Mededeling aan HR-netwerk (18 januari 2002)

MINISTERIE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAP
AFDELING HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
Boudewijnlaan 30 1000 Brussel Marcel Van Lerberge: tel 02/5535019 fax 02/5535028 e-mail:
[email protected]
Mededeling aan HR-netwerk (18 januari 2002)
BUE-bevraging m.b.v. generieke vragenlijst en rapportage: Stand van zaken.
___________________________________________________________________________
1.
Deelname: gebruik van generieke vragenlijst en rapportage.



2.
Draaiboek BUE-proces.


3.
Zes departementen en acht VOI's hebben beslist om gebruik te maken van het generieke
basisinstrumentarium en de standaardrapportage door InSites (zie bijlage 1).
Departement Onderwijs gebruikt weliswaar de generieke vragenlijst, maar zal de verwerking van de
bevraging aanpakken zoals de BUA-bevraging, dus via Deloitte & Touche.
De entiteiten die geen gebruik wensen te maken van het generieke basisinstrumentarium engageren zich
ertoe het HR-netwerk te informeren hoe het eigen project verlopen is, kwestie van ervaringsuitwisseling.
In bijlage 2 wordt een aangepast draaiboek van de generieke BUE-bevraging gevoegd, waarin de
voornaamste stappen/ acties/ actoren/ beoogde resultaten/ timing worden opgenomen.
Het draaiboek start retroactief vanaf 17 december 2001 en loopt tot en met de rapportage omtrent de
evaluatie van het BUE-project (april/ mei 2002).
Stand van zaken BUE-bevraging (17 januari 2002).

Responsgraad:
-
De responsgraad bedroeg op donderdagavond 17 januari 2002 voor feedbackgevers 68 % (1221 op
1993) en voor de zelfevaluatie leidinggevenden 73 % (113 op 155)
Volgende cumulatieve frequentiecurve geeft de evolutie weer van de responsgraad over de
bevragingsperiode voor de feedbackgevers en de zelfevaluatie leidinggevenden:
-
100
90
80
percentage
70
60
50
40
30
20
10
0
8/1/02
9/1/02
10/1/02
11/1/02
14/1/02
15/1/02
16/1/02
17/1/02
datum
cum zelfevaluatie
317477318
cum evaluatie
Pagina 1 van 7
MINISTERIE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAP
AFDELING HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
Boudewijnlaan 30 1000 Brussel Marcel Van Lerberge: tel 02/5535019 fax 02/5535028 e-mail:
[email protected]


Voorlopige lijst van leerpunten:
-
Inhoudelijke opmerkingen worden momenteel verzameld en besproken in de vergadering van de
werkgroep "Feedback en MOP" op woensdag 23 januari 2002. Er zijn voorlopig geen fundamentele
opmerkingen.
-
Organisatorisch worden een aantal leerpunten geformuleerd (zie bijlage 3).
Laatste berichten: (zie eveneens de rubriek in de BUE-website):
In de vergadering van de werkgroep "Feedback & MOP" (11 januari 2002) werd het volgende
voorgesteld:


Dinsdag 15 januari 2002 werd een rappelbericht uitgestuurd naar de online feedbackgevers die de
ingevulde vragenlijst nog niet verstuurden. Een tweede bericht werd verstuurd op donderdagavond
17 januari 2002. Eveneens donderdag verwittigde D & T de interne begeleiders omtrent de stand
van zaken (responsgraad per entiteit).

