Presentatie `Piramides`

0
Besturen
0.1
Plan
0.1.1
Info
verzamelen & uitwerken
0.1.2
Overleggen
0.1.3
Vaststellen
0.1.4
Regelen invoering
(projecten instellen)
0.2
0.3
Do Check
0.4
Act
0.2.1 0.3.1
0.4.1
AfInfo verBeleid
spraken zamelen bijstellen
maken
over
meten
uitvoering
0.3.2
0.4.2
Overleggen
Uitvoering
0.2.2
Monitoren
uitvoering
0.3.3
Analyseren
0.3.4
Vaststellen
In samenwerking
met deelprocessen
2.2.5 en 5.2.4.
processen
consolideren
0.4.3
Nieuw beleid
formuleren
Besturende processen
0.1
Plan
0.4
Act
Strategisch
besturen
0.3
Check
afwijkingen
0.2
Do
n.0.1
Plan
n.0.4
Act
Taktisch
besturen
n.0.2
Do
n.0.3
Check
Operationeel besturen
afwijkingen
werken we niet verder uit.
We gaan wel nader in op
het hoofdproces besturen en
de links met het kernproces & tactisch besturen
....1
Plan
....4
Act
Operationeel
besturen
....3
Check
....2
Do
1
Kernproces
1.0
Besturen
Deelproces 1.2.y hoort
thuis in elk
hoofdproces;
exacte positie hangt af
van situatie bij specifieke organisatie.
1.0.1 Plan
(zie proces 0.1)
1.0.2 Do
(zie proces 0.2)
1.1
…
1.1.1 …
1.1.2 …
1.2
…
1.3
Opleveren
1.2.1 …
1.4.1
Opleveren
Heeft te maken met
eisen van de subsidiegever. Op basis hiervan
wordt geld verstrekt.
1.2.2 …
1.1 en 1.2:
namen & invulling
afhankelijk van
het type
organisatie
1.0.3 Check
(zie proces 0.3)
Het kernproces moet
een meetbaar resultaat opleveren. Dat
wordt geborgd in
proces 1.3.
1.4.2
Tellen & Toetsen
1.4.3 Onderbouwen T&T
1.1.x …
1.0.4 Act
(zie proces 0.4)
1.1.y …
1.2.x …
1.2.y Administratief
beheren kernproces
1
Handel
1.0 Besturen
PDCA
*
1.1
Inkoop
Admininistratief
beheren van het
kernproces zit bij
een handelsorganisatie in 1.0.
1.1.1
Autoriseren
aanvraag
Goede aanvragen
naar 1.1.2, foute:
retour zender
1.1.2
Offerteprocedure
•Aanvragen
•Registreren
•Bewaren tot sluitingsdatum
1.1.3 Selectie &
aanschaf
•Selecteren
•Registreren
•Bericht leveranciers
•Bestellen
1.2
Opslag
1.2.1
Ontvangst &
Keuring
1.2.2 Opbergen
1.2.3 Uitgifte
*
1.3
Verkoop
1.3.1
Orderverkrijging
1.3.2
Orderbeoordeling
1.3.3
Orderverwerking
2
Info
2.0 Besturen
PDCA
2.1
2.2
2.3
O n d e r s t e u n e n…
…info in…info
…info
intern
komend
uitgaand
Voor hele organisatie,
in samenwerking met
deelprocessen 0.4.2,
1.2.5, 3.2.5, 4.3.4
& 5.2.4
2.1.1
Inkomende
informatie op
papier
2.1.2 Inkomende
informatie
elektronisch
2.2.1
Informatie
verwerken
2.2.2
Informatie
uitwisselen
2.2.3 Controleren
& vastleggen
Hoofdproces 2 v1
Dit is mijn invulling van hoofdproces 2.
Ik vind hem praktisch en goed werkbaar.
Zie de toelichting op dia 6
en bekijk dan v2, dia 7 en 8.
2.3.1
Uitgaande
informatie op
papier
2.3.2 Uitgaande
informatie
elektronisch
2.2.4 Archiveren
2.1.3 Interne informatie
ontvangen
2.2.5 Onderhoud & beheer
processen / procedures
2.3.3 Interne informatie
verzenden
Bij piramide 2 v1
Het grootste deel van hoofdproces 2 is het werk van secretariaten
die voor de organisatie als geheel of voor bepaalde onderdelen werken.
Proces 2.1 betreft het verzamelen en distribueren van informatie die van
buitenaf binnenkomt, d.w.z. van buiten de organisatie of van binnen de
organisatie vanuit een ander (hoofd)proces.
De binnengekomen informatie wordt in proces 2.2 verwerkt, vastgelegd en gearchiveerd.
Het beheren van de bedrijfsprocessen wordt vanuit dit proces (samen met 0 Besturen)
geregeld en aangestuurd. Traditioneel ligt de zorg voor de Administratieve Organisatie
bij de afdeling Financiën, zie in deze modellen deelproces 5.2.4.
