Beleidsplan MLTC 2012-2016

Beleidsplan MLTC 2012-2016
Versie: 0.5
Status: vastgesteld in Algemene Ledenvergadering
Datum: 8-2-2012
Inhoud
1.
2
Inleiding ......................................................................................................................... 2
Geschiedenis MLTC - Uitgangspunten Meerjarenbeleidspan ........................................ 3
2.1
Geschiedenis MLTC............................................................................................... 3
2.2
Uitgangspunten Meerjarenbeleidplan ..................................................................... 3
3
Doelstellingen en speerpunten....................................................................................... 4
3.1
Doelstellingen ........................................................................................................ 4
3.2
Speerpunten .......................................................................................................... 5
4
Beleid per beleidsterrein ................................................................................................ 6
4.1
Organisatie algemeen ............................................................................................ 6
4.2
Organisatie bestuur ................................................................................................ 6
4.3
Dagelijks bestuur ................................................................................................... 7
4.4
Technische Commissie / Jeugdcommissie ............................................................. 9
4.5
Activiteitencommissie ............................................................................................12
4.6
Commissie Communicatie ....................................................................................13
4.7
Sponsorcommissie ................................................................................................15
4.8
Commissie Vrijwilligers .........................................................................................18
4.9
Samenwerking met Stichting De Veste .................................................................19
4.10 Paviljoen Baan 13 .................................................................................................20
Beleidsplan MLTC 2012-2016
Pagina 1 van 21
1. Inleiding
Met dit beleidsplan wil het bestuur van MLTC voor de komende jaren uitgangspunten
formuleren en proberen een vaste koers uit te zetten. Hierin geven we aan wat voor soort
tennisvereniging we willen zijn, welke doelstellingen we hebben en op welke wijze we die
willen gaan realiseren.
Leeswijzer



In hoofdstuk 2 wordt kort ingegaan op de geschiedenis van MLTC en de aanleiding
voor dit beleidsplan
In hoofdstuk 3 worden de doelstellingen benoemd en wordt het beleid kort
samengevat.
In hoofdstuk 4 worden de verschillende beleidsterreinen op hoofdpunten verder
uitgewerkt.
Beleidsplan MLTC 2012-2016
Pagina 2 van 21
2 Geschiedenis MLTC - Uitgangspunten Meerjarenbeleidspan
2.1
Geschiedenis MLTC
Tennisvereniging MLTC is opgericht op 20 februari 1948. De vereniging is met ca. 250
juniorleden en 550 seniorleden de grootste van Zeeland. Oorspronkelijk had de vereniging 4
gravelbanen, later werden dat er 8, vervolgens werden 4 kunstgrasbanen aangelegd.
Momenteel bestaat het park uit 4 gravelbanen, 8 kunstgrasbanen een tenniskooi en een
minibaan. Sinds 2006 is het park eigendom van De Veste en MLTC de hoofdgebruiker. Ons
mooie park kreeg in 2010 een prachtig paviljoen, waarvan de exploitatie uitbesteed is aan
een pachter.
2.2
Uitgangspunten Meerjarenbeleidplan
1. Ledenaantal met 75 gegroeid (peildatum 31-12-2011) in 5 jaar
2. Financiële situatie sterk: voldoende middelen om huidige verplichtingen te voldoen +
extra middelen voor nieuwe acties
3. Sociaal-maatschappelijk bewust
4. Combinatie van prestatieve (doel 2e klasse) en recreatie vereniging
5. Veel vrijwilligers (2-3 per activiteit)
Het zijn turbulente tijden in de tenniswereld. De ontwikkelingen op sociaal en technisch vlak
gaan snel. Daar wil MLTC op inspelen en een gericht beleid voeren.
De afgelopen jaren valt een neergaande trend in het aantal tennissers te constateren. Ook
MLTC heeft te kampen met een teruglopend aantal leden. Het bestuur wil deze trend
stoppen en zelfs omkeren. MLTC wil inzetten op een ledental van ca. 900 op 31-12-2016.
Een goed ledenaantal is een belangrijke basis voor een sterke financiële situatie, om ons
park in goede staat te houden, aan andere verplichtingen te voldoen, om nieuwe activiteiten
te kunnen ontwikkelen en om voorzieningen te treffen voor de toekomst.
De vereniging wil zich sociaal bewust opstellen en heeft daarom aandacht voor volwassenen
en jeugd, validen en minder validen. Zij wil de komende jaren meer mensen bij de
tennissport betrekken en op die wijze invulling geven aan het belang meer te bewegen en
het tot stand komen van sociale contacten.
In onze vereniging zijn vrijwilligers van groot belang. Zonder vrijwilligers geen bestuur, geen
activiteiten, geen goed onderhouden park.
In 2010-2011 heeft het bestuur een visie ontwikkeld hoe hierop in te spelen. Vervolgens is dit
beleidsplan geschreven als solide basis voor de activiteiten van de komende jaren.
Het bestuur heeft hiervoor de onmisbare hulp van de KNLTB gehad. Daarnaast zijn de leden
geraadpleegd via een enquête. Via de enquête hebben we al input verkregen van de leden.
Daarnaast heeft het bestuur het concept beleidsplan voorgelegd aan vertegenwoordigers
van de doelgroepen. Op basis van dit alles is het beleidsplan geschreven en ter instemming
voorgelegd aan de ALV.
Beleidsplan MLTC 2012-2016
Pagina 3 van 21
3 Doelstellingen en speerpunten
3.1
Doelstellingen
De algemene doelstelling van de vereniging is verwoord in artikel 3 van de statuten.
1. De vereniging heeft als doel het beoefenen en bevorderen van de tennissport binnen het
verband van de Koninklijke Nederlandse Lawn Tennis Bond (hierna: KNLTB).
2. Zij tracht dit doel onder meer te bereiken door:
a. aan te sluiten bij de KNLTB;
b. gelegenheid te geven tot het beoefenen van het tennisspel;
c. een band tussen haar leden te vormen;
d. reclame te maken voor het tennisspel;
e. haar leden te vertegenwoordigen tegenover de KNLTB;
f. maatregelen te nemen die kunnen leiden tot het verhogen van het spelpeil en
spelplezier van de leden van de vereniging;
g. wedstrijden uit te schrijven en daaraan deel te nemen, in het bijzonder door deel te
nemen aan de door de KNLTB georganiseerde competities;
h. de regels van het tennisspel onder de leden te verbreiden;
i. alle wettig geoorloofde middelen die de vereniging verder ten dienste staan te
gebruiken
Al deze zaken staan nader omschreven in het huishoudelijk reglement van de vereniging.
