HR beleidsplan_opmaak
advertisement
Netwerk organisatiebeheersing 30 september 2010 Aanpak ‘opmaken van een HR beleidsplan’ Falke Meyers - AgO 30 september 2010 HR Beleidsplan 1 Agenda 1. 2. 3. 4. 5. 6. HR beleid: wat en waarom? Opstarten Kernuitdagingen HR bepalen Van kernuitdagingen naar doelstellingen Operationaliseren ahv processen en projecten Opvolgen en bijsturen 30 september 2010 HR Beleidsplan 2 1. HR beleid: wat en waarom? Wat? Gerichte keuzes op vlak van HR, in lijn met organisatiedoelstellingen Waarom? HR processen, projecten en acties integreren waar mogelijk Op een transparante en consistente manier omgaan met het menselijk kapitaal in de organisatie Tijd en middelen op het vlak van HR efficiënt en effectief inzetten 30 september 2010 HR Beleidsplan 3 2. Opstarten Fase? Resultaat? Wie? Hoe? 0. Opstarten Gevalideerd projectplan Stuurgroep, projectgroep - Set van intake vragen - Projectplan 1. Kernuitdagingen bepalen Kernuitdagingen op het vlak van HR en argumentatie Stuurgroep - Omgevingsanalyse - Omslaganalyse - A4 Kernuitdagingen 2. Formuleren strategische HR doelstellingen Strategische HR doelstellingen (max 3) Stuurgroep - Impactanalyse - criteria strategische doelstellingen 3. Operationaliseren doelstellingen - Operationele HR doelstellingen (max 9) - Overzicht van HR processen en projecten - eerste aanzet indicatoren Belanghebbenden (vb operationeel leidinggevenden), projectgroep, validatie door stuurgroep - SMART - Koppeling processen en projecten - Criteria indicatoren 4. Opvolgen en bijsturen -HR beleid gecommuniceerd -Rapportering -Eventueel bijsturing Projectgroep, stuurgroep -Communicatieacties -Opvolgingscyclus -Integratie in bestaande strategische oefeningen 2. Opstarten Proces is even belangrijk als resultaat Nuttige vragen bij intake Wat is de aanleiding voor de vraag? Wat zijn eventuele huidige knelpunten? Waarom is er een aparte HR strategie nodig? Wat zal er gebeuren met het HR beleidsplan, hoe zal dit gebruikt worden? Wat wil je bereiken? Wat is richtinggevend genoeg (plan moet toelaten om beslissingen te nemen)? Wat is het gewenste niveau van detail!? Wat is de termijn voor het HR beleidsplan? Wie zal betrokken worden en op welke manier? Belanghebbenden, stuurgroep? Wie zijn de sleutelfiguren? Wie wil dit echt? Wat ligt er al van informatie? (missie, visie, organisatiestrategie, BOV) Praktisch: projectfiche laten valideren! Opdrachtgever Situering van het project Doelstellingen van het project Resultaten van het project Projectstructuur Projectplan (stappen + timing per betrokkene) 30 september 2010 HR Beleidsplan 5 3. Kernuitdagingen bepalen Fase? Resultaat? Wie? Hoe? 0. Opstarten Gevalideerd projectplan Stuurgroep, projectgroep - Set van intake vragen - Projectplan 1. Kernuitdagingen bepalen Kernuitdagingen op het vlak van HR en argumentatie Stuurgroep - Omgevingsanalyse - Omslaganalyse - A4 Kernuitdagingen 2. Formuleren strategische HR doelstellingen Strategische HR doelstellingen (max 3) Stuurgroep - Impactanalyse - criteria strategische doelstellingen 3. Operationaliseren doelstellingen - Operationele HR doelstellingen (max 9) - Overzicht van HR processen en projecten - eerste aanzet indicatoren Belanghebbenden (vb operationeel leidinggevenden), projectgroep, validatie door stuurgroep - SMART - Koppeling processen en projecten - Criteria indicatoren 4. Opvolgen en bijsturen -HR beleid gecommuniceerd -Rapportering -Eventueel bijsturing Projectgroep, stuurgroep -Communicatieacties -Opvolgingscyclus -Integratie in bestaande strategische oefeningen 3. Kernuitdagingen HR bepalen Wat? Via trend/omgevingsanalyse op 3 niveaus (maatschappij, Vlaamse overheid, entiteit) bepalen wat de grootste uitdagingen zijn voor de organisatie en de vertaling hiervan maken op vlak van HR Resultaat? Beknopte samenvatting van richtinggevende factoren voor HR (1A4) Wie? Optioneel: werksessie met operationeel leidinggevenden (basis voor omgevingsanalyse op entiteitsniveau) Werksessie met stuurgroep (input voorbereid door projectgroep) 30 september 2010 HR Beleidsplan 7 Trendanalyse maatschappij (SD Worx) Maatschappelijk Maatschappelijk Organisatie •De Demografische ontwikkeling •The future war for talent •Het duurzaamheidsdenken •De technologische ontwikkeling •Impact op infoverstrekking & verwerking •Impact op communicatie •De X-Y generation •Impact op leiding geven •Impact op flexibiliteit Trends Organisatie •De veranderbereidheid van leidinggevenden en medewerkers (Leadership) •De relatie tussen duurzaamheid en future competenties HR •Leeftijdsbewust talent management •Future competences geïntegreerd in competentiemanagement HR •Change-agent •Performantie & Meetbaarheid van HR impact •Engagement van medewerkers Een turbulente organisatiecontext en het groeiend belang van ‘sterk leiderschap’ Aftocht van de organisatiemens en opkomst van de autonome professional Een wijzigende waardenset brengt drie verschillende generaties op eenzelfde werkvloer. De nieuwste generatie beweegt zich veel onafhankelijker in organisaties Nieuwe generatie - < 30 jaar Generatie X - 30 – 44 jaar Baby Boomers - > = 45 jaar Laten zich kenmerken door : Idealistisch Doen aan zelfreflectie Loyaal Zelfzeker Kennisgedreven Respectvol Evenwicht werk - privé Teamplayer Volgzaam Individualistisch Technisch Plichtsbewust Egoïstisch Resultaatgericht Belang hechtend aan structuur Materialistisch Pragmatisch Onafhankelijk Carrièregericht, ambitieus Leergierig Professioneel 30 september 2010 HR Beleidsplan 9 9 Trendanalyse Vlaamse overheid (Bronnen: regeerakkoord 2009-2014, Managementcode, pact 2020 (VIA), SBOV, SOPO agenda) Efficiëntiewinsten op apparaatskredieten en loonkredieten Inzetten op daadkrachtig management (responsabilisatie) Investeren in talent en engagement Noodzaak aan mobiliteit en inzetbaarheid Competentiegericht werven Meten = Weten Voorbeeldfunctie als moderne werkgever (‘employer of choice’ zijn, focus op talent management, integere, transparante en professionele werving, beloningsbeleid) Inzetten op diversiteit Inzetten op duurzaam personeelsbeleid (inzetbaarheid maximaliseren) Inzetten op kwaliteitsvol leidinggeven Aandacht voor waardegebonden competenties Aandacht voor positief arbeidsklimaat en kwaliteit van de arbeid 30 september 2010 HR Beleidsplan 10 Trendanalyse – agentschap of departement - Missie Visie Strategische doelstellingen Personeelsbevraging BUE/BUA Personeelsbestand: demografische gegevens (uitstroom, M/V verdeling, leeftijdsverdeling,…) - Eventueel resultaten werksessies operationeel lg - … 30 september 2010 HR Beleidsplan 11 Omslaganalyse Bepaal de grootste omslag die moet gemaakt worden door de organisatie Wat zijn de grootste uitdagingen voor de organisatie, rekening houdend met de omgevingsfactoren? Uitdaging: alle neuzen in dezelfde richting. Een helder vertrekpunt op organisatieniveau Tip: confronteren indien niet helder. 