9. Najaarsrapportage 2016

Najaarsrapportage 2016 RUD Drenthe
Najaarsrapportage 2016 RUD Drenthe
1
1.
Inleiding
2
2.
Financiën
2
3.
Personeel
4
4.
Productie
4
5.
Paragrafen
5
1
1.
Inleiding
Hierbij bieden wij u de najaarsrapportage 2016 aan. Hierin wordt gerapporteerd over afwijkingen
ten opzichte van de begroting conform artikel 6 van de financiële verordening. Hierbij is als basis
genomen de gewijzigde begroting voor 2016. Het AB heeft hier op 11 juli mee ingestemd.
In de rapportage wordt op basis van de huidige gegevens (t/m augustus) een prognose gegeven
voor het hele jaar 2016 en worden de risico’s weergegeven. De rapportage besteedt
achtereenvolgens aandacht aan de volgende onderwerpen: financiën, personeel, productie en de
verplichte paragrafen die zijn opgenomen in de begroting 2016.
2.
Financiën
Deze paragraaf geeft de financiële stand van zaken over 2016. Op basis van de resultaten over de
eerste 8 maanden wordt een prognose gegeven voor het hele jaar 2016.
In onderstaande tabel zijn de door het AB vastgestelde begrotingswijziging 2016 verwerkt.
RUD DRENTHE
Bedragen x 1.000
Gewijzigde
Prognose jaar 2016
begroting 2016
Verwachting
LASTEN
Afwijking tov begroting
Personeel
9.309
Incidenteel
Structureel
9.394
-85
0
bedrijfsvoeringskosten
2.415
2.269
146
18
-
18
Onvoorzien
122
122
-
uitvoering projecten *
207
107
100
Incidentele kosten + Asbest, zonebeheer
285
240
45
12.356
12.132
224
-
11.425
258
11.683
11.425
112
11.537
-146
-146
-
-673
-595
78
0
Kapitaallasten
Totale lasten
-
BATEN
Deelnemersbijdragen
Projectbaten *
Totale baten
Resultaat
reserve (incidentele kosten)
275
project * Zie toelichting.
De begroting 2016 ging uit van een rekeningresultaat van - € 673.000,-. De prognose laat een
rekeningresultaat zien van ca. - € 568.000,-. Dit betekent dat het tekort ca € 100.000 meevalt ten
opzichte van de begroting. In de hierop volgende tekst worden de afwijkingen toegelicht.
2
Toelichting op vorenstaande tabel
Lasten:
Personeel
De personeelslasten zijn lager dan begroot in verband met vacatureruimte. De RUD heeft wel extra
moeten inhuren om het capaciteitstekort dat is ontstaan door de vacatureruimte, het hogere
ziekteverzuim en de extra inzet van personeel voor het project LOS te kunnen opvangen. Per saldo
veroorzaakt dit extra kosten.
Bedrijfsvoering
In kader van het project LOS zijn in de begroting extra ICT kosten opgenomen voor hardware en
licenties, maar deze kosten zijn niet allemaal ingezet.
Kapitaallasten
Het nieuwe zaaksysteem wordt geleased en alleen de projectkosten voor de implementatie worden
geactiveerd. Deze projectkosten zijn nog niet geactiveerd en hierdoor vervallen de rente kosten.
Onvoorzien
Momenteel is hier nog niets op geboekt. De kans is reëel dat deze post bij de jaarrekening vrij valt.
Hierdoor wordt het resultaat -/- € 450.000. Dit betekent dat het tekort dan ruim € 200.000 meevalt
ten opzichte van de begroting.
Uitvoering projecten*
De kosten voor de leges zijn lager dan begroot doordat het aantal/bedrag van de bouwaanvragen
lager is dan begroot.
Incidentele kosten
In de begroting zijn o.a extra taken opgenomen voor toezicht op Asbest. Een aantal bevoegde
gezagen heeft deze taak in de praktijk pas in de loop van 2016 daadwerkelijk overgedragen.
Hierdoor is een deel van het budget niet benut.
Baten
Uitvoering projecten*
De inkomsten voor de leges 2016 blijven achter. In de begroting werd van een saldo van € 51.000
uitgegaan, maar door het achterblijven van de bouwaanvragen en een gedeeltelijke kwijtschelding
in 2016 van een legesbedrag dat in 2015 is ontvangen, wordt het saldo nagenoeg nihil.