Beleidsplan MLTC 2012-2016
Pagina 4 van 21
3.2
Speerpunten
In aansluiting op het KNLTB meerjarenbeleidplan 2009-2013 heeft MLTC voor de komende
vijf jaar speerpunten opgesteld die invulling geven aan de doelstellingen. De belangrijkste
zijn:







Promotie van het tennisspel als aansprekende en bereikbare sport en MLTC als een
gezellige en sportieve vereniging
Vergroten van de binding met de huidige leden om deze te behouden door:
o Het recreatief tennis een impuls geven waardoor meer leden deelnemen aan
activiteiten
o Activiteiten die sfeerbevorderend werken
o Het technisch en prestatief beleid verder professionaliseren zodat jeugd en
senioren op een zo hoog mogelijk niveau kunnen presteren
o Het tennispark en de banen op een kwalitatief goed niveau te houden
o Het paviljoen als ontmoetingsplaats waar men zich thuis voelt
o Nieuwe leden maximaal te begeleiden zodat ze zich snel thuis voelen
o Gedurende het gehele jaar activiteiten te bieden
o Rolstoeltennis en G-Tennis ontwikkelen
Ontwikkelen van vrijwilligerswerk beleid dat waarborgt dat ook in de toekomst
voldoende leden zich gemotiveerd voor de vereniging inzetten
Samen met De Veste sponsorbeleid ontwikkelen dat de vereniging helpt aan
voldoende middelen om extra activiteiten te kunnen organiseren zoals extra
trainingen en (open) toernooien
Een gezond en transparant financieel beleid met voldoende reserveringen voor de
toekomst van de vereniging.
De organisatievorm van bestuur en commissies verder ontwikkelen, waardoor deze
professioneler, effectiever en doelmatiger kunnen werken
Nieuwe leden van diverse doelgroepen te werven
De hierboven vermelde speerpunten worden in hoofdstuk 4 verder uitgewerkt. De diverse
commissies werken deze vervolgens uit in jaarplannen die door het bestuur worden
goedgekeurd en jaarlijks, inclusief een begroting, aan de Algemene Ledenvergadering ter
instemming worden voorgelegd.
Beleidsplan MLTC 2012-2016
Pagina 5 van 21
4 Beleid per beleidsterrein
4.1
Organisatie algemeen






De Algemene ledenvergadering (ALV) is het hoogste orgaan van de vereniging. De
ledenvergadering kiest de voorzitter en de bestuursleden en de leden van de
kascontrolecommissie. Tevens stelt de ALV het meerjarenbeleidplan vast.
Het bestuur is belast met de dagelijkse leiding van de vereniging, de
vertegenwoordiging ervan naar buiten en de zorg voor continuïteit. Het bestuur kan
bindende aanwijzingen geven aan een beleidsterreincommissie.
De bestuursleden treden volgens schema na 3 jaar af en kunnen zich herkiesbaar
stellen
Elke beleidsterreincommissie heeft een adviserende en uitvoerende functie op haar
beleidsterrein. Hoewel de voorzitters van de commissies als bestuursleden zijn
gekozen draagt het voltallige bestuur de eindverantwoordelijkheid.
De voorzitter van een commissie is verantwoordelijk voor de samenstelling van de
betreffende commissie
De kascontrolecommissie controleert de financiële administratie op rechtmatigheid en
doelmatigheid van de uitgaven en rapporteert rechtstreeks aan de ALV. De
kascommissie bestaat uit 3 leden, waarvan ieder jaar één lid aftreedt en een nieuw lid
benoemd wordt.
Door het bestuur kunnen tijdelijk commissies worden benoemd. De voorzitters van deze
commissies maken geen deel uit van het bestuur doch kunnen op uitnodiging de
bestuursvergaderingen bijwonen.
4.2
Organisatie bestuur
Het bestuur is het kloppend hart van de vereniging. Zij moet proactief, initiërend en
ondersteunend optreden. Daarbij moet zij oog hebben voor alle groeperingen binnen de
vereniging. Hiervoor is een volledig bestuur nodig, niet alleen kwantitatief maar ook
kwalitatief. Eén van de prioriteiten is dan ook het op sterkte houden en krijgen van het
bestuur met leden die over de nodige ervaring en kennis beschikken. Kennis en ervaring die,
zo mogelijk, op elkaar aansluiten. Indien nodig en/of gewenst zullen bestuursleden de nodige
opleidingen kunnen volgen om (nog) beter te kunnen functioneren. Het bestuur bestaat uit
minimaal 7 leden waarvan de voorzitter, de secretaris en de penningmeester het dagelijks
bestuur vormen. Het bestuur komt periodiek bijeen.
Dagelijks bestuur
Voorzitter
Secretaris
Penningmeester
Algemeen Bestuur
Dagelijks bestuur + Technische Cie + Jeugd Cie + Activiteiten Cie + Vrijwilligers Cie
Adviseurs: Communicatiecommissie en Sponsorcommissie
Beleidsplan MLTC 2012-2016
Pagina 6 van 21
4.3
Dagelijks bestuur
Het dagelijks bestuur is belast met de dagelijkse leiding van de vereniging. Zij handelt in
naam van het gehele bestuur en draagt er zorg voor dat bij spoedbesluiten het voltallige
bestuur wordt betrokken. Het dagelijks bestuur bereidt de bestuursvergaderingen voor en
bewaakt de uitvoering en voortgang van genomen besluiten op consistentie met het
meerjarenbeleidplan.
Het dagelijks bestuur bestaat uit de volgende functionarissen en heeft de volgende taken
Voorzitter:
Algemeen beleid, voorzitten bestuursvergaderingen en ALV,
vertegenwoordiger vereniging intern en extern
Penningmeester:
Financieel beleid, beheer financiële administratie, vertegenwoordiger
vereniging op financieel terrein
Secretaris:
Beheer statuten en huishoudelijk reglement, archief bestuursstukken,
verslaglegging ALV en bestuursvergaderingen, correspondentieadres.
Beleidsplan MLTC 2012-2016
Pagina 7 van 21
Algemeen beleid
Het algemene beleid zoals doel van de vereniging, soorten leden, aanmeldingen en
toelatingen en taken en bevoegdheden van bestuur en ALV zijn vastgelegd in de statuten en
het huishoudelijk reglement.
De vereniging stelt eenmaal in de vier jaar een meerjarenbeleidplan op. Op basis van dit
meerjarenbeleidplan worden jaarplannen met bijbehorende middelen opgesteld die jaarlijks
door de ALV moeten worden goedgekeurd. Alle plannen dienen in lijn te zijn met de wet, de
statuten en het huishoudelijk reglement.
Financieel beleid
Het financiële beleid dient de voorwaarden te scheppen voor het functioneren van MLTC nu
en in de toekomst. Tegelijkertijd geeft het financiële beleid de grenzen aan van wat er
financieel mogelijk is zonder de continuïteit van de vereniging op langere termijn in gevaar te
brengen.