Ter herinnering: Deloitte & Touche zal tijdens het natraject enkel begeleiding aanbieden bij de
integratie van de BUE-gegevens in het evaluatierapport indien direct gevraagd door de evaluator of
door de interne begeleider, als de evaluator hem/ haar verzocht D & T te contacteren. De
ondersteuning gebeurt dus steeds vraaggestuurd. Indien de vraag direct vanwege de evaluator komt,
informeert D & T de interne begeleider dat een vraag tot begeleiding binnengekomen is.
Wijze van verspreiden van rapporten:
Onder de website rubriek "Informatie voor interne begeleiders" staat een tabel waarin, per entiteit, de
keuze voor distributieformule in opgenomen kan worden. Wij vragen u zo vlug mogelijk binnen uw
entiteit te informeren welke formule men verkiest en ons deze keuze door te geven.
De standaardformule voor verspreiding is als volgt:
Deloitte & Touche zorgt voor een dubbele afdruk van alle rapporten en overhandigt het volgende
persoonlijk en manueel aan elke eerste evaluator van de leidinggevende(n):
 CD-rom én papieren versies van de globale rapporten leidinggevenden,
 Papieren versie van het globale rapport , bestemd voor elke betrokken leidinggevende.
Het is de bedoeling dat:
- de eerste evaluator zo vlug mogelijk de papieren versie van het globale rapport aan elke betrokken
leidinggevende persoonlijk en manueel overhandigt, zeker ruimschoots voor het evaluatiegesprek.
Dit BUE-rapport is immers een belangrijk document voor de zelfevaluatie van de leidinggevende,
als voorbereiding tot het evaluatiegesprek met zijn/ haar eerste evaluator.
- Deloitte & Touche voor het overhandigen van de documenten een bericht bezorgt aan alle
evaluatoren (41?), leidinggevenden (155?) en interne begeleiders (14?) over hoe de verspreiding
van de rapporten zal gebeuren (door wie? Wat? Wanneer? ….)
- Een begeleidend schrijven gevoegd wordt bij de documenten met adviestips inzake integratie van
de gegevens en begeleidingsmogelijkheden door D & T.
- Deloitte & Touche alles in het werk stelt om de desbetreffende interne begeleider te informeren en
te betrekken in het verder ondersteunen van het natraject.
- Idealiter zal elke interne begeleider voorafgaand aan de verspreiding van de rapporten, de eerste
evaluatoren van de leidinggevende(n) informeren over zijn/ haar mogelijke rol in de begeleiding bij
het natraject van het BUE-proces.
317477318
Pagina 2 van 7
MINISTERIE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAP
AFDELING HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
Boudewijnlaan 30 1000 Brussel Marcel Van Lerberge: tel 02/5535019 fax 02/5535028 e-mail:
[email protected]
Bijlage 1: Deelname gebruik van generieke vragenlijst en rapportage.
BUE 2001
Gebruik generiek basisinstrumentarium
Definitieve stand van zaken
volgnr
naam van de entiteit
generieke BUE-pakket
MINISTERIE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAP
GEMEENSCHAPPELIJKE DIENSTEN VOOR HET MINISTERIE
1
2
3
INTERNE AUDIT
STURING EN CONTROLE ICT
INTERNE DIENST VOOR PREVENTIE EN BESCHERMING OP HET WERK
J
J
J
DEPARTEMENT COORDINATIE
BOVENBOUW COO
4
5
6
ADMINISTRATIE KANSELARIJ EN VOORLICHTING
ADMINISTRATIE BUITENLANDS BELEID
J
J
J
DEPARTEMENT ALGEMENE ZAKEN EN FINANCIEN
7
8
9
10
11
12
13
BOVENBOUW AZF
ADMINISTRATIE AMBTENARENZAKEN