Bestemmingsreserve
Bij de begrotingswijziging is een bestemmingsreserve van € 275.000 ingesteld voor het verder
optimaliseren van de bedrijfsvoering. Het project “LOS” is inmiddels live en momenteel wordt er
geïnventariseerd welke optimalisatie nog moeten worden doorgevoerd. De extra kosten zullen
worden gedekt uit deze bestemmingreserve.
3
3.
Personeel
Onderstaande tabellen geven het ziekteverzuim en de bezetting weer.
Formatie en bezetting jan t/m aug 2016
Totaal "RUD Drenthe"
Gemiddelde
ziekteverzuim streefcijfer ziektemeldings- ziekteverzuim
percentage
frequentie
duur
3,72%
3,00%
1,2
6,4
In de eerste 8 maanden was het ziekteverzuim 3,72%. Dit is hoger dan ons streefcijfer van 3%. Het
hogere ziekteverzuim wordt met name veroorzaakt door een aantal langdurigere ziektegevallen.
Formatie en bezetting jan t/m aug 2016
Totaal "RUD Drenthe"
bezetting in niet ingevulde
streefformatie bezetting in FTE FTE tijdelijk
vacature
2016
vast (31-08)
( 31 -08 )
ruimte
116,6
112,6
9,4
-5,4
De formatie en de bezetting van de RUD zijn nagenoeg gelijk aan elkaar. De afgelopen periode zijn
een aantal openstaande vacatures ingevuld. De RUD huurt momenteel extra in om het
capaciteitstekort dat is ontstaan door de vacatureruimte, het hogere ziekteverzuim en de extra inzet
van personeel voor het project LOS te kunnen opvangen. Dit veroorzaakt tijdelijk een negatieve
vacatureruimte.
4.
Productie
Per bevoegd gezag is over de periode van januari tot en met augustus een rapportage verstrekt met
de verstrekte, onderhanden en afgeronde opdrachten. Het aantal afgeronde opdrachten is in de
rapportage vergeleken met het jaarprogramma voor de Drentse Maat. Voor de niet-Drentse maat is
gerapporteerd over de urenbesteding ten opzichte van het jaarprogramma. Afwijkingen ten
opzichten van het jaarprogramma en bijzonderheden met betrekking tot het betreffende bevoegd
gezag zijn in de rapportages toegelicht. Uit de rapportages blijkt dat op onderdelen de afgeronde
werkzaamheden afwijken van het jaarprogramma, maar dat we er vooralsnog vanuit gaan dat we
het jaarprogramma binnen de begroting incl. wijziging kunnen uitvoeren.
4
5.
Paragrafen
In het besluit begroting en verantwoording (BBV) zijn een aantal verplichte paragrafen opgenomen
waarover provincies, gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen zich in hun begroting en
jaarrekening moeten verantwoorden. Voor de RUD zijn hiervan 4 paragrafen relevant. Hieronder
wordt ingegaan op de stand van zaken met betrekking tot deze paragrafen.
Lokale heffing
De RUD Drenthe heeft in haar eigen beleid geen lokale heffingen. Voor de provincie Drenthe is de
RUD Drenthe gemandateerd om de heffingen van de leges uit te voeren. Dit betreft leges voor de
Wabo (BRIKS-taken1) en voor de luchtvaart. De inning van de leges is gebaseerd op de
Legesverordening van de provincie. In de begroting ging de RUD Drenthe er vanuit dat dit per saldo
ca. € 50.000 zou opleveren. Door de tegenvallende aanvragen en een gedeeltelijke
legeskwijtschelding verwachten we dat dit saldo in 2016 nihil zal zijn.
Risico’s en weerstandsvermogen
Ziekteverzuim
Het ziekteverzuim is hoger dan ons streefcijfer. Om het productiviteitsverlies op te vangen wordt
extra personeel ingehuurd. Een kleine overschrijding van de loonkosten, kan nog opgevangen
worden binnen de begroting.
Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA)
In de begroting van 2017 is melding gemaakt van het risico voor stijgende kosten voor premies voor
de WIA. De afgelopen periode heeft de RUD dit beoordeeld en zij is voornemens om hiervoor een
verzekering af te sluiten waarmee dit risico wordt afgedekt.
De RUD heeft de jaarrekening 2015 positief afgesloten en hierdoor is de weerstandscapaciteit groter
geworden. Hiermee kunnen eventuele risico’s worden afgedekt.
De uitvoering van het project Leefomgevingsysteem (LOS) vindt plaats binnen de kaders van het
projectplan. In augustus 2016 is LOS life gegaan en zou het uitwisselen van informatie (opdrachten,
documenten, e.d.) tussen de RUD en de opdrachtgevers digitaal moeten geschieden. Dit is één van
de voorwaarden die gekoppeld is aan de per 1 januari 2016 doorgevoerde efficiency korting van
10%. Zie de begroting 2016.