Uitgangspunten voor het financiële beleid zijn:
 Jaarlijks wordt voorafgaand aan het kalenderjaar een sluitende begroting gemaakt op
basis van verwachte kosten en baten, waarin opgenomen een post voor voorzienbare
incidentele kosten zoals jubilea;
 Voor zover het eigen vermogen onvoldoende is (c.q. niet voldoet aan de gestelde
eisen) mag de begroting een positief resultaat hebben;
 Jaarlijks wordt achteraf een financiële afrekening gemaakt op basis van de werkelijke
kosten en baten;
Voor de periode 2012-2016 heeft het bestuur speerpunten ontwikkeld voor een open en
inzichtelijk beleid en om de financiële positie van MLTC te versterken. De belangrijkste
hiervan zijn:
- Communicatie, zowel onderling als met de diverse commissies en de leden
- Duidelijke verantwoordelijkheden
- Heldere beleidslijnen
- Nauwe relatie met de KNLTB
- Goede samenwerking met de eigenaar van het park, Stichting De Veste en de
pachters van Paviljoen Baan 13
- Deskundigheidsbevordering voor bestuur en commissieleden
- Samenwerking met besturen van andere verenigingen
- Voldoende bestuurs- en commissieleden
- Bedrijven benaderen voor sportdagen
- De mogelijkheid onderzoeken voor speciale aanbiedingen voor hotels en
campings (b.v. vouchers voor stille tijden)
- Winterlidmaatschap voor leden van tennisverenigingen die alleen gravelbanen
hebben
- Een uitvoerig procedureboek opstellen waarin functies en taken uitvoerig zijn
beschreven en activiteiten zijn vastgelegd.
Beleidsplan MLTC 2012-2016
Pagina 8 van 21
Contracten
1. Voor een goede samenwerking en afstemming met de eigenaar van het park is een
gebruikersovereenkomst opgesteld. Deze gebruikersovereenkomst wordt jaarlijks
geëvalueerd en indien nodig bijgesteld.
2. Daarnaast heeft MLTC een overeenkomst met de Roosevelt Academy, die eveneens
jaarlijks geëvalueerd wordt.
3. De besturen van De Veste en MLTC stellen jaarlijks de pachtovereenkomst op met
de pachter van de kantine Paviljoen Baan 13.
4. MLTC en De Veste stellen jaarlijks een overeenkomst op met de maatschap Trainers
waarin ten minste lestijden, taakuren en het aantal banen dat daarvoor gebruikt kan
worden vastgelegd worden.
5. Tot slot is er een overeenkomst met Van Buren Events voor de organisatie van een
internationaal Challenger toernooi. Deze overeenkomst wordt jaarlijks geëvalueerd.
Ledenadministratie
De ledenadministratie valt formeel onder de bestuursverantwoordelijkheid van de secretaris.
De ledenadministratie draagt zorg voor het beheer van de ledenadministratie en voor een
actueel inzicht en mutaties. Het totale ledenbestand is eveneens in het bezit van de KNLTB en
wordt jaarlijks vóór 1 januari "geschoond". Op basis van dit bestand wordt de jaarlijks af te
dragen contributie aan de KNLTB vastgesteld. Communicatie naar nieuwe leden is een
belangrijke taak van de ledenadministrateur(s). Hij/zij vormt/vormen vaak het eerste contact
met potentiële nieuwe leden. De ledenadministrateur(s) zorgt/zorgen ervoor dat nieuwe
leden alle benodigde informatie ontvangen en draagt/dragen er zorg voor dat de
activiteitencommissie zich zo snel mogelijk ontfermt over de nieuwe leden.
Personen, die zich als nieuw lid aanmelden, worden geweigerd indien deze zijn geroyeerd bij
een van de andere verenigingen in Zeeland of voorkomen op de "zwarte lijst" van de KNLTB.
Bij opzeggingen zorgt de ledenadministrateur dat er een exit formulier wordt uitgereikt.
4.4
Technische Commissie / Jeugdcommissie
De Technische Commissie (TC) bestaat uit een coördinator en een aantal leden. Inrichting
en taakverdeling over de leden van de commissie is de verantwoordelijkheid van de
commissiecoördinator. Alles wat met technisch beleid of prestatief tennis te maken heeft valt
onder de verantwoordelijkheid van deze commissie.
De TC is verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van het technisch en prestatief
beleid. De commissie houdt hierbij rekening met interne en externe ontwikkelingen. Een van
de ontwikkelingen is het topsportbeleid zoals dat door de KNLTB wordt gevoerd. Andere
ontwikkelingen zijn de komst van het Challengertoernooi en de ontwikkeling van rolstoel- en
G-tennis. De commissie zal de komende periode kansen en bedreigingen in kaart dienen te
brengen. Uitgangspunten hierbij zijn dat de prestatieve teams van MLTC bestaan uit leden
die een duidelijke binding met de vereniging hebben en dat aansluiting wordt gevonden bij
het KNLTB topsportbeleid. Jaarlijks stelt de commissie een technisch plan op waarin
speerpunten voor het komend jaar worden benoemd. De commissie draagt er zorg voor dat
er voldoende leden in het bezit zijn van een geldige licentie om als
Verenigingscompetitieleider (VCL) of als Verenigingstoernooileider (VTL) op te kunnen
treden.
De coördinator van de TC stemt alle activiteiten af met de verantwoordelijke voor het
Digitaal. Met de Stichting De Veste vindt nauw overleg plaats over de sluiting van het park in
winterse omstandigheden en over de verhuur van banen, zowel losse verhuur als voor
scholen en groepen.
Beleidsplan MLTC 2012-2016
Pagina 9 van 21
Selectie en competitie
De seniorenselectie bestaat in principe uit de spelers van het 1e en 2e team (heren, dames
en mixed). Jaarlijks wordt vastgesteld of de genoemde teams voldoen aan de normen voor
selectie op basis van het niveau of dat de selectie wordt aangepast. Deze normen worden
vastgelegd in het eerder vermelde technisch plan. De selectie bestaat uit spelers die een
duidelijke binding hebben met MLTC. In uitzonderingsgevallen kan een speler ‘van buiten’
worden benaderd om deel uit te maken van de selectie. Belangrijkste criterium hiervoor is
dat er een plaats vrij is in een team en een periode overbrugd moet worden totdat een eigen
speler van voldoende niveau is. Besluitvorming hierover en over de voorwaarden vindt plaats
door het bestuur. De seniorenselectie krijgt door de vereniging gesubsidieerde trainingen in
de zomer en in de winter tenzij de financiële middelen van de vereniging dit niet toelaten.
Jaarlijks wordt vastgesteld of een bijdrage mogelijk is en zo ja, hoe hoog deze is.
MLTC biedt alle leden de mogelijkheid competitie te spelen. De organisatie rond de
competitie en de indeling in competitieteams, zowel senioren als jeugd, wordt door de TC
/JC geleid.
Tennislessen en trainingen
De TC zorgt ervoor dat er voor alle leden voldoende lesfaciliteiten zijn. De commissie heeft
de organisatie van de lessen gedelegeerd aan de verantwoordelijke van de maatschap
trainers. De commissie heeft minstens twee maal per jaar een gesprek met de trainer(s) over
ontwikkeling van de (jeugd)spelers en de samenstelling van de selectie. Jaarlijks wordt er
door de commissie in overleg met de trainers een banenplan voor lessen opgesteld en ter
goedkeuring voorgelegd aan het bestuur.
