Business case toelichting PWD

Toelichting op de Business Case
template
Auteur:
<projectleider>
Datum:
<dd-mm-jjjj>
Versie:
<versienummer>
Status:
Toelichting op de Business Case template
Documentgegevens
Doel van de business case
Een business case is een projectdocument waarin de zakelijke afwegingen om een project of taak te
beginnen of voort te zetten beschreven worden. In de business case worden de kosten tegen de
baten afgewogen. Baten kunnen financieel van aard zijn, maar ook kwaliteitsverbeteringen kunnen
grondslag zijn om kosten te maken. Aan de hand van de business case wordt besloten om wel of niet
te starten en/of verder te gaan met een project
Tijdens de opstartfase bevat de business case de eerste grove ramingen, om helderheid te geven in
de financiering van een project en een beeld te verschaffen van te verwachten kosten. Deze versie
wordt opgeleverd voorafgaand aan het project of vroeg in de opstartfase.
Bij oplevering van het Projectplan (of Projectinitiatiedocument of PID) is de business case
aangescherpt en uitgebreid. Hij bevat een samenvatting van de kosten. De baten worden grondig
beschreven: die vormen tenslotte de reden om het project uit te voeren.
Het is verstandig de business case tijdens een project te herijken, wanneer zich wijzigingen voordoen
in de kosten, benefits of belangrijke risico’s van het project.
Versiehistorie
In de versiehistorie is de geschiedenis van de business case terug te lezen. Door de stuurgroep
goedgekeurde versies worden onder een nieuw versienummer bewaard.
Versie Datum
0.2
Auteur(s)
0.3
0.9
1.0
2.0
Opmerkingen
Bijv.: Eerste globale versie, ter review door FEZ
opdrachtgever en ICTS
Bijv.: Eerste globale versie, goedgekeurd door stuurgroep
Bijv.: Uitgewerkte versie bij einde initiatiefase. Ter review
door stuurgroep
Bijv.: Versie bij Projectplan. Goedgekeurd door stuurgroep
op d-m-jjjj.
Bijv.: Gewijzigde versie na verandering van scope van het
project. Nu wordt ook … meegenomen. Goedgekeurd door
stuurgroep op d-m-jjjj.
Brondocumenten
Versie
Datum
Auteur(s)
Titel
1.0
dd-mmjjjj
Bijv. de
opdrachtgever
Projectintake
Inhoudsopgave
1
Redenen om het project uit te voeren ............................................................................................ 4
2
Kosten .............................................................................................................................................. 4
3
Uren ................................................................................................................................................. 5
3.1
4
Gevolgen voor exploitatie ....................................................................................................... 6
Benefits.............................................................................................. Error! Bookmark not defined.
4.1
Financiële baten ...................................................................................................................... 6
4.2
Kwalitatieve voordelen............................................................................................................ 6
Bestandsnaam:
Versie:
Project:
Document1
Auteur:
Datum opgeslagen:
ICTS projectdocumentatie
2/6
Toelichting op de Business Case template
Bestandsnaam:
Versie:
Project:
Document1
Auteur:
Datum opgeslagen:
ICTS projectdocumentatie
3/6
Toelichting op de Business Case template
1 Redenen om het project uit te voeren
<<Om tijdens de looptijd af te wegen of het project nog de moeite waard is, en om projectleden
helder te maken waarvoor inspanningen en resultaten worden geleverd, worden hier altijd de
redenen opgenomen.
Dit kunnen bijv. zijn: wetgeving, efficiency, kwaliteitsverbetering. Maak expliciet wat de argumentatie
is.
Eventuele aannames duidelijk vermelden!
>>
2 Overzicht kosten en baten
De tabel hieronder moet een overzicht bevatten van alle financiële gevolgen van het project.
Vermeld bij de tabel en bij de toelichtingen verderop in het document duidelijk welke aannames er
eventueel zijn gedaan.
Maak een opsplitsing naar incidentele kosten en structurele kosten (waaronder licentiekosten, extra
personeel, extra apparatuur/hardware, etc.).
Denk bij incidentele baten bijv. aan eenmalige opbrengsten van te verkopen apparatuur, of op te
zeggen licenties.
Denk bij incidentele kosten ook aan eventuele vervroegde afschrijvingen van niet meer te gebruiken
hardware of licenties.
In de kolom budget wordt vermeld welke organisatorische eenheid wordt geraakt. Het kan bv.
voorkomen dat kosten op een andere plaats vallen dan opbrengsten. Eenmalige baten en kosten zijn
meestal direct gerelateerd aan de uitvoering van het project. De structurele kosten zijn jaarlijkse
kosten die ten laste zullen komen van de meerjaren exploitatiekosten-begroting van de aangegeven
organisatorische eenheid. Eventuele aannames duidelijk vermelden.
De tabel is een Excel worksheet, binnen een Word-document. Je kunt deze in Word bewerken, of in
Excel.
Werken in Word: dubbelklilk op de tabel (toepasbaar bij kleine wijzigingen)
Werken in Excel (makkelijker bij grotere wijzigingen)
1.
2.
3.
