Organisatie - Bibliotheek Arnhem

Organisatie
Personeel & organisatie
In het sociaal jaarverslag 2014 wordt verslag gedaan over diverse
aspecten op het gebied van personeel en organisatie.
Arbeidsomstandighedem
Arbo-zaken kregen in 2014 veel aandacht. De RI&E voor de Bibliobussen
is uitgevoerd en er is een start gemaakt met de RI&E voor de vestiging
Rozet. Diverse medewerkers zijn opgeleid tot BHV’er.
Het ziekteverzuim in 2014 was 4,71%. Dat is een redelijke stijging ten
opzichte van 2013. In 2015 zal in samenwerking met de Arbodienst
extra aandacht gaan naar kort frequent verzuim.
Ontwikkeling en opleiding
Eind 2013 is een start gemaakt met de nieuwe cyclus personeelsgesprekken. Deze cyclus is voor de Bibliotheek een nieuwe manier
van het voeren van functioneringsgesprekken, waaraan nu ook een
beoordeling is gekoppeld. In 2014 hebben de startgesprekken van
2013 een vervolg gehad met het voeren van voortgangsgesprekken en
evaluatiegesprekken, waarin ook nieuwe resultaatafspraken worden
gemaakt. Het sturen op competenties heeft handen en voeten gekregen
en wordt steeds meer ‘gewoon’ in de organisatie.
Aan het Opleidingsplan 2013-2014 werd verder uitvoering gegeven.
Ook dit jaar is er veel aandacht geweest voor individuele coaching.
Diverse medewerkers hebben vakinhoudelijke congressen bijgewoond
om bij te blijven in hun vakgebied. Denk hierbij aan onderwerpen als
retail, laaggeletterdheid, mediawijsheid, nieuwe wetgeving, etc. Voor
nieuwe medewerkers was er een herhaling van het trainingsevenement
‘Laat de gast eens wat beleven’.
Medewerkerstevredenheid
In de zomer van 2014 is de tevredenheid van de medewerkers van de
Bibliotheek gepeild. Dit onderzoek is uitgevoerd door een branchegerelateerde organisatie waardoor op diverse vragen ook benchmarking
mogelijk is. Het onderzoek bestond uit een kwantitatief en een
kwalitatief deel. In het onderzoek zijn in het bijzonder de nieuwe
organisatiestructuur en functies meegenomen evenals de nieuwe
werkwijze in de directe dienstverlening. In het vierde kwartaal zijn de
resultaten gepresenteerd aan de medewerkers. De Bibliotheek haalde
overall een 7.2 voor de algemene tevredenheid.
Naar aanleiding van de conclusies zijn diverse verbetergroepen gestart
om verbetervoorstellen verder uit te werken. Daarnaast is een ESFsubsidie aangevraagd om de medewerkers van Bibliotheek Arnhem
te begeleiden bij het verdere proces en verbeteringen in de praktijk
te leren toepassen. Dit gebeurde in het kader van het verbeteren van
de leercultuur, waaronder het systematisch uitwisselen van kennis.
De subsidie is toegekend en het project zal in 2015 worden uitgevoerd.
Volksuniversiteit
P&O heeft in 2014 voorbereidingen getroffen voor het voorgenomen
samengaan met de Volksuniversiteit Arnhem per 1 januari 2015.
Er zijn nieuwe arbeidscontracten opgesteld en de salarisadministratie
is ingericht.
Medezeggenschap
De Ondernemingsraad is zes keer in overleg geweest met de
directeur/bestuurder en de P&O-adviseur. Het jaarlijkse gesprek
van een delegatie van de Raad van Toezicht en de directeur/
bestuurder met de Ondernemingsraad heeft plaatsgevonden. Er zijn 8
instemmingsaanvragen gedaan en op een drietal onderwerpen is advies
12
gevraagd. Ook is informatie verstrekt over actuele onderwerpen in de
organisatie. Een flink aantal regelingen is geactualiseerd en kreeg daarna,
al of niet voorzien van aanpassingen, instemming van de OR.
Rozet
De werkzaamheden van meerdere personeelsleden van de Bibliotheek ten
behoeve van het gebouw Rozet werden in 2014 voortgezet. De Stichting
Beheer Rozet (SBR), waarvan de directeur van de Bibliotheek bestuurder
is en één dag per week wordt toegerekend aan Rozet, is verantwoordelijk
voor beheer en exploitatie van het gebouw. De bibliotheekmedewerkers
die ingezet zijn voor SBR zijn met name financiële en administratieve
medewerkers én medewerkers die op facilitair gebied werken.
