De kas en de voorraad beveiligen

FRAUDE
JUIST ADMINISTRATEUR KAN FRAUDE VOORKOMEN (DEEL 2/SLOT)
De kas en de voorraad
beveiligen
In dit tweede artikel over
fraude en de administrateur
wordt een verdiepingsslag
gemaakt met betrekking tot de
reden voor de fraude: het
vergaren van vermogen. Dit
kan op vele manieren: het
onttrekken van kasgeld of
voorraad komt het meeste
voor. Om voorraad en kasgeld
te beveiligen, komt de kassier
uit de bedrijfswinkel of de
kantine in beeld, of de kassier
die contant bestellingen
afrekent of onkostenvergoedingen uitbetaalt. De
nadruk ligt op de kassier die
goederen verkoopt, omdat
hiervoor aparte registratie is
vereist.
Door mr. Martin Scharenborg AA,
Marborg Advies in Haren
Leg vast dan een
kassier nooit
tijdelijk geld uit de
kas mag halen voor
eigen gebruik, ook
niet als hij dat dekt
door een schuldbekentenis.
Voordat de administrateur maatregelen
gaat implementeren in de organisatie,
moet eerst worden vastgesteld wat de status van het bestaande beleid is. Het inventariseren kan als volgt:
– het vergaren en analyseren van de kas- en
voorraadprocedures (AO/IC);
– het houden van gesprekken met de leiding, om vast te stellen welke procedures
mondeling zijn afgesproken;
– het houden van interviews met betrokken partijen, om vast te stellen of de procedures worden nageleefd;
– op grond van de vergaarde informatie
beoordelen van de aanwezige procedures
en het vaststellen van de benodigde
maatregelen.
De administrateur moet maatwerk realiseren.
Blijkt uit de inventarisatie dat er voldoende
maatregelen zijn, dan analyseert de administrateur of de kwaliteit en naleving ervan
voldoende zijn. Als er bijvoorbeeld onverklaarbare kas- en voorraadverschillen of
afboekingen van voorraad zijn, dan moet
hij zich afvragen of de maatregelen wel
adequaat werken. Als er een tekort aan
maatregelen is, dan dienen aanvullende
regelingen te worden getroffen.
MAATREGELEN
De maatregelen die voor behoud van kasgeld en voorraad kunnen worden opgesteld,
kunnen worden onderscheiden in de volgende categorieën: personele maatregelen,
technische maatregelen, procedurele maatregelen en organisatorische maatregelen.
Personele maatregelen
Bij personele maatregelen kan worden
TIJDSCHRIFT ADMINISTRATIE – NUMMER 3 – MAART 2006
30 W W W. T I J D S C H R I F TA D M I N I ST R AT I E . N L
gedacht aan:
– het selecteren van specifieke personen
voor specifieke functies. Zo kan gebruik
worden gemaakt van het feit dat vrouwen
bijna niet frauderen. Dit maakt het aantrekkelijk om een vrouw op leeftijd, liefst
met kinderen, aan te stellen als kassier.
De afweging om te frauderen zal bij hen
vaak ten gunste van de organisatie uitvallen;
– het nabellen van de opgegeven referenties en controleren van de diploma’s;
– het opstellen van een taakbeschrijving
per functie, zodat niet alleen voor de
medewerker duidelijk is wat deze wel en
niet mag, maar ook voor de organisatie.
Bij niet naleving van de taakbeschrijving
kan de werknemer hierop worden afgerekend;
– het met regelmaat verwisselen van medewerkers op kwetsbare functies, zoals de
kassier en de magazijnmeester;
– het voorkomen van functievermenging:
het is niet wenselijk dat de kassier tevens
administrateur is;
– het invoeren van vier-ogentoezicht: laat
het tellen van geld en het inventariseren
van voorraden altijd geschieden in het
bijzijn van nog een persoon. Indien
mogelijk dient de tweede persoon niet in
een hiërarische verhouding te staan tot
de kassier of magazijnmeester (dus
iemand van een andere afdeling).
Technische maatregelen
Bij technische maatregelen kan worden
gedacht aan:
– het gebruikmaken van een kasregister
dat niet alleen de verkopen bijhoudt,
maar ook de voorraden registreert. Het
kasregister bevat een controlestrook die
niet direct toegankelijk is voor de kassier,
zodat onafhankelijke controle van de
aangeslagen verkopen mogelijk is. Het
maken van uitdraaien en het boeken van
retouren zijn handelingen die op deze
kassa met een speciale sleutel of code
zijn afgeschermd;
– een kluis waarin de omzet bewaard kan
worden. Het is belangrijk dat de kluis
zowel inbraak- als brandbestendig is;
– het gebruikmaken van goed hang- en
sluitwerk. Hierbij dient de verzekeringspolis te worden doorgenomen, omdat
daarin eisen gesteld kunnen zijn aan het
materiaal;
– afhankelijk van de waarde van de voorraad en/of de hoeveelheid geld kunnen
aanvullende maatregelen worden getroffen zoals bewegingsmelders, camera’s en
alarmsystemen.
