1. Structuur en organisatie

Rapport
Versie 1.0
1
O.I.C. Consultancy
Rapport
Versie 1.0
OIC Consultancy
Project Webzzz
2
O.I.C. Consultancy
Rapport
Versie 1.0
Voorwoord
Dit project is gestart om het dotcom bedrijf Webzzz te reorganiseren en een nieuwe structuur
aan te brengen in de organisatie. Dit project wordt uitgevoerd door OIC Consultancy dat
bestaat uit 4 eerstejaars BI studenten en is bedoeld voor de opdrachtgever, dhr.
De projectgroep bestaat uit de volgende leden:
3
O.I.C. Consultancy
Rapport
Versie 1.0
Inhoud
Inleiding ..................................................................................................................................... 5
Samenvatting .............................................................................................................................. 5
1. Structuur en organisatie .......................................................................................................... 7
1.1 Oude situatie/structuur ..................................................................................................... 7
1.2 Nieuwe situatie/structuur.................................................................................................. 9
1.3 Missie, Visie, Waarden en Strategie .............................................................................. 15
1.4 Management profielen.................................................................................................... 16
2. Mens en organisatie .............................................................................................................. 17
3. Omgeving en organisatie ...................................................................................................... 21
Slot conclusie ........................................................................................................................... 24
Bronnen .................................................................................................................................... 25
4
O.I.C. Consultancy
Rapport
Versie 1.0
Inleiding
Het gaat niet goed met het dotcom bedrijf Webzzz. Eén van de leidinggevenden is geveld
door RSI. De werkdruk neemt toe en werknemers nemen ontslag. Binnen het bedrijf is geen
goede en duidelijke structuur. Het is dus noodzakelijk dat er een nieuwe, goede structuur
wordt aangebracht in het bedrijf.
In dit rapport wordt een nieuwe structuur beschreven die het beste past bij Webzzz. Verder
geeft het rapport aandacht aan;



Structuur en Organisatie
Personeel en Organisatie (Human Resource management)
Omgeving en Organisatie
In het eerste onderdeel van het rapport wordt een nieuwe structuur beschreven die het beste
past bij Webzzz en de daarbijbehorende zaken. Daarna wordt de personele kant van het
bedrijf beschreven: Human Resource Management. Als derde en laatste worden de
omgevingsfactoren die invloed uitoefenen op de organisatie beschreven.
5
O.I.C. Consultancy
Rapport
Versie 1.0
Samenvatting
Met het verstrekken van de opdracht om het dotcom bedrijf Webzzz te herstructureren en
reorganiseren ontstond de projectgroep OIC Consultancy. Het doel van deze projectgroep is
om een nieuwe goede structuur te ontwerpen voor Webzzz en het bedrijf daarmee weer
goedlopend en winstgevend te krijgen.
Binnen het dotcom bedrijf is het een chaos. Eén van de leidinggevenden heeft RSI gekregen
en is voorlopig uitgeschakeld. Hierdoor neemt de werkdruk toe op de werknemers en enkele
van hen nemen dan ook ontslag. Het is nu aan OIC Consultancy de taak om een nieuwe goede
structuur aan te brengen en Webzzz weer een goedlopend bedrijf te maken.
Voor het schrijven van dit rapport is de volgende vraag gesteld:
 Wat is er nodig om het dotcom bedrijf Webzzz weer levensvatbaar te maken?
Om tot een goed antwoord te komen op deze vraag zijn er een aantal subvragen opgesteld:
 Welke organisatie structuur past het best bij Webzzz?
 Wat is er nodig om het personeel van Webzzz weer tevreden en gemotiveerd te
krijgen?
 Hoe kan de organisatie beter worden afgestemd op de omgeving?
Als structuur voor de organisatie is een Matrix- structuur het beste geschikt. Dit omdat er in
de eerste plaats een meerhoofdige directie is, het voordeel hier van is dat de verschillende
directie leden zich dan tot een bepaald gedeelte van de bedrijfsvoering kunnen richten. De
directie zal daarom bestaan uit een algemeen, een financieel en een commercieel directeur.
Een andere belangrijke reden waarom een matrix structuur goed geschikt is voor deze
organisatie is omdat de projectgroepen centraal worden aangestuurd door een projectmanager, waardoor er meer overzicht en duidelijkheid is over de lopende projecten en de
voortgang daarvan. Verder is er binnen de Matrix structuur een duidelijke indeling van
afdelingen, hierdoor weten de medewerkers beter welke taken, bevoegdheden en
verantwoordelijkheden ze hebben.
Om het personeel van Webzzz te motiveren is het belangrijk dat er duidelijke doelen gesteld
worden door het management en dat deze doelen goed aan de medewerkers overgebracht
worden. Daarbij hoort ook een goed planning zodat de medewerkers duidelijk weten wanneer
een bepaald doel gehaald moet worden. Om het takenpakket van de werknemers aantrekkelijk
en uitdagend te houden word taak verruiming, taak roulatie en taak verrijking toegepast zodat
eentonig werk niet meer hoeft voor te komen in de organisatie.
6
O.I.C. Consultancy
Rapport
Versie 1.0
Een organisatie heeft te maken met een aantal invloeden van buitenaf, deze kunnen vaak niet
veranderd worden dus zal de organisatie zich daarop moeten afstellen en aanpassen. Hoe dit
het best gedaan kan worden is de taak van de directie en staf afdelingen, dit heeft te maken
met het strategisch management waar een duidelijke missie en visie voor moet worden
opgesteld.
Na het beantwoorden van de hoofd- en subvragen kan worden geconcludeerd dat om Webzzz
weer levensvatbaar te maken er een goede structuur aangebracht moet worden die overzicht
en duidelijkheid verschaft over de bedrijfsvoering en productie.
1. Structuur en organisatie
1.1 Oude situatie/structuur
Fig. 1.1
Directie
(6 oprichters)
Werknemers (150-200 personen)
De huidige structuur van Webzzz ziet er op dit moment zo uit als in fig. 1.1. Het is een heel
platte structuur met weinig duidelijkheid over de taakverdeling, bevoegdheden en
verantwoordelijkheden.
De werknemers werken in projecten die geleid worden door de directie/leidinggevenden.
Het komt daarom ook met grote regelmaat voor dat een leidinggevende meerdere projecten
moet leiden. Naast het leiden van de projecten zorgen de directie leden ook voor het contact
me de klanten en de overige bedrijfsvoering.
Door deze manier van bedrijfsvoering ontstaat er een te hoge werkdruk waardoor de volgende
problemen naar voren komen:
7
O.I.C. Consultancy
Rapport

Versie 1.0
Er is niet duidelijk wie aan welk project gewerkt heeft.
Bij een gemaakt project werd er niet bijgehouden wie er meegewerkt had aan een
project. Als er in een later stadium problemen aan het licht kwamen moest er een
andere medewerker op het probleem gezet worden die geen kennis had van het eerder

gemaakte project. Ook als klanten naderhand met vragen kwamen was er niet duidelijk
voor wie deze vragen over het desbetreffende onderdeel van een project bestemd
waren.

Er is niet duidelijk aan welke klant een project toebehoort.
Er wordt door de leidinggevenden niet bijgehouden voor welke klant een project
bestemd is. Dit levert problemen op als een klant in een later stadium terug komt voor
een vraag of als de klant iets gewijzigd wil hebben aan de desbetreffende website.

Er is niet duidelijk of een klant een factuur toegestuurd heeft gekregen en of deze
betaalt is.
Doordat de leidinggevenden teveel taken tegelijk moeten verrichten houden zij ook de
financiële zaken niet goed bij. Er is geen duidelijk overzicht welke klanten wel of geen
factuur toegestuurd hebben gekregen en of ze deze ook daadwerkelijk hebben betaald.
Hierdoor loopt het bedrijf veel inkomsten mis.

Door de grote onduidelijkheid en het gebrek aan duidelijke functie indeling
weten de werknemers niet precies wat hun taken, verantwoordelijkheden en
bevoegdheden zijn.
De werknemers van Webzzz weten niet goed wat hun taken zijn en wat ze wel of niet
mogen en kunnen doen. Daarbij komt nog dat ze bij verschillende projecten worden
betrokken en zich niet kunnen richten op één specifiek project. Hierdoor ontstaat grote
verwarring en de werkdruk neemt toe waardoor de werknemers ontslag gaan nemen.
8
O.I.C. Consultancy
Rapport
Versie 1.0
1.2 Nieuwe situatie/structuur
De nieuwe organisatie structuur wordt hieronder door middel van een organogram
weergegeven in fig. 1.2
Fig 1.2
9
O.I.C. Consultancy
Rapport
Versie 1.0
De nieuwe organisatie van Webzzz bestaat uit de volgende onderdelen:







Directie
Staf afdelingen: Technische staf en Ondersteunende staf
Projectmanagement
Afdeling verkoop
Afdeling design bestaande uit een grafische afdeling en een programmeer afdeling.
Afdeling financiën
Afdeling klantenservice
Directie
De directie heeft vooral beleidsformulerende taken en is een meerhoofdige directie.
Dit houdt in dat de directie is opgebouwd uit een aantal directie leden die zich op
verschillende delen van de bedrijfsvoering toespitsen.
Algemeen directeur
Verantwoordelijk voor het behalen van de gestelde bedrijfsdoelen.
Financieel directeur
Is de eindverantwoordelijke voor financieel behaalde resultaten.
Commercieel directeur
Is de eindverantwoordelijke voor de manier waarop Webzzz aan de buitenwereld
gepresenteerd word en wat voor naam/aandeel Webzzz heeft in de markt.
Op deze manier wordt er naast de algemene bedrijfsvoering specifiek aandacht besteed aan de
financiële en commerciële doelen zodat de groei en winstgevendheid van Webzzz zeker
gesteld is en gecontroleerd blijft.
Staf afdelingen
In de nieuwe organisatie structuur van Webzzz zijn twee ondersteunende afdelingen
opgenomen te weten: De afdeling van Technische staf en ondersteunende staf.
Omdat Webzzz een redelijk grote en complexe organisatie is, is er behoefte aan ondersteuning
van de primaire processen. Deze processen zijn het ontwikkelen, maken en onderhouden van
de producten van de organisatie (websites). Om deze processen goed te kunnen laten verlopen
is er een ondersteunende technische staf opgenomen in de nieuwe organisatie structuur
(secundaire processen). De taken van deze staf zijn de volgende:
 De primaire processen analyseren en ondersteunen.
 Plannen van de primaire processen.
 Besturen van de primaire processen.
Dit houdt in dat de technische staf als taak heeft het productie proces van Webzzz zowel
technologisch als procesmatig te vernieuwen en ondersteunen.
10
O.I.C. Consultancy
Rapport
Versie 1.0
Binnen deze ondersteunende staf werken dus een aantal soorten personen, namelijk:
 Controllers
 Werkvoorbereiders
 Planners
De tweede staf afdeling is de ondersteunende staf. Deze heeft als taken:
 Zorg dragen voor de werknemers in de organisatie (functie omschrijvingen, carrière
planning etc).
 Het beheren van de personeelsadministratie.
 Marketing, markt aandeel en naamsbekendheid vergroten (in samenwerking met
commercieel directeur).
 Kwaliteit, dit door middel van standaardisatie regels en procedures voor productie
proces.
Deze staf afdeling verhelpt het vierde in paragraaf 1.1 beschreven probleem, de staf afdeling
heeft een bestand waar alle functies worden bijgehouden en omschreven.
Projectmanagement
Het project management bestaat uit de project managers. De taken van de projectmanagers
zijn:



Rapporteren aan directie.
Sturen van projectgroepen.
Samenstellen van projectgroepen.
Deze functies worden voor een deel ingevuld door de huidige leiding van Webzzz. Deze
hebben dan nog wel een management functie maar deze is meer op productie gefocust dan op
bedrijfsvoering.
Door de afdeling projectmanagement blijft het overzicht over alle lopende projecten en is
duidelijk wie welke verantwoordingen en taken heeft. Hierdoor is het eerst punt van de in
paragraaf 1.1 beschreven problemen verholpen, bij het projectmanagement word precies
bijgehouden wie aan welk project werken of gewerkt heeft.
11
O.I.C. Consultancy
Rapport
Versie 1.0
Afdeling verkoop
De eerste taak van de afdeling verkoop is het binnenhalen van nieuwe klanten. Als een
nieuwe klant een website besteld is het de taak van de afdeling verkoop om deze goed in te
voeren in het systeem en door te geven aan de projectmanagers. De projectmanagers zijn
degenen die de opdracht dan in behandeling nemen.
De afdeling verkoop is de eerste die in contact komt met nieuwe klanten, zij moeten er dan
ook voor zorgen dat de nieuwe klanten van alle nodige informatie voorzien worden en
ingevoerd worden in het klanten bestand.
Door de afdeling verkoop hebben nieuwe klanten een aanspreekpunt en kunnen ze op een
gestructureerde en overzichtelijke manier geholpen worden bij het aanschaffen van hun
product. Ook is het tweede probleem dat in paragraaf 1.1 beschreven word hier meteen
opgelost omdat de klanten meteen in de database opgenomen worden en dit bestand word
gekoppeld aan het project.
Afdeling design
De afdeling design is verdeeld over drie subafdelingen, een technische, een grafische en een
inhoudelijke afdeling.
Het technische deel bestaat uit de programmeurs die de codes schrijven voor de verschillende
websites. Als ze niet aan projecten werken zijn ze bezig met de ondersteuning van de websites
van de bestaande klanten, dit gaat over het algemeen in samenwerking met de afdeling
klantenservice.
Het grafische deel bestaat uit de tekenaars, vormgevers en schrijvers, zij zijn verantwoordelijk
voor het uiterlijk van de websites en de inhoud. Als de medewerkers in het grafische deel niet
bezig zijn met hun project taken zijn ze ook bezig met het onderhoud van bestaande websites
van klanten.
De inhoudelijke sub afdeling draagt zorg voor de inhoud van de website, het kan hierbij gaan
om de manier waarop de tekst of beeld materiaal geformuleerd of getoond word. Dit is geheel
klant afhankelijk.
Binnen deze afdeling vallen alle technische, grafische en inhoudelijke kanten van het
ontwikkelen van websites hierdoor kan de kennis makkelijk gedeeld worden en verloopt de
samenwerking sneller en gemakkelijker.
12
O.I.C. Consultancy
Rapport
Versie 1.0
Afdeling Financiën
Deze afdeling heeft de volgende taken:
 Het maken van de offertes voor nieuwe klanten/projecten.
 Bijhouden van de kosten die de lopende projecten maken zodat ze niet over
het vooraf bepaalde budget gaan.
 Versturen van facturen naar klanten en bijhouden of deze betaald worden.
Door instellen van deze afdeling wordt meteen een oplossing gegeven op het derde in
paragraag 1.1 beschreven probleem, deze afdeling heeft een goed overzicht overlopende
facturen en zorgt dat deze tijdig verstuurd worden en betaald.
Afdeling Klantenservice
De afdeling klantenservice heeft als primaire taak het te word staan van reeds bestaande
klanten. Ze analyseren de binnen komende vragen en problemen en indien nodig verwijzen ze
de klant door naar de afdeling of projectmanager die verantwoordelijk is voor het onderwerp.
Door de afdeling klantenservice weten de klanten waar ze moeten zijn met klachten of vragen.
Conclusie
In de nieuwe organisatiestructuur zijn verschillende afdelingen opgenomen, zoals
projectmanagement, financiën, design en klantenservice. Doormiddel van deze afdelingen zijn
een aantal zaken verduidelijkt:
 Wie aan welk project heeft gewerkt
De afdeling projectmanagement houdt bij welke medewerkers er aan een project hebben
gewerkt. Hierdoor is het later voor de klanten ook gemakkelijker om met een vraag of
klacht naar de goede persoon te komen.
 Welk project aan welke klant toebehoort
Een project is niet langer meer een losstaande opdracht. Het is duidelijk voor de
medewerkers voor welke klant het project is bestemd.
 Of een klant daadwerkelijk een factuur toegestuurd heeft gekregen
De financiële afdeling zorgt voor de facturen van de afgeronde projecten. Tevens houden
zij in de gaten of een factuur ook daadwerkelijk wordt betaald of niet.
 Welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden de medewerkers en de
verschillende afdelingen hebben.
Door de nieuwe duidelijke structuur en de ondersteunende afdeling weten de medewerkers
precies wat hun taken en bevoegdheden zijn. Ze weten nu ook naar wie ze moeten gaan
met hun vragen e.d.
De nieuwe organisatiestructuur zorgt er dus voor dat elke medewerker in het bedrijf weet wat
hij moet doen en naar wie hij moet gaan met vragen e.d.
13
O.I.C. Consultancy
Rapport
Versie 1.0
Verder bestaat de nieuwe directie uit meerdere personen. De directie is ingedeeld in een
Commerciële, een financiële en een algemene directeur. Zij hebben alledrie verschillende
taken verantwoordelijkheden die zich focussen op de bedrijfsvoering van Webzzz. Dit houdt
in dat de directie zich op één specifieke taak richten waardoor daar meer tijd en energie aan
besteed kan worden. Dit werkt veel efficiënter dan in de oude situatie waar een
leidinggevende meerdere taken had te vervullen. En door de afdeling projectmanagement
verschuift de beslissingsbevoegdheid naar een lager hiërarchisch niveau waardoor er sneller
beslissingen genomen kunnen worden (decentralisatie).
Alle afdelingen worden nu ondersteund door de ondersteunende staf. Deze bestaat uit 2
afdelingen, namelijk: de Technische staf en de ondersteunende staf, deze ondersteunen de
primaire processen binnen het bedrijf.
Door deze nieuwe afdelingen in het bedrijf kan Webzzz meer gestructureerd en efficiënter
werken.
14
O.I.C. Consultancy
Rapport
Versie 1.0
1.3 Missie, Visie, Waarden en Strategie
Webzzz heeft om verder te kunnen duidelijke doelen nodig en een goedbeeld van hun
strategie en toekomst verwachtingen. Daarom moet Webzzz eerst stilstaan bij de volgende
vragen:




Wat is de kern van onze overtuiging?
Wat voor bedrijf willen we worden?
Wat zijn de voornaamste waarden waardoor wij ons laten leiden?
En hoe willen we onze doelstellingen bereiken?
OIC consultancy heeft op deze vragen het volgende te zeggen:
De missie
Webzzz draagt bij aan een betere communicatie van de klant met haar omgeving door het
maken van goed inhoudelijke en ogende websites die de doelen van de klant tegemoetkomen.
De visie
In een wereld waarin internet vrijwel elk aspect van het dagelijkse leven raakt, wil Webzzz
een toonaangevende leverancier zijn van oplossingen op het gebied van zowel de
ontwikkeling als het onderhoud van websites, en uitgroeien tot de meeste gewaardeerde
onderneming in zijn bedrijfstak.
De waarden
Klanten tevreden houden door
Verplichtingen nakomen.
Synergie door middel van samenwerken.
De strategie
De strategie van Webzzz is gericht op een glasheldere communicatie met de klant, het
vergroten van de naamsbekendheid, klantenwerving en klantenbinding.
15
O.I.C. Consultancy
Rapport
Versie 1.0
1.4 Management profielen
Omdat in de nieuwe organisatie gebruikgemaakt word van een hoger en midden management
word in deze paragraaf kort beschreven waar de verschillende managers aan moeten voldoen,
oftewel hun profiel.
Hoger of top management
Het hoger of top management is in het organogram beschreven als directie. Deze houdt zich
bezig met beleidsformulerende taken en het type manager wat daarvoor nodig is moet de
volgende eigenschappen bezitten:

Formeel
o De manager moet op een formele manier kunnen werken om zo een goed
voorbeeld te zijn en het bedrijf te laten zien dat Webzzz een serieuze
organisatie is die zijn afspraken nakomt.

Participerend leiderschap
o De manager moet bij het nemen van beslissingen de adviezen van de staf
afdelingen mee nemen in zijn besluit en zo nodig extra informatie vragen aan
de staf.
Middenmanagement
Het middenmanagement is in het organogram beschreven als het projectmanagement. Deze
houdt zich bezig met beleidsuitvoerende taken die het proces aangaan. Het type manager wat
daarvoor nodig is moet de volgende eigenschappen bezitten:

Kunnen coachen
o De manager moet zijn ondergeschikte kunnen coachen en inspireren zodat hij
het beste uit de projectgroepen kan halen waardoor een hoge kwaliteit behaald
kan worden.

Democratisch leiderschap
o Bij het nemen van beslissingen spelen alle projectleden een rol, de managers
voornaamste taak is het begeleiden en coördineren van het
besluitvormingsproces.
16
O.I.C. Consultancy
Rapport
Versie 1.0
2. Mens en organisatie
Een belangrijk onderdeel in een bedrijf is het beheren van personeel, namelijk de Human
Resource Management. Mensen vormen binnen een organisatie geen kostenpost, maar zijn
baten. Een beter gebruik van de mogelijkheden van de medewerkers leidt tot betere prestaties
van de organisatie.
Individu en groepen
In organisaties worden over problemen met een verschillend karakter of vraagstukken
beslissingen genomen, in wisselende situaties en door verschillende mensen. Er is sprake van
een probleem als er een afwijking is tussen de werkelijke situatie en de gewenste situatie.
Webzzz heeft een probleem bij het beheren van de werknemers. Ze houden geen databases bij
met de gegevens van hun eigen personeel. Dit kan leiden tot misverstanden in het geven van
de juiste hoeveelheid loon aan de juiste persoon. Ook kunnen er administratieproblemen
ontstaan bij bijvoorbeeld het uitwisselen van persoonsinformatie met de belastingdienst of
met het bijhouden van vakantie dagen of andere belangrijke gegevens.
Om dit probleem op te lossen kan er gebruik worden gemaakt van databases, waarin snel data
kan worden opgeslagen en bewerkt. Een database mag niet te complex zijn, omdat het
beheren ervan teveel tijd in beslag zal gaan nemen en dat ten koste gaat van het
timemanagement. Het bij houden van deze gegevens is de taak van de afdeling Personeel en
organisatie ook wel P&O genoemd.
Bij een bedrijf is motivatie bij de werknemers een belangrijk onderdeel. De managers moeten
de werknemers kunnen motiveren. De werknemers kunnen het best gemotiveerd worden door
het stellen van hoge doelstellingen. Hierbij wordt ook bedoeld de manier waarop taken
worden geformuleerd en doelstellingen gesteld worden. Binnen Webzzz zijn de doelstellingen
niet duidelijk geformuleerd. De werknemers zijn niet goed op de hoogte van de gestelde
doelstellingen en de taken die zij uit moeten voeren. Voor een betere beschrijving van de
missie en doelen van Webzzz zie hoofdstuk 1.3.
Er zijn drie dimensies aan taken waarmee een takenpakket aantrekkelijk gemaakt kan worden
te weten:
 Taakverrijking
 Taakroulatie
 Taakverruiming
Bij taakverrijking worden elementen van kwalitatief hoger niveau toegevoegd aan de huidige
taken van de werknemer. Bij taakverruiming worden activiteiten toegevoegd die van een
kwalitatief gelijkwaardig niveau zijn.
17
O.I.C. Consultancy
Rapport
Versie 1.0
De laatste manier om werknemers te motiveren is de taakroulatie. Hierbij wisselen
medewerkers onderling taken uit, waardoor zij ook iets anders te doen krijgen.
Om de werknemers te motiveren, moeten de managers de taken en doelstellingen goed
overbrengen. Als er hoge doelstellingen worden gesteld, zijn de werknemers meestal
gemotiveerder dan bij normale doelstellingen. Timemanagement is hierbij van groot belang.
Taken moeten goed onderverdeeld worden zodat er bij de werknemers genoeg duidelijkheid is
over hun taken. Hierdoor word de werkdruk verlaagd en is er minder stress over het behalen
van de deadlines.
Management
Bij Webzzz is er ook een probleem met het timemanagement. Werknemers weten niet
wanneer een project afgerond moet zijn en hoeveel tijd ze ervoor hebben.
Dit veroorzaakt problemen. Vooral als er in een korte tijd een groot project uitgevoerd moet
worden. Deze hoge werkdruk kan leiden tot stress, en ook RSI (Repetitive Strain Injury)
veroorzaken. RSI kan ontstaan door omgevingsgebonden, activiteitsgebonden en
persoonsgebonden factoren. Bijvoorbeeld door een hoog werktempo door te hoge werkdruk,
verminderde conditie of gebrek aan afwisseling.
Dit is onlangs nog voorgekomen bij één van de leidinggevenden. Een oplossing voor dit
probleem is het vroeg plannen van projecten als dit mogelijk is. Binnengekomen projecten
zullen door een projectmanagement aangenomen worden. Zij stellen dan ook de
projectgroepen samen en begeleiden en coördineren de projecten. Doormiddel van een goede
planning kan een hoge werkdruk voorkomen worden, waardoor er minder kans is op RSI.
Ook kan er speciale hardware aangeschaft worden die zorgen voor een betere ondersteuning
tijdens het werk waardoor de kans op RSI verlaagd word.
Besluitvorming
Besluitvorming binnen een organisatie is een belangrijk onderdeel. De mensen binnen een
bedrijf moeten voortdurend aandacht besteden aan het oplossen van vraagstukken ofwel
problemen. Een belangrijk onderdeel van het besluitvormingsproces is het keuzeproces. In de
meeste gevallen zijn er alternatieven aanwezig, en vanuit deze alternatieven moet de beste
gekozen worden. Besluitvorming is vooral een menselijk activiteit waarbij onderlinge
samenwerking en creativiteit een grote rol spelen. Bij Webzzz wordt er geen aandacht besteed
aan het vinden van mogelijke alternatieven. Doordat er een goed timemanagement en
personeelsbeheer ontbreken is er geen optimale samenwerking aanwezig. Hierdoor loopt ook
het besluitvormingsproces niet naar behoren.
18
O.I.C. Consultancy
Rapport
Versie 1.0
Voor een goede besluitvorming binnen een organisatie is het nodig om naar alternatieven te
kijken bij vraagstukken en problemen. Er is sprake van keuzeproces, en om keuzes te maken
moeten er analyses gemaakt worden van de huidige en toekomstige situatie. Aan de hand van
de analyses kunnen dan keuzes gemaakt worden.
Kostenbesparing
Tot slot zijn er nog twee punten waar Webzzz op moet bezuinigen om de vaste lasten te
verlagen. Dit zijn:
 Het wagenpark
 Het Personeel
Het Wagenpark
Op dit moment werken er zo`n 200 mensen bij Webzzz waarvan ongeveer 150 fulltime
werknemers. Vrijwel alle fulltime medewerkers hebben een lease auto gekregen toen ze
aangenomen werden, dit kon toen ook makkelijk omdat Webzzz een gezond en winstgevend
bedrijf was. Nu dit niet meer het geval is moet er waar mogelijk geld bespaard worden. Een
grote kostenpost zijn de lease wagens. Hierop kan bezuinigd worden door middel van
thuiswerkers, dit kan gemakkelijk gerealiseerd worden met de moderne informatie
technologie. Ook kan ter vervanging van de lease wagen een reis vergoeding gegeven worden.
Natuurlijk houden de medewerkers waarbij het noodzakelijk is wel de beschikking over een
eigen auto en zullen er enkele bedrijfsauto`s overblijven die door het personeel dat geen
leaseauto heeft gebruikt kan worden wanneer dat nodig is. Op deze manier wordt het
wagenpark met zo`n 50% verkleind en zal dit daarom ook 50% minder kosten opleveren.
Het personeel
Omdat door de reorganisatie het personeel efficiënter kan werken zal er minder personeel
nodig zijn voor de werkzaamheden dan in de oude situatie. Hierdoor zal een gedeelte van de
bestaande functies komen te vervallen. Omdat in deze organisatie de medewerkers een van de
belangrijkste productiefactoren zijn, zal een verkleining van het aantal medewerkers leiden tot
een grote kosten besparing.
19
O.I.C. Consultancy
Rapport
Versie 1.0
Conclusie
Kort samengevat heeft Webzzz geen competent management binnen het bedrijf. De
leidinggevenden in Webzzz moeten zorgen dat de taken en doelstellingen goed worden
overgebracht op de werknemers. Bovendien horen de leidinggevenden het personeel te
motiveren.
Doormiddel van een database met de personeelsgegevens kan het personeelsbeheer goed
geoptimaliseerd worden. Hierdoor wordt het personeelsbeheer gemakkelijker en sneller
doordat de informatie sneller is op te vragen.
