MINISTERIE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAP

Vlaamse overheid
Beleidsdomein Bestuurszaken
Agentschap voor Overheidspersoneel
Open offerteaanvraag
Consultancy in Organisatieontwikkeling
Openingszitting offertes
Op 19 mei 2014 om 15 uur in lokaal Balkon 2 Links in
het Boudewijngebouw, Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel
2
I. ALGEMENE BEPALINGEN
______________________________________
I.1.
AANBESTEDENDE OVERHEID
1. Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschap,
vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon
van:
- de administrateur-generaal van het intern verzelfstandigd agentschap
zonder rechtspersoonlijkheid Agentschap voor Overheidspersoneel.
2. Volgende administratieve entiteit is belast met de opvolging van deze
opdracht:
Beleidsdomein Bestuurszaken
Agentschap voor Overheidspersoneel
Afdeling Advies-en Dienstverlening
Boudewijnlaan 30
1000 brussel
Alle briefwisseling m.b.t. deze opdracht moet naar die entiteit worden
gestuurd, behoudens toepassing van punt 3 hierna.
3. Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet
worden betekend aan de Kanselarij van de Voorzitter van de Vlaamse
Regering, Koolstraat 35 in 1000 Brussel.
Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een
dagvaarding, gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of een
ander exploot.
Hetzelfde adres geldt ook voor de aangetekende brief waarbij een
schuldvordering wordt overgedragen of inpandgegeven.
4. De aanbestedende overheid treedt voor deze opdracht op als aankoopcentrale of opdrachtencentrale in de zin van art. 2, 4° van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten
van 15.6.2006, ten aanzien van alle entiteiten met afzonderlijke rechtspersoonlijkheid die door de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest
zijn of zullen worden opgericht.
In dit bestek wordt verder bedoeld:
Opdrachtgever: de administratieve entiteit die met de opvolging van deze
opdracht is belast, met name het Agentschap voor Overheidspersoneel.
Opdrachtnemer/opdrachtnemers: de externe partner/partners aan wie de
opdracht zal worden toegewezen.
Rechtspersoon: de entiteit met afzonderlijke rechtspersoonlijkheid die door de
Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest is of zal worden opgericht en
die in het kader van de opdrachtencentrale toetreedt tot de opdracht.
3
I.2.
VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT
Het voorwerp van deze opdracht heeft betrekking op het verlenen van
consultancy inzake organisatieontwikkeling voor de Vlaamse overheid.
De diensten hebben betrekking op de CPV-code 79410000 (adviezen inzake
bedrijfsvoering, management en aanverwante diensten).
Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van art. 3 van de Wet
overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en
diensten van 15 juni 2006.
De opdracht is opgedeeld in twee percelen:
Perceel1: Procesmanagement: uittekenen en optimaliseren van processen –
inclusief uitvoeren van strategische en operationele risico-analyse
Perceel 2: Opmaken van personeelsplanningen - inclusief het koppelen aan de
functieclassificatie van de Vlaamse overheid.
De opdracht wordt toegekend voor een periode van 4 jaar te rekenen vanaf de
datum vermeld in de sluitingsbrief. Jaarlijks kan de overeenkomst eenzijdig
door de opdrachtgever worden opgezegd (zonder dat de opdrachtnemer
aanspraak kan maken op een schadevergoeding) mits een aangetekend
schrijven één maand voor de verjaardag van de overeenkomst.
In deel III (Technische voorschriften, vanaf pagina 17) wordt het voorwerp van
de opdracht meer in detail toegelicht.
I.3.
GUNNINGSWIJZE
De gunning van deze opdracht gebeurt via open offerteaanvraag.
I.4.
TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN
Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk:
-
Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken,
leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna: Wet
Overheidsopdrachten);
-
Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van
15 juli 2011 (hierna: KB Plaatsing);
-
Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de
overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van
14 januari 2013 (hierna: KB Uitvoering);
-
Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen
inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken,
leveringen en diensten van 17 juni 2013.
U kunt deze regelgeving terugvinden op:
http://www.bestuurszaken.be/regelgeving-overheidsopdrachten
4
I.5.
TOEPASSELIJKE DOCUMENTEN
Voor de in dit bestek beschreven opdracht kan volgende documentatie interessant zijn (dit is geen limitatieve opsomming):
- Over AgO:
http://www.agoweb.be/
- Over de Vlaamse overheid en Bestuurszaken:
http://www.bestuurszaken.be/onze-organisatie
- Over ons personeelsbeleid:
http://www.bestuurszaken.be/hr-beleid
- Over organisatieontwikkeling aan de Vlaamse overheid:
http://www.bestuurszaken.be/organisatieontwikkeling
- Over organisatiebeheersing:
http://www.bestuurszaken.be/wat-organisatiebeheersing
- De leidraad ivm organisatiebeheersing:
http://www.bestuurszaken.be/sites/bz.vlaanderen.be/files/documenten/o
rganisatieontwikkeling/organisatiebeheersing/080505_Leidraad.pdf
- Over procesmanagement:
http://www.bestuurszaken.be/procesmanagement
- Over functiefamilies:
http://www.bestuurszaken.be/nieuws/uitbreiding-functieweging-bij-devlaamse-overheid
en ook:
http://www.bestuurszaken.be/competenties-functies
- Over personeelsplannen:
http://www.bestuurszaken.be/personeelsplannen
I.6.
OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE BEPALINGEN
Raamovereenkomst.
Huidige opdracht betreft een raamovereenkomst in de zin van artikel 3, 15° van
de Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, waarbij een raamovereenkomst
wordt gedefinieerd als "een overeenkomst tussen een of meer aanbestedende
overheden of overheidsbedrijven en een of meer aannemers, leveranciers of
dienstverleners met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden
inzake te plaatsen opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijzen
en eventueel de beoogde hoeveelheden".
Artikel 32 van deze wet voorziet immers dat een aanbestedende overheid
raamovereenkomsten kan sluiten.
De raamovereenkomst zal worden gesloten voor een maximale termijn van 4
jaar, te rekenen vanaf de datum vermeld in de sluitingsbrief.
Overeenkomstig artikel 138 van het Koninklijk Besluit Plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 beoogt huidige opdracht het afsluiten van een raamovereenkomst met meerdere deelnemers per perceel.
5
Het aantal deelnemers per perceel wordt beperkt tot drie (voor zover het
aantal geschikte offertes voldoende groot is).
De concrete opdrachten zullen via een mini-competitie per perceel in mededinging worden gesteld onder de gekozen deelnemers. De inhoudelijke toelichting over de wijze waarop de opdrachten concreet worden geplaatst bij de
gekozen deelnemers is beschreven in deel III (Technische voorschriften) op
pagina 19-20. Het aantal uit te voeren opdrachten kan niet op voorhand worden
ingeschat. In geen geval zullen de deelnemers aanspraak kunnen maken op
een minimaal aantal opdrachten, noch op een schadevergoeding wegens te
weinig aantal toevertrouwde opdrachten. Indien een deelnemer van oordeel is
dat hij om een gegronde reden (bijv. belangenvermenging) een bepaalde
opdracht niet kan uitvoeren, dient hij de opdrachtgever daarvan zo spoedig
mogelijk in kennis te stellen.
Het toewijzen van de raamovereenkomst op basis van dit bestek geeft de opdrachtnemer geen enkel exclusiviteitrecht. Het opdrachtgevend bestuur kan
gedurende de looptijd van de overeenkomst prestaties, identiek of analoog aan
deze beschreven in dit bestek, laten uitvoeren door andere opdrachtnemers of
door zijn eigen diensten. De opdrachtnemer kan in dit geval geen aanspraak
maken op enige vergoeding.
Taalgebruik (artikel 53, KB Plaatsing).
