Portefeuillehouder Van der Zwan Datum collegebesluit 28-4

Portefeuillehouder
Van der Zwan
Datum collegebesluit
28-4-2015.
Opsteller
M. Boot
Registratie
GF15.20031
Agendapunt
Onderwerp: Huisvesting gemeentelijke organisatie
Voorstel:
Instemmen met scenario 1, waarbij de huisvesting van de gemeentelijke organisatie wordt
geconcentreerd in het gemeentehuis en de financiële middelen beschikbaar stellen via het Verzamelbesluit
2015-3.
1. Aanleiding en voorgeschiedenis.
Bij brief van 22 juli 2015 hebben wij u geïnformeerd over het feit, dat wij een huurcontract hadden
afgesloten met een bedrijf voor de 2e en 4e verdieping van Werkstate en dat deze ruimte per 1 oktober
2015 beschikbaar gesteld moest worden. Op dat moment was de afdeling WIMO nog op o.a. de 2e
verdieping gehuisvest. Omdat we de ruimten per 1 oktober 2015 beschikbaar moesten stellen aan de
nieuwe huurder is genoemde afdeling voor die tijd (tijdelijk) verhuist naar de 3 e verdieping van
Werkstate. Wij hebben toen verschillende verhuisbewegingen van (delen van) de gemeentelijke
organisatie aangekondigd. Uitgangspunt daarbij was om de huisvesting van de gemeentelijke organisatie
zo veel mogelijk te concentreren in het gemeentehuis en op de gemeentewerf. We hebben in de
genoemde brief de verwachting uitgesproken, dat dit niet volledig zou lukken en dat voor een beperkt
deel nog zou moeten worden bij gehuurd. In ieder geval zou de afdeling WIMO in het gemeentehuis
gehuisvest worden, omdat dat paste in ons dienstverleningsconcept naar onze inwoners en bedrijven. In
de brief hebben we aangekondigd, dat de netto opbrengst van deze operatie tussen € 75.000,- en
€ 100.000,- zou liggen, waarbij wij er vanuit gingen, dat een deel van de eenmalige kosten kon worden
gedekt uit bestaande budgetten. De netto opbrengst moest bijdragen aan de realisering van de
taakstelling op de bedrijfsvoering van € 800.000,-. De huursom (dus de bruto-opbrengst) van het bedrijf
dat per 1 oktober 2015 in Werkstate is gehuisvest, bedraagt € 105.000,- per jaar.
Bij de vaststelling van de bestuursrapportage op 30 november 2015 hebt u vervolgens, op ons voorstel,
besloten om de huursom van € 105.000,- structureel in mindering te brengen op de taakstelling
bedrijfsvoering en een krediet beschikbaar te stellen van € 169.000,-, waarvan € 36.500 kon worden
gedekt uit een bestaand krediet voor de verbouw van het publiekcentrum te laten vrijvallen. De
kapitaalslasten van de kosten van verbouwing leidden toen niet tot een extra uitzetting. Daarmee bleef de
volledige huursom beschikbaar voor de genoemde structurele bezuiniging. Wel hebben wij in het
raadsvoorstel, waarbij wij u de Berap en Themabegroting 2015 hebben aangeboden de volgende passage
opgenomen: “Zoals wij u berichten op 22 juli jl. maakt de extra huuropbrengst in Werkstate onderdeel uit
van de bezuiniging op de bedrijfsvoering. De realisatie van de extra huuropbrengst brengt echter wel
kosten met zich mee, waaronder de kapitaalslasten die u in de bestuursrapportage aantreft. Te voorzien is
ook dat er beperkte huur elders dient plaats te vinden, waardoor de netto besparing lager wordt. Bij de
Verantwoording- en Perspectiefnota 2015 zullen we deze eventuele extra kosten aan u voorleggen.”
Dit voorstel voorziet er in om u te informeren over de huidige stand van zaken met betrekking tot de
huisvesting van de gemeentelijke organisatie en u, zoals aangekondigd, een definitief voorstel te doen
over de financiële gevolgen van deze operatie.
2. Het nieuwe huisvestingsconcept: 2 scenario’s.
Behalve de noodzaak om te bezuinigen op kosten van bedrijfsvoering, waren er nog vier, meer
inhoudelijke redenen, om een nieuw concept voor de huisvesting van de gemeentelijke organisatie voor te
bereiden, t.w.:
a. De vastgestelde visie over de organisatie, waarbij een wendbare organisatie noodzakelijk is om in te
kunnen spelen op de snel veranderende eisen vanuit de samenleving. Dat vergt verschillende
werkstijlen en dus ook werkomgevingen.
b. De wens om de afdeling WIMO in het gemeentehuis te huisvesten vanwege de inhoudelijke relaties met
o.a. de afdeling Samenleving, nog versterkt door de complexe opgave op het gebied van de 3D’s.
c. Vanuit dienstverleningsperspectief één entree creëren voor zowel WIMO- als Publieksbezoekers.
d. De noodzaak om de werkomgeving op de begane grond te verbeteren, gezien de klachten over klimaat
en werkomstandigheden.
