Huishoudelijk reglement bestuur VELON

Huishoudelijk Reglement bestuur VELON
Artikel 1 Het bestuur
1.1.
De vereniging kent een bestuur en een dagelijks bestuur.
1.2.
Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter, de vice-voorzitter, de secretaris en de
penningmeester van de vereniging.
1.3.
Het bestuur bepaalt welke werkzaamheden aan het dagelijks bestuur kunnen worden
overgedragen.
Artikel 2 De voorzitter
2.1
De voorzitter van de vereniging is voorzitter van de ledenvergaderingen, van de
vergaderingen van het bestuur en van het dagelijks bestuur.
2.2
De voorzitter vertegenwoordigt de vereniging naar buiten.
Artikel 3 De vice-voorzitter
3.1
De vice-voorzitter staat de voorzitter bij in de uitoefening van zijn functie en vervangt hem zo
nodig.
Artikel 4 De secretaris
4.1
De secretaris is verantwoordelijk voor het maken van de agenda en verslagen van de
ledenvergaderingen, de vergaderingen van het bestuur en van het dagelijks bestuur.
4.2
De secretaris is verantwoordelijk voor het voeren van correspondentie, en het bijhouden van
het archief.
Artikel 5 De penningmeester
5.1
De penningmeester beheert de geldmiddelen, en is verantwoordelijk voor de
ledenadministratie.
5.2
De penningmeester legt jaarlijks tijdens de jaarlijkse algemene ledenvergadering
verantwoording af over de financiële situatie van de vereniging middels een jaarrekening en
overzicht van de balans.
5.3
De jaarrekening en de balans worden nagezien door een door de ledenvergadering gekozen
kascommissie, die van haar bevindingen verslag uitbrengt aan de ledenvergadering.
De kascommissie bestaat uit twee personen. Ieder lid in de kascommissie maakt twee jaar
deel uit van de commissie. Jaarlijks treedt één commissielid af en treedt er een nieuw
commissielid aan. Zo blijft kennis en ervaring in de commissie en wordt deze overgedragen op
het nieuwe commissielid. De commissie brengt verslag uit over het afgelopen verenigingsjaar.
5.4
De penningmeester legt de ledenvergadering de begroting voor het komende jaar voor.
Artikel 6 De eindredacteur VELON-tijdschrift
6.1
De eindredacteur van het VELON-tijdschrift maakt qualitate qua deel uit van het bestuur.
Aanstelling van de eindredacteur vindt plaats op basis van een detachering en maakt dus
geen deel uit van de verkiezingsprocedure ten aanzien van bestuursleden.
Artikel 7 Overige werkzaamheden bestuur
7.1
Alle niet bij enig voorafgaand artikel geregelde werkzaamheden van leden van het bestuur
worden door het bestuur in onderling overleg geregeld.
Artikel 8 Zittingstermijn
8.1
De zittingstermijn van de bestuursleden wordt zodanig geregeld, dat ieder jaar volgens een
door het bestuur op te maken rooster een vierde van het aantal bestuursleden aftredend is
8.2
Jaarlijks wordt zo spoedig mogelijk na de eerste ledenvergadering van het verenigingsjaar
een rooster van aftreden door het bestuur vastgesteld
8.3
Nieuw gekozen bestuursleden treden in functie onmiddellijk na afloop van de
ledenvergadering waardoor zij gekozen zijn.
8.4
Een tussentijds in functie getreden bestuurslid is na afloop van zijn zittingstermijn als regel
eenmaal herkiesbaar. De ledenvergadering kan besluiten tot een derde zittingstermijn.
Artikel 9 Verkiezing bestuursleden
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
9.7
9.8
9.9
9.10
De leden van het bestuur worden gekozen door de leden van de vereniging.
Verkiezingen vinden doorgaans plaats tijdens de jaarlijkse algemene ledenvergadering. In
uitzonderingsgevallen kunnen verkiezingen plaats vinden tijdens een bijzondere
ledenvergadering.
Leden van de vereniging zijn verkiesbaar en kunnen zich kandidaat stellen.
Op basis van het rooster van aftreden en eventuele tussentijds aftreden van bestuursleden
meldt het bestuur minimaal vier weken voorafgaand aan de ledenvergadering vacatures
binnen het bestuur.
Voor de functie van voorzitter en penningmeester doet het bestuur een voordracht voor een
kandidaat aan de ledenvergadering.
Voor de overige vacatures kunnen leden van de vereniging zich kandidaat stellen.
Het bestuur maakt uiterlijk 1 week voorafgaand aan de ledenvergadering de namen van de
kandidaten bekend.
Tijdens de ledenvergadering vindt stemming plaats ten aanzien van de door het bestuur
voorgedragen kandidaten voor het voorzitterschap of het penningmeesterschap en ten
aanzien van de kandidaten voor de overige bestuursvacatures.
Leden kunnen schriftelijk hun stem uitbrengen tijdens de ledenvergadering of voorafgaande
daaraan door een bericht naar de secretaris van de vereniging.
Kandidaten zijn gekozen wanneer minstens de helft van de stemmen positief is (bij één
kandidaat) of bij meerderheid van stemmen (bij meerdere kandidaten). Wanneer de stemmen
staken kan een herstemming plaats vinden tussen de twee kandidaten met het hoogste aantal
stemmen. Wanneer de stemmen wederom staken beslist het bestuur.
Artikel 10 Ledenvergadering
10.1
Het bestuur belast zich met de voorbereiding van de ledenvergaderingen. De data en de
agenda’s voor deze vergaderingen worden in de regel twee weken van te voren aan de leden
bekend gemaakt.
10.2
De punten van de agenda, die door tenminste tien leden van de vergadering ondersteund
worden en vier weken voor de ledenvergadering bij het bestuur zijn ingediend, worden op de
agenda geplaatst.
10.3
Over het al of niet in behandeling nemen van voorstellen die niet op de agenda voorkomen,
beslist de ledenvergadering bij meerderheid van stemmen.
10.4
Het bestuur schrijft op schriftelijk verzoek van tenminste twintig leden binnen vier weken een
ledenvergadering uit, die uiterlijk drie maanden na ontvangst van het verzoek moet
plaatsvinden.
10.5
Het bestuur kan een schriftelijke stemming, een referendum of een enquête uitschrijven.
Artikel 11 Stemming
11.1
Stemming over personen en zaken geschiedt bij gewone meerderheid van stemmen.
Stemmen bij volmacht is niet toegestaan.
11.2
Stemmen over personen geschiedt schriftelijk.
11.3
Op voorstel van het bestuur kan schriftelijke stemming achterwege blijven, indien alle in de
betrokken vergadering aanwezige leden het daar mee eens zijn.
11.4
Wordt na twee vrije stemmingen geen meerderheid verkregen, dan heeft een herstemming
plaats tussen de twee personen die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich
hebben verenigd.
11.5
Bij staking van stemmen over personen beslist het lot.
11.6
Bij staking van stemmen over zaken wordt het voorstel geacht verworpen te zijn.
Artikel 12 Wijzigingen huishoudelijk reglement
12.1
De ledenvergadering is bevoegd het huishoudelijk reglement te wijzigen. Voorstellen tot
wijziging kunnen alleen in behandeling komen wanneer deze op de agenda van de
ledenvergadering voorkomen, met inachtneming van het gestelde in artikel 10.