De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en
schriftelijke relatie met de aanbestedende overheid.
Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan de overheid
een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen.
Informatiesessie.
Vragen in verband met dit bestek kunnen enkel schriftelijk gesteld worden en
dienen verstuurd te worden aan:
Beleidsdomein Bestuurszaken
Agentschap voor Overheidspersoneel
Freija De Smet,
Boudewijnlaan 30 bus 50, 1000 Brussel
Of per e-mail ter attentie van: [email protected]
De schriftelijk gestelde vragen zullen voorgelezen en beantwoord worden
tijdens de informatiesessie. Deze informatiesessie zal georganiseerd worden
op 25 april 2014, om 14.00 uur, in het lokaal Balkon 3 Links van het
Boudewijngebouw, Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel. Het verslag van deze
informatiesessie met de vragen en antwoorden zal worden bekendgemaakt via
e-notification.
I.7.
LIJST AFWIJKINGEN KB UITVOERING
De artikelen van het KB Uitvoering waarvan dit bestek afwijkt, zijn:
- 25 tot 30.
6
II.
ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN
___________________________________________________
A.
PLAATSING VAN DE OPDRACHT
A.1. SELECTIE
A.1.1.
UITSLUITING, RSZ-VERPLICHTINGEN EN BELANGENVERMENGING (ART. 61, 62 EN 64 KB PLAATSING)
Art. 61 en 62. Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver
zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 61.
Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZattest, de jaarrekeningen en het attest van niet-faling via elektronische weg op
conform art. 60, §1. De overige documenten worden opgevraagd bij de
inschrijver.
De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die personeel
tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een
andere lidstaat van de Europese Unie, voegt bij zijn offerte een attest of een
verklaring volgens de bepalingen van art. 62, §2.
Art. 64. Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet
in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in dit artikel.
A.1.2.

KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA (ART. 67, 68 en 72 KB
PLAATSING)
Zijn financiële en economische draagkracht toont hij aan door het
voorleggen van:
De inschrijver toont zijn financiële en economische draagkracht aan door
het voorleggen van een bankverklaring waarin de bankier de financiële
gezondheid van de inschrijver bevestigt, rekening houdend met de omvang
en complexiteit van de opdracht.
De inschrijver dient hiertoe het bijgevoegde model (zie bijlage) te laten
invullen door zijn huisbankier.

Zijn technische bekwaamheid toont hij aan door:
-
Een overzicht per perceel waarvoor ingeschreven wordt van de aantoonbare ervaring van de inschrijver over de laatste drie jaar.
Het is de bedoeling om op basis van de opgegeven referenties een zicht
te krijgen op de kennis, ervaring en deskundigheid van de inschrijver
m.b.t. het verlenen van de gevraagde of gelijkaardige consultancy.
Referenties mogen komen van binnen en buiten de overheidssector. De
aantoonbare ervaring met opdrachten binnen een Vlaamse of andere
7
overheid vormt een pluspunt. Om technisch geschikt bevonden te
worden, dient de inschrijver, per perceel waarvoor ingeschreven wordt,
minstens één relevante referentie op te geven.
Per referentie dient vermeld te worden wanneer de opdracht werd uitgevoerd en wat de aard van de opdracht precies was. Vooral dit laatste
dient nauwkeurig en gedetailleerd beschreven te worden:
- Voor welke firma/organisatie werd gewerkt?
- Wat was de doelstelling van de opdracht?
- Welke methodologie werd gehanteerd? Waarom werd deze
methodologie gekozen? Kan men aantonen dat dit de best
beschikbare methodiek was?
- Werd een interventie eventueel op bepaalde
theorieën/wetenschappelijke inzichten gebaseerd? Zo ja, welke
en waarom?
- Wat was het uiteindelijke resultaat van de opdracht? Kostprijs?
Doorlooptijd?
- Referenties met mogelijke contactpersonen bij de klant en –
indien beschikbaar - evaluatieformulieren van vroegere projecten
-
De vakkennis en deskundigheid. Het is de bedoeling om na te gaan of
de inschrijver over de nodige vakbekwaamheid beschikt om de
gevraagde ondersteuning uit te voeren. De vakkennis kan aangetoond
worden door te beschrijven welke methodieken en modellen de
aanbieder hanteert in gelijkaardige consultancy opdrachten betreffende
het thema van het perceel. We willen daarbij te weten komen waarom
de aanbieder denkt dat dit de best beschikbare modellen of
methodieken zijn. We vinden het daarbij niet onbelangrijk dat er voor de
effectiviteit van de modellen en methodieken aantoonbaar bewijs
bestaat. Bewijs kan uit volgende bronnen afkomstig zijn (in volgorde van
sterkte van bewijs): wetenschappelijke literatuur (meta-analyses,
systematic-reviews, afzonderlijke studies, …), experimenten, opinies
van experten, cases,…
-
Per perceel dient de inschrijver minimaal 4 geschikte consultants te
kunnen inzetten. De opdrachtnemer moet immers per perceel in staat
zijn om eventueel twee opdrachten gelijktijdig te kunnen uitvoeren.
A.1.3.
BEROEP OP DE DRAAGKRACHT VAN ANDERE ENTITEITEN (ART.
74 KB PLAATSING)
De inschrijver kan zich beroepen op de draagkracht van onderaannemers of
andere entiteiten. In dat geval voegt de inschrijver de nodige documenten toe
aan zijn offerte, waaruit de verbintenis van deze onderaannemers of van
andere entiteiten blijkt om de voor de opdracht noodzakelijke middelen ter
beschikking te stellen van de inschrijver.
De opdrachtnemer is verplicht de onderaannemers in te zetten waarop hij zich
heeft beroepen in het kader van de kwalitatieve selectie. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid.
Deze onderaannemers of entiteiten mogen zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 KB Plaatsing.
8
A.2. MODALITEITEN
A.2.1.
PERCELEN (ART. 11 EN 89 KB PLAATSING)
Deze opdracht is als volgt verdeeld in percelen:
Perceel 1: Procesmanagement: uittekenen en optimaliseren van processen –
inclusief uitvoeren van strategische en operationele risico-analyse
Perceel 2: Opmaken van personeelsplanningen - inclusief het koppelen aan de
functieclassificatie van de Vlaamse overheid.
Elk perceel is hierbij te beschouwen als een afzonderlijke opdracht en zal apart
beoordeeld worden. De inschrijver mag voor meerdere percelen inschrijven
maar dient voor elk perceel een aparte offerte in te dienen. Voor elk perceel
dient het ermee corresponderende offerteformulier en inventaris te worden
ingevuld en ondertekend.
De aanbestedende overheid heeft het recht één of meerdere percelen niet te
gunnen en eventueel opnieuw te gunnen op dezelfde of op een andere wijze.
A.2.2.
VARIANTEN (ART. 9 KB PLAATSING)
Het indienen van vrije varianten is verboden.
A.3. OFFERTE – OPENING, INDIENING, VORM EN INHOUD
A.3.1.
OPENING VAN DE OFFERTES (ART. 92 KB PLAATSING)
De opening van de offertes vindt plaats in openbare zitting op 19 mei 2014 om
15 uur in lokaal Balkon 2 Links, Boudewijngebouw Boudewijnlaan 30, 1000
Brussel.
A.3.2.
INDIENING VAN DE OFFERTES (ART. 51 EN 90 KB PLAATSING)
De offertes moeten elektronisch worden overgelegd via de e-tendering
internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de
voorwaarden van artikel 52, § 1 van het KB Plaatsing.
Voor hulp bij het indienen van uw offerte kunt u gebruik maken van de
handleiding e-tendering.
Meer informatie kan worden bekomen op de website
http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het
nummer +32 (0)2 790 52 00.
De met elektronische middelen opgestelde offertes moeten worden opgemaakt
in PDF-formaat.
