Toelichting Reglement Bovenlokale Culturele Projecten Type

Toelichting Reglement bovenlokale projecten
Departement Cultuur
Reglement Bovenlokale culturele projecten
HOOFDSTUK I – Doel, doelgroep en definities
Artikel 1. Doel van het subsidiereglement
De provincie Antwerpen is dé bovenlokale partner en promotor van
een diverse, duurzame en toegankelijke culturele sector in de
provincie Antwerpen.
Gemeentebesturen ontwikkelen vanuit hun specifieke lokale
context een lokaal cultuurbeleid op maat van hun burgers. De
ondersteuning van lokale initiatieven behoort dan ook tot de
verantwoordelijkheid van de gemeentebesturen.
Culturele organisaties en projecten hebben echter vaak een
uitstraling die de gemeentegrenzen overstijgt. Daarom ondersteunt
en
stimuleert
de
provincie
Antwerpen
als
intermediair
bestuursniveau ambitieuze bovenlokale culturele initiatieven die
een grote impact hebben op het culturele landschap en/of de
inwoners van de provincie.
Toelichting
Het subsidiereglement is integraal en mikt op alle mogelijke
uiteenlopende aspecten van het domein cultuur waarvoor een
bovenlokale benadering een meerwaarde betekent: kunsten,
erfgoed,
letteren,
sociaal-cultureel
volwassenenwerk,
cultuurcommunicatie, …
Met culturele initiatieven worden alle mogelijke projecten bedoeld
die het brede culturele veld beslaan.
Met het reglement wil de provincie ambitieuze bovenlokale
cultuurprojecten ondersteunen die een grote impact hebben op het
culturele landschap en/of de inwoners van de provincie.
Binnen de perken van de kredieten die op het goedgekeurde
budget van de provincie worden voorzien, verleent de deputatie
projectsubsidies voor bovenlokale culturele projecten die voldoen
aan de voorwaarden zoals opgenomen in onderhavig reglement.
Artikel 2. Doelgroep
De deputatie verleent projectsubsidies aan privaatrechtelijke
verenigingen zonder winstoogmerk, met uitzondering van diegenen
die belast zijn met taken van gemeentelijk belang.
De organisatie is een vereniging van personen (natuurlijke of
rechtspersonen) die hun vakkennis, hun activiteiten en hun
middelen verenigen met een doel dat geen winstbejag is. De
organisatie is geen industriële of handelsonderneming en is niet
gericht op winst voor haar leden. Hiermee bedoelen we vzw’s,
stichtingen van openbaar nut, …
Privaatrechtelijke organisaties die belast zijn met taken van
gemeentelijk belang, worden beschouwd als gelieerd aan een
gemeentebestuur en worden bijgevolg doorverwezen naar het
Toelichting Reglement bovenlokale projecten
Departement Cultuur
reglement op de intergemeentelijke culturele samenwerking.
Hiermee
bedoelen
we
bibliotheken,
cultuurcentra,
gemeenschapscentra, programmeringsvzw’s van cultuur- en
gemeenschapscentra, … Om te bepalen of een organisatie al dan
niet belast is met taken van gemeentelijk belang, worden de
doelstellingen van de organisatie getoetst aan de voorwaarden
opgenomen in artikel 225 §3 van het Gemeentedecreet.
Publiekrechtelijke verenigingen die gelieerd zijn aan een openbaar
bestuur
komen
niet
in
aanmerking
voor
subsidiëring.
Subsidieaanvragen voor bovenlokale projecten van dergelijke
verenigingen
worden
doorverwezen
naar
het
reglement
intergemeentelijke culturele samenwerking.
Artikel 3. Definities
Project: een afgebakend geheel van activiteiten met een duidelijke
doelstelling, beperkt in de tijd (maximum 12 maanden) en
gescheiden van andere activiteiten.
Bovenlokaal:
een
project
is
bovenlokaal
als
het
de
aangelegenheden van lokaal gemeentelijk belang overstijgt, voor
zover het streekgericht blijft en gericht is op realisaties binnen de
grenzen van het grondgebied van de provincie.
