Commercieel inkoper

Beroepsprofiel 1.1
commercieel inkoper
Commercieel inkoper
-14-
juni 1996
De commercieel inkoper
Typering van het beroep
Een commercieel inkoper is de leidinggevende binnen een afdeling inkoop. Zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn strategisch van aard. Hij houdt zich bezig met inkoopbeslissingen op
de lange termijn. Daarnaast coördineert hij de werkzaamheden die door de inkoopmedewerkers
worden uitgevoerd en voert hij zelf ook inkoopactiviteiten uit.
Kerntaken
Kerntaken die bij het beroep horen zijn:
- (potentiële) leveranciers selecteren, benaderen en contacten daarmee onderhouden
- voorstellen doen aan leveranciers over de te ontwikkelen produkten
- de gewenste kwaliteit van in te kopen produkten bepalen
- offertes opvragen en vergelijken
- bestaande inkoopbehoeften inventariseren
- prijsonderhandelingen voeren en inkoopcontracten afsluiten, bevestigen en (eventueel) verlengen
- de kwaliteit van eventueel in te kopen produkten beoordelen en daarover rapporteren
- continuïteit en kwaliteit van het gehele inkoopproces bewaken.
Synonieme benamingen
Synonieme benamingen voor het beroep 'commercieel inkoper' zijn:
- manager inkoop
- chef inkoop
Plaats binnen de organisatie
Het beroep 'commercieel inkoper' komt voornamelijk voor in middelgrote en grote bedrijven, waar
sprake is van een gedifferentieerde inkoop van goederen. Bedrijven met exclusieve inkoop van
goederen (commercialiseur) kennen de functie niet. In kleinere bedrijven, en soms ook in het
middelgrote bedrijf, worden de taken die bij dit beroep horen door de directeur of in combinatie met
een ander beroep, bijvoorbeeld verantwoordelijke verkoop, uitgevoerd.
De commercieel inkoper valt onder de hiërarchische en functionele verantwoordelijkheid van de
directeur. De commercieel inkoper is hiërarchisch en functioneel verantwoordelijk voor de medewerkers van de afdeling inkoop, waaronder de administratief inkoopmedewerkers.
Typering van de medewerker
Een commercieel inkoper dient te beschikken over de volgende vaardigheden:
- zeer goede organisatorische vaardigheden
- goede sociale en communicatieve vaardigheden
- zeer goede administratieve vaardigheden
- een grote mate van zorgvuldigheid en nauwkeurigheid
- een hoge mate van zelfstandigheid
- een groot omschakelingsvermogen
- een grote inzetbaarheid
- een zeer grote mate van klantgericht denken en handelen
- een zeer grote mate van stressbestendigheid
Commercieel inkoper
-14-
juni 1996
Verder is het beheersen van de nederlandse, de franse, de engelse en de duitse taal veelal een
vereiste.
Ook is technisch inzicht steeds belangrijker.
Evoluties
De volgende (toekomstige) evoluties zijn van belang voor de inhoud van het beroep commercieel
inkoper:
- toename van concurrentie
- de internationalisering
- het toenemende belang van marketing
- veranderingen in het assortiment (toenemende diversiteit)
- het doorgeven van marktinformatie aan de leverancier
- nieuwe diensten
- de inkoop wordt vaker uitbesteed
- belang van gebruik van managementinformatie
- het toenemende belang van kwaliteitszorg en certificering
- het toenemende belang van milieuzorg
- grotere verantwoordelijkheid van de medewerkers
De commercieel inkoper gaat steeds meer vanuit een inkoopgroepering werken. Dit als gevolg van de
toename van gezamenlijke inkoop van groothandelsbedrijven. Door deze concentratie zal inkoop
minder vaak bij de directie worden ondergebracht en meer worden geprofessionaliseerd. De
commercieel inkoper zal bovendien meer internationaal georiënteerd zijn.
