Vergaderen is een kunst

Vergaderen is een kunst
De volgende aandachtspunten helpen om kwaliteitsvol te vergaderen:
Vooraf
Tip 1. Kies een gezinsvriendelijk vergadertijdstip: tussen 9.00u en 17.00u en niet op
woensdagnamiddag.
Tip 2. Bezorg op tijd de voorbereidende documenten. Benadruk wat er van de
deelnemer wordt verwacht. Suggereer de deelnemers vooraf al oplossingen, zodat ze
daarover al nadenken en niet alleen over de aangehaalde problemen.
Tip 3. Vermeld het einduur op de uitnodiging. Beslis hoeveel tijd elk agendapunt mag
innemen om de totale vergadertijd te bepalen.
Tip 4. Beslis op basis van de agendapunten of uw inbreng wel nodig is op de
vergadering om tot oplossingen te komen. Wie niet nodig is, blijft beter weg.
Tip 5. Delegeer waar mogelijk. Stuur een medewerker om uw plaats in te nemen zodat
de vergaderlast wordt gespreid.
Tijdens de vergadering
Tip 1. Kom op tijd.
Tip 2. Werk met een duidelijke doelstelling per agendapunt. Zorg dat iedereen op de
vergadering hiermee akkoord gaat. Grijp in als de vergadering afwijkt van haar doel en
blik regelmatig terug op deze doelstellingen.
Tip 3. Respecteer de afgesproken timing van een agendapunt. Werk eventueel met een
vergadercoach die de tijd per agendapunt in het oog houdt.
Tip 4. Neem op vergaderingen wanneer mogelijk beslissingen over problemen. Het
informeren kan vooraf via intranet of de voorbereidende documenten.
Na de vergadering
Tip 1. Ga na wie op de hoogte moet worden gebracht van de genomen beslissingen.
Bezorg het verslag zo snel mogelijk.
Tip 2. Structureer het verslag zodat meteen duidelijk is wat er beslist is.
Tip 3. Vermeld systematisch wie er verantwoordelijk is voor de geplande acties en wat
de status is van het agendapunt.