Culturele initiatieven: alle mogelijke culturele projecten die het
brede culturele veld beslaan (kunsten, erfgoed, letteren, sociaalcultureel volwassenenwerk, cultuurcommunicatie, ...).
Microsubsidie: deze bedraagt maximaal 2.500 euro, de door de
provincie toegekende subsidie bedraagt maximaal het bedrag dat
door de organisatie zelf wordt ingebracht. Aanvragen moeten
ingediend worden ten laatste drie maanden voor de aanvang van
het project. De microsubsidie is bedoeld voor bovenlokale projecten
die een minder grote financiële investering vergen.
Wanneer het van bij aanvang een langlopend project in
verschillende fases betreft, moet jaarlijks een nieuwe aanvraag
ingediend worden voor de volgende fase van het project. We
beschouwen elke fase als een nieuw project.
Korte projecten die jaarlijks herhaald worden, moeten ook jaarlijks
worden aangevraagd.
Voor provinciegrensoverschrijdende projecten worden enkel de
kosten gemaakt voor het projectdeel dat plaatsvindt in de provincie
Antwerpen, in aanmerking genomen voor ondersteuning op dit
reglement.
Het project dient een cultureel initiatief te zijn. De organisatie die
de aanvraag indient, hoeft niet cultureel van aard te zijn of
culturele doelstellingen te hebben. Het is immers mogelijk dat
bijvoorbeeld een sportvereniging een cultureel project wenst te
realiseren.
Deze subsidie wordt voorzien voor de kleinere projecten. Er is geen
vaste deadline, de aanvraag moet ten minste drie maanden voor
de start van het project aan de administratie worden bezorgd. De
aanvraag wordt intern beoordeeld door de medewerkers van de
verschillende diensten van het departement Cultuur en wordt als
dusdanig volledig administratief afgehandeld en dit binnen een
Toelichting Reglement bovenlokale projecten
Departement Cultuur
Macrosubsidie: deze bedraagt minimaal 2.500 euro, de
aanvragende organisatie dient zelf ook een deel eigen middelen in
te brengen met een minimum van 2.500 euro, personele middelen
niet meegerekend. Een externe projectencommissie bespreekt de
aanvraag en formuleert een advies. Er zijn twee vaste deadlines
per jaar. Er wordt een voorschot van 50% uitgekeerd, tenzij de
deputatie anders beslist. De macrosubsidie is bedoeld voor
bovenlokale projecten die een grotere financiële investering
vergen.
Tekort
op
de
projectbegroting:
het
tekort
op
de
projectbegroting wordt berekend door de geraamde inkomsten van
het project (exclusief provinciale subsidie) af te trekken van de
geraamde uitgaven van het project (exclusief de geraamde
uitgaven en inkomsten die niet aanvaard worden voor een
subsidie).
Tekort op de projectafrekening: het tekort wordt berekend door
de inkomsten van het project (exclusief provinciale subsidie) af te
trekken van de uitgaven van het project (exclusief de uitgaven en
inkomsten die niet aanvaard worden voor een subsidie).
Projectencommissie: de aanvragen voor een macrosubsidie
worden voor advies voorgelegd aan een externe commissie van
experten. Een medewerker van het departement Cultuur fungeert
als secretaris. Er is voldoende vertegenwoordiging uit de
afzienbare termijn. De toegekende microsubsidie bedraagt
maximaal 2.500 euro. Om de verenigingen te responsabiliseren en
ondernemerschap in de culturele sector te stimuleren, wordt
verwacht dat het bedrag dat de provincie toekent minstens
geëvenaard wordt door eigen inbreng van de vereniging. De
inbreng van eigen personele middelen wordt niet meegerekend.