Het digitaal uitwisselen van informatie vergt bij de RUD en opdrachtgevers extra personele inzet
en/of aanpassing van werkprocessen. Indien de benodigde informatie niet tijdig en/of compleet
door de opdrachtgevers aangeleverd kan worden zal dit invloed hebben op de doorlooptijden en de
uitvoering van het jaarprogramma negatief beïnvloeden. Voor 2016 zijn met alle opdrachtgevers
werkafspraken gemaakt hoe de informatie uitwisseling tussen RUD en opdrachtgever gestroomlijnd
kan worden. Bij een aantal opdrachtgevers is afgesproken dat medewerkers van de RUD ingezet
worden om de benodigde informatie bij de opdrachtgevers “op te halen”. Dit gaat ten koste van de
capaciteit bij de RUD. Om dit capaciteitsverlies op te vangen wordt extra capaciteit ingehuurd.
Verwacht wordt dat deze extra inzet bij de RUD is op te vangen binnen de begroting 2016.
Voor 2017 zijn hiervoor geen financiële middelen beschikbaar gesteld.
Financiering / treasury
Er is nog geen vreemd vermogen aangetrokken voor het LOS-project.
Bedrijfsvoering
1
Bouwen, Reklame, Inrit, Kap, Sloop
5
Leefomgevingsysteem (projectgroep LOS)
 Eind augustus waren alle bevoegde gezagen operationeel in het LOS en voortaan zullen alle
zaken in het LOS worden afgehandeld.
 Alle medewerkers hebben inmiddels een opleiding gehad en werken met LOS. Momenteel kost
het eigen maken van het nieuwe systeem veel energie van onze medewerkers. Vanuit de
projectgroep wordt er extra ondersteuning geleverd voor de begeleiding en het oplossen van de
aanloopproblemen.
 De projectmanager LOS rapporteert maandelijks aan de stuurgroep over de voortgang en de
(financiële) verwachtingen voor het project. De begroting is nog altijd sluitend met een normale
tolerantie voor projectrisico’s.
Vennootschapsbelasting (Vpb)
Met de belastingdienst is overeengekomen dat nagenoeg alle taken die de omgevingsdiensten
uitvoeren, voorgeschreven zijn door wetgeving. Hierdoor zijn de taken van de RUD vrijgesteld van
Vpb.
Overhead
Uit de tussenevaluatie RUD Drenthe 2014-2015 is naar voren gekomen dat het wenselijk is meer
inzicht te geven in de overhead van de RUD. In het bedrijfsplan was het uitgangspunt 25% overhead
(36 fte) van de totale formatie (146 fte). Een deel van deze overhead formatie (16 fte) is aan de RUD
toegevoegd en het resterende deel is in geld omgezet voor de dekking van de diensten die worden
ingekocht bij de provincie Drenthe en de gemeente Emmen. In de onderstaande tabel wordt de
overhead van de jaarrekening 2015 en begroting 2016 vergeleken met de financiële uitgangspunten
zoals deze in het bedrijfsplan 2013 zijn vastgelegd.
begroting
Totaal
€ 12.227.367
bedrijfsplan
primair
overhead
totaal
jaarrekening 2015
primair
overhead
€ 8.733.370 € 3.493.997 € 10.551.426
71,4%
28,6%
totaal
begroting 2016
primair
€ 7.568.884 € 2.982.542 € 12.356.222
71,7%
28,3%
overhead
€ 9.287.988 € 3.068.234
75,2%
24,8%
Financieel blijkt dat het overhead percentage afneemt ten opzichte van het bedrijfsplan. Dit komt
door efficiency en een scherpere inkoop van de ondersteunende taken. Een ander effect is de
stijging van de primaire kosten door het toevoegen van taken en doordat er “nieuwe” ICT kosten
zijn voor het primaire proces als gevolg van LOS.
De formatieve overhead van de RUD is 16 fte en is hiermee gelijk aan de uitgangspunten van het
bedrijfsplan.
Met ingang van de begroting 2018 zijn nieuwe BBV-regels van toepassing. Hierin zijn nieuwe
richtlijnen voor de verslaglegging over de overhead vastgelegd. De RUD voldoet aan de nieuwe
regels en zal met ingang van 2018 op basis van deze regels de overhead inzichtelijk maken.
6