30 september 2010 HR Beleidsplan 12 A4 kernuitdagingen HR Wat is er nodig op vlak van HR om de omslag voor de organisatie succesvol te realiseren? Formuleer activiteiten (gebruik zelfstandig naamwoord + werkwoord) Formuleer waarom dit HR beleid ertoe bijdraagt dat de omslag succesvol wordt gerealiseerd (argumentatie) Uitdaging: Focus! 30 september 2010 HR Beleidsplan 13 4. Van kernuitdagingen naar doelstellingen Fase? Resultaat? Wie? Hoe? 0. Opstarten Gevalideerd projectplan Stuurgroep, projectgroep - Set van intake vragen - Projectplan 1. Kernuitdagingen bepalen Kernuitdagingen op het vlak van HR en argumentatie Stuurgroep - Omgevingsanalyse - Omslaganalyse - A4 Kernuitdagingen 2. Formuleren strategische HR doelstellingen Strategische HR doelstellingen (max 3) Stuurgroep - Impactanalyse - criteria strategische doelstellingen 3. Operationaliseren doelstellingen - Operationele HR doelstellingen (max 9) - Overzicht van HR processen en projecten - eerste aanzet indicatoren Belanghebbenden (vb operationeel leidinggevenden), projectgroep, validatie door stuurgroep - SMART - Koppeling processen en projecten - Criteria indicatoren 4. Opvolgen en bijsturen -HR beleid gecommuniceerd -Rapportering -Eventueel bijsturing Projectgroep, stuurgroep -Communicatieacties -Opvolgingscyclus -Integratie in bestaande strategische oefeningen 4. Van kernuitdagingen naar doelstellingen Wat? Kernuitdagingen van HR via een impactanalyse op verschillende HR domeinen (brede blik) en een kloofanalyse doorvertalen naar een beperkt aantal HR doelstellingen. Deze zullen richtinggevend zijn voor HR processen en projecten. Resultaat? Beperkt aantal HR doelstellingen die de grote lijnen van het HR beleid bepalen en zorgen voor een effectieve en efficiënte aanpak van de HR kernuitdagingen Wie? Werksessie met stuurgroep (input voorbereid door projectgroep) 30 september 2010 HR Beleidsplan 15 Impactanalyse per HR domein Beschrijf de impact van de HRuitdagingen op de verschillende HR domeinen die zijn opgelijst (wat is er nodig op ieder domein?) Hoe werk georganiseerd wordt Hoe medewerkers geselecteerd worden Hoe medewerkers beloond worden Functies & competenties Hoe prestaties beheerd worden 30 september 2010 Hoe medewerkers ontwikkeld worden HR Beleidsplan 16 Voorbeeld resultaat impactanalyse Domein Impact kernuitdagingen Hoe werk georganiseerd wordt -bepalen wie de leidinggevenden zijn (wie stuurt aan op resultaten? Plaats en rol van lg) -Organisatiestructuur en processen afstemmen op strategie -Zorgen voor een gezond evenwicht tussen bottom-up en top-down werking ikv ontwikkeling innovatieve cultuur (participatief management nastreven) -Duidelijke en transparante waarden en cultuur definiëren voor de organisatie Hoe medewerkers geselecteerd worden -Juiste profiel kennen ifv effectieve opdrachten (bepalen van gewenste functieprofielen en resultaatsgebieden) selecteren afstemmen op functieprofiel en resultaatsgebieden -Focussen op kwaliteit ipv kwantiteit bij rekrutering (juiste profielen binnen halen) -Testen op gedrags- en waardegebonden competenties (ook waarden van de organisatie) -Selectievaststellingen delen (communiceren over deelstructuren heen) Hoe medewerkers ontwikkeld worden -interne selectie, mobiliteit, rotatie stimuleren -maatopleidingen versterken (specialisatie – intern opleidingen geven, eigen expertise meer aanwenden) -opzetten van strategisch ontwikkelplan (oog hebben voor doorgroeifuncties) -beheren van kennis (kennis delen, kennis beheren, opzetten van kennismanagementsysteem) Hoe prestaties beheerd