Bestand downloaden

Management Inkoop H2
Definitie Inkoop: Het geheel van alle activiteiten die in organisaties worden vervuld om producten en
diensten van externe bronnen te betrekken. Er voor zorgen dat de juiste producten van de juiste
kwaliteit op de juiste tijd op de juiste plaats in de juiste hoeveelheden tegen de juiste prijs
beschikbaar zijn voor de organisatie.
Tussenschakel tussen de interne organisatie en de externe buitenwereld -> van buiten naar binnen.
Inkoop zorgt dat er contracten zijn, afspraken maken, leveranciers zoeken, onderhandelen. Logistiek
gaat over voorraden, bestellen, goederenstroom.
Aspecten inkoop:
- Technische aspect
- Logistiek aspect
- Commercieel aspect
Er voor zorgen dat de juiste producten van de juiste kwaliteit op de juiste tijd op de juiste plaats in
de juiste hoeveelheden tegen de juiste prijs beschikbaar zijn voor de organisatie.
De inkoper en de consument
Rationeel: Dit is een verslag met welke eisen ik stel aan een product. Als een product aan mijn eisen
voldoet dan kan ik het kopen.
Autonome vraag: vraag naar een product, vraag naar een pak vis.
Afgeleide vraag: vanuit consument, een pak vis, AH koopt meerdere pakken.
Inkoopvolumes als percentages van de totale omzet
Sector
Handel
Industrie
Dienstverlening
Inkoopaandeel
70 - 90 %
50 - 90 %
10 - 35 %
Bij de industrie wordt er nog waarde toegevoegd waardoor inkoopvolume minder is als bij handel.
Ontwikkeling vakgebied inkoop
Vierfasenmodel (Burt)
1. Administratieve functie: laag geplaatst in de organisatie, inkopers houden zich vooral bezig
met het plaatsen en afhandelen van orders in opdracht van gebruikers.
- Jij gaat zitten en je besteld wat je opgedragen wordt.
2. Mechanische functie: meer oog voor commerciële aspecten, inkopers oriënteren zich op de
markt en zijn op zoek naar lage prijzen.
- Je hebt er niet veel over te zeggen, maar je mag over de prijs onderhandelen met
verschillende leveranciers.
3. Pro-actieve functie: inkopers nemen initiatieven, hebben een lange termijnvisie en nemen
initiatief in leveranciersmanagement
- Je mag beoordelingssysteem maken, nieuwe leveranciers aannemen en van andere afscheid
nemen.
4. Professionele functie: inkoop is een strategisch wapen in de concurrentiestrijd.
- Je wordt heel erg betrokken voor de toekomst. Je mag veel bepalen en onderzoeken waar je
het beste kan halen.
Visies vakgebied inkoop
Vierfasenmodel Van Weele
1. Besteloriëntatie - Administratieve functie
2. Commerciële oriëntatie - Mechanische functie
3. Logistieke oriëntatie - Pro-actieve functie
4. Strategische oriëntatie - Professionele functie
Fases inkoopproces
Tactisch
Inkoop
Operationeel
Logistiek
Specificeren: eisen, kwaliteit. Wat heb je nodig? Verschillende eisen opstellen, technisch, logistiek en
commercieel.
Selecteren: Offerte aanvragen, RFQ, als het bedrag onder de 150.000 ligt hoeft het niet Europees
aanbesteed te worden. Leveranciers selecteren en contract maken. Meerdere leveranciers kiezen,
shortlist/approved-vendor-list. Voorkeurslijst van een bedrijf over leveranciers.
Bij inkopen: kwaliteit, levering en prijs belangrijk.
Gevaar! Back-door-selling: Je hebt geen klik met de inkoper dus je gaat je richten op andere mensen
in het bedrijf.
Bestellen, bewaken en nazorg
• Gevaar! Maverick-buying -> buiten het contract bestellen
• Gevaar! Prijsverhogingen (niet in contract)
• Spoedlevering / chasseren -> uitzoeken en nakijken of er echt gewerkt wordt met je product.
•
•
Nazorg door factuurcontrole
Leveranciersbeoordeling (Vendorrating)
Koopsituaties:
1. New-task situatie: nieuw product bij onbekende leverancier. (new task buy)
2. Gewijzigde herhalingsaankoop: nieuw product bij bekende leverancier of bestaand product
van nieuwe leverancier.(modified rebuy)
3. Rechtstreekse herhalingsaankoop: bekend product van een bekende leverancier. (straight
rebuy)
Decision Making Unit (DMU): Alle mensen die bij het koopproces betrokken zijn.