Tennislessen op het park kunnen uitsluitend worden gegeven aan leden van MLTC met
uitzondering van eventuele acties die vooraf door het bestuur zijn goedgekeurd.
Tennislessen bevorderen niet alleen de techniek maar ook het spelplezier. Om deze reden
worden (jeugd)leden gestimuleerd om tennislessen te nemen. Om de financiële drempel te
verlagen worden tennislessen voor de jeugd gesubsidieerd. Jaarlijks wordt in de begroting
van de TC/JC de maximale bijdrage voor subsidie vastgesteld.
De TC/JC zorgt ervoor dat de selectiegroep (jeugd en senioren) voldoende
trainingsfaciliteiten wordt geboden. De organisatie van de selectietrainingen is gedelegeerd
aan de verantwoordelijke van de maatschap trainers, die de selectiejeugd onder zijn / haar
hoede heeft. De commissie bewaakt de tevredenheid van deze trainingen. In aansluiting op
de eerder genoemde ontwikkelingen zal de commissie een SWOT-analyse1 uitvoeren om te
bezien welke strategische richting de vereniging uit wil op het gebied van prestatief tennis en
prestatieve trainingen.
Prestatieve toernooien
De TC zorgt ervoor dat prestatieve toernooien worden georganiseerd waarvan aard en
sterkte overeenkomen met de doelen in het technisch beleidsplan. Afzonderlijke commissies
zorgen voor verdere organisatie en uitvoering. De commissie houdt een coördinerende
functie. Jaarlijks wordt minimaal één open toernooi voor de senioren en voor de jeugd
georganiseerd. De voorzitter van MLTC en de coördinator van de Technische Commissie
zijn qualitate qua lid van de begeleidingscommissie van het Challengertoernooi.
1
SWOT (Strenghts, Weaknesses, Opportunities en Threats)-analyse staat voor een strategische
analyse naar sterke en zwakke kanten van de interne organisatie en naar kansen en bedreigingen in
de omgeving;
Beleidsplan MLTC 2012-2016
Pagina 10 van 21
Speerpunten TC/JC
 SWOT analyse opstellen
 Technisch plan opstellen waarin o.a. vastgelegd criteria voor selectieteams en
ontwikkeling van (jeugd)spelers en subsidieregeling.
 In de periode 2012-2016 één team spelend op minimaal 2e klasse niveau en één
team spelend op 3e klasse niveau landelijke zondagcompetitie
 Jaarlijkse organisatie van ten minste drie open weektoernooien
 Minimaal 10 leden beschikken over een geldige VCL of VTL licentie.
 Transparantie in selectiebeleid en teamindelingen
 Jaarlijks Werkplan opstellen inclusief begroting
Jeugdcommissie
Jeugdleden worden in de gelegenheid gesteld om zich maximaal te ontplooien zowel op
(prestatief) tennis gebied als op het gebied van verenigingslid en (toekomstig) vrijwilliger.
Plezier hebben in het tennisspel staat hierbij voorop. Verschil met de TC is dan ook dat de
JC zich niet alleen richt op het prestatieve tennis en de technische aspecten daarvan. Ook
alles wat te maken heeft met recreatief tennis, met niet-tennis activiteiten met als doel
jeugdleden te behouden of te werven is een taak van de JC. Belangrijk aspect is dat het
gehele jaar door activiteiten worden georganiseerd om jeugdleden het verenigingsgevoel te
laten beleven.
Jeugdopleiding
Er is veel aandacht voor de opleiding van de jeugd. MLTC heeft een jeugdselectiegroep. De
selectie vindt plaats door de JC op voordracht van de trainer(s). Jeugdselectieleden zijn een
voorbeeld en stimulans voor de overige jeugdleden. Dit wordt o.a. ingevuld door
voorbeeldgedrag op en buiten de baan. De JC doet er, in samenwerking met de
activiteitencommissie, alles aan om het jeugdtalent zo lang mogelijk voor de vereniging te
behouden. Jeugdselectie leden hebben speciale verplichtingen, zoals een vast aantal
trainingen. Streven is om (talentvolle) spelers ook verenigingsgevoel bij te brengen.
Gestreefd wordt om de jeugdselectie aan te laten sluiten en daar waar mogelijk te laten
integreren met de seniorenselectie. De uiteindelijke doelstelling is om de talentvolle
jeugdspelers door te laten stromen naar een van de seniorenselectieteams. De
verantwoordelijke van de maatschap trainers adviseert de commissie over plaatsing van
spelers in de selectieteams en toelating van jeugdleden tot de jeugdselectie. Besluitvorming
vindt altijd plaats door de commissie. De JC onderzoekt samen met de verantwoordelijke van
de maatschap trainers de mogelijkheid voor een trainer/training voor de topjeugd.
Samenwerking met Activiteitencommissie
Gezien het veelzijdige karakter van de JC is nauwe samenwerking met de
activiteitencommissie een must. Een vertegenwoordiger van de JC zal dan ook lid zijn van
de activiteitencommissie.
Vertegenwoordiging in het Dagelijks Bestuur
Zowel de coördinator van de TC als de coördinator van de JC zijn qualitate qua lid van het
Algemeen Bestuur.
Beleidsplan MLTC 2012-2016
Pagina 11 van 21
Speerpunten JC
 Minstens eenmaal in de drie jaar een jeugdteam spelend op 2e niveau
 Onderzoek naar de mogelijkheid een jeugdpakket aan te bieden (lidmaatschap +
training + competitie + toernooien etc)
 Jaarlijkse organisatie van ten minste één open jeugdtoernooi
 Jaarlijks jeugdplan opstellen
 Oudere jeugd betrekken bij de organisatie van activiteiten voor de jongere jeugd
 Minimaal één maal per jaar een activiteit gericht op het werven van jeugdleden,
b.v. instuifmiddag, invitatietoernooi
 Uitwisseling jeugd met andere verenigingen (toernooitjes, trainingen, kampen)
4.5
Activiteitencommissie
MLTC wil zich niet alleen richten op prestatief tennis. Eén van de belangrijkste redenen om
lid te worden van een tennisvereniging is het contact met andere leden. Dit probeert de AC
te bewerkstelligen door zowel recreatieve tennisactiviteiten als niet-tennisactiviteiten te
organiseren voor haar leden. De AC organiseert het hele jaar door activiteiten. Hoewel
MLTC op moment van opstellen van het Beleidsplan nog geen activiteitencommissie kent,
worden er al wel een behoorlijk aantal recreatieve activiteiten georganiseerd. Om deze
activiteiten goed op elkaar af te stemmen is het van belang dat er op korte termijn een
activiteitencommissie in het leven wordt geroepen.