worden -Tool om prestaties te meten ter beschikking stellen -Prestaties bij verschillende samenwerkingsvormen beheren (departementale projectwerking, tijdelijke werkgroepen systeem ontwikkelen om dit te evalueren) -Coachend leidinggeven stimuleren -Doorvertalen van organisatiedoelstellingen naar individuele doelstellingen Hoe medewerkers beloond worden -Mogelijkheden personeelsstatuut (mbt doorgroeimogelijkheden en verloning) maximaal bekijken en benutten -Aanvullende stimulansen (naast doorgroeimogelijkheden en verloning) verkennen en uitwerken -Transparant en eenduidig beloningsbeleid uitwerken -Focussen op teambeloningen (samenwerkingscultuur stimuleren) Kloofanalyse als basis voor HR doelstellingen Wat gebeurt er al op de verschillende HR domeinen? Wat ontbreekt? Wat is minder relevant? Focus kiezen: beperkt aantal strategische HR doelstellingen formuleren. Tip: rationeel (haalbaarheid)-emotioneel (motivatie) scoren van verschillende opties 30 september 2010 HR Beleidsplan 18 Voorbeeld rationeel-emotioneel scoren Domein Jan Mieke Peter … … … Organisatie … TOTAAL R E Selectie R E Ontwikkeling R E Prestatiemgmt R E Beloning R E 30 september 2010 HR Beleidsplan 19 Hoe strategische doelstellingen formuleren? Werk met volzinnen Schrap overbodige en ambigue woorden Biedt de formulering een duidelijk antwoord op : wat moet er veranderd worden? wat moet ik doen om dit te veranderen? wat zie ik als het veranderd is? Uitdaging: ambiguïteit vermijden. Krijg scherp ‘wat’ er moet veranderen en ‘hoe’ dit zal vastgesteld worden. Zorg dat niet alles onder één doelstelling geschoven wordt Een strategische doelstelling heeft een impact van 3 tot 5 jaar en is daardoor globaler (overkoepelender) geformuleerd Vb: Verdubbeling van de personeelstevredenheid over de kwaliteit van leidinggeven (tov 2010) ten laatste in 2013 Een operationele doelstelling heeft een impact van maximum 1 jaar en is concreet geformuleerd met een criterium in waaraan je duidelijk kan zien dat de doelstelling gerealiseerd is. Vb: Alle afdelingshoofden en teamhoofden hebben een individueel ontwikkelingsplan in 2011 30 september 2010 HR Beleidsplan 20 5. Operationaliseren ahv processen&projecten Fase? Resultaat? Wie? Hoe? 0. Opstarten Gevalideerd projectplan Stuurgroep, projectgroep - Set van intake vragen - Projectplan 1. Kernuitdagingen bepalen Kernuitdagingen op het vlak van HR en argumentatie Stuurgroep - Omgevingsanalyse - Omslaganalyse - A4 Kernuitdagingen 2. Formuleren strategische HR doelstellingen Strategische HR doelstellingen (max 3) Stuurgroep - Impactanalyse - criteria strategische doelstellingen 3. Operationaliseren doelstellingen - Operationele HR doelstellingen (max 9) - Overzicht van HR processen en projecten - eerste aanzet indicatoren Belanghebbenden (vb operationeel leidinggevenden), projectgroep, validatie door stuurgroep - SMART - Koppeling processen en projecten - Criteria indicatoren 4. Opvolgen en bijsturen -HR beleid gecommuniceerd -Rapportering -Eventueel bijsturing Projectgroep, stuurgroep -Communicatieacties -Opvolgingscyclus -Integratie in bestaande strategische oefeningen 30 september 2010 HR Beleidsplan 21 5. Operationaliseren ahv processen&projecten Wat? HR doelstellingen koppelen aan processen en projecten (verder uitwerken van kloofanalyse) en verantwoordelijkheden bepalen Resultaat? Gevalideerde lijst met prioritaire HR processen en projecten + verantwoordelijken. Overzicht van minder prioritaire HR activiteiten