Dat is een goede zaak, maar het beheer van de hele procesgang ligt breder.
Het is van groot belang dat hoofdprocessen 0, 2 en 5 hier goed samenwerken.
In proces 2.3 gaat de verwerkte informatie in verschillende vormen naar buiten,
d.w.z. naar buiten de organisatie, of van het ene (hoofd)proces naar het andere.
2
Info
2.0 Besturen
PDCA
2.1
Input
Hoofdproces 2 v2
2.2
2.3
Verwerken
Output
Deze versie is gemaakt door twee
BI-studenten die bij BizWiser zijn
afgestudeerd. Zij konden met
mijn model (v1) niet uit de voeten.
Voor hun toelichting: zie dia 8.
2.1.1
Verkrijgen
2.1.2
Vastleggen
Nadere uitwerking in
procedures
2.2.1
Onderzoeken
2.3.1
Rapporteren
2.2.2
Verwerken tot
info
2.2.3 Controleren
& vastleggen
Nadere uitwerking in
procedures
Nadere uitwerking in
procedures
Bij piramide 2 v2
2.1 Input (gegevens)
2.1.1 Verkrijgen: De gegevens komen binnen vanuit het primaire proces of één van de andere
secundaire of tertiaire processen. In de praktijk zullen deze gegevens worden verworven door mid
van vergaderingen of andere vormen van overleg of communicatie (rapporten, e-mail).
2.1.2 Vastleggen: De gegevens worden op een uniforme wijze vastgelegd voor een handige
verwerking (als dit nog niet het geval was).
2.2 Verwerken
2.2.1 Onderzoeken: De vastgelegde gegevens worden onderzocht op juistheid.
2.2.2 Verwerken tot informatie: Gegevens worden verwerkt tot informatie. Hier wordt mee bedoel
overbodige gegevens weg worden gelaten en de gewenste informatie overzichtelijk wordt gemaak
Vervolgens worden de verschillende gegevens met elkaar vergeleken, gecombineerd of worden er
berekeningen uitgevoerd, afhankelijk van de vraag, en verwerkt in statistieken of overzichtelijke r
2.2.3 Controleren: Bij dit deelproces wordt gecontroleerd of de gevraagde informatie ook daadwer
verkregen is. Wanneer dit niet het geval is, wordt het proces 2.2 Verwerken opnieuw in werking g
en begint men weer met 2.2.1 Onderzoeken. Hierbij kan men uiteraard wel (gedeeltelijk) de voorh
verkregen gegevens gebruiken.
2.3 Output (informatie)
2.3.1 Rapporteren: Nadat de informatie de controle heeft doorstaan, wordt deze doorgestuurd
naar het gewenste proces.
Vaak is dit het management, dus hoofdproces 0 Besturen. Deze informatie hoeft niet altijd via een
uitgebreid rapport verstuurd te worden, maar kan ook worden gecommuniceerd in de vorm van
overzichten, e-mail of andere communicatiemiddelen.
3
Ondersteuning
personeel
3.0 Besturen
PDCA
3.1
Instroom
* Deelproces 3.2.5 hoort
thuis in elk hoofdproces;
exacte positie hangt af
van situatie bij specifieke organisatie.
3.1.1 Werven
3.1.2 Selecteren
3.2
3.3
Doorstroom Uitstroom
3.2.1
Introduceren
3.2.2
Functionerings& beoordelingscyclus
3.2.3 Verzuimadmin
3.2.4 Service
3.1.3 Aannemen
3.2.5
Administratief beheren
hoofdproces 3
3.3.1
Beëindigen
dienstverband
4
Ondersteuning
facilitair
4.0 Besturen
PDCA
4.1
Inkoop
4.1.1
Autoriseren
aanvraag
4.1.2
Offerteprocedure
4.2
Opslag
4.2.1
Ontvangst &
Keuring
4.2.2 Opbergen
Deelproces 4.3.4 hoort
thuis in elk hoofdproces;
exacte positie hangt af
van situatie bij specifieke organisatie.
4.3
Onderhoud
4.3.1
Onderhouden
Rijksmaterieel
4.3.2
Onderhouden
eigen materieel
4.3.3
Onderhouden
gebouwen
4.1.3 Selectie &
aanschaf
4.2.3 Uitgifte
4.3.4
Administratief beheren
hoofdproces 4
5
Ondersteuning
financieel
5.0 Besturen PDCA
5.1
plannen &
beheren
5.1.1
Forecasting &
budgettering
5.2
administreren
5.2.1
Inkoopadministratie
/ deelproces 4.1.3
5.2.2 Projectadministratie
5.1.2
Rapportages
(management &
extern)
5.1.3
Kostprijscalculatie
5.2.3 Administratie t.b.v.
kernproces
5.2.4 Administratieve
Organisatie
5.2.5 Grootboekadministratie
5.2.6 Salarisadministratie
5.1.4 Investeringsselectie
5.2.7 Cash management
Beheer AO in nauwe
samenwerking met
de deelprocessen
2.2.5 en 0.4.2.