Organisatie structuur en Proces structuur

Organisatie- en Processtructuur
Organisatie- en Processtructuur
Inleiding in de basisbegrippen van organisatiestructuur en processtructuur
Wat is de essentie van Organisatiestructuur?
Structuur beschrijft de vorm en werking van een organisatie.
Daarbij gaat het alleen om de harde, formele regels.
Alle zachte, ongeschreven regels, gewoontes, normen en waarden die de vorm
en werking van de organisatie minstens evenveel bepalen, vallen onder cultuur.
Organisatie- en processtructuur
Organisatie structuur en Proces structuur
Twee denkrichtingen over structuur:
• Structuur wordt gelijkgesteld aan organisatiestructuur.
• Processen zijn het belangrijkste middel om de structuur te beschrijven: de
processtructuur.
Praktijk:
• Beide ‘structuren’ nodig zijn en elkaar aanvullen, mits op de juiste wijze en in
samenhang ontworpen.
Substructuren van de Organisatiestructuur
Drie substructuren van de organisatiestructuur
1. De functie structuur.
2. De personele structuur.
3. De organieke structuur.
Kenmerken van de Processtructuur
De belangrijkste elementen van de processtructuur:
• Resultaten;
• Activiteiten;
• Mensen;
• Middelen;
• Kaders.
De Organisatiestructuur nader belicht
• De functiestructuur (of het functiegebouw) beschrijft alle voorkomende
functies binnen de organisatie.
• De personele structuur, beschrijft de personele bezetting van functies op de
organisatie–eenheden.
• De organieke structuur tenslotte, beschrijft de vorm van organisatie
eenheden binnen een organisatie. Deze structuur kennen we als ‘het
organisatieschema’ of ‘de hark’ met daarin weergegeven de divisies, sectoren,
afdelingen, teams enzovoorts.
De Functie, Personele en Organieke structuur
De Functiestructuur
De functies zijn onderdeel van het functiegebouw en hebben een
arbeidsrechtelijke status. Basis van aanname, arbeidsvoorwaarden en ontslag.
• Beschrijving van de plaats van een functie in de organisatie, inclusief
arbeidsvoorwaarden.
• Beschrijving van de werkzaamheden (taken, bevoegdheden,
verantwoordelijkheden). Basis voor de jaardoelstellingen voor de
medewerker.
• De benodigde kennis en vaardigheden. Deze worden verder uitgewerkt in
competentieprofielen.
De Functiestructuur
De Personele Structuur
De verdeling van functie–aantallen en functieniveaus over afdelingen.
• Het capaciteitsvraagstuk moet voorop staan.
• Welke kwaliteit en kwantiteiten hebben we nodig om een zeker resultaat te
kunnen bereiken?
• In praktijk worden de belangrijkste ‘ontwerpcriteria’ veelal gevormd door de
bestaande situatie (wie moeten we plaatsen) en financiële randvoorwaarden
(wat mag het kosten).
De Personele Structuur
Uitgangspunt: Indeling naar Functies
• Aan de basis van elke organieke structuur ligt de indeling naar
organisatiefuncties (F-indeling).
• Voor de meeste productiebedrijven zijn dat inkoop, productontwerp,
productie, logistieke dienstverlening en verkoop, aangevuld met
ondersteunende functies personeel, financiën, ICT en facility.
• Voor een dienstverlenend bedrijf: intake, behandeling en nazorg, aangevuld
met ondersteunende functies personeel, financiën, ICT en facility.
De Organieke Structuur
Uitgangspunt: Indeling naar Functies
• Aan de basis van elke organieke structuur ligt de indeling naar
organisatiefuncties (F–indeling). Voor een normaal productiebedrijf zijn dat
inkoop, productie en verkoop, aangevuld met ondersteunende functies
personeel, financiën, ICT en facility.
De Organieke Structuur
Indelingscriteria naast F-indeling: G-, M- of P-indeling.
• De G-indeling naar geografische regio, zoals provincie of land.
• De M-indeling naar markt segment of klantengroep, zoals kleinverbruikers en
grootverbruikers.
• De P-indeling naar product of productassortimenten, zoals F&B, logies,
schoonmaak.
De Organieke Structuur
De Organieke Structuur
Soorten organisatiestructuren
Aan de basis van elke organieke structuur ligt zoals gezegd de indeling naar
organisatiefuncties (F–indeling). Indien we van dit principe afwijken, en niet de
F–indeling als uitgangspunt nemen, ontstaat een divisie organisatie. Onder de
directie (raad van bestuur) en de staf vindt een indeling naar geografische–,
product, of marktdivisies plaats. Wanneer we deze indeling wat algemener
maken, ontstaat een business unit organisatie (figuur links onder). De divisies zijn
in feite zelfstandige bedrijven met een eigen staf. Op concernniveau bevindt zich
een directie (raad van bestuur) en een concernstaf met een beperkt aantal
centrale taken als strategische planning & control, treasury en corporate image.