Deze subsidie wordt voorzien voor meer omvangrijke projecten. Er
wordt geen maximaal subsidiebedrag gehanteerd. Er zijn twee
vaste indieningsdeadlines. Na elke deadline worden de aanvragen
verzameld en na een administratieve beoordeling voorgelegd aan
een externe projectencommissie samengesteld uit experten. De
procedure voor de behandeling van een macrosubsidie is zwaarder
en duurt langer dan deze van de microsubsidie. Om de
verenigingen te responsabiliseren en ondernemerschap in de
culturele sector te stimuleren, wordt verwacht dat de verenigingen
een inspanning doen om – afhankelijk van de aard van het project
– een deel eigen middelen te voorzien. De verhouding subsidie /
eigen inbreng wordt ter afweging meegenomen tijdens de
bespreking van het dossier door de projectencommissie. De eigen
inbreng bestaat uit minimaal 2.500 euro aan financiële middelen,
aangevuld met een verdere eigen inbreng van bijvoorbeeld
personele middelen, …
Toelichting Reglement bovenlokale projecten
Departement Cultuur
verschillende culturele domeinen in de commissie, en er zetelt een
vertegenwoordiger in van het bestuur van de Raad voor Cultuur.
Het advies van de commissie wordt door de administratie aan de
deputatie voorgelegd.
HOOFDSTUK II – Microsubsidies
Artikel 4. Voorwaarden voor de organisatie
De organisatie is een privaatrechtelijke vereniging zonder
winstoogmerk, met uitzondering van diegenen die belast zijn met
taken van gemeentelijk belang.
Alle privaatrechtelijke verenigingen zonder winstoogmerk kunnen
een microsubsidie aanvragen, met uitzondering van diegenen die
gelieerd zijn aan een gemeentebestuur.
Er worden geen beperkingen opgelegd rond het aantal aanvragen
per jaar.
Artikel 5. Voorwaarden voor het project
a) Om in aanmerking te komen voor een microsubsidie moet het
project voldoen aan volgende formele voorwaarden:
- het project vindt plaats in de provincie Antwerpen;
- door de organisatie wordt een bedrag ingebracht dat ten
minste gelijk is aan de gevraagde subsidie;
- er is een geraamd tekort in de projectbegroting;
- projecten die enkel gericht zijn op de eigen leden worden
uitgesloten;
- het project dient minstens een bovenlokale uitstraling te
hebben.
b) Bij de beoordeling van het dossier wordt rekening gehouden met
volgende inhoudelijke criteria:
- de regionale of bovenlokale inbedding en/of impact van het
project;
- het cultureel ondernemerschap;
- de inhoudelijke kwaliteit van het project.
Met regionale inbedding wordt bedoeld de meerwaarde van het
project voor een regio, de complementariteit t.o.v. bestaande
initiatieven, het publieksbereik naar aantal en spreiding, …
Voor de beoordeling van het cultureel ondernemerschap wordt
onder meer gekeken naar de samenwerking met partners, de
kosten- en inkomstenstructuur (verhouding eigen middelen en
externe middelen) en de toekomstvisie.
Met kwaliteit wordt bedoeld - indien relevant: artistieke kwaliteit,
de kwaliteit van behoud & beheer, de kwaliteit van de
Toelichting Reglement bovenlokale projecten
Departement Cultuur
c) Bij de beoordeling van het dossier worden
aandachtspunten mee in overweging genomen:
- de aandacht voor ‘meer kleur in cultuur’;
- de aandacht voor ‘meer toegankelijke cultuur’;
- de aandacht voor ‘meer eco-cultuur’.
volgende
communicatie, de kwaliteit van de publiekswerking, …
Met ‘kleur in cultuur’ wordt bedoeld de wijze waarop de culturele
diversiteit in de samenleving wordt weerspiegeld in de realisatie
van het project / in de organisatie (inhoudelijk, medewerkers,
partners, …).
Met ‘toegankelijke cultuur’ wordt bedoeld de wijze waarop het
project / de organisatie actief drempels voor de beleving van
erfgoed en kunsten verlaagt. Deze drempels kunnen fysiek van
aard zijn, financieel, mentaal, socio-cultureel, …
Met ‘meer eco-cultuur’ wordt bedoeld de mate waarin het project /
de organisatie inspanningen levert om haar eigen ecologische
impact en die van haar publiek te verkleinen.
d) De organisatie dient, vanaf de toezegging van de subsidie, de
provincie Antwerpen te vermelden als ondersteunende overheid op
duidelijke wijze en in redelijke verhouding met andere
ondersteunende overheden/sponsors.
e) De organisatie dient, vanaf de toezegging van de subsidie, door
de provincie Antwerpen aangeduide personen toe te laten om ter
plaatse na te gaan of het project plaatsvindt zoals voorgesteld bij
de aanvraag en hen toegang te verlenen tot alle documenten en
informatie die zij daartoe noodzakelijk achten.