Recreatieve tennisactiviteiten kunnen worden onderverdeeld in:
 Tennisactiviteiten waar leden onderling met en tegen elkaar spelen
(clubkampioenschappen, toss avonden, openingstoernooi etc)
 Tennisactiviteiten waar onze leden niet-leden kunnen uitnodigen (invitatietoernooien)
 Tennisactiviteiten waar leden hun prestaties kunnen meten met spelers van andere
verenigingen (open toernooien)
De laatst genoemde open toernooien vallen onder de verantwoordelijkheid van de
technische commissie. Bij de organisatie en uitvoering kan de activiteitencommissie worden
betrokken.
Niet tennisactiviteiten kunnen worden onderverdeeld in:
 Activiteiten die als doel hebben de binding met de leden te versterken
 Activiteiten die als doel hebben oud-leden weer voor de vereniging te winnen
 Activiteiten die als doel hebben nieuwe leden te werven
Tennis- en niet-tennisactiviteiten en/of senioren- en jeugdactiviteiten kunnen indien gewenst
met elkaar worden gecombineerd.
Senioren
De meeste leden van de vereniging scheppen er genoegen in om recreatief een partijtje
tennis te spelen en nadien nog gezellig samen te zijn in het paviljoen of op het terras. Voor
deze doelgroep is het van belang dat er zowel georganiseerde activiteiten zoals
tossmorgens en -avonden en interne (dag)toernooien worden georganiseerd en er
gelegenheid is om ‘vrij’ een balletje te kunnen slaan.
Activiteiten waarbij niet-leden worden uitgenodigd dragen bij aan gezelligheid en uitstraling
van de vereniging. De activiteitencommissie stelt jaarlijks een jaarplan op met de activiteiten
die worden georganiseerd en een bijbehorende begroting waarbij met beide doelgroepen
wordt rekening gehouden.
Beleidsplan MLTC 2012-2016
Pagina 12 van 21
Naast tennisactiviteiten zijn niet-tennisactiviteiten voor het verenigingsgevoel van groot
belang. Niet-tennisactiviteiten kunnen de vorm hebben van een evenement (feestavond)
maar ook de vorm hebben van saamhorigheidsactiviteiten zoals kaartavonden,
georganiseerde uitjes naar bijvoorbeeld professionele toernooien, voorlichtingsavonden of
verlengen gezelligheid na de competitie met muziek en hapjes.
Nieuwe leden.
De afgelopen jaren is gebleken dat ca. 50% van de nieuwe leden binnen 2 jaar het
lidmaatschap weer opzegt. Dat is geen specifiek verschijnsel voor MLTC, het is een
landelijke trend. MLTC wil deze trend omdraaien. Het is daarom van belang dat deze
doelgroep afzonderlijk wordt benaderd en specifieke aandacht krijgt zodat deze leden zich zo
snel mogelijk thuis voelen binnen de vereniging. Hiervoor heeft MLTC onder meer het
maatjesproject opgezet, waarbij leden die al langer lid zijn een nieuw lid begeleiden en
kennis laten maken met activiteiten van en mogelijkheden binnen de vereniging.
Speerpunten AC
 Doorzetten / ontwikkelen van succesvolle activiteiten zoals clubkampioenschappen,
openingstoernooi, tossavonden en –morgens (senioren)
 Organisatie van nieuwe activiteiten zoals thematoernooien, laddercompetitie (jeugd
en senioren), boekenmarkt met aandacht voor de verschillende leeftijdsgroepen.
 Doorontwikkelen van de (interne) wintercompetitie
 Organisatie van gezelligheidsevenementen zoals een feestavond, gezelligheid na
competitiedagen etc.
 Doorzetten / ontwikkelen van activiteiten zoals clubkampioenschappen,
openingstoernooi, minitoernooien en niet-tennis activiteiten.
 Maatjes project intensiveren
 Nieuwe activiteiten met name voor de doelgroep jeugd 16 jaar en ouder.
 Organisatie van activiteiten voor het werven van nieuwe leden
 Organisatie welkomstprogramma nieuwe leden
 Jaarlijks werkplan opstellen met begroting
 Ouder-kind activiteiten
 (Onderzoek naar mogelijkheid) kinderopvang
Samenstelling AC
De AC zal bestaan uit een coördinator en enkele leden. Gestreefd wordt naar een
vertegenwoordiging uit alle doelgroepen. De coördinator van de activiteitencommissie is lid
van het Algemeen Bestuur.
4.6
Commissie Communicatie
Communicatie is een belangrijk onderdeel van het beleid. Communicatie met leden, tussen
bestuur en derden zoals de KNLTB, Gemeente Middelburg, andere tennisverenigingen dient
professioneel en tegen zo laag mogelijke kosten plaats te vinden. De commissie bestaat uit
een coördinator die deel uitmaakt van het bestuur en een aantal leden. Taakverdeling is de
verantwoordelijkheid van de coördinator.
Binnen MLTC gebeurt veel. Het is van belang alle activiteiten en wetenswaardigheden goed
te communiceren, dat versterkt het gevoel deel uit te maken van een gezellige vereniging.
Naast de interne communicatie is het zaak dat de vereniging communiceert met de
omgeving (gemeente, inwoners als potentiële leden, KNLTB, media etc). Juist deze vorm
van communicatie vraagt een stuk professionaliteit maar zorgt ook voor een positief imago
van de vereniging bij de diverse stakeholders.
Beleidsplan MLTC 2012-2016
Pagina 13 van 21
Interne communicatie
Om zoveel mogelijk alle leden te bereiken, maakt de commissie momenteel gebruik van de
volgende middelen: de Algemene Ledenvergadering (ALV), het Jaarboek, de Nieuwsflitsen
en de website.
ALV
Jaarlijks organiseert de vereniging een ALV in de periode februari / maart. Tijdens de ALV
legt het bestuur verantwoording af over het gevoerde beleid, wordt een nieuw lid van de
kascontrolecommissie benoemd, legt het bestuur de jaarplannen en begroting voor ter
instemming en verlenen de leden het bestuur decharge over het gevoerde beleid van het
kalenderjaar. Eenmaal in de vier jaar keurt de ALV het meerjaren beleidsplan goed. De taak
en bevoegdheden van de ALV liggen vast in de statuten van de vereniging en het
huishoudelijk reglement. Gelet op de lage opkomst de afgelopen jaren zal het bestuur de
komende jaren nadrukkelijk investeren om meer leden te interesseren de ALV bij te wonen.
De activiteitencommissie kan hierbij worden betrokken.
Nieuwsflits
De laatste jaren worden regelmatig digitale Nieuwsflitsen verstuurd naar de leden. Hiermee
worden de belangrijkste activiteiten en wetenswaardigheden bekend gemaakt onder de
leden. Met de Nieuwsflitsen kan het bestuur informatie op een snelle en krachtige wijze bij de
leden krijgen. Hierbij dient wel te worden bedacht dat niet alle leden over e-mail beschikken.
Tevens dienen de Nieuwsflitsen aan te sluiten bij de doelgroepen die men wil bereiken. Dit
zijn speerpunten van de commissie.