In de loop van 2014 werd besloten om in Rozet-verband met een team van
vrijwillige gastvrouwen en -heren te gaan werken bij de entree van Rozet.
De werving werd gedaan door de Bibliotheek, evenals de begeleiding van
de vrijwilligers.
Kwaliteitszorg
Op meerdere gebieden is aandacht besteed aan de verbetering van de
kwaliteit, waaronder het optimaliseren van werkprocessen en het door
de hele organisatie heen op dezelfde wijze vastleggen van de prestaties
door harmonisering. Ook de kwaliteitsverbetering van de directe
dienstverlening was een voortdurend punt van aandacht.
In het verslagjaar is naar aanleiding van de audit en de zelf-audit extra
aandacht besteed aan het verbeteren van de zogenaamde Plan-Do-CheckAct cyclus in de organisatie. Er is gekozen om te gaan werken met het
instrument BiblioMonitor, dat in 2015 wordt ingevoerd. Een medewerker is
geschoold in het werken met BiblioMonitor.
ICT
In 2014 is het team ICT bezig geweest met de inrichting en het finetunen
van alle nieuwe ICT-toepassingen die met de verhuizing van de
hoofdlocatie naar Rozet in 2013 zijn toegepast. Ook werd veel aandacht
besteed aan deskundigheidsbevordering. Het team werkte deels Rozetbreed. De organisatie van het team is opnieuw ingericht vanuit de Rozetbrede verantwoordelijkheid voor ICT en vanuit de wens om tijdens de
ruime openingstijden altijd deskundigheid te kunnen inroepen.
In de tweede helft van 2014 is het contract voor het netwerkbeheer en
de server- kantoorapparatuur in de markt aanbesteed. De opdracht voor
de totale kantoorautomatisering voor Rozet is aan Actacom gegund,
een bedrijf waarmee de Bibliotheek al goede ervaring had. Er is een
overeenkomst voor drie jaar afgesloten door Stichting Beheer Rozet,
waarbij de partners in Rozet volgens de afgesproken verdeelsleutel de
kosten in rekening gebracht krijgen.
Bibliotheek Arnhem maakte samen met 16 Gelderse collega’s deel
uit van het project SAMBIS voor het gezamenlijke bibliotheekautomatiseringssysteem. Eén van de medewerkers was al langere
tijd gedetacheerd naar het Team Functioneel Beheer SAMBIS. De
directeur was voorzitter van de mandaatgroep van dit collectief. In
2014 is onderzoek gedaan naar het structureel onderbrengen van dit
team, binnen of buiten het netwerk van Gelderse bibliotheken en hun
serviceorganisatie. In een aanbestedingsprocedure kwam de leverancier
van de kantoorautomatisering opnieuw als beste naar voren. Per 1 oktober
vond de formele overdracht van personeel naar het bedrijf plaats. De
gezamenlijke SAMBIS-bibliotheken hebben naar aanleiding van deze
verandering de Vereniging SAMBIS opgericht, waarvan de directeur van
Bibliotheek Arnhem in het kader van de continuïteit nog één jaar het
voorzitterschap op zich neemt.
13
De al langer gekoesterde wens om via Ideal betalingen in Mijn bibliotheek
op de website te kunnen doen, werd in het afgelopen jaar gerealiseerd.
Facilitaire zaken
Na twee jaar ervaring met gebouw- en installatiebeheer, facilitaire
services, veiligheid en beveiliging en inrichting van Rozet worden de
processen steeds beter georganiseerd. Door de aantrekkingskracht van
Rozet op bezoekers met veel uiteenlopende bedoelingen is veiligheid een
onderwerp dat veel aandacht vroeg. In april was er een grote schade door
wateroverlast, veroorzaakt door een langdurig openstaande kraan. Het
duurde maanden voor de grote schade weer was hersteld. Er zijn geen
blijvende sporen van de schade waarneembaar.
Voor de vestiging Kronenburg heeft Facilitaire Zaken een herstel-actie
gedaan voor de vloerbedekking en de vestiging Presikhaaf is ondersteund
bij het overgaan op het Arnhemse winkelconcept.
Marketing en communicatie
In 2014 is de afdeling Marketing & Communicatie op veel fronten actief
geweest. Er is ingezet op zowel ledenbehoud als ledenwerving. Daarnaast
zijn er verschillende communicatiemiddelen verder geoptimaliseerd.