9
De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, overgelegd via e-tendering,
elektronisch ondertekend moet worden met een gekwalificeerde
elektronische handtekening.
Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd persoon. De
inschrijver voegt tevens de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid
blijkt om de onderneming te binden (uittreksels van de statuten, volmacht,…).
Een gescande handtekening is onvoldoende.
A.3.3.
VORM EN INHOUD OFFERTE (ART. 80 EN 82 KB PLAATSING)
Art. 80. De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte
en inventaris moet invullen op het bij dit bestek behorende formulier.
Art.82. Hierna volgt een niet-limitatief overzicht van alle documenten die, naast
het offerteformulier en de inventaris, bij de offerte moeten worden gevoegd:
- documenten in het kader van de kwalitatieve selectiecriteria
- documenten in het kader van de gunningscriteria
- document (en) om de delegatiebevoegdheid van de ondertekenaar na
te gaan. Het offerteformulier en de inventaris moeten ondertekend zijn.
De offerte die namens een rechtspersoon wordt ingediend, moet
ondertekend zijn door de personen die bevoegd zijn om de
vennootschap te vertegenwoordigen, met bijvoeging van de stukken
waaruit die bevoegdheid blijkt. Deze vertegenwoordigingsbevoegdheid
kan blijken uit de statuten van de vennootschap of uit een bijzondere
volmacht; belangrijk is in ieder geval dat de delegatiemachtiging wordt
gestaafd met de nodige documenten.
A.3.4.
VERBINTENISTERMIJN (ART. 57 KB PLAATSING)
De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van
honderd vijftig kalenderdagen, ingaand de dag na de uiterste indieningsdatum
van de offertes.
A.4. PRIJS.
Deze opdracht is een opdracht volgens prijslijst waarvan de eenheidsprijzen
voor de prestaties forfaitair zijn. De eenheidsprijs voor deze opdracht dient
uitgedrukt te worden in een tarief per mensdag. Een mensdag bedraagt 8 uur.
In deze forfaitaire mensdagprijs dienen alle kosten begrepen te zijn die inherent
zijn aan de prestaties die door de consultants worden uitgevoerd.
Er dient een onderscheid gemaakt te worden in eenheidsprijs per mensdag tussen de volgende niveaus: partner, project manager, senior consultant, junior
consultant. De inschrijver dient voor alle profielen in de inventaris verplicht een
prijs in te vullen (een gelijke prijs voor één of meerdere profielen is hierbij toegelaten).
10
De opdrachtgever heeft in de bijgevoegde inventaris een raming gemaakt van
de vermoedelijke hoeveelheden. De in deze raming opgenomen vermoedelijke
hoeveelheden hebben betrekking op de periode van één jaar. De in deze inventaris opgenomen hoeveelheden dienen louter indicatief geïnterpreteerd te worden. De inschrijver kan hieruit geen rechten putten. Het plaatsen van opdrachten gebeurt enkel op basis van concrete behoeften waarbij telkens per opdracht
het specifiek benodigde aantal mensdagen zal bepaald worden alsook de in te
zetten profielen.
Iedere opdracht (ongeacht de bestellende entiteit) dient voorafgaandelijk te
worden goedgekeurd door de opdrachtgever. De opdracht zelf, kan geplaatst
worden door zowel de opdrachtgever als door iedere aangesloten entiteit.
Na iedere opdracht bezorgt de opdrachtnemer de opdrachtgever een aangepast overzicht (excelbestand) van alle bestellingen (m.i.v. het aantal daarop
aangerekende facturen – zie verder B.2 Betalingen).
PRIJSHERZIENING (ART. 20 KB PLAATSING)
Prijsherziening is mogelijk. Vanaf het tweede jaar kan mits uitdrukkelijke
voorafgaande goedkeuring van de opdrachtgever een prijsherziening
toegestaan worden op basis van de evolutie van de prijzen van de
gezondheidsindex.
PRIJSONDERZOEK (ART. 21 KB PLAATSING)
Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de inschrijver alle nodige
inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken.
De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon
aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige
stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van
de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft
verstrekt.
A.5. GUNNINGSCRITERIA
A.5.1.
OFFERTEAANVRAAG – GUNNINGSCRITERIA (ART. 101 KB
PLAATSING)
De gunningscriteria zijn, samen met het hen toegekende gewicht, in volgorde
van afnemend belang.
De kwaliteit van de verstrekte dienst (40 %)
Deze zal per perceel o.a. beoordeeld worden op basis van volgende (niet
limitatieve) elementen:
 De visie op het perceel en het globale voorstel van aanpak per perceel
met een gedetailleerde omschrijving van de aandachtsgebieden en de
wijze en kwaliteit van invulling hiervan;
o De kwaliteit van de voorgestelde methodieken en gehanteerde
modellen;
11
o
o
De methodologische aanpak: de omschrijving van de concrete
stappen en activiteiten binnen de stappen in de verschillende
percelen.
Aandachtspunten zijn degelijkheid, coherentie, resultaatgerichtheid en aangepastheid aan de context.
 De maatgerichtheid: de capaciteit om affiniteit op te bouwen met de
heersende organisatiecultuur en om de reeds genomen initiatieven die
kunnen bijdragen tot de consultancyvraag te integreren. We verwachten
hier voorbeelden van hoe in referentieprojecten met de heersende
organisatiecultuur werd omgegaan en hoe het reeds geleverde werk
geïntegreerd werd in het nieuwe project.
 De wijze waarop wordt de kennis met betrekking tot het HR-instrumentarium van de Vlaamse overheid is/ zal worden verworven en hoe er in
de concrete opdrachten maximaal van gebruik zal gemaakt worden.
 De wijze van invulling van de principes van verandermanagement en
projectmanagement alsook de wijze waarop de strategische aanpak
concreet wordt ingevuld.
 De kwaliteit van de voorgestelde consultants. De inschrijver stelt per
perceel waarvoor ingeschreven wordt een nominatieve lijst van consultants voor die voor dat specifiek perceel kunnen ingezet worden.
De prijs (40 %):
De prijsvergelijking tussen de verschillende aanbieders zal gebeuren op basis
van de in de inventaris opgegeven indicatieve hoeveelheden en de door de inschrijver in te vullen eenheidsprijzen. De inschrijver dient voor alle profielen verplicht een prijs in te vullen (een gelijke prijs voor één of meerdere profielen is
hierbij toegelaten).
De laagste totaalprijs krijgt de beste score; de punten voor de overige offertes
worden bekomen door de verhouding te nemen van de prijs van de laagste
offerte tot de prijs van de beschouwde offerte, herleid naar 40.
Partnerschap (20 %):
Dit criterium zal o.a. beoordeeld worden op volgende aspecten:



De visie op en concrete aanpak van samenwerking en kennisdeling met
het agentschap, en bij uitbreiding de kennisdeling binnen de Vlaamse
overheid. Hierdoor kan de interne kennis en expertise in Vlaamse overheidsorganisaties verder uitgebouwd worden en de interne adviescapaciteit versterkt worden.
De voorgestelde rapporteringswijze en -frequentie over de ingezette
mensdagen tijdens het project. De (eventueel) voorgestelde instrumenten (e-community, gemeenschappelijk agendasysteem, …) die kunnen
worden ingezet om de samenwerking te vergemakkelijken.
De wijze en de keuze waarop bij het inlassen van ontwikkelinitiatieven
deze hetzij zelf opgenomen worden of hetzij op aangeven van AgO hierrond wordt samengewerkt met andere externe partners
12

De wijze waarop de afstemming met eventueel andere externe
partners gebeurt over het te gebruiken begrippenkader en
afsprakenkader, zodat eenzelfde ‘taal’ gehanteerd wordt.
