12. Agendapunt LOS

Agendapunt
voor de vergadering van het algemeen bestuur RUD Drenthe
28 november 2016
Datum: 2 november 2016
Opsteller: J.J. Vogelaar
Johan Vogelaar, directeur RUD Drenthe
Advies van de Raad van Opdrachtgevers, d.d. 7 november 2016:
Ter kennisname aangenomen
Openbaar : ja
Onderwerp
Voortgang LOS
Gevraagd besluit:
 Ter kennisname
Inleiding
Afgesproken is dat de voortgang van de implementatie van het nieuwe VTH-systeem
(LOS) gedurende de implementatie ter kennisname geagendeerd wordt voor de
vergaderingen van het DB en AB.
Bijgaand treft u de voortgangsrapportage bezien vanuit het project LOS. Algemeen
beeld is dat de implementatie van LOS op schema ligt en binnen de afgesproken kaders
gerealiseerd wordt. Uitzondering is de lifegang bij de ODG. Mede als gevolg van de
directiewisseling bij de ODG is besluitvorming m.b.t. belangrijke uitgangspunten
vertraagd, waardoor de lifegang bij de ODG verschoven moest worden van
oktober/november naar 2 januari 2017. Deze wijziging heeft geen noemenswaardige
gevolgen voor de RUD.
De lifegang bij de RUD was in augustus 2016. Dit heeft voor alle betrokkenen een grote
impact gehad. Zo vraagt het leren omgaan met een nieuw systeem, dat nog verre van
volmaakt is en de veranderde werkwijzen extra inspanning en flexibiliteit van
medewerkers van de RUD maar ook van medewerkers bij de bevoegde gezagen. Bij de
RUD heeft de productiviteit daar onder geleden en de verwachting is dat de komende
maanden, zij het in afnemende mate, het nieuwe systeem extra tijd zal blijven vragen
van medewerkers. Er zijn maatregelen getroffen om er voor te zorgen dat opgelopen
achterstanden bij het uitvoeren van het jaarprogramma eind 2016 ingelopen zijn.
Ook de bevoegde gezagen worden geconfronteerd met werkzaamheden die zij voor de
invoering van LOS niet of veel minder uitvoerden. Het betreft met name het digitaal
aanleveren van zaken (opdrachten) en de hierbij behorende documenten die deels ook
uit het archief van het bevoegde gezag gehaald moeten worden. Tot het moment van
lifegang LOS haalden vrijwel altijd de medewerkers van de RUD de informatie
(cases/documenten) uit het systeem/archief van het bevoegde gezag. Afgesproken is
dat de bevoegde gezagen bij de invoering van LOS deze gegevens digitaal in het portaal
aanleveren bij de RUD. Zie ook de behandeling in het AB van de begroting 2016,
waarbij een efficiencyslag van 10 % doorgevoerd is met als voorwaarde dat de
benodigde informatie digitaal aangeleverd wordt door het bevoegde gezag.
Het digitaal aanleveren van de benodigde informatie en dan m.n. de documenten die uit
het archief gehaald moeten worden vraagt extra personele inzet bij de bevoegde
gezagen, waarbij ook veelal de kennis ontbreekt om de juiste documenten te selecteren.
Dat gebeurt dan weer door medewerkers van de RUD. Daarnaast hebben een aantal
bevoegde gezagen een extra probleem omdat hun archief nog (deels) niet
gedigitaliseerd is. Zolang het archief bij de bevoegde gezagen blijft liggen zal het
hiervoor geschetste beeld bij de meeste bevoegde gezagen een structureel karakter
hebben. Om dit probleem te tackelen wordt door meerdere bevoegde gezagen
overwogen om gebruik te gaan maken van de mogelijkheid om het milieuarchief bij de
RUD onder te brengen. Hierna wordt nader ingegaan op het onderwerp archivering.
Archivering bij de RUD.
Binnen het LOS project is een rekenmodel opgesteld als hulpmiddel voor het bevoegd
gezag om te bepalen of hier een voordeel te behalen is. De RUD heeft als doel door
schaalvoordeel een kwaliteitsimpuls te behalen en efficiënter en effectiever te werken.
Het is het overwegen waard om voor alle bevoegde gezagen de archivering van
dossiers voor de domeinen die door de RUD worden uitgevoerd (bodem en milieu) de
archivering centraal in het LOS te doen. Dit leidt tot bovengenoemde doelen, doordat:
·
Het proces om de benodigde informatie te verzamelen om een opdracht voor het
Bevoegd Gezag te kunnen uitvoeren efficiënter wordt gemaakt omdat de informatie
voorhanden is in het LOS; dit is anders een blijvende inspanning die bij elke nieuwe
zaak opnieuw zal spelen;
·
Het centraal archiveren leidt tot gecentraliseerd archiefbeheer voor genoemde
domeinen. Dit leidt tot financiële efficiëntie: berekend is dat 0,5 FTE archiefbeheer
nodig is (voor beide uitvoeringsdiensten), waar het archiefbeheer gedecentraliseerd
wordt ingeschat op 0,05 FTE per Bevoegd Gezag.
·
De kwetsbaarheid van het proces t.a.v. de compleetheid van de dossiers met het
Bevoegd Gezag wordt verminderd;
·
Omdat de waarheid t.a.v. dossierinformatie in één systeem staat, kan de
kwalitatief betere informatie direct door medewerkers van de Diensten gebruikt
worden;
·
Dubbele opslag wordt voorkomen: het telkens opvragen van meest recente
dossiers leidt anders onherroepelijk tot dubbele opslag;
·
De overgezette dossiers worden generiek en eenduidig bewaard;
Om een centraal archief te realiseren is er een transitie nodig van de huidige situatie
naar het digitale archief van het LOS. Het LOS zelf is reeds voorbereid op ontvangst van
de dossiers. Hierbij kunnen ook de nog niet gedigitaliseerde delen van de milieuarchieven worden opgepakt.
Door de projectorganisatie wordt een voorstel uitgewerkt, waarbij uitgegaan wordt van
archivering van milieu en bodemdossier (taken waarvoor de RUD gemandateerd is) bij
de RUD. Tevens zullen de mogelijkheden en gevolgen, ook voor het bevoegde gezag, in
beeld gebracht worden. Dit voorstel zal besproken worden in het migratieteam en
voorgelegd worden aan de RvO.
Bijlagen
Memo voortgang LOS