ADMINISTRATIE PERSONEELSONTWIKKELING
ADMINISTRATIE LOGISTIEK MANAGEMENT
ADMINISTRATIE BUDGETTERING, ACC.EN FIN.MANAGEMENT
ADMINISTRATIE OVERH.OPDR.,GEBOUWEN&GESUBS.INFRASTR
ADMINISTRATIE PLANNING EN STATISTIEK
J
J
J
J
J
J
J
DEPARTEMENT ONDERWIJS
14
15
16
17
18
19
BOVENBOUW OND
ADMINISTRATIE ONDERSTEUNING
ADMINISTRATIE BASISONDERWIJS
ADMINISTRATIE SECUNDAIR ONDERWIJS
ADMINISTRATIE HOGER ONDERWIJS EN WET. ONDERZOEK
ADMINISTRATIE PERMANENTE VORMING
N
N
N
N
N
N
DEPARTEMENT WELZIJN, VOLKSGEZONDHEID EN CULTUUR
20
21
22
23
BOVENBOUW WVC
ADMINISTRATIE GEZIN EN MAATSCHAPPELIJK WELZIJN
ADMINISTRATIE GEZONDHEIDSZORG
ADMINISTRATIE CULTUUR
J
J
J
J
DEPARTEMENT ECON.,WERKGEL.,BINNENL.AANG.EN LANDB.
24
25
26
27
28
29
BOVENBOUW EWBL
ADMINISTRATIE ECONOMIE
ADMINISTRATIE ECONOMIE
ADMINISTRATIE WERKGELEGENHEID
ADMINISTRATIE BINNENLANDSE AANGELEGENHEDEN
ADMINISTRATIE LAND- EN TUINBOUW
J
J
J
J
J
J
DEPARTEMENT LEEFMILIEU EN INFRASTRUCTUUR
30
31
32
317477318
BOVENBOUW LIN
ADMINISTRATIE ALGEMENE ADMINISTRATIEVE DIENSTEN
ADMINISTRATIE MILIEU-,NATUUR-,LAND-,EN WATERBEHEER
J
J
J
Pagina 3 van 7
MINISTERIE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAP
AFDELING HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
Boudewijnlaan 30 1000 Brussel Marcel Van Lerberge: tel 02/5535019 fax 02/5535028 e-mail:
[email protected]
ADMINISTRATIE RUIMT.ORD.,HUISV.,MONUM.EN LANDSCH.
33
34
35
36
ADMINISTRATIE WEGEN EN VERKEER
ADMINISTRATIE WATERWEGEN EN ZEEWEZEN
ADMINISTRATIE ONDERSTEUNENDE STUDIES EN OPDRACHTEN
J
J
J
J
DEPARTEMENT WETENSCHAP, INNOVATIE EN MEDIA
BOVENBOUW WIM
37
ADMINISTRATIE WETENSCHAP EN INNOVATIE
38
ADMINISTRATIE MEDIA
39
VLAAMSE OPENBARE INSTELLINGEN
40
41
Administratieve diensten van het Gemeenschapsonderwijs
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
Dienst voor de Scheepvaart
Commissariaat-Generaal voor de bevordering van de Lichamelijke Ontwikkeling, de
Sport en de Openluchtrecreatie
Dienst voor Infrastructuurwerken van het Gesubsidieerd Onderwijs
Export Vlaanderen
GOM Antwerpen
GOM Limburg
GOM Oost-Vlaanderen
GOM Vlaams-Brabant
GOM West-Vlaanderen
IWT-Vlaanderen
Kind en Gezin
NV. Zeekanaal en Watergebonden Grondbeheer Vlaanderen
Openbaar Psychiatrisch Ziekenhuis Geel
Openbaar Psychiatrisch Ziekenhuis Rekem
Openbare Afvalstoffenmaatschappij voor het Vlaamse Gewest
Permanent secretariaat van de Vlaamse Onderwijsraad
SERV
Toerisme Vlaanderen
Vlaams Fonds voor de Sociale Integratie van Personen met een Handicap
Vlaams Instituut voor het Zelfstandig Ondernemen (VIZO)
Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding
Vlaamse Huisvestingsmaatschappij
Vlaamse Landmaatschappij
Vlaamse Milieumaatschappij
J
J
J
J
N
N
J
N
N
N
N
N
N
J
J
N
J
N
N
N
N
J
N
J
N
J
N
N
(1) De bevragingslijnen zouden uiterlijk tegen 4 januari bezorgd worden
(2) DS zou enkel op Insites beroep doen voor de verwerking van de antwoorden (off-line) in de rapporten
Er zijn nog geen bevragingslijnen doorgegeven
317477318
Pagina 4 van 7
MINISTERIE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAP
AFDELING HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
Boudewijnlaan 30 1000 Brussel Marcel Van Lerberge: tel 02/5535019 fax 02/5535028 e-mail: [email protected]
Bijlage 2: Draaiboek BUE: (vanaf 17 december 2001).
Stappen
Communicatie
Actoren