B. UITVOERING VAN DE OPDRACHT
B.1. ALGEMENE UITVOERINGSBEPALINGEN
B.1.1.
UITVOERINGSTERMIJN (ART. 147 KB UITVOERING)
De raamovereenkomst heeft een uitvoeringstermijn van 4 jaar. Per concrete
bestelopdracht wordt, indien relevant, een specifieke uitvoeringstermijn
bepaald.
B.1.2.
DIENSTVERLENINGSPLAATS (ART. 149 KB UITVOERING)
De dienstverleningsplaats kan per specifiek project afgesproken worden.
B.1.3.
LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING (ART. 11 KB
UITVOERING)
Het mandaat van de leidende ambtenaar bestaat enkel uit:
a)
de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en
met de oplevering;
b)
de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori
keuring;
c)
het nazicht van de schuldvorderingen en facturen;
d)
het opstellen van de processen-verbaal;
e)
de opleveringen;
f)
het instaan voor het toezicht op de prestaties; dit toezicht omvat onder
meer het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de
opdrachtdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn.
De opdrachtgever staat in voor globale opvolging en coördinatie van de
opdracht ten behoeve van zichzelf en ten behoeve van die instellingen
waarvoor zij als aankoop of opdrachtencentrale optreedt.
Elke rechtspersoon waarvoor de opdrachtgever optreedt als aankoop of
opdrachtencentrale is echter zelf verantwoordelijk voor het nazicht van de
schuldvorderingen en facturen van die rechtspersoon. Ieder toegetreden
Rechtspersoon zal een eigen leidend ambtenaar aanstellen voor de opvolging
van de uitvoering van de opdracht.
13
B.1.4.
a)
BORGTOCHT (ART. 25 TOT EN MET 33 KB UITVOERING).
De borgtocht dient als onderpand voor het nakomen van de verplichtingen van de opdrachtnemer tot de opdracht volledig is uitgevoerd. De
borgtocht wordt bepaald op een éénmalig, bij de aanvang van de opdracht te storten forfaitair bedrag van 5.000 euro per perceel.
Deze afwijking van het KB Uitvoering wordt gemotiveerd doordat het een
raamovereenkomst betreft zonder expliciet totaal offertebedrag alsook
omdat een specifieke berekeningsbasis of de van rechtswege opgelegde
berekeningsbasis (namelijk zes maal het geraamde maandelijkse bedrag
van de opdracht) niet relevant is voor deze raamovereenkomst door een
mogelijk grote en ongelijke spreiding van de opdrachten doorheen het
jaar. Daarom wordt geopteerd voor een globaal en forfaitair bedrag per
perceel. Het telkens per opdracht apart plaatsen en vrijgeven van een
borgtocht vergt veel administratief werk en toezicht. De keuze voor deze
afwijking is door de opdrachtgever dan ook mee ingegeven om zijn taak
inzake globale opvolging en coördinatie zo efficiënt mogelijk te kunnen
uitoefenen.
b)
De borgstelling dient te gebeuren binnen 30 kalenderdagen volgend op
de dag van de sluiting van de opdracht. Bij niet-naleving stelt de
aanbestedende overheid de opdrachtnemer in gebreke en past de
sancties van art. 29 KB Uitvoering toe.
De borgstelling dient te gebeuren overeenkomstig één van de wijzen
voorzien in artikel 26 en 27 KB Uitvoering, met name:
1° in speciën;
2° in publieke fondsen;
3° in de vorm van een gezamenlijke borgtocht;
4° via een waarborg, toegestaan door een kredietinstelling of een
verzekeringsinstelling die voldoet aan de desbetreffende
wetgeving.
Voor wat 1° tot en met 3° betreft, kunt u voor meer informatie terecht op
de website van de Deposito- en Consignatiekas.
c)
Het bewijs van de borgstelling dient te worden bezorgd aan de aanbestedende overheid. Welk document u dient te bezorgen als bewijs van de
borgstelling, kunt u terugvinden in het artikel 27 KB Uitvoering. Voor meer
informatie kunt u ook terecht op de website van de Deposito- en
Consignatiekas.
d)
De borgtocht zal in één keer vrijgegeven worden na de oplevering.
B.1.5.
VASTE OF MINIMALE HOEVEELHEDEN (ART. 148 KB
UITVOERING)
Er zijn geen vaste of minimale hoeveelheden te bestellen.
14
B.2. BETALINGEN
B.2.1.
WIJZE WAAROP DE PRIJS WORDT BETAALD (ART. 66 KB
UITVOERING)
Facturen kunnen slechts betaald worden na verstrekte en aanvaarde diensten.
Tussentijdse facturatie is mogelijk maar slechts na volledig afgewerkte en aanvaarde deelprestaties (op basis van de contractueel afgesproken prijseenheid).
De kleinst factureerbare eenheid is 1/4de van een dagprestatie.
De factuur dient volgende gegevens te bevatten: post- of bankrekeningnummer, factuurnummer, factuurdatum, BTW-tarief en toegepast tarief, detail van
de aangerekende prestaties (op basis van de afgesproken eenheid).
Belangrijk is ook dat de factuur op duidelijke wijze het inkoopordernummer (IOnummer) vermeld, als dit nummer op de bestelling vermeld wordt.
De opdrachtnemer dient samen met elke factuur een gedetailleerde prestatiestaat in, die een overzicht biedt van de gefactureerde prestaties, met vermelding van:
 de geleverde prestatie (bijvoorbeeld faciliteren workshop,
interviewafname, voorbereiding workshop, …)
 datum van de prestatie en tijdsbesteding (uitgedrukt in mensdagen)
 de toegepaste eenheidsprijs
De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 dagen.
De betaling vindt plaats binnen een betalingstermijn van 30 dagen vanaf het
verstrijken van de bovenvermelde verificatietermijn.
Indien de bestelopdracht door de opdrachtgever werd geplaatst, dan moet de
factuur worden geadresseerd aan:
Agentschap voor Overheidspersoneel
Postkamer Facturatie
Koning Albert II-laan 19, bus 8
1210 Brussel
Indien de bestelopdracht werd geplaatst door een andere entiteit dan moet de
factuur rechtstreeks aan deze entiteit worden geadresseerd. De bestellende
entiteit vermeldt steeds op duidelijke wijze het facturatieadres op de bestelbrief.
Iedere bestellende entiteit is verantwoordelijk voor het betalen van zijn deel of
haar deel en draagt er de uitsluitende aansprakelijkheid voor. Bij ieder
probleem of geschil i.v.m. de betalingen richt de dienstverlener zich uitsluitend
en rechtstreeks tot bestellende entiteit in kwestie.
De opdrachtnemer bezorgt de opdrachtgever na elke bestelling een overzicht
(excelbestand) met de stand van zaken van het aantal geplaatste bestellingen
(m.i.v. het aantal daarop aangerekende facturen). Iedere wijziging in dit
bestand wordt aan de opdrachtgever meegedeeld.
Dit bijzonder bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1254
van het Burgerlijk Wetboek inzake de toerekening van de betalingen. Elke
betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en
pas daarna op de intresten.
15
B.3. INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID
B.3.1.
INTELLECTUELE RECHTEN EN KNOWHOW (ART. 19 EN 20 KB
UITVOERING)
De aanbestedende overheid verkrijgt de rechten op de methodes, instrumenten
en knowhow die gedaan, verworven, ontwikkeld of gebruikt worden bij de
uitvoering van de opdracht.
B.3.2.
BESTAANDE INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN (ART. 17
KB PLAATSING)
De inschrijver is verplicht in zijn offerte aan te geven welke intellectuele
eigendomsrechten waarvan hij titularis is of waarvoor hij van een derde een
gebruikslicentie moet verkrijgen nodig zijn voor het geheel of een deel van de
uit te voeren prestaties.
