Tot op dit moment is het document niet in te zien

2005.
Nr.
: 05.0167.
Dnst. : CS
Anders Werken.
Leiden, 23 december 2005.
De gemeentelijke organisatie gaat een traject – ‘Anders Werken’ - in om haar kwaliteit te
verbeteren. Voorop staat verbetering van de kwaliteit van het werk van de leiding en van de
medewerkers. Om die kwaliteitsverbetering te ondersteunen is een wijziging van de structuur
nodig. Die structuurwijziging is op 1 januari 2007 afgerond. Verbetering van cultuur en
werkwijze loopt daarna nog door.
Oorzaak en aanleiding
In het Plan van Aanpak Anders Werken analyseren wij de oorzaak en de aanleiding voor
anders werken als volgt. Wij ervaren dat onze blik op de maatschappelijke vraagstukken
wordt versmald door de grenzen die wij onszelf bestuurlijk en ambtelijk opleggen. De te
verkokerde aanpak en de organisatiestructuur belemmeren onze reactie op maatschappelijke
vraagstukken. Daardoor komt de realisatie van de door de politiek geïnitieerde integrale,
zichtbare programma’s in het gedrang. Als bestuur en ambtelijke organisatie zijn wij te intern
gericht op onze eigen procedures en werkwijze. We redeneren vooral uit wat wij traditioneel
in staat zijn om aan de stad en haar omgeving te bieden. In essentie is onze benadering op
dit moment aanbodgericht. We denken nog te weinig vanuit de stad en vanuit de behoeften
van burgers. Wij zijn ons bewust van deze tekortkomingen, maar we slagen er niet in
voldoende stuurkracht te ontwikkelen om er wat aan te doen. Gevolg is dat we onvoldoende
regie voeren op ons handelen en dat we er niet voldoende in slagen om onze doelstellingen
te vertalen in gewenste resultaten. We moeten tenslotte constateren dat het uitvoerend
vermogen van de gemeente in tempo en effectiviteit achterblijft Dat zorgt ervoor dat de
wensen van burger en politiek onvoldoende worden omgezet in concreet handelen.
Doelstellingen
Door Anders Werken worden in de organisatie de volgende principes centraal gesteld:
 Integraliteit: Een brede blik, die niet gehinderd wordt door de grenzen van de eigen
organisatiestructuur
 Programmarealisatie: In staat zijn om met door de politiek geïnitieerde integrale,
zichtbare programma’s te reageren op maatschappelijke vraagstukken
 Denken vanuit de stad: Extern georiënteerd aansluiten bij behoeften van burgers,
vraaggericht werken in plaats van aanbodgericht
 Versterking van de sturing: Regie voeren op het eigen handelen en dit kunnen vertalen in
gewenste resultaten
 Vergroten van uitvoerend vermogen: Zorgen dat de wensen van burger en politiek
omgezet worden in concreet handelen
Cultuur èn structuur
In het overleg met de fractievoorzitters en de Commissie BV op 12 december 2005 is de
vraag aan de orde geweest waarom het nodig is om de organisatiestructuur te kantelen om
de doelstellingen te bereiken. Inderdaad is verandering van houding en gedrag kernpunt in
Anders Werken. Attitudeverandering is een noodzakelijke, maar niet voldoende voorwaarde
voor het realiseren van de doelstellingen. De grenzen van de organisatiestructuur zijn in
Leiden sterk bepalend door die attitude. We hebben dat de afgelopen jaren gemerkt.
Ondanks verwoede pogingen zijn we er niet in geslaagd om gemeentebreed het aantal
managementlagen te verminderen en om de diensten op een vergelijkbare wijze in te richten
en te laten werken.
We kiezen daarom bewust andere uitgangspunten voor de hoofdstructuur van de
organisatie; zij wordt niet langer taak- maar procesgeoriënteerd ingericht. Bovendien wordt
de span of control (gemiddeld) vergroot en worden beleid en uitvoering organisatorisch uit
elkaar gehaald. Daarbij zal het regel worden dat de uitvoering gevraagd wordt
beleidsconcepten te toetsen aan de bestaande praktijkervaring.
In het proces van Anders Werken gaat de organisatie, gegeven deze uitgangspunten, de
organisatie zelf opnieuw vormgeven. Leiding en medewerkers worden daarbij uitgenodigd
op een andere manier te denken en te werken. Ervaringen bij andere gemeenten leren dat
het daarbij niet in de eerste plaats gaat om structuur, maar over de doelstellingen van het
werk, werkwijze, houding en gedrag van leiding en medewerkers. Structuurkeuzes zijn dan
niet vooraf bepalend, maar het logische gevolg van de gekozen richting. Wij zullen bewaken
dat deze opzet ook in Leiden wordt waargemaakt.