De Organieke Structuur
De Processtructuur nader belicht
Processen zijn ketens van activiteiten. Deze activiteiten zijn logisch geordend en
gericht op het bereiken van resultaten (output) voor een klant.
Elk proces is opgebouwd uit 5 elementen:
• Resultaten;
• Activiteiten;
• Mensen;
• Middelen;
• Kaders.
De Processtructuur: Resultaten
De Processtructuur: Resultaten
Een proces ontleent zijn bestaansrecht aan zijn output, het resultaat voor de
klant: broden, ingekochte materialen, maar ook adviezen of andere diensten.
Bij het ontwerp wordt van–achteren–naar–voren gewerkt: welke resultaten het
proces oplevert en welke activiteiten zijn daarvoor nodig?
Elke activiteit die geen waarde toevoegt, is overbodig en wordt geschrapt.
Werken met processen betekent sturen op resultaten. Elk resultaat heeft
doelstellingen of normen, en deze zijn meetbaar via prestatie–indicatoren (PI).
Van elk geleverd resultaat wordt permanent vastgesteld of de beoogde kwaliteit
gehaald wordt.
De Processtructuur: Activiteiten
De Processtructuur: Activiteiten
Elk proces is een keten van activiteiten. Dit zijn enkelvoudige procestappen,
handelingen of bewerkingen, zoals deeg maken of een rapport beoordelen.
De werkstroom in een proces bevat alleen relevante activiteiten, elke stap moet
een duidelijke relatie hebben met het eindresultaat.
De diepgang waarmee activiteiten uitgewerkt worden hangt af van het feit of
activiteiten kritisch zijn. Hoe kritischer, hoe gedetailleerder, bijv.
gezondheidsrisico’s (injecties, medicatie) of financiële risico’s (fraude)
De Processtructuur: Mensen
De Processtructuur: Mensen
Mensen verrichten een deel van de activiteiten binnen een proces. Zij zijn
actoren met bepaalde rollen.
De verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden is cruciaal voor
een effectief en efficiënt procesverloop.
Hiervoor wordt de RASCI-systematiek gebruikt (rollen worden verdeeld naar
verantwoordelijkheid: responsible, accountable, supportive, consulted &
informed).
De Processtructuur: Middelen
De Processtructuur: Middelen
Onder middelen verstaan we machines, informatievoorziening, documenten en
overige faciliteiten (huisvesting, materieel) die binnen de processen zelfstandig
activiteiten verrichten of door actoren gebruikt worden om activiteiten mee te
verrichten. Een middel wordt niet direct verbruikt.
Middelen zijn geen input. (Input wordt als grondstof omgezet in output).
Het middel informatievoorziening heeft de laatste jaren een steeds belangrijker
rol gekregen.
De Processtructuur: Kaders
De Processtructuur: kaders
Het begrip kaders wordt gebruikt voor alle randvoorwaarden, vereisten
(normen), plannen en triggers die van buiten binnenkomen en bij de besturing
van het proces een rol spelen.
Daarbij valt te denken aan kwaliteitscriteria of normen waaraan het
eindresultaat moeten voldoen of aan kaders (geld) voor de inzet van mensen en
middelen.
De Processtructuur: Resultaten
De Processtructuur: Resultaten
Het begrip ‘resultaten’ wordt twee keer genoemd: één keer als output en één
keer als input. Gedachte is dat de input ook een resultaat is, alleen van een
voorliggend proces. In dat opzicht verschilt het resultaat ‘input’ niet van het
resultaat ‘output’. Een klant kan een externe klant zijn, maar ook een interne
klant. In het laatste geval is er sprake van interne processen die via een
klantleverancier relatie aan elkaar geschakeld zijn.
De Processtructuur
Samenhang organisatie- & processtructuur
Ontwerpprincipes van de organisatie
De volgende elementaire ontwerpregels zijn van belang:
• Alle personele functies zijn gekoppeld aan één of meer procesrollen.
• Alle organisatie functies worden afgedekt door één hoofdproces.
• De managementverantwoordelijkheden worden als volgt belegd:
– De algemene en hiërarchische verantwoordelijkheden conform de
organisatiestructuur.
– De procesverantwoordelijkheden (via proceseigenaarschap) conform de
processtructuur.