Ledenbehoud
Om klanten te behouden zijn verschillende doelgroepen proactief
benaderd: jeugdleden die 18 jaar werden (overgang naar betaald
abonnement) en oudere leden met mogelijke interesse in de Bibliotheek
aan huis.
Daarnaast kregen alle leden extra waar voor hun abonnement door:
• het aanbieden van een gratis Boekenweekbundel en gratis Nederland
Leest bundel, Een vlucht regenwulpen van Maarten ’t Hart
• introductie van het landelijk e-book platform (gratis lenen) en de
HEMA Academie met gratis online-cursussen
• het attenderen op de gratis VakantieBieb- en LuisterBieb-apps
• het bieden van meer lokale Voordeelmetjebiebpas-aanbiedingen
• een ludieke goodwill-actie in december waarbij 400 originele
biebtassen aan leden zijn weggegeven.
Ledenwerving
Het ledenaantal onder jeugd en volwassenen is het afgelopen jaar met
respectievelijk 11% en 9% gegroeid. Ook in 2014 is er iedere drie maanden
een brief aan ouders van jonge baby’s gestuurd met de uitnodiging
hun kind lid te maken en het gratis BoekStart-koffertje op te halen. 807
ouders (46%) bezochten hierop de Bibliotheek om hun baby lid te maken.
Tijdens de Nationale Voorleesdagen en Kinderboekenweek kregen nieuwe
jeugdleden een leuke attentie. Studenten zijn tijdens de introductiedagen
geïnformeerd over het aantrekkelijke studentenabonnement.
Onbekend maakt onbemind. Om die onbekendheid op te heffen konden
volwassenen met een (gratis) proefabonnement van drie maanden
(opnieuw) kennismaken met de Bibliotheek. Deze actie is op verschillende
momenten ingezet: onder meer tijdens de UITboulevard en in december
konden leden een proefabonnement weggeven aan een ander. Ook
ouders van de BoekStart-baby’s werd bij het ophalen van het koffertje een
proefabonnement aangeboden. Om nieuwe, maar ook bestaande, leden
goed en eenduidig te informeren over de voordelen van een abonnement
is er een nieuwe algemene brochure ontwikkeld. Aan het eind van het jaar
is een actie voorbereid om het samengaan met de Volksuniversiteit (VU)
te vieren. Hierbij kunnen Bibliotheekleden met (Voordeelmetjebiebpas-)
korting VU-cursussen volgen en kunnen VU-cursisten een gratis proefabonnement aanvragen.
14
Digitale communicatie
De digitale communicatiemiddelen (digitale nieuwsbrief, social media,
website) hebben in 2014 veel aandacht gekregen. Zo is de Facebook-pagina
op peil gebracht, zowel inhoudelijk als qua aantal ‘fans’, o.a. door online
advertising.
In juni is de website gemigreerd van Waas 1.0 naar versie 2.0, het
landelijke content management systeem van Bibliotheek.nl. Bovendien
is een plan geschreven om de website stapsgewijs te optimaliseren en
beter te laten aansluiten op de wensen van de bezoeker. Dit zal in 2015
gerealiseerd worden. In december is een nieuwe activiteitenkalender
geïntegreerd, die beter in de WaaS past en waarmee activiteiten in 2015
via iDeal betaald kunnen worden.
De verschillende inspanningen leidden tot mooie toenames in het aantal
digitale bezoekers en volgers.
Digitale bezoekers en volgers
2013
2014
Website bibliotheekarnhem.nl
418.737
443.442
+ 5,9%
Twitter
1.651
1.907
+ 15,5%
Facebook
246
1.006
+ 309%
205.368
226.321
+ 10,2%
Gelderland in Beeld, Mijn
Gelderland, Gelderland 40-45
Promotie educatieve en andere activiteiten
Veel tijd is gestoken in de promotie van met name de educatieve
activiteiten, o.a. door middel van een maandelijkse flyer, persberichten,
de digitale communicatiemiddelen. Ook zijn de introductie van de
Bibliotheek voor ondernemers en het Taalhuis voor laaggeletterden
ondersteund.
Financiën
In 2014 is de eerste stap gezet ten aanzien van de bezuinigingsopdracht
van € 140.000 die de Bibliotheek in de jaren 2014-2015 en 2016 dient uit te
voeren. Hoewel het een financieel zwaar jaar was, met de hoge kosten voor
Rozet, hebben we aan het einde van het jaar toch nog een klein bedrag
aan onze algemene reserve kunnen toevoegen.
15