wordt tot slot geregistreerd in de
projectadministratie.
Interne controle
De projectleider wordt op regelmatige basis gecontroleerd door Naam, functie, op inhoudelijke en
administratieve voortgang van het project en naleving van de afspraken. Hiervoor worden overleggen
ingepland. Eventuele actiepunten worden (digitaal) geregistreerd en zo nodig toegevoegd aan de
projectadministratie.
De EFRO-projectadministratie wordt –volgens de EFRO-vereisten– na afronding van het project
gecontroleerd door een externe accountant.
Bewaarplicht
De volledige EFRO-projectadministratie dient bewaard te blijven tot uiterlijk 31 december 2028
(mogelijk dat in de vaststellingsbeschikking de bewaartermijn korter is). Wanneer bij controle blijkt dat
de projectadministratie niet meer voorhanden is, kan de subsidie teruggevorderd worden.
Beschrijf hoe de EFRO-projectadministratie bewaard wordt. Kent uw organisatie een archief? Bij
digitale systemen is het met de voortschrijdende techniek niet vanzelfsprekend dat deze in 2028 nog
toegankelijk zijn. Ga na of uw digitale systeem bij de vaststelling een dump kan maken van de
projectadministratie, zodat deze gegevens bevroren zijn en apart bewaard kunnen worden.
Schrijf bij fysieke archivering de uiterste bewaartermijn op de archiefmappen of dozen.
Denk ook aan betaalbewijzen: bij digitaal bankieren zijn overboekingen voor een beperkte termijn
zichtbaar.
6
Logo eigen organisatie
Parafenlijst
Naam medewerker
1
Leidinggevende1
Handtekening
Paraaf
Ook elke leidinggevende dient de parafenlijst in te vullen
7