Procedurele maatregelen
Bij procedurele maatregelen kan worden
gedacht aan maatregelen inzake ontvangst,
bewaren en afgeven van het geld of de
voorraad.Voor het kasgeld betekent dit bijvoorbeeld dat dagelijks:
– de kassier het geld voortelt, waarbij een
controleur (bijvoorbeeld de administrateur) toeziet op de telling;
– de kassier de telling vastlegt op een tellijst die door beiden wordt getekend voor
akkoord;
– de controleur de retouren op het kasregister aanslaat;
– de controleur de omzet via de PIN-automaat uitdraait;
– de controleur de kasomzet uit het kasregister haalt (afslaan kassa);
– de controleur het geld en de kasgegevens
meeneemt naar de afdeling Administratie;
– de administrateur de dagstaat opmaakt,
bestaande uit het ontvangen kasgeld en
de geregistreerde omzet;
– de administrateur in geval van verschillen direct de kassier om een verklaring
vraagt.
Kassier moet niet zelf de
administratieve afhandeling
verzorgen.
Als de afdeling administratie ook de kassierfunctie vervult, dan moet binnen de
afdeling één persoon gedurende een
bepaalde periode verantwoordelijk worden
gesteld voor het kasbeheer en moet een
ander hem controleren (secundaire functiescheiding). Dit is vaak het geval als een
onderneming geen aparte winkel heeft en
alleen kasgeld heeft voor het betalen van
werknemers (declaraties) en leveranciers.
Voorkomen moet worden dat de kassier
tevens de administratieve afwikkeling doet,
anders kan deze de onkostenvergoeding
verhogen nadat de kosten zijn betaald, of
hij kan de rekening van de inkopen verhogen en het meerdere zelf houden. Vooral
RETROGRADE-METHODE
Binnen dit artikel voert het te ver om de retrogrademethode volledig
uit te werken, maar een beknopte aanduiding van de werking onthouden we u niet.
De retrograde-methode maakt gebruik van het uitgangspunt dat de
beginvoorraad (B) wordt verhoogd door de inkopen (I) en verlaagd
door de verkopen (V). Het saldo is de eindvoorraad (E). In formulevorm is dit: B + I - V = E.
De berekende eindvoorraad kan vervolgens worden vergeleken met de
getelde eindvoorraad. Hoe groter het verschil, hoe groter het
probleem; de theoretische en de werkelijke eindvoorraad behoren
immers gelijk te zijn. (De formule is bewust eenvoudig gehouden.
Afhankelijk van het soort organisatie kan de formule worden uitgebreid. Zo kan ook rekening worden gehouden met belastinginvloeden.)
Verschillen kunnen door diefstal of verduistering worden veroorzaakt, maar ook door verkeerde tellingen, verkeerde aanslagen en
dergelijke. Zelfs in geval van diefstal bewijst de formule nog niet wie
het heeft gedaan. De formule is dan ook alleen een analysemiddel
TIJDSCHRIFT ADMINISTRATIE – NUMMER 3 – MAART 2006
voor het vaststellen van verschilllen, niet voor het vaststellen van
schuld. Daar dienen middelen als de testkoper en cameratoezicht
voor.
De formule kan op de hele voorraad worden losgelaten, maar ook
op enkele artikelen met een hoog risico voor diefstal (klein en
duur). De gegevens van de B komen uit eerdere tellingen, de I wordt
afgeleid uit de inkoopfacturen of de pakbonnen, de V is de afgifte
(magazijn/aangeslagen verkopen) en de E wordt geteld. Dit gebeurt
in aantallen (goederenstroom).
Als de formule qua volgorde wordt veranderd, kan ook een relatie
met de geldstroom worden gelegd: B + I - E + V (in aantal) x verkoopprijs artikel = omzet (in waarde). Dit kan worden vergeleken
met de werkelijke omzet.
De formule kan ook worden gebruikt bij bijvoorbeeld crediteuren,
debiteuren of geldmiddelen. Zo geldt bij geldmiddelen het verband:
beginsaldo + ontvangsten debiteuren - betalingen aan crediteuren
= eindstand.
