ZO ANALYSEERT U KEN- EN STUURGETALLEN VOOR HR

34 KEN EN STUURGETALLEN
TEKST DRS. RAYMOND M. OPDENAKKER EN MR. DRS. CARIN V. CUYPERS
ZO ANALYSEERT U KENEN STUURGETALLEN
VOOR HR
Absolute ken- en stuurgetallen kunt u direct onttrekken uit diverse
bronnen, waaronder het personeelsinformatiesysteem, de balans, de
winst-enverliesrekening. Nu komt het zelden voor dat u op grond van
deze absolute getallen een goede analyse kunt maken. Daartoe moet
u de absolute getallen met elkaar in verband brengen.
Wanneer we een indeling maken van ken- en stuurgetallen,
kunnen we twee typen onderscheiden:
1. absolute ken- en stuurgetallen;
2. relatieve ken- en stuurgetallen.
Absolute ken- en stuurgetallen
Absolute ken- en stuurgetallen zijn getallen, ook wel grondgetallen genoemd, waarop geen berekeningen meer hoeven te worden uitgevoerd. Het handelt zich hierbij om
enkelvoudige getallen, verschillen, gemiddelden, sommen,
enzovoort. Ze kunnen direct worden onttrokken aan diverse
bronnen, waaronder het personeelsinformatiesysteem, de
balans, de winst-enverliesrekening en andere documenten.
Denk bij deze getallen bijvoorbeeld aan het totaalaantal
personeelsleden in een gegeven jaar, het totaalaantal vacatures in een gegeven jaar of de totale personeelskosten in
een gegeven jaar.
Nu komt het zelden voor dat er op grond van deze absolute getallen een goede analyse gemaakt kan worden. De
enkelvoudige getallen krijgen vaak pas dan betekenis wanneer ze worden vergeleken met andere getallen. In analyses wordt om deze reden vooral gebruikgemaakt van het
tweede type ken- en stuurgetallen.
Neem bijvoorbeeld het aantal eindeschalers als deel van het
totale medewerkersbestand in een sector. In het onderzoek
van Berenschot uit 2009 worden onder eindeschalers verstaan ‘alle medewerkers van wie het salaris is gebaseerd op
het einde van de loonschaal waarin de functie zich bevindt’
(in verhouding tot het totale aantal medewerkers). De formule wordt dan:
Relatieve ken- en stuurgetallen
Welke (verzameling van) ken- of stuurgetallen samengesteld
moeten worden, is in ieder geval sterk afhankelijk van de taken en doelen waarvoor ze dienen. Wanneer men bijvoorbeeld
inzicht wil krijgen in instroom en uitstroom van het personeelsbestand in een gegeven jaar, is het berekenen van het ziekteverzuimpercentage (in eerste instantie!) overbodig. Wel
belangrijk zijn dan kengetallen als instroompercentage en uitstroompercentage. Mocht er een te grote uitstroom en te
Worden de absolute getallen met elkaar in verband gebracht, dan ontstaan er relatieve ken- en stuurgetallen of
verhoudingsgetallen. Binnen deze groep kunnen twee typen
worden onderscheiden:
1. Indelingsgetallen
Bij indelingsgetallen wordt een deeltotaal van een groep in
verhouding gebracht met het bijbehorende totaal. Meestal
HRPRAKTIJK MAGAZINE NR.5 - 2010
034-035_HRp05_RUB_KenStuur 34
wordt dit in procenten uitgedrukt, aangezien het gaat om
een aandeel in het totaal. Een groot voordeel van indelingsgetallen ten opzichte van absolute getallen is ook dat grootteordeningen en structurele verhoudingen duidelijker
kunnen worden weergegeven.
Aantal eindeschalers in de sector (of organisatie)
————————————————— × 100% =
Totaal aantal medewerkers in de sector (of organisatie)
2. Verhoudingsgetallen
Bij het gebruik van verhoudingsgetallen worden twee kenmerken met elkaar in verband gebracht die begripsmatig
van elkaar verschillen, bijvoorbeeld het ziekteverzuim in een
organisatie.
HRPRAKTIJK MAGAZINE NR.5 - 2010
18-08-2010 14:26:56
35
kleine instroom zijn, dan wordt het voor het (HR-)management wel noodzakelijk om naar oorzaken te gaan zoeken. Dan komt bijvoorbeeld de berekening van het ziekteverzuimpercentage, de mobiliteit in de organisatie en
een kwantitatieve verwerking van de exitinterviews in beeld.
Klein aantal gebruiken
Vaak worden de noodzakelijke ken- en/of stuurgetallen direct of indirect – bijvoorbeeld de stuurgetallen van de human resource scorecard
– van de organisatiedoelen afgeleid. Daarbij is het belangrijk om je te
realiseren dat bij een rapportage – de informatiesturing en informatieverzorgingsfunctie van HR-controlling – het management niet overstelpt wordt met een overvloed aan ken- en stuurgetallen. Op deze
manier raakt men immers het overzicht kwijt. Beter is het de vuistregel te gebruiken dat hoe sneller, compacter en duidelijker u de informatie moet laten aankomen bij de relevante manager(s), hoe kleiner
het aantal stuurgetallen dat u gebruikt. De limiet ligt dan bij twintig.
Kunst is het dan ook dat u de juiste informatie in de juiste vorm op het
juiste moment aan de juiste persoon – lees: diegene die invloed uit kan
oefenen op basis van de informatie – weet door te spelen.