Commercieel inkoper
-14-
juni 1996
Taakcluster 1: Inkoop
Deeltaak 1.1: Leverancierscontact
Kernactiviteiten:
- Stelt criteria op waaraan leveranciers moeten voldoen
- Benadert potentiële leveranciers
- Bepaalt (mede) per leverancier de methode voor leveranciersbeoordeling
- Beoordeelt de leveringsbetrouwbaarheid van leveranciers
- Stelt zich op de hoogte van (technische/omzet-)ontwikkelingen bij leveranciers
- Bepaalt (mede) per artikel (het aantal) aan te houden leveranciers
- Selecteert leveranciers (aanname en afwijzing)
- Stimuleert verbetering prestaties van leveranciers
- Voert correspondentie met leveranciers
Nevenactiviteiten:
- Beoordeelt de kwaliteitsbetrouwbaarheid van leveranciers
- Bepaalt (in overleg) per leverancier het type kwaliteitscontrole
- Doet voorstellen aan leveranciers met betrekking tot te ontwikkelen produkten
Toekomstige activiteiten:
- Benadert buitenlandse leveranciers
- Onderhoudt contact met leveranciers met elektronisch berichtenverkeer
Commercieel inkoper
-14-
juni 1996
Taakcluster 1: Inkoop
Deeltaak 1.2: Inkoop algemeen
Kernactiviteiten:
- Bepaalt mede de kwaliteit van in te kopen artikelen
- Vraagt offertes aan
- Beoordeelt en vergelijkt offertes
- Onderhandelt met leveranciers
- Selecteert offertes
- Inventariseert bestaande inkoopbehoeften
- Weegt de kosten van het in voorraad houden van een artikel af tegen de kosten van het niet in
voorraad hebben van het artikel
- Bepaalt mede de optimale hoeveelheid in te kopen artikelen
- Bepaalt mede het inkoopmoment
- Maakt schattingen van toekomstige inkoopbehoeften
- Beoordeelt de (met een artikel) te behalen brutowinstmarge
- Beslist inzake niet-geplande inkopen
- Bepaalt mede de verpakkingseenheden
- Controleert het procedure-verloop rond ordervoorbereiding/inkoopplanning
- Voert bestel- en inkoopgesprekken
- Signaleert overschrijdingen van bestel-/voorraadnormen
- Beoordeelt de algemene voorwaarden van leveranciers
- Ondertekent (al dan niet na overleg met de eindverantwoordelijke) inkooporders
- Maakt gebruik van geautomatiseerde systemen ten behoeve van de inkoop
Nevenactiviteit:
- Bewaakt de voortgang van het uitstaande orderpakket voor wat betreft leveringscondities
Toekomstige activiteit:
- Koopt diensten in
- Heeft contact met een inkoopkantoor
Taakcluster 1: Inkoop
Deeltaak 1.3: Contractvoorbereiding en -afsluiting
Kernactiviteiten:
- Ondertekent inkoopcontracten
- Verlengt inkoopcontracten
Nevenactiviteiten:
- Laat eventuele inkoopcontracten beoordelen (financieel en juridisch)
- Vraagt toestemming voor het afsluiten van (langdurige) inkoopcontracten
Commercieel inkoper
-14-
juni 1996
Taakcluster 4: Personeelsbeheer
Deeltaak 4.2: Opleiding en informatie-uitwisseling
Kernactiviteiten:
- Participeert in overlegsituaties
- Maakt gebruik van een geautomatiseerd systeem ten behoeve van overleg en rapportage
- Bestudeert produktinformatie en vakliteratuur
- Bezoekt vakbeurzen, tentoonstelling, en dergelijke.
- Woont produktpresentaties bij
Nevenactiviteiten:
- Rapporteert aan collega's
- Interpreteert onderzoeken naar marktontwikkelingen, trends, risico's etc.
Toekomstige activiteit:
- Geeft marktinformatie door aan leveranciers
Taakcluster 5: Bedrijfsbeleid
Deeltaak 5.1: Bedrijfsvoering en beleidsbepaling
Kernactiviteiten:
- Onderhoudt nauw contact met de afdeling verkoop met betrekking tot goede afstemming
inkoopbeleid en verkoopbeleid
- Bepaalt mede het inkoopbeleid
- Stelt inkoopactieplannen op
- Begeleidt de uitvoering van inkoopactieplannen
- Bepaalt mede wijze en tijdstip waarop inkoopaanvragen ingediend moeten worden
- Adviseert over aan te houden voorraadnormen
- Maakt gebruik van een geautomatiseerd systeem ten behoeve van beleid en budgettering
Nevenactiviteiten:
- Bepaalt mede het leveranciersbeleid
- Bepaalt mede het beleid ten aanzien van contracten
- Maakt (meerjaren)plannen met betrekking tot de assortimentssamenstelling
- Adviseert met betrekking tot de algemene bedrijfsvoering
Toekomstige activiteit:
- Doet voorstellen voor samenwerkingsverbanden
Commercieel inkoper
-14-
juni 1996
Taakcluster 5: Bedrijfsbeleid
Deeltaak 5.2: Prijsbepaling en budgettering
Kernactiviteiten:
- Stelt (voor zover mogelijk) zich op de hoogte van de inkoopprijzen van concurrenten
- Stelt zich op de hoogte van verkoopprijzen van concurrenten
- Stelt zich op de hoogte van prijsontwikkelingen
- Vertaalt markt/prijs-ontwikkelingen naar een inkoopstrategie
- Controleert inkoopkosten
- Analyseert budgetverschillen
Nevenactiviteiten:
- Rapporteert over budgetverschillen
Taakcluster 5: Bedrijfsbeleid
Deeltaak 5.3: Zorgsystemen (kwaliteitszorg, milieuzorg, arbeidsomstandigheden)
Kernactiviteit:
- Levert een bijdrage aan de ontwikkeling van beleidsplannen ten aanzien van zorgsystemen (voor
zover het de uitvoering van de eigen functie betreft)
Nevenactiviteit:
- Adviseert de bedrijfsleiding over bijstelling van beleidsplannen ten aanzien van zorgsystemen
Commercieel inkoper
-14-
juni 1996