• Gebruikers
• Beïnvloeders
• Kopers -> Zij doen de daadwerkelijke inkopen.
• Beslissers -> Geven het ja woord voor de bestellingen
• Gatekeepers -> Personen die informatie filteren en sommige info tegenhouden.
Verkopende partij werkt bij complexe producten vaak met een Problem Solving Unit (PSU)
Bijvoorbeeld technische mensen.
Beroepscode voor de inkoper
• Zakelijk fatsoen
• Deskundigheid
• Vrije mededinging
• Duurzaamheid
Definities
E-procurement
Het inkopen met gebruikmaking van internettechnologie
E-ordering
Bestellen via internet
E-sourcing
Leveranciers zoeken via internet
E-tendering
Elektronisch aanbesteden: Avans zoekt smartboards, bericht op internet
E-auctions
Veilingen via internet
E-ordering – EDI (Electronic Data Interchange)
Je hebt een inkopende partij en een verkopende partij. Je wilt communiceren dus je moet dezelfde
taal spreken : XML of HTML
70, 8718212210, 9, 012, 010105
70: aantal
8718212210: Product, streepjescode
9: Prijs
012: locatie
010105: Datum
E-tendering
RFI - Request For Information: geef mij informatie over 50 smartboards
RFQ - Request For Quotation: geef mij een offerte voor 50 smartboards
E-auction / inkoopveiling
English auction -> wanneer de prijs omhoog gaat: schildrij, 50, 150, 500
Dutch auction -> als de prijs naar beneden gaat: bloemen 5, 4.50, 2 Variant: reversed auctions:
verkopende partij biedt aan. De inkopende partij zegt hier wat hij wilt hebben. Ahold zegt 1mln kilo
aardappels -> leveranciers gaan bieden.
First price sealed bid -> iemand maakt envelop open van inkoper en verkoper en kiest dan de beste.
Allemaal gesloten bieden en beste prijs wint.
Vickrey -> offertes worden ingeleverd, alles wordt open gemaakt en de best prijs mag leveren tegen
de een naar beste prijs.
Continuous double auction -> life, aandelenbeurs: vraag en aanbod -> realtime
Sealed double auction-> constant vraag en aanbod aanwezig maar niet bekend bij de buitenwereld.
Een tussenpersoon die dat regelt.
Lock-in-effecten
Treden op als een gebruiker geïnvesteerd heeft in meerdere complementaire en duurzame activa.
Mensen zijn vaak gewend aan bepaalde producten. Bedrijven zijn gewend om te werken met
bepaalde merken en producten. Ze zullen niet snel voor iets anders kiezen.
Switching costs
De kosten die gepaard gaan met het overstappen op een andere leverancier. Hoe meer je gewend
bent aan iets hoe duurder het is om over te stappen.
Les 2
Interne relaties inkoop
Vierfasenmodel (Burt)
1. Administratieve functie: laag geplaatst in de organisatie, inkopers houden zich vooral bezig
met het plaatsen en afhandelen van orders in opdracht van gebruikers.
2. Mechanische functie: meer oog voor commerciële aspecten, inkopers oriënteren zich op de
markt en zijn op zoek naar lage prijzen.
3. Pro-actieve functie: inkopers nemen initiatieven, hebben een lange termijnvisie en nemen
initiatief in leveranciersmanagement
4. Professionele functie: inkoop is een strategisch wapen in de concurrentiestrijd.
Interne klant perspectief
De Inkoper is meer dan alleen onderhandelaar
De inkoper voegt waarde toe aan andere bedrijfsfuncties (bijvoorbeeld logistiek en marketing)
Cross-Funtional-Teams
Zie je vooral in fase drie en fase vier. Samenwerken
met andere afdelingen.
Alle afdelingen zitten samen in een team om na
te denken over een nieuwe productgroep.