31 W W W. T I J D S C H R I F TA D M I N I ST R AT I E . N L
INVENTARISATIEPROTOCOL MAGAZIJNMEESTER
– De inventarisatie vindt, indien mogelijk, op een onverwacht moment plaats.
– De inventarisatie vindt plaats op het moment dat de winkel gesloten is.
– De inventarisatie vindt plaats zonder dat de tellers weten wat de voorraad volgens de
registratie zou moeten zijn (blinde telling).
– De inventarisatie wordt uitgevoerd door de magazijnmeester met een medewerker die
niet in relatie staat tot de magazijnmeester.
– De telling wordt vastgelegd in een tellijst, waarin artikelcode, omschrijving artikel,
getelde aantallen, locatie en datum zijn opgenomen. Alle lijsten worden door beide personen voor akkoord getekend.
– De administrateur controleert een aantal willekeurige tellingen. Daarnaast telt hij tellingen van artikelen met een hoge waarde na. Op de tellijsten zet de controleur zijn paraaf
voor de tweede telling.
– De inventarisatie vindt ten minste eenmaal per jaar plaats. Hierbij moet de gehele voorraad eenmaal zijn geteld, of via één telling (integrale inventarisatie), of via het tellen
van delen van de voorraad in het jaar (partieel roulerende inventarisatie).
– Als de voorraad is verdeeld over meerdere magazijnen (winkel en opslag, bar en
opslag), dan vindt de inventarisatie gelijktijdig (simultaan) plaats om verschuiving van
voorraden te voorkomen.
– In de inventarisatie wordt alleen het eigendom van de organisatie geteld (geen
consignatie).
– In de inventarisatie wordt alleen voorraad bestemd voor verkoop geteld (dus geen reclamegoederen).
– De inventarisatie wordt afgerond door alle ingevulde en ondertekende tellijsten bij de
controleur in te leveren.
als de onderneming niet strikt met verantwoordingsdocumenten werkt (zoals kwitanties), is de mogelijkheid voor fraude
aanwezig.
Organisatorische maatregelen
Bij organisatorische maatregelen moet
worden gedacht aan maatregelen die de
specifieke risico’s van de kas en de voorraad beperken. Risico’s zijn bijvoorbeeld:
– de kassier die verkopen niet aanslaat,
zodat hij het geld zelf kan houden;
– de kassier die voorraad afboekt (van de
niet aangeslagen verkopen);
– de kassier die zelf (niet bestaande) retouren kan opboeken op de kassa en zo het
geld achterover kan drukken;
– de kassier die in de winkel zelf ingekochte goederen verkoopt. De organisatie
loopt hierdoor de winst mis (niet de
omzet, omdat er ook geen inkoop is
geweest).
De administrateur kan hiervan signalen
krijgen door klachten van klanten die bijvoorbeeld geen kwitantie krijgen omdat de
verkoop niet wordt aangeslagen. Alleen al
daarom is het van belang als organisatie
het beleid te hebben: zonder bon geen
omruil. Bovendien weet je dan dat het product is gekocht bij die onderneming.
Een ander signaal voor de mogelijke aan-
de zijn. Het kan ook nodig zijn een stap verder te gaan, te weten het plaatsen van een
verborgen camera op de kassier. Het plaatsen van een camera moet slechts worden
overwogen als een deskundige (jurist of
particulier onderzoeker) is geraadpleegd,
omdat er strenge wetgeving is met betrekking tot heimelijk cameratoezicht.
VERZEKEREN
Mocht de fraudeur effectief in zijn daad
zijn geweest, dan kan het handig zijn als de
onderneming
beschikt
over
een
(fraude)verzekering. Bij het afsluiten van
een (fraude)verzekering moet de onderneming wel goed opletten op de polisvoorwaarden. Niets is vervelender dan na de
fraude nog eens gepakt te worden door de
verzekeraar, omdat deze zich beroept op
de kleine lettertjes. De verzekeraar kan bijvoorbeeld eisen dat de onderneming alle
opmerkingen van de accountant inzake
AO/IC opvolgt. Als dit niet is gebeurd, kan
het zijn dat de verzekeraar niet overgaat tot
uitkering. Lees dan ook altijd eerst de
polisvoorwaarden voordat een verzekering
wordt afgesloten.
wezigheid van fraude vormen onverklaarbare kas- en voorraadverschillen.Vooral als
er patronen in de verschillen zijn, zoals
alleen voorraadverschillen bij dure goederen, of alleen kastekorten en geen overschotten (verschillen hebben de neiging
enigszins te salderen over tijd).
Als er sprake is van te hoge
eisen van de kant van de verzekeraar kan wellicht beter van
verzekering worden afgezien.
PROTOCOLLEN
Let vooral op patronen in kasen voorraadverschillen.