De aankoopprijs en de verschuldigde vergoedingen voor de gebruikslicenties
van deze intellectuele eigendomsrechten moeten inbegrepen zijn in de
geboden prijzen.
B.3.3.
VERTROUWELIJKHEID (ART. 18 KB UITVOERING)
De informatie die de aanbestedende overheid in het kader van deze opdracht
ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend,
noch aan derden worden meegedeeld.
De dienstverlener dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële
karakter van de beschikbaar gestelde informatie, de gegevens en de
onderzoeksresultaten te doen bewaren door hemzelf en door eenieder die er
toegang toe heeft.
De opdrachtnemer dient in zijn contracten met de onderaannemers eveneens
deze verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over te nemen.
B.4. SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN
B.4.1.
a)
STRAFFEN (ART. 45 KB UITVOERING)
Elke gebrekkige uitvoering geeft aanleiding tot een algemene straf.
Een algemene straf is eenmalig of dagelijks en het bedrag ervan wordt
berekend overeenkomstig art. 45, §2, 1° en 2° van het KB Uitvoering.
b)
De aanbestedende overheid is gerechtigd de straffen zoveel malen toe
te passen als:
- de inbreuk is gepleegd;
- er werknemers zijn op wie de inbreuk is gepleegd.
16
De aanbestedende overheid is gerechtigd dit aantal malen ambtshalve
vast te stellen, wanneer het door de schuld van de dienstverlener niet
juist kan worden bepaald.
Bij herhaling van een bepaalde inbreuk, eventueel op een andere
plaats, wordt een straf toegepast gelijk aan de betreffende straf, zoals
hierboven bepaald, vermenigvuldigd met het aantal malen dat deze
inbreuk werd vastgesteld.
Deze afwijking wordt gemotiveerd doordat anders geen adequate
bestraffing van een recidiverende dienstverlener mogelijk is.
B.4.2.
VERTRAGINGSBOETES (ART. 46 EN 154 KB UITVOERING)
De laattijdige uitvoering van een opdracht geeft aanleiding tot de toepassing
van een vertragingsboete. Het bedrag van deze boete wordt berekend
overeenkomstig art. 154, eerste alinea van het KB Uitvoering.
B.4.3.
RECHTSVORDERINGEN (ART. 73 KB UITVOERING)
Elke rechtsvordering van de dienstverlener wordt ingesteld bij een
Nederlandstalige Belgische rechtbank, behoudens ingeval van een vordering
tot tussenkomst in een bestaand geding.
17
III. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN
_____________________________________
1. Context Vlaamse Overheid: situering en achtergrond
Overheid in voortdurende evolutie
De Vlaamse overheid is als organisatie voortdurende in evolutie.
Tot 2006 bestond de Vlaamse overheid uit 1 ministerie met verschillende
instellingen. Sinds 1 januari 2006 trad ‘Beter Bestuurlijk Beleid’ (BBB) in
werking, dit leidde tot een belangrijke hervorming van de werking van de
Vlaamse overheid. Sindsdien bestaat de organisatie uit 13 beleidsdomeinen,
binnen deze beleidsdomeinen worden beleidsmateries en bevoegdheden
samengebracht die een logisch en samenhangend geheel vormen. Elk
beleidsdomein bestaat onder andere uit een Vlaams ministerie, bestaande uit
een departement en één of meer agentschappen1.
Daarnaast evolueert de Vlaamse overheid ook steeds omwille van de
verschillende staatshervormingen, de meest recente betreft de zesde
staatshervorming2. Deze hervormingen hebben uiteraard ook impact op de
organisatie van de verschillende beleidsdomeinen.
Daarnaast wordt van de Vlaamse overheid verwacht dat we meer met minder
doen, en dat er wordt bespaard op het personeelsaantal3. Deze verwachting
leidt tot verschillende efficiëntieoefeningen en herstructureringen in de
organisatie van de Vlaamse overheid. Het valt te verwachten dat deze tendens
zich zal voortzetten.
Dit leidt er toe dat de Vlaamse overheid in voortdurende evolutie is en om daar
vanuit het standpunt personeel en organisatie adequaat op in te spelen
werd onder andere het programma “Modern HR-beleid” gelanceerd.
Modern HR-beleid:
Eén van de richtinggevende trajecten rond organisatieontwikkeling binnen de
Vlaamse overheid is het sleutelproject Modern HR-beleid van het
Meerjarenprogramma Slagkrachtige overheid.
De Vlaamse overheid wil de gemeenschappelijke visie op het personeelsbeleid
van de Vlaamse overheid daarbij realiseren, aan de hand van 4
gemeenschappelijke waarden (openheid, daadkracht, wendbaarheid en
vertrouwen) en met vijf strategische HR-doelstellingen:
- Personeelsbewegingen: We realiseren een kostenbewuste personeelsinzet
door op een kwalitatieve en solidaire manier om te gaan met de
personeelsbewegingen (in - , door- en uitstroom) op het niveau van de
Vlaamse overheid. Inzetbaarheid: We realiseren een grotere inzetbaarheid
van de medewerkers zowel binnen de entiteit, de Vlaamse overheid als over
de bestuurslagen heen, en combineren hierbij een voortdurende
ontwikkeling van de medewerkers met een toegevoegde waarde voor de
organisatie
Beloningsbeleid: We zetten in op een flexibel beloningsbeleid gericht op het
erkennen van competenties en prestaties als doorslaggevende factor, vanuit
een globaal raamwerk.
1
http://www.vlaanderen.be/nl/overheid/structuur-vlaamse-overheid/hoe-de-vlaamseadministratie-georganiseerd-de-principes-van-beter-bestuurlijk-beleid-bbb
2
http://www.bestuurszaken.be/zesdestaatshervorming
3
http://www.bestuurszaken.be/besparingsronde
18
- Arbeidsorganisatie: We zetten maximaal in op een innovatieve en flexibele
arbeidsorganisatie door gepaste initiatieven te nemen om de
beschikbaarheid, betrokkenheid en creativiteit van de medewerkers
voortdurend te verbeteren.
- Leiderschap: Wij ontwikkelen een leiderschapsstijl die de vorige
doelstellingen faciliteert en stimuleert en die een evenwicht tussen de 4
rollen van leidinggeven (leider, manager, ondernemer en coach) realiseert
Daarbij worden een aantal belangrijke uitgangspunten genomen:
- het 'meer en beter met minder' principe (beleidsruimte creëren voor nieuwe
activiteiten en diensten met minder middelen, maar blijven investeren in
medewerkers); het maximaal inzetten op de kerntaken van de Vlaamse
overheid; het koesteren van talent; de cultuuromslag van een
regelgeoriënteerde cultuur naar een cultuur waarin samenwerking en
personeelsmanagement in combinatie met resultaat- en
oplossingsgerichtheid centraal staan).
We zien onszelf als een open en wendbare organisatie die daadkrachtig
anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle
belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen
en vanuit het algemeen belang.
Uit deze context zullen heel wat projecten gegenereerd worden en is tevens
ook de context waarbinnen alle projecten dienen gekaderd te worden.
2. SITUERING Agentschap voor Overheidspersoneel
Het Agentschap voor Overheidspersoneel (AgO) is één van de agentschappen
binnen het beleidsdomein Bestuurszaken van de Vlaamse overheid. De missie
en visie van het AgO luiden :
- Missie: Het lijnmanagement van de Vlaamse overheid vindt in ons een partner
om problemen en uitdagingen op het vlak van Personeel en Organisatie aan
te pakken.- Visie: Wij bouwen aan een vertrouwensrelatie met onze interne
klant, waarbij wij aanspreekbaar zijn op betrouwbaarheid en oplossingsgericht
vakmanschap.