De communicatie via deze Nieuwsfitsen is echter eenzijdig. Daarom zal gestreefd worden
naar bijdragen van leden, competitieteams, de uitbater van de kantine, Stichting De Veste
etc. Getracht zal worden om de nieuwsflits één maal per maand te laten verschijnen. Deze
nieuwsflits zal via de mail verzonden worden, ter inzage liggen in de kantine en te
downloaden zijn via de website.
Jaarboek
Sinds 2011 heeft MLTC weer een jaarboek. In tegenstelling tot de Nieuwsflits verschijnt het
jaarboek in gedrukte vorm. Het jaarboek bevat zowel artikelen over activiteiten van het
afgelopen jaar als een overzicht van de competities en toernooien van het lopende jaar. Het
jaarboek is voor sponsoren van belang, omdat het hun zichtbaarheid en daarmee
bekendheid vergroot.
Website
De website bevat zowel statische als dynamische informatie. Tot de statische informatie
behoort de informatie over de vereniging in het algemeen, zoals park, bestuur, commissies,
lidmaatschap, park, tennislessen, kantine, enz. Doel is geïnteresseerden (leden en nietleden) te informeren over de vereniging en haar mogelijkheden. Anderzijds is er actuele
informatie over toernooien, competities, activiteiten.
Potentiële en nieuwe leden
Voor (potentiële) nieuwe leden komt er naast de informatie op de website een
informatieboekje waarin allerlei wetenswaardigheden en huisregels worden vermeld.
Daarnaast heeft directe communicatie via een (telefonisch) gesprek of een (groeps)gesprek
vaak een toegevoegde waarde. Het bestuur en de commissies moeten daarvoor open staan
en zich aanspreekbaar opstellen. Ook proactief gesprekken met leden aangaan is een van
aandachtspunten voor de komende jaren.
Beleidsplan MLTC 2012-2016
Pagina 14 van 21
Externe communicatie / public relations2.
Niet alleen dient de aandacht gericht te zijn op de interne communicatie, zeker ook de
communicatie met externen vereist aandacht van het bestuur. De externe communicatie richt
zich op een aantal doelen en doelgroepen.
 Communicatie binnen de tenniswereld. Communicatie met KNLTB en andere
tennisorganisaties biedt mogelijkheden om de belangen en kennis van MLTC uit te
dragen maar ook om belangen en kennis van anderen tot ons te nemen. In een
dynamische omgeving wordt het steeds belangrijker om intensief de dialoog en
samenwerking te zoeken met anderen. MLTC zal zich de komende jaren proactief
opstellen om deze communicatie en samenwerking te verbeteren.
 Communicatie met derden. Communicatie met derden zoals gemeenten
sportkoepels, scholen en bedrijfsleven geeft de vereniging kansen om meer op lokaal
niveau belangen en wensen kenbaar te maken. Binnen deze doelgroep liggen
kansen op het verkrijgen van goodwill, subsidies, sponsorgelden en kansen om de
omgeving van de vereniging te laten kennen en daarmee mogelijkheden om nieuwe
leden te verwelkomen.
 Communicatie met media. De media (lokale tv, kranten en tijdschriften) zijn zowel
een hulpmiddel voor communicatie als een doelgroep die actief kan worden benaderd
om de belangen van de vereniging naar buiten te brengen. Positieve aanwezigheid in
de media draagt bij aan een goed imago van de vereniging en geeft daarmee
impulsen aan potentiële sponsoren, potentiële nieuwe leden en stakeholders om
MLTC te ondersteunen.
De coördinator van de Communicatiecommissie is adviseur van het Dagelijks Bestuur.
Speerpunten
 Verhogen van de deelname aan ALV
 Opzetten clubblad
 E-mailverkeer afstemmen op doelgroepen
 Transparante communicatie naar leden over bestuursbesluiten
 De leden opzoeken
 Nieuwsflitsen optimaliseren qua lay-out en doelgroepen
 Externe communicatie intensiveren
 Meer aandacht voor PR via media en scholen
 Jaarlijks communicatieplan opzetten met begroting
 Proactief gesprekken aangaan met de leden
4.7 Sponsorcommissie
Sponsoren zijn zowel voor MLTC als Stichting De Veste van groot belang. De
sponsorcommissie is ondergebracht bij Stichting De Veste. Dat komt dat de hoogste
sponsorbijdragen worden verkregen voor de banen en de materialen voor het onderhoud van
het park.
De huidige sponsorcommissie zet zich in voor de sponsoring alles wat met het park te
maken heeft: banen, onderhoud(smaterialen), verlichting, parkeerterrein en kantine. Voor de
vereniging is het echter essentieel dat naast deze belangrijke bijdragen inkomsten
gegenereerd worden voor zaken als:
 extra trainingen selectieteams
 tegemoetkoming in de kosten van lessen voor de jeugd
 tegemoetkoming in de reiskosten van landelijk spelende teams
 het organiseren van diverse activiteiten, toernooien
2
Bij externe communicatie treedt in principe de voorzitter van de vereniging op als contactpersoon.
Beleidsplan MLTC 2012-2016
Pagina 15 van 21
Sponsor zijn of worden heeft enerzijds te maken met goodwill en liefde voor de sport en de
vereniging en anderzijds met het verwerven van publiciteit.
MLTC heeft als grootste vereniging van Zeeland met haar ledenaantal, de
competitiespelende teams en de toernooien de middelen om een positieve publiciteit voor
haar sponsors te realiseren binnen hun doelgroep(en).
Daarom is het wenselijk hiervoor eveneens een sponsorcommissie op te richten, bestaande
vrijwilligers van MLTC. Het werven van sponsors en het vasthouden ervan is vandaag de
dag hoogst noodzakelijk; het heeft voor onze club dan ook hoge prioriteit, maar vergt
tegelijkertijd een grote inzet vanuit de club voor de daarbij betrokkenen. Daarnaast is een
goede afstemming met de sponsorcommissie van De Veste een vereiste.
De coördinator van de sponsorcommissie is adviseur van het bestuur van MLTC.
Sponsorgelden kunnen niet worden gebruikt om meerjarig en structureel de lopende
begroting rond te krijgen. De mogelijkheid wordt geboden dat de sponsor mee bepaalt
waaraan de door haar/zijn bedrijf geboden gelden besteed dienen te worden (oormerken).
Dit kan de sponsor bewerkstelligen door dit zelf kenbaar te maken. Vaak ligt de besteding
van de sponsorgelden reeds besloten in de keuze van de vorm van sponsoring (bijv.
toernooisponsors, selectieteamsponsor, kledingsponsor). Baansponsoring en
bordsponsoring worden gegenereerd door Stichting De Veste voor onderhoud en
instandhouding van het park, inclusief banen en kantine.
Over andere gelden beslist het bestuur van MLTC of het aanbod van de sponsor wordt
gehonoreerd. Dit om ervoor te zorgen dat de vereniging ‘baas’ blijft over de vereniging en
haar beleid. Sponsoren kunnen dan ook nooit zeggenschap hebben over teamindelingen, te
selecteren spelers of aard van een toernooi.