Bij de kassier-administrateur is het van
belang dat wordt vastgesteld dat uitgaven
zijn onderbouwd met onderliggende stukken. Het ontbreken van verantwoordingstukken kan een indicatie zijn voor
fraude. Niet alleen van de kassier-administrateur, maar nog eerder van de declarant. Als deze de kosten niet hoeft te
onderbouwen, kan hij immers zelf zijn
onkosten verzinnen. Om dit te voorkomen,
kan een declaratieprotocol worden
gebruikt (zie vorige artikel).
Als uit deze indicaties een vermoeden van
fraude ontspruit bij de administrateur,
kunnen zwaardere middelen worden ingezet. Een eerste middel is het inschakelen
van een testkoper. Deze controleert de kassier op diens handelingen. Als hier vermoedens van fraude uitkomen, kan dit voldoen-
TIJDSCHRIFT ADMINISTRATIE – NUMMER 3 – MAART 2006
Twee belangrijke maatregelen die genomen kunnen en moeten worden, zijn het
opstellen van een kasprotocol en het
opstellen van een inventarisatieprotocol.
Hierdoor weten de kassier en de magazijnmeester wat van hen wordt verlangd en
daardoor kunnen zij, bij niet naleving
ervan, erop worden afgerekend. Beide protocollen treft u hier in aparte kaders aan.
CONTROLE
Hoe kan de kassier/magazijnmeester worden gecontroleerd? De administrateur kan:
– gebruikmaken van een cijferbeoordeling.
Door de kas- en voorraadverschillen,
afboekingen, omloopsnelheid, inkopen
en verkopen te analyseren, kan een beeld
worden verkregen van de ontwikkeling in
de tijd. Afwijkingen kunnen nader worden onderzocht;
– zich richten op klachten van personeel
en klanten, en op afwijkend gedrag van
de kassier of voorraadmeester (zie bij-
32 W W W. T I J D S C H R I F TA D M I N I ST R AT I E . N L
KASPROTOCOL KASSIER
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
aanslaan van elke transactie op het kasregister;
afgeven van bon aan klant bij in ontvangst nemen van het geld;
het geld na ontvangst direct opbergen in de lade van het kasregister;
geen eigen geld bewaren in het kasregister of de kluis;
niet tijdelijk geld uit de kas halen voor eigen gebruik, al dan niet gedekt door schuldbekentenissen;
geen privé-uitgaven doen van het geld van de organisatie;
dagelijks het geld uit het kasregister tellen, een tellijst invullen en ondertekenen voor
akkoord telling;
alleen betalingen verrichten op basis van originele kwitanties;
de kasbewijzen van de uitgaven direct boeken in het kasboek;
volledige medewerking verlenen aan (onverwachte) kasinventarisaties;
bij meerdere kassen alles tegelijk laten tellen;
het afspreken van een minimum en maximum aan geld dat in de kas aangehouden mag
worden.
voorbeeld de fraude-indicatoren uit het
vorige artikel);
– kan de verantwoordingsstukken van
kastransacties controleren;
– kan de naleving van de protocollen controleren;
– kan de uitbetaalde vergoedingen verifiëren bij degene die het geld ontvangen
zou moeten hebben (bellen);
– kan een verband leggen tussen de gelden goederenstroom (zie kader Retrogrademethode).
KOSTEN-BATENANALYSE
Omwille van de omvang is in dit artikel
een beperkt aantal onderwerpen op het
gebied van kas en voorraad uitgewerkt.
Het zal u duidelijk zijn dat er tal van maatregelen mogelijk zijn, die het de fraudeur
ten minste bemoeilijken zijn snode plannen uit te voeren.
Wel dient u bij het dichttimmeren van het
fraudebeleid altijd een kosten-batenanalyse te maken: wegen de kosten van de maatregelen op tegen de kans dat fraude zich
voordoet maal de schade van de fraude.
Daarnaast moet de organisatie zich ervan
bewust zijn dat het invoeren van maatregelen ook betekent dat deze moeten worden
gecontroleerd op naleving.
De auteur van dit artikel, mr. M.H.G.
Scharenborg AA, fraudeonderzoeker en
oprichter van de website www.antifraude.nl, heeft een cd-rom GISA (geldgoederen informatiesysteem en analyse)
uitgegeven. Lezers van Tijdschrift Administratie krijgen vijftien procent korting
op de prijs van 86,50 euro. Bestellen kan
via [email protected].
a dve r t e nti e
TIJDSCHRIFT ADMINISTRATIE – NUMMER 3 – MAART 2006
33 W W W. T I J D S C H R I F TA D M I N I ST R AT I E . N L