Financiële consequenties
Voor de uitvoering van het programma Anders Werken is een bedrag van € 3.570.000 nodig
voor externe advisering, inhuur van extra capaciteit, flankerend beleid, HRM en voor de
ondersteuning van het ontwikkelingstraject en voor communicatie. Van deze kosten heeft €
120.000 betrekking op 2005. Voor 2006 stellen wij u een bedrag van € 1,45 miljoen te
dekking uit de bestemming van het verwachte positieve rekeningresultaat van 2005. Wij
stellen u tenslotte voor dekking voor de kosten in 2007 (2 miljoen + pm) te realiseren door
deze kosten voorrang te geven bij de bestemming van het resultaat 2005 en/of 2006.
Wij stellen uw Raad voor het hierna in ontwerp afgedrukte besluit te nemen.
Burgemeester en Wethouders van Leiden,
de Secretaris,
de Burgemeester,
P.I.M. v.d. WIJNGAART.
H.J.J. LENFERINK.
De Raad van de gemeente Leiden;
Gezien het voorstel van Burgemeester en Wethouders (raadsvoorstel nummer 05.0167 van
2005), mede gezien het advies van de commissies;
B E S L U I T:
1. dekking voor het krediet Anders Werken voor het eerste half jaar van 2006 (€ 600.000,-)
te vinden in het budget flankerend beleid voor de taken- en efficiencyoperatie;
2. dekking voor het resterende bedrag voor 2006 (€ 850.000,-) te betrekken bij de
bestemming van het rekeningresultaat 2005;
3. in te stemmen met de constatering dat over de wijze van dekking van het berekende
budget 2007 (€ 1.000.000,- plus PM) in het nieuwe collegeprogramma een afspraak
gemaakt moet worden die dan in elk geval door de collegedragende partijen moet
worden gehonoreerd.
Gedaan ter openbare vergadering van 28 februari 2006
de Griffier,
de Voorzitter,
BW051550
Dit raadsvoorstel is gewijzigd vastgesteld in de vergadering van 28 februari 2006
B&W-nr.: 05.1550 d.d. 23-12-2005
Onderwerp
Raadsvoorstel Anders Werken
BESLUITEN
Behoudens advies van de commissie ROWR
De Raad voor te stellen:
a) De kosten van Programma Anders Werken ad € 1.450.000 voor 2006 te dekken bij de
bestemming van het verwachte positieve rekeningsresultaat 2005.
b) Dekking voor de kosten van Anders Werken in 2007 (2 miljoen + pm) te realiseren door
deze kosten voorrang te geven bij de bestemming van het resultaat 2005 en/of 2006.
Samenvatting
Onlangs heeft het College van Burgemeester en Wethouder ingestemd met het plan van
aanpak Anders Werken. Voor dit organisatieontwikkelingtraject wordt de gemeenteraad
gevraagd budget beschikbaar te stellen.
Raadsaanbiedingsformulier
Rv nr.
Opsteller
Naam:
Dienst:
Telefoon:
Hans van der Meulen
CS
5088
B&W.nr.: 05.1550
Verantwoordelijk portef.houder: SWMG
Meningsvormend
B&W-besluit d.d: 23-12-2005
Besluitvormend
Informatief (t.k.n.)
Naam Programma + onderdeel:
Bestuur en Dienstverlening
Onderwerp:
Anders Werken
Voorgenomen besluit:
c) De kosten van Programma Anders Werken ad € 1.450.000 voor 2006 te dekken bij de
bestemming van het verwachte positieve rekeningsresultaat 2005.
d) Dekking voor de kosten van Anders Werken in 2007 (2 miljoen + pm) te realiseren door
deze kosten voorrang te geven bij de bestemming van het resultaat 2005 en/of 2006.
INHOUD
Aanleiding:
De gemeentelijke organisatie gaat een traject – ‘Anders Werken’ - in om haar kwaliteit te
verbeteren. Voorop staat verbetering van de kwaliteit van het werk van de leiding en van de
medewerkers. Om die kwaliteitsverbetering te ondersteunen is een wijziging van de structuur
nodig. Die structuurwijziging is op 1 januari 2007 afgerond. Verbetering van cultuur en
werkwijze loopt daarna nog door.
Anders Werken kost geld. Er zijn op korte termijn extra financiel middelen nodig voor externe
advisering, voor de inhuur van extra capaciteit, voor flankerend beleid, voor een HRM-traject ,
voor de ondersteuning van het ontwikkelingstraject en voor communicatie.