Meer informatie over de organisatie en de werking van de Vlaamse overheid in
het algemeen, en over de verschillende organisaties waarvoor AgO werkt, vindt
u op www.vlaanderen.be
De Afdeling Advies- en Dienstverlening van AgO biedt diensten, producten en
maatadvies aan op het terrein van:
- organisatieontwikkeling, (bvb. hertekenen van organisatiestructuren, opmaak
van personeelsplannen, begeleiden van cultuurtrajecten, enz…)
- het leren van individuele medewerkers en organisaties
- intern (personeelspeiling, BUE, …) en extern (klantentevredenheid,
stakeholderparticipatie, …) belanghebbendenmanagement.
- de afdeling ontwikkelt en beheert belangrijke HR-instrumenten inzake
prestatiemanagement (Ploeg), het functiegebouw en het
competentiewoordenboek voor de Vlaamse overheid.
De afdeling vindt het met het oog op duurzaamheid en het stimuleren van
zelfredzaamheid van alle organisaties van de Vlaamse overheid belangrijk om
19
ervoor te zorgen dat expertise (eigen expertise, maar ook van management,
P&O-ers, stafmedewerkers van de andere entiteiten) wordt gedeeld via een
kennisdraaischijf en leernetwerking.
Meer informatie over de AgO-producten en thema's, vindt u op www.agoweb.be
3. Samenwerking in partnerschap
Om
de
hierboven
geschetste
uitdagingen
op
gebied
van
organisatieontwikkeling aan te gaan wenst Ago een beroep te doen op externe
expertise om onze interne expertise en capaciteit aan te vullen.
We kiezen er daarbij uitdrukkelijk voor om te werken in partnerschap en vanuit
de waarden van de Vlaamse overheid (openheid, wendbaarheid, daadkracht en
vertrouwen). Om een vraag aan te pakken vormen wij samen met de externe
partner en onze klant het projectteam.
De ervaring leert dat werken in partnerschap niet altijd de gemakkelijkste weg
is, maar we zijn ervan overtuigd dat het een sterke meerwaarde biedt voor onze
klanten. Het betekent in de praktijk dat zowel de rol van de AgO-adviseurs als
van de externe partner kan variëren naargelang het project. Zaken die daarbij
een rol zullen spelen zijn de capaciteit bij de klant, het onderwerp van het
project, de expertise bij AgO en de externe partner, beschikbaarheid van
personen,… Bij een nieuw project zullen daar telkens goede afspraken moeten
over gemaakt moeten worden. We verwachten van de externe partner dus
rolflexibiliteit en vertrouwen in de samenwerking. Omgekeerd mag de externe
partner ook van de AgO-adviseurs rolflexibiliteit en vertrouwen verwachten.
Deze flexibiliteit maakt het mogelijk om voor ieder project tot een aanpak te
komen die op dat moment de hoogste toegevoegde waarde levert. Belangrijk is
dat we er naar streven om onze inzet en deze van de externe partner op de
meest efficiënte wijze te realiseren.
Daarnaast zijn projecten steeds ingebed in een ruimer kader en dikwijls ook
verbonden met ander projecten of trajecten in de organisatie. In die zin is het
belangrijk dat externe partners ook bereid zijn constructief samen te werken
met andere (externe) partners.
In de Vlaamse overheid wensen we zoveel mogelijk P&O-synergie tot stand te
brengen, dat wil zeggen dat we ook meer en meer wensen in te zetten op
kennisdeling, bvb via leernetwerken, instrumentendozen, etc. Ook hier
verwachten we van de externe partner een constructieve bijdrage.
Wat betreft het partnerschap is het belangrijk om mee te geven dat er
meerdere externe aanbieders zullen gekozen worden per perceel. Dat betekent
dat we in de praktijk als volgt te werk zullen gaan:
1. Een vraag van een mogelijk klant komt altijd eerst bij het team advies
van AgO terecht. Daar wordt de vraag een eerste maal in het team
besproken, en wordt beslist om al dan niet op intakegesprek te gaan.
2. Het team advies gaat op intakegesprek bij de klant, bij voorkeur in aanwezigheid met de leidend ambtenaar van de vragende organisatie. De
bedoeling is om op basis van dat gesprek in te schatten wat de
concrete vraag van de klant is en op welke wijze het best
ondersteuning wordt aangeboden.
3. De vraag wordt besproken op het team advies, daar wordt beslist of we
op de vraag ingaan en of er eventueel externe partners dienen
20
betrokken te worden op het project. Indien dat laatste het geval is,
wordt bekeken welk perceel relevant is voor de opdracht.
4. De externe partners van het relevante perceel zullen voor elke opdracht
via een mini-competitie opnieuw in mededinging worden gesteld. De
ingediende offertes zullen dan op basis van dezelfde gunningscriteria,
als die aangewend voor de gunning van de raamovereenkomst worden
beoordeeld. Meer concreet zullen de gekozen deelnemers voor elke
opdracht door de opdrachtgever schriftelijk geraadpleegd worden om
een offerte in te dienen. De offertes worden schriftelijk ingediend en
mogen met het oog op de vertrouwelijkheid pas worden geopend bij het
verstrijken van de vastgestelde ontvangstermijn. Op basis van de gunningscriteria van de raamovereenkomst (zoals hierboven in het bestek
vermeld) wordt dan bepaald welke partner de offerte heeft ingediend
die best aan de gestelde vraag beantwoord en het economisch voordeligst is.
TOELICHTING PER PERCEEL
Perceel 1: Procesmanagement: uittekenen en optimaliseren van
processen – inclusief uitvoeren van strategische en operationele risicoanalyse
Procesmanagement is een essentieel onderdeel van organisatieontwikkeling.
Onder procesmanagement verstaan we de gecoördineerde activiteiten die
gericht zijn op het effectief inrichten, uitvoeren, beheren en verbeteren van de
bedrijfsprocessen.
Vanuit de visie, missie en strategie/strategische focus van een organisatie, wil
men de organisatieprocessen in kaart kunnen brengen, uittekenen en
optimaliseren .
In het verlengde hiervan kunnen zich op verschillende niveaus in de organisatie
risico’s voordoen: Er is het risico dat de organisatie niet in staat is zijn
strategische doelstellingen te realiseren. Daarnaast is er het risico dat
operationele doelstellingen niet gerealiseerd worden zoals gewenst. Zowel op
strategisch niveau als op procesniveau niveau kan het nodig zijn risico’s te
identificeren en te analyseren.
Op het vlak van processen en/of risico’s kan de organisatie zich de volgende
vraag stellen:
-
-
Hoe zien de processen en projecten eruit die ik als
organisatie/afdeling/... nodig heb om mijn strategische doelstellingen en
strategische focus te realiseren?
Ik wil de efficiëntie, effectiviteit en kwaliteit van de processen binnen
mijn entiteit verhogen.
Alvorens mijn personeelsbehoeften in kaart te brengen, wil ik
onderzoeken of de processen kunnen worden geoptimaliseerd.
Alvorens een dienstverleningsovereenkomst met mijn klant af te sluiten,
wil ik onderzoeken of de processen kunnen worden geoptimaliseerd.
Er zijn opdrachten bijgekomen/weggevallen, ik wil nagaan hoe die het
beste kunnen worden georganiseerd.
21
-
-
Ik wil de werking van de verschillende onderdelen van mijn entiteit
beter op elkaar afstemmen.
Wat zijn de risico’s dat ik mijn (strategische) doelstellingen niet
realiseer? Wat zijn kansen dat dit risico zich voordoet? Wat zijn de
gevolgen en impact? Hoe kan ik het risico beheersen, en wat is de
effectiviteit van die beheersmaatregelen?
