ORGANISATIE

PLATO
ORGANISATIE ONTWIKKELING
Voetnoot: deze presentatie heeft als opzet ideeën en discussie stof aan te reiken,en om
als ‘check’list te functioneren om deze materie verder aan te pakken. Ze kan geen
antwoord bieden op iedere concrete situatie in uw organisatie.
Groeifases
1. OPSTART
FOCUS: ondernemers idee/creatie van nieuwe producten,
markten, soms opportunistisch
ORGANISATIE: is meer hoe krijg ik het gedaan, lukt alles, is aan
alles gedacht, reageren op het moment
organische ontwikkeling
inkopen van bepaalde diensten/kennis
MEDEWERKERS: generalistisch, iedereen achter het idee en
neemt veel op zich
ONDERNEMER: is met alles bezig
Deze fase eindigt dikwijls met een leiderschapscrisis
Groeifases:
2. UITBOUW
FOCUS: vormgeven aan de groei, met vallen en opstaan
ORGANISATIE: eerste taakverdeling en delegatie komt tot stand,
scheiding van leiding en uitvoering, intrede van procedures en
regels, externe specialisatie wordt nog steeds ingekocht
MEDEWERKERS: ontstaan van rechterhand(en) die specialiteit
voor hun rekening nemen/ ontstaan van verantwoordelijken
voor een bepaald stuk
ONDERNEMER: delegeert maar blijft nog alles bewaken
voelt zich dikwijls eenzaam in zijn/haar
verantwoordelijkheid
Eindigt dikwijls met management crisis doordat medewerkers
zich te beperkt voelen door de strakke leiding van de
ondernemer
Groeifases:
3. SPECIALISATIE
FOCUS: uitbouw en uitdieping van markt en organisatie, meer
focus naar buiten
ORGANISATIE: uitbouw van afdelingen, functiebeschrijvingen,
volledige delegatie, beheers- en HRM systemen, vakbond?
MEDEWERKERS: intrede van directie, specialisatie binnen
vakgebied, motivatie problematiek (afstand-betrokkenheid)
ONDERNEMER: ondernemer net zoals zijn management houdt
meer afstand van het operationele, voorbeeldfunctie,
concentreert zich op nieuwe business en uitbouw organisatie
Eindigt dikwijls met een beheerscrisis omdat de ondernemer
voelt door zijn delegatie en afstand van de vloer het bedrijf
niet meer in de hand te hebben
Groeifases:
4. MATURITEIT
FOCUS: coördinatie, en blijven houden van ‘focus’
ORGANISATIE: bureaucratischer, management structuur, dikwijls
business units
MEDEWERKERS: focus op ontwikkeling van potentieel, HR beleid
bijsturen op vlak van efficiëntie en kostenbeheersing
ONDERNEMER: verplichting van positief kritisch te zijn, alles ter
discussie stellen, aandacht voor mensen maximaal zetten
Eindigt dikwijls met een gevoel van saaiheid voor de ondernemer,
verkoop van bedrijf
ORGANOGRAM
DEFINITIE: tekening die de (hiërarchische of interne) organisatie
weergeeft
TOEGEVOEGDE WAARDE: duidelijkheid, duidelijkheid, duidelijkheid
basis voor communicatie
werkverdeling
wie is de ‘baas’
Begint vanaf het ogenblik dat je met meer dan één bent…
SAMENVATTING ORGANISATIE
(123Management.nl)
DEFINITIES STRUCTUREN
ORGANIEKE STRUCTUUR: opdeling naar functies van en in de
organisatie (zoals engineering, financiën, productie, verkoop etc)
ook: naar regio, markt en/of product
FUNCTIESTRUCTUUR: formeel bekrachtigde en beschreven rol
binnen de organisatie, heeft arbeidsrechtelijke status = basis van
aanwerving, arbeidsvoorwaarden en ontslag
PERSONELE STRUCTUUR: aantallen medewerkers
niveaus en type
HOE ONTWIKKEL JE EEN ORGANISATIE?
Verschil tussen KERN taak en ONDERSTEUNENDE taak/proces
Meestal komt de druk van binnen uit (‘help’, het lukt niet meer…)
OF: je zet doelstellingen uit
Denk ook vanuit de markt (rol business plan)
Belang van (voldoende) juiste processen (= werkinstructies,
communicatie, werkmiddelen, documenten, rapportages,…)
Juiste persoon – Juiste plaats
Generalist - Specialist
ALGEMEEN BUSINESSMODEL
2. Klanten
Technisch
Dienst/
inhoud
Operational
‘Excellence’
Strategie&Planning
support
‘preferred’
Werkgever
Technisch
Klant
Perceptie
Business
Markt
Positie
B2C
Support
Turnover – EBIT(DA) - ROCE
B2B
1. Bedrijf
3.
Waarde
4.
Relatie
Financiële
Performantie
5. Concurrentie
Technisch
Business
Support
Hoe eraan beginnen?
Vereenvoudigd model: wat heb ik nodig?
Strategie
en actie
plan
Wat loopt
er mis?