Doel is om in de organisatie de volgende principes centraal te stellen:
 Integraliteit: Een brede blik, die niet gehinderd wordt door de grenzen van de eigen
organisatiestructuur
 Programmarealisatie: In staat zijn om met door de politiek geïnitieerde integrale,
zichtbare programma’s te reageren op maatschappelijke vraagstukken
 Denken vanuit de stad: Extern georiënteerd aansluiten bij behoeften van burgers,
vraaggericht werken in plaats van aanbodgericht
 Versterking van de sturing: Regie voeren op het eigen handelen en dit kunnen vertalen in

gewenste resultaten
Vergroten van uitvoerend vermogen: Zorgen dat de wensen van burger en politiek
omgezet worden in concreet handelen
Kader:
Anders Werken is een voorwaarde om met succes te werken aan de realisering van de
Onwikkelingsvisie en aan het TMP.
Overwegingen:
De kern van Anders Werken volgt uit de organisatieprincipes en bestaat uit een combinatie
van zes aanpassingen in structuur, cultuur en werkwijze:
1. Professionalisering en kwaliteitsverbetering van leidinggevenden, zodat zij op een andere
en effectievere wijze leidinggeven.
2. Investeren in houding en gedrag van medewerkers, zodat zij een hoge kwaliteit kunnen
leveren, beter vraag- en resultaatgericht kunnen werken, afspraken maken en nakomen
en een grotere eigen verantwoordelijkheid kunnen dragen.
3. Heldere toepassing van programmasturing, gericht op zaken die vanwege hun integrale
en strategische karakter om een programmatische benadering vragen.
4. Vergroten van de efficiency en de kwaliteit van de bedrijfsvoering, onder meer door de
oprichting van Shared Service Centra, de invoering van een professionele, vernieuwde
ICT-infrastructuur, het invoeren van 1 financiële administratie, de concentratie van de
middelenadviesfuncties en de herijking van de concernstaftaken.
5. Instelling van een concerndirectie met als taken de aansturing van de organisatie, de
strategische advisering aan het bestuur en het sturen van de bedrijfsprocessen.
6. De basis van de organisatie bestaat uit een aantal eenheden waarin gelijksoortige
werkzaamheden worden uitgevoerd. De eenheden zijn gegroepeerd in drie clusters die
voor de burger herkenbaar zijn en een vergelijkbare manier van aansturing vergen:
ontwikkeling, beheer en dienstverlening.
Procedure:
Vaststelling door college op 22 december 2005.
Bespreking in de Commissie BV op 17 januari 2006.
Vaststelling door de raad op 31 januari 2006.
Financiën:
Zie besluittekst.
Bijgevoegde informatie:
Plan van Aanpak Anders Werken plus samenvatting.
OVERIGEN
Communicatie: Het is belangrijk om snel regie te verkrijgen over de communicatie naar de
organisatie. Begin 2005 wordt er snel en goed gecommuniceerd over de stand van zaken,
verwachte verloop van het proces, betrokkenheid van medewerkers, etc.
De eerder opgestelde plannen over communicatieacties zullen daartoe worden omgezet in
een concreet actieplan, waarin communicatiedoelstellingen -vormen, middelen, doelgroepen
en planning zijn opgenomen.
Door in de ateliers en ontwikkelgroepen een dialoog en werkrelatie aan te gaan met
medewerkers, leggen we een belangrijke basis voor Anders Werken. Essentieel voor
draagvlak en uiteindelijk gedragsverandering, is dat de visie op Anders Werken wordt
gedragen en ‘geleefd’ door bestuur en ambtelijke leiding. Dat de visie concreet vorm krijgt in
de projecten en dat leidinggevenden door de hele organisatie ‘hun’ mensen consequent
betrekken, infomeren, stimuleren en aanspreken. De communicatiediscipline ondersteunt dit
proces.
Gedurende het veranderproces zal regelmatig een telefonische enquête gehouden worden
om te peilen in hoeverre medewerkers bekend zijn met Anders Werken, welke veranderingen
zij zien en hoe ze deze beoordelen. Een eerste peiling heeft enige maanden geleden
plaatsgevonden, het is de bedoeling dat deze elke 3 maanden herhaald zal worden en dat de
resultaten openbaar zijn.
De communicatiefunctie zal via het projectbureau word opgenomen in de procesorganisatie
(zie later). Het is belangrijk dat die functie intensief en op kwalitatief hoog niveau wordt
ingevuld.
Evaluatie:
n.v.t.
In te vullen door de griffie:
Raadsbesluit
Onderwerp:
De raad van de gemeente Leiden,
Besluit:
1.
2.
3.
4.
Gedaan in de openbare raadsvergadering van ……
Voorzitter raad, griffier,
Raadsvoorstelnr.
Advies van de commissie
…… is:
Hamerstuk
Hamerstuk met stemverklaring van de fracties
van
Kort bespreekpunt
Uitgebreide discussie
Het besluit van de raad is:
Ongewijzigd aanvaard
Gewijzigd aanvaard
Verworpen
Aanvaarde
moties/amendementen: