Begeleidend schrijven procedure Veld 1 (Versie 3)

Veld 1: begeleidend schrijven voor de
Algemene Ledenvergadering 14/15
Door middel van dit document wil het bestuur van MHCP leden en betrokkenen
informatie verschaffen over de gang van zaken m.b.t. de aanleg van het nieuwe Veld 1.
Voor de komende Algemene Ledenvergadering is dit van bijzonder belang, omdat het
bestuur hierin ook de argumentatie voor bepaalde beslissingen op een rijtje zet. Dit
schrijven zal dan ook op de webpagina voor de Ledenvergaderingen worden geplaatst,
net als overige belangrijke stukken en documenten.
1 Ter herinnering: de situatie vooraf
Voor een goed beeld van het geheel willen we graag nog even terug naar de situatie van
het begin. Punt voor punt:




Op de laatste Ledenvergadering heeft het bestuur aangegeven zich
geconfronteerd te zien met een behoorlijke stijging van de exploitatiekosten.
Deze kosten zitten, grof gezegd, in schoonmaak, barcoördinatoren op zaterdag,
energie, opleidingskosten trainers, stijging kosten veilig keepermateriaal en een
ander softwarepakket ter ondersteuning van de steeds groter wordende
administratieve last op de vrijwilligers.1
Om deze stijgende kosten te bekostigen heeft het bestuur een voorstel gedaan
voor het aanpassen van de contributiestructuur.2 Naast dat dit de boel
overzichtelijker maakte door het schrappen van ledencategorieën, zijn de meeste
leden door deze aanpassing meer contributie gaan betalen.
Op dit moment, dat wil zeggen juni 2014, had het bestuur nog niet de definitieve
cijfers over het afgelopen seizoen. Toen ons gevraagd werd of de
contributiestijging de toegenomen kosten zou gaan dekken, kon de
penningmeester daarop dan ook geen definitief antwoord geven. Het bestuur kon
antwoorden dat een eventueel resterend negatief resultaat binnen acceptabele
grenzen zou blijven, met het oog op de gezonde financiële situatie van de
verenging.
Momenteel zijn de definitieve cijfers wél bekend.3 Even buiten de situatie van het
veld om, is bovenstaande voorspelling uitgekomen. We kijken tegen een
(voorlopig acceptabel) negatief resultaat aan, als we een aantal niet-structurele
kosten buiten beschouwing laten. Er is relatief veel eigen vermogen, dus de
vereniging heeft tijd en ruimte om structureel negatief resultaat zonder verdere
forse contributieverhoging op te lossen.
Zie: Notulen Ledenvergadering 17 juni 2014
Voorstel Aanpassing Contributiestructuur MHCP 2014
3 Zie jaarrekening MHCP 13/14
1
2
1
2 Vervanging van Veld 1 en de keuze van de Ledenvergadering
Het bestuur werd in de loop van het vorige seizoen geconfronteerd met het feit dat de
toplaag van Veld 1 vervangen diende te worden. Beide velden zijn eigendom van
Stichting Spurd; deze stichting is in principe dan ook verantwoordelijk voor het
onderhoud en de vervanging. De hockeysport staat echter pas sinds een aantal jaren
echt op de kaart in de gemeente Purmerend, en had voorheen een minder hoge
prioriteit. De ‘geldpot’ die Spurd voor de vervanging van Veld 1 gespaard had, was dan
ook gericht op een simpele vervanging van de zandingestrooide toplaag. Gezien de
sportieve ambities en capaciteiten van MHCP, alsmede de stem vanuit de leden,4 heeft
het bestuur gekozen voor inmenging in deze vervanging, om zo een betere grasmat voor
de leden te realiseren.5 Om die reden is vervolgens de Ledenvergadering van 17 juni
2014 bijeen geroepen. Op deze Ledenvergadering zijn deze punten aan de orde geweest:






Financiële ramingen van Stichting Spurd. Dit waren de cijfers (kostenplaatjes)
waarop Spurd zich m.b.t. de vervanging van het veld baseerde. Op grond van deze
cijfers zijn voorlopig keuzes gemaakt wat betreft ondergrond, grasmat etc., om
tot concrete cijfers te komen waarmee MHCP kon berekenen wat mogelijk was.
Argumentatie vóór en tegen waterveld en semi-waterveld. Technische
onderbouwing wat betreft de verschillende velden, maar ook argumenten
betreffende de ambitie van ons allen als vereniging.
De mening van het bestuur.
Voorstellen van financiering voor 4 scenario’s, waaronder de optie om voor
zowel het veld, als de verbouwing van het clubhuis een keer €50,- extra ten laste
van de leden te brengen.
Bovenstaand punt wil dus zeggen: maximaal €50,- per seizoen, maximaal €50,per bestemming, dus een totaal van €100,- wat dan uitgesmeerd zou worden
over twee aparte seizoenen.
Het bestuur zou zich inspannen om de tweede €50,- niet te innen.
De ledenvergadering heeft het bestuur uiteindelijk opdracht gegeven om zich in te
spannen voor de aanleg van een waterveld, met toestemming voor het innen van de
daarvoor benodigde €50,- (in dit document blijft de verbouwing verder even buiten
beschouwing, aangezien dit voorlopig nog geen doorgang gaat vinden).6
3 Verder verloop en vaststelling van de procedure
Het bestuur heeft de afgelopen maanden invulling gegeven aan de opdracht van de
Ledenvergadering. Direct na de Ledenvergadering zijn er verschillende gesprekken
gevoerd met Stichting Spurd, en is de boel in beweging gebracht. Puntsgewijs en in
chronologische volgorde:
Zie voor de uitslag van de poll: Notulen Ledenvergadering 17 juni 2014
Zie: “Grasmat; de grote keuze”
6 Zie Notulen Ledenvergadering 17 juni 2014
4
5
2











Na de eerste gesprekken kwam Spurd intern tot de conclusie dat de aanbesteding
moet gaan gebeuren volgens de Europese aanbestedingsregels, omdat juridisch
gezien Spurd de opdrachtgever is (semi-overheid).
Omdat een Europese aanbesteding een behoorlijk gedetailleerd programma van
eisen (bestek schrijven) behoeft, moest er dus een solide plan op tafel komen.
De vertegenwoordigers van MHCP en Spurd kwamen tot de conclusie dat beide
organisaties de kennis hiervoor niet in huis hebben. Daarom is een derde partij
ingeschakeld, een adviesbureau dat vanaf dit moment alle bijeenkomsten heeft
bijgewoond,de verdere aanbesteding zal begeleiden en het programma van eisen
(hierna: PVE) heeft geschreven.
Onderzoek naar de onderbouw (de laag onder het kunstgras) van Veld 1 door het
adviesbureau bracht helaas een tegenvaller naar voren. De velden die de
voorkeur van MHCP en Spurd hadden, waren voor deze onderbouw ongeschikt.
Dit hield in dat voor beide soorten veld een alternatief gekozen diende te worden.
Voor het semi-waterveld hield dit in: de nieuwe keuze is gevallen op een
geklemde semi-waterveldmat. Qua kosten ontloopt dit een normaal semiwaterveld op onze onderlaag namelijk vrijwel niet, maar qua speleigenschappen
is dit veld vrijwel gelijk aan een volledig waterveld.
Voor het waterveld hield dit in: de goedkoopste optie blijkt uiteindelijk het
storten van een harde ‘tussenlaag’ op de huidige onderlaag te zijn, waarna de
speciale watervelddemping-onderlaag kan worden gelegd. Deze optie;
“waterveld op schuimbeton”, was voor het bestuur eerder afgevallen vanwege
het kostenplaatje maar blijkt nu dus de enige mogelijke optie voor een
waterveld.
Harde realiteit voor beide soorten velden blijft echter wel: er moet een
kwalitatief betere (maar duurdere) variant worden gekozen vanwege de
onderbouw.
MHCP is intussen nog niet rond wat betreft de externe financiering. Hiervoor is
overleg geweest met de Rabobank, maar ook met “goede-doelen fondsen”.
Aanvragen zijn in behandeling, maar het is dus nog onduidelijk wat uiteindelijk
het totaal te financieren bedrag gaat zijn.
Na bijeenkomsten over details zoals kleur van het veld, belijning, oefengoals en
duck-outs, is het PVE is intussen klaar, en bevat een volledig uitgewerkt plan voor
zowel een waterveld als een semi-waterveld. Reden: financiën zijn nog niet rond.
MHCP en de Sportraad hebben intussen bij de gemeente een luisterend oor
gevonden en een kleine overwinning geboekt: Spurd krijgt vanuit de gemeente
opdracht om zoveel mogelijk in de aanleg van tenminste een semi-veld bij te
dragen. Dit leidt tot een extra bijdrage van €55.000,- (meer hadden ze niet).
MHCP is ook in vergevorderd stadium bij de aanvraag van geld uit een ander
fonds. Er zijn nog geen officiële toezeggingen gedaan, maar het bestuur durft te
hopen op een bijdrage.
3
4 De financiële situatie
Het bestuur heeft een meerjarenbegroting opgesteld waarin twee scenario’s zijn
opgenomen: de financiering voor een semi-waterveld en voor een volledig waterveld.7
Hierin zijn een aantal dingen duidelijk.