Welke risico’s bedreigen de continuïteit van de organisatie? En hoe ga
ik hiermee om?
Ik wil een proces automatiseren en wens risico’s te beperken door het
inbouwen van automatische controles.
Ik wil een overzicht hebben van de risico’s en op basis daarvan het
proces optimaliseren.
Ik wens de integriteitsrisico’s met betrekking tot mijn processen in kaart
te brengen en deze vervolgens te optimaliseren
…
Concreet zoeken wij externe partners die ondersteuning kunnen bieden om een
antwoord te geven op deze veelheid aan vragen.
Op grote lijnen vragen wij expertise in het vertalen van de organisatiestrategie
naar operationele processen, in het uittekenen, analyseren en optimaliseren
van de huidige processen. Wij verwelkomen daarbij de eigen visie die een
externe partner op een opdracht kan hebben (zowel inhoudelijk als naar
methodiek en aanpak toe). Tegelijk verwachten wij dat externe partners linken
leggen met de bestaande instrumenten in een organisatie en in de Vlaamse
overheid.
We verwachten ook dat de externe partner organisaties kan ondersteunen om
risico’s op procesniveau en/of strategisch niveau in kaart kan brengen en
organisaties kan begeleiden om een plan van aanpak op te maken om blijvend
strategische en/of procesrisico’s te beheersen.
Naast de projectmatige ondersteuning van overheidsorganisaties bij het
uitwerken van hun procesmanagement en kan er ook consultancy gevraagd
worden bij het uitwerken van het gevoerde beleid inzake deze materie. Dit kan
gaan van klankbordadvies tot projectmatig uitwerken van beleid en
instrumenten die in de beleidsondersteuning kunnen ingezet worden.
Perceel 2: Opmaken van personeelsplanningen - inclusief het koppelen
aan de functieclassificatie van de Vlaamse overheid
Organisaties hebben nood aan een dynamisch instrument dat toelaat hun
personeelsbehoeften in functie van de organisatievereisten in te schatten, te
plannen, te realiseren en op te volgen.
Het streefdoel is een doelmatige allocatie van personeel d.w.z. het voorzien in
het noodzakelijk aantal medewerkers (kwantiteit) met de juiste competenties
(kwaliteit), op de juiste plaats, in het juiste proces en met het oog op het
bereiken van het juiste resultaat.
Personeelsplanning is dus het proces waarbij het management van een
organisatie:
- de bestaande personeelsmiddelen in kaart brengt,
- de toekomstige personeelsbehoeften om de doelstellingen te realiseren
inschat,
- de acties bepaalt om die personeelsbehoeften te realiseren.
22
Organisaties wensen daarbij een dynamisch instrument dat ze duurzaam
kunnen inzetten en afhankelijk van wijzigende omstandigheden kunnen
bijsturen zodat ze steeds vlot hun personeelsbehoefte kunnen inschatten.
Op het vlak van personeelsbehoeften kan de organisatie zich volgende vragen
stellen:
-
Vanuit de besparingscontext dien ik meer te realiseren met minder
personeelsleden.
Ik heb nieuwe opdrachten gekregen en wil inschatten hoeveel
personeelsleden met welke competenties ik daarvoor dien te voorzien.
Ik heb het gevoel dat de verdeling van mijn beschikbaar personeel over
de processen niet optimaal is om mijn doelstellingen te behalen.
Ik moet in de beheersovereenkomst en het ondernemingsplan
aangeven hoeveel personeel ik nodig heb.
Ik denk dat sommige functies moeten uitgevoerd worden door andere
profielen.
…
Een eerste deel van het opmaken van het personeelsbehoeftenplan is het
inschatten van de toekomstige kwantitatieve personeelsbehoeften nodig voor
het uitvoeren van de taken. Een tweede deel koppelt de VTE’s aan
competenties, niveaus en functies. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de
instrumenten ontwikkeld binnen de Vlaamse overheid, voornamelijk de
functiefamilies en het competentiewoordenboek.
Wij verwelkomen daarbij de eigen visie die een externe partner op een
opdracht kan hebben (zowel inhoudelijk als naar methodiek en aanpak toe).
We verwelkomen graag de eigen visie die een externe partner heeft op de
opmaak van een personeelsplan. Het is belangrijk dat deze visie strookt met de
visie van de Vlaamse overheid4. Daarnaast wordt van de organisaties in de
Vlaamse overheid verwacht dat ze gebruik maken van de functiefamilies zoals
gedefinieerd door de Vlaamse overheid. Een vraag die organisaties zich dus
zullen stellen in dit verband is hoe ze hun (bestaand) personeelsplan kunnen
koppelen aan deze functiefamilies.
Naast de projectmatige ondersteuning van overheidsorganisaties bij het
uitwerken van hun personeelsplanning en koppeling aan de functieclassificatie
kan er ook consultancy gevraagd worden bij het uitwerken van het gevoerde
beleid inzake deze materie. Dit kan gaan van klankbordadvies tot projectmatig
uitwerken van beleid en instrumenten die in de beleidsondersteuning kunnen
ingezet worden.
4
http://www.bestuurszaken.be/wat-en-waarom
23
OFFERTEFORMULIER
voor
Het verlenen van consultancy inzake organisatieontwikkeling
Perceel 1: Procesmanagement: uittekenen en optimaliseren van
processen – inclusief uitvoeren van strategische en operationele risicoanalyse
24
Algemene offerteaanvraag voor de aanneming van diensten voor
consultancy inzake organisatieontwikkeling
Perceel 1: Procesmanagement: uittekenen en optimaliseren van
processen – inclusief uitvoeren van strategische en operationele risicoanalyse
A. ALGEMENE VERBINTENIS
OFWEL
5
De ondergetekende (naam en voornaam, hoedanigheid of beroep, nationaliteit,
adres):
OFWEL
De vennootschap (handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel):
vertegenwoordigd door de ondergetekende(n)
OFWEL
De ondergetekende(n) en/of de vennootschap(pen) die optreden als combinatie
zonder rechtspersoonlijkheid (voor elke deelnemer dezelfde gegevens als
hierboven):
combinatie die tegenover de overheid wordt vertegenwoordigd door één van
hen, met name:
verbindt zich op zijn, resp. verbinden zich hoofdelijk op hun, roerende en onroerende goederen tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en
voorwaarden van bovenvermeld bestek, van de in dat bestek beschreven
opdracht,
tegen de som van (hier dient het algemeen totaal van de inventaris te worden
ingevuld):
(in cijfers, inclusief BTW, in euro):
(in letters, inclusief BTW, in euro):
5
Doorhalen wat niet van toepassing is.
25
B. ALGEMENE INLICHTINGEN
(in geval van combinatie zonder rechtspersoonlijkheid afzonderlijk voor elke
deelnemer:)
- Ondernemingsnummer:
- BTW-nummer:
- RSZ-nummer:
C. ONDERAANNEMERS
Er zullen onderaannemers worden aangewend: JA / NEE
Gedeelte van de opdracht dat in onderaanneming wordt gegeven:
Volgende onderaannemers zullen hiervoor worden aangewend
D. PERSONEEL
Er wordt personeel tewerkgesteld dat onderworpen is aan de sociale
zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie:
JA / NEE6
Het betreft volgende EU-lidstaat:
E. BETALINGEN
De betalingen zullen geldig gebeuren door overschrijving op rekeningnr.:
..............................................................................................................
van de financiële instelling ....................................................................
geopend op naam van ..........................................................................
6
Doorhalen wat niet van toepassing is
26
F. RSZ - VERPLICHTINGEN
De Belgische inschrijver die bij de RSZ een bijdrageschuld heeft van meer dan
3.000 euro in de zin van art. 62, § 1 van het KB Plaatsing, voegt bij deze offerte
alle inlichtingen over de in dezelfde bepaling bedoelde schuldvorderingen die hij
zou bezitten.
