Verslag Informatievergadering 20 Sep 2016 – Dossier 16IP003

Verslag Informatievergadering 20 Sep 2016 – Dossier 16IP003
Deelnemende firma’s :
-
Tractebel
Morgen Architecture
Alliance Engineering
Sweco Belgium
Aero Systems
Archi-vision
Assar
BAEV
Piron Architecs
Ar-te
Besproken punten :
Zie Ppt in bijlage.
Slide 17 (NL) – Slide 18 (FR) :
VRAAG : Hoe moet de termijn van “de afgelopen drie jaar” geïnterpreteerd worden? Kan een project
waarvan de studie nog lopende is op het moment van de indiening der offertes weerhouden worden
als referentieproject?
ANTWOORD : Een studie die nog lopende is op het moment van de indiening der offertes mag NIET
weerhouden worden als referentieproject. Enkel studies die beëindigd werden in 2013, 2014, 2015
of 2016 kunnen hiervoor opgegeven worden.
Slide 25 (NL) – Slide 26 (FR) :
VRAAG : Wat met betrekking tot de opvolging van de werf?
ANTWOORD : Er is geen opvolging van de werf voorzien in dit dossier. Defensie voorziet zelf in deze
taak door middel van een aangestelde Leidend Ambtenaar. Teneinde uw verantwoordelijkheid met
betrekking tot de opvolging van de werf niet in het gedrang te brengen zal Defensie de naam van
deze Leidend Ambtenaar overmaken aan de weerhouden dienstverlener wanneer een project in
uitvoering gaat.
Slide 33 (NL) – Slide 34 (FR) :
VRAAG : Hoe wordt de voorbereiding van een dossier “vergunning” vergoed gezien dit soms wel,
soms niet zal gevraagd worden?
ANTWOORD : De voorbereiding van een dossier “vergunning” wordt vergoed als een Bijkomende
Prestatie (post B.10.1).
Slide 43 (NL) – Slide 44 (FR) :
VRAAG : Hoe verloopt de opdracht indien er problemen ontstaan tijdens de uitvoering?
ANTWOORD : Het mandaat van de Leidend Ambtenaar beperkt zijn vrijheid in handelen om af te
wijken van de bestekvoorschriften. De Leidende Dienst moet voorafgaandelijk zijn goedkeuring
geven op wijzigen aan het bestek en is hierin uiterst restrictief. In geval er wijzigingen doorgevoerd
worden die een impact hebben op het ontwerp (concept) zal er overleg plaatsvinden met de
dienstverlener. Deze interventie zal vergoed worden als Bijkomende Prestatie (posten B.10.2).
Bijkomende vragen :
VRAAG : Pagina 8 van het bestek : Er wordt hernomen dat het contract van rechtswege zal vervallen
op 31 december 2019, wat neerkomt op ongeveer een duur van drie jaar, terwijl op pagina 6
gepreciseerd wordt dat het contract een meerjarig contract van vier jaar betreft. Kan dit
verduidelijkt worden?
ANTWOORD : Defensie hoopt het contract te kunnen opstarten in november 2016 en bevestigt dat
het contract van rechtswege zal vervallen op 31 december 2019. De reële looptijd van het contract
bedraagt dus iets meer dan drie jaar.
VRAAG : Pagina 11 van het bestek : Moeten de referentieprojecten (technische capaciteit van de
kandidaten) beëindigd en opgeleverd zijn?
ANTWOORD : Ja.
VRAAG : Zo ja, in welke periode?
ANTWOORD : Jan 2013 tot en met de datum van de indiening van de offertes.
VRAAG : Moeten er attesten van goede uitvoering toegevoegd worden?
ANTWOORD : Neen. Defensie vraagt wel dat er naast de gegevens in de opgelegde tabel een
summiere uitleg wordt toegevoegd over het betrokken project teneinde dit te kunnen kaderen in
een bepaald barema. Hiervoor volstaat een half A4-document.
VRAAG : Moeten de ingediende referentieprojecten afkomstig zijn van de regio waarvoor de
inschrijver zich inschrijft (cfr perceel 1 – perceel 2)?
ANTWOORD : Neen.
VRAAG : Moet het bewijs van de technische capaciteit van de inschrijver (referentieprojecten)
beschouwd worden als selectiecriterium en de laagste prijs als gunningscriterium?
ANTWOORD : Ja.
VRAAG : Pagina 18 van het bestek : Zijn alle kosten van vertaling (aanbestedingsdocumenten, PV’s
van vergaderingen, …) wel degelijk buiten de prijs van de tarieven FABI/KVIV en dus voorzien als
bijkomende prestatie?
ANTWOORD : Ja. Defensie trekt wel de aandacht van de inschrijver op de voorschriften van
Paragraaf 11.a. aangaande het taalgebruik in dit dossier. Concreet betekent dit dat de projecten in
het Vlaams Gewest moeten opgesteld worden in NL, de projecten in het Waals Gewest moeten
opgesteld worden in FR en de projecten in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest moeten opgesteld
worden in NL of FR (vrije keuze dienstverlener). Zie ook post B.10.7 van het bestek.
VRAAG : Mag men beschouwen dat de opvolging van de werf zal verzekerd worden door Defensie
zelf en dat dus enkel de opdracht VCV (fase 5 – post B10.2), eventueel bijkomend bestelde prestaties
alsook de EPB verwezenlijking (post B.10.4) aan de dienstverlener zullen gevraagd worden tijdens
de fase realisatie project?
ANTWOORD : Ja.
VRAAG : Bijlage A : Behoudens vergissing…De bijlagen D en U die aan de offerte moeten toegevoegd
worden zijn actueel niet ter onzer beschikking?
ANTWOORD : Deze bijlagen zijn niet-bestaande. De Franstalige Bijlage A Perceel I zal worden
vervangen in het Addendum n°1.
VRAAG : Bijlage A, Aanhangsel 2 (inventaris) : Wie en hoe bepaalt men de klasse van een project
volgens de barema’s FABI/KVIV?
ANTWOORD : Defensie bepaalt de klasse van het project zich baserend op de tabellen in de
barema’s FABI/KVIV. De weerhouden klasse van het project wordt hernomen in de bestelbrief van
het schetsontwerp.
VRAAG : Bijlage C Deel B : Kan bevestigd worden dat de opdracht “veiligheidscoördinatie ontwerp”
inbegrepen is in de vergoeding die berekend wordt volgens de barema’s FABI/KVIV?
ANTWOORD : Ja.
VRAAG : Bijlage C Deel B : Kan bevestigd worden dat de opdracht “EPB ontwerp” inbegrepen is in de
vergoeding die berekend wordt volgens de barema’s FABI/KVIV?
ANTWOORD : Ja.
VRAAG: Bijlage A/ Aanhangsel 2 (inventaris): post B.10.5 - Topografische studie: de meeteenheid
(ha) volstaat voor het opmaken van opmetingen van het terrein.
Maar hoe zit het met opmetingen binnenin de gebouwen, in het kader van renovaties van oude
gebouwen waarvan men niet beschikt over de plannen van de bestaande situatie (formaat DWG)?
ANTWOORD: Met topografische opmetingen bedoelen we enkel de opmetingen op het
buitenterrein.
Opmetingen binnen zijn begrepen in het schetsontwerp en maken deel uit van de plannen
bestaande toestand die geleverd moeten worden volgens B.9.2.