Bij de financiering dient MHCP nog met forse bedragen over de brug te komen.8
De rente + aflossing die daarmee gepaard zal gaan, gaat negatief op het jaarlijks
resultaat drukken. Grof gezegd gaat het hierbij om een tekort van jaarlijks
€10.000,- respectievelijk €20.000,-.9
Het bestuur heeft voorheen steeds rekening gehouden met een daling van de
kosten (bezuiniging) van de trainers met 10% (feitelijk enige kosten waarin
gesneden kan worden). De Technische Commissie geeft echter in overweging dat
het níet zeker is dat de kwaliteit van het technisch kader daarmee gewaarborgd
kan blijven. Om die reden is deze bezuiniging vooralsnog uit de begrotingen
weggelaten.
Er is gerekend met één keer de €50,- bijdrage van de leden. Zou dat om wat voor
reden dan ook wegvallen, dan moet ook dat bedrag extern gefinancierd worden
en komt er €3000,- aan afschrijvingslasten op het negatieve resultaat bij. Hierin
zijn de rentekosten dan nog niet meegerekend. Het bestuur ziet dat scenario dan
ook als hoogst onwenselijk.
Zie: Meerjarenbegrotingen MHCP.
Kostenberekeningen in concreto.
9 Meerjarenbegroting 14-15 t/m 17-18 Waterveld.
7
8
4
5 De beslissing die moet worden genomen
In onderstaande grafiek is (op schematische wijze) weergegeven wat de relatie is tussen
de kosten van de verschillende soorten velden, ten opzichte van hun
speeleigenschappen.
Kosten/eigenschappen velden
450
Waterveld op
schuimbeton
400
350
Geklemd semiwaterveld
300
Waterveld op
lava
250
200
Regulier semiwaterveld
150
100
50
0
Speleigenschappen beter ----->







In bovenstaande grafiek zijn de rode punten de scenario’s waar het bestuur
in de eerste situatie vanuit ging; de blauwe punten zijn de scenario’s die
mogelijk blijken met onze huidige onderbouw.
Zoals te zien is ontlopen het “waterveld oude situatie” en “semi-waterveld
nieuwe situatie” elkaar weinig.
Sportief gezien heeft een waterveld nog altijd de voorkeur. Met een geklemd
semi-waterveld doet MHCP zichzelf echter zeker niet tekort.
Financieel gezien is een waterveld wellicht nog haalbaar. Áls de bank hierin
meegaat, dan zal dit zijn vanwege de zekerheid vooraf dat de contributies
kunnen worden verhoogd.
Willen we dit als vereniging niet, dan moeten er dus op relatief korte termijn
alternatieve bronnen van inkomsten worden gegenereerd.
Denk daarbij aan crowd-funding om het te financieren bedrag te drukken, maar
ook aan het werven van sponsoren/adverteerders om structureel hogere
inkomsten te genereren.
Daarbij is een actieve, goed functionerende sponsorcommissie van essentieel
belang. Momenteel is die er helaas echter niet.
5
6 Conclusie
-
-
-
Het bestuur neemt het besluit tot aanleg van een waterveld onder de huidige
omstandigheden niet zonder expliciete opdracht van de Ledenvergadering.
Daarnaast behoudt het bestuur zich nadrukkelijk het recht voor om als gevolg
van financiële redenen af te zien van de aanleg van een waterveld, ook al zou de
Ledenvergadering hieraan wel de voorkeur geven.
Wat de bestuursleden betreft komt er met de beslissing toch voor het waterveld
te kiezen een verplichting mee voor iedereen om op zijn manier een steentje bij
te dragen.
Blijft de infrastructuur van MHCP zoals ‘ie momenteel is, dan is een waterveld op
schuimbeton toch wat te ambitieus.
6