organisatie - Uitgeverij Coutinho

Aanvulling op paragraaf 1.2.5
De (lerende) organisatie
1
Organisaties zijn er in allerlei soorten en maten: van kleine tot grote organisaties, op winst
gerichte en niet op winst gerichte productiebedrijven en dienstverlenende organisaties, particuliere en overheidsbedrijven. Er zijn nationale en multinationale ondernemingen, maatschappelijke organisaties, liefdadigheidsinstellingen, stichtingen, verenigingen, politieke organisaties,
et cetera. Ze vallen allemaal onder de categorie ‘organisatie’.
Een organisatie is een samenwerkingsverband van mensen die bewust kennis, vaardigheden
en kracht bundelen en vaste relaties met elkaar aangaan om zo gemeenschappelijke doelen te
bereiken. Een organisatie kun je dus zien als een instrument om doelen te bereiken.
Een organisatie waar men producten en/of diensten produceert met het doel deze te verkopen
op een afzetmarkt, is een bedrijf.
Een bedrijf met winstoogmerk, is een onderneming.
In onderstaande figuur zie je deze begrippen weergegeven.
Figuur 1.3
In een goed functionerende organisatie worden de doelen volgens plan bereikt (doeltreffend),
op tijd en tegen zo min mogelijk kosten (doelmatig). Om een organisatie zowel doeltreffend
(effectief) als doelmatig (efficiënt) te laten functioneren, is het nodig na te denken over de
opbouw ervan, dus over een passende, op maat gemaakte organisatiestructuur. Een organisatiestructuur is de manier waarop taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en onderlinge
relaties in een organisatie zijn verdeeld en vastgelegd.
u i t g e v e r ij
coutinho
c
Aanvulling op Hoofdstuk 1 van Kwaliteit met beleid — 1/3
Hoe wordt zo’n structuur ontworpen?
■ Werkzaamheden worden vertaald naar taken, die verdeeld worden over de functies van
afdelingen, teams en individuele medewerkers. Die taken en functies worden goed op
elkaar en op de doelen van de organisatie afgestemd.
■ Bevoegdheden, verantwoordelijkheden en onderlinge relaties worden vastgesteld.
■ Er wordt een communicatie- en overlegstructuur ontworpen.
De organisatiestructuur beschrijft dus de vorm en werking van een organisatie. Bekend is het
organogram oftewel het organisatieschema, waarin de diverse onderdelen van de organisatie,
zoals afdelingen en teams, staan weergegeven. Enkele voorbeelden van organisatieschema’s
vind je op www.coutinho.nl/kwaliteitmetbeleid bij Extra info > Hoofdstuk 1, of klik hier.
Bij het ontwerpen van de organisatiestructuur vindt behalve de interne afstemming ook een
externe afstemming plaats. Elke organisatie wordt immers beïnvloed door de externe omgeving en beïnvloedt op haar beurt die omgeving. De doelen en strategie van een organisatie
worden daarom mede door externe omgevingsfactoren bepaald. Hierbij kan een onderscheid
worden gemaakt in demografische, economische, sociaal-culturele, technologische, ecologische en politieke factoren, ook wel DESTEP-factoren genoemd. Toelichting op de DESTEPfactoren vind je op www.coutinho.nl/kwaliteitmetbeleid bij Extra info > Hoofdstuk 1, of klik
hier.
Je kunt een organisatie bekijken vanuit de structuur, de formeel vastgelegde regels, processen
en systemen. Het functioneren van een organisatie wordt echter ook sterk bepaald door de
ongeschreven, informele regels, gewoontes, opvattingen, waarden en normen. Deze vormen
de basis van de organisatiecultuur: de gemeenschappelijke waarden, normen en opvattingen
binnen een organisatie en het daaruit voortvloeiende gedrag van de medewerkers.
De organisatiecultuur beïnvloedt de prestaties van de medewerkers en daarmee de resultaten
van de organisatie. Wil je een goed beeld krijgen van een organisatie, dan moet je dus kijken
naar zowel de organisatiestructuur als de organisatiecultuur.
Waarden, normen en opvattingen kun je niet zomaar waarnemen. Ze worden zichtbaar in
gedragspatronen, in de manier waarop medewerkers omgaan met elkaar, met klanten, met
samenwerkingspartners en met andere belanghebbenden. Rituelen als gezamenlijk koffiedrinken, bedrijfsuitstapjes, feesten, overleg- en vergadergedrag zijn bijvoorbeeld uitingen van
organisatiecultuur. Cultuur kan tevens zichtbaar worden in huisstijl (logo, interieur, kleding) en
in gedragscodes.
Op www.coutinho.nl/kwaliteitmetbeleid maak je kennis met twee modellen waarmee je de cultuur van een organisatie kunt beschrijven en typeren. Ga naar Extra info > Hoofdstuk 1, of klik
hier.
Er bestaat geen ‘beste’ organisatiecultuur. Wat goed en wat slecht is, hangt af van het soort
organisatie, wat haar doelen zijn, et cetera. Wil men dat iedere medewerker voortdurend
gericht is op leren, verbeteren en ontwikkelen, dan moet de organisatie echter wel aan de volgende algemene voorwaarden voldoen:
u i t g e v e r ij
coutinho
c
Aanvulling op Hoofdstuk 1 van Kwaliteit met beleid — 2/3
■ Er zijn stabiele kernwaarden. Deze kernwaarden moeten een evenwicht waarborgen tussen
houding, regels en gedrag, en daarvoor moeten zij duidelijke raakvlakken hebben met persoonlijke waarden. Daarover lees je meer in hoofdstuk 3.
■ Er is onderling vertrouwen. Vertrouwen is nodig voor een open en eerlijke omgang met
elkaar, en dat is weer een voorwaarde voor samenwerking. Vertrouwen is daarom de basis
voor het uitgangspunt ‘afspraak is afspraak’ en voor een cultuur waarin men elkaar daarop
kan aanspreken. Daarover lees je meer in hoofdstuk 4.
■ Een continu streven naar verbetering is in de organisatiecultuur verankerd. Leren, verbeteren en verbeteringen vasthouden zijn kenmerkend voor de wijze van (samen)werken: fouten
maken mag, als je er maar van leert.
Leren, verbeteren en ontwikkelen betekent: veranderen. Als medewerkers betere resultaten willen halen, moet er anders gewerkt worden. Vaak kan zo’n andere werkwijze binnen de bestaande structuur en cultuur worden gerealiseerd, maar soms zijn meer ingrijpende maatregelen
noodzakelijk. Dan moet de organisatiestructuur en/of de organisatiecultuur worden aangepast.
Dat moet goed georganiseerd worden en is dan ook niet van de ene op de andere dag gerealiseerd. Op www.coutinho.nl/kwaliteitmetbeleid lees je meer over organisatieverandering. Ga
naar Extra info > Hoofdstuk 1, of klik hier.
u i t g e v e r ij
coutinho
c
Aanvulling op Hoofdstuk 1 van Kwaliteit met beleid — 3/3