Zonder een goed timemanagement is er geen goede samenwerking tussen medewerkers,
leidinggevenden en projectgroepen. Verder kan er door een goed timemanagement een hoge
werkdruk voorkomen worden, waardoor aandoeningen als RSI in mindere mate zullen
voorkomen. Ook zullen de samenwerking en het besluitvormingsproces beter functioneren
doormiddel van een goed timemanagement.
Alle bovengenoemde onderdelen hebben een relatie met elkaar. Ze moeten allemaal optimaal
blijven zodat de Human Resource binnen het bedrijf goed beheerd wordt. Dit betekend dan
ook dat medewerkers beter werk kunnen afleveren waardoor zowel de kwaliteit als kwantiteit
van de geleverde producten omhoog gaat en er betere financiële resultaten geboekt zullen
worden.
Ook zal door het efficiënter werken door de nieuwe structuur minder personeel nodig zijn en
kan van het overige personeel het wagenpark verkleind worden dit zal resulteren in een grote
kosten besparing.
20
O.I.C. Consultancy
Rapport
Versie 1.0
3. Omgeving en organisatie
De omgeving van een bedrijf/organisatie is een belangrijk onderdeel. Dit extern proces heeft
veel invloed op de organisatie. Organisaties zijn een onderdeel van de maatschappij of
samenleving. De samenleving kan worden opgevat als de omgeving waarbinnen organisaties
functioneren.
Omgevingsinvloeden
De organisaties staan bloot aan omgevingsinvloeden die in mindere mate door de organisatie
zelf te beïnvloeden zijn. Maar ze zijn wel van groot belang. Hierbij kan worden gedacht aan:
 Milieufactoren
 Technologische factoren
 Economische factoren
 Politieke factoren
 Maatschappelijke factoren
Milieufactoren
De economische groei heeft ook gezorgd voor milieuproblemen. Door de toename van
consumptie en diensten is wordt er steeds meer afval geproduceerd. Bedrijven hebben zich
dan tegenwoordig ook aan bepaalde regels te houden. Ook Webzzz heeft hiermee te maken
hetzij in mindere mate doordat Webzzz niet veel afval produceert daarom word in het kader
van dit rapport hier verder geen aandacht meer aan besteed.
Technologische factoren
De technologische ontwikkelingen veranderen zeer snel. Deze ontwikkelingen zijn essentieel
voor de concurrentie positie in het bedrijfsleven, zo ook voor Webzzz. Voor Webzzz is dit een
zeer belangrijke factoor gezien zij er erg veel mee te maken hebben in hun dienstverlening en
producten. Toch maakt Webzzz niet goed gebruik van de ontwikkelingen die er zijn. Ze
komen achter te liggen op concurrenten wat hun concurrentie positie verslechterd. Hierdoor
gaan klanten weg. Dit probleem wordt verholpen door de technische staf zoals eerder
beschreven in het hoofdstuk structuur en organisatie.
Economische factoren
Ook de economische factoren spelen een belangrijke rol. Hierbij valt te denken aan: de
economische groei in andere landen, valutaschommelingen, rentestanden en de veranderingen
van het loonpeil in andere landen. Deze factoren kunnen van invloed zijn op de
werkgelegenheid. Ook voor Webzzz kan dit een probleem vormen door bijvoorbeeld de
concurrentie uit Azië. Daarom is het belangrijk dat de naamsbekendheid en het marktaandeel
blijft groeien, hier word extra aandacht aan besteed door de commerciële directeur en zijn staf
en zal bijdragen aan een betere continuïteit.
21
O.I.C. Consultancy
Rapport
Versie 1.0
Politieke factoren
Binnen de Europese Unie wordt een gemeenschappelijke markt gehouden. Dit zorgt ervoor
dat Webzzz mee moet met de ontwikkelingen op de Europese markt. De Europese markt
vormt een blokt tegen andere markten zoals die van Japan, de Verenigde Staten en Zuid- Oost
Azië. Ook hier speelt naamsbekendheid en marktaandeel weer een belangrijke rol.
Maatschappelijke factoren
Ook maatschappelijke factoren zijn van belang voor Webzzz. Vanuit de samenleving wordt er
veel druk uitgeoefend op het bedrijfsleven. Bedrijven krijgen steeds meer te maken met
belangenorganisaties en werknemers organisaties. Ook de media kan steeds meer druk
uitoefenen. Dit kan er zelfs toe leiden dat de wetgeving veranderd.
Webzzz heeft een probleem met de communicatie met de klanten. De klanten kunnen niet
makkelijk in contact komen met Webzzz personeel. Bovendien komen ze dan ook niet in
contact met de juiste persoon. Dit wordt opgelost door de afdelingen verkoop en
klantenservice die toegang hebben tot de klanten database waarin ook staat wie aan welk
project gewerkt heeft. Dit resulteert in een betere klantenservice.
Strategisch Management
De afstemming van de organisatie op de omgeving wordt vorm gegeven door het proces van
strategisch management. Dat houdt in het zorg dragen voor een juiste afstemming op de
omgeving, en het op peil houden en ontwikkelen van bekwaamheden. Plannen is een van de
belangrijkste taken van het management.
Het proces van strategisch management bestaat uit drie fasen, namelijk de situatieanalyse,
strategievorming en planning en implementatie. Bij Webzzz zijn de doelstellingen niet goed
bekend. Er is bovendien geen duidelijke strategie. Hierdoor zal het vaststellen van het
toekomstbeeld niet zo makkelijk zijn omdat het intern en extern onderzoek geen accurate
oplossingen hebben. Bij Webzzz moet er een management komen waarbij de doelstellingen
duidelijker zijn. Hierdoor zullen er accurate resultaten komen en de toekomstbeeld duidelijker
zijn dan zonder duidelijke doelstellingen. Daardoor kunnen betere strategieën genomen
worden. Voor de door OIC Consultancy opgestelde missie, visie en waarden zie hoofdstuk
1.3.
22
O.I.C. Consultancy
Rapport
Versie 1.0
Conclusie
Bij Webzzz moet er rekening gehouden worden met omgevingsinvloeden, zowel intern als
extern. Er moet betere communicatie komen tussen de klanten en Webzzz. Er moet rekening
gehouden worden met dat klanten weg kunnen lopen als de communicatie niet goed is.
Webzzz moet de informatietechnologie beter kunnen benutten en op de hoogte zijn van
veranderingen in dit gebied. Het strategische management in deze organisatie moet verbeterd
worden zodat het toekomstbeeld helder wordt en daardoor betere strategieën genomen kunnen
worden. Dit resulteert in een duidelijke bedrijfsvoering en een goede basis voor het ontstaan
van nieuwe zaken relaties waardoor de continuïteit en groeiende omzet verzekerd blijft.
23
O.I.C. Consultancy
Rapport
Versie 1.0
Slot conclusie
Zoals in de inleiding werd aangegeven zijn er een aantal deelvragen waar we in dit rapport
antwoord op hebben gegeven:
 Welke organisatie structuur past het best bij Webzzz?
 Wat is er nodig om het personeel van Webzzz weer tevreden en gemotiveerd te
krijgen?
 Hoe kan de organisatie beter afgestemd worden op de omgeving?
Voor Webzzz is een Matrix organisatiestructuur het beste, omdat er veel in projecten wordt
gewerkt. Voor Webzzz is een meerhoofdige directie gekozen die bestaat uit drie directieleden:
een financiële directeur, een commerciële directeur en een algemene directeur. Deze kunnen
zich specifiek richten op hun eigen taken en gestelde doelen. Daarnaast zijn er verschillende
afdelingen in het bedrijf zodat er een beter overzicht gemaakt word van welke functies er in
de organisatie aanwezig zijn. Doormiddel van de ondersteunende staf weet elke medewerker
zijn taken en functie, kan de kwaliteit gegarandeerd worden en blijft de techniek up-to-date.
Het personeel van Webzzz is ontevreden door de hoge werkdruk die is ontstaan na het
uivallen van één van de leidinggevenden. Om dit op te lossen moet er goed gepland gaan
worden. Door een goed timemanagement kunnen de verschillende afdelingen goed, snel en
efficiënt met elkaar samenwerken. Hierdoor verminderd ook de werkdruk en is het voor het
personeel van Webzzz aangenamer om er te werken.
De omgeving rondom Webzzz is erg turbulent en veranderd snel. Webzzz zal hier snel in mee
moeten gaan. Hierbij valt te denken aan de informatietechnologie. Webzzz zal dit beter
moeten volgen en er op in springen. Ook de communicatie met de klanten zal beter moeten.
Dit zal gebeuren door de afdeling klantenservice. Zij kunnen de klachten, vragen enzovoorts
van de klanten opnemen en beantwoorden.
Als laatste de hoofdvraag: Wat is er nodig om het dotcom bedrijf Webzzz weer levensvatbaar
te maken?
Zoals uit de bovenstaande vragen en antwoorden is gebleken, ontstaan veel problemen van
Webzzz doordat er geen goede structuur is. Dit is aangepakt door een nieuwe structuur voor
Webzzz te ontwerpen. Binnen deze nieuwe structuur zijn nieuwe afdelingen om alle
problemen die er waren weg te nemen.
24
O.I.C. Consultancy
Rapport
Versie 1.0
Bronnen
Dam, N. van, Marcus, J, Een praktijkgerichte benadering van Organisatie en Management. 5e
druk, Houten 2005
Hoogland, W, Dik, R, Rapport over rapporteren. 4e druk, Houten 2002
Internet
http://nl.wikipedia.org/
Ter verduidelijking van begrippen.
25
O.I.C. Consultancy