Soorten sponsoring:
 Geldsponsor
 Sponsor goederen in natura
 Sponsoring door inbreng expertise of mankracht
Werven van sponsoren
De sponsorcommissie is verantwoordelijk voor alles wat met het werven en behouden van
sponsoren betreft. De commissie draagt daarbij zorg voor een helder sponsorplan,
sponsor/public relations brochure, contacten leggen en contracten afsluiten en onderhouden.
Dit alles in nauw overleg met de sponsorcommissie van De Veste. Uiteraard maakt de
commissie daarbij gebruik van contacten die leden met (potentiële) sponsoren hebben. Van
belang is daarbij dat te allen tijde pas contact wordt gelegd na afstemming met de
sponsorcommissie. Dit om ervoor te zorgen dat sponsoren op een uniforme en eenduidige
wijze worden benaderd en behandeld. Afspraken en contracten worden altijd onder toezicht
van de commissie gemaakt.
Aan het aantrekken en behouden van sponsors zijn kosten verbonden. Ook zijn kosten
verbonden aan de tegenprestaties die de sponsors wordt geboden (zoals advertenties,
sponsorlogo´s op kleding).
Het spreekt vanzelf dat de inkomsten uit sponsoring de hier genoemde kosten moeten
overschrijden. Per saldo zal elke sponsor een (in financiële zin) positieve bijdrage aan de
MLTC moeten leveren.
Beleidsplan MLTC 2012-2016
Pagina 16 van 21
Sponsormogelijkheden:
 Hoofdsponsor selectieteams d.m.v. kleding en sponsoring trainingen
 Adverteren in het Jaarboek van MLTC
 Sponsoring d.m.v. % aankoopbedragen bij sponsorzaak door leden
 (hoofd) sponsor toernooien (Open toernooien volwassenen, Open jeugd toernooi)
 Specifieke sponsoractie zoals bijvoorbeeld loterij, kassabonnenactie etc.
 Sponsoring door voor tenniskleding en/of bedrukking etc. ter beschikking te stellen.
 Sponsoring door inbreng expertise of mankracht zoals bijvoorbeeld accountant,
scheidrechters. Hierbij kan ook gedacht worden aan expertise voor onderhoud van
het park, b.v. tegelzetters, schilders etc.
De kosten verbonden aan bovenvermelde sponsoring, indien niet in natura geleverd, en de
tegenprestatie worden afzonderlijk vastgelegd in een sponsorplan / brochure. Jaarlijks
worden de tarieven door het bestuur vastgesteld.
De commissie treedt proactief op om nieuwe sponsoren te werven.
Sponsoren behouden
Om sponsoren te behouden is het van belang om enerzijds de beloofde tegenprestatie waar
te maken zoals een advertentie of (dag)toernooi, anderzijds is het van belang om de sponsor
enthousiast te houden voor het tennis en de vereniging.
Sponsoren worden in de gelegenheid gesteld de vereniging beter te leren kennen c.q.
enthousiast te maken voor het tennisspel en de vereniging wordt jaarlijks een sponsordag /
middag / avond gehouden voor alle sponsoren. Belangrijk is een combinatie te vinden van
tennisactiviteiten (zelf doen of kijken) en niet tennisactiviteiten (borrel, hapje en tijd voor
netwerken).
Contractmanagement
Met alle sponsoren wordt in principe een contract afgesloten. De sponsorcommissie heeft
daartoe een aantal modelcontracten. Bij contractmanagement is het van belang dat zo snel
mogelijk nadat een sponsor is geworven het contract wordt gesloten. Contracten worden
beheerd en jaarlijks vindt er een inventarisatie plaats van contracten die aflopen en dienen te
worden verlengd. Minimaal 6 maanden voordat een contract afloopt wordt contact gezocht
met de sponsor waarbij niet alleen gesproken wordt over het verlengen van het contract
maar ook zichtbaar wordt gemaakt hoe MLTC de naam van de sponsor heeft uitgedragen
met kengetallen van ledenaantallen, gehouden toernooien met deelnemersaantallen en
eventuele media aandacht. De communicatiecommissie ontwikkelt daarvoor een standaard
PR mapje dat wordt aangevuld met enkele foto’s waarop de bedrijfsnaam zichtbaar is.
Speerpunten:
 Jaarlijks sponsorplan opstellen met begroting, mogelijkheden en tarieven
 Opstellen PR/ sponsormap voor communicatie met sponsoren en overige derden
 Organisatie / opzet van de jaarlijkse sponsormiddag / avond
 Nauwe samenwerking met communicatiecommissie
Beleidsplan MLTC 2012-2016
Pagina 17 van 21
4.8 Commissie Vrijwilligers
Zoals geschetst is MLTC een vereniging met ambities die zij slechts waar kan maken indien
er voldoende vrijwilligers zijn. De vereniging vindt het de morele plicht van elk seniorlid om
hier op eigen wijze een bijdrage aan te leveren.
De vereniging heeft vele taken die door vrijwilligers kunnen worden gedaan. Te denken valt
aan bestuur- of commissiewerk, schilderwerk, schoonmaakwerk, webwerkzaamheden,
(jeugd)competitieteamleiders, organisatie toernooien, toss, verbouwingswerkzaamheden etc.
MLTC heeft net als andere tennisverenigingen te maken met een terugloop van haar
ledenaantal, waardoor de vereniging financieel en organisatorisch moeilijker haar zaken op
orde kan krijgen/houden. De uitbating van de kantine met vrijwilligers leverde in 2008 en
2009 een positief saldo van € 40.000,= op. Doordat echter onvoldoende leden bereid waren
bardiensten te draaien heeft de ALV besloten de kantine te verpachten.
Door uitbreiding en intensivering van haar activiteiten wil MLTC de terugloop van ledental
bijsturen in wellicht een lichte groei, om samen met meer sponsorbijdragen de teruglopende
inkomsten te compenseren. Een en ander betekent dat de omvang van de taken en de
complexiteit zal toenemen. Beleid blijft om veel gebruik te maken van leden die op
oproepbasis kunnen worden ingezet voor ad hoc taken dan wel voor specifieke projecten voor
kortere of langere tijd.
Om leden te motiveren deel te nemen aan deze werkzaamheden is een gestructureerd en
motiverend vrijwilligersbeleid noodzakelijk. In de komende periode zal de commissie een
inventarisatie doen van alle werkzaamheden die binnen de vereniging noodzakelijk zijn. Om
deskundigheid binnen de vereniging inzichtelijk te maken, wordt van alle leden van 18 jaar
en ouder hun studie/beroep/vakdeskundigheid/speciale hobbyvaardigheden in beeld
gebracht en worden zij verzocht of de vereniging, indien nodig, (incidenteel) een beroep op
hen mag doen. Daarnaast worden zij gevraagd of zij zelf een voorkeur hebben om eventueel
ergens ingezet te worden. In de huidige situatie zal een vragenronde/belronde nodig zijn om
die gegevens in beeld te brengen. Tegelijkertijd moet deze vraag ook steeds gesteld worden
bij alle nieuwe leden, zodat het systeem up-to-date blijft.