Wie? Werksessies (ca 2) met operationeel leidinggevenden + projectgroep Validatie door stuurgroep 30 september 2010 HR Beleidsplan 22 De strategiecascade Missie Visie Strategische Doelstellingen Operationele Doelstellingen Processen / Projecten Operationele Doelstelling 1.1 Project 1.1.1 -Voorrang -Budget Proces 1.1.1 -Team -Voorrang -Budget Project 1.1.2 -Team -Voorrang -Team -Budget Project 2.1.1 -Voorrang -Budget Proces 2.1.1 -Team -Voorrang -Budget Project 2.1.2 -Team -Voorrang -Team -Budget Strategische Doelstelling 1 Operationele Doelstelling 1.2 Operationele Doelstelling.. Stragegische Doelstelling 2 Operationele Doelstelling 2.1 Operationele Doelstelling 2.2 Operationele Doelstelling.. 30 september 2010 HR Beleidsplan 23 5. Operationaliseren ahv processen&projecten •Hoe zullen we slagen in de doelstellingen? (tussenliggende ambitieuze maar haalbare stappen) •Koppel de resultaten van de kloofanalyse aan de HR processen en projecten en bepaal verantwoordelijkheden •Wees zo concreet mogelijk: SMART operationaliseren (eerste aanzet indicatoren) S Specifiek, concreet, duidelijk M Meetbaar, verifieerbaar, hoe zien we dat de doelstelling gerealiseerd is? A Ambitieus R Relevant T Tijdsgebonden 30 september 2010 HR Beleidsplan 24 Kritische evaluatie van operationalisatie Evalueer aan de hand van SMART criteria Analyseer of alle programma’s, processen en projecten een bijdrage leveren aan een doelstelling Analyseer of alle doelstellingen behaald kunnen worden met de bestaande programma’s, processen en projecten Validatie door de stuurgroep! 30 september 2010 HR Beleidsplan 25 6. Opvolgen en bijsturen Fase? Resultaat? Wie? Hoe? 0. Opstarten Gevalideerd projectplan Stuurgroep, projectgroep - Set van intake vragen - Projectplan 1. Kernuitdagingen bepalen Kernuitdagingen op het vlak van HR en argumentatie Stuurgroep - Omgevingsanalyse - Omslaganalyse - A4 Kernuitdagingen 2. Formuleren strategische HR doelstellingen Strategische HR doelstellingen (max 3) Stuurgroep - Impactanalyse - criteria strategische doelstellingen 3. Operationaliseren doelstellingen - Operationele HR doelstellingen (max 9) - Overzicht van HR processen en projecten - eerste aanzet indicatoren Belanghebbenden (vb operationeel leidinggevenden), projectgroep, validatie door stuurgroep - SMART - Koppeling processen en projecten - Criteria indicatoren 4. Opvolgen en bijsturen -HR beleid gecommuniceerd -Rapportering -Eventueel bijsturing Projectgroep, stuurgroep -Communicatieacties -Opvolgingscyclus -Integratie in bestaande strategische oefeningen 30 september 2010 HR Beleidsplan 26 6. Opvolgen en bijsturen Wat? HR beleidsplan ‘levend’ maken in de organisatie (Plan-docheck-act) via communicatie-acties, inbouwen in reguliere werking: rapportering en actualisatie Resultaat? HR beleid als dynamisch en gedragen instrument Wie? Projectgroep en leidinggevenden 30 september 2010 HR Beleidsplan 27 6. Opvolgen en bijsturen Opvolgen van HR beleid: Regelmatig rapporteren Strategisch niveau Operationeel niveau Organisatieoverkoepelend: communicatieacties Via indicatorenset: Wat zullen we zien als we tevreden zijn?/Hoe zal je succes vaststellen? Wanneer zullen we de doelstelling behaald hebben (M) – KPI’s? Bijsturen van HR beleid: Wanneer strategische focus van de organisatie wijzigt. Integreren in BOV, ondernemingsplanning 30 september 2010 HR Beleidsplan 28 Vragen? Bedankt! Contact: AgO - Falke Meyers [email protected] 02 553 53 90 30 september 2010 HR Beleidsplan 29
