Declaratieformulier voorgeschoten bedragen (niet zijnde reis

Kasgeleideformulier (Deel B: Declaratie per centrale kas)
In te vullen door kassier
Nummer formulier:
In te vullen door declarant
B ………………
Naam:
E-mail:
…………………………………..............….
……………………..............…. @ .......
Datum:
dd-mm-jjjj:
Bedrag:
€ ……………,….
Betaald per kas wegens*:
…………………………………..............….....
......................................................................
......................................................................
*(Alleen) indien van toepassing, kruis hieronder (alles) aan wat van toepassing is:
LUNCH & MAALTIJDEN & CONSUMPTIES
REPRESENTATIE & FESTIVITEITEN
☐ Betreft lunch/maaltijd gebruikt met een externe
relatie (vul naam persoon en bedrijf in):
o …………………………….........….......…….
☐ Betreft lunch/maaltijd gebruikt met
collega(s)(zakelijk karakter)
o
Aantal collega’s: ………………………....
☐ Lunch/maaltijd gebruikt in het bedrijfsrestaurant
☐ Lunch/maaltijd gebruikt in een restaurant elders
☐ Lunch/maaltijd in het kader van een oefening,
cursus
☐ Parkeerkosten dienstauto
(nr: ………… / datum, dd-mm-jjjj:…………)
☐ Betreft geschenk aan externe relatie (vul naam
persoon en bedrijf in):
o
…………………………….........….......…….
☐ Betreft geschenk aan collega(s) anders dan
geboorte, overlijden, verjaardag, huwelijk, ziekte etc.
o
Naam: ……………………….....….......…….
☐Geschenk bedraagt € 25,- of meer
☐Geschenk bedraagt minder dan € 25,☐ Personeelsfeest extern (niet op een eigen BBN-locatie)
☐ Personeelsfeest intern (incl. lunch/maaltijd)
☐ Personeelsfeest intern (excl. lunch/maaltijd)
Teambuilding met een aantoonbaar
ontwikkelings- of opleidingselement: ☐ interne ☐
externe locatie
☐ Geschenken in de vorm van cadeaubonnen aan
eigen personeel
(Individuele lunch/maaltijd in het kader van overwerk of dienstreis:
z.o.z.)
(Geschenken in de vorm van contant geld zijn i.v.m. de
werkkostenregeling niet langer toegestaan)
ONDERSTAAND GEDEELTE DIENT VOORAFGAAND AAN DECLARATIE INGEVULD TE ZIJN !!!!!!!!
Paraaf 2e persoon *
In te vullen door budgethouder
(verplicht indien budgethouder en declarant dezelfde
persoon zijn)
Grootboekrekening:
………………
Naam: ……………..............….
Naam: …………………..............….
Paraaf/
datum:
Paraaf/
datum:
* Indien je als budgetverantwoordelijke zelf ontvanger bent van het voorschot, teken dan zelf als budgethouder. En laat vervolgens een
2e persoon bijtekenen die qua functieniveau gelijk of hoger is binnen Brandweer Brabant-Noord. Echter voor de Regionaal Commandant
dient de Controller bij te tekenen.
* Het formulier dient dus altijd door 2 verschillende personen te zijn getekend.
z.o.z.
Door financieel medewerker (in te vullen na controle en goedkeuring)
IV3 Code :
Paraaf/datum:
Versie 12-02-2013
Handreiking voor indienen van een succesvolle kasdeclaratie.
 Declaraties dienen uiterlijk binnen 1 maand na aanschaf te geschieden.
 Indien je als budgetverantwoordelijke zelf een declaratie per kas aanvraagt, laat dan een collega in horizontale lijn tekenen.
 Indien het declaratiebedrag is samengesteld uit meerdere losse bedragen, let dan op dat deze afzonderlijk niet hoger zijn dan € 250,00.
Losse bedragen hoger dan € 250,00 dienen als factuur op naam van Brandweer Brabant-Noord ingediend te worden door de leverancier
van de goederen of dienst.
 Factuurgegevens voor de leverancier:
Brandweer Brabant-Noord
Team Financiën
Postbus 218
5201AE ’S-HERTOGENBOSCH
 Uitsluitend bonnen die aan de volgende spelregels voldoen zullen worden geaccepteerd als bewijsstuk:
o Originele bonnen van personen, bedrijven en/of instanties met naam- en adresvermelding en ingeschreven in het handelsregister
van de KvK.
o Vermelding van de datum van levering van de goederen en/of diensten.
o Vermelding van het gedeclareerde bedrag en de betaalde BTW (indien van toepassing).
 Reis- en/of individuele verblijfkosten mogen niet via dit formulier worden gedeclareerd. Formulieren voor deze kosten kunt u op intranet
terugvinden onder het tabje Personeel.
 Declaraties welke niet volledig zijn ingevuld en/of waar sprake is van ontbrekende bewijsstukken zullen niet in behandeling worden
genomen.
 Bij een betaling per kas van € 200 of meer van tevoren even contact opnemen met kassier.
 Bij betaling per kas krijgt de declarant een kopie van dit blad, de kassier behoudt het origineel.