Acties
Centrale coördinatoren
(Fred & Marcel)
Werkgroep 'Feedback'
APO

Interne HR-begeleider per
entiteit

Interne HR-begeleider


Insites




APO


Insites


Deloitte & Touche


Interne begeleider

Analyse en
rapportering

Insites



Verspreiding
rapporten

Deloitte & Touche (CDroms aangeleverd door
Insites)




Bevragingslijnen 
Opstart BUEbevraging
(inclusief
zelfevaluatie!)
Real-time
opvolging BUEbevraging
317477318
Resultaat
Timing
Aanvullen BUE-website met
geconsolideerde documenten:
- Algemene bepalingen
- Veel gestelde vragen (FAQ's)
- BUE-vragenlijst en -rapport
- Aanspreekpunten
- Laatste berichten
- Informatie voor interne begeleiders
- …….
Communicatie aan alle betrokkenen &
diegenen waarvoor BUE niet geldt!

Geconsolideerde BUE-website

Uiterlijk 4/01/2002


Uiterlijk 4/01/2002
Bevragingslijnen bezorgen aan Insites, via
HRM centraal
Correcties doorvoeren indien nodig
Nagaan behoefte tot maatwerk
Uitsturen elektronische en 'pen/papier'versie vragenlijst aan betrokkenen
Communiceren situering, doel,
coördinaten begeleiders & rol,
instructies..
Opvolgingsdata aanleveren aan D & T;
rappel versturen
Opvolgen en 'afwijkingen' signaleren aan
interne begeleiders
Rappel versturen aan offline
feedbackgevers (gegevens bezorgd door
Insites)
Inbrengen offline formulieren
Definiëren van analyses
Aanmaken standaardrapporten

Relevante informatie voor iedereen
omtrent situering, doel, uitwerking,
coördinaten,… van BUE-project.
Definitieve bevragingslijnen in
databestand Insites

Uiterlijk 19/12/2001
Beslissing behoefte tot maatwerk

Vragenlijsten (inclusief

zelfevaluatie) verstuurd
Communicatie in begeleidend bericht 
vragenlijst
Uiterlijk 17/12/2001
7/01/2002
(afsluiten: 18/01/02)
Uiterlijk 3/01/2002
Opvolgingsdata aangeleverd; rappel
verstuurd
Real-time opvolging bevraging
Signalisatie afwijkingen in verloop
Rappel verstuurd

7/01 t/m 18/01/2002
(rappel:14 & 17/01)
7/01 t/m 18/01/2002
17/01/2002
17/01/ 2002

Standaardrapport per evaluator
(administratie ministerie; VOI)

21/01 t/m
30/01/2002
Bevraging entiteiten qua desiderata
verspreidingsmodaliteit (3
mogelijkheden)

Verspreidingsmodaliteit per entiteit
(administratie; VOI) gekend

Uiterlijk 25/01/2002







Pagina 5 van 7



MINISTERIE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAP
AFDELING HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
Boudewijnlaan 30 1000 Brussel Marcel Van Lerberge: tel 02/5535019 fax 02/5535028 e-mail: [email protected]

Coördinatie

Evaluatoren




Centrale coördinatoren
Werkgroep 'Feedback'
APO



Ondersteuning
vraaggestuurd
(natraject)

Team Deloitte & Touche






APO / D & T



Insites
Deloitte & Touche
Interne begeleiders

Werkgroep 'Feedback'






Centrale coördinatie; APO

Evaluatie project 

317477318
CD-rom én papieren versies bezorgen aan
elke evaluator
Papieren versie bezorgen aan elke
leidinggevende
Permanent overleg met interne en externe
begeleiders
Stroomlijnen van totale operatie;
adviseren bijsturing van proces
Overleg in werkgroep & adviezen op
BUE-website en aan betrokkenen
Controle kwaliteit en timing van proces
Vastleggen overeenkomst wijze van
ondersteuning MVG-D&T

Rapporten in bezit van evaluatoren


Rapporten in bezit van
leidinggevenden
Nieuwe afspraken, beslissingen,
bijsturingen,….
Gestroomlijnd proces
Advies problemsolving & bijsturing
proces