4.
Klik met de rechtermuisknop op de tabel
Kies Worksheet Object>Open
Nu kun je in Excel wijzigingen aanbrengen
Als je Excel afsluit, wordt de tabel automatisch bijgewerkt in het Word-document.
Voor het afsluiten: plaats de cursor helemaal linksboven in de tabel!!!
Verdere aanwijzingen zijn te vinden op internet, of vraag een collega.
Bestandsnaam:
Versie:
Project:
Document1
Auteur:
Datum opgeslagen:
ICTS projectdocumentatie
4/6
Toelichting op de Business Case template
Baten
Eenmalige baten
Verkoop overbodige
apparatuur
Totaal eenmalige baten
Structurele baten
Besparing licenties
Uitfasering servers
Totaal structurele baten
Budget
2014
ICTS
Budget
2017
2018
Totaal
€0
€0
€0
€0
1.250
€ 1.250
€0
12.000
1.000
€ 13.000
12.000
1.000
€ 13.000
12.000
1.000
€ 13.000
12.000
1.000
€ 13.000
48.000
4.000
€ 52.000
€ 1.250
€ 13.000
€ 13.000
€ 13.000
€ 13.000
€ 53.250
2014
2015
2016
2017
2018
Totaal
40.000
20.000
1.000
7.500
€ 68.500
€0
€0
€0
€0
40.000
20.000
1.000
7.500
€ 68.500
8.000
€ 8.000
10.000
1.000
€ 11.000
10.000
1.000
€ 11.000
10.000
1.000
€ 11.000
10.000
1.000
€ 11.000
40.000
12.000
€ 52.000
Totale kosten
€ 76.500
€ 11.000
€ 11.000
€ 11.000
€ 11.000
€ 120.500
Baten - kosten
-€ 75.250
€ 2.000
€ 2.000
€ 2.000
€ 2.000
-€ 67.250
Structurele kosten
Jaarlijkse licentie nw syst.
servers SSM
Totaal structurele kosten
UIM
UIM
ICTS
UIM
2016
1.250
€ 1.250
ICTS
ICTS
Totaal baten
Kosten
Eenmalige kosten
Initiele licentie nw syst
Externe consultancy
Kosten pilot omgeving
Onvoorzien
Totaal eenmalige kosten
2015
ICTS
ICTS
Tabel 1: out-of-pocket kosten project
3 Toelichting kostenposten
Je kunt deze paragraaf in de business case opnemen, of in je Projectplan/projectvoorstel/PID. Geef
hier in ieder geval duidelijk aan waar de toelichting is te vinden en welke documentversie het betreft.
Geef per kostenpost een toelichting. Waarom is de kostenpost nodig? Hoe is deze opgebouwd?
3.1 Eenmalige kosten (projectkosten)
3.2 Structurele kosten (op te nemen in meerjarenbegroting)
4 Uren
In de tabel hieronder is per afdeling het aantal uren weergegeven dat benodigd is om het project te
doen slagen. De gedetailleerde uitwerking van de uren kun je opnemen in de business case, of het
Projectplan, of het projectvoorstel. Geef hier dan wel duidelijk aan waar deze zijn te vinden.
Fase 1: voorbereiding
Fase 2: realisatie
Fase 3: afronding
Totaal:
Bestandsnaam:
Versie:
Project:
Document1
Uren afd. A
Uren afd. B
Totaal
100
150
20
20
300
120
450
20
270
320
590
Auteur:
Datum opgeslagen:
ICTS projectdocumentatie
5/6
Toelichting op de Business Case template
4.1 Gevolgen voor exploitatie (uren)
Hier wordt gevraagd naar de gevolgen voor de urenbesteding, bv. door een meer efficiënte
werkwijze of juist meer uren-inzet door eisen vanuit wet-en-regelgeving. Een besparing in uren levert
ook financiële baten op wanneer er een FTE reductie wordt gerealiseerd, of wanneer bespaard kan
worden op externe uren. Eventuele aannames apart vermelden.
Doe dit voor alle eenheden die door het project worden geraakt.
5 Voordelen
De baten van het project zijn de redenen om het project uit te voeren. Dit hoofdstuk moet dan ook
altijd worden gevuld. Baten kunnen kwalitatief zijn, bijv. kwaliteitsverbetering of kwantitatief, indien
een efficiencyslag behaald wordt, of beide.
5.1 Financiële baten
Geef bij financiële baten altijd aan HOE ze daadwerkelijk gerealiseerd worden. Een urenbesparing
bijvoorbeeld is nog geen financiële besparing, dat is hij pas als er een vermindering in fte’s wordt
doorgevoerd.
Geef ook helder aan WIE verantwoordelijk is voor de acties en zorg dat dit is afgestemd. Baten
kunnen binnen het project worden gerealiseerd of in de lijnorganisatie.
5.2 Kwalitatieve voordelen
Waar ligt de winst voor de eindgebruikers? Of in de kwaliteit van het proces?
Bestandsnaam:
Versie:
Project:
Document1
Auteur:
Datum opgeslagen:
ICTS projectdocumentatie
6/6