Toelichting reglement bovenlokale culturele projecten

TOELICHTING REGLEMENT BOVENLOKALE CULTURELE PROJECTEN
Reglement Bovenlokale culturele projecten
HOOFDSTUK I – Doel, doelgroep en definities
Artikel 1. Doel van het subsidiereglement
De provincie Antwerpen is dé bovenlokale partner en promotor van een diverse, duurzame en toegankelijke culturele sector in de provincie Antwerpen.
Gemeentebesturen ontwikkelen vanuit hun specifieke lokale
context een lokaal cultuurbeleid op maat van hun burgers.
De ondersteuning van lokale initiatieven behoort dan ook
tot de verantwoordelijkheid van de gemeentebesturen.
Culturele organisaties en projecten hebben echter vaak een
uitstraling die de gemeentegrenzen overstijgt. Daarom ondersteunt en stimuleert de provincie Antwerpen als intermediair bestuursniveau ambitieuze bovenlokale culturele
initiatieven die een grote impact hebben op het culturele
landschap en/of de inwoners van de provincie.
Toelichting
Het subsidiereglement is integraal en mikt op alle mogelijke uiteenlopende aspecten van het domein cultuur waarvoor een bovenlokale benadering een meerwaarde betekent: kunsten, erfgoed, letteren, sociaal-cultureel volwassenenwerk, cultuurcommunicatie, …
Met culturele initiatieven worden alle mogelijke projecten
bedoeld die het brede culturele veld beslaan.
Met het reglement wil de provincie ambitieuze bovenlokale
cultuurprojecten ondersteunen die een grote impact hebben op het culturele landschap en/of de inwoners van de
provincie.
Binnen de perken van de kredieten die op het goedgekeurde budget van de provincie worden voorzien, verleent de
deputatie projectsubsidies voor bovenlokale culturele projecten die voldoen aan de voorwaarden zoals opgenomen in
onderhavig reglement.
Artikel 2. Doelgroep
De deputatie verleent projectsubsidies aan privaatrechtelijke verenigingen zonder winstoogmerk, met uitzondering
van diegenen die belast zijn met taken van gemeentelijk
belang.
De organisatie is een vereniging van personen (natuurlijke
of rechtspersonen) die hun vakkennis, hun activiteiten en
hun middelen verenigen met een doel dat geen winstbejag
is. De organisatie is geen industriële of handelsonderneming en is niet gericht op winst voor haar leden. Hiermee
bedoelen we vzw’s, stichtingen van openbaar nut, …
Privaatrechtelijke organisaties die belast zijn met taken
van gemeentelijk belang, worden beschouwd als gelieerd
aan een gemeentebestuur en worden bijgevolg doorverwezen naar het reglement op de intergemeentelijke culturele
TOELICHTING REGLEMENT BOVENLOKALE CULTURELE PROJECTEN
samenwerking. Hiermee bedoelen we bibliotheken, cultuurcentra, gemeenschapscentra, programmeringsvzw’s
van cultuur- en gemeenschapscentra, … Om te bepalen of
een organisatie al dan niet belast is met taken van gemeentelijk belang, worden de doelstellingen van de organisatie getoetst aan de voorwaarden opgenomen in artikel
225 §3 van het Gemeentedecreet.
Publiekrechtelijke verenigingen die gelieerd zijn aan een
openbaar bestuur komen niet in aanmerking voor subsidiering. Subsidieaanvragen voor bovenlokale projecten van
dergelijke verenigingen worden doorverwezen naar het
reglement intergemeentelijke culturele samenwerking.
Artikel 3. Definities
Project: een afgebakend geheel van activiteiten met een
duidelijke doelstelling, beperkt in de tijd (maximum 12
maanden) en gescheiden van andere activiteiten.
Bovenlokaal: een project is bovenlokaal als het de aangelegenheden van lokaal gemeentelijk belang overstijgt, voor
zover het streekgericht blijft en gericht is op realisaties binnen de grenzen van het grondgebied van de provincie.
Culturele initiatieven: alle mogelijke culturele projecten
die het brede culturele veld beslaan (kunsten, erfgoed, letteren, sociaal-cultureel volwassenenwerk, cultuurcommunicatie, ...).
Microsubsidie: deze bedraagt maximaal 2.500 euro, de
door de provincie toegekende subsidie bedraagt maximaal
het bedrag dat door de organisatie zelf wordt ingebracht.
Aanvragen moeten ingediend worden ten laatste drie
maanden voor de aanvang van het project. De microsubsidie is bedoeld voor bovenlokale projecten die een minder
grote financiële investering vergen.
Wanneer het van bij aanvang een langlopend project in
verschillende fases betreft, moet jaarlijks een nieuwe aanvraag ingediend worden voor de volgende fase van het
project. We beschouwen elke fase als een nieuw project.
Korte projecten die jaarlijks herhaald worden, moeten ook
jaarlijks worden aangevraagd.
Voor provinciegrensoverschrijdende projecten worden enkel de kosten gemaakt voor het projectdeel dat plaatsvindt
in de provincie Antwerpen, in aanmerking genomen voor
ondersteuning op dit reglement.
Het project dient een cultureel initiatief te zijn. De organisatie die de aanvraag indient, hoeft niet cultureel van aard
te zijn of culturele doelstellingen te hebben. Het is immers
mogelijk dat bijvoorbeeld een sportvereniging een cultureel
project wenst te realiseren.
Deze subsidie wordt voorzien voor de kleinere projecten.
Er is geen vaste deadline, de aanvraag moet ten minste
drie maanden voor de start van het project aan de administratie worden bezorgd. De aanvraag wordt intern beoordeeld door de medewerkers van de verschillende diensten
van het departement Cultuur en wordt als dusdanig volledig administratief afgehandeld en dit binnen een afzienbare
termijn. De toegekende microsubsidie bedraagt maximaal
TOELICHTING REGLEMENT BOVENLOKALE CULTURELE PROJECTEN
Macrosubsidie: deze bedraagt minimaal 2.500 euro, de
aanvragende organisatie dient zelf ook een deel eigen middelen in te brengen met een minimum van 2.500 euro, personele middelen niet meegerekend. Een externe projectencommissie bespreekt de aanvraag en formuleert een advies. Er zijn twee vaste deadlines per jaar. Er wordt een
voorschot van 50% uitgekeerd, tenzij de deputatie anders
beslist. De macrosubsidie is bedoeld voor bovenlokale projecten die een grotere financiële investering vergen.
Tekort op de projectbegroting: het tekort op de projectbegroting wordt berekend door de geraamde inkomsten
van het project (exclusief provinciale subsidie) af te trekken
van de geraamde uitgaven van het project (exclusief de
geraamde uitgaven en inkomsten die niet aanvaard worden
voor een subsidie).
Tekort op de projectafrekening: het tekort wordt berekend door de inkomsten van het project (exclusief provinciale subsidie) af te trekken van de uitgaven van het project
(exclusief de uitgaven en inkomsten die niet aanvaard worden voor een subsidie).
Projectencommissie: de aanvragen voor een macrosubsidie worden voor advies voorgelegd aan een externe
commissie van experten. Een medewerker van het depar-
2.500 euro. Om de verenigingen te responsabiliseren en
ondernemerschap in de culturele sector te stimuleren,
wordt verwacht dat het bedrag dat de provincie toekent
minstens geëvenaard wordt door eigen inbreng van de
vereniging. De inbreng van eigen personele middelen
wordt niet meegerekend.
Deze subsidie wordt voorzien voor meer omvangrijke projecten. Er wordt geen maximaal subsidiebedrag gehanteerd. Er zijn twee vaste indieningsdeadlines. Na elke
deadline worden de aanvragen verzameld en na een administratieve beoordeling voorgelegd aan een externe projectencommissie samengesteld uit experten. De procedure
voor de behandeling van een macrosubsidie is zwaarder en
duurt langer dan deze van de microsubsidie. Om de verenigingen te responsabiliseren en ondernemerschap in de
culturele sector te stimuleren, wordt verwacht dat de verenigingen een inspanning doen om – afhankelijk van de
aard van het project – een deel eigen middelen te voorzien. De verhouding subsidie / eigen inbreng wordt ter afweging meegenomen tijdens de bespreking van het dossier
door de projectencommissie. De eigen inbreng bestaat uit
minimaal 2.500 euro aan financiële middelen, aangevuld
met een verdere eigen inbreng van bijvoorbeeld personele
middelen, …
TOELICHTING REGLEMENT BOVENLOKALE CULTURELE PROJECTEN
tement Cultuur fungeert als secretaris. Er is voldoende vertegenwoordiging uit de verschillende culturele domeinen in
de commissie, en er zetelt een vertegenwoordiger in van
het bestuur van de Raad voor Cultuur. Het advies van de
commissie wordt door de administratie aan de deputatie
voorgelegd.
HOOFDSTUK II – Microsubsidies
Artikel 4. Voorwaarden voor de organisatie
De organisatie is een privaatrechtelijke vereniging zonder
winstoogmerk, met uitzondering van diegenen die belast
zijn met taken van gemeentelijk belang.
Alle privaatrechtelijke verenigingen zonder winstoogmerk
kunnen een microsubsidie aanvragen, met uitzondering
van diegenen die gelieerd zijn aan een gemeentebestuur.
Er worden geen beperkingen opgelegd rond het aantal
aanvragen per jaar.
Artikel 5. Voorwaarden voor het project
a) Om in aanmerking te komen voor een microsubsidie
moet het project voldoen aan volgende formele voorwaarden:
- het project vindt plaats in de provincie Antwerpen;
- door de organisatie wordt een bedrag ingebracht dat
ten minste gelijk is aan de gevraagde subsidie;
- er is een geraamd tekort in de projectbegroting;
- projecten die enkel gericht zijn op de eigen leden
worden uitgesloten;
- het project dient minstens een bovenlokale uitstraling te hebben.
b) Bij de beoordeling van het dossier wordt rekening gehouden met volgende inhoudelijke criteria:
- de regionale of bovenlokale inbedding en/of impact
van het project;
- het cultureel ondernemerschap;
- de inhoudelijke kwaliteit van het project.
Met regionale inbedding wordt bedoeld de meerwaarde van
het project voor een regio, de complementariteit t.o.v. bestaande initiatieven, het publieksbereik naar aantal en
spreiding, …
Voor de beoordeling van het cultureel ondernemerschap
wordt onder meer gekeken naar de samenwerking met
partners, de kosten- en inkomstenstructuur (verhouding
eigen middelen en externe middelen) en de toekomstvisie.
Met kwaliteit wordt bedoeld - indien relevant: artistieke
TOELICHTING REGLEMENT BOVENLOKALE CULTURELE PROJECTEN
c) Bij de beoordeling van het dossier worden volgende aandachtspunten mee in overweging genomen:
- de aandacht voor ‘meer kleur in cultuur’;
- de aandacht voor ‘meer toegankelijke cultuur’;
- de aandacht voor ‘meer eco-cultuur’.
kwaliteit, de kwaliteit van behoud & beheer, de kwaliteit
van de communicatie, de kwaliteit van de publiekswerking,
…
Met ‘kleur in cultuur’ wordt bedoeld de wijze waarop de
culturele diversiteit in de samenleving wordt weerspiegeld
in de realisatie van het project / in de organisatie (inhoudelijk, medewerkers, partners, …).
Met ‘toegankelijke cultuur’ wordt bedoeld de wijze waarop
het project / de organisatie actief drempels voor de beleving van erfgoed en kunsten verlaagt. Deze drempels kunnen fysiek van aard zijn, financieel, mentaal, sociocultureel, …
Met ‘meer eco-cultuur’ wordt bedoeld de mate waarin het
project / de organisatie inspanningen levert om haar eigen
ecologische impact en die van haar publiek te verkleinen.
d) De organisatie dient, vanaf de toezegging van de subsidie, de provincie Antwerpen te vermelden als ondersteunende overheid op duidelijke wijze en in redelijke verhouding met andere ondersteunende overheden/sponsors.
e) De organisatie dient, vanaf de toezegging van de subsidie, door de provincie Antwerpen aangeduide personen toe
te laten om ter plaatse na te gaan of het project plaatsvindt
zoals voorgesteld bij de aanvraag en hen toegang te verlenen tot alle documenten en informatie die zij daartoe noodzakelijk achten.
Artikel 6. Aanvraag van de microsubsidie
a) Een aanvraag voor deze subsidie kan enkel gebeuren
door het indienen van het aanvraagformulier dat ter beschikking wordt gesteld door het Cultuurloket van het departement Cultuur van de provincie Antwerpen.
b) Aanvragen voor deze subsidie dienen toe te komen op
het Cultuurloket ten laatste 3 maanden vóór de aanvang
van het project.
c) Het aanvraagdossier bestaat uit:
- het ingevulde aanvraagformulier dat ter beschikking
wordt gesteld door het Cultuurloket van het depar-
TOELICHTING REGLEMENT BOVENLOKALE CULTURELE PROJECTEN
tement Cultuur van de provincie Antwerpen, ondertekend volgens de bepalingen in artikel 17;
- de statuten van de organisatie;
- een actieplan met een omschrijving van de doelstellingen, de timing en de concrete uitwerking van het
project met indicatoren;
- een motivatie met betrekking tot de inhoudelijke criteria en aandachtspunten zoals vermeld onder artikel 5 b) en artikel 5 c);
- een gedetailleerde projectbegroting met raming van
kosten en inkomsten;
- de wijze waarop de inbreng van de provincie Antwerpen gecommuniceerd zal worden.
d) De provincie Antwerpen kan steeds bijkomende informatie opvragen over de werking en financiën van de organisatie en over het project.
e) Als het project niet kan plaatsvinden of als er wijzigingen
optreden, deelt de organisatie dit onmiddellijk mee aan het
provinciebestuur.
Artikel 7. Toekenning en betaling van de microsubsidie
a) De deputatie beslist over de toekenning van de subsidie
en bepaalt het bedrag ervan. Dit gebeurt binnen de perken
van de kredieten die voorzien zijn op het door de provincieraad goedgekeurde budget. De deputatie houdt rekening
met de criteria en aandachtspunten vooropgesteld in artikel
5 b) en artikel 5 c).
b) De toegekende subsidie bedraagt maximaal 2.500 euro,
bedraagt nooit meer dan het bedrag dat door de organisatie wordt ingebracht, en bedraagt nooit meer dan het geraamde tekort in de projectbegroting.
c) Bij toekenning van de microsubsidie wordt het volledige
bedrag uitbetaald.
d) De uitbetaalde subsidie kan nooit hoger zijn dan het tekort in de projectafrekening. Dit tekort wordt berekend
door de inkomsten van het project (exclusief provinciale
Een indicator is een parameter die toelaat om te evalueren
of de doelstellingen bereikt zijn. Bij voorkeur worden naast
kwalitatieve of beschrijvende indicatoren per doelstelling
ook minstens 2 kwantitatieve indicatoren vooropgesteld.
Indien bij evaluatie van het project blijkt dat (een deel
van) de uitbetaalde subsidie niet kan verantwoord worden,
zal de subsidie geheel of gedeeltelijk teruggevorderd worden (zie artikel 8 d).
TOELICHTING REGLEMENT BOVENLOKALE CULTURELE PROJECTEN
subsidie) af te trekken van de uitgaven van het project (exclusief de uitgaven en inkomsten die niet aanvaard worden
voor een subsidie).
e) Onder andere volgende uitgaven komen niet in aanmerking voor subsidiëring:
- uitgaven die al ondersteund worden door de provincie Antwerpen;
- prestatievergoedingen voor medewerkers die op de
loonlijst staan van de organisatie.
Artikel 8. Evaluatiedossier microsubsidie
a) Het evaluatiedossier moet ingediend worden bij het Cultuurloket van het departement Cultuur van de provincie
Antwerpen uiterlijk 3 maanden na voltooiing van het project en ten laatste op 31 augustus van het jaar volgend op
de toekenning van de projectsubsidie (afhankelijk van de
deadline die het eerst verstrijkt).
b) Het evaluatiedossier bestaat uit:
- het ingevulde evaluatieformulier dat ter beschikking
wordt gesteld door het Cultuurloket van het departement Cultuur van de provincie Antwerpen, ondertekend volgens de bepalingen in artikel 17;
- een inhoudelijk verslag met de evaluatie van het
project (timing, doelstellingen, inhoudelijke criteria,
indicatoren);
- een gedetailleerde staat van alle inkomsten en uitgaven van het project inclusief de inkomsten uit
subsidieaanvragen bij andere overheden, ondertekend volgens de bepalingen in artikel 17. Bewijsstukken van de uitgaven dienen niet bijgevoegd,
maar wel ter beschikking gehouden te worden voor
controle;
- bewijsstukken waaruit blijkt dat de provincie Antwerpen als ondersteunende overheid werd opgenomen in externe communicatie.
c) Projectuitgaven die in aanmerking genomen worden in
de evaluatie zijn exclusief btw voor die uitgaven waarvoor
de aanvrager de btw kan recupereren en inclusief btw voor
de andere uitgaven.
Het inhoudelijk verslag bevat de evaluatie van het project:
werd het gerealiseerd zoals vooropgesteld op gebied van
timing, doelstellingen, samenwerkingen, … De evaluatie
bevat een toelichting van de inhoudelijke criteria en aandachtspunten, onder meer aan de hand van de indicatoren.
Een indicator is een parameter die toelaat om te evalueren
of de doelstellingen bereikt zijn. Bij voorkeur worden naast
kwalitatieve of beschrijvende indicatoren per doelstelling
ook minstens 2 kwantitatieve indicatoren vooropgesteld.
TOELICHTING REGLEMENT BOVENLOKALE CULTURELE PROJECTEN
d) Bij onjuiste, onvolledige of laattijdige evaluatiedossiers
en bij niet-naleving van de voorwaarden van dit subsidiereglement, kan de provincie Antwerpen beslissen de subsidie
geheel of gedeeltelijk terug te vorderen.
HOOFDSTUK III. Macrosubsidies
Artikel 9. Voorwaarden voor de organisatie
De organisatie is een privaatrechtelijke vereniging zonder
winstoogmerk, met uitzondering van diegenen die belast
zijn met taken van gemeentelijk belang.
Alle privaatrechtelijke verenigingen zonder winstoogmerk
kunnen een macrosubsidie aanvragen, met uitzondering
van diegenen die gelieerd zijn aan een gemeentebestuur.
Er worden geen beperkingen opgelegd rond het aantal
aanvragen per jaar.
Artikel 10. Voorwaarden voor het project
a) Om in aanmerking te komen voor een macrosubsidie
moet het project voldoen aan volgende formele voorwaarden:
- het project vindt plaats in de provincie Antwerpen;
- door de organisatie zelf wordt minimaal 2.500 euro
ingebracht, personele middelen niet meegerekend;
- er is een geraamd tekort in de projectbegroting;
- projecten die enkel gericht zijn op de eigen leden
worden uitgesloten;
- het project dient minstens een bovenlokale uitstraling te hebben.
b) Bij de beoordeling van het dossier wordt rekening gehouden met volgende inhoudelijke criteria:
- de regionale of bovenlokale inbedding en/of impact
van het project;
- het cultureel ondernemerschap;
- de inhoudelijke kwaliteit van het project.
Door te vragen dat de organisatie financieel zelf minimaal
2.500 euro inbrengt, maken we het onderscheid met de
‘kleinere’ projecten die in aanmerking komen voor een microsubsidie. De inbreng van eigen personele middelen
wordt niet meegerekend. Buiten de minimumbepaling van
2.500 euro wordt geen exact bedrag of percentage gezet
op het deel eigen middelen. De verhouding subsidie / eigen
inbreng wordt wel ter afweging meegenomen tijdens de
bespreking van het dossier door de projectencommissie.
Met regionale inbedding wordt bedoeld de meerwaarde van
het project voor een regio, de complementariteit t.o.v. bestaande initiatieven, het publieksbereik naar aantal en
spreiding, …
Voor de beoordeling van het cultureel ondernemerschap
wordt onder meer gekeken naar de samenwerking met
partners, de kosten- en inkomstenstructuur (verhouding
eigen middelen en externe middelen), …
Met kwaliteit wordt bedoeld - indien relevant: artistieke
TOELICHTING REGLEMENT BOVENLOKALE CULTURELE PROJECTEN
kwaliteit, de kwaliteit van behoud & beheer, de kwaliteit
van de communicatie, de kwaliteit van de publiekswerking,
…
c) Bij de beoordeling van het dossier worden volgende aandachtspunten mee in overweging genomen:
- de aandacht voor ‘meer kleur in cultuur’;
- de aandacht voor ‘meer toegankelijke cultuur’;
- de aandacht voor ‘meer eco-cultuur’.
Met ‘kleur in cultuur’ wordt bedoeld de wijze waarop de
culturele diversiteit in de samenleving wordt weerspiegeld
in de realisatie van het project / in de organisatie (inhoudelijk, medewerkers, partners, …).
Met ‘toegankelijke cultuur’ wordt bedoeld de wijze waarop
het project / de organisatie actief drempels voor de beleving van erfgoed en kunsten verlaagt. Deze drempels kunnen fysiek van aard zijn, financieel, mentaal, sociocultureel, …
Met ‘meer eco-cultuur’ wordt bedoeld de mate waarin het
project / de organisatie inspanningen levert om haar eigen
ecologische impact en die van haar publiek te verkleinen.
d) De organisatie dient, vanaf de toezegging van de subsidie, de provincie Antwerpen te vermelden als ondersteunende overheid op duidelijke wijze en in redelijke verhouding met andere ondersteunende overheden/sponsors.
e) De organisatie dient, vanaf de toezegging van de subsidie, door de provincie Antwerpen aangeduide personen toe
te laten om ter plaatse na te gaan of het project plaatsvindt
zoals voorgesteld bij de aanvraag en hen toegang te verlenen tot alle documenten en informatie die zij daartoe noodzakelijk achten.
Artikel 11. Aanvraag van de macrosubsidie
a) Een aanvraag voor deze subsidie kan enkel gebeuren
door het indienen van het aanvraagformulier dat ter beschikking wordt gesteld door het Cultuurloket van het departement Cultuur van de provincie Antwerpen.
b) Aanvragen voor deze subsidie dienen toe te komen op
het Cultuurloket:
- uiterlijk op 15 maart: voor projecten die ten vroegste starten vanaf 1 juli van hetzelfde jaar
Dit zijn uiterlijke deadlines. Zeker voor grote projecten is
het aan te raden niet te wachten tot de uiterlijke deadline
met het indienen van de subsidieaanvraag, maar indien
mogelijk tegen een eerdere deadlinedatum in te dienen.
TOELICHTING REGLEMENT BOVENLOKALE CULTURELE PROJECTEN
-
uiterlijk op 15 september: voor projecten die ten
vroegste starten vanaf 1 januari van het volgende
jaar
c) Het aanvraagdossier bestaat uit:
- het ingevulde aanvraagformulier dat ter beschikking
wordt gesteld door het Cultuurloket van het departement Cultuur van de provincie Antwerpen, ondertekend volgens de bepalingen in artikel 17;
- de statuten van de organisatie;
- een actieplan met een omschrijving van de doelstellingen, de timing en de concrete uitwerking van het
project met indicatoren;
- een motivatie met betrekking tot de inhoudelijke criteria en aandachtspunten zoals vermeld onder artikel 10 b) en artikel 10 c);
- een gedetailleerde projectbegroting met raming van
kosten en opbrengsten;
- de wijze waarop de inbreng van de provincie Antwerpen gecommuniceerd zal worden.
d) De provincie Antwerpen kan steeds bijkomende informatie opvragen over de werking en financiën van de organisatie en over het project.
e) Als het project niet kan plaatsvinden of als er wijzigingen
optreden, deelt de organisatie dit onmiddellijk mee aan het
provinciebestuur.
Artikel 12. Toekenning van de macrosubsidie
a) De deputatie beslist over de toekenning van de subsidie
en bepaalt het bedrag ervan. Dit gebeurt binnen de perken
van de kredieten die voorzien zijn op het door de provincieraad goedgekeurde budget. De deputatie houdt rekening
met de criteria vooropgesteld in artikel 10 b) en artikel 10
c).
b) De deputatie laat zich hierbij adviseren door een projectencommissie. Het advies van deze commissie behandelt
zowel de inhoudelijke als de zakelijke aspecten van het project. De commissie toetst het dossier aan de criteria en
aandachtspunten van het reglement, geeft aan of de begroting realistische uitgaven en inkomsten bevat en welke kos-
Voor dossiers die met de post verzonden worden, geldt de
postdatum als indieningsdatum.
Een indicator is een parameter die toelaat om te evalueren
of de doelstellingen bereikt zijn. Bij voorkeur worden naast
kwalitatieve of beschrijvende indicatoren per doelstelling
ook minstens 2 kwantitatieve indicatoren vooropgesteld.
Er wordt geen maximaal subsidiebedrag vastgelegd om
geen rem te zetten op de ambities en engagementen van
organisaties die een project willen realiseren.
TOELICHTING REGLEMENT BOVENLOKALE CULTURELE PROJECTEN
ten al dan niet aanvaard kunnen worden voor een subsidie.
De deputatie kan bijkomende voorwaarden bepalen voor de
uitbetaling van de subsidie.
c) De projectencommissie wordt jaarlijks samengesteld
door de deputatie, en is samengesteld uit een medewerker
van het departement Cultuur (secretaris), minstens tien
stemgerechtigde leden uit de verschillende culturele domeinen, en een vertegenwoordiger van het bestuur van de
Raad voor Cultuur. De voorzitter wordt verkozen binnen de
commissie. De projectencommissie kan adviseren een aanvraag voor een macrosubsidie te behandelen als een aanvraag voor een microsubsidie. Het advies van de commissie
wordt door de administratie aan de deputatie voorgelegd.
Indien de projectencommissie van oordeel is dat een projectdossier eerder beantwoordt aan de voorwaarden van
een microsubsidie, kan zij adviseren om het dossier verder
te behandelen als een aanvraag voor een microsubsidie.
Dit betekent dat het dossier verder afgehandeld wordt door
de administratie, en niet door de projectencommissie.
d) Er wordt een voorschot van 50% uitgekeerd, tenzij de
deputatie anders beslist.
e) Onder andere volgende uitgaven komen niet in aanmerking voor subsidiëring:
- uitgaven die al ondersteund worden door de provincie Antwerpen;
- prestatievergoedingen voor medewerkers die op de
loonlijst staan van de organisatie.
Artikel 13. Evaluatiedossier macrosubsidie
a) Het evaluatiedossier moet ingediend worden bij het Cultuurloket van het departement Cultuur van de provincie
Antwerpen uiterlijk 3 maanden na voltooiing van het project en ten laatste op 31 augustus van het jaar volgend op
de toekenning van de projectsubsidie (afhankelijk van de
deadline die het eerst verstrijkt).
b) Het evaluatiedossier bestaat uit:
- het ingevulde evaluatieformulier dat ter beschikking
wordt gesteld door het Cultuurloket van het departement Cultuur van de provincie Antwerpen, ondertekend volgens de bepalingen in artikel 17;
- een inhoudelijk verslag met de evaluatie van het
project (timing, doelstellingen, inhoudelijke criteria,
indicatoren);
- een gedetailleerde staat van alle inkomsten en uit-
Het inhoudelijk verslag bevat de evaluatie van het project:
werd het gerealiseerd zoals vooropgesteld op gebied van
timing, doelstellingen, samenwerkingen, … De evaluatie
bevat een toelichting van de inhoudelijke criteria en aan-
TOELICHTING REGLEMENT BOVENLOKALE CULTURELE PROJECTEN
gaven van het project inclusief de inkomsten uit
subsidieaanvragen bij andere overheden, ondertekend volgens de bepalingen in artikel 17. Bewijsstukken van de uitgaven dienen niet bijgevoegd,
maar wel ter beschikking gehouden te worden voor
controle;
- bewijsstukken waaruit blijkt dat de provincie Antwerpen als ondersteunende overheid werd opgenomen in externe communicatie.
Artikel 14. Betaling van de macrosubsidie
dachtspunten, onder meer aan de hand van de indicatoren.
Een indicator is een parameter die toelaat om te evalueren
of de doelstellingen bereikt zijn. Bij voorkeur worden naast
kwalitatieve of beschrijvende indicatoren per doelstelling
ook minstens 2 kwantitatieve indicatoren vooropgesteld.
a) 50% van het toegekende bedrag wordt als terugvorderbaar voorschot uitbetaald bij de toekenning van de subsidie, tenzij de deputatie hier anders over beslist. Het saldo
van de subsidie wordt uitbetaald na de evaluatie van het
project.
b) De uitbetaalde subsidie zal nooit meer zijn dan het toegekende bedrag.
b) De uitbetaalde subsidie kan nooit hoger zijn dan het tekort in de projectafrekening. Dit tekort wordt berekend
door de inkomsten van het project (exclusief provinciale
subsidie) af te trekken van de uitgaven van het project (exclusief de uitgaven en inkomsten die niet aanvaard worden
voor een subsidie).
c) Projectuitgaven die in aanmerking genomen worden in
de evaluatie zijn exclusief btw voor die uitgaven waarvoor
de aanvrager de btw kan recupereren en inclusief btw voor
de andere uitgaven.
d) Bij onjuiste, onvolledige of laattijdige dossiers en bij
niet-naleving van de bepalingen van dit subsidiereglement
of eventueel bijkomende voorwaarden gesteld door de deputatie, kan de provincie Antwerpen beslissen de subsidie
geheel of gedeeltelijk terug te vorderen.
Hoofdstuk IV. Algemene bepalingen
Artikel 15. Betwistingen
Betwistingen na beslissing betreffende dit reglement, de
toepassing ervan evenals alle onvoorziene gevallen worden
desgevallend voor heroverweging voorgelegd aan de depu-
Officiële beroepsmogelijkheden worden vermeld op de brief
waarin de beslissing van de deputatie wordt meegedeeld
aan de subsidietrekker. Dit is conform het decreet van 26
TOELICHTING REGLEMENT BOVENLOKALE CULTURELE PROJECTEN
tatie, mits duidelijke motivatie en het aanbrengen van
nieuwe elementen in het dossier.
Artikel 16. Wettelijk en reglementair kader
maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur.
De aanvraag wordt behandeld overeenkomstig de bepalingen in:
a) de wet van 14 november 1983 betreffende de controle
op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen;
b) het provinciaal reglement van 16 december 2010 betreffende de subsidiëringen en het toestaan van reservevorming door subsidietrekkers.
Artikel 17. Ondertekening documenten
De documenten moeten steeds ondertekend worden door
de daartoe bevoegde persoon:
a) Voor subsidies tot en met 24.789,35 euro volstaat de
handtekening met naam en functie.
b) Voor subsidies boven 24.789,35 euro is een bewijs vereist waaruit blijkt dat de ondertekenaar gemachtigd is de
organisatie in rechte te vertegenwoordigen. Meestal zijn dit
de statuten van de organisatie, indien de ondertekenaar
hierin wordt aangeduid. Mocht deze hierin niet worden vernoemd, is een aparte machtiging vereist.
Artikel 18. Overgangs- en slotbepalingen
a) Dit subsidiereglement is van kracht vanaf 27 juni 2013
en is van toepassing op alle aanvragen die werden ingediend vanaf 1 januari 2013.
b) Subsidieaanvragen die ingediend worden tijdens het kalenderjaar 2013 en die mogelijks in aanmerking komen
voor subsidiëring via dit reglement, dienen niet te voldoen
aan de formele bepalingen van dit reglement.
b) Dit subsidiereglement heft het reglement ‘Subsidiëring
van bijzondere activiteiten’ op, met uitzondering van de
artikels 7 tot en met 10 die opgeheven worden per 1 januari 2014.
Aangezien er in 2013 nog projecten lopen, goedgekeurd op
het reglement ‘Subsidiëring van bijzondere activiteiten’,
dienen deze nog op dat reglement geëvalueerd en afgehandeld te kunnen worden. Daarom worden de betreffende
artikels uit het reglement ‘Subsidiëring van bijzondere activiteiten’ pas met ingang van 1 januari 2014 opgeheven.