Ken- of stuurgetallensysteem
Voor de samenstelling van een ken- of stuurgetallensysteem wordt een
aantal ken- of stuurgetallen bijeengenomen die betrekking hebben op één
onderwerp. Neem bijvoorbeeld als onderwerp de mobiliteit van vrouwen
in de organisatie. Kengetallen die van toepassing zouden kunnen zijn:
• gemiddelde functieverblijftijd van vrouwen in een bepaalde functie; • gemiddelde functieverblijftijd van vrouwen in een bepaalde functie
in verhouding tot de gemiddelde verblijftijd van vrouwen in de
­organisatie; • verhouding tussen mannelijke en vrouwelijke managers in de organisatie; • de verhouding mannen en vrouwen in de organisatie; • het gemiddelde schaalniveau van vrouwen in verhouding tot het
gemiddelde schaalniveau van mannen; • het aantal interne sollicitaties van vrouwen in verhouding tot het
aantal interne sollicitaties van mannen.
Onderling in verband brengen
Op deze manier krijgt u een aardig kengetallensysteem, waarvan de kengetallen onderling ook weer met elkaar in verband gebracht kunnen worden. Het ligt voor de hand dat een groot voordeel van een ken- of
stuurgetallensysteem is gelegen in de complexiteitsreductie. Aan de hand
van een aantal ken- of stuurgetallen krijgt u inzicht in complexe zaken.
Wanneer de ken- of stuurgetallen zijn afgeleid van de doelen van de
organisatie en kwantitatief van aard zijn, kunnen ze ook door het
­management gebruikt worden in het kader van management by objectives. Ook de stuurgetallen die bijvoorbeeld tot de human Resource
scorecard behoren, vormen een stuurgetallensysteem.
Indirecte ondersteuning kwalitatieve HR-controlling
Het kwantitatieve, operationele HR-controlling wordt door ken- en stuurgetallen direct ondersteund. Bij het kwalitatieve, strategische HR-controlling
ligt dit wat moeilijker. Zaken als medewerkerstevredenheid, arbeidsproduc-
tiviteit, potenties en competenties van medewerkers zijn kwalitatief van
aard. Deze gegevens kunnen niet direct worden gemeten, ­althans niet
­zodanig dat er direct een getal uit voortvloeit. Wel kunnen ze indirect worden gemeten met operationaliseerbare meet- en stuurbare indicatoren en
zodoende tot op zekere hoogte worden gekwantificeerd.
Voorbeeld medewerkerstevredenheid
Een voorbeeld van een kwalitatief gegeven is de medewerkerstevredenheid.
We kunnen medewerkerstevredenheid niet direct meten. Wel kunnen we
een goede indicatie van de medewerkerstevredenheid krijgen via ken- en
stuurgetallen als turnoverratio (een maat voor de personeelsfluctuatie), het
ziekteverzuimpercentage of door het interviewen van medewerkers. Is bijvoorbeeld het ziekteverzuimpercentage hoog, evenals de turnoverratio, dan
duidt dit op een lage medewerkerstevredenheid. Werk aan de winkel voor
het (HR-)management om op zoek te gaan naar de oorzaken!
Subjectieve schattingen
Een bijkomend probleem bij kwalitatieve gegevens is dat het subjectieve
schattingen zijn. Vraag op maandag eens wat de tevredenheid van een
medewerker over zijn werk is. Dit kan een heel andere uitkomst geven
dan wanneer u dezelfde vraag op de vrijdag in die week stelt. Zaken als
humeur op de betreffende dag, recente ervaringen met partner of
­manager, problemen van allerlei aard (bijvoorbeeld moet ik mijn achtergestelde lening, die niet onder het depositogarantiestelsel valt, niet op
een gewone spaarrekening zetten), kunnen een behoorlijk verschil in uitspraak geven. De gegevens zijn dan ook minder zeker en bieden meer
speelruimte aan interpretatie dan louter kwantitatieve gegevens.
Indirecte indicatoren
Op grond van uw ervaring moet u op zoek gaan naar die indirecte indicatoren die het betreffende kenmerk het best beschrijven (of benaderen).
Hierbij maakt u gebruik van hypothesen en vooronderstellingen. Met betrekking tot het genoemde voorbeeld over de medewerkerstevredenheid
veronderstelt u bijvoorbeeld dat tevreden medewerkers langer in hun
functie of het bedrijf werkzaam blijven dan ontevreden medewerkers,
dat ze minder ziek en daardoor productiever zijn. Indirecte indicatoren
voor medewerkerstevredenheid zijn daardoor ziekteverzuimpercentage
en turnoverratio.
De auteurs zijn beiden zelfstandig ondernemer binnen Bureau Lara.
Wilt u meer lezen over ken- en stuurgetallen
en hoe te benchmarken? Word dan lid van
Ken- en stuurgetallen online. Ga naar
www.hrpraktijk.nl/magazine voor meer
­informatie
Wilt u echt werk maken van strategisch HRM? Meld u dan aan voor
de Leergang Bedrijfskunde voor HR-managers. Ga naar
www.hrpraktijk.nl/leergang voor meer informatie
HRPRAKTIJK MAGAZINE NR.5 - 2010
034-035_HRp05_RUB_KenStuur 35
HRPRAKTIJK MAGAZINE NR.5 - 2010
18-08-2010 14:26:56