Interne relatie met logistiek
Juiste tijd op de juiste plaats in de juiste hoeveelheden
Just in time management (JIT)
• Alle materialen en producten zijn precies op het tijdstip beschikbaar
• Pull-mechanisme
• Producent heeft in principe GEEN voorraad
Interne relatie met afdeling kwaliteit
Total Quality Management (TQM) / Integrale kwaliteitszorg (IKZ
1. De klant bepaalt de kwaliteit.
2. Data is een vereiste en geen meningen (kwaliteitsmeetsysteem).
3. Mensen die binnen systemen werken creëren kwaliteit.
4. Het vereist toewijding naar continue verbetering.
5. Preventie in plaats van detectie.
6. Kwaliteit moet in het ontwerp zitten en variaties zoveel mogelijk uitsluiten.
7. Het top management moet leiderschap bieden en alle kwaliteitsinitiatieven ondersteunen.
Interne relatie met productontwikkeling
CO-MARKERSHIP
Philips, een van de eerste Europese bedrijven die zich richtte op partnership, introduceerde eind
jaren ’80 de term ‘co-makership.’
Broersma (1991) omschreef dit als: ‘ het opbouwen van een lange termijnrelatie opbouwen met een
beperkt aantal leveranciers gebaseerd op wederzijds vertrouwen’
Leveranciers zelfs als co-developers of
co-designers
Interne relatie met marketing
Big Spenders (marketing)
• Omzet georiënteerd
• Tailormade producten
Penny-Pinchers (inkoop)
• Kosten georiënteerd
• Standaardproduct
Belang van een inkoop functie:
• Focus op kernactiviteiten
• Veel uitbesteden van niet-kernactiviteiten
Inkoop en strategie
Ondernemersstrategie -> inkoopstrategie
Als een onderneming besluit om naar links te gaan, zal de inkoop moeten volgen.
Plieger heeft een doelstelling om de bestelling van haar klanten binnen 1 werkdag te kunnen leveren.
Welke consequenties hebben deze doelstelling voor haar eigen leveranciers?
Commoditymarkt
• Opportunity buying
• Veel wisselingen van leveranciers
• Veel leveranciers
• Harde prijsonderhandelingen
• Hoge eisen aan leveranciers, logistiek / financieel
Niche markt
• Kostenbesparing relatief minder invloed
• Hoge kwaliteit leveranciers (betrouwbaarheid)
• Weinig leverancierswisselingen
• Hoge eisen kwaliteit van de producten
Inkoop doelstellingen
Algemene inkoopdoelstellingen
• Inkoop van materialen en diensten naar wens interne klant
Specifieke inkoopdoelstellingen
• Product- en procesvernieuwing
• Verminderen strategische kwetsbaarheid
Specifieke inkoop doelstellingen
• Make-or-buy-beslissing
• Leveranciersmanagement
• Samenwerkingsverbanden
Make or buy kunnen wij dat zelf maken in productieafdeling of moet ik het gaan inkopen (komen
voor bij productontwikkeling/industrie)
Les 3
Make or buy beslissingen
Aanleiding
• Productontwikkeling
• Ontevredenheid over leveranciers
• Afzetverandering
• Kostenbeheersing en flexibiliteit
• Strategische heroverweging kernactiviteiten
Productontwikkeling ->
Kostenbeheersing en flexibiliteit
Voorbeeld uitbesteding logistiek
• Minder zorgen (arbeidsrecht)
• Financieel voordeel (investeringen)
• Overzicht kosten
• Deskundigheid en kwaliteit
• Risicobeperking
Strategische heroverweging kernactiviteiten
Als je ergens minder goed in bent kun je het uitbesteden. Vb: bol.com, goede marketing en bezorgen
besteden ze uit aan PostNL
Make or buy?
Zeker niet ‘make’:
• Producten die je zelf niet (goed) kunt maken
• Product met geringe waarde
• Makkelijk in te kopen (routineproduct)
Zeker niet ‘buy’:
• Kernactiviteiten
Tendens make or buy
• Crisis geeft meer inzicht
• Lonen Azië stijgen hard
• Transport en levertijden
• Copycat en communicatie
Original Equipment Manufacturer (OEM)
Een Original equipment manufacturer (OEM) is een bedrijf dat producten levert ten behoeve van
een merkleverancier.
De merkleverancier verwerkt het product in eigen producten alsof het een eigen fabricaat is.