Artikel 6. Aanvraag van de microsubsidie
a) Een aanvraag voor deze subsidie kan enkel gebeuren door het
indienen van het aanvraagformulier dat ter beschikking wordt
gesteld door het Cultuurloket van het departement Cultuur van de
provincie Antwerpen.
b) Aanvragen voor deze subsidie dienen toe te komen op het
Cultuurloket ten laatste 3 maanden vóór de aanvang van het
project.
Toelichting Reglement bovenlokale projecten
Departement Cultuur
c) Het aanvraagdossier bestaat uit:
- het ingevulde aanvraagformulier dat ter beschikking wordt
gesteld door het Cultuurloket van het departement Cultuur
van de provincie Antwerpen, ondertekend volgens de
bepalingen in artikel 17;
- de statuten van de organisatie;
- een actieplan met een omschrijving van de doelstellingen,
de timing en de concrete uitwerking van het project met
indicatoren;
- een motivatie met betrekking tot de inhoudelijke criteria en
aandachtspunten zoals vermeld onder artikel 5 b) en artikel
5 c);
- een gedetailleerde projectbegroting met raming van kosten
en inkomsten;
- de wijze waarop de inbreng van de provincie Antwerpen
gecommuniceerd zal worden.
d) De provincie Antwerpen kan steeds bijkomende informatie
opvragen over de werking en financiën van de organisatie en over
het project.
e) Als het project niet kan plaatsvinden of als er wijzigingen
optreden, deelt de organisatie dit onmiddellijk mee aan het
provinciebestuur.
Artikel 7. Toekenning en betaling van de microsubsidie
a) De deputatie beslist over de toekenning van de subsidie en
bepaalt het bedrag ervan. Dit gebeurt binnen de perken van de
kredieten die voorzien zijn op het door de provincieraad
goedgekeurde budget. De deputatie houdt rekening met de criteria
en aandachtspunten vooropgesteld in artikel 5 b) en artikel 5 c).
b) De toegekende subsidie bedraagt maximaal 2.500 euro,
bedraagt nooit meer dan het bedrag dat door de organisatie wordt
ingebracht, en bedraagt nooit meer dan het geraamde tekort in de
projectbegroting.
c) Bij toekenning van de microsubsidie wordt het volledige bedrag
uitbetaald.
Een indicator is een parameter die toelaat om te evalueren of de
doelstellingen bereikt zijn. Bij voorkeur worden naast kwalitatieve
of beschrijvende indicatoren per doelstelling ook minstens 2
kwantitatieve indicatoren vooropgesteld.
Indien bij evaluatie van het project blijkt dat (een deel van) de
uitbetaalde subsidie niet kan verantwoord worden, zal de subsidie
geheel of gedeeltelijk teruggevorderd worden (zie artikel 8 d).
Toelichting Reglement bovenlokale projecten
Departement Cultuur
d) De uitbetaalde subsidie kan nooit hoger zijn dan het tekort in de
projectafrekening. Dit tekort wordt berekend door de inkomsten
van het project (exclusief provinciale subsidie) af te trekken van de
uitgaven van het project (exclusief de uitgaven en inkomsten die
niet aanvaard worden voor een subsidie).
e) Onder andere volgende uitgaven komen niet in aanmerking voor
subsidiëring:
- uitgaven die al ondersteund worden door de provincie
Antwerpen;
- prestatievergoedingen voor medewerkers die op de loonlijst
staan van de organisatie.
Artikel 8. Evaluatiedossier microsubsidie
a) Het evaluatiedossier moet ingediend worden bij het Cultuurloket
van het departement Cultuur van de provincie Antwerpen uiterlijk 3
maanden na voltooiing van het project en ten laatste op 31
augustus van het jaar volgend op de toekenning van de
projectsubsidie (afhankelijk van de deadline die het eerst
verstrijkt).
b) Het evaluatiedossier bestaat uit:
- het ingevulde evaluatieformulier dat ter beschikking wordt
gesteld door het Cultuurloket van het departement Cultuur
van de provincie Antwerpen, ondertekend volgens de
bepalingen in artikel 17;
- een inhoudelijk verslag met de evaluatie van het project
(timing, doelstellingen, inhoudelijke criteria, indicatoren);
- een gedetailleerde staat van alle inkomsten en uitgaven van
het project inclusief de inkomsten uit subsidieaanvragen bij
andere overheden, ondertekend volgens de bepalingen in
artikel 17. Bewijsstukken van de uitgaven dienen niet
bijgevoegd, maar wel ter beschikking gehouden te worden
voor controle;
- bewijsstukken waaruit blijkt dat de provincie Antwerpen als
ondersteunende overheid werd opgenomen in externe
communicatie.
c) Projectuitgaven die in aanmerking genomen worden in de
evaluatie zijn exclusief btw voor die uitgaven waarvoor de
Het inhoudelijk verslag bevat de evaluatie van het project: werd
het gerealiseerd zoals vooropgesteld op gebied van timing,
doelstellingen, samenwerkingen, … De evaluatie bevat een
toelichting van de inhoudelijke criteria en aandachtspunten, onder
meer aan de hand van de indicatoren.
Een indicator is een parameter die toelaat om te evalueren of de
doelstellingen bereikt zijn. Bij voorkeur worden naast kwalitatieve
of beschrijvende indicatoren per doelstelling ook minstens 2
kwantitatieve indicatoren vooropgesteld.
Toelichting Reglement bovenlokale projecten
Departement Cultuur
aanvrager de btw kan recupereren en inclusief btw voor de andere
uitgaven.
d) Bij onjuiste, onvolledige of laattijdige evaluatiedossiers en bij
niet-naleving van de voorwaarden van dit subsidiereglement, kan
de provincie Antwerpen beslissen de subsidie geheel of gedeeltelijk
terug te vorderen.
HOOFDSTUK III. Macrosubsidies
Artikel 9. Voorwaarden voor de organisatie
De organisatie is een privaatrechtelijke vereniging zonder
winstoogmerk, met uitzondering van diegenen die belast zijn met
taken van gemeentelijk belang.
Alle privaatrechtelijke verenigingen zonder winstoogmerk kunnen
een macrosubsidie aanvragen, met uitzondering van diegenen die
gelieerd zijn aan een gemeentebestuur.
Er worden geen beperkingen opgelegd rond het aantal aanvragen
per jaar.
Artikel 10. Voorwaarden voor het project
a) Om in aanmerking te komen voor een macrosubsidie moet het
project voldoen aan volgende formele voorwaarden:
- het project vindt plaats in de provincie Antwerpen;
- door de organisatie zelf wordt minimaal 2.500 euro
ingebracht, personele middelen niet meegerekend;
- er is een geraamd tekort in de projectbegroting;
- projecten die enkel gericht zijn op de eigen leden worden
uitgesloten;
- het project dient minstens een bovenlokale uitstraling te
hebben.
b) Bij de beoordeling van het dossier wordt rekening gehouden met
volgende inhoudelijke criteria:
- de regionale of bovenlokale inbedding en/of impact van het
project;
- het cultureel ondernemerschap;
- de inhoudelijke kwaliteit van het project.
Door te vragen dat de organisatie financieel zelf minimaal 2.500
euro inbrengt, maken we het onderscheid met de ‘kleinere’
projecten die in aanmerking komen voor een microsubsidie. De
inbreng van eigen personele middelen wordt niet meegerekend.
Buiten de minimumbepaling van 2.500 euro wordt geen exact
bedrag of percentage gezet op het deel eigen middelen. De
verhouding subsidie / eigen inbreng wordt wel ter afweging
meegenomen tijdens de bespreking van het dossier door de
projectencommissie.
Met regionale inbedding wordt bedoeld de meerwaarde van het
project voor een regio, de complementariteit t.o.v. bestaande
initiatieven, het publieksbereik naar aantal en spreiding, …
Voor de beoordeling van het cultureel ondernemerschap wordt
onder meer gekeken naar de samenwerking met partners, de
kosten- en inkomstenstructuur (verhouding eigen middelen en
Toelichting Reglement bovenlokale projecten
Departement Cultuur
externe middelen), …
Met kwaliteit wordt bedoeld - indien relevant: artistieke kwaliteit,
de kwaliteit van behoud & beheer, de kwaliteit van de
communicatie, de kwaliteit van de publiekswerking, …
c) Bij de beoordeling van het dossier worden
aandachtspunten mee in overweging genomen:
- de aandacht voor ‘meer kleur in cultuur’;
- de aandacht voor ‘meer toegankelijke cultuur’;
- de aandacht voor ‘meer eco-cultuur’.
volgende
Met ‘kleur in cultuur’ wordt bedoeld de wijze waarop de culturele
diversiteit in de samenleving wordt weerspiegeld in de realisatie
van het project / in de organisatie (inhoudelijk, medewerkers,
partners, …).
Met ‘toegankelijke cultuur’ wordt bedoeld de wijze waarop het
project / de organisatie actief drempels voor de beleving van
erfgoed en kunsten verlaagt. Deze drempels kunnen fysiek van
aard zijn, financieel, mentaal, socio-cultureel, …
Met ‘meer eco-cultuur’ wordt bedoeld de mate waarin het project /
de organisatie inspanningen levert om haar eigen ecologische
impact en die van haar publiek te verkleinen.
d) De organisatie dient, vanaf de toezegging van de subsidie, de
provincie Antwerpen te vermelden als ondersteunende overheid op
duidelijke wijze en in redelijke verhouding met andere
ondersteunende overheden/sponsors.
e) De organisatie dient, vanaf de toezegging van de subsidie, door
de provincie Antwerpen aangeduide personen toe te laten om ter
plaatse na te gaan of het project plaatsvindt zoals voorgesteld bij
de aanvraag en hen toegang te verlenen tot alle documenten en
informatie die zij daartoe noodzakelijk achten.
Artikel 11. Aanvraag van de macrosubsidie
a) Een aanvraag voor deze subsidie kan enkel gebeuren door het
indienen van het aanvraagformulier dat ter beschikking wordt
gesteld door het Cultuurloket van het departement Cultuur van de
provincie Antwerpen.
b) Aanvragen voor deze subsidie dienen toe te komen op het
Dit zijn uiterlijke deadlines. Zeker voor grote projecten is het aan
Toelichting Reglement bovenlokale projecten
Departement Cultuur
Cultuurloket:
- uiterlijk op 15 maart: voor projecten die ten vroegste
starten vanaf 1 juli van hetzelfde jaar
- uiterlijk op 15 september: voor projecten die ten vroegste
starten vanaf 1 januari van het volgende jaar
c) Het aanvraagdossier bestaat uit:
- het ingevulde aanvraagformulier dat ter beschikking wordt
gesteld door het Cultuurloket van het departement Cultuur
van de provincie Antwerpen, ondertekend volgens de
bepalingen in artikel 17;
- de statuten van de organisatie;
- een actieplan met een omschrijving van de doelstellingen,
de timing en de concrete uitwerking van het project met
indicatoren;
- een motivatie met betrekking tot de inhoudelijke criteria en
aandachtspunten zoals vermeld onder artikel 10 b) en
artikel 10 c);
- een gedetailleerde projectbegroting met raming van kosten
en opbrengsten;
- de wijze waarop de inbreng van de provincie Antwerpen
gecommuniceerd zal worden.
d) De provincie Antwerpen kan steeds bijkomende informatie
opvragen over de werking en financiën van de organisatie en over
het project.
e) Als het project niet kan plaatsvinden of als er wijzigingen
optreden, deelt de organisatie dit onmiddellijk mee aan het
provinciebestuur.
Artikel 12. Toekenning van de macrosubsidie
a) De deputatie beslist over de toekenning van de subsidie en
bepaalt het bedrag ervan. Dit gebeurt binnen de perken van de
kredieten die voorzien zijn op het door de provincieraad
goedgekeurde budget. De deputatie houdt rekening met de criteria
vooropgesteld in artikel 10 b) en artikel 10 c).
b) De deputatie laat zich hierbij adviseren door een
te raden niet te wachten tot de uiterlijke deadline met het indienen
van de subsidieaanvraag, maar indien mogelijk tegen een eerdere
deadlinedatum in te dienen.
Voor dossiers die met de post verzonden worden, geldt de
postdatum als indieningsdatum.
Een indicator is een parameter die toelaat om te evalueren of de
doelstellingen bereikt zijn. Bij voorkeur worden naast kwalitatieve
of beschrijvende indicatoren per doelstelling ook minstens 2
kwantitatieve indicatoren vooropgesteld.
Er wordt geen maximaal subsidiebedrag vastgelegd om geen rem
te zetten op de ambities en engagementen van organisaties die
een project willen realiseren.
Toelichting Reglement bovenlokale projecten
Departement Cultuur
projectencommissie. Het advies van deze commissie behandelt
zowel de inhoudelijke als de zakelijke aspecten van het project. De
commissie toetst het dossier aan de criteria en aandachtspunten
van het reglement, geeft aan of de begroting realistische uitgaven
en inkomsten bevat en welke kosten al dan niet aanvaard kunnen
worden voor een subsidie. De deputatie kan bijkomende
voorwaarden bepalen voor de uitbetaling van de subsidie.
c) De projectencommissie wordt jaarlijks samengesteld door de
deputatie, en is samengesteld uit een medewerker van het
departement Cultuur (secretaris), minstens tien stemgerechtigde
leden uit de verschillende culturele domeinen, en een
vertegenwoordiger van het bestuur van de Raad voor Cultuur. De
voorzitter
wordt
verkozen
binnen
de
commissie.
De
projectencommissie kan adviseren een aanvraag voor een
macrosubsidie te behandelen als een aanvraag voor een
microsubsidie. Het advies van de commissie wordt door de
administratie aan de deputatie voorgelegd.
d) Er wordt een voorschot van 50% uitgekeerd, tenzij de deputatie
anders beslist.
e) Onder andere volgende uitgaven komen niet in aanmerking voor
subsidiëring:
- uitgaven die al ondersteund worden door de provincie
Antwerpen;
- prestatievergoedingen voor medewerkers die op de loonlijst
staan van de organisatie.
Artikel 13. Evaluatiedossier macrosubsidie
a) Het evaluatiedossier moet ingediend worden bij het Cultuurloket
van het departement Cultuur van de provincie Antwerpen uiterlijk 3
maanden na voltooiing van het project en ten laatste op 31
augustus van het jaar volgend op de toekenning van de
projectsubsidie (afhankelijk van de deadline die het eerst
verstrijkt).
b) Het evaluatiedossier bestaat uit:
- het ingevulde evaluatieformulier dat ter beschikking wordt
Indien de projectencommissie van oordeel is dat een projectdossier
eerder beantwoordt aan de voorwaarden van een microsubsidie,
kan zij adviseren om het dossier verder te behandelen als een
aanvraag voor een microsubsidie. Dit betekent dat het dossier
verder afgehandeld wordt door de administratie, en niet door de
projectencommissie.
Toelichting Reglement bovenlokale projecten
Departement Cultuur
gesteld door het Cultuurloket van het departement Cultuur
van de provincie Antwerpen, ondertekend volgens de
bepalingen in artikel 17;
- een inhoudelijk verslag met de evaluatie van het project
(timing, doelstellingen, inhoudelijke criteria, indicatoren);
- een gedetailleerde staat van alle inkomsten en uitgaven van
het project inclusief de inkomsten uit subsidieaanvragen bij
andere overheden, ondertekend volgens de bepalingen in
artikel 17. Bewijsstukken van de uitgaven dienen niet
bijgevoegd, maar wel ter beschikking gehouden te worden
voor controle;
- bewijsstukken waaruit blijkt dat de provincie Antwerpen als
ondersteunende overheid werd opgenomen in externe
communicatie.
Artikel 14. Betaling van de macrosubsidie
a) 50% van het toegekende bedrag wordt als terugvorderbaar
voorschot uitbetaald bij de toekenning van de subsidie, tenzij de
deputatie hier anders over beslist. Het saldo van de subsidie wordt
uitbetaald na de evaluatie van het project.
b) De uitbetaalde subsidie zal nooit meer zijn dan het toegekende
bedrag.
b) De uitbetaalde subsidie kan nooit hoger zijn dan het tekort in de
projectafrekening. Dit tekort wordt berekend door de inkomsten
van het project (exclusief provinciale subsidie) af te trekken van de
uitgaven van het project (exclusief de uitgaven en inkomsten die
niet aanvaard worden voor een subsidie).
c) Projectuitgaven die in aanmerking genomen worden in de
evaluatie zijn exclusief btw voor die uitgaven waarvoor de
aanvrager de btw kan recupereren en inclusief btw voor de andere
uitgaven.
d) Bij onjuiste, onvolledige of laattijdige dossiers en bij nietnaleving van de bepalingen van dit subsidiereglement of eventueel
bijkomende voorwaarden gesteld door de deputatie, kan de
provincie Antwerpen beslissen de subsidie geheel of gedeeltelijk
terug te vorderen.
Het inhoudelijk verslag bevat de evaluatie van het project: werd
het gerealiseerd zoals vooropgesteld op gebied van timing,
doelstellingen, samenwerkingen, … De evaluatie bevat een
toelichting van de inhoudelijke criteria en aandachtspunten, onder
meer aan de hand van de indicatoren.
Een indicator is een parameter die toelaat om te evalueren of de
doelstellingen bereikt zijn. Bij voorkeur worden naast kwalitatieve
of beschrijvende indicatoren per doelstelling ook minstens 2
kwantitatieve indicatoren vooropgesteld.
Toelichting Reglement bovenlokale projecten
Departement Cultuur
Hoofdstuk IV. Algemene bepalingen
Artikel 15. Betwistingen
Betwistingen na beslissing betreffende dit reglement, de toepassing
ervan evenals alle onvoorziene gevallen worden desgevallend voor
heroverweging voorgelegd aan de deputatie, mits duidelijke
motivatie en het aanbrengen van nieuwe elementen in het dossier.
Artikel 16. Wettelijk en reglementair kader
Officiële beroepsmogelijkheden worden vermeld op de brief waarin
de beslissing van de deputatie wordt meegedeeld aan de
subsidietrekker. Dit is conform het decreet van 26 maart 2004
betreffende de openbaarheid van bestuur.
De aanvraag wordt behandeld overeenkomstig de bepalingen in:
a) de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de
toekenning en op de aanwending van sommige toelagen;
b) het provinciaal reglement van 16 december 2010 betreffende de
subsidiëringen en het toestaan van reservevorming door
subsidietrekkers.
Artikel 17. Ondertekening documenten
De documenten moeten steeds ondertekend worden door de
daartoe bevoegde persoon:
a) Voor subsidies tot en met 24.789,35 euro volstaat de
handtekening met naam en functie.
b) Voor subsidies boven 24.789,35 euro is een bewijs vereist
waaruit blijkt dat de ondertekenaar gemachtigd is de organisatie in
rechte te vertegenwoordigen. Meestal zijn dit de statuten van de
organisatie, indien de ondertekenaar hierin wordt aangeduid. Mocht
deze hierin niet worden vernoemd, is een aparte machtiging
vereist.
Artikel 18. Overgangs- en slotbepalingen
a) Dit subsidiereglement is van kracht vanaf 27 juni 2013 en is van
toepassing op alle aanvragen die werden ingediend vanaf 1 januari
2013.
b) Subsidieaanvragen die ingediend worden tijdens het
kalenderjaar 2013 en die mogelijks in aanmerking komen voor
subsidiëring via dit reglement, dienen niet te voldoen aan de
formele bepalingen van dit reglement.
b) Dit subsidiereglement heft het reglement ‘Subsidiëring van
bijzondere activiteiten’ op, met uitzondering van de artikels 7 tot
Aangezien er in 2013 nog projecten lopen, goedgekeurd op het
reglement ‘Subsidiëring van bijzondere activiteiten’, dienen deze
Toelichting Reglement bovenlokale projecten
Departement Cultuur
en met 10 die opgeheven worden per 1 januari 2014.
nog op dat reglement geëvalueerd en afgehandeld te kunnen
worden. Daarom worden de betreffende artikels uit het reglement
‘Subsidiëring van bijzondere activiteiten’ pas met ingang van 1
januari 2014 opgeheven.