Vanaf 1/02;
Uiterlijk 6/02/2002
Uiterlijk 6/02/2002

7/01 t/m 15/03/2002


idem
idem






Aanmaak Internet-sjabloon voor
opvolgingsstramien per entiteit
Ondersteuning evaluatoren bij integratie
BUE-resultaten in rapport (2 service
levels)
Permanent overleg met interne
begeleiders, centrale coördinatie, APO
Aanmaak suggesties voor integratie BUEresultaten in verslag
Aanleveren analysegegevens evaluatie
Idem
Idem
Eventueel maatwerk evalueren
Kwaliteitsaudit evaluatieverslagen;
Uitvoeren en rapporteren evaluatie BUE;
advies voor toekomstige bijsturingen
Inventariseren en verwerken
evaluatiegegevens
Rapportering klaarmaken aan bevoegde
instanties (OKA; PIWP; CSG;MOVI;…)

Kwaliteit en timing onder controle
Geconsolideerde overeenkomst wijze 
van ondersteuning (2 service levels)
Standaardsjabloon
opvolgingsstramien

Evaluatoren ondersteund bij
integratie in rapport


Geconsolideerd overleg

Suggesties op BUE-website






Uiterlijk 21/12/01
Uiterlijk 4/01/2002
4/02/ t/m
15/03/2002

4/02/ t/m
15/03/2002
Uiterlijk 18/01/2002
Insteek evaluatie
Idem
Idem
Evaluatierapport bij evt. maatwerk
Evaluatierapport, inclusief advies ter
bijsturing, o.a. op basis van
kwaliteitsaudit en insteek door
interne en externe begeleiders





Uiterlijk 10/02/2002
Uiterlijk 30/03/2002
Uiterlijk 30/03/2002
Uiterlijk 30/03/2002
Uiterlijk 30/04/2002

Inventaris en verwerking

15/03 t/m 15/04/02

rapportage

Vanaf 1/05/2002 op
afspraak.
Pagina 6 van 7
MINISTERIE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAP
AFDELING HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
Boudewijnlaan 30 1000 Brussel Marcel Van Lerberge: tel 02/5535019 fax 02/5535028 e-mail:
[email protected]
Bijlage 3: Leerpunten BUE-bevraging via een webapplicatie

Het meest ideale zou zijn dat de HR-verantwoordelijke de informatie over de bevragingslijnen via een
aparte module in de webapplicatie kan inbrengen. Hierdoor schakelen we de vraag uit welke
officetoepassing (excel of access) moet gebruikt worden om geen versieproblemen te ondervinden bij het
bevragen van de entiteiten.
Hierdoor verkleint ook de kans dat de externe partner de aangereikte informatie verkeerd interpreteert of
manipuleert. De input gebeurt dan immers volgens de wensen van de externe partner en zal in
overeenstemming zijn met de opbouw van de databank.

In de communicatie met de personeelsleden dient duidelijk vermeld te worden dat iedereen, ook de mensen
die enkel intranet hebben, de internetpagina’s kunnen invullen. Hiervoor dient tijdig door middel van een op
te volgen werkaanvraag SBS in kennis gesteld te worden van de noodzaak om deze internetpagina’s als
intranetpagina’s te beschouwen.

Een testfase, op zeer beperkte schaal, blijft handig om volgende kleine maar storende onvolmaaktheden te
voorkomen:

In diezelfde mail moet nagekeken worden dat de link naar de webpagina’s wel effectief werkt. Dit kan
soms bij bepaalde browsers (Netscape) niet het geval zijn.

Indien mogelijk moeten de wachtwoorden zo zijn opgebouwd dat vergissingen tussen 0 en O en 1 en l
(L) uitgesloten zijn. Optimaal zou zijn dat deze informatie geïntegreerd is in de link zodat een gebruiker
met een eenvoudige klik de identiteitscontrole passeert.

Als de externe partner “onleverbare” e-mails terugkrijgt, zou er eerst moeten nagegaan worden of dit te
wijten is aan netwerkproblemen (bvb. bij de Vlaamse overheid) vooraleer wordt overgegaan tot het
aanmaken van off-line documenten. Het herzenden van teruggekeerde e-mails zou hier een mogelijkheid
kunnen zijn.

Misschien kan ook best in de begeleidende brief naar de mensen die een offline-formulier ontvangen een
alinea opgenomen worden waarin gesteld wordt waarom zij een offline document ontvangen.

Ook de procedure qua aanloggen en de inloggegevens kunnen het best in een kader of door middel van
kleuren duidelijker vermeld worden.
317477318
Pagina 7 van 7