Een compleet product wordt ingekocht bij een OEM, zet er een merk op en dan is het een OEM
product: Bijv. printer wordt gemaakt, logo ricoh erop en dan is het van ricoh
Een Original Equipment Manufacturer (OEM) wordt aangeleverd door:
First tier leveranciers (tientallen)
Deze worden aangeleverd door:
Second tier leveranciers (honderden)
Deze worden aangeleverd door:
Third tier leveranciers (duizenden)
Portfoliobenadering van Kraljic
Twee dimensies, hoe groot volume doe ik in de producten de andere as wat is mijn inkooprisico,
Bovenin de producten die veel verkopen, onderin de mindere
Rechtsonderin minder leveranciers, linksbovenin veel leveranciers
Routineproducten weinig inkoopvolume, makkelijk te verkrijgen op iedere hoek vd straat bijv
plakband
Hefboomproductenveel volume, veel nodig en ik heb veel leveranciers. Leveranciers dus tegen
elkaar uitspelen
Knelpuntproducten moeilijk om in te kopen, bijv iphone twee stukjes metaal die nodig zijn om hem
te maken maar moeilijk zijn aan te komen.
Strategische producten producten waaraan ik lastig kan aankomen maar een heel groot
inkoopvolume van doe. Bijv uranium voor een kerncentrale
Routine producten effecient bestellen, niet teveel tijd mee kwijt zijn
Hefboomproducten macht gebruiken, leveraniers uitnodigen en uitspelen
Knelpuntsproducten alternatief voor vinden zodat je niet afhankelijk bent
Strategische producten strategische partnerships mee aangaan
Leveranciersbeoordelingssysteem
Les 4
Je loopt alle zes fasen van het inkoopproces door wanneer je een new task buy hebt. Bij een
reguliere inkoop meestal alleen de laatste drie.
Links van het inkoopproces -> initiële inkoop functie (data in de computer zetten)
Rechts van het inkoopproces -> verwervingsfunctie (data in de computer zien en de opdracht
bestellen)
Specificeren: het doel van specifiëren is het zo objectief(geen merk bij zetten en niet te specifiek op
het product in. Niet een leverancier maar een algemene vorm -> pen blauw ect) mogelijk beschrijven
en vastleggen van de in te kopen goederen en diensten.
Niet alleen het product of dienst beschrijven maar ook de dienstverlening eromheen (bijvoorbeeld
logistiek en facturering)
Soorten eisen:
• Functionele eisen (gebruiksdoel)
• Technische eisen (technische kenmerken)
• Logistieke eisen
• Kwaliteitseisen
• Commerciële eisen (factuur, betaling, korting)
• Milieuaspecten
• Sociale aspecten
Problemen met specifiëren
• Gebrekkige specificatie
• Veranderende specificatie
• Overspecificatie (teveel opschrijven, doel voorbij schrijven)
Offreren: bedrijf vragen voor een aanbod te doen.
• Incidentele aankopen (ik ga eenmalig een partij inkopen)
• Reguliere aankoop, slechte leverancier
• Mogelijk reguliere aankoop (new task buy)
• Reguliere aankoop, maar toch marktverkenning
Approved: lijst van leveranciers waarmee je al zaken doet
Preferred: leveranciers die bovenaan staan, positief en daar doe je graag zaken mee
Bij een offerte wordt er vaak achteraf je keuze nog onderhandeld.
Aanbesteding, meestal over grotere projecten/producten
Is het aanvragen van een bindende prijsopgave voor het uitvoeren van een project of de levering van
een product.
• Openbare aanbesteding -> partij openbaart via internet een vermelding over producten die
ze nodig hebben.
• Onderhandse aanbesteding -> een aantal leveranciers die jij van tevoren selecteert. Bij hun
doe je een aanvraag.
• Europese aanbestedingen (openbaar) (meestal deze soort van aanbesteding)
 Transparantie (iedereen moet kunnen reageren op je aanvraag en iedereen moet je opdracht
kunnen vinden en zien)
 Objectiviteit (vooraf vertellen wat de eisen voor het product zijn en eisen over bedrijf met
wie je eventueel in samenwerking zal gaan)
 Non-discriminatie (iedereen die zich inschrijft krijgt zelfde informatie en rechten)
Als een gemeente iets wilt doen moeten ze altijd Europees aanbesteden. Je gaat informatie op
zoeken. De partij die jou informatie verschaft mag niet meer mee doen met de aanbesteding.
Reguliere inkoop: product dat telkens op nieuw wordt besteld.