De afgelopen periode is benut om zowel visie te ontwikkelen op een huisvestingsconcept als uiteraard de
kosten in beeld te brengen. Dit leidt tot 2 scenario’s, waarbij in het eerste scenario uitgegaan wordt van
volledig flexibel werken. Daardoor kunnen, in tegenstelling tot de eerdere verwachting, alle medewerkers,
uitgezonderd uiteraard die op of vanuit de gemeentewerf hun werk doen, in het gemeentehuis gehuisvest
worden. Daarbij is een gebruikelijke norm voor flexibel werken toegepast (een vermenigvuldigingsfactor
van 0,8).
In beide scenario’s is overigens uitgegaan van een zeer sobere uitvoering. Zo worden, in hoogte
verstelbare, tweede hands bureaus aangeschaft, bestaande wanden gehandhaafd en wordt de plaatsing
van bureaus zodanig uitgevoerd, dat er zo weinig mogelijk extra kosten hoeven te worden gemaakt voor
luchttoevoer en verlichting.
De voordelen van dit scenario zijn:
 Het flexibel werken concept wordt in één keer ingevoerd.
 Geen tijdsverlies door dislocaties.
 Mogelijkheden verhuur Werkstate blijven optimaal.
Het nadeel van dit scenario is, dat om flexibel werken mogelijk te maken op korte termijn extra moet
worden geïnvesteerd in apparatuur, zoals mobiele telefoons, Ipads, laptops etc., terwijl ook
concentratieplaatsen moeten worden gebouwd om, als dat nodig is, rustig te kunnen werken. Tevens
komen er met de komst van de afdeling WIMO 90 medewerkers extra in het gemeentehuis te werken,
waardoor, om te voldoen aan de gestelde landelijke normen, extra voorzieningen moeten worden
getroffen op het gebied van warmte. luchttoevoer, licht, geluid en aansluitingen.
In het tweede scenario gaan we er vanuit dat elke medewerker een vaste werkplek behoudt; WIMO
verhuist ook in dit scenario naar het gemeentehuis, waardoor een andere afdeling moet worden
uitgeplaatst naar Werkstate. Het relatieve voordeel van dit scenario is dat het concept van flexibel werken
geleidelijk kan worden ingevoerd en dat de kosten in ieder geval op korte termijn lager uitvallen dan bij
eerste scenario.
De nadelen van dit scenario zijn:
 Tijdsverlies en minder onderling contact door dislocatie van één afdeling.
 Vooralsnog geen verdere verhuur van Werkstate
 In elk geval 2 keer verhuizen, waarbij de terugkomst van de afdeling die tijdelijk in Werkstate
wordt gehuisvest opnieuw leidt tot een grote verhuizing binnen het gemeentehuis.
Met de keuze voor optie 2 gaat bovendien een opbrengstpotentieel van € 75.000,- per jaar verloren,
doordat de ruimte(3e verdieping) in Werkstate, gedurende de periode dat die nog nodig is voor
huisvesting van een afdeling, niet beschikbaar is voor verhuur aan een derde partij.
3. Kosten.
In bijlage 1 hebben wij een integraal overzicht toegevoegd van de kosten van beide scenario’s (inclusief
de kosten waarvoor u al eerder middelen beschikbaar hebt gesteld). Met benutting van bestaande
budgetten leidt uitvoering van scenario 2 niet tot een uitzetting (althans niet op korte termijn). Uitvoering
van scenario1 leidt tot een structurele uitzetting van € 20.000,- voor mobiele telefonie etc. en een
eenmalige extra uitgave van € 80.000,-, met name als gevolg van de extra technische eisen, die er
moeten worden gesteld als gevolg van de komst van 90 medewerkers extra in het gemeentehuis.
2
4. Voorstel.
Wij vinden de eerder genoemde inhoudelijke voordelen van scenario 1 belangrijk en dan met name de
concentratie van de huisvesting van gemeentelijke organisatie in het gemeentehuis. Ook een efficiënt
ruimtegebruik en de voordelen van de invoering in één keer van het concept flexibel werken pleiten voor
de uitvoering van dat scenario. Tenslotte wordt daarmee ook de voorwaarde gecreëerd om nog extra
(structurele) opbrengsten aan verhuur van ruimte in Werkstate te genereren. De financiële gevolgen van
ons voorstel zijn verwerkt in het Verzamelbesluit 2015-3.
(Reden waarom, dit voorstel wordt voorgelegd)
Relevante informatie
(Digitaal bijgevoegd/ter inzage aangeleverd)
Het college van burgemeester en wethouders van Heerenveen,
de secretaris,
de burgemeester,
de heer F.H. Perdok
de heer T.J. van der Zwan
3
Registratie
GF15.20031
Onderwerp
Huisvesting gemeentelijke organisatie
De raad van de gemeente Heerenveen;
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 28 april 2015 ;
gelet op artikel 156, lid 2, sub c, van de Gemeentewet;
overwegende dat,
het van belang is om de huisvesting van de gemeentelijke organisatie te concentreren in het
gemeentehuis;
bestaande budgetten daartoe niet toereikend zijn;
Besluit
1. In te stemmen met scenario 1, waarbij de huisvesting van de gemeentelijke organisatie wordt
geconcentreerd in het gemeentehuis.
2. De uitvoering van scenario 1 pas te starten wanneer de 3e verdieping van het gebouw Werkstate voor
meerdere jaren wordt verhuurd.
3. De financiële middelen dan beschikbaar te stellen via een verzamelbesluit.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 11 juni 2015.
de griffier,
de voorzitter,
mevrouw W.J.M.A. Jansen
de heer T.J. van der Zwan