De commissie houdt overzicht van wie in welke commissie of bij welke activiteit actief is.
Commissiecoördinatoren kunnen in voorkomende gevallen vragen om namen van mensen
die speciale kennis/vaardigheden bezitten, dan wel bereid zijn binnen het takenpakket. De
jaarlijkse werkplannen van het bestuur en de commissies, zorgen voor een overzicht van de
activiteiten waarmee tijdig vrijwilligers aan activiteiten gekoppeld kunnen worden.
Jaarlijks zal de inzet van vrijwilligers geëvalueerd worden. Er zal geïnventariseerd worden
welke aanpassingen voor het komend jaar gewenst zijn.
Ieder jaar zal de waardering voor de vrijwilligers zichtbaar worden gemaakt door een
speciale activiteit (bv. uitwisseling met een andersoortige vereniging, intern toernooi, o.i.d.).
Door voor een groter deel een beroep te doen op vrijwilligers op incidentele basis (gekoppeld
aan één of meerdere ervaren mensen), zullen naar verwachting meer mensen vertrouwd
raken met de materie en de organisatie, en daardoor eerder geneigd zijn na verloop van tijd
de stap naar (ervarings)deskundige, dan wel coördinator of bestuurstaak te willen maken.
De vrijwilligerscommissie is ondersteunend voor de overige commissies en het bestuur. De
coördinator maakt deel uit ven het Dagelijks Bestuur.
Speerpunten
 Aanleggen kennis/kunde/vaardigheden van leden
 Koppeling vrijwilligers aan werkzaamheden
Beleidsplan MLTC 2012-2016
Pagina 18 van 21
4.9
Samenwerking met Stichting De Veste
MLTC is hoofdgebruiker van Tennispark De Veste. Dat betekent enerzijds dat de Stichting
De Veste ervoor verantwoordelijk is dat zowel het park, inclusief de banen, als de kantine in
goede staat verkeerd en gehouden wordt. Anderzijds betekent dit dat MLTC voor het
overgrote deel de kosten die dat met zich meebrengt moet opbrengen. Een en ander is
uitgewerkt in een gebruikersovereenkomst. De Veste en MLTC zijn afhankelijk van elkaar en
hebben gemeenschappelijke belangen: een goede financiële positie en daarmee de
mogelijkheid het park en zijn toebehoren in optimale conditie te houden. Het benodigde geld
hiervoor komt van contributies en sponsoring.
Beheer park
Het succes van MLTC is voor een groot gedeelte afhankelijk van de faciliteiten die zij haar
leden biedt. Allereerst betreft dit de banen waarop gespeeld kan worden maar daarnaast zijn
de entourage van het park en het paviljoen van groot belang voor de sfeer die er heerst.
De Veste heeft de afgelopen jaren grondig in het park geïnvesteerd: banen, kantine en
parkeerterrein en een modern afhangsysteem zijn daarbinnen de belangrijkste uitgaven
geweest. Hierdoor heeft MLTC de beschikking over een modern, goed onderhouden park en
kantine.
Het onderhoud aan de banen en het park vergt veel inspanning. MLTC en De Veste prijzen
zich gelukkig met de zeer waardevolle bijdrage van de onderhoudsploeg met medewerking
van Arduin. De onderhoudsploeg zorgt ervoor dat na de winter de gravelbanen volledig
aangepakt worden en speelklaar worden gemaakt door de toplaag te verwijderen, nieuw
gravel te storten en de belijning weer in orde te maken. In de maanden februari en maart
vergt dit veel tijd en energie. Naast het speelklaar maken wordt onderhoud gepleegd aan de
banen waarbij tegelijkertijd zo veel mogelijk banen beschikbaar blijven om op te spelen.
De Veste stelt jaarlijks een park onderhoudsplan op waar inzichtelijk is welke
onderhoudswerkzaamheden met welke capaciteit en kwaliteit gedurende het jaar nodig zijn.
Naast het onderhoud aan het park vraagt ook het onderhoud aan het vele groen een
behoorlijke inspanning. Het onderhoud aan het groen zal tevens in het plan zijn opgenomen.
Om park en kantine tegen vandalisme op het park te beschermen zal overwogen worden of
extra beveiligingsmaatregelen gewenst zijn.
Om het onderhoud mogelijk te maken is goed materiaal noodzakelijk. De Veste is
verantwoordelijk voor de aanschaf en het beheer van dit materieel. In overleg met de
penningmeester zal voor dure apparaten een bedrijfseconomische berekening worden
opgesteld of deze worden aangeschaft of worden gehuurd. Jaarlijks stelt De Veste een
begroting op voor de kosten van het benodigde materiaal.
MLTC is hoofdgebruiker van het park en daarmee hoofdverantwoordelijk voor de financiering
van het beheer en onderhoud van het park. Daarom worden onderhoudsplan en
bijbehorende investeringen jaarlijks ter instemming voorgelegd aan het Dagelijks Bestuur.
Beleidsplan MLTC 2012-2016
Pagina 19 van 21
4.10 Paviljoen Baan 13
De nieuwe kantine Paviljoen Baan 13 draagt in belangrijke mate bij aan de gezelligheid en
het verenigingsgevoel. MLTC is echter de enige Zeeuwse vereniging die niet zelf haar
kantine exploiteert. Voor MLTC is het van belang dat de pachter voeling heeft met zowel de
tennissport als de leden van de vereniging.
Essentieel is daarom dat MLTC goed samenwerkt met de uitbater. De pachter is een
belangrijke sponsor van MLTC en haar activiteiten. De verschillende commissies vinden in
de uitbater een belangrijke medespeler met een goede inbreng. Gezamenlijk en afzonderlijk
worden steeds in goed overleg activiteiten ontwikkeld. Daarmee kan MLTC zich profileren als
goede vereniging en de pachter zich verzekeren van voldoende inkomsten.
Aanvankelijk was het niet mogelijk in de kantine te verblijven op de tijden dat de bar niet
geopend was. Daardoor was het op die momenten alleen mogelijk de toiletten en
kleedkamers te gebruiken. Om een gezelliger plaats te kunnen bieden om na afloop of
voorafgaand aan de speeltijden wat te drinken, is een oplossing gezocht. Er is een open,
ophaalbare constructie geplaatst die het bargedeelte afscheidt. Daarnaast zijn er een koffieen frisdrankautomaat geplaatst.
Paviljoen Baan 13 onderscheidt zich van andere verenigingskantines door veel
voorzieningen zoals zeer ruime openingstijden, competitielunches, gezonde snacks en de
mogelijkheid er ’s avonds te eten.
Beleidsplan MLTC 2012-2016
Pagina 20 van 21