Resultaats
gebied
Competenties van
Organisatie en
Mensen
Hoe eraan beginnen: vereenvoudigd model
Wat heb
je nodig
FORMELE
STRUCTUUR
Organogram
Verantwoordelijkheden
Functieinhouden
Processen
Werkinstructies
BeslissingsStructuur
Communicatie
en overleg
ISO
Wat is
aanwezig
ROL VAN COMPETENTIES
GRAAG
NIET GRAAG
GOED
NIET GOED
ZELF DOEN
HOUDEN
AANVULLING
ZOEKEN/
ONTWIKKELEN
OPPASSEN VOOR
ROUTINE
MAKKELIJK TE
CONTROLEREN
DELEGEREN
CONTROLEREN
METEN (KPI’s…)
PRAKTISCH
SCHRIJF EEN STAPPENPLAN UIT, DENK NA OVER DE ROL VAN
EENIEDER
PROJECTMANAGEMENT/DOCUMENTEER/FORMALISEER
REFLECTEER OVER JE BUIKGEVOEL
BETREK JE MEDEWERKERS ZOVEEL MOGELIJK (maar kies en
weet wanneer)
• Om hen te informeren
• Om hun input te krijgen
• Om hen mee te laten beslissen
GROEI? : splitsing – kloving van functies
DURF MEDEWERKERS AAN TE WERVEN DIE STERKER
ZIJN DAN JEZELF
TAKEN/VERANTWOORDELIJKHEDEN EN
BEVOEGDHEDEN
TAAK: een te verrichten werk, een ‘doe’ ding, of ook: ‘een afgerond
geheel van arbeidsverrichtingen door een medewerker uitgevoerd’
VERANTWOORDELIJKHEID: ‘de plicht verantwoording af te leggen’
of ook: grote zorg en toewijding die voor iets vereist zijn:
Aan te vullen met: ‘voor een afgelijnd gebied (met al dan niet ruimte
voor eigen invulling) zorgen dat dit in orde is
BEVOEGDHEID: het recht opdrachten te geven en beslissingen te
nemen over het uit te voeren werk
een afgelijnd gebied met beslissingsmacht, dus ook over eigen
invulling van dat gebied
FUNCTIEBESCHRIJVING: BELANG
geven een duidelijk en helder zicht op wat van
medewerkers verwacht wordt (verantwoordelijkheden,
concrete resultaatsverwachtingen, taken,…)
vermijden van overlappingen in taken (dubbel werk)
vermijden dat verantwoordelijkheden worden
doorgeschoven
geven directie, management en alle medewerkers inzicht in
hoe zij bijdragen tot het bedrijfsdoel
zijn een basis voor een performante organisatie en een
degelijk HR-beleid: evaluatie- en ontwikkelingsgesprekken
worden hierdoor vergemakkelijkt, link naar competenties en
competentie beleid
FUNCTIEBESCHRIJVING: INHOUD
Wat staat er zeker in een functiebeschrijving?
functietitel
doel van de functie in de organisatie (verantwoordelijkheden)
resultaatsgebieden
plaats in de organisatie (afdeling - rapporteringslijnen –
overleglijnen – geeft leiding aan)
taken
Wat kan er in een functiebeschrijving worden opgenomen?
arbeidsregime
kennis en ervaring
interne & externe contacten
werkomstandigheden
risico’ en speciale vereisten
KPIs
Wat staat er niet in?
Functiehouder en/of andere namen
hoe de taken uitgevoerd moeten worden (procedures –
werkinstructies)
promotiemogelijkheden
VOORBEELD FUNCTIE OMSCHRIJVING
Invoegen VB document
MIJN FAVORIETE FUNCTIEOMSCHRIJVING
igv competente, volwassen medewerkers
FUNCTIETITEL
DOEL/CONTEXT VAN DE FUNCTIE
VERANTWOORDELIJKHEDEN
KERNCOMPETENTIES
PROCESSEN IN KAART BRENGEN
DOEL: maakt helder wat mogelijk verborgen zit
focus op bewustwording, is tegelijk de eerste stap naar
verbetering
eenduidigheid
METHODES:
flowchart
process flow
brown paper
critical path analyse
en vele andere al dan niet met software ondersteund
Besturende
processen
Besturende
Processen
INPUT
Primaire
Processen
Verbeter
Processen
OUTPUT
Primaire
processen
Ondersteunende processen
Ondersteunende
Processen
FUNCTIONELE ORGANISATIE
Directie
Staf: personeel/
financiën/
veiligheid
Inkoop
Productie
Verkoop
DIVISIE ORGANISATIE
Directie
Staf
Productie/diensten
Productie/diensten
Projectleiding
BUSINESS UNIT ORGANISATIE
Directie
Staf
Business unit 1
BU staf
Business unit 2
BU staf
Business unit 3
BU Staf
PROJECT ORGANISATIE
Directie
inkoop
Project 1
Project 2
Project 3
productie
staf
verkoop
ROLLEN VOLGENS BELBIN
EFFECTIEF BESTUREN
Besturingsaspect
Managementbouwsteen
1. Juiste dingen doen
Resultaten
2. Dingen goed doen
Mensen en Middelen
3. Dingen beter doen
Structuur en Cultuur
4. Dingen laten doen
Ketens/Processen
Oriëntatie
Effectiviteit
Efficiëntie
Lerend vermogen
Kerncompetenties