De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die personeel
tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een
andere lidstaat van de Europese Unie, voegt bij deze offerte desgevallend een
attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd
wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste de uiterste dag
bepaald voor de ontvangst van de offerte, is opgemaakt, op die datum voldaan
heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale
zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij
gevestigd is.
G. BIJLAGEN
Bij deze offerte zijn eveneens gevoegd:
- de gedateerde en ondertekende documenten, die het bestek verplicht over te
leggen;
- de modellen, monsters en andere inlichtingen, die het bestek verplicht over te
leggen.
Gedaan te .................................................. op .......................................
De inschrijver(s),
De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, overgelegd via e-tendering,
elektronisch ondertekend moet worden met een gekwalificeerde
elektronische handtekening.
Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd persoon. De
inschrijver voegt tevens de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid
blijkt om de onderneming te binden (uittreksels van de statuten, volmacht,…).
Een gescande handtekening is onvoldoende.
27
Vlaamse overheid
Agentschap voor Overheidspersoneel
Inventaris
Betreft: Organisatieontwikkeling in de entiteiten van de Vlaamse overheid
(door de inschrijver aan te vullen, te dagtekenen en bij zijn inschrijving te
voegen)
Perceel 1: Procesmanagement: uittekenen en optimaliseren van
processen – inclusief uitvoeren van strategische en operationele risicoanalyse
Profiel
Vermoedelijke
Hoeveelheid
(op jaarbasis)
Partner
25 mensdagen
Project
manager
100 mensdagen
Senior
Consultant
75 mensdagen
Junior
consultant
50 mensdagen
ALGEMEEN TOTAAL – exclusief BTW:
(som totaal bedrag 4 profielen)
BTW:
ALGEMEEN TOTAAL – inclusief BTW:
De inschrijver,
Mensdagprijs
Totaal Bedrag
(in te vullen door
de inschrijver)
(VH x Prijs)
28
OFFERTEFORMULIER
voor
Het verlenen van consultancy inzake organisatieontwikkeling
Perceel 2: Opmaken van personeelsplanningen - inclusief het koppelen
aan de functieclassificatie van de Vlaamse overheid
29
Algemene offerteaanvraag voor de aanneming van diensten voor
consultancy inzake organisatieontwikkeling
Perceel 2: Opmaken van personeelsplanningen - inclusief het koppelen
aan de functieclassificatie van de Vlaamse overheid
A. ALGEMENE VERBINTENIS
OFWEL
7
De ondergetekende (naam en voornaam, hoedanigheid of beroep, nationaliteit,
adres):
OFWEL
De vennootschap (handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel):
vertegenwoordigd door de ondergetekende(n)
OFWEL
De ondergetekende(n) en/of de vennootschap(pen) die optreden als combinatie
zonder rechtspersoonlijkheid (voor elke deelnemer dezelfde gegevens als
hierboven):
combinatie die tegenover de overheid wordt vertegenwoordigd door één van
hen, met name:
verbindt zich op zijn, resp. verbinden zich hoofdelijk op hun, roerende en onroerende goederen tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en
voorwaarden van bovenvermeld bestek, van de in dat bestek beschreven
opdracht,
tegen de som van (hier dient het algemeen totaal van de inventaris te worden
ingevuld):
(in cijfers, inclusief BTW, in euro):
(in letters, inclusief BTW, in euro):
7
Doorhalen wat niet van toepassing is.
30
B. ALGEMENE INLICHTINGEN
(in geval van combinatie zonder rechtspersoonlijkheid afzonderlijk voor elke
deelnemer:)
- Ondernemingsnummer:
- BTW-nummer:
- RSZ-nummer:
C. ONDERAANNEMERS
Er zullen onderaannemers worden aangewend: JA / NEE8
Gedeelte van de opdracht dat in onderaanneming wordt gegeven:
Volgende onderaannemers zullen hiervoor worden aangewend:
D. PERSONEEL
Er wordt personeel tewerkgesteld dat onderworpen is aan de sociale
zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie:
JA / NEE9
Het betreft volgende EU-lidstaat:
E. BETALINGEN
De betalingen zullen geldig gebeuren door overschrijving op rekeningnr.:
..............................................................................................................
van de financiële instelling ....................................................................
geopend op naam van ..........................................................................
8
9
Doorhalen wat niet van toepassing is.
Doorhalen wat niet van toepassing is
31
F. RSZ - VERPLICHTINGEN
De Belgische inschrijver die bij de RSZ een bijdrageschuld heeft van meer dan
3.000 euro in de zin van art. 62, § 1 van het KB Plaatsing, voegt bij deze offerte
alle inlichtingen over de in dezelfde bepaling bedoelde schuldvorderingen die hij
zou bezitten.
De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die personeel
tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een
andere lidstaat van de Europese Unie, voegt bij deze offerte desgevallend een
attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd
wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste de uiterste dag
bepaald voor de ontvangst van de offerte, is opgemaakt, op die datum voldaan
heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale
zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij
gevestigd is.
G. BIJLAGEN
Bij deze offerte zijn eveneens gevoegd:
- de gedateerde en ondertekende documenten, die het bestek verplicht over te
leggen;
- de modellen, monsters en andere inlichtingen, die het bestek verplicht over te
leggen.
Gedaan te .................................................. op .......................................
De inschrijver(s),
De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, overgelegd via e-tendering,
elektronisch ondertekend moet worden met een gekwalificeerde
elektronische handtekening.
Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd persoon. De
inschrijver voegt tevens de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid
blijkt om de onderneming te binden (uittreksels van de statuten, volmacht,…).
Een gescande handtekening is onvoldoende.
32
Vlaamse overheid
Agentschap voor Overheidspersoneel
Inventaris
Organisatieontwikkeling in de entiteiten van de Vlaamse overheid
(door de inschrijver aan te vullen, te dagtekenen en bij zijn inschrijving te
voegen)
Perceel 2: Opmaken van personeelsplanningen - inclusief het koppelen
aan de functieclassificatie van de Vlaamse overheid
Profiel
Vermoedelijke
Hoeveelheid
(op jaarbasis)
Partner
25 mensdagen
Project
manager
100 mensdagen
Senior
Consultant
75 mensdagen
Junior
consultant
50 mensdagen
ALGEMEEN TOTAAL – exclusief BTW:
(som totaal bedrag 4 profielen)
BTW:
ALGEMEEN TOTAAL – inclusief BTW:
De inschrijver,
Mensdagprijs
Totaal Bedrag
(in te vullen door
de inschrijver)
(VH x Prijs)
33
Bijlage: Bankverklaring.
Deze verklaring betreft volgende overheidsopdracht: (omschrijving en
eventueel
besteknummer
van
de
opdracht)
………………………………………..
Hierbij bevestigen wij dat ……………………………………………………..
(naam en woonplaats of handelsnaam en maatschappelijke zetel van de
kandidaat of inschrijver) onze klant is.
De financiële relatie met deze klant verloopt tot op heden tot onze
volledige tevredenheid en zonder daarbij noemenswaardige negatieve
zaken te hebben vastgesteld. Hij geniet tot op heden van ons volle
vertrouwen.
Op basis van de gegevens waarover onze bank momenteel beschikt en
zonder uitspraak te doen over de toekomst, heeft deze klant op dit
ogenblik de financiële en economische draagkracht om de
bovenvermelde overheidsopdracht naar behoren uit te voeren.
Onze bank levert dit document af zonder enige beperking, noch
voorbehoud van onze kant, behalve die welke hierboven zijn vermeld.
Opgemaakt
in………………………………………….,
……………………….
Benaming bank, naam en titel ondertekenaar en handtekening
op